Los sistemas de información logística digitalizan el almacén

Los sistemas de información logística (SIL) son programas digitales que se implementan

para facilitar la toma de decisiones y la gestión de operativas como el aprovisionamiento, el

almacenaje, la preparación de pedidos o el transporte y envío de mercancías.

Estas aplicaciones logísticas aseguran un flujo de información continuado entre las

compañías que participan en el diseño, fabricación, almacenaje o comercialización del

producto o servicio, conectando a todas las empresas y contribuyendo a la trazabilidad de la

mercancía.

En función de las tareas que se automaticen en el almacén, existen diferentes sistemas de

información logística: el Transport Management System (TMS), que planifica y organiza

las rutas de entrega, y el Enterprise Resource Planning (ERP), un programa de gestión

empresarial que sincroniza procesos y datos entre departamentos de una compañía

―incluido el de logística―, por citar dos ejemplos.

No obstante, un software de gestión de almacenes (SGA) es el sistema de información que

ejerce de cerebro del almacén, es decir, gestiona todo lo ocurre dentro de la instalación,

desde la recepción de mercancías hasta el envío de productos al cliente final. Implantar una

solución digital como un SGA minimiza la posibilidad de errores derivados de la gestión

manual, porque es el software quien guía al operario en tareas como la reposición de stock,

la preparación de pedidos o la planificación del envío de la mercancía.

Asimismo, en un almacén automático, un software de gestión coordina los equipos

automáticos y las tareas de los operarios. Estos programas digitales no solo multiplican los

flujos de mercancía, sino que incrementan la seguridad en la instalación.

Beneficios de implementar sistemas de información logística

 Automatizar procesos: los programas de gestión logística eliminan las operativas

manuales de introducción de datos. A su vez, automatizan la generación de la

documentación necesaria para las operativas logísticas, suprimiendo el riesgo de

errores en procesos como el control del inventario o la preparación de pedidos.

 Disponer de flujos de información automatizados: un software logístico extrae

información de las operativas para coordinar tanto los procesos del almacén como

los diferentes niveles de la cadena de suministro entre sí. Los programas más

avanzados analizan la actividad logística con el fin de obtener información en

tiempo real sobre el rendimiento de la instalación.

 Potenciar la planificación logística: los sistemas de información posibilitan

monitorizar la cadena de suministro de un producto y recabar datos para que el

responsable cuente con toda la información precisa a la hora de realizar la

planificación logística.

En definitiva, los programas logísticos potencian la eficiencia de las operativas de

almacenaje, sincronizando el almacén con otros niveles de la cadena de suministro, como

son la instalación donde se ubican las líneas de producción o el centro de distribución, entre

otros.
Tipos de sistemas de información logística

Los sistemas de información logística se pueden dividir, en función de su nivel de

especialización, entre programas horizontales, es decir, que cuentan con varios módulos

que ofrecen soluciones para distintos departamentos de la organización; y programas

verticales, que se especializan en funcionalidades específicas para una sola área de la

compañía.

En la categoría de software horizontal se halla, por ejemplo, la mayoría de sistemas de

gestión empresarial o ERP. Estas aplicaciones ofrecen funcionalidades básicas para todo

tipo de departamentos de la compañía, como gestión documental, ventas y facturación o

gestión básica del inventario.

Por su parte, los sistemas de información verticales son aquellos que están configurados

para dar solución a demandas específicas. En el caso de la logística, estas funcionalidades

pueden ser la gestión avanzada del inventario, la planificación de demanda, la estrategia de

rutas de transporte o la coordinación de los equipos automáticos.

Entre los programas verticales que se pueden implementar en logística, sobresale el

software de gestión de almacenes (SGA), una solución digital que administra los flujos de

mercancía y de trabajo. Esta herramienta también sincroniza las tareas de los equipos

automáticos y de los operarios para crear un entorno de trabajo productivo, seguro y sin

errores.
Aparte del software de gestión de almacenes, existen otros programas digitales que operan

en uno o más niveles de la cadena de suministro y que pueden estar coordinados entre sí.

Estos son los más habituales:

 Transport Management System (TMS): software de información logística que se

encarga de optimizar la planificación de rutas de distribución de pedidos con el

objetivo de mejorar la eficiencia de los envíos y suprimir el riesgo de error.

 Manufacturing Execution System (MES): solución digital que se despliega en

almacenes y centros de producción cuya función es organizar, controlar y

monitorizar el proceso de fabricación en las líneas de producción.

 Distributed Order Management (DOM): sistema de información logística

especializado en la gestión de pedidos. El programa coordina las operativas que se

suceden desde que el cliente solicita un pedido hasta que se distribuye.

Si bien estos sistemas de información son los más comunes en un almacén, la complejidad

de la logística ha provocado que los programas logísticos avanzados introduzcan nuevas

funcionalidades para adaptarse a las demandas cambiantes del almacén.

Documento para una operación de Logística y Comercio Internacional

Lo primero que deberemos de hacer será categorizar la distinta documentación para así

detectar a quién le compete la misma. De este modo la documentación de una operación de

compra-venta internacional “tipo” estará indexada dentro de una de estas cuatro categorías:

Documentos Comerciales, Documentos Administrativos, Documentos de Transporte y

Seguro, y Documentos Financieros.
Documentos Comerciales

En este apartado recaen todos los documentos que casi todo el mundo conoce de una

operación de compra-venta, ya que prácticamente son los mismos que existen en una

compra-venta nacional. En esta categoría, como en las siguientes, existirán diversas

subcategorías. Vamos con ellas:

Oferta Comercial

Ya comentamos la misma con suficiente rigurosidad en pasadas entradas en el blog pero,

en resumen, se trata de la emisión de una oferta formal a un potencial cliente sobre la venta

de un producto o servicio que finaliza con una orden de pedido después de la negociación

sobre la oferta.

Factura Proforma

Es un documento previo a la emisión de la Comercial Invoice o Factura Comercial, donde

se indica de manera provisional el compromiso entre las partes, bajo los acuerdos y

condicionamientos pactados y negociados sobre la oferta comercial previa.

No se suele utilizar cuando hay una relación previa entre vendedor-comprador, pero si es

útil cuando se desea, por ejemplo, solicitar por parte del comprador un crédito

documentario para realizar el pago.

Factura Comercial o Comercial Invoice

Es el documento comercial más importante y sobre el que recaen todos los cálculos y

trámites aduaneros. Otro tipo de facturas que también, no siempre, se suelen solicitar son:

la factura aduanera y la consular (ésta última casi en desuso).

Packing List (o lista de bultos)

Es un documento donde quedan referidas, de manera más o menos detallada,

las mercancías que forman parte de la expedición si incluir precio alguno: cantidades

unitarias, peso, volúmenes, y dimensiones, básicamente.

Certificados

En este sub-apartado, únicamente puedo decir que ¡Bienvenido al fantástico mundo de los

certificados!! Hay de todas las clases y para todo tipo de mercancía que se comercialice.

El más importante y que suele solicitar el comprador (sobre todo si eso le supone una

reducción de aranceles a la importación en su país) es el certificado de origen con el que se

asegura el origen (que no procedencia) de la mercancía objeto de la compra.

Después de este que considero el más destacado están el: SOIVRE, de inspección, de

análisis, sanitarios y fitosanitarios, de lista negra, Casher y Halal, CITES, etc.,

Documentos Administrativos

En esta categoría cae todo el papeleo y documentación relativa al ámbito que van a regular

organismos oficiales (aduanas, agencias tributarias estatales, etc.,). Por tanto, en este punto
recomiendo mucho cuidado con la tramitación de este tipo de documentación y si es

necesario utilizar los servicios de empresas consultoras especializadas en estos temas.

Para estructurar mejor esta categoría lo más lógico será dividir las operaciones en

comunitarias y no comunitarias siendo las primeras operaciones de compra-venta aquellas

que se realizan entre los países miembros de la UE (se denominan por ello también

operaciones intra-comunitarias), mientras que las segundas son las que se producen entre

un país miembro y un tercero (en el argot aduanero un país tercero es aquel que está fuera

de la UE).

Operaciones no comunitarias

Aquí las operaciones de compra-venta pueden ser de cariz importador o exportador. A

continuación, se va a realizar una enumeración de documentos que no siempre van a ser

necesarios para toda operación, excepto uno, que ya sea una operación de exportación o

importación siempre hay que realizar, el Documento Único Administrativo (DUA), éste

será obligatorio siempre independientemente del tipo de operación y mercancía

involucrada.

Entre los documentos que figuran en este apartado podemos encontrar los siguientes:

 DUA (imp/exp, todo tipo de mercancías, su presentación es obligatoria e

ineludible).

  Certificados de Importación/Exportación (mercancías de tipo agrario-pesquero).

  Autorizaciones Administrativas de Importación/Exportación (mercancías

sometidas a restricciones o cupos nacionales, etc.,).

 Licencias de Importación/Exportación (mercancías sometidas a contingencias y

medidas anti-dumping, etc.,).

 Notificaciones previas a la Importación/Exportación (mercancías especiales

sujetas a vigilancia estadística).

Operaciones comunitarias

Para este tipo de operaciones, la documentación es mucho menor, ya que el trámite

aduanero entre estados de una misma región económico-comercial como son todos aquellos

que comparten el TAC (Territorio Aduanero Comunitario) no existe (salvo las regiones

estipuladas en el nuevo CAU, código aduanero comunitario).

Aquí básicamente serán dos documentos los que habrá que controlar: el INTRASTAT (un

documento meramente estadístico similar en su formato al DUA y que no siempre es

necesario realizar) y el modelo 349 de la Agencia Tributaria (documento de orden fiscal

y que recoge periódicamente todas las operaciones intra-comunitarias durante un periodo

concreto).

Documento de Transporte y Seguro

Vamos con los documentos que conocemos mejor (aquellos que nos dedicamos a la

logística y cadena de suministro) y son los relativos a los que acompañan a la mercancía en

su transporte, y también los que competen al seguro que se emite.

Documento de Transporte
En esta sub-categoría se podrían englobar todos aquellos documentos que los distintos

convenios internacionales de transporte modales contemplan: para carretera (carta de porte

CMR, cuaderno TIR y/o ADR si fuera el caso), para marítimo (lista de embarque,

conocimiento de embarque o B/L, y póliza de fletemiento), para ferrocarril (carta de porte

CIM, y declaración TIF), para aéreo (carta de porte aéreo Airway-Bill), y para multimodal

(carta de porte multimodal, FBL).

Documento de Seguro

Aquí habrá que tener en cuenta dos documentos si es que la mercancía está amparada por

alguna de las partes con un seguro.

Nos referimos a: la póliza del seguro contratado con una compañía aseguradora (no es

necesario que acompañe a la mercancía), y el certificado de seguro (que si debe de

acompañar a la mercancía para atestiguar ante cualquier autoridad la existencia de un

seguro que está amparado por la póliza contratada correspondiente).

Documento Financieros

Los documentos financieros que a nivel documental tendremos que conocer (y en algunos

casos en profundidad) son fundamentalmente los relativos a los medios y formas de pago

acordados en la compra-venta internacional. No requerirá la misma cantidad e importancia

documental un medio de pago simple (como puede ser un cheque personal) que uno

complejo (como un crédito documentario).

Por tanto, clasificaremos estos medios de menor a mayor cantidad de documentación a

aportar, y que será directamente proporcional a la complejidad de la forma de pago (más

complejidad = más necesidad documental).

Sobra indicar que la seguridad en el cobro también será directamente proporcional a la

cantidad documental de la forma o modo de pago internacional correspondiente.

Medios Simples

Las formas de pago simples y que, por ello, requerirán menos complejidad documental

son: cheques personales, órdenes de pago simple, y remesas simples.

Medios Semi-complejos

Estas ya revisten un mayor control documental por todos los agentes participantes en la

compra-venta: cheque bancario, orden de pago documentaria, y remesa documentaria.

Medios Complejos

Aquí se pueden aglutinar todos aquellos medios de pago muy seguros, muy complejos, y

también con la necesidad de aportar mayor documentación y papeleo al proceso: carta de

crédito Stand-By, carta de crédito comercial, y crédito documentario.

BIBLIOGRAFIA

I. Mecalux. (s. f.). Los sistemas de información logística digitalizan el

almacén. https://www.mecalux.es/blog/sistemas-informacion-logistica
II. Marco, J. A. (2020). Documentos imprescindibles para una operación de
Logística y Comercio Internacional. Logística Hoy - IMF Smart
Education. https://blogs.imf-formacion.com/blog/logistica/logistica/
documentos-operacion-logistica-comercio-internacional/