POLÍTICA DE USO Y MANEJO DEL

CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL

Código: D-GR-04
Versión: 02

POLÍTICA DE USO Y MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO

– MUNICIPIO DE BELLO ANTIOQUIA

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Código: F-GI-53 Fecha de aprobación: 2019 / 01 /22
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INTRODUCCION

El correo electrónico es una herramienta de comunicación imprescindible para el

funcionamiento en el quehacer diario; ofreciendo beneficios evidentes como lo es la
accesibilidad, rapidez, posibilidad de enviar documentos adjuntos, y muchas
funcionalidades más.
El correo electrónico es un medio formal y oficial de comunicación de la
Administración Municipal de Bello, se considera como una herramienta de trabajo,
cuyo objetivo es facilitar las labores propias de los cargos de los servidores públicos,
contratistas, y demás usuarios, cuyo uso estará regulado por el documento
“POLÍTICA DE USO Y MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO”. Se adopta la
política de uso y manejo del correo electrónico con el fin de regular y fomentar el uso
adecuado y/o prácticas apropiadas en el marco de la Política de Seguridad Digital de
la Administración Municipal de Bello, a fin proteger, preservar y asegurar la
integridad, confidencialidad y disponibilidad de los activos de información que
soportan los procesos de la entidad.

1. MARCO NORMATIVO

 Acuerdo 08 de 2019
 Ley 1928 de 2018
 Acuerdo 02 de 2018
 Conpes 3854 de 2016
 Decreto 1078 de 2015
 Ley 1712 de 2014 - Transparencia y Acceso a la Información Pública
 Ley estatutaria 1581 de 2012

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 Decreto 103 de 2015

 Ley 1273 de 2009

NORMATIVA DESCRIPCION
Directiva Presidencial Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero
04 de 2012 papel en la Administración Pública.

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia

Ley 1150 de 2007 y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación
con Recursos Públicos".
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la
Ley 1341 de 2009 sociedad de la información y la organización de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–,
se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras
disposiciones.
“Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
Ley 1273 de 2009 nuevo Bien jurídico tutelado - denominado "de la protección
de la información y de los datos"- y se
preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de la información y las comunicaciones, entre
otras disposiciones"
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
Ley 1474 de 2011 mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública
Decreto Nacional 2573 por el cual se establecen los lineamientos generales de la
estrategia de gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la
de 2014 ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la
Decreto 2693 de 2012 Estrategia de Gobierno en Línea de la República de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones
Por medio del cual se crea el comité de Gobierno en línea,
Decreto 212 de 2014 Anti trámites y Eficiencia
Administrativa
Art. 2.2.9.1.2.2 contemplo los instrumentos para implementar

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Decreto 1078 de 2015 la Estrategia de Gobierno en Línea, dentro de los cuales se

exige la elaboración por parte de cada entidad un Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones PETI, un Plan de Tratamiento de Riesgos
de Seguridad y Privacidad de la Información y el Plan de
Seguridad y Privacidad de la Información.
Por el cual se fijan las directrices para la integración de planes
es y estratégicos al Plan de acción por parte de las entidades
Decreto 612 de 2018 del Estado.
Por el cual se establecen los lineamientos generales para las
Entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos
Acuerdo 03 de 2015 electrónicos generado como resultado del uso de medios
del AGN tecnológicos de conformidad con lo establecido en el
Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo
21 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Activo de Información: Es todo aquello que en la entidad es

considerado importante o de alta validez para la misma ya que puede
contener información importante como son en las Bases de Datos con
usuarios, contraseñas, números de cuentas, etc.

 Amenaza: Es una circunstancia que tiene el potencial de causar un daño

o una pérdida. Es decir, las amenazas pueden materializarse dando lugar
a un ataque en el equipo
 Confidencialidad: La información no se pone a disposición ni se revela a
individuos, entidades o procesos no autorizados.
 Copias de respaldo: Es una copia de los datos originales que se realiza
con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su
pérdida.
 Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica,
espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa.
 Disponibilidad: Acceso y utilización de la información y los sistemas de
tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos
autorizados cuando lo requieran.

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 Gestión de riesgos de seguridad digital: es el conjunto de actividades

coordinadas dentro de una organización o entre organizaciones, para
abordar el riesgo de seguridad digital, mientras se maximizan
oportunidades. Es una parte integral de la toma de decisiones y de un
marco de trabajo integral para gestionar el riesgo de las actividades
económicas y sociales. Se basa en un conjunto flexible y sistemático de
procesos cíclicos lo más transparente y lo más explícito posible. Este
conjunto de procesos ayuda a asegurar que las medidas de gestión de
riesgos de seguridad digital (medidas de seguridad) sean apropiadas para
el riesgo y los objetivos económicos y sociales en juego.

 Integridad: Mantenimiento de la exactitud y completitud de la información

y sus métodos de proceso.
 Información: Es un conjunto organizado de datos procesados, que
constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto
o sistema que recibe dicho mensaje.
 MSPI: Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información

 Resiliencia: es la capacidad de un material, mecanismo o sistema para

recuperar su estado inicial cuando ha cesado la perturbación a la que
había estado sometido.

 Riesgo: Es la posibilidad de que una amenaza se produzca, dando lugar

a un ataque al equipo. Esto no es otra cosa que la probabilidad de que
ocurra el ataque por parte de la amenaza.

 Riesgo de seguridad digital: es la expresión usada para describir una

categoría de riesgo relacionada con el desarrollo de cualquier actividad en
el entorno digital. Este riesgo puede resultar de la combinación de
amenazas y vulnerabilidades en el ambiente digital.

 Servidor: Es una aplicación en ejecución (software) capaz de atender las

peticiones de un cliente y devolverle una respuesta en concordancia
 Vulnerabilidad: Es una debilidad del sistema informático que puede ser
utilizada para causar un daño. Las debilidades pueden aparecer en
cualquiera de los elementos de una computadora, tanto en el hardware, el

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sistema operativo, cómo en el software.

 Confidencialidad: Pilar de seguridad de la información orientado al
propósito de contar con procesos de lectura de información sólo al
alcance de quienes deben tener autorización de acceso a los mismos.
 Correo electrónico: (también conocido como e-mail, un término inglés
derivado de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de
mensajes de datos a través de sistemas de comunicación electrónicos.
 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil
de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o
de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
 Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza
íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad
en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del
titular de la información (ejemplo: dato financiero y/o crediticio).
 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
 Disponibilidad: Requerimiento a los sistemas de información para que
siempre estén prestos a ser usados; sin embargo, por la naturaleza de los
componentes electrónicos que los conforman, nunca habrá disponibilidad
total.
 Información: Conjunto de datos que organizados en determinado
contexto tienen significado o importancia.
 Información pública: Es aquella en poder de los entes obligados

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contenida en documentos, archivos, datos, bases de datos,

comunicaciones y todo tipo de registros que documenten el ejercicio de
sus facultades o actividades, que consten en cualquier medio, ya sea
impreso, óptico o electrónico, independientemente de su fuente, fecha de
elaboración, y que no sea confidencial o reservada. Dentro de la
información pública se encuentra un subconjunto de información
denominado “información oficiosa”, la cual debe de ser publicada de
forma inmediata sin que ninguna persona lo solicite. Esta información
puede estar impresa o colgada en los sitios web de las instituciones y
deben entregártela en el mismo momento en que lo solicites.
 Información reservada: Es la información pública cuyo acceso se
restringe de manera expresa, según lo estipula la LAIP, en razón de un
interés general durante un periodo determinado y por causas justificadas.
Por ejemplo, los planes militares secretos, las negociaciones
internacionales o cualquier tipo de negociación o discusión que se tenga,
mientras no se adopte una decisión definitiva. O toda aquella información
que esté relacionada con la investigación o persecución de actos ilícitos o
que genere una ventaja indebida en perjuicio de un tercero.
 Información confidencial: Es la información privada en poder del Estado
cuyo acceso público se prohíbe por mandato constitucional o legal en
razón de un interés personal jurídicamente protegido. Es decir, la
información referente a la intimidad personal y familiar, al honor y propia
imagen, así como archivos médicos cuya divulgación constituiría una
invasión a la privacidad de la persona. A esta información solo tendrán
acceso las personas que son dueñas de ella. Dentro de la información
confidencial están los datos personales la cual es la información privada
de una persona, como por ejemplo su nacionalidad, domicilio, patrimonio,
dirección electrónica, número de teléfono o cualquier otra parecida.
 LAIP: La Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) establece que
cualquier persona o su representante pueden presentar ante el Oficial de
Información una petición de información en forma escrita, verbal,
electrónica o por cualquier otro medio idóneo, de forma libre o en los
formularios que apruebe el Instituto.
 Ingeniería social: Práctica de obtener información confidencial a través
de la manipulación de usuarios legítimos. Asimismo, técnica utilizada para
obtener datos, acceso o privilegios a sistemas de información o
dispositivos, de tal modo que permite la ejecución de acciones maliciosas
para comprometer información e infraestructura tecnológica de una

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organización.
 Integridad: Pilar de seguridad de la información, desde donde se orienta
el propósito de tener procesos de escritura de información solo al alcance
de quienes deben tener autorización a éstos.
 SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
 Spam: Correo electrónico no solicitado que se envía a un gran número de
destinatarios con fines publicitarios o comerciales.
 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
tratamiento.
 URL (acrónimo de Uniform Resource Locator): Secuencia de caracteres
utilizada para nombrar recursos en internet para su localización o
identificación.

3. OBJETIVOS

4. OBJETIVO GENERAL

Entregar pautas en el uso y manejo del correo de la Administración del Municipio de

Bello, con el fin de minimizar el riesgo de llevar a cabo el uso inadecuado o prácticas
inapropiadas del mismo, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad
de la información allí contenida.

5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Establecer los criterios de uso permitido y seguro del correo electrónico, con el
fin de garantizar su correcto manejo y que sirva para impedir errores,
incidentes y usos ilícitos.
 Definir los controles generados a las cuentas de correo electrónico creadas en
función de seguridad de la información.
 Definir y formalizar las obligaciones que asumen los usuarios en general en
consecuencia de la utilización del correo electrónico.

6. ALCANCE

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Dando cumplimiento a la Política de Correo Electrónico del Municipio de Bello se

define el siguiente alcance:

La política aplica a todos los servidores públicos, contratistas, terceros, practicantes,

usuarios, consultores y en general, a todas las personas que de manera directa o
indirecta hagan uso de los servicios de correo electrónico.

7. POLÍTICA DEL CORREO ELÉCTRONICO

 El correo electrónico es un medio formal y oficial de comunicaciones de la

Alcaldía de Bello y como tal se considera como una herramienta de trabajo
cuyo objetivo es facilitar las labores propias de los servidores públicos,
contratistas, terceros, aprendices, practicantes, usuarios, consultores y en
general a todas las personas y demás usuarios autorizados.
 El correo electrónico se considera parte de los registros de la entidad y
conforme con esto están sujetos a ser monitoreados, auditados, y
descubiertos en los casos permitidos por la Ley.
 Los mensajes y la información contenida tanto en los buzones de correo como
en los demás servicios que ofrece la plataforma de Office 365 (OneDrive,
Teams) son propiedad de la ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO;
por lo tanto, cada usuario, como responsable de su buzón, debe mantener en
este solamente los mensajes e información relacionadas con el desarrollo de
sus funciones.
 El tamaño de los buzones de correo en el dominio @ bello.gov.co (xx Gigas)
y va determinado por el licenciamiento adquirido por la ADMINISTRACIÓN
DEL MUNICIPIO DE BELLO.
 El tamaño de envío y recepción de mensajes, sus contenidos y demás
características propias de estos, se definen e implementan por la Oficina
Administrativa de la Dirección Técnica de TIC y Soporte Tecnológico, de
acuerdo con las características técnicas que brinde la herramienta de
administración de correo.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO define los lineamientos de
correo electrónico (obligaciones y prohibiciones) que deben cumplir todos los
usuarios.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO en cualquier momento
podrá implementar las medidas necesarias en la plataforma del correo, en
aras de incrementar los niveles de seguridad y/o de brindar un mejor servicio.

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 El cumplimiento de las políticas plasmadas en el presente documento en

ningún momento reemplaza las políticas de seguridad, privacidad y uso del
correo establecidas por el fabricante de la plataforma que la
ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO usa.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO se reserva el derecho de
deshabilitar, modificar o eliminar las cuentas de correo y los demás servicios
que ofrece la plataforma de office 365 (OneDrive, Teams), en las cuales se
evidencie un uso inadecuado o que incurran en el incumplimiento de las
políticas plasmadas en el presente documento.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe divulgar el
procedimiento para la administración de cuentas de correo electrónico al
personal encargado de realizar dicha labor.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe diseñar y divulgar a
través de campañas, noticias informativas o cualquier otra estrategia que
permitan concientizar a los usuarios respecto a las precauciones que deben
adoptar en el intercambio de información sensible por medio del correo
electrónico.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe mantener informado
a los usuarios en las buenas prácticas para el uso de los servicios de correo
electrónico.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe proveer un ambiente
seguro y controlado para el funcionamiento de la plataforma de correo
electrónico, implementando tecnología que mitigue los riesgos de seguridad
en su uso.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe establecer
procedimientos e implantar controles que permitan detectar y proteger la
plataforma de correo electrónico contra código malicioso, correos masivos y
cualquier otra amenaza que pudiera ser transmitido a través de los mensajes.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe implementar
políticas y procedimientos para mantener las cuentas de correo de los
usuarios actualizadas, manteniendo las cuentas habilitadas solo de aquellos
que mantenga una relación contractual o vinculante con la ADMINISTRACIÓN
DEL MUNICIPIO DE BELLO.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO debe implementar
acciones para mantener y renovar las políticas aplicadas a las cuentas de
correo de manera periódica.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO prohíbe el envío de
correos masivos y la cuenta de correo electrónico puede ser bloqueada si se
evidencia este comportamiento por sospecha de spam.

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 Sólo los usuarios autorizados por el responsable del área podrán realizar
envío de correos masivos. En efecto esta autorización la tienen los
funcionarios de nivel directivo y las subsecretarías de cada área. Esta solicitud
se hace directamente a la Oficina Administrativa de la Dirección Técnica de
TIC y Soporte Tecnológico a través de la Mesa de Soluciones TIC o a través
de la oficina Asesora de Comunicación y Prensa que es el área autorizada
para el envío de correos masivos, boletines, notas de prensa, noticias internas
o comunicados. En caso de que alguna dependencia o persona requiera
enviar algún correo masivo, deberá solicitarlo a dicha área quienes evaluarán
la pertinencia de la solicitud y realizarán las actividades pertinentes.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO recomienda que todo
correo electrónico catalogado como secreto, confidencial, restringido; debe ser
etiquetado como tal en el asunto del mensaje que se envíe.
 La ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO recomienda omitir los
enlaces que vengan agregados en el cuerpo del correo de cuentas externas;
por lo tanto, se aconseja digitar directamente la página que deseen consultar
en el navegador del equipo.
 Antes de responder o reenviar un correo, el usuario debe validar si se requiere
incluir todos los destinatarios, el historial y la información que posee el mismo.

8. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLÍTICA

 La cuenta de correo electrónico y la clave asociada asignada es personal,

intransferible y por razones de seguridad deberá ser cambiada
periódicamente, con una periodicidad de x meses.
 Al ser el correo electrónico de la entidad la herramienta dispuesta por la
Dirección Técnica de TIC y Soporte Tecnológico como medio de
comunicación oficial, el usuario no debe hacer uso de correos personales con
el fin de establecer o transferir información institucional, ni hacer copias de
este correo en sus cuentas personales.

 Los usuarios deben dar tratamiento a los mensajes de correo electrónico

enviados y recibidas, chat y archivos adjuntos como información de propiedad
de la Alcaldía de Bello.

 La cuenta de correo no deberá usarse para otros fines diferentes que no sean
del cumplimiento de las responsabilidades del colaborador al cual fue
asignada.

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 Los mensajes enviados y recibidos por medio del correo electrónico deben
ser operados como una comunicación privada y directa entre emisor y
receptor.

 Los usuarios podrán enviar información reservada y/o confidencial vía correo
electrónico siempre y cuando vayan de manera exclusiva a personas
autorizadas y en el ejercicio estricto de sus funciones y atribuciones.

 Como parte de la optimización de los recursos como es el correo electrónico,

se deberá revisar y depurar su buzón de correo periódicamente por parte del
usuario, a fin de evitar que éste se sature.

 Cuando un colaborador tiene asignada una cuenta de correo con los dominios
de asignados a la Alcaldía de Bello, y éste se retira de la Entidad, deberá
entregar al área de las TIC los usuarios y password asignados, de igual
manera dicha información debe entregarse cuando exista un proceso de
empalme.

 Ninguna persona podrá solicitar a otra el usuario y la contraseña en ninguna

circunstancia, de manera temporal ni permanente.

 La cuenta será deshabilitada bajo la siguiente circunstancia: terminación de

contrato.

 Las cuentas de correo electrónico de la ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO

DE BELLO serán deshabilitadas después de xx meses de inactividad.

 Las cuentas de correo electrónico de la ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO

DE BELLO serán eliminadas después de xx años de inactividad.

 Los usuarios no deben hacer copia o reenviar correos electrónicos que se

encuentren como CLASIFICADOS o RESTRINGIDOS en el asunto del
mensaje, sin tener la autorización del remitente original para hacerlo.

 No se crearán cuentas de usuarios a personal que no tenga vínculos

contractuales con la ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO.

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 En procesos administrativos o disciplinarios, la ADMINISTRACIÓN DEL

MUNICIPIO DE BELLO a través del personal autorizado podrá dar acceso a
las cuentas de correos únicamente cuando exista una solicitud formal de las
áreas y entidades de control o de investigación.

 Es responsabilidad del usuario realizar copias de seguridad y/o solicitar a la

Mesa de Servicio, las copias de seguridad del archivo que almacena la
información contenida en el correo.

 Todo correo de procedencia desconocida, correo basura, spam, correo no

deseado, etc. que sea recibido en los buzones del correo electrónico de la
ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE BELLO, debe ser reportado a la
Mesa de Servicio, para su eliminación y permitir tomar acciones para evitar
esa fuente de correo.

 El usuario no debe hacer reenvío de correos de procedencia desconocida,

spam, correo basura o no deseado, hacia cuentas institucionales, ni usar el
correo electrónico como herramienta de mensajería instantánea.

 El usuario del correo electrónico se compromete a reportar oportunamente a

la Mesa de Servicio cualquier fallo de seguridad de su cuenta institucional,
incluyendo el uso no autorizado, pérdida de contraseñas, entre otras.

 Los usuarios no deben recopilar cuentas de correo con el fin compartir

contactos o listas de distribución de la ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO
DE BELLO con personal externo, con el objetivo de propiciar el envío de
propagandas, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios, o información
de otro tipo, ajena a las labores propias del cargo.

 Los usuarios no deben enviar cadenas de mensajes de cualquier tipo, ya sea

comercial, político, religioso, material audiovisual, contenido discriminatorio,
pornografía y demás condiciones que degraden la condición humana y
resulten ofensivas.

 Todos los mensajes enviados deben respetar el estándar de formato e

imagen corporativa definidos por el ADMINISTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE
BELLO y se debe conservar en todos los casos el mensaje legal corporativo
de confidencialidad.

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