UNIVERSIDAD DE CARABOBO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y
CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL

DEL INVENTARIO PARA LA EMPRESA: DISTRIBUIDORA SMD, C.A.
UBICADA EN SAN DIEGO, ESTADO CARABOBO.

Tutor Metodológico: Autores:

Prof. Víctor Campos Camacho, Felipe
Tutor de Contenido: C.I.: 15.300.754
Prof. Patricia Díaz Morón, Mariony
C.I.: 18.980.354
Rivadeneira, Joscelyn
C.I.: 19.606.752

Bárbula, Noviembre de 2020

 UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y
CONTADURÍA PÚBLICA

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL

DEL INVENTARIO PARA LA EMPRESA: DISTRIBUIDORA SMD, C.A.
UBICADA EN SAN DIEGO, ESTADO CARABOBO.

Tutor:
Patricia Díaz

Aceptado en la Universidad de Carabobo

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Escuela de Administración Comercial y
Contaduría Pública.
Por. Patricia Díaz
C.I. 14.956.665

Bárbula, Noviembre de 2020

ii
 ÍNDICE GENERAL

pp.

SECCIÓN I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Tema de Investigación …………………………………… 4
Objetivos de la Investigación………………………………………………… 8
Objetivo General………………………………………………………. 8
Objetivos Específicos………………………………………………….. 9
Justificación de la Investigación ………………………………….. 9

SECCIÓN II
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación.................................................................... 11
Bases Teóricas……………………………………………………………….. 15
Bases Normativas …………………………………………………………… 20

SECCIÓN III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de la Investigación ……………………………………… ……… 22
Estrategia Metodológica …………………………………………………… 23
Población y Muestra ………………………………………………………… 24
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………………………….. 25

LISTA DE REFERENCIAS ……………………………………………………… 27

iii
 SECCIÓN I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Con el avance de la globalización y las tecnologías, comenzaron a surgir grandes

cambios como la transformación de los sistemas de producción y de los mercados de
trabajo, modificándose la manera en que las personas intercambian bienes y servicios.
Por ello, las organizaciones se vieron en la necesidad de adoptar nuevas estrategias de
gestión para enfrentar de manera más efectiva los constantes retos de la economía,
reflejados en una mayor exigencia de calidad por parte de clientes mejor informados,
manteniendo el equilibrio entre los diversos factores que intervienen en sus
operaciones en busca de alcanzar los objetivos planteados, mientras mejoran sus
niveles de eficiencia y efectividad, desarrollando ventajas competitivas que le
posicionen al frente del sector económico en que participa con éxito en sus
operaciones.

En el caso de empresas de tipo comercial, el manejo y control de los inventarios,

es factor determinante al momento de medir el rendimiento financiero del período, ya
que es la cuenta de Inventarios, la que aporta el ingreso principal, para la que fue
creada. Por ello, de acuerdo con Guerrero (2017), las empresas han comenzado a
reconocer cada vez más la importancia de mejorar sus procesos logísticos para el
control adecuado de sus inventarios, con el propósito de reducir costos de operación,
lograr economías potenciales y aumentar utilidades del negocio, permitiéndoles ser
más productivos y competitivos.

4
 En ese sentido, Muller (2005:48) señala que en las empresas dedicadas a la
compra y venta de productos, “mejorar el control y la administración de sus
inventarios ha de ser un objetivo clave si desea controlar la inversión, mejorar el flujo
de efectivo y aumentar las utilidades y el rendimiento sobre la misma”. Por ello, la
administración de inventarios es un proceso clave para maximizar la eficacia de la
gestión de la empresa, para ofrecer a los clientes mejores productos, a precios
accesibles y de manera más rápida, mejorando de esa manera la productividad de la
organización.

Por consiguiente; la comunidad de negocios tiene la tendencia a adoptar y

desarrollar técnicas y programas en busca de mejorar procesos logísticos, con el fin
de alcanzar metas de las entidades, asegurando el crecimiento y permanencia en el
mercado. Por ello, uno de los pilares fundamentales para cualquier empresa que desee
perdurar en el tiempo, pasa a través de la implantación de estrategias que optimicen
el manejo de sus inventarios. En este orden de ideas, es importante destacar que
cuando la empresa conoce con claridad todo el proceso de entrada y salida de su
mercancía, costos y por lo tanto márgenes de ganancia, puede pronosticar riegos y
planificar sus compras de forma racional y acorde con los recursos operativos
disponibles.

Asimismo, de acuerdo con López y Woltz (2011), la organización con un

eficiente manejo y control de inventario permite efectuar mejor comprensión de la
salud empresarial de la misma, que no es otra cosa que su situación financiera para
seguir operando a largo plazo, ya que, una empresa que posee inventarios en niveles
óptimos, demuestra ser empresa que cumple, sabe conducirse presupuestariamente,
controla costos y gastos y cumple con los requerimientos legales establecidos por el
Estado para funcionar, y por lo tanto, evitar multas y clausuras.

5
 Además, los inventarios constituyen la partida más importante, del Estado de la
Situación Financiera de la empresa, ya que representan el activo corriente que está
listo para la venta. Por consiguiente, el ingreso objetivo dependerá, directamente, de
la forma de costeo del inventario, considerando su costo de adquisición, más todos los
gastos normales y necesarios para tener a disposición la mercancía en el almacén de
la empresa. Estas condiciones del inventario, hace que el control interno del mismo,
recobre importancia, iniciándose con el establecimiento del Departamento de
Compras, que deberá gestionar y hacer seguimiento de las compras de los inventarios
hasta su disposición final en el almacén.

En el caso particular de las empresas venezolanos, inmersas en una crisis

económica marcada por una alta inflación, estimada por la Comisión de Finanzas de
la Asamblea Nacional de Venezuela (2020) en 7.374% para el año 2019, que genera
pérdida del poder adquisitivo, las prácticas o actividades económicas y comerciales
que realizan, se ven condicionadas en su desarrollo por las dificultades propias del
proceso inflacionario, como cierta incapacidad de cubrir el costo de reposición de un
inventario entre lo adquirido un mes y lo que se necesita adquirir en el mes siguiente,
cobra mayor relevancia el adecuado manejo y control de los inventarios en busca de
minimizar los efectos de la economía.

Por tal motivo, según Peña y Silva (2016), es imperante analizar el manejo y
control de los inventarios desde el contexto específico donde se desenvuelven las
entidades, con la finalidad de comprender su funcionamiento y del entorno con miras
a evaluar e implementar acciones que permitan contrarrestar los factores, como la
inflación y el desabastecimiento, que inciden de forma negativa sobre sus
operaciones; tratando de proteger los intereses de las empresas en sus activos
comerciales y bienes por medio de la gestión adecuada de los inventarios.

6
 En ese sentido, señalan los autores, en el caso de las empresas venezolanas,
expuestas a variaciones constantes en los niveles de inflación, se genera
incertidumbre económica y trae como consecuencia la limitación de inversión en
bienes y servicios por falta de liquidez monetaria, asimismo, aumentan los gastos
administrativos y operacionales que se incurren en las empresas para gestionar todas
sus actividades, entre ellas la gestión de sistemas de inventario. Asimismo, el
desabastecimiento o poca disponibilidad de productos en el mercado tiene una
importante relación con la gestión del inventario, ya que al momento de tener pocos
artículos, su precio se incrementa notablemente y el nivel de servicio en las
organizaciones tiende a disminuir, lo cual conlleva al incremento de costos por
faltantes y pérdida de clientes en las empresas.

En ese contexto, se observa el caso de la empresa Distribuidora SMD, C.A, la

cual presenta debilidades en el manejo y control de sus inventarios que se derivan de
un sistema de información desactualizado, con una inadecuada codificación de la
mercancía y productos en el inventario, observándose productos que tiene hasta tres
códigos, mientras hay renglones que no cuentan con su codificación o la misma esta
errada, por lo que en ocasiones no se descargan correctamente las salidas del
inventario o se registran de forma equivocada los ingresos al mismo, generando que
no se cuente con información confiable con relación a que renglones hay en
existencia.

En consecuencia, se pueden observar inconsistencias contables entre la

información registrada en los sistemas de la empresa (inventarios teóricos) y las
existencias reales, lo que evidencia la necesidad de un mejor control de los
inventarios de mercancías almacenadas. Estas inconsistencias en los inventarios
afectan la fiabilidad del inventario teórico en los productos de mayor demanda,
desconociéndose la disponibilidad del producto, además de dificultar el proceso de
facturación al no poder realizarse directamente en el sistema informático utilizado,

7
debiendo realizarse las facturas manualmente, generando mayor lentitud en el
proceso.

Por otro lado, se observan debilidades en el control de la documentación en las

entradas y salidas en el almacén, que contribuyen a un registro insuficiente de las
operaciones con el inventario, generando que los informes sobre las existencias sean
pocos confiables, además de causar una situación propicia para el hurto o extravió de
mercancía, ya que los mismos trabajadores saben que la empresa no maneja
exactamente la cantidad del almacén. Esta situación ha traído como consecuencia que
la información generada sea incorrecta; ocasionando que, desde el punto de vista
contable, mensualmente deban realizarse ajustes en lo concerniente a las cuentas de
inventarios, dificultando la toma de decisiones por parte de la gerencia de la empresa.

En virtud de lo expuesto, que el presente trabajo tiene como objetivo

fundamental desarrollar procedimientos para el manejo y control del inventario para
la empresa distribuidora SMD, C.A. ubicada en el municipio de San Diego del estado
Carabobo, que le permita mejorar la eficiencia y eficacia en la administración de sus
activos de inventarios, aumentando su productividad, por lo que se plantean as
siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual del proceso de manejo y control de los inventarios
en la empresa Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado Carabobo?

¿Cuáles son las debilidades existentes en los procesos de manejo y control de

inventarios en la empresa Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado
Carabobo?

¿Qué procedimientos podrán implementarse para la optimización del manejo y

control de inventarios en la empresa Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego,

8
estado Carabobo, asegurando información precisa y oportuna para la toma de
decisiones?

Objetivos de la Investigación.

Objetivo General

Proponer procedimientos para el manejo y control del inventario para la empresa

Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado Carabobo, como medio de
asegurar información precisa y oportuna para la toma de decisiones administrativas.
Objetivos Específicos

Diagnosticar el proceso del manejo y control de los inventarios en la empresa:

Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado Carabobo.

Identificar las debilidades existentes en los procesos de manejo y control de

inventarios, en la empresa Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado
Carabobo.

Desarrollar procedimientos necesarios para la optimización del manejo y control

de inventarios en la empresa Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado
Carabobo asegurando información precisa y oportuna para la toma de decisiones.

Justificación de la Investigación

La adecuada planificación de los procesos relacionados con los inventarios de la

organización se ha convertido en necesidad fundamental, ante los constantes cambios
del mundo actual. En ese sentido, el control eficiente de estos activos, incluyendo su
adquisición, disposición y despacho, puede marcar la diferencia entre el éxito o el

9
fracaso de las operaciones, en especial en las empresas comercializadoras, por lo que
su adecuado control puede contribuir a potenciar la productividad organizacional,
mejorando la calidad de su desempeño, permitiéndole desarrollar una ventaja
competitiva frente a otras empresas en su mercado.

En el caso particular de las empresas venezolanas, considerando los diversos

factores económicos como la inflación y la dificultad para la adquisición de productos
para la reposición de inventarios, el adecuado control y manejo de los inventarios
pasa a ser un proceso fundamental por lo que cobra importancia este estudio pues
busca ofrecer procedimientos para la mejora del desempeño en los diferentes
procesos que intervienen en el control de los inventarios en la empresa caso de
estudio, lo cual permitirá establecer las diferentes debilidades en la gestión de este
activo de la organización, permitiendo mejorar su control y generar información
confiable y oportuna para la toma de decisiones.

En ese orden de ideas, desde el punto de vista académico, los conocimientos y

experiencias derivados de esta investigación contribuirán como un medio de apoyo
para el aprendizaje continuo de los investigadores, sirviendo de guía para su
formación. Así mismo, se espera que sirvan de referencias a otros estudios que sobre
el control y manejo de inventarios puedan realizar en la Universidad de Carabobo y
otras casas de estudio.

Por otro lado, desde el punto de vista social, se considera relevante, en las
condiciones económicas actuales del país, contribuir con la consolidación de sus
empresas, proporcionando conocimientos y experiencias que permitan mejorar la
ejecución eficiente de los procesos, produciendo bienes y ofreciendo servicios de
calidad, mejorando ofertas en los mercados, de manera que puedan responder a los
altos parámetros de calidad y productividad que imponen la globalización y la
evolución tecnológica; por lo que se torna importante que la empresa cuente con

10
prácticas para mejorar el control de los inventarios, incrementado la eficiencia en el
uso de sus recursos, aumentando la productividad y alcanzando niveles de
competitividad que redunden en su beneficio.

Por último, los resultados y conclusiones de este estudio servirán para fortalecer
la formación personal y académica de los investigadores, contribuyendo como
orientación y referencia a sus futuras prácticas laborales como profesionales de la
Contaduría Pública.

11
 SECCIÓN II

MARCO TEÓRICO REFERENCIAL

Al investigar una problemática desde un punto de vista científico, se requiere

definir el marco teórico referencial que orientará la perspectiva de análisis a utilizar
para la investigación que quiere realizarse. En ese sentido, Balestrini (2006:91) señala
que éste es “el resultado de la selección de aquellos aspectos más relacionados del
cuerpo teórico epistemológico que se asume, referidos al tema específico elegido para
su estudio”. De allí, que en este capítulo se detallen los antecedentes de la
investigación y se enuncian los enfoques teóricos que abordan la problemática
estudiada.

Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes de una investigación, de acuerdo con Arias (2012:106), pueden

definirse como “los estudios previos: trabajos y tesis de grado, trabajos de ascenso,
artículos e informes científicos relacionados con el problema planteado, es decir
investigaciones realizadas anteriormente y que guardan relación con el proyecto”. En
ese sentido, se procedió a realizar una revisión documental de trabajos relacionados
con el manejo y control de inventarios que pueden aportar información referencial,
de los cuales se seleccionaron los siguientes:

Puerta (2017) presentó su trabajo de grado titulado Propuesta de Mejora en la

Gestión de Almacén para el Control del Inventario de Materia Prima en la
Empresa Manufacturera de Recubrimientos Líquidos y en Polvo. Caso Estudio:
Axalta Coating Systems, C.A., ante la Coordinación de Proyectos Institucionales de
la Universidad Tecnológica del Centro, Guacara, Venezuela para optar al grado de

12
Licenciada en Contaduría Pública, Mención Control de Gestión, cuyo objetivo fue
proponer mejoras en la gestión de almacén para el control del inventario de materias
primas en esta empresa manufacturera de recubrimientos líquidos y en polvo.

Metodológicamente, el estudio se desarrolló bajo el enfoque del paradigma

cuantitativo, enmarcado en un diseño no experimental, tipo de campo, con un nivel
proyectivo. En virtud de sus objetivos, se llevaron a cabo cuatro. Las unidades en
estudio estuvieron conformadas por 301 personas que laboran en la empresa, con una
muestra intencional de 15 trabajadores con responsabilidades relacionadas con el
control de inventarios. Para recolectar los datos se utilizaron la observación directa no
participante y la encuesta, utilizando un cuestionario de 25 preguntas dicotómicas,
previamente validado por expertos y con confiabilidad calculada por medio del
coeficiente KR-20 de Kuder y Richardson, con un resultado de 0,78 que muestra una
alta capacidad de ofrecer datos congruentes y confiables.

Los resultados permitieron concluir que la gestión del almacén muestra

debilidades relacionadas con el cumplimiento de los procedimientos establecidos, así
como en factores operativos relacionados con la codificación, ubicación y
distribución de los materiales en el área. Se presentan de estrategias orientadas a
mejorar la gestión y el control de inventarios. Este trabajo se relaciona con la presente
investigación ya que aborda las problemáticas en la gestión del almacén y el control
de los inventarios por lo que aporta información relevante que facilita la comprensión
del problema que se estudia, permitiendo ampliar el espectro del diagnóstico y
orientar el estudio de los indicadores para identificar y valorar los riesgos presentes
en la gestión de los inventarios.

Ramírez, G. (2015) presentó su trabajo de grado titulado Lineamientos de

Control Interno para el Control de Inventarios para Mejorar la Gestión de
Almacén en la Empresa Hierro Oriente S.A., ubicada en Barcelona, Edo.

13
Anzoátegui, ante la Universidad de Oriente, Núcleo Anzoátegui; el cual tuvo como
objetivo general proponer lineamientos para el control interno de los inventarios con
el objeto de mejorar operaciones relacionadas con la gestión del almacén en la
mencionada empresa.

Desde el punto de vista metodológico, la investigación se enmarcó en la

modalidad de proyecto factible, con un diseño no experimental, tipo de campo con
nivel proyectivo y descriptivo. La población estuvo conformada por 72 personas que
laboran en la empresa, seleccionando una muestra intencional de catorce (14)
personas del área de contabilidad y almacén, que cumplían funciones y tenían
responsabilidades con el manejo de los inventarios. Para recolectar los datos, se
utilizaron la revisión documental, la observación directa y la encuesta, utilizando un
cuestionario de tipo cerrado, con una escala tipo Likert compuesto por 30 ítems,
validado por expertos y con una confiabilidad calculada por el Alpha de Croncbach
con resultado de 0,89, considerada muy alta.

Los datos recolectados permitieron a la autora concluir que la empresa

presentaba debilidades de control interno en cuanto a la falta de supervisión y de
algunos procedimientos para las funciones y actividades involucradas en la
administración y manejo de materiales y suministros en almacén, o no se cumplían
adecuadamente, por lo cual propuso lineamientos para el establecimiento de controles
internos, que aportaran elementos importantes para logro de los objetivos de la
organización, señalando la participación y comprensión de la gerencia.

Esta investigación guarda relación con el presente estudio pues aborda la

importancia de la supervisión para ejercer un adecuado control interno en el manejo
del inventario, rol que facilita mejorar la gestión del almacén; por lo que aporta
información relevante sobre los procedimientos para la gestión del almacén, orientado
el desarrollo de los objetivos planteados en la presente investigación.

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 Asimismo, Barrera, Y. (2015) presentó su trabajo de grado titulado Estrategias
Gerenciales para la optimización de la Gestión de Control de Inventarios de la
Empresa Distribuidora Nubecita, C.A., ante la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad Nueva Esparta, para optar al Título de Licenciada
en Administración, con el objeto proponer estrategias gerenciales que permitieran
optimizar la gestión del control de inventario de mercancías en la mencionada
empresa. Metodológicamente, la investigación fue de tipo descriptivo, con un diseño
de campo, bajo la modalidad de proyecto factible. La población estuvo conformada
por las 11 personas que laboraban en la empresa en las áreas de Administración,
Contabilidad y Almacén por lo que se utilizó una muestra censal.

Para la recolección de datos, se utilizó como técnica la observación directa y dos

encuestas. Una aplicada al personal del almacén con nueve (9) preguntas y otro al
personal de administración con 17 preguntas, los cuales fueron validados por
expertos. Los datos recolectados permitieron evidenciar la existencia de fallas en el
área de almacén debidas a debilidades en el control interno del inventario, derivada
de la falta de revisión de políticas y procedimientos, evidenciándose un alto número
de devoluciones de despachos errados, fallas en la ejecución de procesos del almacén,
así como en el desorden observado en el almacenamiento inapropiado de mercancías,
falta de clasificación, errores en la preparación de pedidos, los cuales podrían
evitarse con un adecuado control interno y mayor cumplimiento de los
procedimientos establecidos.

Este estudio muestra como la falta de cumplimiento a procedimientos

debidamente documentados para los procesos con inventarios, debilitan el control
interno de las transacciones del almacén, de allí que aporte importante información
que se relaciona directamente con los objetivos de la presente investigación,
permitiendo orientar la recolección de información que permita diseñar los

15
procedimientos necesarios para el control interno de inventarios, ofreciendo una
herramienta eficaz para el manejo eficiente de sus recursos y minimizar los desvíos
del deber ser en sus operaciones.
Bases Teóricas

Las bases teóricas, según Hernández, Fernández y Baptista (2006), permiten

organizar teorías, conceptos, definiciones y proposiciones relacionadas entre sí, con la
finalidad de exponer aquellos enfoques teóricos considerados válidos para
comprender el fenómeno que se investiga. Por ello, se consideran aspectos
relacionados con los procedimientos para el manejo y control de los inventarios y se
incluirán otros, siguiendo el siguiente esquema:

El Proceso Administrativo
- Funciones de la Administración.
- Los Procedimientos Administrativos.

Los Inventarios
- Objetivos e Importancia de los Inventarios
- Tipos de Inventarios
- Métodos de Inventarios
- Control Interno de Inventarios

El Almacén
- Funciones del Almacén
- Principios básicos del Almacén
- Tipos de Almacén
- Control de Almacenes

Los Procesos Administrativos

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 La administración como proceso comprende un conjunto de acciones y prácticas
orientadas a darle respuesta a los problemas que surgen diariamente en una
organización o entidad. En ese sentido, comprende fases o pasos que deben seguir los
gerentes, desempeñando actividades interrelacionadas con el objetivo de alcanzar las
metas propuestas. Al respecto, Chiavenato (2006:780), expresa que: "el número de
variables que conforman el proceso administrativo tiene su origen en el desarrollo de
una teoría general de la administración". En ese sentido, el mencionado autor, señala
que la administración, comprende varias funciones, siendo necesario conocerlas con
el de poder aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de esta
disciplina. Asimismo, señala que el proceso administrativo es el medio de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el
empleo de sus recursos, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la
organización.

Funciones de la Administración

Toda organización, señalan Robbins y Coulter (2005), requiere ejecutar

diferentes funciones y actividades de manera ordenada para lograr los objetivos
establecidos, es decir, necesita que se ejecute el proceso administrativo dentro de la
empresa, lo cual implica la ejecución de las funciones básicas como son la
planeación, organización, dirección y control, garantizando que funciones
adecuadamente.

a) Planificación o planeación: Constituye la función administrativa más

importante. En ella se desarrollan los objetivos y metas para cada nivel
organizacional determinando y estableciendo una estrategia general para alcanzarlas y
una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Los planes, señalan
los autores mencionados, definen una dirección, presentan los objetivos y establecen

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los procedimientos idóneos para lograrlos, aportando una guía para comprometer los
recursos requeridos y el desempeño de sus miembros en actividades congruentes que
puedan ser controladas y cuando no sean satisfactorias, tomar medidas correctivas.

b) Organización: Teniendo desarrollados los planes, se creará la organización

necesaria para poder ejecutarlos y hacerlos realidad, debiendo determinarse el tipo de
estructura que se requiere para realizarlo. Al respecto, Robbins y Coulter (2005)
señalan que la acción de organizar está relacionada con estructurar de manera técnica
las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
recursos materiales y humanos de la empresa, buscando la máxima eficiencia en el
logro de planes y objetivos. Incluye tareas relacionadas con la coordinación,
distribución de responsabilidades, reagrupación o división de las funciones que
ejecutarán los miembros de la organización.

c) Dirección: Es la función en que se logra realizar efectivamente lo planeado,

por lo que es fundamental en el proceso de gestión, envolviendo conceptos de
liderazgo, motivación, guía, estímulo y actuación, por medio de la autoridad del
gerente, ejercida con base en sus decisiones, buscando obtener los resultados
planeados en los objetivos globales de la organización. De allí que, según Robbins y
Coulter (2005), se relacione con los factores humanos, puesto que los objetivos se
alcanzan como resultado de los esfuerzos de cada trabajador en la empresa, por lo que
implica establecer el rumbo a seguir e conducir al personal de la organización por él.

d) Controlar: esta función se puede definir como el proceso de vigilar las

actividades asegurando que se están cumpliendo como fueron planificadas. Al
respecto, Robbins y Coulter (2005) señalan que implica establecer normas de
desempeño, medir cualitativa y cuantitativamente, la ejecución con relación a
patrones establecidos, identificando cualquier desviación significativa, para tomar

18
acciones correctivas o remediales cuando sea necesario para encauzar la ejecución en
línea con las normas fijadas.

En la práctica, estas funciones no se ejecutan de manera aislada en el proceso

administrativo, sino como un grupo interrelacionado o un proceso continuo que no
debe terminar en la empresa, pues una planificación comprometida con sus objetivos
debe contar con la organización para ejecutarla, la dirección apropiada para alcanzar
las metas y el control periódico de los resultados.

Los Procedimientos Administrativos

En general, los procedimientos se definen como una presentación por escrito, en

forma narrativa y secuencial, de cada una de las actividades que se realizan en un
proceso administrativo, estableciendo un método habitual de manejar actividades
futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la
forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. En ese sentido
Melinkoff, R (1990:20) señala que “Los procedimientos consisten en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio
del cual se garantiza la disminución de errores”.

El principal objetivo de los procedimientos, según este autor, es obtener la mejor

forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y
dinero, explicando los propósitos que se pretenden cumplir con los mismos,
uniformando y controlando el cumplimiento de las rutinas de trabajo, evitando
alteraciones arbitrarias; además de simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria y la evaluación del control interno y su vigilancia.

Entre las principales características de los procedimientos se pueden mencionar

que existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se

19
vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos y su aplicación va a depender de
cada situación en particular, es decir, no son de aplicación general. Comúnmente, se
aplican en los procesos que se repiten, facilitando la aplicación continua y
sistemática; de allí que expliquen que se realiza, cuándo, cómo, dónde, con qué y
cuánto tiempo se hace, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Los Inventarios

Los inventarios son definidos por Muller (2005), como bienes tangibles que las
organizaciones tienen para la venta en el curso ordinario de sus operaciones o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Comprenden, además de las materias primas, productos en proceso
y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en las operaciones de la organización. Asimismo,
sirve para proporcionar flujo de efectivo necesario para desarrollar las actividades de
la empresa, debido a que es la principal fuente de ingresos.

Por su lado, Brito (2007:495), define al inventario como: “…bienes propiedad de

una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo
estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y
venderlos como tales”. En el caso de las empresas dedicadas al comercio, por
relacionarse con su actividad principal, se requiere de un adecuado control en su
manejo con la finalidad de evitar posibles pérdidas que puedan derivarse de su
caducidad, deterioro o robo, entre otros.

Por otro lado, según López y Woltz (2001), de acuerdo a la importancia y el

valor que representa el inventario en cualquier empresa, se pueden mencionar como
objetivos para los inventarios: evitar al máximo los posibles costos de oportunidad,
determinando la inversión óptima de acuerdo a las posibilidades financieras de la
empresa. Asimismo, permiten contar con suficientes activos fijos en existencia para

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hacer frente a la demanda de los clientes, manteniendo la independencia de las
operaciones gracias a suministro de materiales en los centros de trabajo,
proporcionando flexibilidad para operar, entre otros. En otro contexto, los autores
señalan que los inventarios pueden caracterizarse por:
- Ser generalmente bienes corporales.
- Estar destinados al cumplimiento del objeto social de los negocios o a la
realización de la actividad económica para la cual fue creada la empresa.
- Formar parte del activo corriente, pues son el cuarto activo en liquidez
después del efectivo, las inversiones y los deudores.
- Formar parte del capital de trabajo; un elemento importante de la solvencia
que, unidas con las políticas de ventas afecta en un alto porcentaje la liquidez.
- Ser un recurso generador del estado de costos y de producción.
- Ser susceptibles de valorizaciones y provisiones, dependiendo de sus
características.

Bases Normativas

El manejo y control de los inventarios están regidos por diferentes normas

técnicas de contabilidad entre las cuales se pueden citar la NIC 2 Inventarios y la
Sección 13 de la VEN-NIIF Pymes.

NIC 2 Inventarios:

La NIC 2 Inventarios fue emitida por el Comité de Normas Internacionales de

Contabilidad en diciembre de 1993. Reemplazó a la NIC 2 Valoración y Presentación
de Inventarios en el Contexto del Sistema de Costo Histórico (originalmente emitida
en octubre de 1975). La versión más actual incluye las modificaciones resultantes de
las NIIF emitidas hasta el 31 de diciembre de 2006. Está contenida en los párrafos 1 a
42 y en el Apéndice. Todos los párrafos tienen igual valor normativo, si bien la

21
Norma conserva el formato IASC que tenía cuando fue adoptada por el IASB. La
NIC 2 debe ser entendida en el contexto de su objetivo y de los Fundamentos de las
Conclusiones, del Prólogo a las Normas Internacionales de Información Financiera y
del Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros.

En ese sentido, cabe mencionar que entre otros aspectos relacionados con los
inventarios y su tratamiento contable, la Norma NIC 2 Inventarios (2006) los define
como:

Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la

operación; en proceso de producción con vista a esa venta; o
en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en
el proceso de producción o en la prestación de servicios”.
(par.6).
Es decir, considera como inventarios a los bienes comprados y almacenados para
revender; los productos terminados o en proceso de fabricación por la empresa, así
como materiales y suministro para ser usados en el proceso productivo. Entre otros
párrafos relevantes para los propósitos de esta investigación son:
- Párrafo 23: referido a los costos de los inventarios.
- Párrafo 25: se refiere al método de costeo y en el Párrafo 25, establece que:
- Párrafo 27: señala que se anula el método de costeo de Últimas Entradas
Primeras Salidas (UEPS), también conocido como LIFO´

22
 SECCIÓN III

MARCO METODOLÓGICO

El marco metodológico se refiere al conjunto de procedimientos lógicos tecno-

operacionales implícitos en el proceso de investigación, utilizados para vincular los
datos con la realidad. Al respecto, Arias (2012:110) señala que “es el cómo se
realizará el estudio para responder al problema planteado”, de allí que la metodología
del proyecto incluye el tipo o tipos de investigación, las técnicas y los instrumentos
que serán utilizados para llevará a cabo la investigación. En ese sentido, esta sección
describirá la metodología que regirá el estudio e incluye los siguientes aspectos:
naturaleza de la investigación, la estrategia metodológica, la población y muestra, las
técnicas e instrumentos de recolección de datos, así como su validez y confiabilidad.

Naturaleza de la Investigación

De acuerdo con las características del problema planteado, el presente estudio

estará orientado a proponer procedimientos para el manejo y control del inventario
para la empresa Distribuidora SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado Carabobo,
como medio de asegurar información precisa y oportuna para la toma de decisiones
administrativas, de allí que se desarrollará dentro de un enfoque cuantitativo
utilizando datos secundarios, el cual persigue la descripción lo más exacta de lo que
ocurre en la realidad social. De acuerdo con Sabino (2006:66), este enfoque de
estudio es aquel que “admite una escala numérica de medición y que se llaman, por lo
tanto, cuantitativas”. Este enfoque se ajusta a este estudio, pues se llevó a cabo
apoyada en técnicas estadísticas, como la encuesta y el análisis estadístico.

Asimismo, se enmarcará dentro de la modalidad de los proyectos factibles, los

cuales el Manual de Tesis de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales

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de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador UPEL (2006:21), los define
como “la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo
operativo para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones
o grupos sociales”, es decir, consiste en realizar una propuesta de tipo práctico, para
satisfacer necesidades de una institución o grupo social.

Del mismo modo, el estudio se desarrollará con un diseño no experimental, el

cual Hernández, Fernández y Baptista (2006:205) señalan son aquellos que se
“realizan sin la manipulación deliberada de variables y en lo que solo se observan los
fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos”. Por otro lado, tendrá un
tipo de campo, el cual de acuerdo con Arias (2006:31) es “aquella que consiste en la
recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde
ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna”. En
este caso, la investigación se realiza dentro de la empresa caso de estudio sin que los
investigadores manipulen las variables.

Con respecto al nivel, es decir, el grado de profundidad con que se aborda el

objeto de estudio, los objetivos planteados en esta investigación llevan al diseño de
procedimientos para el manejo y control del inventario para la empresa Distribuidora
SMD, C.A., ubicada en San Diego, estado Carabobo, de allí, que su nivel sea de tipo
proyectivo, el cual Palella y Martins (2006:103), señalan que “intenta proponer
soluciones a una situación determinada. Implica explorar, describir, explicar y
proponer alternativas de cambio, y no necesariamente ejecutar la propuesta”.

Estrategia Metodológica

Tal como se mencionó anteriormente, este estudio se desarrollará bajo la

modalidad de los proyectos factibles, por lo que en atención a éste tipo de
investigación, se introducirán tres grandes fases en el estudio:

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 FASE I: De Diagnóstico: Se desarrollará un diagnóstico de la situación existente
en la realidad objeto de estudio, mediante la aplicación de las técnicas de la
observación directa no participante y una encuesta que permita determinar y precisar
las actividades de manejo y control de los inventarios que se realizan en la empresa
objeto de este estudio. A fin de facilitar el diseño de la encuesta se desarrollará un
cuadro técnico metodológico, que permita agrupar de manera resumida los aspectos
relevantes de la investigación, partiendo desde sus características más generales hasta
las más concretas buscando acercarse a la realidad objeto de estudio, estableciendo
los indicadores que facilitarán el estudio de las variables que se investigan.

FASE II: De Viabilidad: Luego de realizar el diagnóstico se analizará la

información recolectada para determinar los elementos del proceso de manejo y
control de los inventarios que se requieren para mejorar su ejecución y establecer los
procedimientos que ha de contener la propuesta para la organización, determinando la
factibilidad de la misma.

FASE III: De Diseño de la Propuesta: Fundamentados en los elementos del

manejo de los inventarios y en las teorías referidas al control de los inventarios,
teniendo como referencia los resultados obtenidos en la recolección de datos de la
Fase I y de la observación directa de los procesos en la empresa, se diseñaran los
diferentes procedimientos que se requieren para mejorar el controlar el proceso
administrativo contable de las operaciones de manejo de los inventarios ajustados a
las necesidades de la empresa caso de estudio.

Población y Muestra

La población de una investigación, de acuerdo Tamayo y Tamayo (2003:176),

está constituida por “todas las unidades de análisis que integran un fenómeno que se
indaga, debiendo cuantificarse para un determinado estudio un conjunto N de

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entidades que comparten una determinada característica”. En la presente
investigación las unidades de análisis objeto de estudio, estarán integradas por los 12
empleados de la empresa caso de estudio.

Por otro lado, cuando no es posible medir cada una de las entidades de población
cuantificada para una investigación, se debe determinar un subconjunto como
muestra. Al respecto, Tamayo y Tamayo (2003:176) define la muestra como “un
subconjunto que refleja las características que definen la población de la cual fue
extraída, lo cual indica que es representativa, la cual debe ser representativa de la
población”. La muestra descansa en el principio de que las partes representan el todo
y por tanto reúne todas las características que reproducen de la manera más exacta
posible aquellas de la población de manera que las mediciones realizadas permitan
obtener conclusiones generalizables a la misma.

En ese sentido, considerando que en esta investigación, la población de estudio

es pequeña, no se aplicarán técnicas muestrales y se apelará a un muestreo de tipo
intencional, no probabilístico, el cual según Palella S. y Martins F. (2006:124) se da
cuando “el investigador establece previamente los criterios para seleccionar las
unidades de análisis”. Por ello, la muestra se seleccionará teniendo como criterio de
selección de la muestra que las personas tengan funciones y responsabilidades
relacionadas con los diferentes procesos y operaciones relacionadas con los
inventarios, las cuales representan un total de 8 personas.

Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos

En función de los objetivos definidos para la presente investigación, enmarcada

en la modalidad de los proyectos factibles, se utilizarán las técnicas de la revisión
documental, la observación directa no participante, y la encuesta, como medios para
recolectar los datos requeridos para alcanzar los fines propuestos. A ese respecto, en

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primer lugar, se utilizará la técnica de la observación directa, no participante, la cual
se presenta cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o
fenómeno a investigar y se incluye en el grupo, hecho o fenómeno observado, para
obtener la información desde dentro; tomando en consideración que una de las
investigadoras cumple funciones como asistente administrativo en la empresa caso de
estudio.

Por último, se empleará la técnica de la encuesta, la cual según Arias (2012:72),

“pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca
de sí mismos, o en relación con un tema en particular”. Para ello, aplicar la encuesta
ae utilizará como instrumento, un cuestionario tipo Escala de Likert, la cual consiste
de acuerdo con Palella, S. y Martins, F. (2006:165) “en un conjunto de ítems
presentados en forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se pide la reacción de
los sujetos a quienes se administran”, especificando sus niveles de acuerdo o
desacuerdo. En este caso, se usó una escala con cinco alternativas de respuesta
(Totalmente de Acuerdo, De Acuerdo, Ni de acuerdo ni en desacuerdo, En
Desacuerdo y Totalmente en Desacuerdo) y los ítems serán elaborados según los
indicadores señalados en el Cuadro Técnico Metodológico que se desarrollará para tal
fin.

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 LISTA DE REFERENCIAS

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