Documento de Análisis y Estrategia Funcional

(DAEF)

Empresa

Proyecto Solicitud de deudores

Fecha 27 de marzo de 2023

1. Información general del Proceso

1.1 Resumen del Proceso

Empresa Mapfre
Macroproceso Solicitud Seguros de vida
Proceso Solicitud Seguro de vida deudores
Gerencia / Vicepresidencia Carlos castro
Área Procesos
Líder del Proceso Carlos castro, Carlos Martínez
Usuario Funcional Isabel
Frecuencia Diario
Horarios 24 horas

1.2 Control de Versiones

Fecha Versión Descripción del cambio Realizado por
14/03/2023 1.0. Versión Inicial. Fase1 Cristian Serrano
15/03/2023 1.1 Versión Inicial Fase 2 Cristian Serrano

1.3 Prerrequisitos mínimos

Prerrequisito Observaciones Ambiente Status
Acceso a PC de desarrollo con Desarrollo/
1.3.1 Listo
PowerAutomate Desktop instalado Producción
Cuenta de correo del robot para el ingreso a Desarrollo/
1.3.2 Listo
PowerAutomate y Outlook. Producción
Licencia Office 365 con Microsoft Excel y Desarrollo/
1.3.3 Listo
Outlook Producción
Desarrollo/
1.3.4 Manual Web Service SGO Listo
Producción
Desarrollo/Producción
1.3.5 Formatos solicitude de servicios listo
1.4 Aplicaciones usadas en el proceso
Aplicación Idioma Tipo
EXCEL(Office 365) ES Desktop/web
GOOGLE CHROME ES Web
OUTLOOK (Office 365) ES Desktop
ONEDRIVE ES Desktop/web
AI BUILDER ES Web

2. Descripción general del proceso

2.1 Descripción a alto nivel y videos del proceso
Solicitud de seguro para deudores es un proceso que pasa por diferentes etapas de avaluación a los
participantes, incia de des la captación de los formatos de solicitud que están adjuntos en la plataforma SGO
por cada uno de los solicitantes que representa cada uno con un SGO, el análisis inicia desde el momento en
que se descargan estos archivos y se validan que tenga sea el formato adecuado para su procesamiento,
posteriormente se inicia con la segunda etapa de validación que serían los datos básicos que se encuentran en
el mismo formato de solicitud como calcular IMC( índice de masa corporal) como que enfermedades padece el
solicitante luego de este primer filtro sigue la fase 3 de validaciones , estas ya están asociadas a una hoja de
trabaja que según la información que esta contenga así mismo se tomaran los estados a evaluar,

Video Descripción URL

https://itos.sharedwork.com/doc/ZD04MjQ3NTExNw
Proceso mostrando el flujo de trabajo

2.2 Supuestos
Enumerar supuestos y consideraciones que definen el alcance de esta automatización.

# Supuesto Descripción
1. Todo el proceso estará dividido en fases: fase1, fase2, fase3.
Cada una de estas seguida tras la otra donde se trasportará
Integración de Fases información correspondiente para la toma de decisiones en
cada una de estas, cada una de las fases debe integrar sus
inputs y outputs como su correcta convergencia

2. Se creará por cada ejecución una carpeta temporal para el

almacenamiento y tratamiento de los archivos durante la
Carpeta temporal ejecución del Bot, este quedará como evidencia para el
finalizar la ejecución del robot, pero será limpiada esta
carpeta con una nueva ejecución.

3. Procesamiento de adjuntos en correo El método de desencadenamiento del robot en su fase 1, es el

envió de un correo electrónico con un archivo adjunto en
formato .CSV, este archivo contiene los registros insumo para
 iniciar con las validaciones de la fase 1 del proceso; este debe
ser extraído y procesado c

4. La url del SGO es la ruta de acceso a los archivos adjuntados

por los participantes en la plataforma de seguimiento; la
construcción de este archivo URL la hará el robot con los
URL SGO datos insumo que viene de los archivos insumos juntos con
otras variables de entrada y datos estáticos. Para cada
registro es una URL de SGO diferente.

5. Al descargar los archivos de la URL de SGO; se tiene en cuenta

ciertos parámetros como que se descargaran todos los
Descargar de archivos SGO archivos disponibles en el SGO, se creara una carpeta por
cada registro que almacenara los archivos de ese registro y la
carpeta tendrá el nombre del SGO del registro

6. Validar el formato de solicitudes es el primer filtro en la

documentación del solicitante; una vez se descargan los
archivos del SGO y almacenarlos en la carpeta temporal
deben pasar por los criterios de aceptación para la
continuidad del robot, estas validaciones inician con:

1. Validación de la extensión:
 JPG
 PDF
 XLSX

Para cada una de estos formatos existen sus validaciones y

acciones que permiten identificar si el archivo corresponde al
documento de solicitud de seguro de vida que estamos
trabajando o es un formato ajeno al proceso.
Validación de formato a solicitudes de 1. JPG: al ser un formato imagen debe ser abierto y
deudores aplicar tecnología OCR para la extraer el texto de la
imagen y validar que si sea el formato que se busca
2. PDF: este formato solo habría que hacer una lectura
en este archivo e identificar si el texto que contiene
es el relacionado con el formato de solicitud de
seguro de vida
3. XLSX: este formato se lee una casilla en especifico y si
esta contiene el texto buscado, se procede a
transformar este archivo para su futuro
procesamiento.

En caso de que estos archivos no cumplan con los criterios de

aceptación para la continuidad del Bot, serán excluidos del
procesamiento y notificado al SGO y remitido al área de
emisiones

7. Repositorio One Drive El repositorio de OneDrive; es la ruta compartida que debe

 estar cargada en el escritorio del equipo donde se ejecutara la
automatización, ya que aquí reposaran todos los archivos que
cumplan con el criterio de aceptación y pasaran a la segunda
fase, y de aquí es donde se tomaran estos archivos para su
extracción de información. Esta es una ruta que se carga
como dato de entrada en el robot para su modificación
dependiendo de la necesidad

8. Este Web service es el que le permitirá al robot consumir este

servicio para actualizar en la oficina virtual el SGO que este
Web service de actualización SGO tratando en su momento, trasportando datos a este.
ahorrando el proceso de ingreso a este web.

9. Log de ejecución, es una Archivo TXT que plasmara la bitácora

de ejecución del robot captando hora, fecha, parte del
Log proceso y su estado de ejecución, en caso que alguna parte
de la ejecución del robot presente una falla esta los plasmara
en este log con el detalle correspondiente

10. Notificaciones en la ejecución del robot fase 1:

Notificaciones  Mail de error (Log Adjunto)

 Mail de finalización Fase 1

Fase 2

11. La extracción de insumos de los archivos a procesar que se

cargaron previamente en la fase 1 en one drive, hay que
Extracción de insumos buscarlos y enlistarlos para la extracción de información con
aibuilder

12. El entrenamiento de modelos consta de capturar la

información de los diferentes formatos utilizados, donde se
Entrenamiento Modelos señala todos los datos que se necesitan extraer de estos
archivos para su posterior tratamiento

13. Construir las fórmulas o el flujo de datos para descartar o

Validación de reglas de negocio procesar las validaciones preliminares del negocio, como el
cálculo del (IMC).

14. Enlistar, guardar, procesar la información capturada de los

Agrupar información captura formatos para su posterior procesamiento en la fase 3, Excel,
Variables o Base de datos
2.3 Fuera de alcance
Enumerar supuestos y consideraciones que definen el alcance de esta automatización.

# Fuera de Alcance Descripción

1. El robot no validara otro tipo de formato de archivo a los ya
Formatos de solicitudes
mencionados (JPG,PDF,XLSX)
2. El robot no leerá otro formato de insumo desencadenador
Insumo Desencadenador
que no sea CSV
3. El robot solo validara la información que se encuentre en los
Validación de solicitudes
formatos de solicitud
4. El robot no ideara las reglas de negocio, el área debería
Reglas de negocio
suministrara la información y formulas correspondientes

2.4 Reglas de negocio

Enumerar las diferentes reglas o restricciones que se apliquen a la hora de ejecutar el proceso.

Regla Descripción
Solicitudes de seguro deudores en Todos los outputs o archivos finales deben quedar en formato PDF o JPG para
formato para OCR el procesamiento de la siguiente etapa
El índice de masa corporal es un parámetro de selección con base en la altura
IMC y peso que dependiendo del resultado genera un término independiente de
Extra prima o no
Parámetro extraído de la solicitud, si el solicitante padece de alguna
Enfermedades Graves
enfermedad grave este será excluido del proceso
Si el solicitante padece enfermedad de hipertensión no será excluido, pero
Enfermedad Hipertensión
este si presentara una Extra prima

2.5 Parámetros de Entrada

1. identificamos los campos requeridos para la transacción

Solicitud segura de vida

Robot
Parametrizado

# variable Descripción Origen

1 Asunto_correo Asunto Desencadenador Parametrizado
2 Correo_desencadenador Correo que ejecuta la automatización Bot lo extrae del trigger

3 Path_local Ubicación de ruta local donde se procesan los datos Parametrizado

Correo cargado previamente en Outlook que enviara
4 Cuenta_Correo las notificaciones Parametrizado
Ruta local de one drive donde se guardan los archivos
5 Path_OneDrive aprobados Parametrizado
Ruta local donde se ubica el .exe del explorador que
6 Path_Explorador abrir los jpg Parametrizado
2.6 Flujo del proceso
Descripción del proceso mediante diagrama de flujo en Bizagi.
Robot :

Fase 1:

Fase 2:

3 Descripción detallada del paso a paso del proceso

A continuación, listaremos en detalle todos los pasos que realizará el robot durante la ejecución del proceso.
3.1 fase 1:
 Subflujo Acciones
Variables de entrada El robot parametriza los datos de entrada que se cargan previos a la ejecución
de la automatización
Main 1. El Bot ejecuta el subflujo de log con los datos de inicio de ejecución
2. Ejecuta el subflujo de Creacion_Carpeta
3. Ejecuta el subflujo de Descargar_adjuntosDeCorreo
4. El bot itera por medio de un for each los archivos descargados en el
correo
5. Validando que alguno de los archivos tenga la extensión de CSV
 En caso que no sea CSV, Hace un salto de bucle y sigue con el
siguiente archivo
6. Si el archivo es CSV, Va leer el archivo y capturar todos los registros en
el
7. El Bot itera cada uno de estos archivos extrayendo sus variables para
8. Ejecutar subflujo Variables_URL
9. Ejecutar Subflujo Descarga_DeArchivos SGO
10. Y ejecutar validación_ArchivosDescargados
11. Valida que si existen observaciones en la validación de archivos
 Si hay validaciones: ejecuta un servicio web en SGO que
actualiza el estado del SGO y lo envía a emisión
12. En este punto finaliza la iteración de los registros leídos en el CSV
13. Y en este punto se finaliza la iteración de los archivos descargados del
correo desencadenador
14. El robot envía un correo informado que la fase 1 ha finalizado con éxito
log 1. En este subflujo se busca captar todas las actividades del robot con su
fecha y hora en un txt y para esto
2. Obtiene la fecha y hora del sistema para
3. Construir una variable de la ruta local donde se guardará este archivo
4. Adicional captura el ultimo error generado del proceso en una variable
5. Para escribir en el archivo txt cada ejecución y en caso que exista un
error
6. Validara la variable si contiene un error
 Enviara por correo el log con la ejecución y su error
 Eliminando el archivo log de su carpeta local
Creacion_Carpeta 1. El robot valida si la carpeta con nombre de asunto del correo existe
Si esta existe
 Elimina la carpeta
2. Crea la carpeta con el nombre del asunto en la ruta de la path local

Descargar_adjuntosDeCorreo 1. El robot Inicia Outlook para

2. Recuperar el correo desencadenador y guardar todos los archivos
adjuntos que tenga el correo o imágenes
3. Y posterior a esto captura los archivos descargados para iterar hasta
encontrar el archivo CSV

Variables_URL 1. El robot extrae el SGO como numero de solicitud de los registros leídos
en el CSV
2. Posteriormente concatena esto con la URL estándar construyendo así
3. La URL del SGO por cada uno de los registros para posteriormente
ingresar a descargar
Descarga_DeArchivos SGO 1. El robot crea una carpeta por cada registro en el CSV con su nombre
SGO
2. Ingresa al explorador con la URL construida previamente
3. Una vez cargue la página extraerá primero el número de archivos
disponibles a descargar
4. Luego iterara en cada uno de los archivos clickeando en descargar
5. Guardándolos en la carpeta creada para cada registro
6. Y al terminar de descargar todos los archivos cerrara el explorador
validación_ArchivosDescarga 1. El robot captura todos los archivos descargados por registro donde
valida 1 por 1
dos 2. Con cada uno de los archivos aplica 3 validaciones principales
 Si el archivo tiene extensión JPG
 Ejecuta el archivo con el explorador
 Lee el archivo con OCR
 Cierra el archivo
 Si el archivo contiene “Solicitud seguro de vida”
 Cumple con los criterios de aceptación y lo
almacena en una variable tipo archivo para su
tratamiento
 Si no contiene el texto
 Almacena la novedad
 Salta al siguiente archivo
 Si el archivo tiene extensión PDF
 Extrae el texto de PDF
 Si el PDF contiene en su texto “Versión digital”
 Cumple con los criterios de aceptación y se
almacena en una variable tipo archivo para su
tratamiento
 Si no contiene el Texto
 Almacena la novedad
 Salta al siguiente archivo
 Si el archivo tiene extensión XLSX
 Abre el archivo Excel
 Lee el contenido en la celda “i2”
 Cierra el Excel
 Si el contenido de la celda tiene “solicitud de seguro de
vida”
 Convierte el archivo Excel en Archivo PDF de 1
sola pagina
 Si la celda no contiene el texto especificado
 Almacena la novedad
 Salta al siguiente archivo
3. Luego de validar todos los archivos descargados por usuario, ejecuta el
subflujo de MoverArchivos_Onedrive
MoverArchivos_OneDrive 1. El robot crea una carpeta en ruta local de one drive, con el SGO del
registro
2. El archivo que cumple con los criterios de aceptación es movido a esta
carpeta
3.2 4. Notificaciones y Matriz de Errores
1.1 Notificaciones
En la siguiente tabla presentamos todas las ocasiones de notificación al usuario, junto con el mensaje a enviar.

id Escenario Mensaje
1 Al finalizar la fase 1 del proceso Asunto: Finalización fase 1 Proceso solicitud seguro de vida deudores
Mensaje:

Adjunto: Log[Asunto_Correo_Desencadenador]-[Dia]-[Mes]-[Año.txt]

Al Producir error en la fase 1 Asunto: falla en la fase 1 Proceso solicitud seguro de vida deudores
Mensaje:

Adjunto:
Log[Asunto_Correo_Desencadenador]-[Dia]-[Mes]-[Año.txt]

1.2 Matriz de Errores

Aquí listaremos los errores controlados, junto con un número identificador y su mensaje al usuario

# Mensaje Proceso Acción a Tomar

Creacion de carpeta
[Asunto_Correo]- no pudo ser
1 creada
No se pudo descargar archivos
2 adjuntos desde Outlook
Lectura de archivo
[Archivo_DescargadoDeOukloo]
3 no corresponde a un archivo CSV MAIN
No se logro construir la variable de
4 URL : [URL]
No se logro capturar los archivos
en la URL: [URL] Para el registro
5 [SGO]
No se pudo descargar el archivo
6 [Nombre_ArchivoDescargar]
Ocurre cuando intenta crear la carpeta local y no se
puede. Puede ocurrir que este un archivo abierto
perteneciente a esta carpeta y no se pueda hacer las
Creacion_Carpetas acciones del robot
Ocurre cuando el Bot intenta descargar el archivo
adjunto del correo desencadenador. Puede ocurrir
que el Outlook se quede cargando, no pueda acceder
a Outlook, la cuenta no este logeada, cambio de clave
Descargar_AdjuntosDe de usuario de ouklook, no pudo descargar archivo
Corrreo desde outlook.
Ocurre cuando el Bot esta identificando las
extensiones de los archivos descargados en el correo,
todo los que no sea CSV lo plasma en el log con este
mensaje de error.
Ocurre cuando intenta concatenar los valores
extraídos del archivo CSV junto con los datos
parametrizados de la URL para el SGO en Producción.
Puede ocurrir por que no existan datos para extraer o
Variables_URL el archivo CSV no cumpla con la estructura requerida
Ocurre cuando intenga ingresar a la URL generada a
consultar el numero de archivos a descargar. Puede
Descarga_DeArchivosS ocurrir por que la pagina no cargo o existan varias
GO paginas del mismo tipo abiertas
Ocurre después de capturar el número de archivos a
Descarga_DeArchivosS descargar, en la fase de descargar. Puede ocurrir por
GO qué; no encontró el botón de descarga, se cambio la

No se pudo cerrar el explorador
7 con la URL
estructura de la página, hay varias páginas abiertas del
mismo tipo, no encontró algún elemento de pantalla
en la ventana de “Guardar como”, SO diferente o
idioma diferente.
Ocurre cuando intenta cerrar el explorador desde
pues de la descarga y no deja. Puede ocurrir por que el
Descarga_DeArchivosS archivo aún se encuentra descargando y cumple con el
GO tiempo de espera

1. Imágenes de Referencia
1.1 SGO

1.2 Formato solicitud seguro de vida deudores

2. Revisión y aprobación del documento

Nombre Cargo Aprobación Fecha Firma
Carlos Castro

Carlos Martinez