Taller de Componentes de Seguridad

Teniendo en cuenta la situación presentada en la hoja CASO, relacione los incumplimientos que se encuentran descritos y e
componente de seguridad al cual corresponde.

N° Proceso Incumplimiento
ad

plimientos que se encuentran descritos y el

Componente
 Caso Analisis

Al auditar el proceso de compras se seleccionaron en una empresa exportadora; cada proveedor tiene carpeta independiente. Los
proveedores seleccionados son los siguientes:
FECHA DE AUDITORIA: 31/12/2020 Documentación Requisitos Seguridad

constitución de la Empresa

Listas Restrictivas. Versión

Fondos. Versión 4 Emisión
Declaración de Origen de
del Asociado de Negocio.

Informe de Consulta en

Resolución autorización
Formato de Vinculación

Manifestación Suscrita.

3/02/2020(Fecha de la
3/02/2020 (Fecha de

3 Emisión 3/02/2020

Visita al Proveedor.
(fecha de la ultima
Versión 2 Emisión

Versión 1 Emisión

Versión 3 Emisión
(Fecha del Ultimo
Servicio y/o
Razón Social

Documento de
No.
servicio prestado

Ultima Visita)
Vinculación)

3/02/2020

3/02/2020
Recibido)

consulta)

OEA
Te transportamos
1 Transporte Terrestre 4/15/2018 SI 4/12/2020 4/13/2018 NO SI 5/15/2020
S.A.

2 Legalizando S.A.S. Agente de Aduana 2/10/2020 NO NO 2/15/2020 SI NO NO

3 Cargando LTDA Agente de Carga 11/3/2019 SI 11/2/2019 12/5/2020 NO NO NO

Suministro de lo sellos de
4 Sellando S.A. 7/8/2020 SI 2/5/2020 NO NO SI 3/8/2020
Seguridad

El proceso cuenta con un procedimiento de selección y control de proveedores, PR-19, versión vigente del 13 de agosto de 2017. Dentro del procedimiento se encontró que
la empresa solicita documentación para la vinculación y requisitos de seguridad.

Es requisito el formato de vinculación, la declaración de origen de fondos y el documento de constitución para todo proveedor

En el procedimiento se definió que se realiza anualmente la actualización del documento de constitución de los proveedores, indispensable para realizar la Consulta en listas
restrictivas, las cuales son realizadas al momento de la vinculación y anualmente según la información del documento de constitución de la empresa, realizando las
verificaciones tanto al NIT, representante Legal y accionistas

En el procedimiento se definió el establecimiento de la Manifestación Suscrita con los proveedores críticos que no cuenten con certificación OEA y como mecanismo de
verificación del cumplimiento de los de los requisitos mínimos, una visita en la vinculación y cada dos años a las instalaciones del proveedor

En la revisión de los documentos se encuentra que la Declaración de Origen de Fondos de Te transportamos S.A.. y Cargando LTDA están completamente diligenciados
pero sin firma del representante legal de los proveedores

Al verificar los informes de consultas en listas restrictivas de Legalizando S.A.S. se valida el reporte donde se evidencia consulta únicamente del Representante Legal

Revisando la Manifestación Suscrita el Documento de Visión LTDA solo cuenta con una clausula que indica "El proveedor se compromete a garantizar que el buen uso del
logo en la dotación del personal asignado para las operaciones"

En el momento de la verificación el computador del Jefe de Compas fallo al mostrar las evidencias, en ese instante menciono que ya lo solucionaba y se dirigió al
computador del Analista de Compras, en el cual ingreso sin el requerimiento de una contraseña del sistema para iniciar y continuar accediendo a los documentos

Al preguntarle al Jefe de Compras sobre el porte de carnet de identificación, indica que normalmente cuando trae carro se le queda dentro de este y por tal razón en ese
instante no lo tenia consigo

En la revisión del Formato de Vinculación del Asociado de Negocio de Visión LTDA se evidencia en encabezado con Versión 1

Al revisar la carpeta de Sellando S.A., se solicita el comprobante de cumplimiento de los sellos de seguridad que se instalan en los contenedores de exportación, se muestra
una certificación de la norma ISO 9001:2015 las cual esta vigente y mencionan que de esta forma se cumplen las condiciones de alta seguridad requeridas.

Se solicita el procedimiento en el cual se especifiquen las directrices para el control de los sellos, a lo cual el Jefe de Compras indica que se realiza algo muy sencillo los
sellos usados se anotan en una hoja de la cartelera de despachos y cuando se acaben se cuentan para saber si se usaron todos.

Al revisar la lista publicada el ultimo escrito es el 0008, se solicita la evidencia de la instalación y el sellado del contenedor, pero indican que el registro fotográfico no se
estaba tomando debido a que no se contaba con una cámara fotográfica en el área, de igual forma se pregunta sobre el monitoreo de las cámaras de seguridad en el
momento del cargue, como repuesta se menciona que hay cámaras pero estas solo tiene acceso el Ingeniero de sistemas y el las ve desde su celular en el caso que se
presente alguna situación, el cual viene cada 15 días.

En el momento que se solicitan los soportes de los contratos de los proveedores, el Jefe de Compras, indica que hace 20 días se retiro el Analista de Compras anterior y el
se llevaba la documentación en una USB para trabajar desde su casa, sin embargo al solicitársela indico que ya no la tenia, por otra parte el Ingeniero de Sistemas
menciono que después de un apagón hace dos meses el servidor no estaba realizando la copia de seguridad.

Se pregunta sobre la inducción del nuevo Analista de Compras, a lo que el Jefe de Compras indica que fue contratado hace 15 días pero no ha podido tomar la inducción
porque se le designaron actividades de preparación de la auditoria y el día de hoy no se encuentra en la empresa debido a que es un cargo critico y se esta adelantando la
visita domiciliaria.