Código: NET-SGC-PRO-15

PROCEDIMIENTO
Versión: 01

SISTEMA DE GESTIÓN Fecha: 01/03/2019

GESTIÓN DE COMPRAS
DE CALIDAD Página: 1 de 7
1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer acciones destinadas a garantizar que:
a) Se identifiquen, evalúen e incorporen en las especificaciones relativas a compras y
arrendamiento financiero, disposiciones relativas al cumplimiento por parte de la empresa de los
requisitos del sistema de gestión de calidad.
b) Se identifiquen las obligaciones y los requisitos tanto legales como de la propia organización en
materia de calidad antes de la adquisición de bienes y servicios.
c) Inspeccionar los productos comprados.
d) Se adopten disposiciones para que se cumplan dichos requisitos antes de utilizar los bienes y
servicios mencionados.
e) Seleccionar y evaluar a los proveedores según su criticidad.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a las compras, arrendamiento financiero, de bienes o servicios
nacionales de NETZSCH PERU S.A.C.

3. RESPONSABILIDAD
 El supervisor SGC es responsable de la elaboración, revisión, actualización, ejecución y difusión
del presente procedimiento. Así como de verificar el cumplimiento.
 Todo el personal es responsable de cumplir lo descrito en el presente procedimiento.
 Compras debe de comunicar al área de seguridad cuando se incorporen nuevos servicios para
su análisis.
 Compras debe cumplir el presente procedimiento.

4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
 SGC: Sistema de Gestión de calidad.
 NC: No conformidad
 MSDS: Material Safety Data Sheet (Hojas de Seguridad de los Productos)

5. DEFINICIONES
Cliente: Son todos aquellos con los cuales tenemos relaciones contractuales.
Contratista/Proveedor: Persona o empresa que presta servicios remunerados a un empleador con
especificaciones, plazos y condiciones convenidos.

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GESTIÓN DE COMPRAS
DE CALIDAD Página: 2 de 7
Bienes y Servicios Críticos: Todos aquellos bienes y/o servicios que se consideran relevantes y pueden
impactar de manera significativa en el proceso, ya sea en la calidad del producto, en el medio
ambiente, costos, ejecución del proceso, en la salud y seguridad del trabajador, así como en la
seguridad de las operaciones.

Bienes y Servicios No Críticos: Todos aquellos bienes y/o servicios que son necesarios, pero no
imprescindibles, es decir pueden ser reemplazados por un equivalente (existen varios proveedores) y
además no genera un impacto significativo en el proceso, ya sea en la calidad del producto, en el
medio ambiente, costos, ejecución del proceso y en la salud y seguridad del trabajador.

6. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad.
 ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

7. DESCRIPCIÓN
7.1. PROCESO DE COMPRAS
En el proceso de compras de NETZSCH PERU S.A.C., las compras se realizan a través del área
administrativa.
Todo requerimiento de compra tendrá que ser estipulado mediante el formato de solicitud de compra,
pudiendo ser enviado por correo electrónico o por medio físico. Este documento debe ser aprobado
por la gerencia, en su ausencia por el controller.

El área de Compras al recibir la solicitud de compra procede con la compra teniendo en cuenta el
siguiente cuadro:
Si N
o
Proveedor nuevo    
Producto/Servicio nuevo    

Las opciones existentes de marcado son las siguientes:

¿Proveedor ¿Producto/ Acción para compra
Nuevo? Servicio Nuevo?
SI NO Ejecutar desde el punto: 7.1.3. ENVIÓ DE SOLICITUD/ORDEN DE COMPRA.
NO SI Ejecutar desde el punto 7.1.2. SOLICITUD DE COTIZACIONES

SI SI Ejecutar desde el punto 7.1.2. SOLICITUD DE COTIZACIONES

NO NO Ejecutar desde el punto: 7.1.3. ENVIÓ DE SOLICITUD/ORDEN DE COMPRA.

7.1.1. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

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El reclutamiento de los potenciales proveedores de la organización se da a través ferias especializadas,
cámaras de comercio, internet, revistas del sector, histórico de servicios, contactos sociales, entre
otros.
El paso inicial de todo proveedor que desee pertenecer a la Lista de Proveedores de NETZSCH PERU
S.A.C es cumplir con lo requerido en este documento.
Nota: Para las compras se deben tener en cuenta las consideraciones de seguridad. Ver Anexo 01
7.1.2. SOLICITUD DE COTIZACIONES
El área de Compras solicitará la cotización a los distintos proveedores del producto/servicio a adquirir.
Será necesario por lo menos tres cotizaciones que una vez recibidas, serán evaluadas y si hay
conformidad se procederá a emitir la orden de compra.
Para la selección de nuevos proveedores los criterios para tener en cuenta son:
1.º. Calidad de producto.
2.º. Precio.
3.º. Disponibilidad.
4.º. Forma de pago.
5.º. Tiempos de entrega.
6.º. Condiciones de entrega.
Nota: Estos aspectos se ven reflejados en las cotizaciones, conversaciones vía telefónica y/o correos
electrónicos.
El área encargada de las Compras se contacta con el potencial proveedor y le entrega la Ficha de
Inscripción del Proveedor y Cartilla de requerimientos a proveedores y contratistas, documentos que
contemplan aspectos de calidad entre otros de NETZSCH PERU S.A.C.
Nota: Si es necesario dar un adelanto, procede a informar a la gerencia quien gira el cheque o autoriza
la transferencia respectiva. En algunos casos se solicitan referencias bancarias para realizar las
transferencias. En caso el pago sea contra entrega se coordina la fecha de entrega con el proveedor.
Nota: Algunos casos el potencial proveedor se contacta con NETZSCH PERU S.A.C para pretender
pertenecer a su lista de proveedores. En este caso se envía la Ficha de Inscripción del Proveedor y la
cartilla de requerimientos a proveedores y contratistas. De tener productos y/o servicios atractivos en
los aspectos antes mencionados, será incluido dentro de la lista de proveedores.

Una vez obtenida la información se procede a inscribirlo en la lista de proveedores según su criticidad,
se tiene que: Los proveedores dentro de NETZSCH PERU S.A.C., se clasifican en proveedores críticos y
proveedores no críticos.
Para proveedores críticos: El Gerente de administración y finanzas en coordinación con el responsable
de las compras, evalúan y determinan a los proveedores críticos finales. Los proveedores críticos
podrían afectar la calidad del producto o servicio final, así como afectar el sistema de seguridad y
medio ambiente en el trabajo. Finalmente, estos proveedores son agregados al registro Lista de
Proveedores, y serán sometidos a un seguimiento y evaluación anual.
Para proveedores no críticos: Los proveedores sobrantes son los no críticos adecuados para la
organización. Finalmente serán agregados a la Lista de Proveedores.
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7.1.3. ENVIÓ DE SOLICITUD/ORDEN DE COMPRA

El encargado de las compras envía la orden de compra al proveedor seleccionado con el cual
establecen los requisitos necesarios, estableciendo precios, descuentos, requisitos, lugar de recojo,
entre otros. Asimismo, se realiza el seguimiento para que se cumpla los plazos establecidos.
7.1.4. INSPECCION DE PRODUCTOS COMPRADOS.
Cuando un producto adquirido por NETZSCH PERU S.A.C es traído a las instalaciones, este será revisado
en primera instancia por el área que realizo la compra. Asimismo, es revisado posteriormente por el
almacén y/o por el área usuaria, a fin de determinar que cumpla con lo requerido. El control de esta
inspección se realiza mediante la guía y/o factura con la que ingresa el producto.
De encontrarse alguna desviación en las características del producto adquirido, este será reportado al
mismo proveedor por parte del área administrativa, y se registrará como un producto no conforme. Si
el producto/servicio tiene características técnicas que deben revisarse, la O/C será verificada por el
solicitante. Una vez que se ha verificado la conformidad del producto/servicio se procede a firmar la
factura, guía o boleta dando acuse de haberlo recibido conforme.

7.2. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

 Las evaluaciones las realiza el área encargada de compras en consulta con el usuario, esta se
realizará anualmente a los proveedores considerados “Críticos”.
 La Evaluación de los proveedores según el rango de calificación viene determinado por la tabla
adjunta. Se clasifica de acuerdo con el máximo puntaje posible de obtener, en este caso al ser 7 ítems,
el máximo posible a obtener es 115. (Rango De Calificación= Puntaje obtenido / Máximo Posible
(115)).

RANGO DE CALIFICACIÓN
TIPO DE PROVEEDOR
(Según % Calificación)
TIPO A De 75% a 100%
TIPO B De 50% a 74%
TIPO C de 25% a 49%
TIPO D De 0 a 24%

Cada criterio para evaluar tendrá 3 opciones de calificación de acuerdo con la siguiente tabla:
CRITERIO PARA EVALUAR PUNTAJES
Calidad del producto/servicio 30 15 8
Nivel de precios 15 8 4
Las condiciones de pago 10 5 1
Los plazos de entrega del producto/servicio se cumplen 20 10 5
Trato y respuesta a consultas o solicitudes 10 5 1
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GESTIÓN DE COMPRAS
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Brinda asesoría técnica del producto servicio 20 10 5

Cuenta con certificaciones 10 5 1

 Los calificadores asignarán un valor en los casilleros de la Ficha de Evaluación de Proveedores.

 Los proveedores que resulten clasificados como tipo C serán notificados mediante un correo
electrónico o telefónicamente del resultado de esta evaluación, en esta comunicación se enviara el
formato “Constancia de calificación del proveedor”, esta comunicación tendrá por fin invitarlos a
mejorar los aspectos que resultasen con menor puntaje. El proveedor es quien puede solicitar una
reevaluación.
 Para los proveedores calificados como tipo D se les eliminara de la lista de proveedores.

8. REGISTROS
 NET-SGC-PRO-15-01 Ficha de inscripción del proveedor
 NET-SGC -PRO-15-02 Cartilla de requerimientos a proveedores y contratistas
 NET-SGC -PRO-15-03 Lista - Evaluación de proveedores.
 NET-SGC -PRO-15-04 Constancia de calificación del proveedor.
 NET-SGC -PRO-15-05 Solicitud de compra
 Hojas de Seguridad (MSDS)
 Correos electrónicos

9. ANEXOS
 Anexo 01: Consideraciones de Seguridad y Salud Ocupacional

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Elaborado Revisado Aprobado
-- --
-- -- --
Cargo:
Cambios realizados a la versión anterior
N° Capitulo Texto Modificado / Adición (A) o Supresión (S)

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Augusto Carranza C. Rosa García Sánchez Serra Ferreira Welington
Cargo: Consultor Cargo: Controlling / Sup. SGC Cargo: Gerente General
Firma: Firma: Firma:

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GESTIÓN DE COMPRAS
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Fecha: 25/02/2019 Fecha: 28/02/2019 Fecha: 01/03/2019

Anexo 01: Consideraciones de Seguridad y Salud Ocupacional

a) Maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo : El proveedor debe garantizar que estos no
constituyan una fuente de peligro para el trabajador, siempre que sean instalados y utilizados en las condiciones,
forma y para los fines recomendados por ellos.
b) Productos y sustancias químicas de utilización en el trabajo: El proveedor debe envasar y etiquetar
los mismos de forma que se permita su conservación y manipulación en condiciones de seguridad y se
identifique claramente su contenido y los riesgos para la seguridad o la salud de los trabajadores que su
almacenamiento o utilización comporten.
c) Los proveedores mencionados en los dos párrafos anteriores deberán suministrar la información que
indique la forma correcta de utilización por los trabajadores, las medidas preventivas adicionales que deban
tomarse y los riesgos laborales que conlleven tanto su uso normal, como su manipulación o empleo inadecuado.
Para este fin deberá brindar información incluyendo documentos tales como las hojas de seguridad de los
productos (MSDS) y cualquier otra información adicional significativa para la prevención de los riesgos que
pudiera llevar asociados la misma. En caso contrario NETZSCH PERU S.A.C., debe recabar esta información.
d) Elementos para la protección personal: El proveedor debe asegurar la efectividad de los mismos,
siempre que sean instalados y usados en las condiciones y de la forma recomendada por ellos. A tal efecto,
deberán suministrar la información que indique el tipo de riesgo al que van dirigidos, el nivel de protección
frente al mismo y la forma correcta de su uso y mantenimiento. En caso contrario NETZSCH PERU S.A.C., debe
recabar esta información.
e) Los proveedores: Deberán proporcionar a NETZSCH PERU S.A.C., la información necesaria para que la
utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias primas y útiles de trabajo se produzca
sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores, así como para que los empresarios puedan cumplir
con sus obligaciones de información respecto de los trabajadores. En caso contrario NETZSCH PERU S.A.C., debe
recabar esta información.
f) NETZSCH PERU S.A.C.: Deberá garantizar que las informaciones a que se refiere el apartado anterior
sean facilitadas a los trabajadores en términos que resulten comprensibles para los mismos. Las instrucciones
operativas de los equipos, herramientas o insumos u otra información de importancia para la seguridad y salud
del trabajador deberán estar en idioma castellano y/o con información gráfica que sirva de rápida orientación al
usuario.
g) Peso máximo: La materia prima que venga en empaques unitarios de manipulación individual (sacos,
cilindros pequeños, cajas, etc.) deberá tener como máximo un peso de 25 kg. De venir en unidades mayores se
dará cuenta al personal para manipular dicha carga entre la cantidad de trabajadores necesaria (esto en caso de
no haber trabajadores entrenados en la manipulación de cargas) o de ser necesario con la ayuda mecánica
disponible.
h) Servicios: En el caso de requerir servicios de terceros, deberán informar a NETZSCH PERU S.A.C., de
las consideraciones de seguridad y salud para tener en cuenta que sean aplicables a sus labores de modo que
estas puedan desarrollarse sin ningún tipo de contratiempo. Del mismo modo NETZSCH PERU S.A.C., solicitará a
estos proveedores la información (SCTR, Permisos de Trabajo, ATS) que considere necesaria para gestionar
cuando fuese necesario los permisos de ingreso correspondientes.
i) Requisitos legales asociados: Los responsables de las compras de bienes o servicios deberán
consultar al área SGC y/o medico ocupacional, si fuera necesario, sobre los requisitos legales relacionados a la
calidad, medio ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo que pudieran aplicarse al momento de realizar la

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SISTEMA DE GESTIÓN Fecha: 01/03/2019

GESTIÓN DE COMPRAS
DE CALIDAD Página: 7 de 7
compra de algún bien o la contratación de un servicio. Del mismo modo se asegurarán del cumplimiento de la
normativa que resultase aplicable en ese caso.
j) Según sea necesario el CSST/supervisor de seguridad emitirá comunicados o memorándums
estableciendo acciones a tomar al ocurrir cambios en las especificaciones de los productos comprados que sean
relevantes para la prevención de lesiones o enfermedades ocupacionales.

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