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GUÍA PARA GENERACIÓN DE ARCHIVO PLANO 1.0

PARA CARGUE MASIVO DE EMPLEADOS 01-08-2023
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PARA CARGUE MASIVO DE EMPLEADOS

Versión 1.0

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TABLA DE CONTENIDO
1. CONTROL DE VERSIONES 3
1.2 NÚMERO DE VERSIÓN 3
2. INTRODUCCIÓN 3
3. PROCEDIMIENTO 3
3.1 Tipo del Archivo Plano de cargue de empleados 4
3.2 Estructura del Archivo Plano de Cargue de Empleados 5
3.3 Generar el Archivo Plano .cvs desde la aplicación Excel 6
3.4 Cargue del archivo plano .csv a la plataforma del sistema: 8
4. MENSAJES DE ERROR Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 9
4.1 Fallo en alguna casilla del archivo plano 9
5. GLOSARIO 11
6. FUENTE DE INFORMACIÓN RELACIONADO 11
7. CARACTERÍSTICAS DE NAVEGACIÓN 11
8. CARACTERÍSTICAS 11
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1. CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO ELABORADO POR:

1.1 01/08/2023 Creación del documento Johan Sánchez

1.2 NÚMERO DE VERSIÓN

Versión 1.0 propensa a cambios y/o actualizaciones

2. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es brindar al usuario final (empresa) una guía

para el correcto diligenciamiento de la plantilla y la generación del archivo
plano de tal manera que oriente al usuario y pueda realizar el proceso de
cargue masivo de empleados en la plataforma sin errores o inconsistencias.

3. PROCEDIMIENTO

El sistema de información de Jurados de votación permite al usuario realizar el

cargue masivo de empleados, para lo cual a continuación explicaremos paso
a paso qué debe cumplir el usuario para estructurar y generar el archivo plano
que utilizará para cargar los empleados masivamente en la plataforma.

Imagen N° 01. <<Módulo Cargues Masivos opción Cargue de Empleados>>

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Imagen N° 02. <<Pantalla Cargue de Empleados>>

Imagen N° 03. <<Botón Descargar de plantilla de Ejemplo>>

3.1 Tipo del Archivo Plano de cargue de empleados

El tipo de archivo a cargar debe ser de extensión (.csv).
Dato importante: tenga en cuenta que el archivo debetener un peso máximo de 5000KB (5MB).
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3.2 Estructura del Archivo Plano de Cargue de Empleados
Para realizar cargue masivo de empleados, se debe crear un archivo plano con los siguientes campos:

Cédula Campo obligatorio, numérico, acepta mínimo 4 caracteres y máximo 12, este
número es único.
Este campo obligatorio, de tipo texto y acepta de 2 A 50 Caracteres se
Nombre 1 agrega código de tipo de documento de la Este

Nombre 2
Este campo obligatorio, de tipo texto y acepta de 2 A 50 Caracteres se
agrega código de tipo de documento de la Este
Este campo obligatorio, de tipo texto y acepta de 2 A 50 Caracteres se
Apellido 1 agrega código de tipo de documento de la Este

Apellido 2 Este campo obligatorio, de tipo texto y acepta de 2 A 50 Caracteres se

agrega código de tipo de documento de la Este
Dirección Campo obligatorio, la dirección debe ser única, es decir no se puede
repetir ni en el archivo ni el municipio
Campo opcional, se agrega número local de contacto directo con la
Teléfono empresa.Este campo debe iniciar con el indicativo 60 + el indicativo
correspondiente aldepartamento y por último el número de teléfono (Ejemplo:
Bogotá 6017012323)
Campo obligatorio, se agrega el número de celular directo del contacto de
Celular la empresa, este siempre debe iniciar por 3 y contener 10 caracteres.
Campo obligatorio, se añade el correo electrónico del contacto designado
Correo por la empresa, Este correo debe ser único, no se debe repetir ni en la
empresa ni en el sistema

Nivel Campo obligatorio, numérico y solo aceptará os valores de: 0 -

Educativo Ninguno / Analfabeta, 1 – Primaria, 2 - Grado 10-11 o Bachiller, 3 -
Técnico / Tecnólogo y 4 - Profesional / Postgrado
Campo obligatorio y se deberán ingresar los códigos de las
Filiación Política agrupaciones políticas con personería jurídica o reconocidas por el
consejo nacional electoral.
Campo opcional, numérico y en caso de querer reportar en un
Corregimiento corregimiento deben ingresar el código del mismo

Tipo El campo Tipo empleado es numérico y se solo podrá asignar los códigos de
Empleado los tipo de empleados dependiendo el tipo de empresa.
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TABLA LISTADO FILIACIONES

Imagen N° 04. <<Botón Listado filiaciones>>

TIPOS EMPLEADOS EMPRESA PRIVADA

Imagen N° 05. <<Botón Tipo empleado empresa privada>>

TIPO EMPLEADOS ENTIDAD PÚBLICA

Imagen N° 06. <<Botón Tipo empleado empresa Pública>>

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TIPO EMPLEADO EMPRESA MIXTA

Imagen N° 07. <<Botón Tipo empleado empresa Mixta>>

TIPO EMPLEADO INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRIVADA

Imagen N° 08. <<Botón Tipo empleado IE privada>>

TIPO EMPLEADO INSTITUCIÓN EDUCATIVA PÚBLICA

Imagen N° 09. <<Botón Tipo empleado IE Pública>>

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CÓDIGOS NIVEL EDUCATIVO

Imagen N° 10. <<Botón Nivel Educativo>>

Imagen N° 11. <<Plantilla Cargue de empleados con el aplicativo Excel>>

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3.3 Generar el Archivo Plano .cvs desde la aplicación Excel

Imagen N° 12. <<Abrir archivo .csv con aplicativo Excel>>

Ejemplo de la creación del archivo en la aplicación Excel:

Imagen N° 13. <<Plantilla Cargue Masivo de Empleados abierto con Excel>>

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Almacenar el archivo en ‘Guardar como’ y guardarlo en formato .csv, En la parte inferior
aparecerá el campo Tipo, seleccione el tipo de formato .csv (delimitado por comas) (*.csv) y haga
clic en el botón Guardar:

Imagen N° 14. <<Guardado de plantilla en formato .csv>>

3.4 Cargue del archivo plano .csv a la plataforma del sistema:

Imagen N° 15. <<Botón Examinar>>

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Imagen N° 16. <<Cargue de archivo plano con los empleados a cargar>>

Al cargar los empleados de manera correcta el sistema mostrará un mensaje de confirmación.

Imagen N° 17. << Mensaje de confirmación de empleados cargados>>

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4. MENSAJES DE ERROR Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

4.1 Fallo en alguna casilla del archivo plano

Si algún dato de los campos del archivo se encuentra incorrecto, solo se cargarán los empleados con la
información completa y debidamente diligenciada, el sistema dará mensaje especificando casilla y error que
presenta.

Imagen N° 18. <<Mensaje error en la información de uno o varios campos>>

Imagen N° 19. <<Grilla de incidentes con especificación de los campos erróneos>>

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Imagen N° 20. <<Documento con reporte de incidentes en la información, indicando el error>>

5. GLOSARIO

N/A

6. FUENTE DE INFORMACIÓN RELACIONADO

N/A

7. CARACTERÍSTICAS DE NAVEGACIÓN

N/A

8. CARACTERÍSTICAS

N/A