Habilidades

ofimáticas
Dirección de Difusión y Cultura
Estadística (DICE)

2023
 Contenido

1. Para empezar…

2. Hojas de cálculo (Excel)

3. Procesador de Textos (Word)

4. Correo electrónico
INFORMACIÓN PARA TODOS

5. Presentaciones (PowerPoint)

6. Ejercicio
Para empezar
 Considere las siguientes situaciones…

1. Para el cumplimiento de sus labores en el

DANE, se le ha pedido que haga un
seguimiento de sus actividades
semanales, así como de las fuentes de
información. Igualmente, se le ha
solicitado la presentación de informes
periódicos.

¿Qué herramientas le permiten cumplir con

INFORMACIÓN PARA TODOS

cada una de estas actividades?

Hay varias herramientas ofimáticas que

facilitan el cumplimiento de dichas labores.
Por lo tanto, este documento se propone
hacer un repaso por algunas de ellas y su
utilidad.
Hojas de cálculo
(Excel)
 Recuerde que dos de las actividades del ejemplo anterior consistían en
realizar el seguimiento a sus actividades semanales y a las fuentes de
información asignadas…

Excel le permite el cumplimiento de

estas labores porque cuentan con las
siguientes funciones:

Creación de hojas de cálculo

INFORMACIÓN PARA TODOS

▪
▪ Fórmulas
▪ Filtros para ordenar datos
▪ Construcción de gráficos
 Creación de hojas de cálculo

Las hojas de cálculo, como su

nombre lo indica, son una
herramienta que le permite Filas Columnas
organizar y examinar un
conjunto de datos en filas y
columnas.
INFORMACIÓN PARA TODOS

Para el seguimiento de sus actividades y de las fuentes de información, puede:

▪ Crear varias hojas de cálculo (por tipos de fuentes de información, por semanas, por meses).

▪ Consignar información numérica y alfanumérica: por ejemplo, para el seguimiento a actividades

puede escribir los meses en las filas de la columna A y las actividades en las columnas B, C, D… De
esta manera, puede identificar si ha cumplido con las actividades de manera organizada y
sistemática.
 Filtros para ordenar datos

Luego de creada una hoja de cálculo con información

relevante, usted puede ordenar y filtrar los datos
contenidos. Para esto, puede usar diferentes
herramientas de Excel:
INFORMACIÓN PARA TODOS

▪ Función de ordenar y filtrar: esta le permite organizar la información en

diferentes órdenes: alfabético, ascendente, descendente, por colores, etc.
Asimismo, aplicando la opción “Filtro” puede generar una lista en la que puede
buscar información específica del documento.

Esta opción se encuentra en la pestaña de “Inicio” de la barra de opciones de Excel.

 Fórmulas

Si lo que requiere es examinar información que ha sido

consignada en las hojas de cálculo, puede utilizar las
principales fórmulas que ofrece Excel. Seleccionando el
ícono “fx” usted puede aplicar las fórmulas más usadas:

▪ Como su nombre lo indica, esta función permite sumar los datos numéricos de
SUMA filas, columnas y rangos (conjunto de filas y columnas).
INFORMACIÓN PARA TODOS

PROMEDIO ▪ Esta función le permite promediar los datos de columnas, filas y rangos.

▪ Esta función le permite buscar información consignada en la hoja de cálculo de

BUSCAR manera rápida. Puede utilizarla cuando tiene altos volúmenes de información,
como bases de datos de fuentes de información.

▪ Esta función le permite contar el número de datos en filas, columnas y rangos.

CONTAR Puede utilizarlo para hacer seguimiento cuantitativo a sus actividades.
INFORMACIÓN PARA TODOS Construcción de gráficos

▪
Los gráficos permiten
Tablas: con un conjunto de datos, usted puede construir una tabla. Para esto, seleccione los datos,
visualizar, comparar
vaya a la pestaña “Insertar” y
y seleccione la opción “Tabla”.
organizar los datos de una
▪ Gráficos: también puede utilizar gráficos (de torta, barras, líneas, etc.) para organizar información.
hoja deseleccione
Para ello, cálculo.losUsted
datos y,puede
posteriormente, vaya a la pestaña “Insertar” y seleccione la opción
utilizar:
“Gráfico”. Recuerde usar un gráfico coherente con los datos que quiere mostrar: gráficos de torta
para proporciones, gráficos de barras para comparaciones, gráficos de línea para mostrar la
evolución de una variable en periodos.
Procesador de
textos (Word)
 Continuando con el ejemplo propuesto al inicio de esta presentación,
usted también debía presentar informes semanales de sus actividades…

Mediante un procesador de textos,

usted puede construir documentos
para diferentes propósitos: construir
INFORMACIÓN PARA TODOS

informes, reportar eventualidades o

escribir cartas de presentación a
fuentes de información.
 Funciones principales

▪ Escriba y edite textos: Word le permite escribir y editar

textos para la construcción de documentos.

▪ Construya tablas de contenido: para esto, puede dirigirse

a la pestaña “Referencias” y allí agregar los títulos que
hacen parte de la tabla de contenidos en el botón
“agregar texto” para, finalmente, insertarla con la opción
“Tabla de contenido”.
INFORMACIÓN PARA TODOS

▪ Revisión: puede utilizar algunas herramientas básicas de

revisión. En primer lugar, la opción de revisar ortografía,
gramática, sinónimos y contar las palabras”. En segundo
lugar, puede poner comentarios y realizar cambios en un
documento. Todas estas herramientas las encuentra en la
pestaña “Revisar”.
 Correo
electrónico
 De acuerdo con el ejemplo, usted también debía hacer seguimiento a las
fuentes de información. Una de las formas de hacerlo es contactarlas a
través de correos electrónicos…

Los servicios de mensajería

instantánea le permiten contactar a
una o varias personas para compartir y
INFORMACIÓN PARA TODOS

recibir información sobre un asunto de

interés.
 Funciones principales

▪ Envíe comunicaciones a las fuentes de información

mediante la opción “Nuevo”. Escriba los correos
electrónicos a los que va dirigido el mensaje, un asunto
corto y concreto y un mensaje para indagar sobre el
tema de su interés.

▪ Programe mensajes: con la opción “programar envío”

usted puede alistar mensajes que deben llegar en fechas
próximas o en horarios establecidos previamente.

▪ Adjunte archivos: mediante el ícono de clip usted

INFORMACIÓN PARA TODOS

puede agregar documentos, imágenes, presentaciones,

videos, etc., para que la persona que recibe su mensaje
pueda ampliar información sobre un asunto. Por ejemplo,
puede enviar cartas de presentación, folletos, videos o
afiches a fuentes de información. Asimismo, puede
compartir informes y presentaciones con sus
supervisores.
PowerPoint
 Finalmente, recuerde que dentro de sus actividades debe presentar (en
reuniones de seguimiento y cierre) un informe de sus actividades a sus
supervisores o coordinadores. También, desde un rol de supervisión o
coordinación, puede presentar temas de interés para el equipo de trabajo.

PowerPoint es una herramienta que le

permite resumir y presentar
INFORMACIÓN PARA TODOS

información de manera amable y

dinámica para un grupo de trabajo.
 Funciones principales

▪ Agregar diapositivas: a través de la opción “Nueva diapositiva” agregue las hojas necesarias para
presentar los temas de un encuentro con su equipo de trabajo.
INFORMACIÓN PARA TODOS

▪ Agregar texto: en la pestaña “Insertar”, mediante la opción “cuadro de texto” puede agregar cuadros
para insertar palabras.

▪ Insertar contenidos multimedia: en la pestaña “Insertar” puede agregar imágenes, audios y videos para
complementar la información de una presentación.

▪ Diseño: en PowerPoint hay una pestaña con este nombre. Esta la permite cambiar los colores, formatos y
tamaños de las diapositivas.
 Ejercicio final

Por favor, responda las

preguntas prácticas del
siguiente formulario:
https://forms.office.com/r/LqMa
m9VxyL
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