Código: PRO-PERGEN-TI-002

DEVOLUCIÓN DE EQUIPOS – RETIRO Versión: 01

DE PERSONAL
Fecha de aprobación: 14/10/2022

Elaborado por: Aldo Tirado Chura

Versión 01 Lowrence Figueroa
Analista de TI
Cargo:
Analista de Procesos y Mejora Continua
Fecha de elaboración: 01/10/2022

Revisado por: Jinyei Miguel Chinen Guerra

Versión 01 Graciela Flores

Jefe de Administración y Recursos Humanos

Cargo:
Jefe de QHSE

Fecha de revisión: 11/10/2022

Aprobado por: Firma

Jinyei Miguel Chinen Guerra
Versión 01
Jefe de Administración y Recursos
Cargo:
Humanos

Fecha de aprobación: 14/10/2022

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documento a terceras personas debe realizarse de manera controlada, según se indique en el presente documento. Página 1 de 8
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DE PERSONAL
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INDICE

1. OBJETIVO........................................................................................................................................3
2. ALCANCE.........................................................................................................................................3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA......................................................................................................3
4. DEFINICIONES.................................................................................................................................3
5. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS..........................................................................................................3
6. ROLES/RESPONSABILIDADES..........................................................................................................3
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................................4
7.1. Condiciones Generales...........................................................................................................4
7.2. Fases del Proceso...................................................................................................................4
8. REGISTROS......................................................................................................................................6
9. ANEXOS..........................................................................................................................................6
10. CONTROL DE CAMBIOS...............................................................................................................8

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1. OBJETIVO
Definir adecuadamente los pasos a seguir para la devolución de equipos de personal que se retira de
la organización.

2. ALCANCE
Inicia con retiro del personal y culmina con la recepción del equipo por parte del área de TI.
Involucrando a las áreas de RRHH, TI, así como también al personal que se retira de la organización.

El presente procedimiento aplica a todos los trabajadores de UESP.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 PO-PERGEN-LIC-004 v01 Política TI

4. DEFINICIONES
 Equipos: Equipos: En el presente procedimiento se hace mención al termino “Equipo”, para
referirse únicamente a los computadores, laptops y celulares.

5. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
 UESP: Unión Eléctrica S.A sede Perú
 TI: Tecnología de la Información
 RRHH: Recursos Humanos

6. ROLES/RESPONSABILIDADES
N° Puesto/Rol Principales responsabilidades
Analista de
 Envía comunicación de manera oportuna a todos los
1 Administración de
involucrados sobre el cese de personal.
Personal
2 Auxiliar TI  Encargado de la custodia de los equipos informáticos,
incluyendo Almacenamiento, distribución y control de
existencias.
 Responsable de revisar el estado en el que el equipo es
devuelto.
 Responsable de mantener todos los equipos bajo su
custodia en óptimas condiciones.
 Responsable de evaluar los gastos en reparación de
equipos que son propiedad de UESP.
 Responsable de comunicar a las jefaturas inmediatas (la
suya y la del usuario), los descuentos que deben
realizarse a los trabajadores luego de haber determinado
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el grado de responsabilidad en los daños del equipo.

 Responsable de los respaldos de información de los
equipos entregados por personal que se retira de la
organización.
 Responsable del seguimiento de los equipos asignados
mediante la matriz FOR-PERGEN-TI-001 V01 MATRIZ
DE EQUIPOS POR PERSONAL
 Es responsable entregar el equipo en óptimas condiciones
(desgaste natural por uso adecuado).
Usuario /Trabajador de
3  Realiza la entrega del equipo al Analista TI mediante el
UESP
formato FOR-PERGEN-LOG-003 Acta de entrega y
devolución de equipos

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Condiciones Generales

 El único canal oficial de comunicación con el proveedor de equipos es el Analista de TI.

7.2. Fases del Proceso

Notificación Evaluación Respaldo de

Invst. y det. Recepción de
de Retiro de del estado la
de acciones equipo
Personal del Equipo Información

N° Puesto/Rol Actividad
I. Notificación de Retiro de Personal
Analista de
1 administración de Envía correo de cese de personal del mes a las áreas involucradas.
personal
El Auxiliar de TI, contrasta la información recibida de personal cesado
con el registro FOR-PERGEN-TI-001 Matriz de Equipos por Personal.
2 Auxiliar TI
Comunica al Analista de Administración de Personal la lista del
personal que tiene pendiente la entrega de algún equipo.
II. Evaluación del estado del Equipo
3 Auxiliar TI Una vez entregado el equipo, el Analista de TI revisa el estado del
equipo para confirmar si se encuentra operativo.
El equipo puede haber sufrido desgaste natural por el uso, caso
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contrario se considera “no operativo”; es decir, se considera que el

equipo sufrió algún tipo de daño por manipulación y/o uso incorrecto
del mismo.

En el caso de determinarse el equipo como “Equipo Operativo” (Con

desgaste natural por uso) se procede con el paso 5 (Fase IV: Respaldo
de la información)

En el caso de determinarse el equipo como “Equipo No Operativo” se

procede con el paso 4 (Fase III: Investigación y determinación de
acciones)
III. Investigación y determinación de acciones (Equipo No Operativo)

En caso de determinar que un equipo se encuentra como “No

operativo”, se debe gestionar la investigación del evento y determinar
la responsabilidad o no del usuario (con el apoyo de Jefe de RRHH)

1. Equipos propios
- Auxiliar de TI evalúa los daños y la complejidad de reparación del
equipo, así como la necesidad de la contratación de un tercero.
- Solicita y envía al jefe de RRHH la cotización de la reparación o
proforma que detalle los gastos de reparación, respectivamente.

2. Equipos alquilados
Auxiliar de TI procede con devolver el equipo al proveedor para la
4 Analista TI valorización de los daños.

Si después de realizada la investigación, se determina la

responsabilidad del usuario, se debe proceder a la comunicación
formal al usuario sobre el porcentaje de descuento que deberá asumir
(pudiendo este ser parcial o total).
La comunicación debe mantener en copia al Jefe de RRHH y Analista de
administración de personal, quienes efectuarán los descuentos
respectivos de ser aplicables.

Nota 1: Todo equipo considerado como “No Operativo” propiedad de

UESP, debe ser dado de baja según los lineamientos establecidos por el
área de Contabilidad y Finanzas.
Analista de
5 administración de Efectúa los descuentos en planilla, según sea pertinente,
personal

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IV. Respaldo de la Información

Realiza el respaldo de la información almacenada en el equipo, según

5 Auxiliar TI sea pertinente y en coordinación con el jefe directo del personal
cesado.
V. Recepción de equipo

Todo trabajador que se retire de la organización y entregue equipos al

Usuario/Trabajador personal TI debe firmar FOR-PERGEN-LOG-003 Acta de entrega y
6
UESP devolución de equipos, la cual será recepcionada y almacenada por el
Auxiliar de TI
En base a la necesidad de Asignación de equipos el Auxiliar de TI,
reasignará el Equipo entregado por el personal que se retira de la
organización, teniendo en cuenta los reemplazos detallados por el área
de recursos humanos y las jefaturas respectivas.

En caso de no tener ninguna necesidad de Asignación de equipos, el

Auxiliar de TI pondrá bajo llave y quedará bajo su custodia aquellos
equipos que son propiedad de UESP.
7 Analista TI
Para los equipos alquilados los mantendrá bajo custodia hasta la fecha
que deba ser devuelto al proveedor. Dicha fecha se encuentra
detallada en FOR-PERGEN-TI-001 V01 MATRIZ DE EQUIPOS POR
PERSONAL

Una vez recepcionado el equipo por parte del trabajador que se retira
de la organización, el Analista de TI procede a actualizar la FOR-
PERGEN-TI-001 V01 MATRIZ DE EQUIPOS POR PERSONAL

8. REGISTROS
Almacenamient Tiempo de
Código Descripción Protección
o retención
MATRIZ DE EQUIPOS
FOR-PERGEN-TI-001 Electrónico Backup 3 años
POR PERSONAL

Acta de entrega y
FOR-PERGEN-LOG-003 Electrónico Backup 3 años
devolución de equipos

9. ANEXOS
Anexo 1: Flujograma de Devolución de equipos – Retiro de Personal

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10. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Página Descripción de la modificación

11/10/2022 01 Todas Primera versión del documento

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