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Actividad Evaluativa Eje 4.

Ejecución y presentación del informe de auditoría administrativa.

Carlos Daniel Rodríguez Cárdenas

Beatriz Amanda Galeano López

Fundación Universitaria del Área Andina

Presentado a:

Samir Raduam Mendoza

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Auditoria Administrativa

2020
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Contenido
Introducción................................................................................................................................................2
Justificación.................................................................................................................................................3
Hipótesis......................................................................................................................................................4
Objetivo General.........................................................................................................................................4
Objetivos Específicos...................................................................................................................................4
Alcances y Limitaciones...............................................................................................................................5
Historia de la Empresa.................................................................................................................................6
Propósito de la empresa..............................................................................................................................6
Servicios.......................................................................................................................................................6
Misión..........................................................................................................................................................7
Visión...........................................................................................................................................................7
Valores.........................................................................................................................................................7
Propuesta de estructura orgánica para la empresa.....................................................................................7
Estructura Orgánica de la Empresa..............................................................................................................8
Información de Método..............................................................................................................................8
Organización................................................................................................................................................9
 Políticas y prácticas..............................................................................................................................9
 Reglamentos........................................................................................................................................9
 Sistemas y procedimientos................................................................................................................10
 Controles...........................................................................................................................................10
 Operaciones.......................................................................................................................................10
 Personal.............................................................................................................................................10
 Equipo físico y su disposición.............................................................................................................10
Aplicación en General de Auditoria Administrativa:..................................................................................12
Respuestas de los empleados con respecto a la empresa.........................................................................13
Medición del ambiente laboral..................................................................................................................21
Análisis e interpretación del sociograma integral de.................................................................................30
Casalimpia S.A...........................................................................................................................................30
Interpretación y resultados.......................................................................................................................34
Informe......................................................................................................................................................35
Recomendaciones.....................................................................................................................................44
Conclusiones..............................................................................................................................................47
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Bibliografía................................................................................................................................................49
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Introducción

Siguiendo con el proceso de la actividad de los ejes 2,3,4, presentamos como final la

presentación del informe de Auditoria Administrativa en la empresa Casalimpia S.A, en el cual

se detallan las actividades necesarias para la realización del mismo.

El proceso de auditoria administrativa consta de cuatro fases; “planeación, examen,

evaluación e informe, las cuales se llevaron a cabo por medio de las herramientas o instrumentos

de medición, como cuestionarios, entrevistas y observaciones”.

Además de la presentación de los problemas que se identificaron dentro de la empresa; que

particularmente tuvieron lugar en las actividades realizadas por el personal y la delimitación de

estas, así como una falta de organización jerárquica para delegar responsabilidades.

La Auditoria Administrativa que se presenta en este informe cuenta con un proceso de

aplicación que consta desde los antecedentes de la empresa, la recolección de la información a

través de la observación y aplicación de herramientas, así como la elaboración de las mismas;

además de un amplio análisis de la información obtenida, para poder llegar finalmente a los

resultados y con ellos se elaboran las recomendaciones.

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Justificación

La empresa Casalimpia carece de una estructura organizacional dentro de la empresa, con

la cual sus directivos y colaboradores se puedan ubicar jerárquicamente y a su vez los integrantes

sean promovidos en ella.

Por lo anterior la planeación de auditoria administrativa, ayudaría en la identificación de

las actividades realizadas por cada uno de los integrantes, así como la detección de los errores

que se están llevando a cabo, pero sobre todo la duplicidad de actividades y desperdicio de

tiempo y recurso dentro de la organización.

La aplicación de las herramientas de observación, puede crear en la empresa avances que

permitan detectar fácilmente las causas de las fallas que actualmente presentan.

Con el desarrollo de la auditoria administrativa y la metodología de investigación

aplicada se puede ayudar a detectar si es necesario mantener el sistema de contratación de

personal como lo hace actualmente, o si esta empresa puede obtener mayores resultados y

generar competencias con otro número de personal. Sin poner en riesgo su capital.
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Hipótesis

La empresa de mantenimiento, limpieza y cafetería Casalimpia S.A. tiene deficiencias

debido a la falta de planeación, organización y comunicación dentro de la misma por lo tanto no

cumple con al 100% con sus objetivos de trabajo.

Objetivo General.

 Realizar una Auditoria Administrativa con el fin de establecer una propuesta de

mejoramiento en las etapas del proceso administrativo

Objetivos Específicos.

 Identificar las desviaciones e ineficiencias que se dan en cada puesto.

 Analizar las actividades que se dan dentro de la empresa de mantenimiento,

limpieza y cafetería Casalimpia S.A. a través de la observación directa de las diferentes

funciones

 Identificar los aspectos que generan las deficiencias del proceso administrativo.
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Alcances y Limitaciones

La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos propuestos

de acuerdo a los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de la misma, y a la

vez reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad.

La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa Casalimpia S.A.

ubicada en la ciudad de Cartagena para apreciar el panorama y determinar de manera correcta lo

problemas potenciales, áreas de oportunidad, así como las funciones administrativas.

La factibilidad de la aplicación del método de investigación para la auditoria

administrativa y diagnóstico, no hubo necesidad de trasladarse a otra ciudad, ya que se pudo

hacer el proceso en la oficina central que es precisamente donde prestan sus servicios

diariamente por la utilización de las nuevas tecnologías se reduce al mínimo los costó por

papeleo.
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Historia de la Empresa

Casalimpia S.A. Fundada en 1959, esta empresa nace de la mano del columnista y reportero

del espectador Hernando Giraldo Álvarez, con un capital humano de un operario y unas pocas

escobas, traperos y equipos que le permitieron iniciar su operación y hoy después de casi medio

siglo se ha consolidado como una empresa importante del sector con un equipo humano que

trabaja para continuar posicionados en el mercado.

Propósito de la empresa.

Brindar servicios de limpieza y mantenimiento en general; así como la comercialización de

productos de limpieza y sus derivados.

Servicios.

La experiencia técnica, nos permite estar en la vanguardia y prestar servicios en las siguientes

áreas de especialidad.

• Limpieza general de Oficinas, escuelas, casas particulares, empresas de cualquier giro

• Lavado de Muebles

• Encerado de Pisos

• Lavado de albercas

• Venta de químicos para limpieza

• Arrendamiento de maquinaria

• Suministro de materiales
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Misión

Casalimpia S.A. Nace para satisfacer las necesidades que el estado tiene para el Mejoramiento

de la limpieza en oficinas e instituciones públicas y privadas, así como el mantenimiento de

infraestructuras.

Visión

Posicionarnos Como la empresa líder en el ramo de la limpieza profesional en Colombia y en

un plazo no mayor a 10 años, además de ser reconocidos por nuestro apego a los estándares de

calidad.

Valores

Los valores que se comparten en la empresa Casalimpia .S.A. los hace ser una empresa única.

 Confianza

 Responsabilidad

 Honestidad

 Cumplimiento de palabra

Es importante que cada persona que forma parte de la empresa haga suyos estos valores que

más que conceptos aislados y abstractos representan todo un proyecto de vida.

Propuesta de estructura orgánica para la empresa.

 10

“La entidad no cuenta con una estructura orgánica definida en un organigrama por lo que a

través de las técnicas de observación directa, entrevistas y cuestionario se realizó la estructura:

Estructura Orgánica de la Empresa REPARTIDORES

ADMINISTRADOR
AUXILIAR

ASEADORES

ADMINISTRADOR
RESPONSABLE

AREA DE
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD

Con esta figura se pretende que cada uno de los empleados se ubique en su puesto

identificando la posición jerárquica en la que se encuentran, y cuáles son los puestos que se

encuentran a su cargo.

Información de Método

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento o

área de la organización o de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

 11

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria

administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos

fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación

de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe

incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que

mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante

vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el

programa de la Auditoria son:

Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los

planes y objetivos.

Organización.

 la estructura de la organización en el área que se evalúa.

 Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que

existe).

 Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento

y departamentalización.

 Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender

acciones de mejoramiento.

 Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales,

estatales y nacionales.
 12

 Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan

deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

 Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control.

 Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor

control, organización o comunicación para lograr mejores resultados.

 Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área

evaluada.

 Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la

disposición del equipo para su mayor aprovechamiento.

 Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir

las soluciones más convenientes.

Gráfico con resultados con base a las encuestas realizadas en cada uno de los

administradores encargados mantenimiento de Casalimpia S.A.

Grafico 1.

Conocimientos Administrador Responsable de Mantenimiento Casalimpia S.A.

Conocimientos
Pregunta si No

24%

76%
 13

Pregunta 1. El Administrador tiene la clara determinación del puesto y sus actividades?

Pregunta 2. El administrador responsable está de acuerdo con su puesto?

En las preguntas 3,4,5 estuvo de acuerdo con las respuestas ya que tienen objetivos generales,

para su mercado en los próximos 2 años , así como metas específicas para el siguiente año,

siendo estos objetivos realistas y entendidos por los empleados.

Grafico 2.

Conocimiento del Administrador Auxiliar

Conocimientos
Pregunta. Si No

35%

65%

En la pregunta 1 el Auxiliar menciono no tener una clara determinación del puesto y sus

actividades.

En la pregunta 2, 3, 4,5 el Auxiliar menciono estar conforme con el puesto que desempeñan,

ya que cuentan con incentivos y manejo de la información adecuada para los demás empleados

de la compañía, delegando autoridad suficiente para el desempeño adecuado del mismo puesto.
 14

Aplicación en General de Auditoria Administrativa:

En este apartado se describen brevemente los resultados obtenidos en la encuesta general de la

auditoria administrativa ya que en esta se encuentran registrados los resultados de que tanto

conoce el empleado la misión, visión, valores y objetivos de la compañía Mantenimiento y

Limpieza de Colima, así como su desempeño laboral.

Las cuales se pueden apreciar gráficamente a continuación:

Grafica 3.

Respuestas de los empleados con respecto a la empresa.

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¿Tiene buena opinión de la empresa?

¿Se siente satisfecho de su puesto?

¿En función de su puesto le pagan lo gusto?

¿Existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía?

¿Sienten suficiente seguridad en su futuro en la empresa?

-En la pregunta 1, solo 5 de los 16 empleados tienen una buena imagen de la empresa, en la

pregunta 2, solo 4 empleados están satisfechos con sus puestos.

-En la 3 el 50% de los empleados no están de acuerdo con lo que se les paga en la empresa ya

desearían que se les incrementara el sueldo. En la pregunta 4 solo dos empleados consideran que

existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía.

En la 5, 12 empleados se sienten inseguros dentro de la compañía ya que no se sienten con la

estabilidad económica suficiente, esto por no tener un contrato de planta dentro de la empresa.
 16

Grafica 4.

Conocimientos de los colaboradores de la Misión, visión, valores y Objetivos de la empresa.

Ventas

5%
10%

85%

En esta grafica puede reflejarse claramente, que solo los encargados de los puestos más

importantes conocen de los aspectos antes mencionados y que a medida que sus rangos

disminuyen en igual proporción disminuyen sus conocimientos de estos aspectos.

Grafica 6

¿Cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones a

realizar en el área?

Si; 2

No; 14
 17

En esta grafica se puede mostrar que un 95% de los empleados no cuentan con un manual de

organización, donde se describan claramente sus actividades, o funciones de cada uno de los

empleados.

Grafica 7

¿Existen planes de incentivos para el personal dentro de la compañía?

Incentivos

Si
No

Esta grafica muestra que solo el administrador responsable conoce los planes de incentivos

para los empleados de la compañía. El resto los desconoce y mencionan que nunca se les han

mencionado.

Área Contable

El área contable, cuenta con un auxiliar dentro de la empresa, el cual es un puesto de alta

confianza ya que sus funciones son básicamente de apoyo a la Administración, además de un

puesto de carácter coordinador entre la dirección y todo el personal que conforma la empresa, así

como las cotizaciones.

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Debido a sus funciones las aptitudes comprenden básicamente las de una persona de trato

muy amable, de alto nivel de responsabilidad, experiencia y buen nivel profesional.

Funciones que debe desarrollar:

 Apoyo a la Administración

 Realización de contratos de nuevos empleados

 Programación y realización de cursos en la empresa

 Coordinación entre los empleados y administradores

Las principales aptitudes con que debe contar:

 Rapidez de decisión

 Coordinación tacto visual

 Salud

 Capacidad de juicio

 Atención

 Nivel académico

La experiencia es considerada de importancia pero no indispensable se considera que lo ideal

debe ser una experiencia de 1 año.

Los factores de medición de desempeño que se consideran son los siguientes:

 Actitud para el trabajo

 19

 Toma de decisiones

 Calidad contable

 Conocimientos del puesto

 Honradez

 Disciplina

Se debe recalcar que los factores más importantes y preponderantes de este puesto debido a su

relación directa con la Administración de la empresa son de alto nivel de capacitación,

responsabilidad y el alto grado de confianza, debido principalmente al apoyo que brinda al

administrador auxiliar, es por ello que debe estar bien capacitado, para realizar sus actividades,

las cuales fueron analizadas por medio de cuestionarios y los resultados fueron los siguientes:

Grafico 8. Información del área Contable.

 20

Tomando en cuenta el anexo 1, las respuestas del área contable nos deja ver, que tanto el

contador como el auxiliar desconocen en un 40% sus objetivos ya que solo conocen las metas de

sus objetivos a corto plazo, tomando en cuenta sus respuesta podemos definir que el área

contable, tiene los conocimientos pero no las herramientas a necesarias para el desempeño de sus

labores ya que el 60% de sus actividades no se pueden desarrollar de la manera que corresponde.

Clientes

En este apartado la empresa Casalimpia S.A., se interesó en saber la preferencia y la confianza

que los clientes depositan en esta al contratar los servicios y es por ello que a través de una

pequeña encuesta se observaron los siguientes resultados.

Grafica 9

¿El servicio que la empresa brinda Cumple con sus expectativas?

SERVICIO
SI NO
28%

72%
 21

El 72% de los clientes encuestados están conformes con los servicios que les brinda la

empresa, y solo el 28% mencionaron que se encuentran insatisfechos por el servicio brindado. A

este 28% se le pidió que expresara sus inconformidades con respecto al servicio y todos

mencionaron una falta de compromiso por parte de la empresa en cuanto las entregas de los

productos para sus servicios. Esto debido a que por lo general se les entrega fuera de tiempo.

Grafica 10

¿Está satisfecho con la calidad del servicio, que la compañía le brinda?

La grafica refleja claramente que una mayoría significativa de los clientes están satisfechos

con la calidad de los servicios brindados mostrando un 81% de las respuestas favorables, a los

clientes insatisfechos se les pidió que mencionaran, el porqué de sus respuestas y una mayoría

coincidió en que los higiénicos utilizados para la habilitación de sanitarios mostraban poco

rendimiento por su calidad.

 22

Medición del ambiente laboral

Objetivo

Conocer la situación actual del nivel de satisfacción y el ambiente laboral que prevalece entre

los trabajadores de Casalimpia S.A.

Este análisis servirá a la compañía para dar pauta a un punto de partida a la Dirección para

tomar medidas de mejora en los rubros donde se muestre mayor grado de insatisfacción.

Grafica 1

Condiciones de Trabajo

Resultados: Verde: 85%, Rojo: 10%, Azul: 5%

 23

En el rubro del equipo para realizar el trabajo se muestra como la mayoría de los integrantes

de la empresa manifestaron su inconformidad y desde luego que esto presenta un problema grave

para empresa, pues esto puede justificar un desempeño pobre en sus actividades.

En cuanto al ruido basura y desorden también se muestra en un nivel bajo de satisfacción y

esto no debe ser pasado por alto ya que el principal servicio de la empresa gira en torno a esto.

Los empleados mostraron un alto nivel de insatisfacción en referencia a los planes de

seguridad, esto porque aún no se les han dado a conocer, y se mencionó en algunos casos que no

saben a qué se refiere este rubro.

Los esfuerzos de la administración por el personal se refleja en un nivel muy bajo de

satisfacción para los empleados pues no sienten que se hagan suficientes esfuerzos por su

superación.

Este sentimiento genera insatisfacción y falta de motivación, con lo que el trabajador decide

limitar sus esfuerzos orientándolos a las actividades mínimas necesarias que requiere el puesto.

Grafica 2.

Relaciones Personales. Verde: 85% Rojo: 10% Azul: 5%

 24

En las relaciones del trato que me da mi jefe puede medirse un nivel bajo de satisfacción y

esto puede deberse, principalmente a que los empleados no están en constante contacto con el

jefe, (administrador responsable), por lo que se sienten un poco desplazados es un área que debe

tomarse en cuenta.

En el reconocimiento del jefe a su personal a cargo es aún más bajo el nivel de satisfacción,

pues la mayoría de los empleados mencionaron estar muy pocos satisfechos con esto, esto puede

limitar de manera significativa el desenvolvimiento de los trabajadores.

Grafica 3.

Competencia. Resultados: Verde: 85% Rojo: 10% Azul: 5%

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Esta grafica puede resumirse en dos vertientes, la primera es que en cuanto a la capacidad

técnica la solución de los problemas en la empresa y la cooperación de los departamentos, el

nivel de satisfacción es relativamente bajo. Y la otra es que los trabajadores se encuentran

ampliamente satisfechos por la libertad que se les da para realizar su trabajo. Lo que los puede

ayudar a permanecer en la empresa.

Las promesas también se muestran en un nivel bajo y esto puede afectar, en la

Credibilidad de los empleados para con su jefe así Como también disminuir la disponibilidad

de los mismos, para el cumplimiento de sus actividades.

Si comparamos los dos últimos rubros puede observarse claramente que los valores entre

compañeros muestran un nivel medio alto de satisfacción, pero los valores de la empresa para
 26

con los empleados se encuentra en un nivel bajo, problemas como este es necesario que la

empresa los tome en cuenta para no dañar las relaciones con sus trabajadores.

Grafico.4

Resultados. Verde: 85% Rojo: 10% Azul: 5%

En el rubro de la honestidad del personal se denota un nivel bajo de satisfacción lo que debe

representar para la empresa un foco de atención, pues esto quiere decir que el personal no se

siente en confianza para trabajar con sus propios compañeros y eso es grave.

En el rubro de las políticas y la forma imparcial de actuar se puede ver que el nivel es muy

bajo lo que nos da a conocer que los empleados desconocen tanto las políticas, como la forma

adecuada para desarrollarlas.

La confianza como se mencionó en la gráfica anterior de la empresa hacia los trabajadores se

muestra en un nivel medio alto, lo que representa una oportunidad para que los trabajadores se

sientan satisfechos.

Grafico 5.
 27

Comunicación. Verde 85%, Rojo 10%, Azul 5 %

En esta gráfica es innecesario, hablar rubro por rubro del resultado puesto que todos los

rubros muestran un nivel muy bajo de satisfacción en cuanto a la comunicación que existe entre

los empleados de la empresa. Se puede determinar que los canales de comunicación están

fallando en las diversas direcciones en que se puede dar la comunicación.

Es necesario tomar muy en cuenta que un buen funcionamiento e integración de las empresas

recae principalmente en la comunicación que se tenga con los integrantes de la empresa pues

estos representan la mayor fuerza dentro de la misma.

Gráfico, 6.

Desempeño laboral. Verde 85%, Rojo 10%, Azul 5%

 28

Para la mayoría de los trabajadores, según los resultados de la encuesta, están insatisfechos

con la evaluación de su trabajo, es importante que la empresa idee una forma de supervisión

personal en donde se les reconozcan las actividades realizadas y los errores detectados. El nivel

de desempeño de los compañeros es el nivel más bajo de satisfacción, en principio porque esto

va de la mano con la confianza que se encuentra entre los empleados la cual reflejo nivel muy

bajo. Lo que limita la cooperación entre los mismos y limita actividades. El reconocimiento de la

empresa para con su empleados está en un nivel medio bajo y demuestra que es necesario que se

le de reconocimiento a los empleados sin importar el puesto que los mismos desempeñen. Es

necesario que la empresa de a conocer a los empleados que de acuerdo a sus desempeño de

actividades es como se puede tener un contrato base dentro de la empresa, mencionar esto es

importante porque la mayoría de los empleados mencionaron estar en desacuerdo con su puesto,

pero que sabían que no tendrían opción de mejora.

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Es importante que se les dé la oportunidad a todos los empleados de expresar sus ideas y

darles seguimiento, a los problemas que expongan los mismos, esto puede representar el

principal paso para reforzar y mejorar los resultados esperados en las actividades de la empresa.

Grafico, 7. Remuneración. Verde 85%, Rojo 10%, Azul 5%

En esta grafica el tema de menor satisfacción fue el de los incrementos de sueldo pues se

mención entre la mayoría de los empleados, que desde que entraron a labrar en la empresa no

existe ningún incremento.

En cuanto a lo que gana los empleados en la empresa en comparación con otra, se mostro un

nivel de satisfacción medio pues, en las empresas del mismo giro las prestaciones son menores

pero el sueldo es un poco más por lo que no les muestra mucha importancia.

El pago de horas extras es un tema en el que todos coincidieron que si las trabajan son

Remunerados de acuerdo a lo que les corresponde.

 30

El sueldo representa un nivel bajo de satisfacción, pero como s menciono antes este está

dentro de los márgenes de las empresas del mismo giro.

Ficha Técnica

Nombre de la Empresa Casalimpia S.A.

Iniciativa Privada

Telefono 6926363

Administrador Responsable Fernando Navarro

Características del Cuestionario

Objetivo o criterio Saber el nivel de cohesión grupal

Tipo de Pregunta Elección-rechazo

Posibilidades de Elegir Solo a miembros de la Empresa

Numero de Elección Máximo 2

Características de la Administración del Test

Ausentes Ninguno

Día Septiembre 2020

Hora 8:00 A.M

Duración 20 Minutos

Aplicación Individual

Administrado por Beatriz Amanda Galeano López

Observaciones Ninguna
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Análisis e interpretación del sociograma integral de

Casalimpia S.A.

Un sociograma es una técnica que, a través de la observación y la contextualización, presenta

en un gráfico las distintas relaciones entre los sujetos que forman un grupo. De esta manera,

logra explicitar los lazos de influencia y de preferencia que existen en dicho conjunto Los socio

gramas se utilizan para explicar la estructura de una organización, ya sea grande o pequeña.

También se trata de una herramienta que permite analizar el funcionamiento de las redes

delictivas, por ejemplo. El sociograma es una técnica socio métrica, es decir, una técnica que

permite medir las relaciones sociales entre los integrantes de un grupo humano, donde sus

elementos se conocen, poseen objetivos en común y se influyen mutuamente. A nivel gráfico, un

socio grama representa las relaciones interpersonales mediante puntos (los individuos) que

aparecen conectados por una o más líneas (las relaciones interindividuales). El gráfico obtenido

permite visualizar las relaciones de afinidad, detectar subgrupos dentro del grupo principal y

ubicar a los líderes sociométricos (las personas más influyentes). De esta forma, es posible actuar

sobre el grupo para activar vínculos potenciales o desactivar aquellos existentes.

Cuadro “Elección y Rechazo”

 32

Cuadro. Matriz Sociométrica.

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SP= ELECCION RECIBIDA RP= ELECCION MUTUA

SPVAL= PORCENTAJE DE ELECCION EP= ELECCIONES REALIZADAS

SN= RECHAZOS RECIBIDOS EN= RECHAZOS REALIZADOS

SNVAL= PORCENTAJE DE RECHAZO RN= RECHAZOS MUTUOS

En el cuadro se muestran los rechazos, la elección y el porcentaje de rechazos lo que nos

puede decir cómo se encuentran las relaciones laborales.

Bogotá D.C, Septiembre 20 de 2020

CASALIMPIA S.A.

Avenida el Dorado No. 100-80

Ciudad.

Atención

Doctor. Arturo Mendoza

Presidente

Asunto. Informe de Auditoria Administrativa

De manera muy respetuosa informo que ha culminado el proceso de Auditoria Administrativa

realizada en el área funcional y organizacional de la empresa. Me permito anexar a la presente el

informe respectivo, como se acordó, la actividad se desarrolló con base en un programa

específicamente diseñado para el caso, el cual con su aceptación y la del titular del área. El

tiempo estipulado en esta labor no se excedió en relación con lo estimado.

 34

Con la finalidad de exponer en forma ordenada los resultados a continuación mostramos

informe con resultados y hallazgos en la forma siguiente:

Interpretación y resultados.

Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se

enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la revisión

del proceso administrativo, es decir, de verificar cómo se comporta la empresa en cada una de las

fases que componen dicho proceso. El objetivo del trabajo realizado fue encaminado, a conseguir

aclarar el panorama administrativo de la empresa a través de una auditoría administrativa y

Diagnóstico. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes,

entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación.

 35

Informe.

PT No.: Plan AA

Hecho por:

B.A.G.L

Fecha: 20-09-

2020

Auditoria Administrativa Revisado por:

CASALIMPIA S.A. C.D.R

Periodo. 2020 Fecha: 22-09-

2020

Plan de Auditoría Administrativa

La unidad de análisis será la División de Operaciones de la Empresa Casalimpia S.A. la cual

está comprendida por dos departamentos.

Departamentos a examinar: área administrativa, y contabilidad.

Campo de aplicación: Determinar el cumplimiento de las políticas y procedimientos

existentes, implementados por la administración.

Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditoría Administrativa, por

las que se hace necesario que el departamento de Auditoría Interna, realice en el área

administrativas, una evaluación del cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes,

debido a las diferencias en los inventarios e inconformidad con los clientes en el despacho de

pedidos.

Alcance: Evaluar las políticas y procedimientos existentes, en los diferentes departamentos

anteriormente descritos.
 36

Control interno: Se evaluará a través de cuestionarios de Auditoría Administrativa los cuales

están adoptados a las características y cualidades de cada uno de los departamentos a examinar.

Período a revisar: Año 2020

Técnicas para recabar información: Observación, entrevista, consulta, indagación,

confirmación y recuento.

Método a utilizar en la evaluación: Los cuestionarios.

PT No.: Plan AA

2/2

Hecho por:

B.A.G.L
CASALIMPIA S.A.
Fecha: 20-09-
Auditoría Administrativa
2020
Período: Año 2020
Revisado por:

A.M

Fecha: 22-09-

2020

Miembros del equipo de auditoría: Estará a cargo del Auditor Interno quien es

Administrador de Empresas y un asistente.

Lugar y fecha: La auditoría se realizará en las instalaciones Casalimpia S.A. y la fecha de

ejecución será del 20 al 22 de Septiembre de 2020.

Recursos a utilizar: La administración, proporcionará una computadora, dos escritorios,

papelería y útiles y otros que sean necesarios.

 37

Responsabilidad de la auditoría: El Auditor Interno de la entidad estará a cargo de la

auditoría y nosotros los estudiantes seremos sus colaboradores y el tendrá la autoridad

necesaria para ejecutar el trabajo Programado.

Con el propósito de obtener toda la colaboración necesaria por parte del personal de las

áreas objeto del examen, se les ha informado que se efectuará Una Auditoría Administrativa

en las fechas programadas.

Horario de trabajo: El equipo de auditoría trabajará 8:00 a 12:p.m. con el propósito de

brindar un espacio y poder estar presentes en esos horarios.

Fecha de clausura: El trabajo se finalizará el 22 de Septiembre de 2020.

Presentación del informe: Se presentará al Consejo de Administración de la Empresa El

Casalimpia S.A. con copia a Gerencia General, el día 20 de Septiembre de 2020 a las 13:00

Horas en el auditórium de las Instalaciones de la entidad.

CASALIMPIA S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

PLANEACIÓN Las estrategias no están por escrito

Politicas

 No se conocen en su totalidad

 No se encuentra por escrito

Procedimientos

 Conocimiento parcial de los procedimientos

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Causas

 La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha

permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.

 Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de

soluciones que no están estipuladas.

Políticas

 La generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer de manera

formal a las coordinaciones y departamentos.

Procedimientos

 El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de

procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de

saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

RECOMENDACIONES.

Estrategias

 Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por

departamentos se formulen para que sean evaluadas por el encargado de la institución, y una vez

aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados, en la junta general.

Políticas

 Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se elabore

un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.

Procedimientos
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 Auditoría Administrativa o Por medio de la formación de comisiones entre el personal de

la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo

de aquellos se realizan periódicamente.

CASALIMPIA S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

ORGANIZACIÓN Las líneas de autoridad no están bien

definidas

Descripción de puestos

 No se proporciona al momento de ingresar a la empresa. Instructivos especiales

 No existen para todas las actividades que se desarrollan.

Causas

Organigrama

 El organigrama se encuentra en revisión.

 Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer Solamente cuando

se requiere.

 No existe un organigrama formal para los empleados en su totalidad

Descripción de Puestos.

 El impleader no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe

desempeñar en su puesto.

Instructivos especiales.
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 La forma de darlos a conocerla a sido de manera parcial, ya que no se hace desde

que el empleado ingresa a la empresa.

 No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la institución.

RECOMENDACIONES

Organigrama

 Se propone que el consejo directivo de la institución presente propuestas de posibles

organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de la

institución.

Descripción de puestos

 Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un

manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del puesto al que fue

contratado.

Instructivos especiales

 Cada departamento nombrará comisiones para la organización de los diversos eventos o

actividades que se realizan a lo largo del año, con la finalidad de establecer por escrito el

procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les asignó, desde el diseño, el desarrollo

y la evaluación de éste.

CASALIMPIA S.A. HALLAZGOS

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Auditoría Administrativa

Período: Año 2020

SELECCIÓN El proceso se lleva a cabo parcialmente.

Inducción

 No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.

 Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la empresa.

Causas

Selección

 Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos empleados de la

organización.

 Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las necesidades de la

empresa.

Inducción

 La rotación de personal es frecuente.

 La empresa solicita regularmente personas con experiencia.

Los puestos de mayor responsabilidad.

Recomendaciones

Selección
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 Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados a los pasos del proceso de

selección, previendo cualquier situación de contratación; aplicado por el Administrador

Responsable.

Inducción

 Elaborar un sistema de inducción general hacia la empresa, así como uno específico a

cada departamento. En el cual se contemplen también las condiciones de la empresa.

CASALIMPIA S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

DIRECCIÓN Es deficiente la intercomunicación entre los

empleados y departamentos.

Motivación

 Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en

ciertos departamentos.

 La variedad de estímulos necesita diversificarse.

 El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido,

está recibiendo o podría recibir.

Liderazgo

 Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados.

Causas
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Comunicación

 Los intereses de cada sección son diferentes. .

 Barreras físicas, como la distancia entre una institución y otra.

Motivación

 El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.

 El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la institución,

ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, entre otros.

 La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como estímulo o

motivación.

Liderazgo

 Lo relevante para la empresa se planea con meses de anticipación, por lo que la

flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas

a nivel Administrativo.

Recomendaciones
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Comunicación

 La información debe de ser por escrito, en formatos previamente diseñados y hacerse

llegar a todos departamentos, bajo previa autorización del Administrador general de la

institución.

Motivación

 Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los tipos, para los empleados

de la institución, el cual debe darse a conocer al inicio de cada contratación del nuevo personal.

 Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados.

Liderazgo

 Establecer en departamentos espacios de diálogo cada bimestre para la exposición de

ideas que beneficien a la empresa.

 Será responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas al

Administrador responsable y una vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento de la

resolución al interesado(a) o grupo de interesados (as).

CASALIMPIA S.A.

Auditoría Administrativa HALLAZGOS

Período: Año 2020

CONTROL Fijación de Estándares

 La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros. Supervisión

 Se realiza de manera informal.

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Medición del desempeño

 No se realiza en todos los niveles.

Causas

Fijación de estándares

 La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.

Supervisión

 No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que

se realiza.

Medición del desempeño

 Se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con

el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

RECOMENDACIONES

Fijación de estándares

 Cada departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se rige

la empresa.

 Al finalizar se evaluarán hasta que punto fueron alcanzados y se reelaborarán

adecuándose a las necesidad de la institución, específicamente de cada departamento.

Supervisión

 Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo

ya que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio de formatos

previamente elaborados por el consejo Administrativo, los cuales servirán de evidencias.

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Medición del desempeño

 Cada 3 meses se realizará una evaluación del desempeño a cada uno de los coordinadores

y responsables de departamento por parte de la dirección general de la institución. Dando por

escrito los resultados de ésta

Conclusiones.
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El informe de Auditoria Administrativa en las instalaciones de Casalimpia S.A, determinó que

la empresa no cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, ya que no se

tiene éste, definido en orden y por escrito, así como cada uno de los elementos que los integran,

tales como: objetivos, misión, visión, reglas, procedimientos, estándares, manual de

organización, manual de inducción, métodos de control, por mencionar algunos. Sin embargo,

algunos elementos requieren de la creación y actualización para que contribuyan a la calidad de

la empresa.

El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del

proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa,

aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.

El contacto que se tuvo con la empresa fue gracias a que ya se estaba laborando dentro de la

misma con lo cual se pudo fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el

equipo investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información

proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de comparación entre uno

y otro empleado y así presentar datos lo más apegados a la realidad que vive la empresa.

Tomando en cuenta que siempre existirán variaciones entre los resultados y la realidad de la

empresa.

El contenido que se desarrolla en este informe se encuentra respaldado con una investigación

y hallazgos obtenidos a través de los cuestionarios, como se mencionó anteriormente, de

planeación, organización, dirección, integración y control que fueron aplicados a la empresa, con

los cuales se evaluó el proceso administrativo de la misma, así mismo se dio a conocerlos
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resultados de porcentaje que obtuvo representados en unas gráficas en las cuales se puede

observar la diferencia que tiene entre lo real y óptimo.

Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de

solución, las cuales se espera que Sean de gran utilidad para la institución.
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Bibliografía.

 Algunos ciclos y métodos aplicables a la auditoría administrativa. Eje 3

 Desarrollado por Alfred Klein y Nathan Grabinsky, investigadores del Banco de México,

evalúa los siguientes aspectos de la empresa (Munch y García, 2006).

 Auditoria Administrativa, Oscar Duque, Eje 4

 García, J. y Rodas, I. (2011). Auditoría administrativa y de comunicación organizacional:

el caso del Programa de Telemedicina en México. Revista de Comunicación y Salud, 1(2), 19-

31.