Serie Subserie

Acciones
Acciones de cumplimiento
constitucionales

Acciones
Acciones de grupo
constitucionales

Acciones
Acciones de tutela
constitucionales
 Acciones
Acciones populares
constitucionales

Actas Actas de comité de convivencia laboral

Actas Actas de comité interno de archivo

Actas Actas de eliminacion documental

Actas de comité paritario de salud y

Actas
seguridad en el trabajo - Copasst

Actas de comité de coordinacion del

Actas
sistema de control interno

Actos
Acuerdos
administrativos
Actos
Resoluciones
administrativos
 Agrupacion
comunicaciones Manuales de imagen corporativa
Manuales

Agrupacion
comunicaciones Planes de comunicaciones
Planes

Agrupacion de
Actas de comité de coordinacion del
control interno
sistema de control interno
Actas

Agrupacion de
control interno Informes a entes control
Informes

Agrupacion de
Informe de auditoria del sistema de
control interno
gestion de caidad
Informes

Agrupacion de
control interno Informe rendicion de cuenta fiscal
Informes

Agrupacion de Informes ejecutivos anuales de

control interno evaluacion al sistema de control
Informes interno

Agrupacion de
control interno
Agrupacion de control interno
Reporte de avance a
la gestion - Furag
 Agrupacion de
gestion de recursos Planes de seguridad y privacidad de la
informaticos informacion
Planes
Agrupacion de
gestion documental
Consecutivos de comunicaciones
Consecutivos de
oficiales enviadas
comunicaciones
oficiales
Agrupacion de
gestion documental
Consecutivos de comunicaciones
Consecutivos de
oficiales recibidas
comunicaciones
oficiales

Agrupacion de
gestion documental Banco terminologico series y subseries
Instrumento documentales
archivistico

Agrupacion de
gestion documental Cuadro de clasificacion documental -
Instrumento CCD
archivistico
Agrupacion de
gestion documental Inventarios documentales de archivo
Instrumento central
archivistico
Agrupacion de
gestion documental
Planes institucionales de archivos
Instrumento
archivistico
Agrupacion de
gestion documental Progamas de gestion documental -
Instrumento PGD
archivistico
Agrupacion de
gestion documental
Tablas de control de acceso
Instrumento
archivistico
Agrupacion de
gestion documental
Tablas de retencion documental - TRD
Instrumento
archivistico

Agrupacion de
gestion documental
Tablas de valoracion documental - TVD
Instrumento
archivistico

Agrupacion de
gestion documental Instrumentos de control de
Instrumentos de comunicaciones oficiales
control
Agrupacion de
gestion documental Planes de conservacion documental
Planes
Agrupacion de
Planes de preservacion digital a largo
gestion documental
plazo
Planes
 Agrupacion de
gestion documental
Planes de transferencias documentales
Planes de
primarias
transferencia
documentales

Agrupacion de
gestion documental
Planes de transferencias documentales
Planes de
segundarias
transferencia
documentales

Agrupacion de
gestion financiera
Boletin de deudores
morosos del estado

Agrupacion de
gestion financiera
Boletines diarios de
tesoreria

Agrupacion de
gestion financiera
Certificados de
disponibilidad
presupuestal
Agrupacion de
gestion financiera
Comprobantes contables de egreso
Comprobantes
contables
 Agrupacion de
gestion financiera
Comprobantes contables de ingreso
Comprobantes
contables
Agrupacion de
gestion financiera
Conciliacion
bancarias
Agrupacion de
gestion financiera Declaraciones de gravamen a los
Declaraciones de movimientos financieros
tributarias
Agrupacion de
gestion financiera Declaraciones de impuesto sobre las
Declaraciones de ventas - IVA
tributarias

Agrupacion de
gestion financiera Declaraciones de renta y
Declaraciones de complementarios
tributarias

Agrupacion de
gestion financiera Declaraciones de impuesto al
Declaraciones de patrimonio
tributarias

Agrupacion de
Estados financieros de proposito
gestion financiera
especial
Estados financieros

Agrupacion de
Estados financieros de proposito
gestion financiera
general
Estados financieros

Agrupacion de
gestion financiera Informes de ejecucion presupuestal
Informes
 Agrupacion de
gestion financiera
Libro de socios y accionistas
Libros contables
principales
Agrupacion de
gestion financiera
Libro diario
Libros contables
principales
Agrupacion de
gestion financiera
Libro mayor
Libros contables
principales
Agrupacion de
gestion financiera
Libros de Libro de ingresos
contabilidad
presupuestal
Agrupacion de
gestion financiera
Libros de Libros de cuentas por pagar
contabilidad
presupuestal
Agrupacion de
gestion financiera
Libros de Libro de gastos
contabilidad
presupuestal
Agrupacion de
gestion financiera
Libros de Libros de legalizacion de gastos
contabilidad
presupuestal
Agrupacion de
gestion financiera
Libros de registro de reservas
Libros de
presupuestales
contabilidad
presupuestal
Agrupacion de
gestion financiera
Libros de Libros de vigencias futuras
contabilidad
presupuestal
 Agrupacion de
Programas anuales mensualizados de
gestion financiera
caja PAC
Programa

Agrupacion de
gestion financiera
Registros de
operaciones de caja
menor

Agrupacion de
directiva
Acuerdos
Actos
administrativos
Agrupacion de
directiva
Resoluciones
Actos
administrativos
Agrupacion de
directiva Circulares informativas
Circulares
Agrupacion juridica y
contractual Contratos de arrendamiento
Contratos
Agrupacion juridica y
contractual Contratos de arrendamiento
Contratos

Agrupacion juridica y
contractual
Contratos
Contratos de prestacion de servicios
Contratos de prestacion de servicios
Agrupacion juridica y
contractual
Derecho de peticion

Agrupacion juridica y
contractual
Procesos de cobro
coactivo
Agrupacion juridica y
contractual Procesos contenciosos administrativos
Procesos Juridicos

Agrupacion juridica y
contractual Procesos disciplinarios
Procesos Juridicos
Anteproyecto de
presupuesto
 Calidad educativa Planes de mejoramiento de la calidad
Planes educativa

Calidad educativa Planes territoriales de formacion

Planes docente

Cobertura educativa Licencias de funcionamiento de

Licencias establecimientos educativos privados

Licencias de funcionamiento de
Cobertura educativa
instittuciones de educacion para el
Licencias
trabajo y el desarrollo humano

Cobertura educativa Programas atencion educativa a

Programas poblacion vulnerable

Cobertura educativa Programas de alimentacion escolar -

Programas PAE

Cobertura educativa Programas de cobertura del servicio

Programas educativo

Cobertura educativa
Programas de primera infancia
Programas
 Conceptos Conceptos juridicos

Conciliaciones
bancarias

Convenios con persona juridica sin

Convenios
animo de lucro

Convenios Convenios de cooperacion especial

 Convenios de cooperacion
Convenios
internacional

Convenios Convenios interadministrativos

Convenios Convenios interinstitucionales
Historias laborales
 Licencias para Prestadores de Servicios
Licencias
en Seguridad y Salud en el Trabajo
 Nomina

Solicitudes de
elaboracion,
modificacion o
eliminacion de la
documentacion del
sistema de gestion de
calidad

Tomado de la pagin
archivo general d
nación.
http://
banter.archivogenera
o/banter/vocab/inde
banco terminologico
Tiempo de Disposición
series y subseries
retención final
documentales

*Demanda
*Auto de admision de la demanda
*Notificacion de la demanda
*Contestacion de la demanda
*Auto decretando pruebas
*Fallo de la primera instancia
10 años Selección
*Escrito de recursos
*Auto admision de recursos
*Notificacion del recurso
*Contestacion del recurso
*Auto decretando pruebas
*Auto de resolucion de recurso

*Demanda
*Auto de admision de la demanda
*Notificacion de la demanda
*Contestacion de la demanda
*Auto decretando pruebas
*Fallo de la primera instancia
10 años Selección
*Escrito de recursos
*Auto admision de recursos
*Notificacion del recurso
*Contestacion del recurso
*Auto decretando pruebas
*Auto de resolucion de recurso

*Demanda
*Auto de admision de la demanda
*Notificacion de la demanda
*Contestacion de la demanda
*Auto decretando pruebas
*Fallo de la primera instancia
10 años Selección
*Escrito de recursos
*Auto admision de recursos
*Notificacion del recurso
*Contestacion del recurso
*Auto decretando pruebas
*Auto de resolucion de recurso
 *Demanda
*Auto de admision de la demanda
*Notificacion de la demanda
*Contestacion de la demanda
*Auto decretando pruebas
*Fallo de la primera instancia
10 años Selección
*Escrito de recursos
*Auto admision de recursos
*Notificacion del recurso
*Contestacion del recurso
*Auto decretando pruebas
*Auto de resolucion de recurso

*Convocatoria a comité.
*Actas de comité de convivencia. 5 años Conservacion total
*Registro de asistencia.

*Acta de comité interno de archivo.

10 años Conservacion total
*Registro de asistencia.

*Actas de reunion
*Inventarios de documentos a
eliminar
*Registro de publicacion en sitios
10 años Conservacion total
web del inventario de documentos a
eliminar
*Derecho de peticion
concepto tecnico de valoracion

*Cinvicatoria a eleccion comité

*Lista de elegibles
*Acto administrativo de
conformacion del comité 20 años Conservacion total
*Comunicación interna citacion a
comité
*Actas de comité paritario de salud

*Capacitacion a comité de
coordinacion del sistema de control
interno
10 años Conservacion total
*Acta de comité de coordinacion del
sistema del control interno
*Registro de asistencia

Acuerdos 20 años Conservacion total

Resoluciones 20 años Conservacion total

 Manual de imagen corporativa 10 años Conservacion total

*Plan de comunicación
*Estadisticas de interacciones en
redes sociales
*Fotos institucionales
10 años Conservacion total
*Registros audiovisuales
*Comunicación invitacion a eventos
*Reporte de eventos institucionales

*Citacion a comité de coordinacion

del sistema de coltrol interno
*Acta de comité de coordinacion del 10 años Conservacion total
sistema de control interno
*Registro de asistencias

Solicitud de informacion
10 años Conservacion total
informe

*Actas de reunion
*Registro de asistencia
10 años Conservacion total
*Informe de auditoria del sistema de
gestion de calidad
*Comunicación oficial - oficio
*Remisorio a contraloria de la
republica 10 años Conservacion total
*Informe de rendicion de cuenta
fiscal

*Informe ejecutivo anual de

evaluacion al sistema de control
interno
*Remision de informe a la entidad
correspondiente
10 años Conservacion total
*Certificado de presentacion del
informe ejecutivo anual de
evaluacion al sistema de control
interno

*Reporte de avance a la gestion -

Furag
10 años Eliminacion
*Certificacion de reporte de avance a
la gestion - Furag
 *Diagnostico de seguridad de la
informacion 10 años Conservacion total
*Plan de seguridad de la informacion

*Copia de comunicaciones oficiales

*Acta cierre anual de consecutivo
10 años Eliminacion
*Listado de numeros radicados
anuales

*Copia de comunicaciones oficiales

*Actas cierre Anual de consecutivo
10 años Eliminacion
*Listado de numeros radicados
anuales

Banco terminologico series y

10 años Conservacion total
subseries documentales

Cuadro de clasificacion documental 10 años Conservacion total

Inventario documental 5 años Conservacion total

Plan institucional de archivos 5 años Conservacion total

*Programas de gestion documental -

PGD 5 años Conservacion total
*Acto administrativo de aprobacion

Tablas de control de acceso 5 años Conservacion total

 *Tablas de retencion documental
*Acto administrativo de aprobacion
de las TRD
*Comunicaciones oficiales - solicitud
de convalidacion
conceptos tecnicos
*Actas de mesa de trabajo
10 años Conservacion total
*Actas de precomite evaluador de
documentos
*Certificado convalidacion de TRD
*Metodologia de implementacion
*Registro de publicacion
*Certificado de inscripcion en el
registro unico de series documentales

*Tablas de valoracion documental

*Diagnostico documental
*Historia institucional
*Acto administrativo de aprobacion
de las TVD
*Comunicaciones oficiales - procesos
convalidacion
Conceptos tecnicos
*Actas de mesa de trabajo 10 años Conservacion total
*Actas de precomite evaluador de
documentos
*Actas comite evaluador de
documentos
*Certificados convalidacion de TRD
*Metodologia de implementacion
*Certificados de inscripcion en el
registro unico de series documentales

Planillas de control de
5 años Eliminacion
comunicaciones oficiales

*Plan de conservacion documental

10 años Conservacion total
*Acto administrativo de aprobacion

*Plan de conservacion documental

10 años Conservacion total
*Acto administrativo de aprobacion
*Solicitud de transferencia primaria
*Cronograma de transferencias
5 años Conservacion total
documentales primarias
*Comunicaciones oficiales

*Comunicado oficiales
*Acta de visita archivo general de la
nacion
*Cronograma de transferencias
secundarias 10 años Conservacion total
*Inventario documentales de
transferencias secundarias
*Acta de oficializacion de
transferencia secundaria

*Reporte semanal
*Reporte incumplimiento de acuerdo
de pago
*Reporte de retiros del boletin de
deudores morosos del estado 10 años Eliminacion
*Reporte cancelacion de acuerdos de
pago
*Reporte de actualizacion de reporte
de pago

*Boletin diario de caja

*Ordenes de pago no presupuestales
(ingresos)
*Ordenes de pago presupuestales
(ingresos)
10 años Eliminacion
*Ordenes de pago presupuestales
(pagos beneficiario final)
*Relacion pagos electronicos
*Relacion notas de transferencia
*Relacion cheques anulados

*Solicitud de certificado de
disponibilidad presupuestal
10 años Eliminacion
*Certificado de disponibilidad
presupuestal

*Comprobantes contables de egresos

10 años Eliminacion
*Soportes contables
 *Comprobantes contables de
ingresos 10 años Eliminacion
*Soportes contables

*Extractos bancarios
10 años Eliminacion
*Conciliacion bancaria

Declaracion de gravamen a los

10 años Eliminacion
movimientos financieros

Declaracion bimensual de impuesta

10 años Eliminacion
sobre las ventas - IVA

Declaracion de renta y
complementarios o de ingresos y
patrimonio para personas juridicas y
10 años Eliminacion
asimiladas, personas naturales y
asimiladas obligadas a llevar
contabilidad

Declaracion de impuesto al
10 años Eliminacion
patrimonio

*Balance inicial
*Estados financieros de periodos
intermedios
10 años Conservacion total
*Estado de costos
*Estados financieros extraordinarios
*Estados de liquidacion

*Balance general
*Estado de resultado
*Estado de cambios en el patrimonio
*Estado de cambios en la situacion 10 años Conservacion total
financiera
*Estado de flujos de efectivo
*Estados financieros consolidados

*Reporte SIIF
*Informe de ejecucion presupuestal 10 años Conservacion total
*Registro de publicaciones web
 * Acta de apertura de libro
* Libro de socios y accionistas
10 años Conservacion total
* Inscripcion del libro en el registro
mercantil

* Acta de apertura de libro

* Libro Diario 10 años Eliminacion
* Comprobantes de contabilidad

* Acta de apertura de libro

10 años Conservacion total
* Libro Mayor

Libro de registro de ingresos 10 años Eliminacion

Libro de cuentas por pagar 10 años Eliminacion

Libro de gastos 10 años Eliminacion

Libros de legalizacion de gastos 10 años Eliminacion

Libros de registro de reservas

Eliminacion
presupuestales

Libro de reservas presupuestales 10 años Eliminacion

 * Programa anual mensualizado de
caja - PAC
* Solicitud del PAC 10 años Eliminacion
* Registro de modificaciones del PAC
* Registro y control del PAC

* Resolucion de constitucion de caja

menor
* Certificado de disponibilidad
presupuestal - CDP
* Certificado de apertura de cuenta
bancaria
* Poliza para el manejo de recursos
* Comprobantes de operación
10 años Eliminacion
* Facturas
* Comprobantes de gastos
* Cuentas de cobro
* Resolucion de reconocimiento del
gasto
* Registro de las operaciones de creacion
de la caja menor en el sistema SIIF
* Acta de arqueo de caja menor

Acuerdos 20 años Conservacion total

Resoluciones 20 años Conservacion total

Circulares informativas 5 años Eliminacion

 * Contratacion directa
* Estudio previo
* Analisis del sector economico y de
los oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgos
* justificacion de contratacion directa
* Acta de diligencia de cierre del
proceso
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Observaciones de los oferentes
sobre la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia de adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
20 años Selección
* Registro presupuestal
* Garantia y/o responsabilidad civil
extracontractual
* Acta de aprobacion de la garantia
* Acta de inicio
* Otro si o modificacion al contrato
* Informes de supervision
* Acta de liquidacion
* Minima cuantia
* Estudio previo
* Analisis del sector economico y los
oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgo
* Invitacion publica
* Observaciones a la invitacion
publica
* Respuesta observaciones a la
invitacion publica
* Adendas
* Actas de diligencia de cierre del
proceso
 * Contrato
20 años Selección
* Registro presupuestal
* Garantia y/o responsabilidad civil
extracontractual
* Acta de aprobacion de la garantia
* Acta de inicio
* Otro si o modificacion al contrato
* Informes de supervision
* Acta de liquidacion
* Minima cuantia
* Estudio previo
* Analisis del sector economico y los
oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgo
* Invitacion publica
* Observaciones a la invitacion
publica
* Respuesta observaciones a la
invitacion publica
* Adendas
* Actas de diligencia de cierre del
proceso

Liquidacion
* Estudio previo
* Analisi del sector economico y de
los oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgo
* Aviso de convocatoria publica
* Proyecto de pliego de condiciones
* Observaciones al proyecto pliego de
condiciones
* Respuesta a observaciones al pliego
 * Analisi del sector economico y de
los oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgo
* Aviso de convocatoria publica
* Proyecto de pliego de condiciones
* Observaciones al proyecto pliego de
condiciones
* Respuesta a observaciones al pliego
de condiciones
* Acto administrativo de apertura del
proceso de contratacion
* Pliego de condiciones definitivo
* Observaciones al pliego de
condiciones definitivos
* Respuesta a las observaciones al
pliego de condiciones definitivo
* Adendas
* Actas de manifestacion de interes
para participar en el proceso
* Ofertas
*Acta de diligencia de cierre del
proceso
* Informe de evaluacion y
habilitacion de las propuestas
* Observaciones de los oferentes
sobre la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia de adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
*Registro presupuestal
*Garantia unica y/o de
responsabilidad civil extracontactual
* Otro si o modificaciones del
contrato
* Informes de supervision
* Acta de liquidacion
* Justificacion de contratacion
directa
* Acta de diligencia de cierre del
proceso
* Informe de evaluacion y
habilitacion de las propuestas
* Observaciones de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Observaciones de los oferentes
sobre la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
 * Acta de liquidacion
* Justificacion de contratacion
directa
* Acta de diligencia de cierre del
proceso
* Informe de evaluacion y
habilitacion de las propuestas
* Observaciones de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Observaciones de los oferentes
sobre la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
* Registro presupuestal
* Garantia unica y/o de
responsabilidad civil extractual
* Acta de aprobacion de garantia
* Acta de inicio
* Otro si o modificaciones al contrato
* Informes de supervision
* Acta de liquidacion
Minima cuantía
* Estudio previo
* Analisis del sector economico y de
los oferentes
* Estudio de mercado
* Certificados de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgo
* Invitacion publica
* Observaciones a la invitacion
publica
* Respuesta observaciones a la
invitacion publica
* Adendas
* Acta de diligencia de cierre del
proceso
*Informe evaluacion y habilitacion de
las propuestas
* Observaciones de los oferentes
sobre la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe evaluacion y habilitacion
definitiva de las propuestas
20 años Selección
* Acta de audiencia de adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Comunicacion de aceptacion del
contrato
 proceso
*Informe evaluacion y habilitacion de
las propuestas
* Observaciones de los oferentes
sobre la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe evaluacion y habilitacion
definitiva de las propuestas
20 años Selección
* Acta de audiencia de adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Comunicacion de aceptacion del
contrato
* Registro presupuestal
* Garantia unica y/o de
resposabilidad civil extracontractual
*Acta de aprobacion de la garantia
* Acta de inicio
*Otro si o modificaciones al contrato
* Informes de supervion
* Acta de liquidacion
Subasta inversa
* Estudio previo
* Analisis del sector economico y de
los oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matrz de riesgo
*Proyecto de pliego de condiciones
* Observaciones al proyecto pliego de
condiciones
* Respuesta a las observaciones al
pliego de condiciones
* Acto administrativo de apertura del
proceso de contratacion
* Pliego de condiciones definitivo
* Observaciones al pliego de
condiciones definitivo
* Respuesta a las observaciones al
pliego de condiciones definitivo
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia de subasta
inversa
* Acto administrativo de
adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
* Registro presupuestal
* Garantia unica y/o de
responsabilidad civil extracontractual
* Acta de aprobacion de la garantia
* Acta de inicio
 habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia de subasta
inversa
* Acto administrativo de
adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
* Registro presupuestal
* Garantia unica y/o de
responsabilidad civil extracontractual
* Acta de aprobacion de la garantia
* Acta de inicio
* Otro si o modificaciones al contrato
* Informe de supervision
* Acta de liquidacion
Menor cuantía
* Estudio previo
* Analisis del sector economico y de
los oferentes
* Estudio de mercado
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Ficha tecnica
* Matriz de riesgo
* proyecto de pliego de condiciones
* Observaciones al proyecto pliego de
condiciones
* Respuesta a observaciones al
proyecto pliego de condiciones
* Acto administrativo de apertura del
proceso de contratacion
* Pliego de condiciones definitivo
* Observaciones al pliego de
condiciones definitivo
* Respuesta a las observacioness al
pliego de condiciones definitivo
* Adendas
* Actas de manifestacion de interes
para participar en el proceso
* Acta de diligencia de cierre del
proceso
* Informe de evaluacion y
habilitacion de las propuestas
* Observacion de los oferentes sobre
la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia de adjudicacion
* Acto administrativo de
adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
 habilitacion de las propuestas
* Observacion de los oferentes sobre
la evaluacion
* Respuesta a observaciones de los
oferentes sobre la evaluacion
* Informe de evaluacion y
habilitacion definitiva de las
propuestas
* Acta de audiencia de adjudicacion
* Acto administrativo de
adjudicacion
* Acto administrativo de declaracion
de desierto
* Contrato
* Registro presupuestal
* Garantia unica y/o de
responsabilidad civil extracontractual
* Acta de aprobacion de la garantia
* Acta de inicio
* Otro si o modificaciones al contrato
* Informe de supervision
* Acta de liquidacion

* Derecho de peticion
10 años Selección
* Respuesta derecho de peticion

* Actos administrativos
* Comunicaciones oficiales
* Auto
10 años Selección
* Mandamiento ejecutorio
* Notificacion
* Paz y salvo
 * Quejas
* Auto inhibitorio
* Auto de apertura
* Citacion de notificacion
*Edicto
* Practica de prueba ordenadas
* Recurso de apelacion
* Auto de investigacion
* Auto de prorroga
* Auto de pliego de cargos
* Auto de archivo 10 años Selección
* Defensor de oficio
* Auto de prueba
* Recurso
* Alegatos de conclusion
* Fallo de primera instancia
* Recurso proceso contencioso
administrativo
* Fallo de segunda instancia
* Antecedentes disciplinarios
* Resolucion

* Queja, informe
* Auto inhibitorio
* Auto de apertura
* Citacion de notificacion
*Edicto
* Practica de prueba ordenadas
* Recurso de apelacion
* Auto de investigacion
* Auto de prorroga
* Auto de pliego de cargos
10 años Selección
* Auto de archivo
* Defensor de oficio
* Auto de prueba
* Recurso
* Alegatos de conclusion
* Fallo de primera instancia
* Recurso proceso disciplinario
* Fallo de segunda instancia
* Antecedentes disciplinarios
* Resolucion
 * Justificación de los ingresos y
gastos.
* Registro de Proyecto de
presupuestos de Ingreso.
* Registro de Proyección de Ingresos.
* Registro de Cálculo de los ingresos
de explotación por producto /
servicio.
* Registro de Proyecto de
presupuesto de gastos
* Registro de Proyección de
presupuesto de gastos.
* Registro de Detalle de gastos de
inversión.
* Registro de operaciones efectivas de
caja
* Registro de Proyección Operaciones
Efectivas de Caja.
* Registro de Costo de planta de
Personal.
10 años Conservacion total
* Registro de Costo de nómina
personal.
* Registro de Cálculo de los gastos de
operación comercial y de producción.
* Registro de Pagos programados de
deuda.
* Registro de Fuentes y usos del
presupuesto.
* Acta de aprobación del proyecto de
presupuesto por parte de la
respectiva Junta Directiva.
* Estados financieros proyectados
*Proyección de los pagos de los
pasivos.
* Registro Indicadores de gestión
presupuestal.
* Programación para las previsiones
de recaudo y gasto de los
presupuestos.
* Matriz de seguimiento.
 * Plan
10 años Conservacion
* Informes de seguimiento al plan

* Plan territorial de formacion

docente
* Programas de formacion docente
* Conceptos de evaluacion de 10 años Selección
viabilidad de los programas
* Informes de seguimientos a la
implementacion de los programas

* Registro de publicacion en la pagina

web, de los requisitos para la
expedicion de la licencia
* Solicitud
* Concepto de evaluacion
*Solicitud de codigo DANE
* Acto administrativo de aprobacion
o negacion de la licencia de
funcionamiento
* Solicitud
* Concepto de evaluacion
* Acto administrativo de aprobacion
o negacion de la licencia de
funcionamiento

* Programa de atencion educativa a

10 años Conservacion total
poblacion vulnerable

* Diagnostico de necesidades
* Programa de alimentacion
10 años Conservacion total
* Informe de seguimiento de la
calidad ofrecida
* Acto administrativo
* Reporte de proyeccion de cupos
* Solicitud de asignacion de cupos
educativos
* Reportes de matriculas
* Informes de auditoria
* Reportes de informacion al
ministerio de educacion nacional

* Diagnostico
* Programa de primera infancia
10 años Conservacion total
* Matriz de ruta integral de atencion
* Informes de seguimiento
 * Comunicación oficial - Solicitud
concepto juridico
* Comunicación oficial - remision del 5 años Selección
concepto juridico
* Concepto juridico
* Extractos bancarios
10 años Eliminacion
* Conciliacion bancaria

* Estudios previos
* Solicitud elaboracion de contrato
* Certificados de disponibilidad
presupuestal
* Minuta de convenio
* Hoja de vida de la funcion publica
para personas naturales o personas
juridicas
* Registro presupuestal
20 años Selección
* Acto administrativo de
establecimiento del convenio
* Acta de iniciacion del convenio
* Informe de actividades del
convenio
* Actas de finalizacion del convenio
* Solicitud de adicion o prorroga del
convenio
* Acta de liquidacion del convenio

* Estudios previos
* Solicitud elaboracion de contrato
* Certificados de disponibilidad
presupuestal
* Minuta de convenio
* Hoja de vida de la funcion publica
para personas naturales o personas
juridicas
* Registro presupuestal
20 años Selección
* Acto administrativo de
establecimiento del convenio
* Acta de iniciacion del convenio
* Informe de actividades del
convenio
* Actas de finalizacion del convenio
* Solicitud de adicion o prorroga del
convenio
* Acta de liquidacion del convenio
 * Estudios previos
* Solicitud elaboracion de contrato
* Certificados de disponibilidad
presupuestal
* Minuta de convenio
* Hoja de vida de la funcion publica
para personas naturales o personas
juridicas
* Registro presupuestal
20 años Selección
* Acto administrativo de
establecimiento del convenio
* Acta de iniciacion del convenio
* Informe de actividades del
convenio
* Actas de finalizacion del convenio
* Solicitud de adicion o prorroga del
convenio
* Acta de liquidacion del convenio

* Estudios previos
* Solicitud elaboracion de contrato
* Certificados de disponibilidad
presupuestal
* Minuta de convenio
* Hoja de vida de la funcion publica
para personas naturales o personas
juridicas
* Registro presupuestal
20 años Selección
* Acto administrativo de
establecimiento del convenio
* Acta de iniciacion del convenio
* Informe de actividades del
convenio
* Actas de finalizacion del convenio
* Solicitud de adicion o prorroga del
convenio
* Acta de liquidacion del convenio
 * Estudios previos
* Solicitud elaboracion de contrato
* Certificados de disponibilidad
presupuestal
* Minuta de convenio
* Hoja de vida de la funcion publica
para personas naturales o personas
juridicas
* Registro presupuestal
20 años Selección
* Acto administrativo de
establecimiento del convenio
* Acta de iniciacion del convenio
* Informe de actividades del
convenio
* Actas de finalizacion del convenio
* Solicitud de adicion o prorroga del
convenio
* Acta de liquidacion del convenio
 * Acto administrativo de
nombramiento o contrato de trabajo
oficio de notificacion del
nombramiento o contrato de trabajo
* Oficio de aceptacion del
nombramiento en el cargo o contrato
de trabajo
* Documentos de identificacion
* Hoja de vida (formato unico
funcion publica)
* Soportes documentales de estudios
y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
* Acta de posesion
* Pasado judicial - certificado de
antecedentes penales
* Certificado de antecedentes fiscales
* Certificado de antecedentes
disciplinarios
* Declaracion de bienes y rentas
* Certificado de aptitud laboral
80 años Selección
(examenes medicos)
* Afiliaciones a regimen de salud
(EPS), pension, cesantias, caja de
compensacion, etc
* Actos administrativos que señalen
las situaciones administrativas del
funcionacio: vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripciones en carrera
administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre
otros, evaluacion del desempeño
* Acto administrativo de retiro o
desvinculacion del servidor de la
entidad, donde conste las razones de
este: supresion del cargo,
insubsistencia, destitucion,
aceptacion renuncia al cargo,
liquidacion del contrato,
incorporacion a otra entidad, etc
 (examenes medicos)
* Afiliaciones a regimen de salud
(EPS), pension, cesantias, caja de
compensacion, etc
* Actos administrativos que señalen
las situaciones administrativas del
funcionacio: vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripciones en carrera
administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre
otros, evaluacion del desempeño
* Acto administrativo de retiro o
desvinculacion del servidor de la
entidad, donde conste las razones de
este: supresion del cargo,
insubsistencia, destitucion,
aceptacion renuncia al cargo,
liquidacion del contrato,
incorporacion a otra entidad, etc
 * Documentos para la solicitud de la
licencia para prestadores de servicios
en seguridad y salud en el trabajo
persona natural
* Fotocopia diploma en area de salud
ocupacional
* Fotocopia de resolucion del
ministerio de educacion - registro
calificado del programa
* Fotocopia de resolucion de
convalidacion
* Fotocopia del pensum academico o
asignaturas aprobadas que soporte
los campos de accion de su formacion
* Fotocopia de documento de
identificacion
25 años Eliminacion
* Acto administrativo
Documentos para la solicitud de
la licencia para prestadores de
servicios en seguridad y salud
en el trabajo persona juridica
* Solicitud de licencia para prestacion
de servicios en seguridad y salud en
el trabajo. Anexo tecnico n° 1
* Informa relacion de personal
* Informa de relacion de equipos e
instalaciones
* Certificado de existencia y
representacion legal
* Informe de visita de vigilacia
tecnica
* Acto administrativo
 * Solicitud de disponibilidad
presupuestal y registro presupuestal
* Certificado de disponibilidad
presupuestal
* Certificado de registro presupuestal
80 años Selección
* Registro de novedades de nomina
* Nomina
* Memorando
* Relacion de descuentos de salud,
pension, parafiscales y cesantias

* Solicitud de elaboracion,
modificacion o eliminacion de
documentos del sistema de gestion
de calidad
* Acta de reunion
* Comunicación oficial de aprobacion 10 años Eliminacion
de solicitud de elaboracion,
modificacion o eliminacion de
documentos del sistema de gestion
de calidad
* Listado maestro de documentos

do de la pagina del
hivo general de la
nación.
http://
.archivogeneral.gov.c
ter/vocab/index.php