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Clase 5: Catalogación-Utilitarios
Solapa de Utilitarios dentro de Catalogación
Introducción
¡Bienvenidos a la quinta clase del curso autoasistido de formación docente en el uso del Software
Integral de Gestión de Bibliotecas Aguapey! Estamos ya promediando la cursada, y se viene una de
las clases más técnicas, en la que aprenderemos a hacer backups, a realizar el mantenimiento de
nuestras bases y a hacer importaciones y exportaciones de registros. Así, con mucho cuidado,
vamos a entrar a esta solapa y a aprender a utilizar sus herramientas.
En tanto aprendamos a hacer un backup, podremos hacer cualquier cosa con nuestra base, hasta
borrar todos los registros si queremos: con el backup siempre podemos retrotraer nuestro Aguapey
a la instancia anterior.
En esta clase aprenderemos a utilizar la solapa de Utilitarios. Conocer las funciones accesibles desde
aquí es fundamental para el mejor aprovechamiento y uso de nuestras bases de datos. Si bien las
decisiones que tomemos aquí influyen en el funcionamiento de nuestras bases, no debemos
preocuparnos: el Aguapey nos dará varias advertencias antes de que hagamos un clic que provoque
cambios permanentes en nuestras bases.
Aquí aprenderemos a hacer backups, utilizar las opciones de mantenimiento de bases e índices y las
opciones de importaciones y exportaciones. Si bien están disponibles las opciones de crear listados
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RTF, estas repiten lo que ya vimos en la Clase 3 de Catalogación-Búsqueda. La parte de Cambios
globales no la veremos aquí porque no está habilitada del todo como para que podamos usarla con
eficacia.
Hacer backups nos permite solucionar cualquier problema que tengamos. En tanto
tengamos un resguardo, una copia de seguridad, cualquier problema que surja con
el Aguapey puede solucionarse. Es conveniente hacer los backups cuando la base
está funcionando bien y no esperar a que se presenten los problemas para
empezar a considerarlos.
Objetivo de la clase
El objetivo de esta clase es utilizar las funciones de la solapa de Utilitarios para mantener nuestras
bases y solucionar los problemas que puedan surgir con el uso de nuestro SIGB (por ejemplo, las
bases “trabadas”).
Itinerario
Contenidos
Al utilizar bases de datos agilizamos muchas tareas que antes implicaban trabajo redundante y
repetitivo. Hacer varias fichas por un único documento, el ordenamiento en ficheros, la consulta
manual del catálogo son todas operaciones de la biblioteca que se agilizan al utilizar un SIGB. Sin
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embargo, además de estas soluciones, informatizar nuestra biblioteca nos puede traer también
nuevos problemas. El catálogo en fichas, por caso, era una base que no se bloqueaba. Estos
inconvenientes sí pueden ocurrir cuando trabajamos con un software. Desde la solapa de Utilitarios,
vamos a aprender a lidiar con estos inconvenientes que pueden surgir al utilizar un SIGB. Si
dominamos la primera actividad que vamos a proponer, la de hacer un backup, podremos
experimentar con cualquier área de nuestro Aguapey sabiendo que cualquier inconveniente puede
ser solucionado.
Paso a paso
- Pasado el cartel de advertencia, identifiquemos las tres funciones que vamos a ver desde la
solapa de Utilitarios: Backups, Mantenimiento de bases e índices y Conversiones y
migraciones.
Backups
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- Comencemos por backups. Un backup es una copia de resguardo. Ante cualquier
complicación que pueda surgir, podremos acudir a estas copias y recuperar las bases de
datos. Es conveniente realizar al menos un backup en la computadora y otro en alguna
memoria periférica (puede ser en un pendrive, pero también en algún espacio de
almacenamiento virtual como Google drive, por ejemplo).
- Hay distintas opciones para hacer un backup. Quizás la más tentadora sea tildar la opción
“Realizar backups diarios automáticos”. Con esto, el programa realizará por sí mismo, todos
los días, un backup de las bases de datos la primera vez que se cierra una sesión durante el
día. Sin embargo, esta opción es la menos recomendable. Dependiendo de nuestro sistema
operativo, hay casos en los que los backups grabados desde esta opción resultan vacíos y,
por lo tanto, inservibles. Por esto, sugerimos que no usen la opción “Realizar backups
diarios automáticos”.
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- Más efectiva es la opción que está abajo: “Realizar backup rápido en disco”. Podemos
elegir qué base de datos vamos a resguardar, sean “Todas” o solamente alguna
(bibliográfica, de préstamos y de usuarios). Si solamente hemos modificado una de ellas en
nuestra jornada laboral no hace falta resguardarlas todas aunque, por comodidad, quizás
sea lo más conveniente optar por hacer todos los backups.
- El sistema nos habilita también la tabla fija de “Backup en”. Allí debemos elegir el destino del
backup: si elijo el disco local C:, toda la información se almacena en C:\Aguapey\backups.
Dentro de la carpeta backups, se generan carpetas ordenadas por el código ISO de la fecha
en que se generó (año, mes y día con la forma AAAAMMDD).
La opción es idéntica al “Realizar backup rápido en diskette” que está abajo: podemos elegir
dónde vamos a almacenar el backup en caso de que prefiramos hacerlo en una memoria
periférica. Allí debemos elegir en “Backup en” la opción donde preferimos guardar nuestros
datos.
- Para restaurar un backup se deberá seleccionar la base de datos que queremos restaurar
(Bibliográfica, de Préstamos o de Usuarios), hacer clic sobre la opción Restaurar de Backup
Rápido, y luego buscar el archivo en la carpeta correspondiente.
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resguarden al hacer backups.
- La forma más eficaz de hacer backup es a partir de los mismos archivos. Vale decir, buscar
nosotros los archivos .mst que contienen nuestras bases, copiarlos y pegarlos. Es una vía un
poco más trabajosa pero, sin dudas, la más efectiva, porque ya no lo hace la máquina por sí
misma. Por lo mismo, la forma más recomendable de hacer backups en el SIGB Aguapey es
la siguiente:
- Como vimos, al instalar el Aguapey se crea en nuestro disco local (por defecto el C:) una
carpeta de nombre Aguapey. Esa carpeta Aguapey tiene, a su vez, cuatro carpetas que
albergan las distintas bases de datos: marc, presta, usua y marcbe. Esta última solo tiene los
datos de la hoja de carga, por lo que no será tenida en cuenta al realizar backups. Las tres
restantes son las que se copian y resguardan al hacer un backup.
- No es necesario rescatar todos los archivos de estas carpetas, solo aquellos que, como vimos
en la Clase 2, almacenan los datos. Los backups automáticos solo rescatan dos archivos de
cada base, aquellos que tienen las extensiones .mst y .xrf. Así, la base marc hace backups de
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los archivos marc.mst y marc.xrf; la base presta de presta.mst y presta.xrf y la base usua
de los archivos usua.mst y usua.xrf.
- Los archivos .mst guardan los datos que se van generando al utilizar el programa y los
archivos .xrf son archivos llamados punteros que permiten el acceso a los registros. Así, los
.xrf se crean como consecuencia de los .mst y ambos son útiles para recuperar las bases en
caso de que sea necesario. Bastará con copiar estos seis archivos y pegarlos en alguna
carpeta para hacer un backup.
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- La misma carpeta backups puede servir para eso o puede hacerse fuera del programa
Aguapey e, incluso, fuera del disco local, en una memoria periférica como un pendrive.
- También pueden enviarse por mail estos archivos, lo que generaría un backup virtual.
Siempre es recomendable que un backup esté localmente y que haya otro en otro lado para
asegurarnos su recuperación. Si lo que se echa a perder es toda la computadora y no solo
nuestra base de datos, en tanto tengamos esos archivos .mst podremos recuperar nuestra
base.
a. Para crear una carpeta de backups, basta con presionar el botón derecho del mouse.
Esto abre una serie de opciones entre las que figura “Nuevo”, desde allí
seleccionamos “Carpeta” y podremos crear una nueva carpeta con el nombre que
deseemos. Por defecto, Aguapey propone nombrar las carpetas con la fecha del
backup, lo que permite identificar los más recientes y eliminar los obsoletos. Creada
la nueva carpeta donde se almacenarán los backups, debemos buscar los archivos
que van a salvaguardarse.
- La operación inversa, es decir copiar los archivos desde la carpeta creada y pegarlos en las
carpetas de las bases marc, presta y usua es la forma autónoma de restaurar un backup.
Después de hacerlo, debemos hacer dos cosas sobre las que insistiremos en breve: doble
clic en el archivo arreglolibros, arreglopresta o arreglousua (dependiendo de en qué
carpeta estamos) y regenerar el archivo invertido de la base que restauramos desde
Mantenimientos de bases e índices. Esto lo veremos inmediatamente después de terminar
con Backups.
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- Siguiendo paso a paso estas indicaciones se pueden resguardar las bases en una forma
distinta y más efectiva que la automática. Si optan por la solapa de Utilitarios, recuerden
revisar la carpeta de backups para asegurarse de que los archivos se han salvado
correctamente, es decir que existan en la carpeta backups y tengan peso. Esta última forma
de generar backups que vimos, aunque es en apariencia un poco más complicada, es la más
recomendable y segura. Solo nosotros sabemos todo lo que ha costado llevar nuestra base
hasta el punto en el que está ahora, por lo que tomar esta rutina como final de nuestra
jornada laboral nos permitirá saber que podremos contar siempre con nuestra base tal cual
la dejamos.
- En esta sección veremos cuatro procedimientos que pueden aplicarse a la base de datos
bibliográfica, a la base de datos de préstamos o a la base de datos de usuarios. Podemos
elegir sobre qué base efectuar las operaciones en las tablas fijas que están indicadas junto a
cada función y luego hacer clic en “Proceder”. Veamos cada una de las opciones:
1) Regenerar archivo invertido. Una de las funciones básicas de una base de datos es buscar
y acceder a la información que contiene a través de múltiples caminos. El archivo invertido
es el diccionario de términos de búsqueda, ordenados alfabéticamente, extraídos de
distintos campos y subcampos. Lo hemos visto al ver en las Clases 3 y 4 cómo acceder al
diccionario usando la tecla F3.
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• luego de realizar catalogación por copia (CxC) (como veremos en la Clase
8),
- ¿Cómo nos damos cuenta de que el archivo invertido tiene problemas y hay que
regenerarlo? Cuando en las tablas de diccionario que surgen al presionar F3 un término
aparece repetido muchas veces, o no aparece ningún término, o varios términos que
deberían aparecer no aparecen. Esto quiere decir que el diccionario no está funcionando
con normalidad.
Una vez que hacemos clic en Proceder, el sistema nos dice que el archivo invertido ha sido
regenerado con X cantidad de claves. Esas son todas las vías de acceso que hay para
encontrar registros en nuestro Aguapey.
3) Vaciar la base: Como su nombre lo indica, esta acción borra todos los registros de la base
de datos indicada.
- Ahora bien, ¿por qué querríamos vaciar todas nuestras bases? En principio, porque el
Aguapey, como vimos, viene cargado con algunos registros de todas las bases para hacer
pruebas como las que estamos realizando ahora. Cuando estemos listos para empezar a
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trabajar con los documentos de nuestra institución, debemos vaciar la base.
- El botón de Proceder a vaciar la base tiene que ser a prueba de que a alguno se le resbale el
dedo. Así, el sistema nos pide no solo una confirmación sino dos antes de hacer esta tarea.
De todas formas, nuestra base de prueba que viene cargada por defecto es una buena
oportunidad para probar borrar una base y luego restaurarla con el método que acabamos
de ver. Pero, antes, veamos la última opción de Mantenimiento de bases e índices:
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El archivo arreglolibros se activa haciendo doble clic en él. Una vez accionado, veremos una
pantalla de DOS que se abrirá y empezará a pasar secuencias numéricas de bloques y
registros que subsanan los problemas de consistencia que nos impiden visualizar los
registros. Esto se hace automáticamente, debemos limitarnos a esperar a que el programa
recorra la totalidad de la base y ponga las secuencias en su lugar.
El archivo arreglolibros utiliza el programa MKXRF de los utilitarios CISIS. Este lee
un archivo .mst y crea su archivo correspondiente .xrf. Además, puede usarse para
restaurar todos los registros activos en un archivo maestro reinicializado
lógicamente.
El proceso es rápido, aunque depende de la cantidad de registros que tenga la base. Una vez
terminado, nos pide presionar una tecla para continuar. Si presionamos cualquier tecla esa
ventana desaparecerá. Si volvemos a ingresar al Aguapey, veremos nuevamente los registros
que habían sido afectados por estos errores de consistencia. Así, esta opción arreglolibros es
más eficaz que Desbloquear la base para volver a acomodar los registros de nuestra base
bibliográfica y permitir su normal funcionamiento. Como vemos, animarnos a entrar en la
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carpeta Aguapey y conocer estos pocos archivos fundamentales es un recurso muy eficaz
para mantener nuestras bases aptas para su uso.
Si bien son menos comunes, estos errores también pueden ocurrir en las bases de
préstamos y usuarios. Por eso existen los archivos arreglopresta y arreglousua en
las carpetas presta y usua del Aguapey, respectivamente. Estos archivos solucionan,
en forma sencilla, una importante cantidad de fallas que pueden surgir. De todas
formas, no está de más recordar la importancia de hacer backups periódicos y de la
pantalla de utilitarios con la regeneración de archivo invertido y desbloquear las
bases como instancias previas a la utilización de este archivo.
Con todo lo dicho, el mejor procedimiento para realizar un backup consistiría en copiar y
pegar los archivos con extensión .mst. Para restaurarlos, se realiza el procedimiento inverso.
Si hicimos un backup de la carpeta marc.mst, al volver a pegar ese archivo en la carpeta
C:\Aguapey\marc, recuperaremos la base. Luego, hacemos doble clic en arreglolibros, vamos
a utilitarios y regeneramos el archivo invertido de la base bibliográfica. Lo que estamos
viendo aquí, aunque en apariencia es más complejo, es lo mismo que vimos en la Clase 2:
dónde va a parar la información que incorporamos al Aguapey:
Podemos volver a ver esa parte de Configuración de la Clase 2 ahora con nuevos ojos a partir
de este conocimiento.
Conversiones y migraciones
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- El programa Aguapey permite intercambiar registros bibliográficos a través de las opciones
de Exportación e Importación. Esto quiere decir que lo que catalogamos puede servirle a
otro colega que tenga registros similares (por caso, si ambos recibimos una donación similar
del Ministerio de Educación). Lo mismo a la inversa, si un colega catalogó en Aguapey sus
registros, yo podría incorporarlos también. Se entiende que la persona que tiene los
registros los exporta y la que los recibe, los importa.
- Este intercambio podrá realizarse sobre bases Isis (con extensión mst) o archivos ISO (con
extensión iso) en formato Marc (el que utiliza Aguapey), Cepal, y Bibes. Si nuestra intención
es hacer una exportación de una biblioteca que utiliza Aguapey a otra que utiliza también
Aguapey, usaremos la opción archivos ISO.
Tengamos en cuenta que al exportar no se exportan los registros vacíos, por lo que
puede haber discordancia entre los registros que queremos pasar y los que
efectivamente se pasan. Asimismo, los registros que importemos deberán ser
modificados para poder agregarles nuestros propios números de inventario y otros
datos, aunque más no sea el pie del registro.
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- Una vez que se han indicado los parámetros necesarios, el programa solicitará el dispositivo
y/o directorio donde almacenará el archivo de salida o desde donde se importarán los datos.
Si vamos a exportar, nos pedirá que le pongamos un nombre a ese archivo con los registros
que vamos a exportar. Si vamos a importar, me pedirá que elija cuál es el archivo que deseo
incorporar.
- Si exporta: Si importa: Un contador indicará a partir del último MFN los nuevos registros que
se van generando.
A continuación, compartimos un video en el que probamos cada una de las partes de esta
solapa de Utilitarios.
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en Utilitarios y, especialmente, si no estamos seguros de qué sucederá al apretar algún
botón, mientras tengamos el backup actualizado, no hay nada que temer. Si pudimos con
esto, ya hemos pasado más de la mitad del curso y su parte más difícil. La solapa de
Utilitarios bien puede intimidarnos al principio, pero, con el uso, le iremos perdiendo el
miedo y veremos la gran ventaja que implica para nuestro trabajo contar con estas
herramientas.
A modo de resumen
Temas clave: Solapa de utilitarios; Realización y restauración de backups rápidos; Backups en disco
C y en memorias externas, Backups desde la carpeta Aguapey; Importancia de las carpetas marc,
presta y usua; Cómo hacer un backup por fuera del Aguapey; Cómo restaurar un backup por fuera
del Aguapey; Mantenimiento de bases e índices; Regenerar archivos invertidos; Reorganizar la base,
Vaciar la base; Desbloquear la base; Función arreglolibros, arreglopresta y arreglousua;
Conversiones y migraciones; Archivos ISO; Opciones de exportación; Importaciones de registros.
Bibliografía de referencia
- González del Valle, L. Tutorial de uso para el software de gestión bibliotecaria Aguapey. Buenos
Aires : Biblioteca Nacional de Maestros, 2010.
Créditos
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Autor/es: Biblioteca Nacional de Maestras y Maestros. Ministerio de Educación de la Nación
Argentina.
Atribución-NoComercial-CompartirIgual 3.0
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