ANÁLISIS DE COSTOS: CÓMO SE HACE, PARA QUÉ SIRVE Y EJEMPLOS

El análisis de costos se define, en economía, como la medida de la relación costo-producción. Es decir, los economistas se preocupan
por determinar el costo en el que se incurre al contratar los insumos, y qué tan bien se pueden reorganizar para aumentar la productividad
de la empresa.
En otras palabras, el análisis de costos se refiere a la determinación del valor monetario de los insumos (mano de obra, materia prima),
denominado como el costo general de producción, que ayuda a decidir el nivel óptimo de producción.
Por tanto, el análisis de costos es fundamental en la toma de decisiones de negocios, ya que debe entenderse cuidadosamente el costo
incurrido en la entrada y salida de producción, antes de planificar la capacidad de producción de la empresa.
A menudo se le denomina análisis de costo-beneficio o análisis de costo-efectividad. Un análisis de costos requiere de habilidades
específicas para llevarlo a cabo, y es una herramienta útil para varios aspectos de la planificación empresarial.
Comparación de diferentes costos
El análisis de costos es una comparación de los costos. Los costos utilizados para preparar los estados financieros no son los mismos
que los utilizados para controlar las operaciones.
Los costos pueden ser controlables o no controlables y están sujetos a períodos de tiempo y a restricciones. Por ejemplo, los costos
controlables son aquellos que el gerente puede autorizar. Sin embargo, los costos que se pueden controlar a largo plazo puede que no
sean controlables a corto plazo.
¿CÓMO SE HACE UN ANÁLISIS DE COSTOS?
-Definir propósito y alcance
Para qué se necesita
El alcance del análisis de costos dependerá de su propósito. Por tanto, antes de considerar el alcance del análisis, se necesita saber
cuáles son las preguntas más importantes que el análisis debe responder.
Identificar la perspectiva
Se necesita saber qué costos se van a analizar. Esto determinará qué datos se recopilarán y cómo serán clasificados.
Diferenciar los proyectos
Si la empresa ejecuta proyectos muy distintos, resulta obvio dividirlos. Sin embargo, para proyectos sobrepuestos o que comparten
recursos, se debe determinar cómo separarlos.
Los proyectos sobrepuestos en un grado significativo se pueden agrupar, en vez de evaluarlos de forma separada, evitando la
duplicación de esfuerzos siempre que sea posible.
Establecer el período de tiempo
La forma de clasificar y calcular los costos depende de que esos costos se analicen a largo o corto plazo.
Por ejemplo, si se está intentando decidir cuánto cobrar por un servicio concreto, se debe determinar primero cuánto cuesta brindar ese
servicio.
Posteriormente, se realizaría un análisis de costos a más largo plazo para comprobar si la empresa puede sufrir una pérdida por la
prestación de ese servicio.
-Categorizar los costos
Revisar informes anteriores
Si la empresa en el pasado ha realizado análisis de costos, se deben usar los mismos métodos o técnicas para clasificar los costos.
Conservar una continuidad hará que se puedan comparar los informes, haciéndolos con el tiempo más útiles.
También se pueden consultar análisis de costos elaborados por compañías análogas, de proyectos o servicios similares.
Enumerar los costos directos
Entre los costos directos están salarios y beneficios de los miembros del equipo, suministros y materiales, y los accesorios necesarios.
Los costos directos son específicos del proyecto o servicio que en el análisis de costos se está evaluando. No son compartidos con
ningún otro proyecto.
Incluir los costos indirectos
Estos costos incluyen los sueldos y beneficios de la gerencia, las instalaciones, equipos, y cualquier otra cosa compartida en múltiples
proyectos.
Organizar los costos
En vez de depender de extensas categorías financieras, se deben usar categorías que expresen con precisión la manera en que se
utilizará el análisis de costos para que sea útil para la empresa.
Las categorías pueden incluir: costos de personal, costos operacionales y costos de inicio. Dentro de cada categoría, se deben identificar
qué costos son directos y cuáles son indirectos.
-Calcular los costos
Recopilar información financiera y registros
Para cada clase de costo a incluir en el análisis de costos, se debe verificar dónde obtener los números para su cálculo.
Si se necesita estimar un costo, se debe especificar dónde se obtendrá la información para efectuar una estimación confiable. Se debe
utilizar la información de costos reales tanto como pueda ser posible.
Costos directos del proyecto
Usando la información de los registros recopilados, se suman los salarios, materiales, suministros y otros costos aplicados solo al
proyecto que se está evaluando.
Si se realiza un análisis de costos a largo plazo, primero se calculan los costos directos semanales o mensuales, y luego se extienden.
Asignar costos indirectos
Se determina cómo se puede dividir cada costo entre los distintos proyectos. Luego se calcula la proporción de ese costo que usa cada
proyecto.
Por ejemplo, supongamos que se está asignando el sueldo del gerente de recursos humanos. Dado que es el responsable del personal,
cobra sentido que su sueldo se divida entre la cantidad de personas que conforman el equipo de trabajo.
Calcular depreciación de activos
Debe incluirse la depreciación de los activos utilizados para implementar el proyecto, como muebles, equipos o accesorios, en los costos
totales del proyecto.
-Conclusiones
Como mínimo, el análisis de costos debe proporcionar a la empresa el verdadero costo de ejecutar un proyecto o brindar un servicio en
particular.
Se debe regresar al propósito de hacer el análisis de costos para determinar qué acciones se deben tomar.
¿PARA QUÉ SIRVE?
El análisis de costos promueve el conocimiento de la estructura de costos involucrada con los productos y servicios de una compañía.
Cuando se requiere que los gerentes recopilen datos para preparar un análisis de costos, tendrán un conocimiento más profundo de
elementos específicos, como el trabajo requerido y los gastos generales.
Se utiliza para fines de evaluación de costos cuando existe una falta de competencia u ofertas comparables en el mercado.
Existen varios conceptos de costos relevantes para las operaciones y decisiones del negocio. Para comprenderlos, se pueden agrupar
en dos categorías:
Conceptos de costos con fines contables
Se utilizan para estudiar la posición financiera de la empresa. Sirven para organizar las finanzas de la empresa y para hacer un
seguimiento de los activos y pasivos de la empresa.
Se utilizan para fines tributarios y para calcular las pérdidas y ganancias de la empresa. Estos son:
– Costos de oportunidad.
– Costos de negocios.
– Costo total.
– Costos explícitos.
– Costos implícitos.
– Costo de desembolso.
– Costos del libro.
Conceptos de costos para análisis económico
Se utilizan para analizar el posible costo de producción en el futuro. Se basan en la forma en que puede administrarse el costo de
producción, o cómo se puede reorganizar la entrada y salida de producción para así mejorar la rentabilidad de la empresa. Estos costos
son:
– Costos fijos.
– Costos variables.
– Costo total.
– Costos promedios.
– Costo marginal.
– Costos a corto plazo.
– Costos a largo plazo.
– Costo hundido.
– Costos históricos.
– Costos de reemplazos.
Importancia
El análisis de costos brinda la oportunidad de juzgar la eficiencia de las iniciativas. Por ejemplo, una empresa puede analizar la cantidad
de bienes producidos a partir de un nivel dado de recursos.
Por tanto, ayuda a una empresa a decidir si una iniciativa está entregando valor y sirve como guía para mejorar el rendimiento.
Los resultados de un informe de análisis de costos pueden ayudar a una empresa a utilizar mejor los recursos disponibles. También
sirve como documentación que demuestra evidencia de responsabilidad.
Un análisis de costos puede hacer un seguimiento de los gastos, lo que ayuda a una empresa a determinar si los fondos están o no mal
asignados.
Aplicaciones
Cuando existe una falta de competencia de precios en el mercado, un análisis de costos es beneficioso. Sin una competencia de precios,
es difícil determinar si una oferta es razonable.
Un análisis de costos ayudará a una compañía a evaluar los elementos de costos separados de una propuesta, así como el beneficio
propuesto, cuando no haya ofertas de productos comerciales similares o existentes que puedan usarse para comparación.
Por ejemplo, cuando se negocian adquisiciones de una fuente única, una empresa tratará con un solo proveedor. Por lo tanto, será
imposible tener un proceso de licitación para comparar los precios.
Relación costo-producción
El gerente debe entender claramente la relación costo-producción, ya que esto ayuda en el control de costos, mercadeo, precios,
ganancias, producción, etc. La relación costo-producción se puede expresar como:
C= f (E, S, P, T),
donde, C= costo, E= Tamaño de la empresa, S= Salida de producción, P= Precio y T= Tecnología.
Al aumentar el tamaño de la empresa, también aumentan las economías de escala, dando como resultado la reducción del costo de
producción unitario.
Del mismo modo, el precio de los insumos está directamente relacionado con el precio del producto. Si se incrementa el precio de los
insumos, el costo de producción también aumenta.
Sin embargo, la tecnología está relacionada inversamente con el costo. Con una mejor tecnología, el costo de producción disminuye.
EJEMPLOS
El análisis de costos es el proceso de modelar los costos para respaldar la planificación estratégica, la toma de decisiones y también la
reducción de costos. Los siguientes son tipos comunes de análisis de costos.
Estimados
Desarrollo y validación de las previsiones de costos. Es un paso fundamental en la planificación de un negocio, estrategia, programa o
proyecto.
Análisis del costo del ciclo de vida
Es el cálculo del costo total que se espera de la propiedad de un activo a lo largo de su vida útil.
Análisis costo-beneficio
Se modelan y comparan los costos y beneficios, tales como los costos de desarrollo de productos versus ingresos.
Normalmente, se utilizan estimaciones como el período de recuperación y el rendimiento de la inversión.
Efectividad de los costos
La efectividad en los costos es el proceso de comparar los costos de las estrategias en relación con los resultados, donde los resultados
no son puramente financieros.
Por ejemplo, al comparar diferentes maneras de mejorar la calidad de vida según el costo y los resultados no financieros, como la
felicidad.