DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION

ANGELA GUALTEROS GONZALEZ

GRUPO 1314N-1C

FUNDACION UNIVERSITARIA
UCOMPENSAR

Bogotá D.C. Febrero 12 de 2022.

ACTIVIDAD No. 2:

Nombre de la actividad.

Programa académico
Técnica profesional en procesos administrativos

Asignatura
Documentación y manejo de la información

ETAPA DE CONTEXTUALIZACIÓN

En esta etapa se aborda mediante un estudio de caso, las diferentes descripciones dadas
dentro del sistema de gestión documental, en el que el alumno frente a una situación real, pueda
entender el funcionamiento de la documentación, con la finalidad de que el estudiante desarrolle
un pensamiento crítico y un aprender a la escucha.

ACTIVIDAD

Cerca de 40 años tuvieron que luchar los radioaficionados hasta que esta fue regulada y
tomo algo de impulso gracias a los recursos de las personas naturales que veían la trascendencia
de esta afición para el desarrollo del país. La mayoría de estos proyectos, por no decir todos
iniciaron en los garajes de las casas de quienes podían importar los equipos necesarios, algunos de
ellos terminaron convirtiéndose en emisoras de radio como Radio Sutatenza otros como el caso de
Telcom S.A.S buscaron su desarrollo en soportar la infraestructura para otras personas que
disfrutaban el servicio, pero que no contaban con los recursos o el conocimiento técnico suficiente
para ello. Telcom es una empresa colombiana, constituida en 1981, como una empresa familiar
prestando el servicio a los amigos y conocidos, del fundador, con equipos de comunicación y de
seguridad. Junto con los desarrollos tecnológicos, la compañía fue creciendo, llegando a instalar
las primeras redes automáticas para comunicación directa sin necesidad de operadora, soportados
por un laboratorio para el mantenimiento a estas redes, lo cual fue clave más tarde para la llegada
de los operadores de telefonía celular al país.

La compañía ha mantenido un carácter familiar en las relaciones con sus colaboradores, la

primera generación ya cumplió los requisitos para su pensión y ahora sus hijos con cerca de 20
años laborando en la empresa son la mano derecha del fundador que sigue al frente de la empresa
como presidente.

La estructura de la organización es de tipo departamental, cuentan con un Gerente

General, el Sr. Manuel Murillo; un Gerente Administrativo y Financiero, el Sr. Guillermo Plata; a
quién le reporta la Directora Administrativa y de Talento Humano la Sra. Lucía de Jaramillo; la
Directora Comercial la Ingeniera Amparo Tesla, reporta directamente a la Gerencia General
junto con el director de Desarrollo y Soporte, el Ingeniero Ricardo Polanco.
En el siguiente nivel jerárquico se encuentran los cargos de coordinadora operativa, coordinadora
de compras y la líder HSEQ. El resto de personal está compuesto por personal técnico y operativo.
Los servicios de seguridad privada, servicios generales y aseo y cafetería son tercerizados.

Tiene una flota de vehículos automotores compuesta por 3 vehículos tipo campero y dos
motocicletas para los mensajeros. Cuando las operaciones requieren un parque mayor los
vehículos necesarios son alquilados a una firma especializada en ello.

En 2007, recibieron por primera vez la certificación en ISO 9001 y la han mantenido desde
ese entonces, mejorando su sistema de gestión y obteniendo más tarde en 2012 la certificación en
ISO 14001. Desde el año 2000 han venido trabajando con empresas del sector hidrocarburos, por
lo que han sido evaluados frecuentemente en los términos del RUC y más recientemente en 2015
lograron la certificación en OHSAS 18001, la cual dejo de renovarse para obtener la certificación en
ISO 45001 el año pasado.

Este año, debido al incremento de la demanda de conectividad por cuenta de las empresas
y los hogares, Telcom participó en una licitación, como frecuentemente lo hace, para ampliar la
cobertura en los territorios de influencia del municipio de Carimagüa. La licitación fue adjudicada
a Telcom según comunicado resolución del ministerio de las TICs expedida el 2 de febrero, por lo
cual tuvo que contratar personal de la región para desarrollar trabajos operativos relacionados con
las obras civiles de las instalaciones.

El día en que ganaron la licitación después de haber realizado la reunión de inicio del
contrato, en la cual participaron el Presidente, los Gerentes, Directores y coordinadores, así como
la líder de HSEQ, se celebró en un restaurante cercano a la empresa. En esta reunión se enfatizó
en la entrega mensual de un informe por parte de Telcom al ministerio el cual debe indicar la
cantidad de horas trabajadas en el periodo, los avances de la obra, el porcentaje de la obra y la
participación del personal de la región en el proyecto. Para poder responder a este requisito y
otros más se nombró como líder del proyecto al Ingeniero Douglas Guillen.
Aquí se tomó la decisión de Generar un informe mensual de los avances del proyecto

El Ingeniero Guillen, fue presentado al supervisor del contrato por parte de la oficina de
Talento Humano y el supervisor notificó de inmediato al alcalde de Carimagua y al comandante de
policía del Vichada para que estén enterados, y postulen personal local para incorporarlos al
proyecto.
Aquí el supervisor emitió una circular

El líder del proyecto también se encargó de inmediato de establecer reglas de juego claras
para todo el personal en cuanto a la forma en que se van a desarrollar los trabajos, enfatizando la
importancia de orientar adecuadamente la labor de los locales que participarán en el proyecto, de
su parte la líder de HSEQ hizo lo correspondiente con los aspectos ambientales y de seguridad y
salud en el trabajo.
Aquí el líder del proyecto emitió una circular

Durante el ejercicio, el Sr. Juan Rulfo, Ingeniero del área de soporte, luego de 10 años de
trabajar en la empresa, ha pagado la cuota inicial de un apartamento y requiere ahora un crédito
hipotecario, por lo que solicita un documento donde conste su antigüedad, tipo de contrato, y
salario que devenga.
Aquí el Sr. Juan Rulfo solicita una constancia laboral.

En la misma fecha, se recibe una solicitud, vía e-mail, del Sr. Pedro Páramo, quien laboró
en Telcom por 15 años, hasta hace 3 años; solicitando que se le expida un documento por escrito
donde conste este hecho y que vaya dirigido a AT&T donde está adelantando un proceso de
selección para un trabajo relacionado con la transmutación de ondas sonoras en sustancias
refractivas retenidas en contenedoras al vacío.
Via correo electrónico el Sr. Pedro solicita un certificado
Bogotá D.C. 12 de Febrero 2022.

TELCOM S.A
NIT: 815 032 925

CERTIFICA

Que el señor PEDRO PARAMO, identificado con cedula de ciudadanía No. 21 215 825, presto sus
servicios en esta empresa como transmutador de ondas sonoras con un contrato a término indefinido
desde el 15 de septiembre del 2007 hasta el 15 de septiembre del 2019.

La presente certificación se expide a solicitud del interesado a los 12 días del mes de Febrero de 2022,
en la ciudad de Bogotá.

Cordialmente,

ANGELA GUALTEROS GONZALEZ

Jefe de Recursos Humanos
Bogotá D.C. 12 de Febrero 2022.

TELCOM S.A
NIT: 815 032 925

CERTIFICA

Que el señor PEDRO PARAMO, identificado con cedula de ciudadanía No. 21 215 825, labora en esta
empresa desde el 15 de Septiembre de 2007 hasta la fecha, desempeñando el cargo de transmutador
de ondas sonoras, con un sueldo mensual de $ 1.500.000 (un millón quinientos mil pesos M/cte.)

TIPO DE CONTRATO: TERMINO INDEFINIDO

Se expide a solicitud de la interesada a los 12 días del mes de Febrero de 2022.

Cordialmente,

ANGELA GUALTEROS GONZALEZ

Jefe de Recursos Humanos
 CIRCULAR
REGLAS DE TRABAJO

NUMERO: 12022022
EMITIDO: LIDER DE PROYECTO
DIRIGIDO: TODO EL PERSONAL

ASUNTO: REGLAS DE TRABAJO – FUNCIONES Y HORARIOS

FECHA: FEBRERO 12 DE 2002.

Reciban un saludo cordial.

Como parte de nuestro compromiso y obligaciones, es deber recordar a todo el personal el horario
laboral que se ha establecido en la Empresa, el cual es de 8: am a 12: m y de 2: pm a 6: pm de lunes a
viernes.

Cuando por necesidades del servicio se requiera modificar este horario de manera transitoria, el jefe de
la dependencia informara esta novedad al departamento de recursos humanos, para proceder a realizar
el respectivo documento administrativo.

De igual manera, se recuerda el diligenciamiento de los formatos de permisos, compensatorios,

informar las novedades en el horario de trabajo por parte de todo el personal. Los funcionarios deberán
informar al jefe de la dependencia las reuniones y compromisos que tengan programados en otros
espacios, para poder programar las actividades y no dejar en abandono el trabajo.

El jefe del departamento de recursos humanos, deberá informar al líder del proyecto, el motivo de la
inasistencia a las reuniones, comités y demás convocado por el líder de proyecto.

Por todo lo anterior, se solicita a todo el personal involucrado en este proyecto, cumplir a cabalidad con
el horario de trabajo, con las funciones asignadas, con el compromiso que implica su función para poder
desarrollar satisfactoriamente el proyecto.

ANGELA GUALTEROS GONZALEZ

LIDER PROYECTO
Bogotá D.C. Febrero 12 de 2022.

Señores
RODRIGO MONTEROSA
Alcalde Municipio de Carimagua
RODOLFO SASTOQUE
Comandante de policía Municipio del Vichada.

Reciban cordial saludo.

Me dirijo a ustedes, para presentarles al Ing Douglas Guillen, Nuevo líder del proyecto, que la
empresa Telcom, adelantara en su municipio. Es el Señor Douglas Guillem, se encargará del
proyecto el cual fue otorgado por medio licitatorio.
Esperamos solidaridad y respeto ya que debido al cargo que ocupará necesitará el apoyo de
todos ustedes.

Nos es muy grato contar con su incorporación, ya que cuenta con grandes virtudes que
ayudaran a llevar a feliz término el proyecto para el cual fue elegido.
Les agradeceremos que sepan darle la bienvenida y lo apoyen en todo cuanto sea necesario
para poder desempeñarse en su labor.

Adicional a lo anterior, queremos invitar a todos los Carimaguenses, que quieran incorporasen
a este proyecto, por medio de ustedes, nos hagan llegar sus hojas de vida. Sera de vital
importancia para el desarrollo de este proyecto, contar con la experiencia de su gente.

Cordialmente

ANGELA GUALTEROS GONZALEZ