MÓDULO 1

TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS DE OFICINA

UF 1 - ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RRHH
LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

JURÍDICA Y
FISCAL PÚBLICA COMERCIAL RRHH ADMINISTRATIVAS TESORERÍA

TAREAS
ENVÍOS
PAGOS
CERTIFICADO AYUDAS COMUNICACIÓN Y EQUIPO AGENDA
CRISIS
CAJA
ATENCIÓN AL ALBARANES
HACIENDA LICITACIONES
CLIENTE
ALTAS / BAJAS

PRESUPUESTOS TRANSFERENCIAS

SEG. SOCIAL SUBSANACIONES WEB Y RRSS NÓMINAS

PROFORMA RECIBOS

PLATAFORMAS ORD. DE TRABAJO

VACACIONES CHEQUES / PAGARÉS

FACTURAS CONTROL DE GASTOS E

INGRESOS

PERFIL Y ROLES INFORMES

UF 1 - ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RRHH
ENTIDADES DE INTERÉS - INFORMACIÓN PÚBLICA

Información principalmente sobre iniciativas DIGITALES para empresas, PYMES y autónomos.

Noticias y actualidad para empresas (AGENDA EMPRESARIAL, AYUDAS,

ASESORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, DIGITALIZACIÓN, FORMACIÓN)
UF 1 - ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y DE RRHH

TRÁMITES, NOTIFICACIONES,
CERTIFICADOS Y CONSULTAS
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REGISTRO DE LICITACIONES Y ARCHIVOS

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PRÁCTICA - Encuentra y comparte páginas de interés

(Instituciones públicas, asociaciones de empresas, noticias
empresariales, trámites públicos).
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PLANIFICACIÓN - PROGRAMACIÓN Y CALENDARIZAR

PROGRAMAR LAS TAREAS ESPECÍFICAS

PLANIFICAR POR ÁREAS (Tiempo y prioridad) CALENDARIZAR

GESTIÓN DE LAS
Crear FACTURAS Lunes 13:00
VENTAS

Enviar FACTURAS Martes 09:00

PASAR RECIBOS Martes 13:00 (jueves)

Control de COBROS e
Viernes 12:00 / Lunes 8:30
IMPAGOS
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PLANIFICACIÓN - PROGRAMACIÓN Y CALENDARIZAR

VAMOS A PLANIFICAR VAMOS A PROGRAMAR

Facturar

Pagos / cobros

Registro de archivos

IVA 4T

Vacaciones y partes de trabajo

Vacaciones y partes de trabajo

Actualización web
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PLANIFICACIÓN - PROGRAMACIÓN Y CALENDARIZAR

VAMOS A CALENDARIZAR
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SOMOS PARTE DE UN EQUIPO

● EMPATÍA.
● ASERTIVIDAD.
● INTERPRETAR Y TRANSMITIR.
● COMUNICACIÓN CONSTANTE.
● PACIENCIA.
● BENEFICIO COMÚN - NO INDIVIDUAL.
● RELACIONES HUMANAS SIN PREJUICIOS.
● INFORMACIÓN PARA RESOLVER PROBLEMAS.
● SOLUCIONES DISTINTAS PARA MOMENTOS DISTINTOS.
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SOMOS PARTE DE UN EQUIPO
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GESTIONAMOS EN EQUIPOS
UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA
GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Gestión de la recepción Selección y clasificación Registro Distribución

URGENTE

PERSONAL

ORDINARIO
 UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA
GESTIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Gestión de la salida

Inspección y Preparación, empaquetado e

Recogida interna clasificación identificación. Registro de salida

FIRMADOS Y
ENTREGA DIRECTA SELLADOS
- Etiquetas adhesivas.
EMITIR ORDEN DE VIENEN TODOS LOS - Sobres con ventanilla.
ENVÍO DOCUMENTOS QUE - Impresión directa.
APARECEN EN LOS ANEXOS
- Anotación a mano.
DEPOSITAR EN
RECEPCIÓN DATOS DEL DESTINATARIO
CLAROS Y VERIFICADOS

ESPECIFICAR EL TIPO
DE ENVÍO

Tiempo y medio
UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

ENVÍO DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA POR CORREO ELECTRÓNICO GMAIL

APARTADOS

ENVÍO COMPLETO - ADJUNTO Y ENLACE

PROGRAMAR

DESHACER

FIRMA Y AUTORESPONDER

ETIQUETAS
 UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

EL ARCHIVO DE COMUNICACIONES ESCRITAS Y CORRESPONDENCIA

GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN
EN ARCHIVO
DOCUMENTAL EN EMPRESAS

INSPECCIÓN E INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICO DIGITAL

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ALFABÉTICO NUMÉRICO GEOGRÁFICO

DEPARTAMENTAL CRONOLÓGICO

REGISTRO DE DOCUMENTOS Identificación, descripción, fecha, origen, tipo, ubicación etc…..

ALMACENAMIENTO CONSERVACIÓN ACCESIBILIDAD

UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

EL ARCHIVO DE COMUNICACIONES ESCRITAS Y CORRESPONDENCIA

GESTIÓN DOCUMENTALGESTIÓN
EN ARCHIVO
DOCUMENTAL EN EMPRESAS

ACCESIBILIDAD FÍSICO DIGITAL

TRAZABILIDAD REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTOS

Eliminación, conservación permanente y transferencia a otro

DISPOSICIÓN
sistema archivístico

…..y mucha ORGANIZACIÓN y PROTOCOLOS DE EQUIPO

UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

NORMATIVA LEGAL

● El que maneja correspondencia es responsable de su

seguridad, cuidado y confidencialidad.

● Es importante que nunca se abra la correspondencia si

no se está debidamente autorizado para ello.

● Se debe tener cuidado de no perderla y se evite

entregarla a otra persona que no sea la destinataria.
UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE ARCHIVOS EN LA NUBE (GOOGLE DRIVE MÁS

ADELANTE - MÓDULO 3 (2) -Gestión de archivo - HACER INTRODUCCIÓN
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TIPOS DE DOCUMENTOS O COMUNICACIONES (REDACTAR)

ADMINISTRATIVOS
COMERCIALES (COMUNICACIONES)

PRESENTACIÓN/SUBSANACIÓN
DOCUMENTACIÓN PROPUESTA ECONÓMICA CAMBIO DOMICILIO

CAMBIO CONDICIONES
DECLARACIÓN RESPONSABLE MEMORIA/INFORME SERVICIO

NOVEDADES (Productos,
ayudas,servicios)
CERTIFICADO (Trabajadores) DECLARACIÓN SOLVENCIA

EVENTOS
ACUERDO DE COLABORACIÓN CARTA DE RECOMENDACIÓN
CATÁLOGOS Y MANUALES
UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS (MÁS ADELANTE - MÓDULO 3 (2) -Gestión de archivo)

UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

GESTIÓN DE CONTENIDOS WEB

NAVEGADOR

PORTALES WEB

GOOGLE SITES***

WOOCOMMERCE ***
UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

GESTIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES

EDICIÓN DE ARCHIVOS PDF COMPRESIÓN DE ARCHIVOS

TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS
UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

ENVÍOS POSTALES…..Y ONLINE

TIPOS DE ENVÍO

TARIFAS

SEGUIMIENTO

ATENCIÓN AL CLIENTE Y
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS

VENTAS / COMPRAS

PRESUPUESTO HOJA DE PEDIDO ALBARÁN FACTURA

FACTURA PROFORMA

PAGOS / COBROS

ALTA A TERCEROS DOCUMENTO SEPA CHEQUE / PAGARÉ JUSTIFICANTE DE PAGO

JURÍDICOS - FISCALES - LABORALES

NOTIFICACIONES CERTIFICADOS CIF ESCRITURAS CONTRATOS

CARTAS DE PAGO NRC BAJAS NÓMINAS

UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS

EMPRESARIALES

CONTRATOS ENTRE EMPRESAS Y

ACTAS INFORMES MEMORIAS ADMINISTRACIÓN

ANEXOS
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS - OTROS DOCUMENTOS

TICKETS

JUSTIFICANTES DE REGISTRO ELECTRÓNICO

EXTRACTOS BANCARIOS Y LISTADOS DE FACTURAS

ÓRDENES DE TRABAJO - HOJAS DE RUTA

NOTIFICACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
FISCAL - DECLARACIONES A PRESENTAR

IVA REPERCUTIDO (ME PAGAN) -IVA SOPORTADO ABRIL - JULIO - OCTUBRE

303 IVA TRIMESTRAL (PAGO) (20) Y ENERO (30)

RETENCIONES RETENCIONES APLICADAS A PERSONAL Y ABRIL - JULIO - OCTUBRE

111 GASTOS (20) Y ENERO (30)
TRIMESTRAL

IMPUESTOS DE
202 INGRESOS - GASTOS 25 JULIO
SOCIEDADES (ANUAL)

Declaración anual de
TOTALES ACUMULADOS CON TERCERAS
347 operaciones con terceras PERSONAS SUPERIORES A 3005,06 € 28 FEBRERO
personas
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS - VENTAS/COMPRAS

PRESUPUESTO / PROFORMA HOJA DE PEDIDO ALBARÁN

INFORMAN DE OFERTA DE PRODUCTOS O DATOS PERSONA QUE REALIZA EL PEDIDO JUSTIFICA LA ENTREGA DE UN PRODUCTO
SERVICIOS SOLICITADOS

EL PRESUPUESTO ES MENOS FORMAL DATOS DEL PROVEEDOR VERIFICA QUE LA ENTREGA CORRESPONDE
CON EL PEDIDO

LA PROFORMA SUELE IMPLICAR UN EXISTE EL ALBARÁN VALORADO Y NO

COMPROMISO
FECHA DE PEDIDO VALORADO

SE PUEDEN FACTURAR VARIOS ALBARANES

LA PROFORMA TIENE VALIDEZ LEGAL PRODUCTOS / SERVICIOS EN UNA FACTURA
(DEMUESTRA INICIO DE LA ACTIVIDAD)

UNIDADES

PRECIO POR UNIDAD

TÉRMINOS DE ENTREGA Y CONDICIONES DE PAGO

UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
HOJA DE PEDIDO - CONTROL PEDIDOS
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
ALBARÁN
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS - PRÁCTICA

VAMOS A CREAR FACTURAS - PROFORMA - PRESUPUESTO - ALBARANES

VAMOS A CREAR UNA ORDEN DE TRABAJO

VAMOS A RELLENAR UN ANEXO - ALTA A TERCERO - SEPA

UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS - PRÁCTICA

VAMOS A CREAR FORMULARIO DE PEDIDO

VAMOS A REGISTRAR LOS MOVIMIENTOS DE GASTOS

 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
TIPOS DE DOCUMENTOS - LICITACIONES

PLIEGOS

SOLVENCIA ECONÓMICA Y DEC.

ADMINISTRATIVA ESCRITURAS - CIF ANEXOS CERTIFICADOS RESPONSABLE

CUENTAS ANUALES

TÉCNICA MEMORIA DECLARACIÓN SOLVENCIA TÉCNICA CERTIFICADOS BUENA EJECUCIÓN

ECONÓMICA OFERTA ECONÓMICA AVALES

REGISTRO SUBSANACIÓN ADJUDICACIÓN CONTRATO

UF 2 - TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA

REGISTRO DE ARCHIVOS
 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
FORMAS DE PAGO Y COBRO Y OTROS TRÁMITES BANCARIOS

METÁLICO ARQUEO DE CAJA

CHEQUE / PAGARÉ FECHA DE VENCIMIENTO LÍNEAS DE DESCUENTOS DE PAGARÉS FIRMA Y SELLO (EMISOR Y RECEPTOR)

AVAL LÍNEA DE AVALES ENTREGAR Y RETIRAR

TRANSFERENCIA PUNTUAL/PERIÓDICA/FAVORITAS

RECIBO PUNTUAL PERIÓDICO ALTA POR COPIA

TARJETAS PARA COMPRAS ONLINE BIZUM

UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
NÓMINAS - DEVENGOS

COTIZABLES

NO COTIZABLES
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
NÓMINAS - DEDUCCIONES
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
NÓMINAS - LÍQUIDO A PERCIBIR Y COSTE EMPRESA
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
NÓMINAS - NUESTRA MISIÓN

RECEPCIÓN Y COMPROBACIÓN

ENVÍO

ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DOCUMENTAL

BÚSQUEDA Y CONSULTA
 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
COMPRAS POR INTERNET

TIPO DE EMPRESA VENTA DE PRODUCTOS SERVICIOS

GESTIÓN DE LA PRODUCTOS IMÁGENES PRECIOS OFERTAS

TIENDA

GESTIÓN DE PEDIDOS NUEVOS EN PROCESO INCIDENCIAS DEVOLUCIONES

CONTROL DE COBROS EMISIÓN DE FRAS

CONTROL DE STOCK
 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
ARQUEO DE CAJA

FUNCIÓN COMPROBAR QUE COINCIDE LA CIFRA DIARIA FINAL DE DINERO EN CAJA CON LO QUE REFLEJA NUESTRO LIBRO DE CAJA

A TENER EN CUENTA ● VD: suma de las ventas diarias

● CEF: cantidad de efectivo a la hora del cierre
● CEI: cantidad de efectivo a la hora de la apertura
● OV: pagos realizados mediante cualquier modalidad
● OG: salida de dinero por causa extraordinaria de la empresa
● DTO: descuentos
● CC: ventas a crédito

DESCUADRE
 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
GESTIÓN DE EXISTENCIAS (TIPOS)

PARA CONSUMO PROPIO PARA SU POSTERIOR VENTA

MATERIAL DE OFICINA(FUNGIBLE O NO FUNGIBLE) MERCADERÍAS

RECAMBIOS MATERIAS PRIMAS

COMBUSTIBLES EMBALAJES Y ENVASES

ELEMENTOS Y CONJUNTOS INCORPORABLES

 UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
GESTIÓN DE EXISTENCIAS (NUESTRA MISIÓN)

PARA CONSUMO PROPIO PARA SU POSTERIOR VENTA

CONTROL DE PEDIDOS INTERNOS CONTROL DE STOCK

CONTROL DE STOCK REALIZAR Y GESTIONAR PEDIDOS

REALIZACIÓN Y CONTROL DE PEDIDOS A PROVEEDORES CONTROL DE ENTRADAS

RECEPCIÓN DE PEDIDOS CONTROL DE SALIDAS

CONTROL DE DEVOLUCIONES
UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
GESTIÓN DE EXISTENCIAS (CONCEPTOS)

STOCK DE SEGURIDAD

PLAZO DE ENTREGA

PLAZO MÁXIMO DE ENTREGA

MEDIA DE SALIDAS

PUNTO DE PEDIDO

COSTE DE PRODUCCIÓN (MERCANCÍAS DE ELABORACIÓN PROPIA)

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COMERCIAL
GESTIÓN DE EXISTENCIAS (DOCUMENTOS)

HOJA DE PEDIDO ORDEN DE REPOSICIÓN

ALBARÁN

FICHA DE ALMACÉN INVENTARIO

UF 3 - GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y
COMERCIAL
GESTIÓN DE EXISTENCIAS (FICHAS DE ALMACÉN)

PRODUCTO

FECHA

ENTRADA/SALIDA/DEVOLUCIÓN

CANTIDAD Y PRECIO

PROVEEDOR O CLIENTE

STOCK ACTUAL (EN LA FICHA DE INVENTARIO O EN LA MISMA)

¡¡ ES MUY DIFÍCIL COMPRAR EN ESTA TIENDA ONLINE !!

¡¡ EL PRECIO FINAL DE LA COMPRA NO ES EL QUE ME

APARECÍA !!
 ¡¡ NO VEO NINGÚN CANAL PARA
¡¡ AHORA ME DICE QUE NO HAY
RESOLVER MIS DUDAS CON EL
STOCK !! Y no me dan alternativa.
PEDIDO !!

¡¡ AÚN NO ME LLEGA EL ¡¡ NO ME HA LLEGADO

PEDIDO !! LO QUE HE PEDIDO !!
¿En qué estamos
fallando?

¿En qué podemos

mejorar?
Cómo hacer una GESTIÓN completa
y eficiente de los PEDIDOS ONLINE
COSAS A TENER EN CUENTA

Tipos de
PRODUCTOS

Tipos de PEDIDOS / ENVÍOS A domicilio

Urgente

Punto de
recogida

Click & Collect

Click & Express Click & Car
(Recogida en tienda)
 COSAS A TENER EN CUENTA
RECOPILACIÓN CONTRASEÑA /
Comprobación y veracidad de DATOS (Registro) SMS / EMAIL
la persona que compra DIRECCIÓN CORRECTA /
∞
TELÉFONO

DOCUMENTACIÓN

PEDIDO

PREPARACIÓN

ENVÍO
PREPARACIÓN DEL PEDIDO
(Picking)
COSAS A TENER EN CUENTA

ANTES DEL
PEDIDO ONLINE

DURANTE EL PEDIDO
ONLINE ∞

ATENCIÓN AL CLIENTE DESPUÉS DEL

ONLINE PEDIDO ONLINE

RECLAMACIONES / DEVOLUCIONES
RECEPCIONAR PEDIDOS

COMPROBAR
VERACIDAD - VALIDAR

PREPARAR FRA Y
ALBARÁN INCIDENCIAS -
DEVOLUCIONES
COBRAR

ALMACÉN (ORGANIZAR -
PREPARAR - DAR SALIDA)
El PROCESO Y
GESTIÓN DE TRANSPORTE -
PEDIDOS ONLINE ENTREGA
EL PEDIDO - EL CLIENTE EN LA TIENDA ONLINE
QUÉ NO HACER EN UNA TIENDA ONLINE

NO Contacto

Precios sin aclarar

Sin CANALES

STOCK sin ACTUALIZAR

BUENAS PAUTAS DE UNA ∞ Imágenes
TIENDA ONLINE engañosas

Muchos trámites

NO Informar

NO Políticas
ACTUALIZADAS
EJEMPLOS

Encuentra una TIENDA ONLINE

QUE CUMPLA LAS BUENAS
PAUTAS….
Y si también encuentra algún mal
ejemplo.
EL PEDIDO - COMUNICACIÓN DEL PEDIDO

…Vamos a aprender a
gestionar pedidos
online……….

WEB

EMAIL

TFNO / WHATSAPP

CANALES DE RECEPCIÓN
EL PEDIDO - COMPROBACIÓN DE STOCK

IMPORTANCIA CONTROL DE STOCK

RUPTURA DE STOCK CAUSAS CONSECUENCIAS

PRODUCTOS SIN STOCK EN LA ¿Qué hacer?

TIENDA ONLINE

STOCK DE SEGURIDAD PUNTO DE PEDIDO

EL PEDIDO - PREPARACIÓN

Recorrido y Modificación
PICKING Preparativo
extracción
Unificación
online
EL PEDIDO - SALIDA DEL PEDIDO

PROCESAMIENTO Logística Registro TIPO SEGUIMIENTO

Llegada (Registro,
factura, cobro contra
reembolso) INCIDENCIAS

∞ ∞
EL PEDIDO - ……Y DESPUÉS (CUANDO YA HA LLEGADO)

DEVOLUCIONES Políticas Reembolso Bono Producto

Importancia

¿Por qué?

¿Cómo responder? ATENCIÓN AL CLIENTE

POSTVENTA / PEDIDO
RECLAMACIONES

……Hagamos una práctica