CÓDIGO R-GARF-01 

REGLAMENTO DE CAJA
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TABLA DE CONTENIDO

1 PRESENTACIÓN 2
2 OBJETIVOS 2
2.1 OBJETIVO GENERAL 2
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 2
3 ALCANCE 2
4 BASE LEGAL 4
5 RESPONSABLES 4
6 DEFINICIONES 4
7 CONDICIONES GENERALES 5
8 CONSTITUCIÓN DEL FONDO 6
8.1 FORMALIDADES 6
8.2 ACTA DE INICIACION 6
8.3 REQUISITO PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR 6
8.4 RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR 7
8.4.1 PERFIL DEL RESPONSABLE 7
8.4.2 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR 7
8.5 VIGENCIA FISCAL DE LA CAJA MENOR 8
8.6 INOPERANCIA DE LA CAJA MENOR: 8
8.7 MONTO DE LA CAJA MENOR 8
8.8 COMPROBANTES 8
8.9 LIMITACIONES 9
8.10 LEGALIZACIÓN DE LOS GASTOS 9
8.11 REEMBOLSOS 11
8.12 GIRO DEL REEMBOLSO 12
8.13 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA 12

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8.14 CANCELACIÓN DE CAJA MENOR 12

8.15 ARQUEOS 13
8.15.1 Valores Faltantes 13
8.15.2 Valores Sobrantes 13
8.15.3 Aclaraciones 13
9 CLASES DE CONTROL 13
9.1 CONTROL FISCAL 13
9.2 CONTROL ADMINISTRATIVO 13
10 REGISTROS 13
10.1 APERTURA DE CAJA MEJOR 13
10.2 MANEJO DE CAJA MENOR 13
10.3 REEMBOLSO DE CAJA MENOR 13
10.4 LEGALIZACIÓN 13
11 CONDICIONES GENERALES 13
11.1 CLASIFICACIÓN 13
11.2 RIESGOS Y CONTROLES 13
11.2.1 RIESGOS 13
11.2.2 PUNTO DE CONTROL 13
12 DOCUMENTOS REFERENCIA 13
12.1 DOCUMENTOS ASOCIADOS 13
12.2 REQUISITOS APLICABLES 13
13 TRATAMIENTO CONTABLE 15
13.1 Giro para la apertura de la Caja Menor 15
13.2 Solicitud de Reembolso 15
13.2.1 Causación 15
13.3 Reintegro para cierre 15
13.3.1 Causación 15

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1 PRESENTACIÓN

El presente documento establece el reglamento sobre los lineamientos y directrices de las diferentes fases del
ciclo de la caja menor, en cuanto a la creación, operación, control y cancelación de una caja menor de los
gastos del fondo, de acuerdo con la normatividad vigente que para ese fin se ha expedido.

De otro lado, se ofrece al funcionario responsable del manejo de la caja menor, una herramienta adecuada
para el ejercicio de sus funciones, que le permita conocer y aplicar los procedimientos relacionados con el
manejo de este fondo, así como sus responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrán ser
complementados y ajustados cada vez que se requieran en virtud del principio de la mejora continua.

Lo anterior, teniendo en cuenta que en el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades,
urgentes, imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas
por los procedimientos de la contratación, por lo tanto, es preciso disponer de mecanismos agiles y oportunos
que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias, tales como el uso de recursos a través de cajas
menores.

Por consiguiente, este documento fue orientado para dar respuesta inmediata dentro del marco normativo
vigente sobre la materia. Para tal efecto, la creación y el adecuado uso de la caja menor apuntan al
cumplimiento de la meta de no paralizar las operaciones ordinarias de las dependencias de la BPP.

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

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Reglamentar y establecer los lineamientos generales para la apertura, reembolso, legalización y control de los
gastos, para el adecuado manejo de los recursos asignados a la Caja Menor. Determinando la metodología
para la administración de los fondos, que permita conocer y aplicar los procedimientos relacionados con el
manejo de los fondos, así como sus responsabilidades en su desarrollo.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

➢ Instituir en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo contable de la caja menor.
➢ Disponer de criterios básicos en el manejo de la caja menor, con el fin que el funcionario o funcionarios
designados apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor eficiencia en su trabajo.
➢ Propender porque la gestión de la administración del fondo se ajuste a los principios de la eficiencia,
economía y eficacia, establecido en la Constitución y la Ley que los rige.

3 ALCANCE

Aplica a las actividades desarrolladas de la caja menor en la:

Apertura, con su creación, definición de montos y rubros presupuestales.
Manejo, entregando al funcionario el monto asignado, remitiendo el memorando de solicitud de reembolso.
Reembolso, organiza los documentos y formato debidamente archivados con los comprobantes de gastos y
en la legalización, estipulando fecha en que se legaliza y hace el cierre de caja menor.

4 BASE LEGAL

Constitución Política de Colombia: Titulo XII, capitulo cuarto.

Estatuto Tributario Colombiano.
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decretos reglamentarios vigentes respectivos
Decreto 111 de 1996 y normativa reglamentaria.
Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario
Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción

5 RESPONSABLES

Son responsables por el correcto desarrollo de este procedimiento en cada una de sus actividades:

➢ Jefe de la División Administrativa y Financiera: Por gestionar el desembolso de los recursos a la caja
menor.

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➢ Responsable de la Caja Menor: Por administrar clara y responsablemente los fondos que le son
confiados, por exigir los soportes para las salidas de efectivo, por llevar los registros de las mismas y por
solicitar dentro de los parámetros especificados la renovación de los fondos de la caja.
➢ Los solicitantes de los fondos: Por presentar los soportes de las salidas.

6 DEFINICIONES

➢ Caja Menor: Es un fondo en efectivo, fijo y renovable que se usa para gastos menores, imprevistos y
necesarios en que incurra la BPP en el ejercicio de sus actividades. Entiéndase como Caja Menor o
Fondo fijo Reembolsable, los recursos en efectivo o cheque, cuya finalidad es atender erogaciones de
mínima cuantía, identificadas y definidos dentro el presupuesto de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín
para América Latina y que tengan como ya se indicó carácter de imprevisibles, urgentes, imprescindibles
e inaplazables para la buena marcha de la Entidad.

➢ La caja menor está reglamentada por acto administrativo. El manejo se designa a un funcionario con el
fin de atender gastos e imprevistos de menor cuantía que se requiera, en el cumplimiento de los objetivos
institucionales.

Con los fondos de la caja menor no se pueden comprar elementos devolutivos ni activos.

➢ Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los
pagos en efectivo realizados por la organización. El original se entrega al cliente y las copias se archivan
una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

➢ Arqueo de caja menor: Es el corte de caja complementado, con el recuento o verificación de las
existencias en efectivo y de los documentos que forman parte del saldo de la cuenta respectiva, a una
fecha determinada.

➢ Gastos Ordinarios: Son aquellos gastos recurrentes y rutinarios necesarios para el funcionamiento diario
y ordinario de la Institución, tales como: Timbres, Transportes, Gastos Notariales, Correos, Donaciones.

➢ Gastos de Emergencia: Son aquellos gastos originados por reparaciones, papelería y útiles de oficina,
útiles de aseo y cafetería, etc.

➢ Responsable del fondo de caja menor: Es la persona encargada de responder por el manejo del fondo de
caja menor, debe recopilar los soportes legales necesarios que justifiquen sus gastos.

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7 CONDICIONES GENERALES

➢ Los fondos de las cajas menores serán de uso exclusivo de la persona responsable de ella.

➢ El Comprobante de Caja Provisional se utilizará cuando no se conozca de antemano el valor del pago o
el proveedor exija el pago con cuenta de cobro, para luego ser legalizados antes de tres (3) días hábiles.

➢ Los Comprobantes provisionales de caja menor y las facturas o documentos equivalentes deben ser
elaborados sin tachaduras o enmendaduras. Se debe registrar la autorización en los comprobantes
provisionales únicamente por el Jefe de la División Administrativa y Financiera; una vez se haya
entregado el dinero de debe destruir el mismo, en frente de la persona beneficiaría y se legalizará.

➢ Durante los arqueos de Caja menor y al encontrar sobrantes o faltantes se debe ordenar su inmediata
contabilización. El contador llevará el control de la cuantía de la caja menor, modificaciones y fechas en
sus registros contables.

Se realizarán arqueos aleatorios del fondo de la caja menor para verificar que la suma del valor de los
documentos soportes y el valor en efectivo en caja sea igual al valor autorizado de cada fondo de caja
menor.

➢ No será permitido el fraccionamiento del pago de la caja menor. Se entiende por fraccionamiento el pago
a un mismo beneficiario, por un mismo artículo o servicio en un término inferior a dos meses o al período
de legalización, tomando siempre el menor de ambos lapsos, y cuya cuantía sobrepase el valor
establecido como tope máximo de desembolso.

➢ Las solicitudes de caja menor solo se deben realizar para compras urgentes, sin que superen el monto
máximo. Cualquier otra compra programada debe realizarse de acuerdo a los lineamientos establecidos
por la División Administrativa y financiera.

➢ Fotocopiar los soportes que se encuentren en papel químico para garantizar su conservación.

➢ Presentar los soportes de la caja menor debidamente organizados por conceptos y por proveedor.

➢ En las cajas menores está terminantemente prohibido:

✓ Efectuar préstamos personales
✓ Hacer anticipos para gastos de viaje
✓ Cambio de cheques personales
✓ Efectuar reembolsos parciales de un mismo provisional
✓ Exceder el tope máximo, mediante fraccionamiento de compras o gastos
✓ Mantener comprobantes provisionales por más de tres (3) días hábiles después de su origen.

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✓ Está totalmente prohibido destinar los recursos de las cajas menores para gastos que no estén
contemplados en el objetivo.
✓ En ningún caso podrá pagar honorarios, alquiler de bienes muebles como herramientas, equipo.
✓ La compra de combustible debe realizarse en lo posible a un solo proveedor, es indispensable
anexar el RUT.

8 CONSTITUCIÓN DEL FONDO

8.1 FORMALIDADES

La caja menor se constituye únicamente para cada vigencia fiscal, siguiendo los parámetros establecidos en
la Resolución que reglamenta su funcionamiento, suscrita por la Dirección General de la BPP, en la cual
se indicarán claramente los siguientes aspectos:

➢ Cuantía ( Descrita en SMMLV)

➢ Finalidad
➢ División ejecutora
➢ Objeto o finalidad del fondo destinado a la caja menor
➢ Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente
➢ Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía
➢ Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo
➢ Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor.

8.2 ACTA DE INICIACION

La legalización y constitución del fondo se hará mediante la firma del Acta de Constitución Fondo Fijo de Caja
Menor por la persona responsable que manejará la caja menor.

El Jefe de la División Administrativa y Financiera, una vez aprobada la creación de la Caja Menor, preparará
un acta junto con la emisión del cheque correspondiente. El Acta será firmada por la persona responsable que
manejará la caja menor y el Jefe de la División Administrativa y Financiera del proceso solicitante y debe
indicar:

➢ Fecha de constitución del fondo

➢ Valor establecido para el fondo
➢ Responsable que manejará la caja menor.
➢ Firma autorizada del Ordenador de los Gastos.

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8.3 REQUISITO PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR

El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para el cual se requiere:

➢ Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal y compromiso presupuestal previo, el

cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura.
➢ Que exista acto administrativo de constitución de la caja menor, expedido por la Dirección General.
➢ Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al responsable del manejo y
administración de la caja menor. Este requisito puede ser incluido en el mismo acto administrativo de
constitución.
➢ Que el responsable de su manejo y administración tenga póliza de manejo vigente, bien sea individual o
colectiva aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la caja menor.

8.4 RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR

De acuerdo con la normatividad vigente y la Resolución que reglamenta el funcionamiento se designará a un

funcionario responsable de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo
y deberá ser amparado mediante póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida
por el Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido. Esta póliza puede
ser individual o global según las necesidades concretas de la BPP y el criterio que se establezca al respecto.

El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su adecuado manejo. Se
designa como responsable del manejo de la Caja Menor o Fondo Fijo Reembolsable al servidor público que
se desempeñe en el cargo de auxiliar administrativo de la sección de recursos físicos, adscrito a la División
Administrativa y Financiera; quien, administrará clara y responsablemente los recursos que le son confiados,
por exigir los soportes para las salidas de efectivo, por llevar los registros de las mismas y por solicitar dentro
de los parámetros especificados la renovación de los fondos de la caja.

La Jefe de la División Administrativa y Financiera, será quien gestionará el desembolso de los recursos a la
caja menor.

En caso de ausencia del servidor designado, será reemplazada por el Jefe de la División Administrativa y
Financiera.

El encargado del manejo de la Caja Menor o Fondo Fijo Reembolsable, será responsable de las
inconsistencias y/o irregularidades en el manejo del Fondo.

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8.4.1 PERFIL DEL RESPONSABLE

La asignación del responsable del manejo de la Caja Menor, se hará teniendo en cuenta el siguiente perfil.
➢ La idoneidad administrativa que exige el manejo de los dineros públicos
➢ La disponibilidad y presencia permanente del funcionario en las instalaciones de la Biblioteca
➢ Los valores de Honradez, transparencia y organización que demuestre su desempeño

8.4.2 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR

Son funciones del responsable del manejo de las cajas menores las siguientes:

➢ Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo la liquidez necesaria
para atender los requerimientos de bienes o servicios.
➢ Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.
➢ Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de ICA, retención de IVA, entre otros) a que
hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las normas tributarias vigentes
del orden Nacional y Distrital, y elaborar una relación detallando los sujetos de retención, el NIT, concepto
del servicio o compra realizada, valor base de la retención la que será anexada a la solicitud de
reembolso a efectos que la respectiva tesorería o pagaduría reembolse el valor neto a la caja menor
correspondiente y realice los trámites para efectuar los pagos a los entes recaudadores de estas
deducciones.

8.5 VIGENCIA FISCAL DE LA CAJA MENOR

La Caja Menor se constituirá para cada vigencia fiscal mediante resolución que para el efecto expida la
Directora General de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, en la que se indique la
cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar; para la constitución y
reembolso de la caja menor se deberá contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.

8.6 INOPERANCIA DE LA CAJA MENOR:

Cuando por cualquier circunstancia la Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o
reemplazarla hasta tanto la anterior, haya sido legalizada en su totalidad.

8.7 MONTO DE LA CAJA MENOR

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El monto de la Caja Menor o Fondo Fijo Reembolsable, se establecerá en SMMLV; suma que se ajustará
anualmente conforme al incremento del SMMLV, con cargo a los rubros presupuestales indicados en la
resolución, para cada vigencia presupuestal.

8.8 COMPROBANTES

Para efectos de la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que
expida el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir los siguientes requisitos:

➢ Las facturas1, recibos y demás comprobantes en la medida de las posibilidades, deberán estar
elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

✓ Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de
ciudadanía
✓ Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios
✓ Lugar y fecha de expedición
✓ Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
✓ Detalle y especificación del gasto
✓ Valor del servicio o bien

Nota 1: Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comerciales debidamente
autorizados, se aceptarán de acuerdo a su diseño particular, siempre y cuando cumplan con lo exigido en el
Estatuto Tributario para estos eventos.

Nota 2: Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajería deberán soportarse con las planillas
diseñadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, entidad y valor, entre otros aspectos.

Nota 3: Cuando una dependencia o entidad en desarrollo de sus funciones tenga que realizar actividades en
zonas en las cuales no existan establecimientos de comercio que expidan facturas y que por extrema
necesidad tengan que adquirir elementos con fondos de caja menor, dicho gasto se podrá legalizar mediante
la elaboración de un documento equivalente a factura (recibos pre impresos de caja menor)

➢ Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones.

➢ Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe gestionar el ingreso a la bodega o almacén,

mediante los documentos establecidos para tal fin.

➢ Los elementos devolutivos adquiridos con fondos de caja menor serán entregados al usuario y el
funcionario de almacén hará el movimiento respectivo en su cuenta.
1 Artículo 617 del Estatuto Tributario

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➢ Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al responsable de
la caja menor, tal movimiento deberá soportarse a través de recibos provisionales, los cuales serán
reemplazados por el o los comprobantes definitivos y legalizados dentro de los (3) tres días hábiles
siguientes al desembolso. En caso contrario, la responsabilidad total de la compra recaerá sobre el
funcionario que firmó el recibo provisional y se procederá a determinar la correspondiente
responsabilidad.

➢ La autorización para un nuevo anticipo estará condicionada a la legalización de cualquier avance

entregado anteriormente.

Al legalizarse un gasto que tenga como soporte un recibo de Caja Menor Provisional, debe adjuntarse la
factura o documento equivalente entregado por el beneficiario del pago. El Responsable del manejo y
Control de la Caja Menor procederá a destruir recibo de Caja Menor Provisional en presencia del
funcionario que ha legalizado el gasto.

8.9 LIMITACIONES

Los vales provisionales solo podrán pagarse cuando el beneficiario sea un funcionario de la BPP.

Ningún funcionario podrá tener más de un (1) vale provisional vigente, excepto casos autorizados por la Jefe
de la División Administrativa y Financiera.

8.10 LEGALIZACIÓN DE LOS GASTOS

El Responsable de la Caja Menor aceptará el documento soporte de un gasto (comprobante de pago), cuando
llene los siguientes requisitos:

➢ Denominarse expresamente Factura de Venta. Este requisito debe estar pre impreso por medios
litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando se trate de factura
cambiaría de compraventa o factura cambiaría de transporte, esta denominación sustituye la de factura
de venta.

➢ Identificación del vendedor de quien presta el servicio. Nombre(s) y apellido(s) o razón social y NIT del
vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios
litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

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➢ Identificación del adquirente de los bienes y servicios. Nombre y apellidos o razón social del adquirente
de los bienes o servicios. En este caso el documento soporte debe identificar al adquiriente de bienes
como BIBLIOTECA PUBLICA PILOTO DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA (BPP).

➢ Numeración consecutiva. Debe estar pre impreso a través de medios litográficos, tipográficos o de
técnicas industriales de carácter similar y deberá corresponder a la numeración autorizada por la DIAN.

➢ Fecha de la expedición. La cual debe corresponder a la de realización de la operación de venta y/o

prestación del servicio.

➢ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Cuando la operación
comprenda venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá unos y otros. Se entiende por
género, aquella descripción de los bienes y/o mercancías, que tienen características comunes
(escritorios, teléfonos, archivadores, etc.). La descripción será específica cuando se identifica cada uno
de los bienes o mercancías por las señales que los individualizan.

➢ Valor total de la operación. Debe incluir el monto total de la operación, independientemente de la forma
de pago.

➢ Identificación del impresor. La factura debe contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la
factura los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de
técnicas industriales de carácter similar.

➢ Calidad de agente retenedor del IVA. Este requisito podrá cumplirse mediante la utilización de cualquier
medio mecánico, manual o sello. En todo caso deberá constar cuando quien expide la factura tenga la
calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas por operaciones con responsables del
régimen común.

El Responsable de la Caja Menor debe verificar que el pago se legalice mediante la factura o documento
equivalente entregado por el beneficiario del pago en original sin enmendaduras, donde se indique
claramente:

➢ Que la fecha de la “Factura de Venta” o del comprobante del gasto corresponda al período que se
legaliza.

➢ Que exista clara identificación del beneficiario con el nombre o razón social, firma e identificación.

➢ Que la descripción del bien o servicio adquirido sea claramente identificada y correspondan los precios
unitarios y las cantidades con los resultados aritméticos.

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➢ Que el valor de pago no exceda el 10% del valor total del monto de la caja menor.

➢ Que los comprobantes definitivos de Caja Menor estén aprobados previamente por delegación del
ordenador del gasto.

➢ Que los comprobantes lleven el sello de cancelado.

Los documentos soportes del reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y cronológico,
teniendo en cuenta que la expedición de ellos debe corresponder al período del reembolso solicitado,
teniendo presente lo siguiente:

➢ Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la BPP y se ejecuten estrictamente, conforme al fin
para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la
relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

8.11 REEMBOLSOS

Al agotarse el 70% del monto total del fondo de caja menor, el Responsable de la Caja Menor procederá a
ordenar los comprobantes por tipo de gastos, los pegará o adjuntará en hojas reutilizables, los codificará y
numerará en forma secuencial preparando el reembolso respectivo.

Todo reembolso se tramitará en el formato Legalización de Gastos de Caja Menor (formato) el cual será
revisado en Contabilidad.

A todo comprobante pagado y reembolsado se debe colocar en forma visible la leyenda PAGADO.

El valor del reembolso nunca podrá superar el valor de la caja menor.

El cheque de reembolso de caja menor debe ser emitido a nombre del Responsable de la Caja Menor.

En ausencia temporal del titular del fondo, el Jefe de la División Administrativa y Financiera informará a
Contabilidad y Tesorería para que giren el cheque de reembolso a favor de dicho jefe.

Para la legalización y reembolso de los gastos, el Responsable de la Caja Menor debe relacionar y remitir a
Contabilidad, los comprobantes de Caja Menor definitivos y facturas soporte respectivas utilizando el
formulario Legalización de Gastos de Caja Menor.

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El formato de solicitud del reembolso deberá incluir como mínimo:

➢ Identificación de la caja menor para la cual se efectúa el reembolso.

➢ Cargo del funcionario responsable.
➢ Período que cubre el reembolso.
➢ Relación consecutiva de los recibos de caja menor indicando:

✓ Número del comprobante

✓ Nombre del proveedor
✓ Número del documento soporte (Factura, Recibo, Tiquete de Registradora, entre otros.)
✓ Imputación presupuestal
✓ Valor bruto de la compra o servicio
✓ Valor de los descuentos discriminando su naturaleza y porcentaje aplicado (retención en la fuente a
título de renta, retención en la fuente de Industria y Comercio y retención en la fuente sobre el valor
agregado IVA, entre otros)
✓ Valor neto (valor bruto de la compra o servicio menos el valor de los descuentos)
✓ El valor total de las columnas: Valor bruto, descuentos, valor neto.
✓ Valor a reembolsar en letras y números (Corresponde al valor neto)
✓ Resumen presupuestal y contable de acuerdo con la imputación individual de cada compra.
✓ Firma del delegado por el ordenador del gasto y del responsable de la caja menor.

➢ La cuenta de reembolso, con todos sus soportes originales, la presentará el funcionario responsable del
manejo ante el delegado del ordenador del gasto, quien con su firma autorizará el reembolso
correspondiente.

✓ La solicitud de reembolso se hará en original y las copias necesarias para efectos de archivo,
distribución y control según los procedimientos internos establecidos.

8.12 GIRO DEL REEMBOLSO

Una vez surtidas las etapas para la aprobación del reembolso, el Tesorero, con base en la Orden de Pago o
documento equivalente, girará su valor a nombre del responsable de la caja menor, para que sea cobrado,
según el tipo de manejo que se le haya dado a la caja menor.

8.13 LEGALIZACIÓN DEFINITIVA

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Dado que la caja menor opera únicamente durante una vigencia fiscal (Anual), su legalización definitiva se
hará en la fecha que establezca la División Administrativa y Financiera, en todo caso antes del 28 de
Diciembre del año fiscal respectivo.

Para el efecto, el funcionario responsable de la caja menor presentará una relación de los gastos
diligenciando los formatos establecidos, anexando los recibos de ingreso hasta la fecha de cierre, los recibos
de consignación expedidos por la misma Tesorería o por la entidad bancaria autorizada para tal fin, en donde
conste el reintegro de los dineros no utilizados.

En la legalización se deben tener en cuenta las formalidades establecidas para gestionar un reembolso
corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una nota resaltante que se trata de la LEGALIZACIÓN
DEFINITIVA SIN SITUACIÓN DE FONDOS, por lo tanto no habrá lugar a reembolso de dinero.

El cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la oportuna legalización de la

caja menor, y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones
legales a que hubiere lugar.

8.14 CANCELACIÓN DE CAJA MENOR

Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario e inconveniente, ésta podrá
ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a
petición de autoridad competente.

La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos los gastos que se
hubieren realizado, de acuerdo con los requisitos descritos en el reglamento.

El registro contable es idéntico al realizado en la legalización definitiva por cierre de vigencia.

8.15 ARQUEOS

Los arqueos de Caja Menor pueden hacerse sin previo aviso por parte de funcionarios encomendados por el
Jefe de la División Administrativa y Financiera, los cuales deben dejar constancia escrita de los resultados con
el fin de aplicar los correctivos pertinentes.

8.15.1 Valores Faltantes

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Cuando el arqueo dé como resultado valores faltantes, estos se cargarán al funcionario encargado de su
manejo, autorizando su respectivo descuento.

8.15.2 Valores Sobrantes

Si el arqueo da como resultado valores sobrantes, estos serán a favor de la BPP como “Otros ingresos”.

8.15.3 Aclaraciones

Las causales de sobrantes o faltantes deben informarse por parte del funcionario responsable ante el Jefe de
la División Administrativa y Financiera

9 CLASES DE CONTROL
9.1 CONTROL FISCAL

El Control Fiscal del manejo de las cajas menores es responsabilidad de la Contraloría General de Medellín,
la cual ejercerá esta función de acuerdo con los métodos que establezca para tal efecto.

El encargado del manejo de la Caja Menor llevará un estricto control y velará porque todos los desembolsos
cuenten con el respaldo de los comprobantes de pago y con el visto bueno del Jefe del Área que
origina el gasto. Adicionalmente, esta persona en el momento del reembolso elaborará una relación
sistematizada en el cual registrará: los gastos que se efectuaron, los gastos que están pendientes
por legalizar, el efectivo disponible y otros conceptos si existieren.

9.2 CONTROL ADMINISTRATIVO

La Oficina de Control Interno velará por el cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello
se diluya la responsabilidad que compete al responsable del manejo y al ordenador del gasto de la caja
menor, para adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos.

10 REGISTROS
10.1 APERTURA DE CAJA MEJOR
● Solicitud de requerimiento
● Proyecto de resolución reglamentaria
● Memorando
● Resolución Reglamentaria

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● Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal

10.2 MANEJO DE CAJA MENOR

● Memorando

10.3 REEMBOLSO DE CAJA MENOR

● Carpeta de Reembolso
● Formato

10.4 LEGALIZACIÓN
● Memorando
● Recibos de Caja menor

11 CONDICIONES GENERALES
11.1 CLASIFICACIÓN

PROCESO: Gestión Administrativa

SUBPROCESO: Gestión de Recursos Físicos

11.2 RIESGOS Y CONTROLES

11.2.1 RIESGOS
Pérdida de recursos financieros y económicos para la BPP.
Destinación del gasto diferente al objeto de caja menor

11.2.2 PUNTO DE CONTROL

Supervisión y control en la prestación del servicio o suministro.
Hacer uso eficiente y oportuno de los recursos.

12 DOCUMENTOS REFERENCIA
12.1 DOCUMENTOS ASOCIADOS

➢ Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad.

➢ Manual de calidad.
➢ Política de calidad.
➢ Instructivo de Caja Menor

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12.2 REQUISITOS APLICABLES

➢ Norma: NTCGP: 1000:2009

➢ Resolución en el cual se constituyen las cajas menores de cada vigencia fiscal.
➢ Certificado de Disponibilidad Presupuestal
➢ Registro Presupuestal
➢ Orden de Pago
➢ Comprobante de egreso.

13 TRATAMIENTO CONTABLE

Los registros contables para cada etapa del ciclo de la caja menor son los siguientes:

13.1 Constitución de la Caja Menor

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

 11.05.02 Caja Menor  XXX  
24.25.90 Otros acreedores    XXX

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

24.25.90 Otros acreedores  XXX  
 11.10.05 Cuentas Corrientes Bancarias    XXX

13.2 Legalización gastos Caja Menor

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

 51.1.1.x.x2 Gastos Generales  XXX  
 11.05.02 Caja menor    XXX

2 Los últimos niveles dependerán de la destinación de la caja menor

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13.3 Reintegro para cierre

CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

 11.10.05 Cuentas Corrientes Bancarias  XXX  
11.05.02 Caja menor XXX

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