MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CACHIMAYO

UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL

"AÑO DE LA UNIDAD, LA PAZ Y EL DESARROLLO"

INFORME N° 0017– 2023- MDC –SG/JHC.

A : Ing. Efrain Washington PINEDA ALVAREZ

Gerente Municipal de la Municipalidad Distrital de Cachimayo

ATENCION : Alex BRAVO UMPIRE

Jefe de la Unidad de Recursos Humanos

DE : Abog. Juan de la Cruz HACHO CONDORI

Secretario General de la MDC

ASUNTO : REMITO RECORD DE ASISTENCIA A SESION DE CONSEJO CORREPONDIENTE AL

MES DE MAYO DEL 2023 QUE SE DETALLA A CONTINUACION:

FECHA :Cachimayo, 31 de mayo del 2023.

Es grato de dirigirme a usted con la finalidad de REMITO RECORD DE ASITENCIA DE LOS SEÑORES
REGIDORES A SESIÓN DE CONCEJO CORRESPONDIENTE AL MES DE MAYO DEL 2023, Y ES COMO
SE DETALLA A CONTINUACIÓN:

SESIONES
PROGRAMADAS
N° MIEMBROS DEL CONSEJO MUNICIAPAL DNI 12/05/2023 26/05/2023
1 CPC.CHARLE CLAUDIO OLIVERA QUISPE 41089095 ASISTIÓ ASISTIÓ
2 Sra. LUISA LEVITA QUISPE 24367333 ASISTIÓ ASISTIÓ
3 PROF.DAVID LATORRE ROJAS 72298729 ASISTIÓ ASISTIÓ
4 BACH.SONIA LUCANA CONDORI 75952309 ASISTIÓ ASISTIÓ
5 JONATHAN BERNARDO AUCCA SAIRE 45652741 ASISTIÓ ASISTIÓ

Se pone en conocimiento, para dar estricto cumplimiento a lo establecido por el Art. 129 de la Ley
Orgánica de Municipalidades, la misma que instituye el RÉGIMEN DE DIETAS, "Los Regidores desempeñan su
cargo a tiempo parcial y tienen Derecho a dietas fijadas por Acuerdo del Concejo Municipal N° 06-2023-SG-
MDC/C "Las dietas se pagan por asistencia efectiva a las sesiones.

Es todo cuanto informo a usted para su conocimiento y determinación respectiva .

Adjunto planilla correspondiente.

Atentamente;
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INFORME N° 0016 – 2023- MDC –SG/JHC.

A : Ing. Efrain Washington Pineda Alvarez

Gerente Municipal de la Municipalidad Distrital de Cachimayo

DE : Abog. Juan de la Cruz Hacho Condori

Secretario General (e) de la MDC

ASUNTO : INFORME DE 100 DÍAS DE GESTIÓN LOCAL.

REFERENCIA: CIRCULAR N°002.GM/MDC-2023

FECHA : Cachimayo, 23 de mayo del 2023.

Es grato de dirigirme a usted con la finalidad de remitir informe de los 100 días de
gestión y es como sigue.

I.-INTRODUCCIÓN
Que La Secretaria General Es el órgano de la Municipalidad Distrital de Cachimayo que se
encarga de brindar el apoyo administrativo al despacho de Alcaldía y al Concejo, la
administración y trámite documentario, el sistema de archivos, el cumplimiento del Texto Único
de Procedimientos Administrativos (TUPA), así como dar orientación al público en general.
Depende jerárquicamente de la Alcaldía.

Que, el presente informe tiene por finalidad dar cuenta de los 100 primeros días de gestión
municipal por tanto, se desarrollaran a continuación las diversas acciones llevadas a cabo a
cargo de La Secretaria General, así como se analizaran los puntos críticos y se pondrán a
relieves los objetivos logrados.

II.-ANALISIS:

La secretaria general viene desarrollando sus funciones bajo el compromiso de brindar servicio y
atención en favor de la comunidad lo cual se refleja en los distintos campos que se desarrollan a
continuación. De acuerdo a la ROF vigente:
1. Es responsable de asegurar el apoyo administrativo y secretarial a la Alcaldia y al
Concejo Municipal; la Administración de Trámites, Archivos y del manejo documentario.
2. Citar a regidores y directivos a las sesiones y otras reuniones que convoque el alcalde
con la gerencia municipal.
3. Apoyar a las Comisiones de Regidores.
4. Prestar asistencia, asesoría y apoyo técnico a la Alcaldía y al Concejo Municipal.
5. Organizar, evaluar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas a la realización de
las Sesiones del Concejo Municipal, desempeñar la función de secretario de la misma;
redactando las actas correspondientes y el cuidado de su veracidad, así como la
implementación para la ejecución de los acuerdos del Concejo Municipal.
6. Dar a conocer los acuerdos de Concejo Municipal a la Gerencia Municipal.
7. Es el responsable de redactar las Resoluciones, Decretos y Acuerdos Municipales; así
como revisar los proyectos de ordenanzas para su aprobación, asimismo firmarlas
conjuntamente con el Alcalde.
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8. Supervisar el Sistema Documentario y Archivo General, pudiendo solicitar la información

necesaria a los órganos Ejecutivos para asegurar un adecuado apoyo administrativo y
secretarial tanto a la Alcaldía como al Concejo Municipal.
9. Proponer la designación de los fedatarios de la Municipalidad, así como evaluar y
controlar su desempeño de su competencia.
10. Dirigir supervisar y evaluar los procesos de transparencia y acceso a la información
pública.
11. Resolver en las instancias que le corresponde los asuntos administrativos.
12. Certificar las Resoluciones y Decretos de Alcaldia; Acuerdos y Ordenanzas del Concejo,
que se emitan, y gestionar su publicación cuando corresponda.
13. Certificar las copias de los documentos que obran en el Archivo Central de la
Municipalidad, así como de los documentos y expedientes en trámite.
14. Supervisar, conjuntamente con el funcionario responsable de la unidad orgánica que
corresponda, el correcto desempeño de las mesas de partes periféricas y archivos
periféricos formalmente instalados en las diferentes unidades orgánicas de la
Municipalidad.
15. Proponer la relación de documentos y archivos que deben ser dados de baja por período
de vencimiento legal.
16. Mantener el registro histórico de sellos de los funcionarios autorizados.
17. Otras funciones que le asigne Alcaldia en materia de su competencia.

LABORES REALIZADAS POR LA SECRETARIA GENERAL DE ACUERDO A SUS FUNCIONES:

La secretaria general ha hecho uso de todas las herramientas a su alcance para atender a la
población.
Como resultado de los primeros 100 días indico lo siguiente:

1) Se viene custodiando la documentación tales como ordenanzas y acuerdos y resoluciones

que a la fecha se han emitidos los siguientes:

 Acuerdos: 32
 Resoluciones: 62
 Convenios: 06
 Ordenanzas 04

2) Se elaboraron la agenda y despacho correspondiente para las sesiones de

concejo y se citó a los regidores y a la fecha se realizaron:
• Sesiones Ordinarias: 10
• Sesiones Extraordinarias: 03

3) Asimismo, debo informar que la secretaria general en su estructura orgánica de

esta unidad, está integrada por:
 Área de Mesa de partes
 Área de archivo de documentos

4) Área de mesa de partes y archivo

 Se viene organizando correctamente y se mantiene actualizado el ingreso de
expedientes administrativos tanto en el cuaderno de mesa de partes
 Se tramitaron los documentos recepcionados a las diferentes áreas de acuerdo a
la naturaleza y contenido.
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5) Del Recurso Humano.

La secretaria general realiza diversas funciones administrativa, con la finalidad que las
políticas de gestión sean debidamente comunicados a las unidades orgánicas para su
correcta aplicación es el custodio y máximo responsable de las actuaciones
administrativas de su competencia, considerando su naturaleza y calidad, y que de
acuerdo a sus atribuciones realiza diversas funciones, las mismas que no solo implican
trabajo administrativo, sino también labores de atención directa al administrado.
Sobre la cantidad del personal que labora, es de indicar que esta unidad empezó solo la
Secretaria General y otro responsable de mesa de partes, posteriormente se incorporaron
practicantes.

ANALISIS PUNTOS CRÍTICOS Y OBJETIVOS LOGRADOS

Durante estos 100 días de gestión, la atención del administrado se ha visto plasmada en
la atención de diversos tipos de trámite y gestiones como, búsqueda de legajo, entre
otros, los mismos que han sido atendidos de forma presencial como virtual, al respecto:
 El Área de mesa de partes ha ingresado alrededor de 1259 expedientes, así como
diversas gestiones de orientación al contribuyente, y análisis de documentación por
parte de los administrados.
 Por otro lado, respecto de la atención virtual, se ha puesto a disposición los correos
institucionales como mecanismo de comunicación, para superar las dificultades de
comunicación con Instituciones, por la distancia, mediante los cuales pueden enviar
documentación para posteriormente remitirles sus cargos de recepción.
 La dificultad de falta de personal, se superó con la asistencia de practicantes de la
Institución SENATI.
 No se cuenta con Instrumentos de gestión actualizados.

ACTIVIDADES PROGRAMADAS
Como parte de la reorganización de la Secretaria General y las áreas a su cargo, para
nuestros servicios, se está reorganizando con el fin de brindar una atención adecuada y
oportuna para lo cual se procederá a cambiar la ubicación de oficinas, actualizar y
ordenar la documentación con el fin se hacer más fácil el trámite y la ubicación de
expedientes y del acervo documentario, es así que con el fin de llevar el control adecuado
de la documentación se implementara un sistema de gestión documentaria para hacer
seguimiento a los documentos así como hacer cumplir los plazos y respuesta en forma
breve y con la celeridad para su atención.

III.-RECOMENDACIONES:
Considerando que el material humano es importante para el avance de las labores
encomendadas a este órgano de apoyo. En ese sentido, se ha visto por conveniente
requerir el personal necesario que se ajuste a la necesidad de este órgano. En ese
sentido, se recomienda, en la medida que el presupuesto así lo permite, contar con el
número de personal necesario para su mejor atención.

Respecto del Registro de documentos en estos 100 días, se presentan diversos casos de
los administrados respecto a la falta de respuesta de sus documentos es por ellos la
necesidad de implementar un sistema para hacer seguimiento a los mismos.
Sobre el particular, se recomiendo iniciar las gestiones.

IV.- CONCLUSIONES
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Durante estos 100 días de gestión se han fortalecido la atención digital con instituciones
y ubicación de oficinas con la finalidad de generar el ahorro de recursos para la
municipalidad y evitar costos de traslado y oportuna atención a los usuarios.

Se ha logrado contar con personal técnico para superar las dificultades y nivelar los
trámites, emisión de documentos y gestiones que corresponde a esta oficina,
logrando actualizar, ordenar toda la documentación

Atentamente;