58

Capítulo 1 • L A E M P R E S A , F U N D A M E N T O S Y P R O C E S O C O N TA B L E
1.5 Marco conceptual y ecuación contable

1. 5 . 2 .1 A C T I V O S
Son todos los valores (dinero), servicios, bienes y derechos controlados por la empresa
como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener beneficios econó-
micos futuros, los mismos que serán valorados razonablemente en términos monetarios.
Dada esta nueva definición, que es parte del marco conceptual, ya no es esencial la propie-
dad sino el control del activo.

Ejemplos:
• Si la empresa adquiere un vehículo para mudanza, este será controlado por el ente;
la adquisición será un suceso pasado, reportará beneficios económicos, los cuales
serán medibles en términos monetarios; por tanto, cumple con las condiciones para
ser un activo.
• Cuando la empresa invierte en una póliza de acumulación, recibe un documento
con el mismo nombre. Este documento es controlado por la empresa, recibe
intereses (beneficios económicos) en la fecha de vencimiento (transcurrido el plazo);
entonces, cumple con las condiciones para ser llamado activo.

1. 5 . 2 . 2 P A S I V O S
Son todas las obligaciones o deudas presentes de la empresa, adquiridas en forma legal,
surgidas a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de las cuales y, para cancelarlas, la
entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. Por con-
siguiente, el precio asignado a las deudas será medible razonablemente en términos mo-
netarios.

Ejemplos:
• Cuando la empresa carece de liquidez (dinero) para adquirir activos, recurre a los
bancos u otras instituciones del sector financiero a solicitar préstamos. En ese
momento está contrayendo una deuda u obligación bancaria. Esta tiene sustento
legal mediante algún contrato de préstamo, y se cancelará mensualmente mediante
cuotas de dinero que provendrá del usufructo de cualquier activo.
• Lo mismo sucede cuando la empresa no cuenta con efectivo para adquirir
mercaderías, y solicita a sus proveedores plazos para cubrir estas facturas.
Entonces, contrae una obligación con los proveedores, cumpliendo con los
requisitos para ser llamado pasivo.

1. 5 . 2 . 3 P AT R I M O N I O
El patrimonio es la participación de los socios o del dueño único en la empresa. Al momento
de su creación, la empresa se constituye únicamente por el capital social. No obstante, al
transcurrir el tiempo sufrirá modificaciones por efecto de los resultados obtenidos y que no
se hayan retirado; o por la creación de reservas, o por los aportes realizados con el ánimo
de capitalizarlos en el futuro.

Ejemplo 1.2.:
Si el señor Rodrigo Narváez decide crear una empresa para prestar servicios de internet,
denominada “CYBER café RN”, pondrá su dinero, sus muebles, sus computadoras, etc., en
un local apropiado para brindar este servicio. Entonces, el valor de todo lo que aportó a la
empresa constituye el patrimonio de CYBER café RN , que a la vez se convierte en una especie
de “deuda” de la empresa para con el señor Rodrigo Narváez.
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Capítulo 1 • L A E M P R E S A , F U N D A M E N T O S Y P R O C E S O C O N TA B L E
1.5 Marco conceptual y ecuación contable

1. 5 . 3 L A E C U A C I Ó N I N I C I A L N E C E S A R I A M E N T E
S U F R E VA R I A C I O N E S

ECUACIÓN 4 Ecuación Activos Pasivos Patrimonio

patrimonial de RN Aporte efectivo = $ 0,0 0 + Capital
$12 .0 0 0,0 0 $12 .0 0 0,0 0
Total activos $12 .0 0 0,0 0 Total pasivos y patrimonio $12 .0 0 0,0 0

En forma recurrente, los elementos de la fórmula fundamental activo, pasivo y patrimo-

nio van a sufrir cambios debido a las transacciones mercantiles nuevas, producto de deci-
siones, que afectarán a cualquiera de los términos. Estos cambios se reflejarán en:
• Incremento de activos.

• Disminución de activos.

• Incremento de pasivos.

• Disminución de pasivos.

• Incremento de patrimonio.

• Disminución de patrimonio.

Ejemplo 1.3. :
Para entender de una forma más clara, se proponen varias prácticas, a partir del aporte
inicial de capital para crear una empresa, cuyo actividad económica es “… prestar servicios
de copiado”. Se observará en cada transacción cómo se producen los cambios y cuál será el
valor de la ecuación contable modificada.
Nombre de la empresa: Copias & Copias
Nombre del propietario: Sr. NN
Fecha de creación: 1 de enero de 200X

La empresa inicia sus actividades el 1 de enero de 200 X, para lo cual el propietario realiza
los siguientes aportes: dinero en efectivo US $ 500,00; un escritorio para oficina valorado en
US $ 300 ,00 ; una copiadora Canon por US $ 2 .100 ,00 .
¿Cómo se representa la fórmula contable de la empresa Copias & Copias al 1 de enero
de 200 X?
En este caso, el propietario entrega a la empresa lo siguiente:
• Dinero en efectivo: que en adelante se le denominará caja.

• Escritorio para oficina: todos los muebles para uso de la oficina se denominarán

muebles de oficina.
• Copiadora marca Samsung: a todos los equipos electrónicos y mecánicos que se

utilicen en la oficina se les llamará equipo de oficina.

Todos estos valores que recibe la empresa son de su propiedad y quedarán bajo control
sin restricciones. Por tanto, forman lo que se había denominado activo.
Al mismo tiempo que la empresa reconoce el activo, está contrayendo una obligación
con el propietario Sr. NN . A esta obligación se la ha denominado capital, que por el momento
representa el patrimonio empresarial.
Con lo explicado, la fórmula contable quedaría así:
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Capítulo 1 • L A E M P R E S A , F U N D A M E N T O S Y P R O C E S O C O N TA B L E
1.5 Marco conceptual y ecuación contable

Ecuación al 1 de enero del 200 X

ECUACIÓN 5 Ecuación de C ACTIVO PA S I V O

& C - al 1° de enero Caja 5 0 0,0 0
Muebles de oficina 3 0 0,0 0 PAT R I M O N I O
Equipo de oficina 2 .10 0,0 0 Capital Sr. NN 2 .9 0 0,0 0
T O TA L A C T I V O S 2 .9 0 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 2 .9 0 0,0 0

• Con fecha 3 de enero, la empresa compra un vehículo por US $ 5 .000, a crédito,

respaldado por letras de cambio que serán pagadas en forma mensual (16 letras de
US $ 300 y una de US $ 200 ).

En esta operación la empresa adquiere un activo, pero al mismo tiempo contrae una
deuda con la empresa que le vendió el auto.
• Vehículos: Todos los automotores que adquiera la empresa se llamarán con este

nombre.
• Documentos por pagar: obligación documentada con el proveedor del auto.

Ecuación al 3 de enero del 200 X

ECUACIÓN 6 Ecuación al 3 ACTIVO PA S I V O

de enero Caja 5 0 0,0 0 Documentos por pagar 5.0 0 0,0 0
Muebles de oficina 3 0 0,0 0
Vehículos 5.0 0 0,0 0 PAT R I M O N I O
Equipo de oficina 2 .10 0,0 0 Capital Sr. NN 2 .9 0 0,0 0

T O TA L A C T I V O S 7.9 0 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 7.9 0 0,0 0

Conclusión: aumenta el activo y aumenta el pasivo; se modifica el valor
total de la fórmula

Con fecha 10 de enero, la empresa abre una cuenta bancaria, para lo cual deposita dinero
en efectivo por US $ 400,00 .
En esta transacción se toma dinero de la caja y se deposita en una cuenta bancaria; es
decir, se transfiere de una cuenta a otra del grupo del activo.
• A los depósitos bancarios y pagos mediante cheques se los conoce como bancos.

Ecuación al 10 de enero del 200 X

ECUACIÓN 7 Ecuación al 10 ACTIVO PA S I V O

de enero Caja 10 0,0 0 Documentos por pagar 5.0 0 0,0 0
Bancos 4 0 0,0 0
Muebles de oficina 3 0 0,0 0
Vehículos 5.0 0 0,0 0 PAT R I M O N I O
Equipo de oficina 2 .10 0,0 0 Capital S R . NN 2 .9 0 0,0 0
T O TA L A C T I V O S 7.9 0 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 7.9 0 0,0 0
Conclusión: cambia la composición del activo. El valor total de la fórmula
no varía

El día 18 de enero se prestan servicios por US $ 600,00, que son cancelados en efectivo
por el cliente.
Recuérdese que el objetivo es prestar servicios; por tanto, todo lo que ingrese por ese
concepto constituye una renta para la empresa. También se había dicho que cuando la em-
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Capítulo 1 • L A E M P R E S A , F U N D A M E N T O S Y P R O C E S O C O N TA B L E
1.5 Marco conceptual y ecuación contable

presa lleve a cabo operaciones y se obtengan rentas o se realicen gastos, el valor del patri-
monio se modifica. En consecuencia, la nueva fórmula será:
Ecuación al 18 de enero del 200 X

ECUACIÓN 8 Ecuación al 18 ACTIVO PA S I V O

de enero Caja 7 0 0,0 0 Documentos por pagar 5.0 0 0,0 0
Bancos 4 0 0,0 0
Muebles de oficina 3 0 0,0 0 PAT R I M O N I O
Vehículos 5.0 0 0,0 0 Capital
Equipo de oficina 2 .10 0,0 0 Capital Sr. NN 2 .9 0 0,0 0
Resultados y reservas
Ingresos por servicios 6 0 0,0 0
T O TA L A C T I V O S 8.5 0 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 8.5 0 0,0 0
Conclusión: aumenta el activo y se incrementa el patrimonio por las
rentas obtenidas

Con fecha 25 de enero se cancela la primera letra de cambio del vehículo, para lo cual se
gira un cheque por US $ 300,00 . La nueva fórmula será:
Ecuación al 25 de enero del 200 X

ECUACIÓN 9 Ecuación al 25 ACTIVO PA S I V O

de enero Caja 7 0 0,0 0 Documentos por pagar 4 .7 0 0,0 0
Bancos 10 0,0 0 PAT R I M O N I O
Muebles de oficina 3 0 0,0 0 Capital Sr. NN 2 .9 0 0,0 0
Vehículos 5.0 0 0,0 0 Resultados y reservas
Equipo de oficina 2 .10 0,0 0 Ingresos por servicios 6 0 0,0 0
T O TA L A C T I V O S 8. 2 0 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 8. 2 0 0,0 0
Conclusión: disminuye el activo y disminuye documentos por pagar a los
proveedores

El 29 de enero ingresa el Sr. X X como socio a la empresa con los siguientes aportes: US $
1.500 ,00 que depositó en la cuenta bancaria y una copiadora Xerox valorada en US $ 2 .000 ,00 .
Ecuación al 29 de enero del 200 X

ECUACIÓN 10 Ecuación al 29 ACTIVO PA S I V O

de enero Caja 7 0 0,0 0 Documentos por pagar 4 .7 0 0,0 0
Bancos 1.6 0 0,0 0 PAT R I M O N I O
Muebles de Oficina 3 0 0,0 0 Capital 6. 4 0 0,0 0
Vehículos 5.0 0 0,0 0 Sr. NN 2.900,00
Equipo de Oficina 4 .10 0,0 0 Sr. XX 3.500,00
Resultados
Ingresos por servicios 6 0 0,0 0
T O TA L A C T I V O S 11.7 0 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 11.7 0 0,0 0
Conclusión: se incrementaron simultáneamente las cuentas del activo y el
patrimonio por el capital aportado por el Sr. XX

Con fecha 30 de enero, la empresa cancela sueldos a sus empleados por US $ 450,00, con
cheque.
En esta transacción se realiza un gasto por sueldos a empleados. Este valor afectará los
resultados de la empresa, por lo que la nueva fórmula será:
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Capítulo 1 • L A E M P R E S A , F U N D A M E N T O S Y P R O C E S O C O N TA B L E
1.6 Proceso contable: reconocimiento y registros

Ecuación al 30 de enero del 200 X

E C U A C I Ó N 11 Ecuación al 30 ACTIVO PA S I V O
de enero Caja 7 0 0,0 0 Documentos por pagar 4 .7 0 0,0 0
Bancos 1.15 0,0 0 PAT R I M O N I O
Muebles de oficina 3 0 0,0 0 Capital 6. 4 0 0,0 0
Vehículos 5.0 0 0,0 0 Sr. NN 2 .9 0 0,0 0
Equipo de oficina 4 .10 0,0 0 Sr. XX 3.5 0 0,0 0
Resultados
Ingresos por servicios 6 0 0,0 0
Gasto sueldos (4 5 0,0 0)
T O TA L A C T I V O S 11. 25 0,0 0 PA S I V O + PAT R I M O N I O 11. 25 0,0 0
Conclusión: disminuye el activo y al mismo tiempo disminuye el
patrimonio por el gasto que realiza

1.6 PROC E SO Objetivo 4. Desarrollar el proceso contable desde el reconocimiento de un

C ONTA BLE: hecho económico que modifica la estructura económica empresarial, hasta
REC ONOC IMIENTO la elaboración de los estados financieros, que es la síntesis de la situación
Y REGI S TROS económico-financiera.

1. 6 .1 C I C L O D E L A S O P E R A C I O N E S
Las empresas en forma constante realizan actividades o actos de comercio. Por ejemplo:
compra y venta de bienes y servicios, cobro y pago de cuentas pendientes, depósitos y retiros
de dineros de bancos, importación y exportación de mercaderías y activos fijos, entre otras.
Estas transacciones dinamizan la economía y las finanzas de las empresas y, por ende, con-
tribuyen a fortalecer la economía de un país.
En este contexto, cuando se habla de actos de comercio, se está haciendo referencia a la
“materia prima” que ingresa al denominado proceso contable. Aquí la información se organi-
za y sintetiza, lo que permite formular los denominados “balances”, conocidos técnicamente
como estados financieros, con base en los cuales los directivos de las empresas toman de-
cisiones importantes. I L U S T R A C I Ó N 7

Entrada Proceso Producto

Ilustración 7 Ciclo
económico contable Actos de comercio
Estados financieros
Compra - venta - Proceso contable
y otros reportes
importación - otros

Como se puede apreciar en el gráfico, el ciclo es dinámico y comprende tres elementos: 1.

Entradas que son los actos de comercio. 2 . proceso contable. Y 3 . estados financieros. Para
que el ciclo se desarrolle sin contratiempos resultará imprescindible:
• Disponer de insumos de calidad; es decir, que las transacciones estén debidamente

sustentadas y soportadas mediante los documentos pertinentes, suficientes y

legales.
• Disponer un software informático versátil, sencillo y flexible.