TEMA 1.

GENERALIDADES DE LA GESTIÓN DE LA NÓMINA DE PAGO

 
Este primer tema hace referencia a los elementos iniciales y esenciales en el
procesamiento de una nómina de pago, donde se indica, cómo está estructurada,
los tipos de nóminas, el recibo de pago o nómina individualizada, sobre la cual se
desarrollarán todos los ejercicios o resolución de casos prácticos de esta
asignatura, y por último la jornada de trabajo.

1.1. Definición de nómina de pago

 
Para Silva (2001), la nómina de pago es un listado del personal donde se
relacionan todas las asignaciones y deducciones que la empresa hace a cada
miembro de su personal, en cierta unidad de tiempo: semanal, quincenal o
mensual, con base a principios administrativos preestablecidos, convenios
contractuales y aspectos legales que regulan las relaciones laborales,
contribuciones fiscales y de seguridad social.
 
Administración de Nóminas: se refiere a la gestión de las asignaciones y
deducciones que reciben las personas en su condición de trabajadores, con
ocasión de su vínculo laboral con la empresa, para un período determinado.
 
1.2. Estructura de las nóminas de pago
 
En cualquier modelo de nómina de pagos se observa la siguiente estructura
básica, a continuación, se muestra un modelo de nómina de:
 

Gráfico I.2.  Nómina de Pago.

 
 
1.2.1. Datos fijos
 
Resaltados en azul: consiste en información inamovible, permanente, o a muy
largo plazo, que identifica los aspectos esenciales de la nómina de pago.
 
 Datos de la empresa: en él están presentes el membrete y/o logo
identificativo de la empresa, el tipo de nómina, y el periodo que se va a
cancelar.
 Datos del trabajador: acá figura el nombre y apellido, cédula de identidad
y/o código, fecha de ingreso a la empresa, su clasificación o estatus, el
salario de referencia o valor de su puesto de trabajo, y otros datos que se
consideren “fijos” que lo ubican dentro de la organización.
 
1.2.2. Datos Variables
 
Resaltados en naranja: es la parte más importante y dinámica de la nómina de
pagos, su manejo es vital, aun cuando se trabaje con formatos computarizados.
Consta de dos grandes categorías:
 
 Asignaciones ( + ): es todo lo percibido por el trabajador, constituido por
los salarios y los beneficios sociales.
 Deducciones ( - ): todo lo que es restado de las asignaciones del
trabajador.
 Cobro ( = ): es la resta entre el total de sus asignaciones  y las
deducciones, y es lo que, en definitiva, recibirá el trabajador.
 
1.3. Tipos de nóminas de pago
 
En una organización no todos sus trabajadores tienen iguales condiciones de
pago, en una misma empresa es posible que grupos de trabajadores cobren de
forma diferente, unos semanalmente, otros al mes o la quincena. Es factible que
de acuerdo al tipo de contratación, un mismo concepto de pago sea calculado de
manera distinta para cada grupo de trabajadores, es decir en una misma empresa
se pueden manejar varios tipos de nómina. A los efectos didácticos se pueden
clasificar las nóminas
de pago de acuerdo a:
 
 Frecuencia
 Estatus jerarquía dentro de la organización
 Régimen o condiciones
 
La frecuencia: señala los períodos en que se ejecuta o se paga al trabajador, que
pueden ser cada siete (7) días, cada quince (15) días o cada treinta (30) días, la
legislación venezolana no hace especificaciones al respecto, pero el requisito del
pago de acuerdo al artículo 106 de la LOTTT, señala que al menos una vez al mes
debe efectuarse el pago, igualmente existen las llamadas “nóminas especiales”
que se emplean regularmente para registrar los pagos diferidos (vacaciones y
utilidades), así como  para aquellas personas que, ejecutando labores para la
empresa,  tienen la condición de “temporales”.
 
 
Estatus o jerarquía dentro de la organización: ocurre cuando existen grupos
diferentes de trabajadores en la empresa, y no a todos se les paga los mismos
conceptos, o teniendo los mismos conceptos, sus métodos de cálculo difieren de
un grupo a otro, en estos casos los trabajadores están agrupados por rango o
jerarquía, desde los niveles más altos como los ejecutivos, hasta los más bajos
como los obreros.

El régimen o Condiciones de trabajo: en estos casos la empresa tiene varios

tipos de nóminas, ya que presenta trabajadores bajo diferentes modalidades de
condiciones de trabajo, en consecuencia, debe tener diferentes tipos de nómina de
pago. En tal sentido, una empresa puede tener diversas obras contratadas
simultáneamente, y un mismo concepto puede variar de acuerdo al régimen
aplicable.
 
Un ejemplo de régimen, el concepto de horas extraordinarias: si el trabajador está
bajo el régimen LOTTT, la hora extraordinaria tendrá un 50% de recargo, si está
amparado por la Convención Colectiva de la Construcción, el mismo concepto
tendrá un recargo  del 75%, y si la obra se ejecuta bajo la Convención Colectiva
Petrolera, el recargo  por horas extraordinarias podrá ser del 66% o del 93%, en
los casos de Políticas Internas de la Empresa el porcentaje de concepto varía de
acuerdo a los interese de la organización, siempre y cuando superen a lo
establecido en la LOTTT.  Como puede apreciarse, no se pueden incluir a todos
los trabajadores bajo una misma nómina de pago si tienen diferentes condiciones
de trabajo.

1.5.2. Jornada parcial de trabajo

 
Comúnmente las jornadas de trabajo coinciden con el número máximo de horas
permitido por la Ley, aun cuando el patrono puede fijar una cantidad menor de
horas, y seguir siendo una jornada ordinaria, se considerará como jornada parcial,
cuando el salario fijado sea proporcional al número de horas trabajadas en
relación al salario fijado para ese cargo, en este sentido la legislación establece:
 
1.4. Recibo de pago
 
Es la constancia que debe emitir el patrono, donde se refleje de manera detallada
todas las asignaciones y deducciones aplicables a un trabajador en un periodo
específico (semanal, quincenal o mensual), y constituye una “nomina
individualizada” ya que contiene todos los datos registrados para un trabajador de
una nómina general.
1.4.1. Conceptos de nómina en un recibo de pago
 
Por definición un concepto es una unidad cognitiva de significado, es la
denominación que se le da a un objeto evento o arreglo de algo. En administración
de nóminas son diferentes formas o modalidades de ítems que se aplican a la
retribución en la relación laboral.  Un concepto puede contener uno o varios
“campos”, que, en términos de informática, un campo, es un espacio de
almacenamiento para un dato en particular.
 
 Código: es la combinación de letras números o símbolos que permiten la
demarcación de una idea o concepto.  Código 100 se refiere a salario
básico, otros conceptos en el grupo “100” corresponde a ítems de
salarios, los códigos “200” corresponden a beneficios sociales y los
códigos “300” corresponden a las deducciones.
 Descripción: explica cómo se representa el concepto “Salario básico” o
valor del cargo como medio de pago por la labor efectuada por el
trabajador.
 Cantidad: indica cuántas veces sucede el evento, en este caso, cuántos
días trabajó en el lapso del 16/xx al 31/xx.
 Valor: se refiere a cuánto vale este concepto, en términos más concretos
sería: ¡cuánto cuesta un día de salario básico!
 Bs.: o total a cobrar por este concepto, que sería 12 días a Bs. 320, oo c/u,
que equivale a Bs. 3.840, oo

1.5. Jornadas de trabajo

 
Por excelencia, constituye el parámetro de referencia en el cual se van a enmarcar
los conceptos que comúnmente se aplican en la nómina de pago, toda vez que
delimitan la relación laboral, y generan diversos derechos y obligaciones entre
patronos y trabajadores

1.5.2. Jornada parcial de trabajo

 
Comúnmente las jornadas de trabajo coinciden con el número máximo de horas
permitido por la Ley, aun cuando el patrono puede fijar una cantidad menor de
horas, y seguir siendo una jornada ordinaria, se considerará como jornada parcial,
cuando el salario fijado sea proporcional al número de horas trabajadas en
relación al salario fijado para ese cargo

1.5.3. Horas de descanso y alimentación

 
En la legislación se señala que una jornada de trabajo, máximo, será de 8 horas
diarias cuando se realice la labor de día, (mixta de 7½ horas; o nocturnas de 7
horas), sin embargo, establece descansos intermedios en esos lapsos de al
menos una hora, sin que pueda exceder la faena de 5 horas continuas, de allí que
se podrán observar horarios como por ejemplo de 8.00 am a 12:00 pm / 1:00 pm a
5:00 pm; (para que se cumpla la hora de descanso a mitad de jornada).

En los casos de horarios “corridos”, por ejemplo, de 8.00 am a 4:00 pm, la

empresa de común acuerdo con el trabajador o por iniciativa propia (sin que
exceda el límite de 5 horas continuas) establece los lapsos de descanso, que
puede ser de una hora continua o 2 medias horas, en el intervalo de las 8 horas
diarias. 

Igualmente se presenta la situación del “horario corrido” donde el trabajador no

puede ausentarse del sitio de labores, en estos casos la Ley  mantiene el criterio
del descanso de al menos 30 minutos, y es considerado como parte del horario de
trabajo, es decir, el trabajador laborará solo siete horas y se le pagarán las 8, con
la condición que esté a disposición del patrono, razón por la cual es preferible,
tanto para la empresa como para el trabajador que éste tomé su descanso de al
menos una hora plenamente.

Creación de nomina
La nómina es un documento con validez legal donde se presenta el salario que
recibirá el trabajador de una empresa. En este, se detalla la cantidad que le será
pagada, además de algunas deducciones que serán destinadas a cumplir con sus
obligaciones fiscales y ante la seguridad social.

Existen diferentes tipos de nómina en una empresa. Estas varían según la

periodicidad en que se entreguen. Dependiendo del contrato o tipo de trabajo que
se desempeñe, la nómina puede recibirse en estos formatos:

Semanal: cada 7 días.

Catorcenal: cada 14 días.
Quincenal: cada 15 días.
Mensual: cada 29-31 días.
Formato de recibo de nómina | Runa HR

Además de la paga que se recibe y las deducciones que se realizan de manera fija
(lo que se considera una nómina normal), existen otras bonificaciones, descuentos
o circunstancias extraordinarias que pueden ser contempladas en el proceso de
nómina en una empresa, como aquellas prestaciones extras representadas en
premios por asistencia, bonos por productividad o el pago de las utilidades para
los trabajadores (PTU).

La nómina también puede diferenciarse dependiendo del tipo de trabajadores. Por

ejemplo, las nóminas para gerentes y ejecutivos suelen ser confidenciales y se
integran, además de lo ya establecido, de otros pagos adicionales y
complementos al salario. Sigue estos pasos para crear tu nómina:

Paso 1: determinar salarios y prestaciones. La empresa debe tener establecido el

salario que habrá de recibir cada trabajador. Para lograr esto suele haber una
investigación sobre los diferentes puestos de la empresa y así calcular la cifra
justa según la jerarquía y desempeño de funciones. Otro factor importante a tomar
en cuenta es la capacidad económica con que cuenta la empresa. Por esto, no
existe un monto predeterminado para las labores según el puesto que se aplique a
todos por igual, pues esto dependerá del dinero disponible y justo para que la
empresa pueda seguir funcionando y generando ganancias.
Paso 2: definir políticas de pago. Para evitar confusión o falta de información sobre
el salario y las deducciones, es necesario definir como empresa las políticas de
pago. Es necesario detallar con la mayor precisión posible todos los apartados
sobre la determinación de salario, las prestaciones y deducciones que por ley le
competen al trabajador. Mantener a los empleados al tanto de estas políticas
servirá para esclarecer dudas y evitar confusión sobre su nómina.
Paso 3: determinar calendarios de pago. Realiza un calendario para determinar los
pagos. Es un requerimiento para la empresa antes de iniciar el año laboral, esto
evita retrasos y conflictos en el esquema de pagos. Recordemos que estos pagos
pueden presentarse de manera semanal, quincenal, mensual, etc.
Paso 4: determinar incidencias del período. Como incidencias podemos considerar
las faltas sin comprobante, permisos sin goce de sueldo, incapacidades
verificadas por el IMSS, etc. Es importante tomarlas en cuenta ya que no solo
influyen en el salario recibido mensualmente, sino que también se ven afectados
los salarios base de cotización para el cálculo de deducciones. Algunas maneras
para llevar registro de estas incidencias son los relojes checadores o listas de
asistencia.
Paso 5: considerar pagos y descuentos en procesos. Como vimos anteriormente,
hay casos extraordinarios donde en la nómina se contemplan además otros
conceptos. Una nómina regular es diferente, por ejemplo, a la nómina que se
otorga cuando al trabajador se le pagan las PTU (donde no incurren faltas o
tiempos extras) u otras bonificaciones. Puede ocurrir también que además de las
deducciones por ley, a la nómina se le descuente el pago de préstamos que el
trabajador recibió de la empresa, por lo que las nóminas pueden ser normales, con
pagos extras o con descuentos adicionales.
Paso 6: calcular la nómina. Ha llegado el momento de realizar sumas y restas.
Para calcular la nómina, debemos saber el salario a recibir por el puesto que se
desempeña, la cantidad de días que se asistió o si hubo incidencias, verificar que
no hay adeudos por préstamos, descontar créditos, descontar las cantidades
destinadas para seguridad social y en caso de existir un fondo de ahorro o crédito
de vivienda realizar el pago pertinente. De igual manera, tomar en cuenta si el
trabajador es merecedor de un bono o incentivo por actividades y ventas.
Paso 7: obtener reportes. Debido a que la creación de la nómina implica a más
organismos externos a la empresa, habrá una cantidad de archivos y formatos que
debemos llenar y éstos deben ser firmados por el trabajador. Se debe entregar el
papeleo necesario a las empresas que administran los vales de despensa, a IMSS
e Infonavit y los créditos que deben ser entregados en el banco. Recordemos que
al ser asalariados, los trabajadores dependen del patrón para que cumpla con sus
actividades fiscales y su seguridad social.
Paso 8: efectuar los pagos y cerrar la nómina. Finalmente, se realiza el pago a los
trabajadores –ya sea efectivo, cheque o transferencia–. En caso de detectarse
algún error, este debe corregirse de inmediato pues una vez cerrado el proceso de
nómina es inamovible. Ahora, sólo habrá que archivar estos pagos y realizar las
declaraciones mensuales y anuales.