Development of Intelligent Electronic Document Management System Model Based On Machine Learning Methods

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Revista de Europa del Este de Tecnologías Empresariales ISSN 17293774 1/2 ( 115 ) 2022
CDU 004.9
Con el aumento diario en el flujo de documentos, así
DOI: 10.15587/17294061.2022.251689
como la transición a la gestión de documentos sin papel en
todo el mundo, la demanda de sistemas de gestión de
documentos electrónicos está aumentando. Esto requiere
significativamente la optimización de estos sistemas en DESARROLLO DE
términos de recuperación de información de documentos
de calidad y gestión de documentos. Sin embargo, la ELECTRÓNICA INTELIGENTE
investigación basada en métodos estadísticos no puede
manejar con eficacia grandes cantidades de datos extraídos
de documentos electrónicos. En este sentido, los métodos
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
de aprendizaje automático pueden resolver este problema
de manera efectiva. Este documento presenta un enfoque MODELO DE SISTEMA BASADO
para construir un modelo de un sistema inteligente de
gestión de documentos utilizando técnicas de aprendizaje SOBRE EL APRENDIZAJE AUTOMÁTICO
automático para garantizar el desempeño eficiente de los
empleados en las organizaciones.
Los autores han resuelto una serie de problemas para
MÉTODOS
optimizar cada uno de los subsistemas de gestión de
documentos, dando como resultado el desarrollo de un
Madina Sambetbayeva Autora para
modelo de sistema de gestión de documentos inteligente,
que se puede aplicar de manera efectiva a empresas,
correspondencia PhD,
instituciones gubernamentales y corporativas. La viabilidad Profesora Asociada*
y eficacia del modelo propuesto de sistema inteligente de Investigadora
gestión documental basado en aprendizaje automático y
Principal** Correo electrónico:
modelado multiagente de los procesos de recuperación de
información proporciona la máxima fiabilidad y reduce el madina_jgtu@mail.ru I nkarzhan
tiempo de trabajo en los documentos. Los resultados Kuspanov a
obtenidos muestran que con la ayuda del modelo presentado
Estudiante de Doctorado* Aigerim
es posible desarrollar aún más un sistema inteligente de
gestión de documentos que permitirá que un documento
Yerimbetova PhD, Profesora Asociada,
electrónico pase cualitativamente por todo el ciclo de vida Investigadora Líder** Departamento
de un documento, desde el momento del registro del de Ingeniería de Software Instituto de Automatización
documento hasta el final. con su cierre, es decir, su e Información
ejecución, lo que facilitará enormemente el trabajo diario de
los usuarios con grandes volúmenes de documentos. Al
Tecnologías Universidad Satbayev Satbayev str., 22 a,
mismo tiempo, el documento considera la aplicación de Almaty, República de Kazajstán, 050013
métodos de modelado de temas y algoritmos de análisis de S
texto basados en un enfoque de múltiples agentes, que
pueden usarse para construir un sistema inteligente de
andugash Serikbayev a Profesor*
gestión de documentos Palabras clave: sistema de gestión
Shynar
de documentos electrónicos, aprendizaje automático, multi Bauyrzhanova Estudiante de
doctorado* *Departamento de Sistemas de
tecnologías de agentes, modelado de temas
Información LN Gumilyov Universidad Nacional de Eurasia
Satpayev str., 2, NurSultan, República de Kazajstán,
010008 **Instituto de Tecnologías de la Información y Computación Shevche
Fecha de recepción 19.11.2021 Cómo citar: Sambetbayeva, M., Kuspanova, I., Yerimbetova, A., Serikbayeva, S., Bauyrzhanova, S. (2022). Desarrollo de un modelo de sistema
Fecha de aceptación 17.01.2022 inteligente de gestión de documentos electrónicos basado en métodos de aprendizaje automático. Diario de Europa del Este de Tecnologías
Fecha de publicación 25.02.2022 Empresariales, 1 (2 (115)), 68–76. doi: https://doi.org/10.15587/17294061.2022.251689
1. Introducción de las solicitudes procesadas pueden llegar a varios miles por día. Al
mismo tiempo, se tipifican los procesos en las estructuras de gobierno,
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos se utilizan en así como los documentos, por lo que la aplicación de algoritmos
varios campos. En particular, los sistemas de gestión de documentos inteligentes será más efectiva que en una estructura con una estructura
electrónicos juegan un papel clave en la estructuración de los procesos organizacional compleja y única. El aprendizaje automático puede
de trámites en las agencias gubernamentales, integrándolos en un solo acelerar el procesamiento de documentos, preparar todos los datos
orden, así como optimizando el trabajo de los servidores públicos al necesarios para la toma de decisiones humanas y también prevenir errores humanos.
proporcionar un acceso efectivo y fluido a los documentos con la función La historia de la gestión documental se remonta a finales del siglo
de automatizar las operaciones de rutina para rastrear y buscar la XIX con la invención del archivador. En 1898, Edwin Granville Seibels
información necesaria y la formación de informes sobre el flujo de desarrolló un sistema de archivo vertical en el que los documentos en
documentos. papel se organizan en cajas colocadas en armarios plegados. Estos
Sin embargo, cada año se procesa en las autoridades públicas un gabinetes seguirían siendo el principal método de almacenamiento de
volumen muy grande de documentos con un tiempo de procesamiento documentos en el mundo de los negocios durante la mayor parte del
regulado, y la calidad y eficiencia de las interacciones de los documentos siglo XX [1].
determinan en gran medida la eficiencia y eficacia de las autoridades La historia de la gestión de documentos cambió drásticamente en la
públicas. A medida que se desarrolla el gobierno electrónico, el número década de 1980 con la creciente disponibilidad de com
68
Copyright © 2022, Autores. Este es un artículo de acceso abierto bajo la licencia Creative Commons CC BY
Tecnologías de la información
tecnología informática. El desarrollo de servidores permitió a las los resultados científicos se utilizarán para la solución de problemas de
organizaciones almacenar documentos electrónicamente en mainframes automatización del procesamiento de información en diferentes sistemas
centralizados. Este fue el comienzo de los sistemas de gestión de de información. Sin embargo, el trabajo [5] sugirió desarrollar un algoritmo
documentos electrónicos. Mientras tanto, la invención de los escáneres de adaptación utilizando métodos de aprendizaje automático para resolver
hizo posible convertir documentos en papel en documentos digitales. El el problema de la síntesis estructuralparamétrica de EDMS.
crecimiento de las computadoras ha permitido a las empresas crear y Se muestra que los principales resultados científicos obtenidos en el
almacenar documentos en las computadoras de la oficina [2]. artículo incluyen: criterios formalizados para la adaptación de EDMS; el
Los modernos sistemas de gestión de documentos electrónicos algoritmo para el diseño y adaptación de EDMS; y desarrollo de software
permiten almacenar grandes volúmenes de documentos digitales de para adaptar EDMS, incluida una red neuronal entrenada y una API.
forma centralizada. Para garantizar una buena clasificación de los
documentos electrónicos, muchos sistemas de gestión de documentos El trabajo [6] presenta los resultados de la investigación del uso de
electrónicos se basan en un proceso detallado de almacenamiento de la entrada de datos automatizada a partir de copias escaneadas de
documentos que incluye ciertos elementos denominados metadatos. Un documentos del departamento de contratos en comparación con la entrada
gran número de empresas modernas utilizan protocolos de almacenamiento manual. Para mejorar la transferencia de datos desde una copia escaneada
originales en sus sistemas de gestión de documentos electrónicos para de un documento a un sistema de gestión de base de datos corporativa
mejorar la seguridad de la información, que es lo que hace que un sistema en la industria energética, se propone utilizar el aprendizaje automático,
presentado
de gestión de documentos electrónicos sea tan valioso para una empresa u organización en forma de red neuronal. Se muestra que el aprendizaje
[2].
Cada actividad se refleja en documentos, ya sea de gestión, finanzas automático permite clasificar los datos de los documentos analizados, lo
o producción, por lo que la gestión de documentos es un sistema vital para que asegura la selección de la plantilla correcta al momento de generar
una organización. Muy a menudo, la automatización de la gestión de un documento electrónico. Se fundamenta la elección de herramientas
documentos por sí sola puede mejorar significativamente los procesos para desarrollar un módulo de software para la extracción de datos y se
comerciales de toda una organización. describe el principio de su funcionamiento. Pero las preguntas relacionadas
El aumento masivo en el volumen de flujo de documentos electrónicos con los modelos de aprendizaje automático de clasificación de texto
debido a la pandemia ha provocado un aumento en el trabajo de tipo único múltiple no se reflejan. La razón de esto puede ser la dificultad en términos
mecánico de los empleados, gerentes y personal de servicios de de usar métodos de clasificación en un gran volumen de documentos. El
documentos de las organizaciones, quienes registran y responden a mil o enfoque de utilizar métodos de clasificación se aplicó en el trabajo [7].
más documentos al año. día. Esto ha resultado en un aumento de los
costos de mano de obra y tiempo. La relevancia de este problema en los El trabajo [7] utilizó el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
tiempos modernos es mejorar los sistemas tradicionales de gestión de para crear y evaluar múltiples modelos de aprendizaje automático de
documentos electrónicos, mediante la aplicación de métodos de análisis clasificación de texto, incluidos enfoques de "bolsa de palabras" y
de datos y aprendizaje automático, para optimizar el trabajo de los aprendizaje profundo. Evaluaron el sistema en tres niveles diferentes de
empleados de la organización y el paso de calidad de todo el ciclo de clasificación utilizando tanto el documento completo como entrada como
vida de la electrónica. documento con una mínima intervención humana las páginas individuales del documento. Además, compararon los efectos
en el proceso. de diferentes métodos de procesamiento de texto. Este modelo distinguió
entre documentos clínicamente relevantes y documentos no clínicamente
relevantes con una precisión de 0,973; entre subclasificaciones intermedias
2. Revisión de la literatura y planteamiento del problema con una precisión de 0,949; y entre clases individuales con una precisión
de 0,913. Sin embargo, el documento solo proporciona una comparación
El trabajo [3] presenta los resultados de la investigación de técnicas de los métodos de clasificación, pero no proporciona un mapa semántico
de aprendizaje automático para discutir los desafíos actuales en la gestión para la subsiguiente categorización de documentos. La razón de esto
de flujos de trabajo científicos en sistemas distribuidos. Se muestra que puede ser las dificultades asociadas con proporcionar un mapa semántico
existen algunos problemas potenciales con el uso del aprendizaje para la clasificación de documentos. Además, este enfoque se utilizó en el
automático, como la recopilación de datos de entrenamiento. Describieron trabajo [7].
el análisis a nivel de flujo de trabajo, el análisis a nivel de tarea, el análisis
a nivel de infraestructura, el análisis a nivel cruzado, el análisis en línea/ El trabajo [8] describe los resultados de la investigación de un
fuera de línea y la recopilación de datos de capacitación. Creen que los enfoque patentado basado en el uso de un mapa semántico como
nuevos sistemas de flujo de trabajo podrán comprender las solicitudes herramienta de reducción de características para la clasificación de
anteriores del usuario, descubrir los datos relacionados y estructurar los documentos. Investigaron el impacto de este enfoque en la calidad de la
cálculos necesarios para entregar los resultados deseados. Pero las clasificación de documentos y describen su aplicación a la implementación
preguntas relacionadas con el uso de técnicas de aprendizaje automático de la categorización de documentos. Pero no se consideran las cuestiones
en el espacio del flujo de trabajo científico siguen sin investigarse. La razón relacionadas con el uso de tecnologías de agentes. La razón de esto
de esto puede ser la dificultad de analizar los procesos utilizados para puede ser las dificultades asociadas con el suministro de las tecnologías
producir los resultados, así como la dificultad de reproducibilidad. Sin de los agentes para los documentos, lo que hace que la investigación
embargo, potencialmente puede proporcionar un medio de comparación relevante no sea práctica. En el trabajo se utilizó el enfoque de desarrollar
de diferentes métodos científicos y sus similitudes y diferencias con otros la nueva arquitectura mediante el uso de agentes [9].
enfoques. Una opción para superar las dificultades correspondientes El trabajo [9] presenta los resultados de la investigación de un nuevo
puede ser el uso de métodos de aprendizaje automático. Es este enfoque concepto de clasificación del conocimiento integrado en la arquitectura
el que se utilizó en el trabajo [4]. Los autores utilizaron el concepto de del agente cognitivo, para acelerar su proceso de inferencia. Describieron
subsistema de apoyo a la toma de decisiones a partir de la aplicación de la nueva arquitectura y el agente podrá seleccionar solo la clase de regla
interacciones del tipo “Usuario EDMS Documento”; y se formulan procesable, en lugar de intentar inferir toda su base de reglas de forma
tecnologías de aprendizaje automático, que se utilizarán para automatizar exhaustiva. Pero no se consideran las cuestiones relacionadas con el uso
el proceso de procesamiento de documentos mediante el ejemplo de de tecnologías multiagente y el modelado de temas. La razón de esto
documentación de diseño EDMS. Lo obtenido puede ser las dificultades objetivas asociadas con la parte costosa de
69
desarrollando la arquitectura con tecnologías multiagente para documentos. – el proceso de dar instrucciones (resoluciones) y
Una opción para superar las dificultades correspondientes puede ser ejercer control sobre la ejecución de documentos;
desarrollar un modelo de sistemas de gestión de documentos utilizando – el proceso de lectura, creación, aprobación, firma,
tecnologías de aprendizaje automático, modelado de temas y multiagente. finalizar, ejecutar, cerrar y almacenar documentos; – el proceso
de intercambio de documentos electrónicos; – el proceso
de formación y almacenamiento de informes.
Sin embargo, cada año se procesa en las autoridades públicas un
3. Finalidad y objetivos del estudio gran volumen de documentos con un tiempo de tramitación regulado, y la
calidad y eficiencia de las interacciones entre documentos determinan en
El objetivo del estudio es construir un modelo de sistema inteligente gran medida la eficiencia y eficacia de las autoridades públicas. Las
de gestión de documentos electrónicos mediante algoritmos de inteligencia funciones de EDMS en los órganos gubernamentales no se limitan a la
artificial, que permitirá a los usuarios optimizar el paso de todo el ciclo de gestión interna.
vida del documento con la mínima intervención humana en el proceso. Un gran volumen lo ocupa la gestión de documentos externos: la
comunicación con los ciudadanos y las organizaciones sobre la prestación
Las tecnologías y herramientas creadas proporcionarán el modelado de servicios públicos. Debido al desarrollo del gobierno electrónico, la
de procesos de extracción de información y la creación de sistemas cantidad de solicitudes procesadas puede llegar a varios miles por día. Al
automáticos de procesamiento de texto basados en la ontología del área mismo tiempo, se tipifican los procesos en las estructuras de gobierno, así
temática y el conocimiento lingüístico representado por diccionarios como los documentos, por lo que la aplicación de algoritmos inteligentes
temáticos y modelos de hechos. será más efectiva que en una estructura con una estructura organizacional
El objetivo del estudio es desarrollar un modelo, métodos y algoritmos compleja y única.
efectivos que permitan la extracción de información de los documentos,
compilando análisis de texto inteligente y optimizando todo el proceso de El aprendizaje automático puede acelerar el procesamiento de
negocio de la gestión documental. documentos, preparar todos los datos necesarios para la toma de
Para alcanzar el objetivo, debían realizarse las siguientes tareas: – decisiones humanas y evitar errores humanos [12].
realizar un análisis Mediante el uso de algoritmos de aprendizaje automático, un
comparativo de los sistemas de gestión de documentos electrónicos documento puede ir desde el registro hasta la formación del propio
existentes en el mercado de los sistemas de información; – optimizar cada documento con una mínima intervención humana en el proceso.
uno de los
subsistemas del sistema de gestión de documentos electrónicos Los EDMS existentes son sistemas automatizados de información y
utilizando métodos de aprendizaje automático; – construir un modelo de referencia diseñados para automatizar los siguientes procesos tecnológicos,
sistema inteligente de gestión de documentos para garantizar el trabajo tanto intraagenciales como interdepartamentales: – procesamiento de
eficiente del personal de las organizaciones. documentos
electrónicos (en adelante denominados ED); asegurar los mecanismos
de control de la ejecución de la ED; – autorizar el acceso a los ED; –
proporcionar
4. Materiales y métodos acceso a los documentos publicados.
El aprendizaje automático es un campo de la informática, cuyo objetivo El sistema procesa los documentos creados y utilizados en el
es entrenar a las computadoras para que aprendan y actúen sin una gestión de registros de los organismos estatales.
programación explícita. Específicamente, el aprendizaje automático es un Para garantizar estos objetivos, EDMS proporciona las siguientes
enfoque para el análisis de datos que implica construir y adaptar modelos funciones: preparación, registro, almacenamiento, archivo y recuperación
que permitan que los programas "aprendan" de la experiencia. El de ED a nivel departamental y enrutamiento a nivel interinstitucional;
aprendizaje automático implica la construcción de algoritmos que adaptan provisión de un entorno de transporte para el intercambio interinstitucional
modelos para mejorar su capacidad de formar predicciones o acciones de documentos [13].
adicionales en procedimientos similares que se han integrado en el modelo [10]. El EDMS consta de los siguientes subsistemas: – un
Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (en lo sucesivo, subsistema para el procesamiento de la correspondencia interna y
EDMS) son sistemas automatizados de información y referencia diseñados externa; – un
para automatizar los procesos tecnológicos de preparación, registro, subsistema para la preparación y aprobación de borradores de
estructuración centralizada, almacenamiento, archivo, búsqueda y documentos;
procesamiento de documentos, control de ejecución, autorización de – un subsistema de apoyo a la información reglamentaria y de
acceso a ellos, emisión y distribución de documentos, extracción de referencia (NRIS); – un
información de documentos y su análisis, obtención de conocimiento a subsistema para la preparación de informes de información; – un
partir de la información acumulada, apoyo a la toma de decisiones [11]. subsistema de interacción con la base de archivo temporal; – un
subsistema para la conversión de documentos en papel
Los EDMS están diseñados para mejorar la eficiencia y la transparencia copiar a un formato electrónico; –
de los procesos de flujo de trabajo y realizan las siguientes funciones un subsistema de la administración del sistema; – un
principales: – recepción, subsistema que garantiza la interacción con el centro EDMS.
procesamiento, registro y almacenamiento de la correspondencia
entrante y saliente, incluida la correspondencia interna; – recepción, La estructura funcional de los subsistemas EDMS se muestra en la
procesamiento, Fig. 1.
registro, almacenamiento y redirección Esta estructura funcional es adecuada para los sistemas de gestión
ción de referencias de personas físicas y jurídicas; de documentos electrónicos tradicionales y requiere modificaciones y
– recepción, procesamiento, registro y almacenamiento de organin optimizaciones significativas para construir un nuevo modelo de un sistema
documentos nacionales y administrativos; de gestión de documentos inteligente.
70
Sistema de gestión de documentos electrónicos.
Conversión de Preparación Base de archivo

documentos en papel a ED temporal
de informes
Administracion del sistema
Procesamiento de documentos
soporte INE
Elaboración de Interacción con el
borradores de documentos. centro EDMS
Fig. 1. Estructura funcional de los subsistemas del sistema de gestión de documentos electrónicos
5. Enfoques para construir un modelo de sistema de gestión De la tabla anterior se desprende que los sistemas existentes en el
de documentos inteligente país brindan una automatización completa de los trámites. Pero con el
aumento diario en el volumen de documentos con tiempos de
5. 1. Análisis comparativo de los sistemas de gestión de documentos procesamiento regulados, la calidad y eficiencia de las interacciones de
electrónicos existentes en el mercado de los sistemas de información documentos dependen en gran medida de la prontitud y eficiencia de
En el mercado de las organizaciones. Las funciones de los sistemas de gestión de
los sistemas de información están representados varios sistemas documentos electrónicos no se limitan a la administración interna, el
de gestión de documentos electrónicos, pero solo pueden proporcionar gran volumen de gestión de documentos externos lo ocupa la
una automatización típica del papeleo. La descripción de los sistemas comunicación con los ciudadanos y las organizaciones sobre la
de gestión documental implementados en el mercado del país se prestación de servicios. Al mismo tiempo, la aplicación de algoritmos
presenta en la Tabla 1. inteligentes será más efectiva para aumentar la productividad de cada
usuario y de la organización en su conjunto.
tabla 1
Análisis comparativo de los sistemas de gestión de documentos electrónicos existentes
Sistema Descripción 2
1
Una solución para la gestión documental y la automatización de procesos empresariales orientados a documentos. Diseñado para organizaciones
gubernamentales y comerciales (empresas) de varios tamaños. InDocs permite automatizar el trabajo con varios tipos de documentos, tanto dentro
InDocs
de la red local, como en estructuras distribuidas territorialmente con el esquema complejo de flujos de información. La plataforma está implementada
en Java. En
combinación con OOP y OOD (programación y diseño orientados a objetos), TDD (desarrollo basado en pruebas) y una serie de potentes marcos
y bibliotecas (Spring, ORM Hibernate), la plataforma AlmexECM es una herramienta de automatización de flujo de trabajo potente y estable.
AlmexECM
La plataforma utiliza la tecnología Apache Thrift para escribir código de integración en cualquier lenguaje de programación moderno.
SoftLine ofrece soluciones basadas en plataformas ECM líderes, listas para una implementación rápida, para minoristas, bancos, organizaciones de
Línea blanda de tesis
seguros, empresas industriales y de construcción, el sector del petróleo y el gas y agencias gubernamentales. Software para la
organización de un enfoque holístico y sistemático para la gestión de los procesos internos de la organización, a saber: Control de órdenes y
protocolos; Gestión de documentos
Flujo de trabajo de sinergia organizativos y administrativos; Registros de personal y flujo de trabajo;
Informe de disciplina de desempeño
Creado especialmente para el
mercado de Kazajstán, el sistema Directum QAZ cubre toda la gama de tareas de automatización de la circulación interna de documentos
electrónicos y procesos comerciales específicos en empresas de diversas industrias.
DIRECTO
El sistema con mecanismos inteligentes integrados es compatible con ES de la Autoridad Nacional de Certificación de la República de Kazajstán (NCA
QAZ
RK), está localizado en el idioma kazajo y registrado por el Ministerio de Justicia de la República de Kazajstán (certificado de registro estatal No.
157 del 13.08.2018)
El sistema E1 Evfrat es una poderosa herramienta para la automatización de procesos comerciales y flujo de documentos para empresas de todo tipo
y tamaño. El sistema resuelve tareas de manera eficiente tanto dentro de una estructura pequeña, como una oficina, un departamento, una unidad o
Е1 Evfrat
una organización local en su conjunto, como dentro de una organización distribuida geográficamente con un esquema complejo de flujos de información.
El sistema tiene una posición de liderazgo en las clases de sistemas DMS, BPM y EMC
71
Continuación de la Tabla 1
1 2
EDM Docsvision es una plataforma EDMS/ECM con funciones completas que permite una amplia variedad de soluciones para automatizar
docsvision procesos comerciales y tareas de procesamiento
de documentos. Documentolog proporciona el ciclo de vida completo de toda la documentación electrónica dentro de los procesos
Documentolog comerciales actuales de la empresa. Automatización de los procesos comerciales de cualquier organización de acuerdo con las
normas internas de la organización y las normas aprobadas de la República de
Kazajstán El sistema le permite gestionar la creación, ejecución y aprobación de documentos. El sistema se adapta a cualquier tipo
TENGRIDOC® de empresa, admite el intercambio de documentos con oficinas distribuidas geográficamente y automatiza tanto el trabajo de los
departamentos individuales (por ejemplo, el departamento administrativo) como el de la empresa
en su conjunto. EDMS está diseñado para organizar el flujo de trabajo sin papel y la tecnología de gestión de documentos
Euredoc corporativos. , que asegura el movimiento de documentos en el cliente desde el momento en que se crean o reciben, hasta que
se completan y ejecutan o envían, además de brindar soporte de información para las actividades organizativas y
integro administrativas Automatización de todo el “ciclo de vida” del documento (desde la creación del proyecto para documentar la cancelación y el archivo)
RealSoft Basado en una plataforma IBM Lotus Notes/Domino IBM Messaging and Collaboration Solutions (Collaboration Solutions
Messaging and Collaboration), Collaboration Solution Portal (Collab Sol Portal)
5. 2. Optimización de cada uno de los subsistemas de gestión de del procesamiento de documentos depende completamente del conjunto
documentos electrónicos utilizando técnicas de aprendizaje automático de atributos: por ejemplo, los documentos de un destinatario específico y
Para implementar un flujo de trabajo inteligente, lo anterior sobre un tema específico (las categorías mencionadas anteriormente)
los subsistemas deben mejorarse utilizando el aprendizaje automático. deben ser procesados por una unidad específica y de acuerdo con reglas
El tratamiento de la correspondencia interna y externa bastante específicas. En la actualidad, la tramitación de cada documento
El subsistema realiza las siguientes operaciones básicas: es 100 % manual. Pero, dada la naturaleza estructurada de esta
1. Registro de documentos. información, las mismas reglas se pueden enseñar fácilmente a un
En esta operación, se definen los detalles primarios del documento y algoritmo de aprendizaje automático. Al "ingerir" una buena base de datos
se determina el curso posterior de su procesamiento, es decir, a quién en la que los documentos se estructuran de acuerdo con las reglas de la
debe transmitirse el documento para su consideración. El documento organización, los algoritmos de aprendizaje automático estarán listos para
puede pasar no solo directamente a la siguiente etapa de procesamiento predecir de forma independiente nuevos atributos y rutas de procesamiento
de documentos, sino también en caso de que ya se conozca al posible para nuevos documentos, así como predecir la cantidad de días que lleva
ejecutor de este documento, directamente para su ejecución. completar una tarea y identificar al ejecutante. Para que los algoritmos
aprendan a hacer esto con gran precisión, se necesita una base de datos
2. Definición de resoluciones para el documento. de grandes volúmenes de datos estructurados y no tan estructurados
En el curso de esta operación, el documento se determina de [14]; – Autocompletar en el registro. Con base en el contenido del
acuerdo con la estructura jerárquica de la organización: el documento va texto, el sistema debe completar automáticamente los datos necesarios
desde el director ejecutivo hasta el ejecutor final. en la tarjeta del documento, determinar la relación con otros documentos
o correspondencia similares y sugerir el destinatario del mensaje en sí,
3. Poner un documento bajo control. con base en los datos sobre el cumplimiento de asuntos similares. Y de
Esta operación se puede realizar después de que el documento se acuerdo con el mismo principio, se determinarán los tiempos de
registre en el EDMS o en cualquier momento del procesamiento del tramitación de los documentos; – abstracción automática. La elaboración
documento. Al momento de esta operación se determina el albacea manual de resúmenes (crear un "extracto" breve y significativo del
responsable y el plazo para el documento documento completo) es un trabajo difícil y lento, por lo que también es
se establece la ejecución. recomendable utilizar herramientas de generación automática de
4. Ejecución de las instrucciones de este documento. resúmenes. Las primeras publicaciones sobre el tema de los métodos
Según resoluciones, se continúa con la ejecución de este documento. automáticos de resúmenes de texto datan de 1958. Desde entonces se
Si la ejecución requiere la creación de un documento de respuesta, se han desarrollado un gran número de métodos y ha mejorado la calidad
lleva a cabo en forma de elaboración de un borrador de documento y su de los resultados. Las tareas principales del resumen automático en un
aprobación. EDMS son resaltar la información principal en un documento y evitar la
5. Retiro del control. duplicación.
La retirada del control se lleva a cabo de acuerdo con los resultados En el subsistema de elaboración y aprobación de anteproyectos, se
de la ejecución del documento, si este documento requiere confirmación. realizan las siguientes operaciones principales: para automatizar los
procesos de elaboración y concertación de documentos, el tipo de
Se supone que se implementarán las siguientes tareas en este documento convencional – “documento proyecto”, caracterizado por su
subsistema: – propia ficha y con su propio se introduce un número de registro único.
análisis de datos de conglomerados. Antes de aplicar algoritmos de
aprendizaje automático a los documentos, dado el gran volumen de datos, Este subsistema proporciona enlace a los siguientes subsistemas: 1.
es necesario particionarlos en clústeres. Esto resolverá problemas como Subsistema
encontrar duplicados, buscar documentos relacionados/similares, etc., y de procesamiento de correspondencia interna y externa.
también permitirá construir un algoritmo para una predicción más precisa
de los atributos del documento; Los procesos de redacción y aprobación de documentos se consideran
– predicción de atributos de documento. Todo documento electrónico principalmente como una de las operaciones en el curso del procesamiento
va acompañado de un conjunto de atributos (autor, subdivisión, tipo de de documentos. La interacción entre subsistemas se realiza definiendo
documento, albacea, etc.) que deben ser cumplimentados para su posterior una asignación en el subsistema de correspondencia interna y externa,
procesamiento, así como para la posterior búsqueda de documentos y procesando una asignación, que se convierte en la base para la creación
generación de informes. De hecho, el proceso de documentos.
72
Un documento creado sin una definición de asignación explícita (iniciativa) generación de informes para documentos vencidos en tiempo real, generación
se envía al subsistema de procesamiento para su registro después de las de informes para cada ejecutor con carga de trabajo detallada de cada ejecutor,
operaciones de aprobación y firma. generación de informes para documentos de control.
2. El subsistema de trabajo con NSI, para solicitud de elementos de El subsistema de interacción con los departamentales
directorios, que se utilizan para el llenado de requisitos de documentos. archivo de EDMS realiza las siguientes operaciones principales:
– esta función garantiza la transferencia de datos (documentos finalizados
Los libros de referencia se utilizan para la determinación de los valores. en la gestión de registros del año anterior) al
de detalles de borradores de documentos, por lo tanto, durante el procesamiento archivo departamental EDMS;
de documentos, se lleva a cabo su registro, consulta de datos de libros de – este subsistema interactúa con el subsistema de procesamiento de
referencia del subsistema NSI [15]. documentos y NSI para obtener la información necesaria y transferir
En este subsistema, se supone que deben implementarse las siguientes documentos al depósito de archivo temporal.
tareas: –
enrutamiento inteligente. El sistema en unos segundos. El subsistema para convertir documentos en papel en registros electrónicos.
El sistema debe determinar automáticamente una ruta de aprobación de
un proyecto en función de su contenido, encontrar documentos relacionados y Este subsistema garantiza la automatización de la conversión de
redactar una resolución de documento. Como resultado, se acelera el proceso documentos en papel a formato electrónico. El subsistema de escaneo permite
de aprobación y se reducen los errores en la producción de documentos. almacenar documentos electrónicos para diferentes bases de datos y navegar
También es posible ver qué pasos o empleados ralentizan el trabajo. Al mismo por la lista de documentos escaneados.
tiempo, el enrutamiento inteligente puede tener en cuenta la carga de trabajo En este subsistema se implementarán las siguientes tareas: reconocimiento
de los empleados: si se excede el límite de tareas del revisor, un colega se de texto en documentos escaneados, aplicación del método de aprendizaje
involucra en el proceso de aprobación; – preparar una plantilla de respuesta. A automático a textos escaneados.
menudo se recibe el mismo tipo de solicitudes. El subsistema de administración del sistema realiza las siguientes
operaciones básicas: – Las
Muy a menudo, se recibe el mismo tipo de consultas. En la elaboración del funciones del administrador del sistema incluyen la gestión de la
proyecto de escrito de contestación a estas consultas, el sistema deberá configuración de los subsistemas relevantes y el acceso a las funciones
buscar automáticamente documentos similares y elaborar la plantilla típica del proporcionadas por el sistema, así como la visualización de los registros de
escrito de contestación; – búsqueda inteligente en el sistema. auditoría del trabajo de los usuarios. Además, el sistema brinda auditoría de las
operaciones realizadas por el mismo Administrador del Sistema, excepto la
El sistema debe permitir configurar la búsqueda inteligente de los determinación de los derechos de acceso a los objetos del sistema;
documentos.
En el subsistema de soporte de la información normativareferencial se – Las funciones de administración del sistema quedan fuera de este
realizan las siguientes operaciones básicas: Este subsistema da acceso al subsistema: copia de seguridad, instalación del sistema, configuración de
INE del sistema. El parámetros del sistema, etc.
El NSI utilizado en el sistema se clasifica en: 1. NSI El subsistema de administración interactúa con los demás sistemas
utilizado en el intercambio de documentos interdepartamentales. incluidos en el EDMS para determinar la configuración de estos subsistemas,
Para esta clase de directorios, se proporciona mantenimiento y garantizar la seguridad y auditar las operaciones realizadas por los usuarios de
almacenamiento centralizados. los subsistemas.
2. Los directorios de una determinada autoridad pública. Para implementar las tareas anteriores, se propone utilizar el área de
Estos directorios no se utilizan en el intercambio interdepartamental y se desarrollo activo y actualmente relevante : el modelado de temas.
utilizan para determinar los detalles de los documentos de la propia autoridad
estatal. El modelado de temas es un método para construir un modelo de una
Este subsistema proporciona los datos necesarios a otros subsistemas colección de documentos de texto, que determina qué temas están relacionados
incluidos en el SGDE. con cada uno de los documentos. El modelo de tema de una colección de
Las siguientes tareas se implementarán en este subsistema: directorio documentos de texto identifica qué temas cubre cada documento y qué palabras
inteligente. Implementación de guía inteligente, búsqueda semántica de (términos) constituyen cada tema. Los métodos de modelado de temas más
palabras [16]. populares actualmente se pueden dividir en dos grupos principales: algebraicos
En el subsistema de elaboración de informes de información y probabilísticos (generativos).
mación, se llevan a cabo las siguientes operaciones básicas.
Este subsistema está diseñado para obtener información estadística Los modelos algebraicos incluyen el Modelo de Espacio Vectorial estándar
sobre los documentos que se procesan en el sistema. (VSM), el Análisis Semántico Latente (LSA) y entre los probabilísticos, los más
Además de proporcionar formularios de informes estadísticos estándar, populares son el LSA probabilístico (pLSA) y la Asignación de Dirichlet Latente
existe la oportunidad de crear plantillas de formularios de informes que reflejen (LDA), así como la regularización aditiva del tema. (ARTM) basados en estos
los detalles de la autoridad pública respectiva, utilizando un generador de algoritmos [17].
informes de alto nivel.
El subsistema de gestión de plantillas de informes y gener. Durante el estudio se decidió utilizar Latent Dirichlet Allocation ya que este
La generación de formularios de informe proporciona las siguientes funciones: método evita los inconvenientes de pLSA, como el “sobreaprendizaje” y la falta
1. Recepción de formularios de informes utilizando las plantillas de informes disponibles. de patrón en la generación de documentos a partir del conjunto obtenido por
2. Creación de plantillas de informe y determinación de un temas, lo que mejora significativamente la muestra final.
cronograma para la generación de formularios de informes disponibles para los usuarios.
Este subsistema interactúa con el subsistema de procesamiento de Latent Dirichlet Allocation es un modelo generador utilizado en aprendizaje
documentos y NSI para obtener la información necesaria para proporcionar automático y recuperación de información que permite explicar los resultados
información de informes. de las observaciones utilizando grupos implícitos, de modo que es posible
En este subsistema se espera implementar las siguientes tareas: identificar las razones de la similitud de algunas partes de los datos. Por
Generación de reportes inteligentes. Inteligente ejemplo, si las observaciones
73
son palabras recopiladas en documentos, se argumenta que cada que es fácil de usar y administrar, pero la eficiencia de este tipo de
documento es una mezcla de un pequeño número de temas y que la sistemas es muy baja. La arquitectura secuencial implica el análisis
aparición de cada palabra está relacionada con uno de los temas del secuencial del texto en diferentes niveles lingüísticos: grafemático,
documento [17]. morfológico, sintáctico y semántico.
Recientemente, se han desarrollado enfoques orientados
5. 3. Construcción de un modelo de sistema inteligente de gestión semánticamente para el análisis de textos y se han creado sistemas con
documental para garantizar el trabajo eficiente de los empleados en las arquitectura no secuencial [19], cuando el análisis se realiza en paralelo
organizaciones en todos los niveles sobre la base de varios recursos semánticos como
El modelo de un sistema inteligente de gestión documental se tesauros y ontologías. El uso del enfoque multiagente permite crear
desarrolla sobre la base de nuevos métodos y algoritmos de análisis de buenas alternativas a los sistemas de análisis de texto con arquitectura
texto basados en aprendizaje automático , así como un enfoque secuencial. La peculiaridad del enfoque es la representación del sistema
multiagente [14]. La novedad de los métodos de aprendizaje automático desarrollado con la ayuda de entidades autónomas agentes, que tienen
es la configuración y el desarrollo simplificados de los sistemas de la capacidad de interactuar con el medio ambiente y otros agentes. En el
recuperación de información y el cambio facilitado de todo el sistema de proceso de esta interacción tiene lugar el funcionamiento del sistema.
gestión de documentos a una nueva área temática. Y el análisis de texto Tradicionalmente, la ventaja del enfoque multiagente es el paralelismo
multiagente y la extracción de información consisten en utilizar dos tipos del proceso de funcionamiento del sistema, debido a la independencia de
de agentes. Los agentes léxicos corresponden a los objetos del área los agentes y su capacidad de interactuar entre sí, por lo que las tareas
temática que se encuentran en el texto, y los agentes cognitivo del sistema se resuelven localmente y por lo tanto acelerar
lingüísticos detallan estos objetos y establecen conexiones entre ellos. significativamente el resultado [20].
Los agentes cognitivolingüísticos están asociados a diversas operaciones
cognitivas asociadas a estructuras lingüísticas complejas y diferentes
tipos de procesamiento de la información lingüística. Todos los agentes Habiendo analizado todos los EDMS existentes en el país y los
actúan de forma paralela e independiente. Los agentes extraen problemas no resueltos de gestión de documentos y algoritmos de
información del texto en forma de estructuras basadas en ontologías aprendizaje automático, se propone un modelo de EDMS inteligente
(hechos, objetos, relaciones). El resultado de sus acciones será la (Fig. 2) para implementar aún más un documento de autoaprendizaje,
información representada por la red de agentes, donde cada agente autodesarrollo y autorregulación. sistema de gestión.
forma un objeto o una instancia de una relación correspondiente a alguna
clase de ontología [18]. Se espera que la implementación del modelo anterior mejore el
mecanismo de enrutamiento de documentos, el procesamiento
El enfoque propuesto está en línea con las tendencias actuales de la estadístico de los esquemas de enrutamiento (estadísticas de aprobación,
investigación moderna dedicada al procesamiento y análisis automático delegación, cuellos de botella, demoras), la reconfiguración de la ruta de
de grandes volúmenes de datos heterogéneos presentados en lenguaje documentos, el desarrollo del sistema de operaciones de documentos,
natural. La mayoría de los sistemas tradicionales de análisis de texto la formación de una base de conocimientos , trabajo con grandes flujos
están organizados sobre la base de una arquitectura puramente secuencial, de documentos, reconocimiento de documentos, etc.
Modelo EDMS inteligente
Correspondencia saliente
Envío para ejecución,
seguimiento Gestión
Correo electrónico
Notificación
de entrega
Armonización (ruta
Resolución
inteligente)
(predicción del
Autocompletar Firma (firma
ejecutante)
durante el registro electrónica)
Correspondencia entrante
Monitoreo personal Trabajando en
reconocimiento de texto (proyectos de carga de trabajo de los estudiantes
en escaneos
Oficina (informe automático) reformas, buscando
Documentos en papel
similares
Predicción de atributos de documentos)
documentos
Correo electrónico
Personal
soporte INE
Fig. 2. Modelo inteligente de sistemas de gestión de documentos electrónicos
74
6. Discusión de los resultados experimentales del estudio del el modelo de extracción de información se presenta en forma de gráfico
modelo de sistema inteligente de gestión de documentos atribuido con las propiedades dadas.
electrónicos basado en métodos de aprendizaje automático La principal ventaja de este enfoque es que la tecnología creada
reduce significativamente el tiempo de trabajo en los documentos, asegura
Como resultado de un análisis comparativo de los sistemas de gestión un flujo de documentos óptimo y proporciona transparencia (explicabilidad)
de documentos electrónicos tradicionales existentes, se reveló que ninguno de los resultados obtenidos por el sistema para el usuario. También el
de ellos puede presentarse como un sistema inteligente de gestión de desarrollo de un subsistema de vocabulario, que realiza un análisis léxico
documentos. En consecuencia, eso requiere la mejora y mejora de los del texto e identifica términos significativos sobre la base de diccionarios
sistemas tradicionales de gestión de documentos electrónicos en términos orientados a temas. Desarrollo del módulo de tipificación de género,
del uso de métodos de formación avanzados. realizando análisis de género del texto sobre la base de patrones de
En este sentido, se ha desarrollado un modelo de sistema inteligente de género. Sobre la base de la plataforma multiagente especializada, puede
gestión de documentos electrónicos, lo que se explica por la introducción crear una implementación simplificada de los algoritmos de análisis de
de nuevos módulos para mejorar los procesos de negocio de la gestión de texto multiagente.
documentos electrónicos (Fig. 2). Por lo tanto, los métodos para la Incluirá un sistema de inicialización de agentes, un verificador de
optimización de procesos comerciales de los sistemas EDI, como la condicionalidad, un componente para la búsqueda de modelos de control
búsqueda de duplicados, la búsqueda de documentos relacionados/ apropiados y la implementación de protocolos de interacción de agentes.
similares y el algoritmo para una predicción más precisa de los atributos Este artículo construye un modelo supuesto de un sistema inteligente
de los documentos, el registro automático de documentos, el enrutamiento de gestión de documentos electrónicos, lo que puede generar dificultades
inteligente, la preparación de plantillas de cartas de respuesta y se en el desarrollo del propio sistema y la elección de métodos de análisis
presenta la generación de reportes inteligentes. inteligente. Sin embargo, todas las deficiencias del estudio pueden
En cuanto al análisis de textos, con base en la investigación realizada, eliminarse con la adición de nuevos resultados de investigación.
se ha formulado la tarea de resolver la ambigüedad en el análisis de
textos y extraer información del mismo. El resultado del análisis de texto El desarrollo de esta investigación puede conducir al abandono de
es un conjunto de hechos encontrados representados en forma de los sistemas tradicionales de gestión de documentos electrónicos en favor
cobertura de texto de objetos de información de un área temática de sistemas inteligentes. Sin embargo, uno puede enfrentar dificultades
determinada. La ambigüedad del texto en este nivel se manifiesta en la experimentales cuando se trata de un gran volumen de documentos
presencia de relaciones conflictivas entre objetos, donde cada conflicto, electrónicos.
de hecho, genera una versión separada de la cobertura del objeto del
texto. En contraste con el trabajo [7], donde solo hay tres niveles diferentes
de clasificación, que usan el documento completo como datos de entrada, 7. Conclusiones
y páginas individuales del documento, nuestro problema propuesto de
resolución de conflictos es resolver todas las ambigüedades para que el 1. Un análisis comparativo de los sistemas de gestión de documentos
El sistema está libre de conflictos y, sin embargo, conserva tantos objetos electrónicos existentes reveló que ninguno de ellos puede posicionarse
y relaciones como sea posible. Para resolver este problema, se utilizarán como un sistema inteligente de gestión de documentos. Tienen enormes
una serie de algoritmos para resolver ambigüedades de texto como parte deficiencias y requieren mejoras mediante el uso de métodos de minería
de un sistema de resolución de conflictos para un sistema de análisis de texto mde
ultiagente.
datos y sistemas multiagente. El uso de estos métodos creará
Se propone un método de verificación para familias de sistemas documentos en un solo proceso comercial, optimizando así la función de
distribuidos y multiagente generados por una gramática de red dependiente trabajar con documentos.
del contexto de un tipo especial. Este método de verificación se puede 2. Se analiza cada subsistema del sistema de gestión de documentos
aplicar para verificar las propiedades de los sistemas de resolución de electrónicos. Se proponen métodos para optimizar cada uno de estos
conflictos de múltiples agentes. El conjunto de instancias de ontología subsistemas. La peculiaridad de los métodos propuestos es la extracción
encontradas en el proceso de análisis de texto se puede representar en de información con la ayuda de algoritmos de aprendizaje automático y
forma de sistema de información de Scott con una relación de inferencia algoritmos multiagente que implementan el análisis de texto desde la
en forma de conjunto de relaciones de información. El sistema de perspectiva de la interacción entre agentes. Otra característica de la
información de Scott obtenido genera un sistema multiagente cuyos tecnología desarrollada es el premodelado de los procesos de análisis de
agentes resuelven ambigüedades léxicas y semánticas y es el algoritmo texto, en el que el modelo de extracción de información se representa en
correcto para la resolución de ambigüedades. forma de un gráfico atribuido con las propiedades dadas.
Sobre la base de la investigación, se propone desarrollar un entorno
tecnológico para la creación de sistemas de extracción de información de 3. Los resultados del trabajo permiten recomendar el modelo
textos orientados a temas sobre la base de una plataforma multiagente desarrollado de un sistema inteligente de gestión de documentos
especializada. Y también la implementación del diseño del entorno electrónicos para la realización de la optimización dada en estructuras
tecnológico, que incluye tres componentes principales: un subsistema de estatales o en organizaciones, donde se implementa el sistema de gestión
diccionario, un módulo de tipificación de género y un módulo de análisis de documentos electrónicos. La principal ventaja de este enfoque es que
de texto multiagente. la tecnología creada sobre la base de este modelo reduce significativamente
La originalidad del enfoque propuesto en el estudio, en contraste con el tiempo de trabajo en los documentos, asegura el flujo óptimo de
el trabajo [9], donde la arquitectura se construye donde el agente puede documentos y proporciona transparencia de los resultados obtenidos por
seleccionar solo la clase de reglas válidas, en lugar de tratar de derivar el sistema para el usuario.
exhaustivamente toda la base de reglas, es que la La extracción de
información se realizará mediante algoritmos de aprendizaje automático y
algoritmos multiagente que implementan el análisis de texto a partir de la Expresiones de gratitud
interacción de agentes: agentes de información, emparejados con las
entidades del dominio, y agentes de control, calculando las características Esta investigación ha sido financiada por el Comité de Ciencias del
del objeto. Otra característica de la tecnología desarrollada es el modelado Ministerio de Educación y Ciencia de la República de Kazajstán (Subvención
preliminar de los procesos de análisis de texto, en el que No AP08857179).
75
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