Compraventa-Tema-3.

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Victorjavier88

Gestión administrativa de compraventa

1º Gestión Administrativa

Maimónides

Reservados todos los derechos.

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
 Compraventa (Tema 3)

El presupuesto: Documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta a un posible comprador,
si es aceptada, el presupuesto es el origen de un contrato.
*Un presupuesto es vinculante (obliga) para el vendedor, solo obliga al comprador desde el momento
que lo acepta, en dicho presupuesto figuran los datos necesarios de la operación:
-Identificación del vendedor y el comprador (Nombre, domicilio y NIF).
-Fecha de emisión y periodo de validez del presupuesto.
Descripción y precio de las mercancías.
-Condiciones: Forma de pago, descuentos, plazo de entrega etc.

Los presupuestos de obras y servicios: Documento creado por el oferente del servicio en el que se

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
hace constar la descripción detallada de la operación y sus condiciones. Sobre estos presupuestos se
pueden hacer las siguientes consideraciones:
a) El prestador entrega el presupuesto antes de la realización de la obra o servicio, la aceptación del
presupuesto equivale a la manifestación de la existencia de un contrato.
b) Gastos de desplazamiento que solo podrán cobrarse una vez, aunque para la elaboración del
presupuesto se hayan realizado varios viajes.
c) Averiás o defectos ocultos durante la prestación del servicio, pueden advertirse averiás o defectos
ocultos, estos serán puestos en conocimiento del cliente indicando el incremento del coste.
d) Pago del presupuesto no aceptado, la elaboración se pagara si no fuera aceptada por el usuario
siempre y cuando se haya informado de la obligación de su pago, se podrá cobrar los gastos de
transporte.

Reservados todos los derechos.

*Impreso: Formulario con espacios en blanco para rellenar a mano o a ordenador.
Documento: Información contenida y registrada sobre cualquier soporte producido, recibido y
conservado por las empresas, instituciones o personas durante el desarrollo de sus actividades.

El pedido: Solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para que le suministre
unas determinadas mercancías o le preste un servicio.
El pedido obliga al comprador de forma unilateral, no crea obligaciones para el vendedor hasta que lo
acepta, tiene carácter contractual desde el momento en que se formaliza, su incumplimiento tiene la
mismas consecuencias que el de incumplir un contrato de compraventa.

Formalización de los pedidos: Son tramitados por el departamento de compras utilizando algunos de
los siguientes medios:
-Correo electrónico, pág web, fax: Tienen las ventajas de ser inmediatos ademas quedan constancia
de las condiciones de la operación.
-Nota de pedido: Impreso especifico que contiene todos los datos necesarios para realizar el pedido.
-Verbalmente: Ventaja de ser rápido, pero con la desventaja de no quedar constancia de las
condiciones, puede dar lugar a diferentes interpretaciones, por eso es conveniente hacerlo por escrito.
-Mediante representante comercial: Visita al posible cliente y si se llega a un acuerdo, el cliente
firma el original aceptando las condiciones de la venta y ambos se quedan con una copia.
-Correo ordinario: Carta comercial en la que se establece las condiciones de la operación, Tiene la
ventaja de ser un medio muy formal, su desventaja es que no es muy rápido.

Clases de pedidos: Se pueden clasificar en firmes y condicionales:

a) Pedido firme: Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de
la operación, porque existe un presupuesto o porque se negocio antes un contrato. El documento
utilizado para realizar pedidos se denomina pedido o nota de pedido.
b) Pedido condicional: Surge cuando el comprador exporte unas condiciones al vendedor y su validez
depende de la aceptación de las condiciones por parte del vendedor.

La nota de pedido: Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados como las principales
condiciones de la operación, salvo que estén pactadas en un contrato de compraventa o suministro.

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 Organización de los archivos de pedidos: En el departamento comercial se dispondrá de un archivo
para guardar los pedidos de los clientes y otro para guardar los pedidos que se realicen a
proveedores; uno seria pedidos a proveedores y otro pedidos de clientes.

Incidencias: En relaciones comerciales, pueden presentarse situaciones que pueden dar lugar a
denegaciones, modificaciones o anulaciones de los pedidos, la forma correcta de cumplimentar el
pedido es con todos los datos y condiciones, supone una garantía frente a posibles errores y malas
interpretaciones.
a) Denegaciones: Una empresa puede verse obligada a denegar un pedido por las siguientes
circunstancias:

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-Carecer de existencias: Puede resultar imposible conseguirlas para la fecha pactada con el cliente.
-No poder cumplir las condiciones: Solicitados por el comprador.
-Disponer de informes poco favorables: Sobre el comprador que pueden ser: morosidad, impagos,
incumplir las condiciones…
b) Modificaciones: Se notificaran a los proveedores con la mayor urgencia antes de que se envíen las
mercancías, explicándoles claramente las causas que originan la modificación.
c) Anulaciones: Pueden deberse a varias causas atribuidas al proveedor (retrasos, mercancía
deteriorada…) o al comprador (errores, dificultad de pago, no recibir la mercancía…). Si se opta por
la anulación, las causas estarán añadidas en el contrato.

El transporte de mercancías: Constituye una parte fundamental en las compraventas ya que depende de
el éxito o fracaso de las operaciones, existen varias operaciones:
-Utilizar vehículos del vendedor.

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-Utilizar vehículos del comprador.
-Contratar a un transportista o agencia de transporte.

Documentación del transporte: El contrato de transporte se formaliza por escrito en un documento

llamado carta de porte, según el medio de transporte empleado puede ser:
Clase de transporte Documento utilizado
Carretera Carta de porte por carretera.
Ferrocarril Carta de porte ferroviario.
Marítimo Conocimiento de embarque marítimo.
Aéreo Conocimiento de embarque aéreo.

a) Emisión y número de ejemplares de la carta de porte: La carta de porte es expedida por las
empresas de transporte, se emiten 3 ejemplares originales, que firmaran el cargador y el
transportista.
-El 1º se entrega al cargador.
-El 2º viaja con las mercancías transportadas y puede ser exigido por el destinatario.
-El 3º queda en poder del transportista.
b) Conservación de las cartas de porte: El transporte es un servicio sujeto al impuesto sobre el
valor añadido (IVA), los tipos impositivos se aplican así:
-Transporte de mercancías: 21%.
-Transporte de viajeros y sus equipajes: 10%.
-Transporte internacional: Exento.

El albarán: Conocido también como nota de entrega, es un documento que acompaña a la mercancía en
el momento de su entrega al comprador, se considera albarán al documento que acredita la prestación
de un servicio. Mediante el albarán se podrán acreditar los siguientes hechos:
-La salida de las mercancías del almacén del vendedor.
-La recepción de la mercancía por el comprador.
-La realización del transporte.

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 Clases de albaranes: Los albaranes pueden emitirse valorados o sin valorar:
a) Valorado: En el figuran los precios unitario y el total de la operación.
b) Sin valorar: Solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, pero no los precios.

Copias de los albaranes: Se realizan varias copias del albarán, cada una con una finalidad diferente:
a) Copia para el vendedor: Sirve para justificar la salida de las mercancías del almacén y para
realizar la factura basada en ese albarán.
b) Copia para ser firmada por el comprador: El comprador debe comprobar que los datos del
albarán concuerdan con la mercancía recibida y con el pedido que realizo, devuelve al vendedor una
copia firmada y sellada.
c) Copia para el comprador: El comprador se queda con una de las copias para justificar que ha

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recibido la mercancía, dar entrada a las mercancías en el almacén y comprobar los datos cuando
reciba la factura.

Comprobación de las mercancías recibidas: La puesta a disposición y entrega de la mercancía al

comprador queda acreditada si este firma el albarán en prueba de conformidad con el material
entregado, Desde ese momento, nace la obligación de pago y el plazo de reclamación o devolución.
Cuando la mercancía llega al almacén, se realizan las siguientes operaciones:
1.Comprobar si la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.
2. Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.
3. Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.
4. Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.

Incidencias: Algunas de las incidencias que se presentan con mayor frecuencia y sus consecuencias

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según lo que establece el código civil y el de comercio:

Incidencia
Incumplimiento del plazo fijado para la entrega
Incumplimiento en la cantidad y calidad pactadas
Existencia de vicios en la mercancía
Consecuencias
El comprador puede optar entre:
-Resolver el contrato negándose a recibir la mercancía si
viene con retraso.
-Exigir el cumplimiento del contrato solicitando al vendedor
que entregue la mercancía aunque sea fuera de plazo.
-No se cumple con la cantidad, el comprador puede negarse a
recibir una parte, si acepta la entrega parcial, queda
consumada la venta.
-No se cumple con la calidad, el comprador puede
rechazarla o bien exigir la entrega de material de buena
calidad.
-Vicios evidentes, son los vistos a simple vista por el
comprador, se reclama en el momento de la entrega, si esta
embalada, el plazo de reclamación es de 4 días.
-Vicios ocultos, son los que no se pueden detectar a simple
vista por el comprador, su plazo de reclamación es de 30
días desde la entrega.

El comprador rechaza la mercancía sin causa justificada
o tarda en hacerse cargo de ella
El vendedor puede optar entre:
-Revolver la compraventa quedando liberado de la
obligación de entregar la mercancía.
-Exigir al comprador que cumpla con lo pactado y le abone
el precio convenido.

Organización del archivo de albaranes: Los albaranes se archivaran junto con los pedidos o se puede
crear un archivo especifico para ellos:
-Albaranes de las ventas: Los albaranes que han firmado los clientes como comprobante de la
entrega de la mercancía se guardan en un archivador (Albaranes de clientes), estos se ordenaran por
clientes y tendrán la fecha.

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 -Albaranes de las compras: Es necesario tener un archivador (Albaranes de proveedores), para
guardarlos dentro de estos por fecha.

Control de los envíos y recepción de mercancías: Conviene que las empresas establezcan un sistema
para controlar de forma rigurosa la tramitación de los pedidos realizados a los proveedores y de los
pedidos que les han hechos los clientes, se establecen dos registros: 1 para el control de los pedidos
realizados a los proveedores y otro para el control de los pedidos recibidos de los clientes.

Control de los pedidos emitidos a proveedores Control de los pedidos recibidos de los clientes
En el departamento de compras se efectuá el control de los En el departamento de ventas se ejerce el control de los
pedidos realizados para conocer: pedidos que se reciben de los clientes para conocer:

-Proveedor que se realizo el pedido.
-Quien ha realizado el transporte.
-Si la mercancía ha llegado en el plazo pactado.
-Si se produjo alguna incidencia.
-Si se tiene que tramitar alguna reclamación.
No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
-Quien es el cliente.
-Si las mercancías han salido hacia su destino.
-Quien realiza el transporte.
-Si el pedido ha sido recibido por el cliente.
-Si se ha producido alguna incidencia.

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