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Fecha de presentación: diciembre, 2021

Fecha de aceptación: marzo, 2022
Fecha de publicación: mayo, 2022

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PARA LA COORDINACIÓN DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD DE
UNIANDES SEDE IBARRA.
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM FOR COORDINATION OF LIAISON WITH
THE SOCIETY OF UNIANDES HEADQUARTERS IBARRA.
Jorge Lenin Acosta Espinoza1
E-mail: ui.jorgeacosta@uniandes.edu.ec
ORCID: https://orcid.org/0000-0003-4254-4228
1
Universidad Regional Autónoma de Los Andes. Ecuador.
Cita sugerida (APA, séptima edición)
Acosta Espinoza, J. L., (2022). Sistema de gestión documental para la coordinación de vinculación con la sociedad de
Uniandes sede Ibarra. Revista Universidad y Sociedad, 14(3), 523-532.

RESUMEN

El presente trabajo propone generación de un sistema de gestión documental para la Coordinación de Vinculación de con
la Sociedad en UNIANDES sede Ibarra a través de una aplicación web que permita organizar la información y documentos
que se genera en esta dependencia. Actualmente toma mucho tiempo saber si un estudiante ha cumplido con sus horas
de Proyectos de vinculación y de prácticas preprofesionales, cuando las autoridades solicitan informes de estudiantes que
han cumplido con estos procesos hay que recurrir a la información en físico, pero en muchas ocasiones dicha información
se encuentra traspapelada o simplemente no se las encuentra, resultando para el estudiante un verdadero problema ya que
no puede acceder al certificado de haber cumplido con las horas que corresponde a la participación en Proyectos de Vin-
culación con la Sociedad y con las horas que corresponden a la prácticas preprofesionales que al final son dos documentos
obligatorios para su graduación. Se utilizó la metodología de desarrollo de software XP (Programación Extrema), permitiendo
solucionar el problema de manera adecuada, manteniendo la información y documentación organizada, satisfaciendo en
gran medida los requerimientos del coordinador que se encuentran al frente de la Función Vinculación.

Palabras clave: Aplicación web, gestión documental, vinculación, php, tecnología.

ABSTRACT

The present work proposes the generation of a document management system for the Coordination of Linking with Society
in UNIANDES Ibarra headquarters through a web application that allows organizing the information and documents that are
generated in this dependency. Currently, it takes a long time to know if a student has fulfilled their hours of Bonding Projects
and pre-professional internships, when the authorities request reports from students who have complied with these proces-
ses, they have to resort to physical information, but in many cases this information It is misplaced or simply cannot be found,
resulting in a real problem for the student since he / she cannot access the certificate of having complied with the hours that
correspond to participation in Partnership Projects with the Society and with the hours that correspond to the pre-professional
internships which are ultimately two mandatory documents for graduation. The XP software development methodology (Ex-
treme Programming) was used, allowing to solve the problem in an adequate way, keeping the information and documenta-
tion organized, largely satisfying the requirements of the coordinator who oversee the Linkage Function.

Keywords: Web application, document management, linking, php, technology.

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INTRODUCCIÓN
La Vinculación con la Sociedad es una de las funciones que toda Institución de educación superior en Ecuador debe
incorporar como pilar fundamental para alcanzar la calidad (Castro et al., 2017). En la Figura 1 se da a conocer los
procesos de Proyectos de Vinculación y prácticas preprofesionales, el cumplimiento de estás actividades permite al
estudiante alcanzar el certificado de haber cumplido con estos dos procesos, requisito para su graduación.
El desarrollo de aplicaciones web se basan en el uso de técnicas de construcción de software y tecnología, dentro de
las tendencias tecnológicas se encuentran las diferentes plataformas, herramientas y lenguajes de programación las
cuales proporcionan rapidez al momento de desarrollar una aplicación Web, permitiendo al desarrollador reducir tiem-
po empleado en la creación de sistemas Web acorde a los requerimientos de los usuarios. (Sprague, 1995; Africano
& Reatiga, 2018).
La metodología de desarrollo XP (Programación extrema) al igual que otras metodologías tradicionales o ágiles, re-
quieren entender lo que el cliente necesita, a través de la aplicación de las diferentes fases ha permitido desarrollar
un aplicación útil y aplicable, permitiendo solucionar los problemas de búsqueda de información y documentación.
(Molina et al. 2020).
De igual forma se aplica el Modelo Vista Controlador (MVC) ya que a través de la aplicación de este patrón de diseño
arquitectónico, nos permite crear aplicaciones de calidad, este patrón modifica cada uno de sus componentes sin
necesidad de afectar a los demás, con lo cual la Función Vinculación con la Sociedad mantendrá una organización de
la gestión documental de sus procesos y sobre todo, cuando se requiera ampliar los módulos de la aplicación web,
cualquier desarrollador puede entender y expandir la aplicación web. (Bestard & López, 2017; Bozu & Muñoz, 2009).
Los modelos y tecnologías de desarrollo web han evolucionado en últimos tiempos, existen multitud de aplicaciones,
framework, librerías, arquitecturas y sistemas de publicación en diferentes versiones que a su vez reciben cambios
o mejoran con el tiempo. Se experimenta un progreso significativo en lo relacionado con la administración de siste-
mas, servicios de alojamiento, técnicas de escalabilidad, monitorización y gestión de centros de procesos de datos
(Vilajosana & Navarro, 2019).

MATERIALES Y MÉTODOS
Entre los materiales utilizados en la investigación está la Figura 1 que muestra las etapas de los procesos de Proyectos
de Vinculación y Prácticas preprofesionales.

Figura 1. Etapas de los procesos de Proyectos de Vinculación y Prácticas preprofesionales. Fuente: (UNIANDES,
2017).

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En la tabla 2, a través de una comparativa, se resalta la usuario, es decir, la parte con la que interactúa el usuario
importancia del uso de la metodología XP versus el marco y el Controlador: es la conexión entre el modelo y la vista.
de trabajo SCRUM. (Ávila, 2016).

Tabla 2. Tabla1 comparativa entre XP vs SCRUM.

COMPARATIVAS ENTRE XP VS SCRUM

XP SCRUM
En el proceso de desarrollo
de software la metodología
XP:
En el proceso de desarrollo
• Diseño simple
de software la metodología
• Pruebas
Scrum:
• Refactorización
• Scrum teams
• Propiedad colectiva
• Producto banklog
• Integración continua
• Sprint.
• Cliente en el equipo
• Sprint review
de desarrollo.
• Estándar de codifi-
cación
Figura 2. Funcionamiento de la modelo vista controlador.
Metodología de desarrollo
Metodología dirigida más a la Fuente: (Sagredo et al. 2012).
que está centrada en la pro-
gestión y administración del
gramación o creación del pro- La tendencia de una gran cantidad de tecnologías, he-
proyecto.
ducto.
rramientas y estilos arquitectónicos para desarrollar sitios
El cliente es parte del equipo El cliente no está integrado al web y aplicaciones, por tanto, es importante describir los
de trabajo. equipo aspectos más importantes relacionados con la tecnología
Es más informal Es más formal y herramientas de desarrollo web como se ve en Tabla 3.
Prioridad en entornos com-
Prioridad a trabajos con resul-
plejos, obteniendo resulta- Tabla 3. Tecnologías, modelos, herramientas de desarro-
tado directo, satisfacción al
cliente.
dos prontos, requiere trabajo llo web
duro.
Basado en flexibilidad, diná- Basado en un proceso iterati- Nombres Descripción
mico y funcional. vo e incremental PHP Lenguaje de programación
Liviana y adaptable, se desa- MySQL Base de datos
rrolla por fases:
HTML 5 Lenguaje de marcas
Desarrollo que requiere traba-
planificación, diseño, codifi- Lenguaje de programación
jo duro, adaptable a la evolu- JavaScript
cación y pruebas. que funciona de forma nativa.
ción del proyecto.
Las iteraciones de entrega Las iteraciones de entrega Técnica de desarrollo web
son de 1 a 3 semanas. son de 1 a 4 semanas Ajax que combina varias tecnolo-
gías.
Las tareas terminadas, pue-
Trata de seguir el orden de Marco de trabajo HTML, CSS
den ser modificadas durante Bootstrap
prioridades se puede cam- y JavaScript
el transcurso del proyecto,
biarlo si es mejor para el de-
incluso, después de que fun- Codeigniter Framework para PHP
sarrollo de las tareas.
cionen correctamente.
Suministra información solici-
Usado principalmente para Recomendado para mejoras Servidores Web tada por otros dispositivos o
Proyectos pequeños y para rápidas en grandes empresas por personas.
pequeñas y grandes empre- y que no dependen de una fe-
Los usuarios pueden utilizar
sas. cha límite.
accediendo a un servidor
Fuente: Confección propia, 2022. web a través de Internet o de
Aplicaciones web una Intranet mediante un na-
El funcionamiento del patrón de diseño arquitectónico vegador. Se pueden utilizar la
MVC, se observa en la Figura 2 , donde el Modelo: contie- mayoría de los lenguajes des-
critos para el desarrollo.
ne la información de los datos. La Vista: es la interfaz de

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Estándar internacional para la
ISO 9126-2 evaluación de la calidad del
software
Fuente: Confección propia, 2022.
Metodología de trabajo aplicada.
La metodología XP permitió la construcción del software
ajustado a los requerimientos del cliente (Meléndez et al.,
2016). Para la aplicación de esta metodología es necesa-
rio seguir un proceso determinado por 4 fases como se
aprecia en la Figura 3.
Planificación
Esta fase es la que se encarga de definir la estructura, los
requerimientos y el alcance del desarrollo del proyecto,
objetivo que se alcanza mediante la creación de histo-
rias de usuario. Finalmente, la puntuación de las historias
de usuario se realiza en reuniones con todo el equipo de
desarrollo.
Diseño
Fase en la que se crea estándares y patrones para reali-
zar la codificación; de esta forma se obtendrá un código
eficiente, con calidad y comprensión para todos los in-
volucrados en el desarrollo. Un diseño simple se imple-
menta más rápidamente que uno complejo. Por ello XP
propone implementar el diseño más simple posible que
funcione, que sea sencillo y funcional para poder cumplir
con el tiempo de entrega y facilitar el desarrollo en cada
una de las etapas del proyecto.
Codificación
Esta fase va relacionada con la planificación, específica-
mente con las historias de usuario, por lo que cada una
de estas historias son consideradas y a su vez se hacen
las pruebas unitarias que consisten en la comprobación
del funcionamiento del código a perfección y donde los
desarrolladores trabajan con el cliente para ponerse de
acuerdo en lo que se va a implementar, aquí se establece
la arquitectura del sistema hacer aplicado durante el de-
sarrollo del proyecto.
Pruebas
Los resultados obtenidos en todas las pruebas del siste-
ma permiten ir verificando el funcionamiento de la aplica-
ción web y concluir si la aplicación cumple con los obje-
tivos propuesto.
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Figura 3. Resumen de las fases usadas en la metodología
XP. Fuente: Confección propia, 2022.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Para tomar un criterio de elección de la tecnología ade-
cuada, previamente se estudiaron las necesidades de las
aplicaciones web, y se ha concluido que las bases que
una aplicación web debe poseer para la fácil integración
de servicios es escalabilidad, software libre con los be-
neficios en costes que esto implica, seguridad, rapidez y
facilidad de uso y eso nos ofrece la tecnología usada fra-
mework Codeigniter (Velo, 2012), que contiene una serie
de librerías que sirven para el desarrollo de aplicaciones
web con PHP y MySQL.
Codeigniter genera una estructura de proyecto que per-
mite organizar el código fuente para que sea fácil de
crear y mantener, implementa el proceso de desarrollo
Modelo, Vista, Controlador (MVC), que es un estándar de
programación de aplicaciones, utilizado tanto para hacer
sitios web como programas tradicionales.
Las tecnologías HTML5, JavaScript y Ajax ayudaron a de-
sarrollar la aplicación reduciendo el tiempo de desarrollo
y mejorando la productividad, gracias a las posibilidades
de reutilización del código; flexibilidad según necesida-
des, podemos poco a poco ir migrando, ampliando nues-
tra aplicación o ir actualizándolo según sea conveniente
gracias a la estructura escalable, posibilita el trabajo con
varios y distintos clientes; trabajo en entornos distribui-
dos y facilidad de integración con otras tecnologías o con
procesos de negocios distintos; mantenibilidad; seguri-
dad; libertad de elección de servidores, herramientas y
componentes existiendo alternativas de Software Libre.
(Clemente, 2021).
La automatización de los procesos de la Función
Vinculación con la Sociedad aporta algunas ventajas
siendo una de estas la eficiencia en el manejo de los do-
cumentos solicitados por los estudiantes para obtener el
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certificado de cumplimiento de las horas de proyectos de
Vinculación y las horas de servicio comunitario.
La calidad en el manejo y monitoreo de las diferentes eta-
pas de los procesos de los Proyectos de Vinculación y
las prácticas preprofesionales permitieron llevar el regis-
tro de las actividades evitando que los documentos se
traspapelen.
De acuerdo a los conocimientos adquiridos en estas in-
vestigaciones se presenta una solución de automatiza-
ción de los procesos de la Función Vinculación con la
Sociedad debidamente probada y que pueda aplicarse
a las demás sedes de la Institución UNIANDES existentes
en las tres regiones del Ecuador.
La aplicación web permite que la comunidad universitaria
reporte sus avances a la Función de Vinculación con la
Sociedad de forma automatizada y los usuarios tengan
acceso a esa información en tiempo real.
Aplicación web desarrollada
El ingreso a la aplicación web se lo hace a través de un
formulario donde el usuario podrá autenticarse para ingre-
sar a la aplicación web, deberá ingresar con su nombre
de usuario y la contraseña, como se indica en la Figura 4.
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Figura 4. Formulario de autenticación. Fuente: Confección
propia, 2022.
La aplicación web consta de 6 módulos:
El módulo de seguridad: este módulo gestiona los usua-
rios de la aplicación web asignándoles un tipo de usuario,
el cual les permitirá acceder a los diferentes módulos.
Módulo de datos generales: este módulo permite ingreso
de datos que serán utilizados en los diferentes formula-
rios como nombres de países, provincias, ciudades.
Módulo de convenios: este módulo permite gestionar los
convenios que tiene la universidad con las diferentes ins-
tituciones públicas y/o privadas.
Módulo de matriz- Sede Extensión: este módulo permite
gestionar las carreras con las que cuenta cada una de
la matriz, sede, extensión de la Universidad, además de
los docentes que forman parte de la Función Vinculación
de acuerdo al distributivo que emite la dirección de cada
matriz, sede, extensión.
Módulo de proyectos de Vinculación: este módulo permi-
te la gestión de los proyectos de vinculación, seguimiento
de docentes y estudiantes.
En la Figura 5 se presenta una vista de los módulos del
SGVin (Sistema de gestión de Vinculación).
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Figura 5. Módulos de la aplicación web. Fuente: Confección propia, 2022.

Diseño de visualización y entrada de datos: la entrada de los datos se realiza a través de formularios que permiten
listar el contenido de una tabla o tablas de la Base de datos y realizar operaciones como insertar, modificar y eliminar
(CRUD) como se observa la Figura 6.

Figura 6. CRUD. Fuente: Confección propia, 2022.

Pruebas
Las pruebas de software tienen un rol muy importante en el aseguramiento de la calidad, por tal motivo en el desarrollo
del sistema se ha llevado a cabo cuidadosamente esta fase, para detectar los errores durante el ciclo de vida de de-
sarrollo del software, corrigiéndolos a tiempo para realizar la entrega oportuna del sistema a la Función de Vinculación
con la Sociedad de UNIANDES sede Ibarra.
Las pruebas realizadas al software desarrollado se enmarcaron en:
• Pruebas funcionales:
• Pruebas no funcionales:
Se realizó las pruebas a los módulos que forman parte del SGVin (Sistema de gestión de Vinculación), para llevar a
cabo dichas pruebas se buscó la participación de:
• El coordinador de Vinculación.
• 2 docentes.
• 2 estudiantes
Como resultado de las pruebas realizadas se obtuvieron sugerencias por parte de los participantes mencionados
anteriormente. Los cuales fueron tomadas en cuenta por parte de la desarrolladora del proyecto para alcanzar la sa-
tisfacción de quienes administran la Función Vinculación con la Sociedad.
Pruebas funcionales: Para llevar a cabo estas pruebas se ha centrado en la funcionalidad para grantizar que las carac-
terísticas del software se comporten según lo solicitado por el coordinador de la Funcion Vinculación con la sociedad,
los tipos de prueba que se incluye son:
• Unitaria.

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• Integración.
• Interfaz.
En la Figura 7 se evidencia la funcionalidad de la aplicación web como consecuencia de las pruebas realizadas.

Figura 7. Pruebas de funcionalidad de la aplicación web. Fuente: Confección propia, 2022.

Una vez concluidas las pruebas funcionales y no funcionales de la aplicación desarrollada se procedió con la valora-
ción de los criterios de evaluación de software en base a características y subcaracterísticas de la aplicación web. Es
importante mencionar que la medición de la calidad del software de esta aplicación se basó en la norma ISO 9126-2
(Figueroa, 2004) la misma es un estándar internacional para evaluar la calidad del software en base a un conjunto de
características y subcaracterísticas de la calidad, cada subcaracterística consta de un conjunto de atributos.
El proceso que se siguió en la evaluación de los criterios de calidad en el sistema desarrollado para la gestión de
Vinculación consistió en seguir 7 etapas que se presentan en la Figura 8.

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7. Conclusiones

6.Valoración de resultados

5.Obtención de resultados

4.Selección Características y
subcaracterísticas

3.Especificación del modelo a

evaluar

2.Descripción de la aplicación a
evaluar

1.Propósito de la evaluación

Figura 8. Proceso de evaluación de criterios de Calidad de SGVin. Fuente: Confección propia, 2022.

Resultados 1
Teniendo en cuenta la norma ISO/ 9126-2, se logró establecer un total de 6 características y 21 subcaracterísticas
por medio de las cuales los usuarios evaluaron la calidad de la aplicación web desarrollada para la automatización
del servicio de la Función Vinculación con la Sociedad de UNIANDES sede Ibarra, se estableció la evaluación en su
funcionalidad, fiabilidad, usabilidad, eficiencia, mantenibilidad y portabilidad, usando Check list y de acuerdo con la
tabulación e interpretación de resultados se logró determinar que los usuarios evaluaron en conformidad las carac-
terísticas y subcaracterísticas de calidad de software. En la Tabla 4 se observa la evaluación aplicada a la aplicación
web desarrollada. (Figueroa, 2004)

Tabla 4. Criterios para evaluación de software.

Propósito: determinar la calidad de la aplicación web para la gestión de la Función Vinculación con la Sociedad de UNIANDES
sede Ibarra.
Descripción del Sistema que evaluar SGVin (Sistema de Gestión de Vinculación): el sistema consta de 6 módulos cada uno de
los cuales contiene submódulos.
Especificación modelo de calidad: el modelo aplicado está definido por la Norma ISO 9126-2 es importante describir que la
norma 9126-2 es un estándar internacional para evaluar la calidad del software en base a un conjunto de características y sub-
características de la calidad.
Criterios Características Subcaracterísticas Valoración Conclusiones
Adecuación
Exactitud
Funcional Funcionalidad = 100% Si cumple
Seguridad
Interoperabilidad
Madurez
Fiabilidad Tolerancia a fallos = 100% Si cumple
Capacidad de recuperación.
No funcional Capacidad para ser entendido
Capacidad para ser operado
Usabilidad = 100% Si cumple
Capacidad para ser aprendido
Capacidad de atracción.

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Comportamiento temporal
Eficiencia = 80% Si cumple
Utilización de recursos
Capacidad para ser analizado
Capacidad para ser cambiado
Mantenibilidad = 100% Si cumple
Estabilidad
Capacidad para ser probado
Adaptabilidad
Facilidad de instalación
Portabilidad = 80% Si cumple
Coexistencia
Capacidad para ser remplazado

Fuente: Confección propia, 2022.

Resultados 2
De los resultados obtenidos en el proceso de medición de la calidad de software bajo el estándar ISO 9126-2 se ob-
tiene el cumplimiento en todas las características (funcionalidad, fiabilidad, usabilidad, eficiencia, mantenibilidad y
portabilidad) y subcaracterísticas entre las que se resalta: seguridad, interoperabilidad, tolerancia a fallos, capacidad
para ser aprendido, estabilidad, facilidad de instalación entre las principales, esto se ilustra en la Figura 9.

Figura 9. Resultados de la medición de calidad en la aplicación web. Fuente: Confección propia, 2022.
En base a los resultados obtenidos y con una percepción subjetiva, se observa que los usuarios se encuentran sa-
tisfechos con el uso de la aplicación web desarrollada, esto se evidencia ya que en la mayoría de las características
evaluadas se alcanzó el máximo puntaje de 100%, en las características relacionadas a eficiencia y portabilidad se
alcanzó un 80%, se concluye que la aplicación web desarrollada cumple un 93% dentro de la evaluación de la calidad
de software, por encima del nivel esperado. Esto destaca aspectos positivos del producto en cuanto a la funcionalidad.
Las características en las que no se alcanzó el máximo puntaje se espera alcanzarlo en una versión futura
El análisis de los resultados que dieron los Check list, indica que se presentaron resultados que, si bien no afectan la
tendencia hacia la no conformidad, evidencia la existencia de usuarios para quienes sus expectativas frente al sistema
no están cubiertas en todas las características de calidad; aun así, la aplicación web obtuvo un porcentaje de 93%
de cumplimiento de las características y subcaracterísticas lo que hace que la aplicación este a satisfacción de los
usuarios.
Como aspecto complementario se destaca la importancia de contar con un sistema de información que apoya los prin-
cipios de la gestión de la calidad, especialmente el de enfoque al usuario, la mejora continua y la toma de decisiones
basadas en hechos.

CONCLUSIONES
La implementación de la aplicación web, favorece la automatización de la mayoría de los procesos y actividades de la
Universidad Regional autónoma de los Andes UNIANDES de la función Vinculación con la Sociedad. El sistema está
implementado y contribuye a agilizar la obtención de información útil para estudiantes, docentes y autoridades.

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Al haber realizado diferentes pruebas a la aplicación
web, se determinó el funcionamiento correcto. Dando así
cumplimiento al objetivo por el cual se realiza este traba-
jo de tesis con utilización de herramientas tecnológicas
que permitieron dar solución al problema de la Función
Vinculación con la Sociedad de UNIANDES sede Ibarra.
La metodología de desarrollo programación extrema
(XP) utilizada, permitió asegurar la calidad de software
desarrollado al mantener una estrecha comunicación en-
tre cliente (Coordinador de la Función Vinculación con la
Sociedad de UNIANDES Ibarra) y el desarrollador para
la obtención de resultados acordes a los requerimientos
solicitados.
La programación extrema (XP) es una metodología ligera
que facilitó la creación del proyecto de software, por su
eficiencia y flexibilidad, con técnicas y herramientas que
permitieron cumplir con la automatización de los proce-
sos de la Función Vinculación con la Sociedad, logrando
obtener la satisfacción del cliente a través de la entrega
oportuna de acuerdo al plan de entregas.
El framework Codeigniter permitió crear la aplicación de
una manera rápida, agilizó la tarea en la programación,
haciendo fácil el acceso a datos y el manejo del patrón
Modelo Vista Controlador (MVC), por lo que este fra-
mework es una solución ideal para pequeños y grandes
proyectos web.
El patrón de diseño Modelo Vista Controlador (MVC) da
especial atención en la organización de la aplicación,
separándola en tres capas física y lógicas permitiendo
que cualquier desarrollador que venga después pueda
interpretar fácilmente los módulos y dar continuidad con
nuevos procesos para mejorar el servicio de la Función
Vinculación con la Sociedad.
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