Unidad 41 / Escenario 72

Lectura Fundamental

Herramientas
Etapas de un plan
de presentación
de comunicación
estratégica

Contenido

1 Tipos de herramientas para hacer presentaciones

2 Interfaz básica

3 Archivos – extensiones

4 Ciclo de vida de una presentación (extensión .ppt, pptx)

5 Trabajando con diapositivas

6 Recomendaciones para creación de una presentación

7 Presentaciones online

Palabras clave: Presentaciones, PowerPoint, iWork Keynote, LibreOffice Impress y OpenOffice

Impress, diapositiva, imágenes, multimedia, animación.
Herramientas de presentación

Las herramientas para hacer presentaciones son programas o aplicaciones usadas para
crear, modificar y, en general, hacer presentaciones mediante un conjunto de diapositivas. La
elaboración de presentaciones efectivas es de gran importancia en los ámbitos empresariales y
académicos.

1. Tipos de herramientas para hacer presentaciones

Se puede hacer una clasificación de las herramientas para hacer presentaciones de acuerdo con
los siguientes parámetros:

• Donde están instalados y donde se ejecutan.

• Precio.

• Entorno (Plataforma- Sistema Operativo).

1.1 Aplicación de escritorio vs online

Las herramientas para hacer presentaciones pueden estar instaladas en un servidor en la

nube o pueden estar instaladas directamente en su computador. Una herramienta para hacer
presentaciones que está instalada en el computador del usuario, se dice que es una aplicación
de escritorio. Estas aplicaciones escritorio funcionan independientemente de su conectividad y
solo hacen copias locales del documento. Ejemplos de herramientas para hacer presentaciones
que trabajan como aplicación de escritorio son Office PowerPoint, iWork Keynote, LibreOffice
Impress y OpenOffice Impress.

Una herramienta para hacer presentaciones que está en un servidor en la nube (cloud), se dice
que es una aplicación online. Estas aplicaciones necesitan una conexión a internet permanente
para funcionar y el archivo que crean queda guardado en la nube. Ejemplos de herramientas
para hacer presentaciones online son Office PowerPoint Online o Google Slides. Para poder usar

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estos sistemas online se deben crear cuentas en los servicios de correo; es decir, para usar
PowerPoint Online se debe crear una cuenta de correo en Microsoft (Hotmail, MSN, Outlook.com,
etc) y para poder usar Google Slides se necesita una cuenta de Google (Google Mail, Gmail, etc).

1.2 Licencias – precio

Las aplicaciones de escritorio, tipo herramienta para hacer presentaciones, pueden ser de 3
tipos: licencia de suscripción, licencia de un único pago o gratis:

• En herramientas para hacer presentaciones de suscripción se debe pagar una cuota

mensual o anual para el funcionamiento de la aplicación de escritorio. Ejemplo de esto
es Microsoft PowerPoint 365.

• En herramientas para hacer presentaciones con licencia de un único pago, como su

nombre lo indica, se debe pagar un monto, una sola vez, para la activación de la aplica-
ción de escritorio. Ejemplo de esto es Microsoft PowerPoint 2003, 2007, 2010 y 2016.

• En las herramientas para hacer presentaciones gratuitas no se debe pagar nada para
activar la aplicación de escritorio. En los tres principales sistemas operativos se tiene
herramientas de presentación gratuitas:

A. En el caso de los computadores Mac, estos tienen una herramienta para hacer
presentaciones que ya viene instalado (su nombre es Keynote).

B. En el caso de Linux y Windows existen herramientas para hacer presentaciones que se

descargan e instalan y son gratuitos. Ejemplos de este tipo de herramientas para hacer
presentaciones son OpenOffice y LibreOffice Impress1 2.

1.3 Plataforma – Entorno

Esta clasificación hace referencia al sistema operativo en el cual se puede usar la herramienta
para hacer presentaciones. Los sistemas operativos de los que hablaremos son: Windows, OSX
y Linux. En el sistema operativo Windows únicamente la herramienta para hacer presentaciones
iWork Keynote no funciona, el resto de herramientas para hacer presentaciones funcionan
correctamente. En OSX, que es el sistema operativo de MAC, funcionan todas las herramientas

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para hacer presentaciones, haciéndolo el sistema operativo con mayor compatibilidad. Linux es un
sistema operativo abierto. en este sistema no funcionan iWork Keynote ni Microsoft PowerPoint.
Se presenta un resumen de la clasificación de los procesadores de texto en la Tabla 1.

Tabla 1. Clasificación de las herramientas para hacer presentaciones de suites de ofimática

Herramientas para hacer presentaciones

Criterio de PowerPoint Keynote Impress
PowerPoint Google
clasificación online Slides

Escritorio vs online Escritorio Escritorio Escritorio online online

Suscripción Gratis3 con

Tipo de Licencia - Único Pago Mac
Gratis Gratis Gratis

Plataforma o Windows, Windows, Windows, Windows,

OSX
Sistema operativo OSX4 OSX, Linux OSX, Linux OSX, Linux

Fuente: elaboración propia

2. Interfaz básica

Para hacer una práctica general con las herramientas y hacer presentaciones explicando su
interfaz básica, se usará la herramienta para hacer presentaciones Microsoft PowerPoint,
específicamente la versión 2016. En la Figura 1 se ilustra la interfaz típica de una presentación;
se pueden identificar las siguientes secciones:

A. Barra de Título

B. Barra de Cintas

C. Listado de dispositivas

D. Vista de diseño de dispositiva

E. Barra de Estado

1 Tanto OpenOffice como LibreOffice tiene una herramienta para hacer presentaciones llamada Impress.
2 Tanto OpenOffice como LibreOffice se pueden instalar en Windows y en OSX.
3 Debe tener el Computador Apple Mac, con Sistema operativo OSX.
4 El Sistema OSX solo se debe instalar en computadores marca Apple.

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Figura 1. Pantallazo de la interfaz general de una herramienta de presentación
Fuente: elaboración propia

A. Barra de título: en la barra de título se tiene la opción de grabación. Se muestra el nom-

bre del archivo en el cual se está trabajando y se puede configurar la barra de herramien-
tas de acceso rápido.

B. Barra de cintas: dentro de la barra de cintas se esconden una gran cantidad de opciones
que tiene Microsoft PowerPoint para la creación de presentaciones.

C. Listado de diapositivas: se muestra el listado de diapositivas de la presentación, en el

cual se puede navegar a la diapositiva que se desea diseñar. También es posible crear y
duplicar diapositivas usando el menú contextual (botón derecho del mouse). En la figura
se muestra con una flecha el sentido de la navegación en la presentación.

D. Vista de diseño de dispositiva: al abrir PowerPoint con una presentación en blanco, la

primera diapositiva que muestra tiene aplicado un diseño preestablecido que permite
escribir un título y un subtítulo, como se muestra en la Figura 11. Esta primera diapositi-

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 va es un ejemplo de una que debe ser usada como portada de la presentación. Al añadir
nuevas diapositivas se genera de manera predeterminada una diapositiva nueva (en una
presentación en blanco), la cual tiene la estructura que se muestra en la Figura 12. En
ella hay un espacio para agregar un título y un espacio para agregar texto o para insertar
objetos (Tablas, Gráficos, Gráficos SmarArt, Imágenes, Imágenes en línea, Video, etc.).

E. Barra de estado: se muestra la barra de estado donde están las secciones de: Número
de la diapositiva, Idioma, Habilitar las notas, Habilitar comentarios, Vistas y Zoom.

3. Archivos – extensiones

No todas las herramientas de presentación trabajan nativamente con todos los archivos
generados por las herramientas para hacer presentaciones. Por esta razón se pueden presentar
problemas de compatibilidad. Esto quiere decir que un usuario de Windows usando Impress no
necesariamente puede abrir una presentación creada en un MAC con la herramienta Keynote.
La compatibilidad de herramientas para hacer presentaciones con extensiones (formatos de
archivo) se muestra en la Tabla 2.
Tabla 2. Archivos y compatibilidad en algunas herramientas de presentación (2016)

Herramientas para hacer presentaciones

PowerPoint Google
Criterio PowerPoint Keynote Impress
online Slides

Extensión nativa .ppt, .pptx .keynote .odp - -

.keynote,
NO graba como .keynote .pptx, .odp .keynote .keynote
.odp

Fuente: elaboración propia

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4. Ciclo de vida de una presentación (extensión .ppt, pptx)

El ciclo de vida de una presentación es:

• Crear la presentación.

• Editar la presentación.

• Guardar la presentación.

4.1 Crear presentación

Para crear la presentación se deben seguir los siguientes pasos:

• Abrir herramientas para hacer presentaciones (se debe buscar en la lista de programas o
dar doble clic a un acceso directo).

• Buscar la opción de crear presentación nueva (ruta barra de menú -> Archivo -> Nuevo).

Se recomienda escoger la presentación en blanco, a menos de que tenga familiaridad con

temas y plantillas prediseñadas.

4.2 Guardar presentación

Para guardar una presentación, se deben realizar los siguientes pasos:

A. Buscar la opción de “Guardar como” (Barra de menú -> Archivo -> Guardar como).

B. Seleccionar la ubicación final del documento.

C. Escribir un nombre para la presentación.

D. Buscar el tipo de documento que desea hacer (.pptx).

E. Hacer clic en el Botón de Guardar.

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5. Trabajando con diapositivas

5.1 Insertar diapositivas

Cuando se está creando una presentación, en la opción del menú Insertar se pueden agregar
diapositivas nuevas; tanto como sea requerido. Hay dos opciones para agregar nuevas
diapositivas:

• Hacer clic en el botón “Nueva Diapositiva”, que está dentro del menú “Insertar”. Allí auto-
máticamente se insertará una nueva diapositiva al final de la presentación.

• Hacer clic en la flecha que está en la parte inferior derecha del botón “Nueva Diapositiva”,
se despliega diferentes esquemas de diapositiva para elegir, de acuerdo con lo requerido.

5.2 Diseño de diapositivas

Dentro de la interfaz gráfica de Power Point se puede observar que a través del menú “Diseño”,
existen diferentes opciones de diseño que tienen predeterminada esta herramienta. Cuando se
crea una dispositiva nueva, se puede seleccionar cualquiera de estos diseños y aplicarlo a la
diapositiva existente.

5.3 Efectos en la presentación

En la opción del menú Transiciones se encuentra una diversidad de opciones para aplicar
diferentes efectos a la diapositiva. En una presentación de más de una diapositiva, cada
diapositiva puede tener una transición distinta. Así mismo, en esta opción de menú se puede
insertar música o sonido a la presentación o diapositiva seleccionada. La transición en una
presentación se observa cuando se pasa de una diapositiva a otra. En el menú “Animaciones”
aparecen diferentes efectos que pueden aplicarse al contenido de una diapositiva como texto,
imágenes o a la diapositiva completa.

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6. Recomendaciones para creación de una presentación

Los aspectos para tener en cuenta en la construcción de una presentación son:

• No basta con tener claro el tema sobre el que va a exponer. También es importante tener
claro cómo lo va a exponer y cómo lo quiere exponer.

• El título de la presentación debe ser corto pero claro y contundente (primera diapositiva).

• No olvide hacer una agenda; es decir, hacer un listado de los temas de los que se va a
hablar.

• Una diapositiva de introducción.

• Es importante planear una serie progresiva de diapositivas que vayan desarrollando la

exposición.

• No mezcle temas en una misma diapositiva. Limite cada diapositiva a desarrollar una
sola idea.

• Es preferible usar varias diapositivas sencillas y claras, en lugar de una compleja y recar-
gada.

• Todas las diapositivas deben tener un diseño, color y tamaño estándar. Es importante el
uso de un patrón uniforme.

• No se debe saturar una diapositiva de fuentes (tipos de letra) diferentes, ni de textos de

múltiples colores (3 máximo). Esto no aplica para imágenes ni gráficos.

• Garantice que el tamaño de la letra sea lo suficientemente grande como para que pueda
ser leído desde cualquier parte de la sala de conferencia.

• Es más legible un texto en minúsculas que un texto en mayúsculas.

• Recuerde que los Gráficos y las imágenes son más impactantes y efectivos que las pala-
bras. Seleccione imágenes de recordación relacionadas con el tema en cuestión.

• Haga una Diapositiva de Conclusiones donde de un repaso de los temas más relevantes.

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7. Presentaciones online

7.1 Power Point Online

Como se mencionó en el punto 1.3. Plataforma – Entorno, existen herramientas para la

presentación que se encuentran online; es decir, funcionan siempre y cuando exista una
conexión a Internet. La presentación creada queda almacenada en la nube, en el repositorio
que tenga la herramienta para los documentos creados. Se debe tener una cuenta de correo
asociada, de esta manera se podrá acceder a los servicios de presentación en línea. Por
ejemplo, si se tiene una cuenta de correo con la universidad politécnico grancolombiano, se
tiene el acceso a Power Point Online. Solo basta con acceder a través de la página www.office.
com y allí se obtendrá el acceso a esta herramienta. Su funcionamiento es de manera similar a
la versión de escritorio.

7.2 Google Slides

Los documentos que contiene Google son mencionados como una alternativa para tener las
herramientas de ofimática en la nube. Dentro de estos documentos está Google Slides, que es
la herramienta de presentaciones de Google. Esta herramienta está dentro de Google docs. Es
gratuita y para acceder solo se requiere crear una cuenta de correo electrónico en Gmail. Google
Slides tiene menos características que Power Point, pero es una excelente herramienta para
trabajar de manera colaborativa.

Cuando se crea una presentación con Google Slides es posible agregar temas para personalizar
cada diapositiva. Se puede usar un tema de una presentación anterior, importar un tema desde
el computador o seleccionar un archivo desde el equipo. Power Point Online y Google Slides
permiten compartir la presentación realizada, al generar un link de invitación que llegará al
correo y permitirá que una o más personas ingresen a la presentación, con permisos de edición
o de solo lectura, de acuerdo con lo requerido. Las presentaciones almacenadas en la nube,
en Power Point Online y Google Slides se podrán descargar como Power Point para tenerlas
guardadas localmente, si así se requiere.

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Referencias
Ayuso, S. y Rodríguez, V. Manual Power Point 2010. Formación para el empleo. Madrid: Editorial
CEP, S.L.
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Herramientas para la Productividad

Unidad 4: Herramientas de presentación y herramientas

en la nube

Escenario 7: Herramientas de presentación

Autor: Blanca Elena Tachá

Asesor Pedagógico: Ingrid Gissell Ospina Posada

Diseñador Gráfico: David A. Rivera Virgüez

Asistente: Daniela Mejía Ulloa

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la
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