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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN

DE EXAMENES MEDICOS Vigencia: 25/09/2022
OCUPACIONALES Versión: 01

1. OBJETIVO

Controlar y garantizar que el personal que ingresa a laborar en COOLITORAL

posee las condiciones físicas óptimas requeridas para el cargo a desempeñar;
asimismo, verificar que las condiciones de salud previas al ingreso no se vean
afectadas por los peligros presentes en el ambiente de trabajo en el que debe
desarrollar sus actividades y que éstas condiciones de salud sean las mismas al
terminar su período laboral en la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca el proceso de realización de los exámenes médicos

ocupacionales y la administración de las historias clínicas a todos los empleados
de la empresa COOLITORAL y partes interesadas.

Este procedimiento aplica a todos los trabajadores vinculados en las diferentes

áreas y procesos de la empresa.

3. DEFINICIONES

• Antecedentes laborales: Toda exposición a factores de riesgo durante el

desempeño de su labor en contratos o trabajos desarrollados fuera de la empresa
que actualmente lo contrata.

• Candidato/ Aspirante: Persona que se encuentra postulada para ocupar un

cargo dentro de la Empresa, y está dentro del proceso de selección.

• Condiciones De Salud: Estado de salud actual de la persona en el ámbito

físico, psíquico y social.

• Evaluaciones médicas ocupacionales de egreso. Aquellas que se deben

realizar al trabajador cuando se termina la relación laboral, para valorar y registrar
las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o
funciones asignadas.

• Evaluaciones médicas periódicas programadas. Se realizan con el fin de

monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz,
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posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud

del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de
trabajo. Así́ mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de
establecer un manejo preventivo.

• Evaluaciones médicas por cambios de ocupación. El empleador tiene la

responsabilidad de realizar evaluaciones médicas al trabajador cada vez que este
cambie de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de
funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que
detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. En todo caso,
dichas evaluaciones deberán responder a lo establecido en el Sistema de
Vigilancia Epidemiológica, SG-SST.

• Evaluaciones médicas preocupaciones o de reingreso. Son aquellas que se

realizan para determinar las condiciones de salud física, mental y social del
trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las
que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.

• Examen médico ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y

examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de
riesgo
y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición.
Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema
blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de laboratorio,
imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir
un diagnóstico y las recomendaciones.

• Exposición a un factor de riesgo: Para efectos de la presente resolución, se

considera exposición a un factor de riesgo, la presencia del mismo en cualquier
nivel
de intensidad o dosis.

• Historia clínica: conjunto único de documentos privados, obligatorios y

sometidos
a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de
una
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persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo
de salud que interviene en su atención. Contiene y relaciona los antecedentes
laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su
vida laboral, así́ como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen
profesional.
• Perfil del Cargo: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones
específicas, determinadas por el empleador como requisitos para que una persona
pueda realizar determinadas funciones o tareas.

• Reintegro laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al

desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o
ausentismo, así́ como también actividades de reubicación laboral temporal o
definitiva o reconversión de mano de obra.

• Valoraciones o pruebas complementarias: Son evaluaciones o exámenes

clínicos o paraclínicos realizados para complementar un determinado estudio en la
búsqueda o comprobación de un diagnóstico.

• Vigilancia epidemiológica: La vigilancia Epidemiológica en salud Ocupacional

tiene como objetivos el estudio de la distribución de enfermedades en una
población
y la identificación, evaluación y control de los factores de riesgo que la determinan,
con el fin de desarrollar estrategias que buscan un óptimo nivel de seguridad y
eficiencia del proceso laboral, asegurando el bienestar de los funcionarios, la
productividad y competitividad de la entidad.

4. MARCO NORMATIVO

• Resolución 2346 de 2007

• Resolución 1918 de 2009
• Resolución 2346 del 2007 artículo 4, 5 y 6.
• Decreto 2566 de 2009.
• artículo 16 Resolución 2346 de 2007 modificado por la Resolución 1918 de 2009.
• Resolución 3673/08 Circular 070/09.
• Resolución 1409 de 2013.
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5. RESPONSABILIDADES

Alta Dirección

Suministrar los recursos necesarios para la evaluación de los exámenes

médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de retiro.
Responsable del SG-SST

 Coordinar y velar por la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales

como parte fundamental de los subprogramas de medicina preventiva y del
trabajo.
 Notificar a los trabajadores y contratistas de los riesgos asociados a su
actividad con el fin de que se realicen los exámenes asociados a dichas
actividades.
 Verificar que la orden del Examen de ingreso cumpla con los requerimientos de
valoración médica según el oficio a realizar para el personal aspirante a un
cargo en la compañía.
 Hacer seguimiento a las recomendaciones y restricciones emitidas por el
médico en los certificados de aptitud laboral.
 Remitir al trabajador a su respectiva EPS en caso de enfermedad común o
enfermedad profesional.

Gestión Humana

 Coordinar la realización de los exámenes Médicos periódicos a los

Trabajadores.
 Atender las solicitudes de los trabajadores respecto a los exámenes médicos
ocupacionales o solicitudes de copias de los resultados de aptitud.
 Custodiar los registros de exámenes médicos de aptitud del personal y
adjuntarlo a las hojas de vida de cada uno.
 Realizar seguimiento de la asistencia de los trabajadores a los exámenes
médicos.

Médico o IPS
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 El médico o la IPS autorizados por la empresa realizará un examen físico

orientado de acuerdo a los factores de riesgo a los cuales estará, está o estuvo
expuesto el trabajador.
 Remitir a la Compañía el concepto de aptitud y las remisiones de los
trabajadores de la empresa, así como el diagnóstico general de salud de la
población evaluada. El concepto de aptitud debe registrar las restricciones
existentes y las recomendaciones sobre condiciones que se requieren para
que el trabajador pueda desempeñar su labor y el diagnóstico general debe
contener como mínimo la información que establece el artículo 18 de la
Resolución 2346 de 2007.
 Remitir al trabajador a su respectiva EPS en caso de enfermedad común o
calificación de enfermedad profesional.
 Garantizar la reserva y el manejo de la Historia Clínica Ocupacional, como
hace parte de la Historia Clínica General, aplica lo establecido en la Ley 23 de
1981, Resolución 1995 de 1999, Resolución 1918 de 2009.
 Para la realización de valoraciones o pruebas complementarias debe obtener
el consentimiento informado del trabajador.

Trabajadores

 Los trabajadores están en la obligación de realizarse los exámenes médicos

ocupacionales.
 Procurar el cuidado integral de su salud
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud

6. DESARROLLO

6.1. Condiciones

Para la implementación de las evaluaciones médicas ocupacionales, se aplicará el

respectivo procedimiento administrativo de contratación para la selección del
proveedor de las valoraciones médicas ocupacionales y de los paraclínicos o
complementarios de monitoreo respectivos ya sea una persona natural o una
institución prestadora de servicios de exámenes ocupacionales y se tendrá en
cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos generales con base en la
normatividad vigente:
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a) Verificar que las evaluaciones médicas ocupacionales sean realizadas por

médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional, con
licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.

b) Una vez seleccionado el proveedor se deberá informar al médico que

realice las evaluaciones médicas sobre los perfiles del cargo/profesiograma,
describiendo en forma breve las tareas y el medio en el que se desarrolla la
labor, especificando los factores de riesgo a los que está o estará expuesto
el trabajador en razón a su oficio.

c) Se deben suministrar los indicadores epidemiológicos existentes sobre el

comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los
trabajadores, en relación con su exposición y si es pertinente y están
disponibles, los estudios de higiene industrial y los indicadores biológicos
específicos con respecto al factor de riesgo.

d) Informar a los trabajadores sobre el trámite para la realización de las

evaluaciones médicas ocupacionales de forma verificable.

e) Para realizar la evaluación médica y las pruebas complementarias se

deberá solicitar al trabajador su consentimiento informado.

f) Se deberá garantizar la remisión del trabajador a la EPS respectiva, si se

encuentra una presunta enfermedad laboral o secuelas de eventos
profesionales o cualquier enfermedad común que requiera manejo y
seguimiento específico.

g) El médico especialista deberá generar el certificado médico de aptitud

individual como resultado de la valoración, indicando las restricciones
existentes y las recomendaciones o condiciones que se requiere adaptar
para que el trabajador pueda desempeñar la labor.

h) Los hallazgos específicos y resultados de los exámenes ocupacionales y

pruebas complementarias relacionados con los riesgos ocupacionales
existentes se consignarán en los formatos que suministre el proveedor o en
los que la empresa determine apropiados desde el punto de vista
documental y técnico, que aseguren el suministro de la información
pertinente y necesaria para alimentar los Sistemas de Vigilancia
Epidemiológica y Programas de Prevención y Promoción que tenga
implementado la COOLITORAL.
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i) Asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente en relación con el manejo,

reserva y confidencialidad de la historia clínica ocupacional y en general de los
documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas, garantizando el
archivo adecuado de acuerdo con la ley y su custodia en las IPS de Salud
ocupacional respectivas, por lo tanto, esta información no se podrá guardar o
archivar en la hoja de vida o carpeta del trabajador ni podrá comunicarse o darse a
conocer a ningún nivel de la organización. Para tal efecto, las entidades o los
médicos contratados por el empleador para realizar las evaluaciones médicas
ocupacionales, deberán guardar su custodia después de su realización
(Res.1918/09). En caso de cambiar de gestor de los exámenes ocupacionales, se
gestionará el traslado de las historias al nuevo proveedor de servicio, garantizando
siempre la confidencialidad en el proceso.

j) Las excepciones al acceso a esta información de acuerdo con la ley son:

 Por orden de autoridad judicial.

 Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando éste la requiera

con fines estrictamente médicos.

 Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante

la realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del
trabajador, para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.

 Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la

pérdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.

k) Toda persona natural o jurídica que realice evaluaciones médicas ocupacionales de

cualquier tipo deberá entregar al empleador un informe sobre el diagnóstico general
de salud de la población trabajadora que valore, el cual se utilizará para el
cumplimiento de las actividades de los subprogramas de medicina preventiva y del
trabajo.

l) Los exámenes médicos ocupacionales periódicos, se realizarán a todos los

trabajadores de acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia de exposición a cada
factor de riesgo, así como al estado de salud del trabajador. Se sugiere que se realice
cada año, sin embargo, este concepto se revisará en la medida en que se actualicen o
modifiquen las condiciones de trabajo existentes, según los criterios definidos en los
sistemas de vigilancia epidemiológica y de manera individual cuando el nivel de
riesgo lo amerite. Estas valoraciones deberán dar como resultados unas
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recomendaciones individuales para el trabajador y un informe de condiciones de

salud con un resumen de los resultados estadísticos de los hallazgos.

m) Se debe hacer promoción al cumplimiento de las recomendaciones por parte del

trabajador y se evaluará la implementación de las recomendaciones emitidas en el
informe de condiciones de salud. Si el médico especialista remite al trabajador a la
EPS, especialmente por causa de una presunta enfermedad laboral, se deberá hacer
seguimiento al cumplimiento por parte del trabajador del proceso asistencial y de las
recomendaciones.

a) El examen ocupacional de egreso o retiro se realizará a todos los trabajadores que se

retiren de la entidad con el objeto de verificar las condiciones de salud al momento
de su retiro y revisar si requieren remisión a la EPS (o ARL por sospecha de
enfermedad laboral). La empresa debe emitir la solicitud de examen de egreso y si
el trabajador renuncia al examen se debe dejar constancia con copia a la hoja de
vida. El trabajador tiene cinco (5) días hábiles para realizarlo.

6.2. Paso a paso

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO/

REGISTRO
Se debe emitir la orden de examen Orden de EMO
ocupacional al proveedor de salud (Examen Médico
correspondiente y debe informar al trabajador Recursos Humanos/ Ocupacional)
el lugar, fecha y hora de realización de la Responsable del SGSST
evaluación, tipo de evaluación y los Formato
documentos que debe presentar para ello. El consentimiento
trabajador debe firmar el consentimiento informado
informado.
Se entrega al colaborador carta remisoria para Recursos Humanos/ Remisión de
que se dirija al Centro médico y queda registro Responsable del SGSST trabajadores a la
en la hoja de vida que se archiva. IPS
Los trabajadores deben dirigirse al proveedor Trabajadores/ Proveedor N/A
de salud de acuerdo con la programación. de servicios de salud
El proveedor de servicios de salud debe
desarrollar las evaluaciones médicas con base
en el Profesiograma suministrado
previamente por COOLITORAL
El proveedor de salud debe enviar los
Conceptos médicos de aptitud de los
trabajadores programados en un tiempo no Proveedor de servicios
Conceptos de
mayor a 24 horas. de salud/ Recursos
Aptitud/Cartas de
Una vez la empresa cuente con los soportes Humanos/Responsable
correspondientes hará la revisión de las del SGSST recomendaciones
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recomendaciones entregadas en el mismo y

entregará a los trabajadores dichas
recomendaciones de manera escrita para
seguimiento.
El proveedor de servicios de salud debe enviar
el diagnóstico de condiciones de salud que
contenga la siguiente información:
1. Información sociodemográfica de la
población trabajadora (sexo, grupos
etéreos, composición familiar, estrato
socioeconómico). Informe de
2. Información de antecedentes de Proveedor de servicios diagnóstico de
exposición laboral a diferentes factores de de salud condiciones de
riesgos ocupacionales ergonómicos salud
especialmente.
3. Información de exposición laboral actual a
riesgos ocupacionales.
4. Sintomatología reportada por los
trabajadores.
5. Sistemas de Vigilancia Epidemiológicas
a incluir.
6. Recomendaciones emitidas por el médico
evaluador.
Se debe implementar y hacer seguimiento a Recursos Humanos/ Formato de
todas las recomendaciones y/o restricciones Responsable del SGSST / seguimiento de
emitidas por el médico evaluador, EPS y/o Trabajador recomendaciones
ARL para su cumplimiento y registro. y/o restricciones
medico laborales
El resultado de los exámenes médicos
ocupacionales y/o paraclínicos serán Proveedor de servicios N/A
custodiados por el proveedor de servicios de de salud
salud.
En el archivo de la organización se custodiará
el concepto médico de aptitud de cada
trabajador por 20 años después de la salida del
mismo de acuerdo a lo establecido en el
Decreto 1072 de 2015 y lo tendrá disponible
en medio magnético y físico en la historia
laboral

6.3. Seguimiento a las recomendaciones Médicas

El seguimiento a las recomendaciones médicas de los exámenes de ingreso/

Periódicos/ Retiros o de los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, se realizan 3
meses posteriores a la fecha de remisión.
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En las patologías como: Disminución de la agudeza visual y hernias, para trabajos

críticos el seguimiento a las remisiones, se realizará antes que el trabajador
ingrese a laborar o según lo indique la recomendación médica.

6.4. Informe Diagnóstico de Salud

El médico ocupacional o IPS encargada de realizar los exámenes médicos

ocupacionales deberá presentar anualmente (para el caso de los exámenes
médicos de preingreso) y cada vez que se realice exámenes periódicos, el
diagnóstico de salud de la población evaluada. Dicho informe, de contener lo
siguiente, de acuerdo con el artículo 18 de la Resolución 2346 de 2007:

 Información sociodemográfica de la población trabajadora (sexo, grupos

etáreos, composición familiar, estrato socioeconómico).
 Información de antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de
riesgos ocupacionales.
 Información de exposición laboral actual, según la manifestación de los
trabajadores y los resultados objetivos analizados durante la evaluación
médica. Tal información deberá estar diferenciada según áreas u oficios.
 Sintomatología reportada por los trabajadores.
 Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas
complementarias a los exámenes físicos realizados.
 Diagnósticos encontrados en la población trabajadora.
 Análisis y conclusiones de la evaluación.
 Recomendaciones.

Nota: Dicho diagnóstico no podrá contener datos personales ni individualizados de

cada uno de los trabajadores.

6.5. Matriz exámenes médicos - Profesiograma

Ver profesiograma.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Código:
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 Formato solicitud de examen médico ocupacional

 Matriz de exámenes médicos ocupacionales (Profesiograma)
 Conceptos de aptitud

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Detalle del cambio Revisión Responsable

Creación del
25/09/2022 1 Jessica Sarmiento
documento