PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

OFICINA ASESORA JURÍDICA

FORMATO: ESTUDIO PREVIO PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA
GESTIÓN (FUNCIONAMIENTO)
CÓDIGO: A-ABS-F-05 Versión: 4
Aprobado mediante Resolución No. 654 del 02 de Febrero del 2023

No. DE CONSECUTIVO: 345243-4341 FECHA DE ELABORACIÓN: 15/02/2023

SECCIÓN A. CONDICIONES TÉCNICAS DEL ESTUDIO PREVIO

1. GESTIÓN DOCUMENTAL.
DEPENDENCIA RESPONSABLE: OFICINA ASESORA JURIDICA.
SERIE DOCUMENTAL: CONTRATOS ESTATALES.
TIPO DOCUMENTO: Estudios Previos.
CÓDIGO: 103.76
2. CONDICIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL

2.1 TIPO DE CONTRATO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA

GESTION.
2.2 OBJETO A CONTRATAR: PRESTAR SERVICIOS DE GESTION Y MANEJO DE ARCHIVO DE LOS
DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION ADELANTADOS POR
LA CIUDAD DE LY SANPAL EN LA VIGENCIA 2024 Y VIGENCIAS ANTERIORES, DEL PROCESO DE
“ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS EN LA OFICINA ASESORA JURIDICA DE LA CIUDAD DE LY
SANPAL.

2.3 MODALIDAD, FUNDAMENTO JURÍDICO Y JUSTIFICACIÓN

2.3.1. MODALIDAD Y FUNDAMENTO JURÍDICO

El proceso de selección a adelantar es bajo la modalidad de Contratación Directa, con fundamento en lo señalado en
el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del decreto 1082 de 2015,
por tratarse de un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la Gestión.

2.3.2. JUSTIFICACIÓN

La ciudad de Ly SanPal contrata directamente con persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el
contrato y cuente con la competitividad y experiencia enfocada con el área de que se trata; entendiendo como tales
los servicios de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las
funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades asistenciales,operativas y logísticas.

2.4 LUGAR DE EJECUCIÓN: CIUDAD DE LY SANPAL .

2.4.1 LOCALIZACIÓN ESPECIFICA: N/A

2.5 PLAZO ESTIMADO EJECUCIÓN: DOCE (12) MESES

2.6 PRESUPUESTO OFICIAL: DIECIETE MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA MIL PESOS M/CTE
($17.830.000).

2.7 FORMA DE PAGO: La forma de pago es la siguiente: Mediante DOCE (12) actas, la primera (01) acta será
parcial por el valor de los días ejecutados en el mes en que se inició el contrato, las DIEZ (10) actas siguientes
corresponderán a actas parciales, cada una por el valor mensual de los honorarios y la última acta, será el acta de
terminación del contrato por el valor de los días ejecutados; esto con el fin de dar cumplimiento al segundo inciso
del artículo 2.1.1 de la resolución No. 525 de 2016 de la Contaduría General de la Nación. Cada acta se pagará

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previa presentación del informe de actividades ejecutadas, estar al día en el pago de seguridad social integral (salud,
pensión y riesgos laborales) correspondiente y certificado de cumplimiento expedido por el supervisor del contrato).

2.8 SUPERVISIÓN: Para esto no se requiere de conocimientos especializados, por lo cual, no se requiere contratar
interventoría, sino que el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico se efectuará a través de
Supervisión, la cual, será ejercida por Jefe de la Oficina Asesora Jurídica en el marco de la ley.

3. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

SUBPROGRAM CÓDIGO y FUENTE

PROGRAMA CÓDIGO NOMBRE
A NOMBRE DE
PRESUPUEST PRESUPU PRESUPUESTA VALOR
PRESUPUESTA CCPET RECURS
AL ESTAL L
L O
REMUNERACION
POR SERVICIOS
4.4.2.02.02.00 TECNICOS,
N/A N/A 5.7.2.8.98.27 01/ISAN
9-01 PROFESIONALES
Y DE APOYO A
LA GESTION $17’830.000

CÓDIGO CCPET NOMBRE DEL CONCEPTO DEL GASTO

4.4.2.02.02.009-01 Servicios para la comunidad, sociales.

REQUIERE AUTORIZACION VALOR DE LA VIGENCIA FUTURA SOPORTE DE

DE VIGENCIAS FUTURAS AUTORIZADA AUTORIZACION
N/A VIGENCIA FUENTE VALOR
N/A N/A N/A

4. INFORMACIÓN GENERAL

4.1 CLASIFICACIÓN ESTRATÉGICA (INFORMACIÓN PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL)

4.1.1 NOMBRE PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL: “LY SANPAL, DIVA PARA TODOS 2021-2024”

4.2. EMPLEOS ESTIMADOS DE LA INVERSIÓN:

DIRECTOS(S): INDIRECTO(S):

5. CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

5.1 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER y FORMA TECNICA DE SATISFACERLA:

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”
tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y define al
Archivo como un conjunto de documentos.
Es así que en el marco de la gestión documental se encuentra la organización técnica de los Archivos y de manera
general, se puede describir que la Organización del Archivo comprende las siguientes etapas operativas: I.
CLASIFICACIÓN: i) Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización
documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los
documentos. II. ORDENACIÓN DE LA UNIDAD DOCUMENTAL: La ordenación es un proceso posterior a la
clasificación, el cual se realiza conforme al principio de orden original; de manera que requiere i) retiro y limpieza

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de material abrasivo de los documentos (ganchos, papeles en blanco, copias idénticas, entre otros.), procesos de
primeros auxilios. ii) Foliación para un estimado de unidades documentales con un promedio de 200 hasta 250
folios. iii) Almacenamiento en unidades de conservación, con su correspondiente ubicación y rotulación; iv)
incorporación de tipos documentales que se recepcionen. v) Depuración III. DESCRIPCIÓN: Descripción de
unidades de conservación (cajas y carpetas): i) inventarios documentales en el FUID; ii) Escaneo o digitalización de
los archivos y de los inventarios. Así mismo la organización técnica conlleva a la elaboración de HOJAS DE
CONTROL con el fin de asegurar a la administración la consulta, el control y la conservación de los documentos.

Ahora bien, en el Municipio de Aguazul, mediante Acuerdo No 014 del 26 de noviembre de 2016, se modificó la
estructura orgánica y administrativa de la Alcaldía del Municipio de LY SANPALy se señaló las funciones
generales de sus dependencias; estableciendo para la Oficina Asesora Jurídica, entre otras, las siguientes funciones:
1. Liderar y orientar, bajo las directrices del alcalde la formulación de las políticas generales, estrategias, planes,
programas y proyectos de la respectiva dependencia. 2, y 13. Organizar, preservar y controlar el archivo de gestión
de la dependencia y realizas las transferencias documentales de acuerdo a la Tabla de Retención documental
aplicable y en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y normas complementarias. 21. Contribuir con el proceso de
gestión de la información en la implementación de los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional.

Que en el marco hacer del Proceso ADQUISION DE BIENES Y SERVICIOS, se producen por las diferentes
dependencias de la Administración Municipal, diversos tipos documentales que requieren ser organizados
técnicamente, bien sea producto de procesos de selección de contratistas que se adelantan conforme el Plan Anual de
adquisiciones de la Entidad o que se produzcan en las etapas de ejecución (contractual) y liquidación
(postcontractual) de los contratos estatales.

En este sentido corresponde a la Oficina Asesora Jurídica el manejo y custodia del Archivo de Gestión de la serie
contratos estatales de la Entidad; y para el cumplimiento de estas funciones, solo cuenta con un servidor público de
planta del nivel Técnico, cuyo empleo tiene como propósito principal: “Desarrollar técnicamente los
procedimientos de gestión documental adoptados por la entidad y aquellos del proceso Adquisición de Bienes y
servicios que tengan relación con el archivo de gestión de la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de preservar,
conservar y custodiar la documentación institucional” según lo establecido en el Decreto 114 del 14 de noviembre
de 2017 “por el cual se establece el manual especifico de funciones y de competencias laborales para los empleos de
la planta de personal de la alcaldía municipal de Aguazul” modificado parcialmente por el Decreto No. 0006 del 22
de Enero de 2018 . Servidor público que en el marco de sus funciones debe adelantar organización técnica de todos
los documentos que reposan en el archivo de gestión de la vigencia 2022 y vigencias anteriores; esto incluye la
realización de transferencias documentales al archivo central, recepción y registro de documentos y el préstamo y
consulta de documentos a usuarios internos y externos, entre otras funciones.

El archivo de Gestión de la Oficina Asesora Jurídica se encuentra ubicado en el primer piso del Palacio Municipal;
en este reposan expedientes contractuales desde la vigencia 1996 a 2022; vale anotar que algunos contratos han sido
objeto de transferencia al Archivo Central y otros se encuentran organizados, por lo cual el mayor volumen de
archivos por intervenir, en lo que se refiere a materia de gestión documental, corresponden a las vigencias 2014 a
2022.

Que los siguientes han sido los contratos estatales suscritos por el Municipio de Aguazul:

NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE

VIGENCIA VIGENCIA VIGENCIA
CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS
 475+10
 2012  2016  669  2020  688
convenios
 
 649  2017  809  2021  719
2013

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 2022 (corte
 2014  863  2018  736  301
15/06/2022)
 928  2019  701
 2015

En el presente periodo administrativo, se ha venido fortaleciendo el archivo de Gestión de la Oficina Asesora

Jurídica a través de la contratación de personal de apoyo; resultado de esta contratación se tiene que la serie
documental Contratos Estatales correspondientes a las vigencias 2020, 2021 y 2022 se encuentran clasificados y
ordenados, es decir, que se encuentran foliados, y dispuestos en sus respectivas unidades de conservación (cajas y
carpetas), pero que requieren de la elaboración y digitalización de las hojas de control. No obstante, también se
requiere para estas vigencias incorporar a los expedientes contractuales los documentos producidos en la etapa
contractual y poscontractual y que son remitidos por las diferentes dependencias de la Entidad, previa clasificación y
ordenación de los mismos y la consecuente elaboración de hojas de control.

Y respecto de vigencias anteriores (1996-2019) se ha avanzado en la ordenación (foliación, escaneo) especialmente

las vigencias 2018 y 2019, las cuales requieren intervención en lo que se refiere a la continuación en su ordenación y
en la elaboración de hojas de control e incorporación de documentos producidos en la etapa contractual y
poscontractual, dado que algunos contratos no se han liquidado.

Bajo el contexto anteriormente descrito, y con el fin de optimizar el proceso de organización técnica de los archivos
que reposan en el Archivo de Gestión de la Oficina Asesora Jurídica, se requiere contratar los servicios de foliación
de documentos de los contratos que sean previamente designados por el supervisor del contrato y que ya se
encuentren clasificados y ordenados y que correspondan a las vigencias 2020, 2021, 2022 Y 2023.

Es de reiterar que la foliación - entendida como acción de numerar hojas solo por su cara recta - es una de las
acciones que se debe realizar en la etapa de ordenación de los documentos; y que esta actividad permite que se
controle la cantidad de folios que debe contener una unidad de conservación, bien sea caja o carpeta, y que además
sirve como respaldo en el respeto al principio del orden original, toda vez que lleva la secuencia de producción de
los mismos.

De otra parte, la entidad requiere de apoyo en la prestación de servicios administrativos, para desarrollar actividades
que sirvan de insumo para determinar el avance en la organización del archivo de gestión de la Oficina Asesora
Jurídica; en este sentido se requiere realizar la revisión de cada uno de los expedientes contractuales, a fin de
corroborar que contratos cuentan o no con hojas de control físicas (impresas) y cuáles no. Dado que existen hojas de
control en digital, que a la fecha no han sido impresas en papel debido a que el contrato aún se encontraba en etapa
de ejecución o en proceso para su liquidación. Así mismo se requiere apoyo en otras actividades de carácter
administrativo como en la elaboración de documentos y comunicaciones y apoyo en la realización de informes
cuando se requieran por parte del supervisor del contrato.

Es de anotar que el único empleo existente para suplir esta necesidad, no es suficiente por lo que es pertinente
contratar a una persona natural con la experiencia e idoneidad que más adelante se describen, para que realice
actividades de apoyo relacionadas con la foliación de los documentos que forman parte de los procesos de
contratación adelantados por el municipio de LY SANPALen la vigencia 2022 y vigencias anteriores y para que
preste apoyo administrativo en el cumplimiento de las actividades relacionadas con la función archivística que le
asiste a la entidad territorial en el marco del hacer del ciclo PHVA del proceso de “adquisición de bienes y
servicios”.

Con relación con la Circular conjunta 01 de 2023 emanada por el Departamento de la Función Pública y la Agencia
Nacional de Contratación Pública; se indica por la entidad territorial que de acuerdo con los lineamientos; el proceso
a adelantarse, No supera el tiempo determinado de cuatro (4) meses; así como los servicios requeridos están

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relacionados con la administración o funcionamiento institucional del giro natural de la entidad territorial; siendo su
fuente de financiación los relacionados con funcionamiento.

De igual manera, se resalta que la entidad territorial y en especial la Oficina Asesora Jurídica no cuenta dentro de la
planta de personal con el perfil requerido; y si existiendo una carga de trabajo que demanda el apoyo en el área
específica para el cumplimiento de las metas indicadas en el Plan de desarrollo y en las cargas funcionales de la Ley
y la Constitución. En ese orden de ideas y de acuerdo con el estudio de la necesidad; se identifica que le aplica el
numeral 3 de la Circular Conjunta en lo relacionado a:, i) no existe el personal de planta para encargarse de dichas
actividades

Que en la eventualidad de requerir mayo tiempo de acuerdo a la Circular; se justificará por parte de la entidad
territorial las condiciones especiales que así lo determine de acuerdo a la necesidad requerida.

5.2 INEXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE PERSONAL DE PLANTA PARA EJECUTAR LAS

ACTIVIDADES QUE SE REQUIEREN CONTRATAR
El Secretario de Despacho de la Secretaria General de la Alcaldía municipal de LY SANPAL– Casanare certifica
que dentro de la Planta de empleos de la Alcaldía municipal de Aguazul, establecida mediante Decreto No. 0114 del
14 de Noviembre de 2017, "POR EL CUAL SE ESTABLECE EL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y
DE COMPETENCIAS LABORALES PARA LOS EMPLEOS DE LA PLANTA DE PERSONAL DE LA
ALCALDÍA MUNICIPAL DE AGUAZUL", modificado parcialmente por el Decreto No. 0006 del 22 de Enero de
2018, no existe personal suficiente.

5.3 POBLACIÓN OBJETIVO

5.3.1 CUANTIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN OBJETIVO: (clasificada por género, generacional,

localización geográfica, condición de vulnerabilidad, grupo étnico)- (Responsable: Secretario de Despacho
o Jefe de Oficina que adelanta el proceso y Profesional de la respectiva dependencia).

IDENTIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN DE REFERENCIA CON RELACIÓN AL PROBLEMA

LOCALIZACIÓN SUBTO
GRUPO GENERO GRUPO ETNICO CONDICIÓN
GEOGRÁFICA TALES
ETAREO
CENTR
(ENFOQUE VENEZ OTROS
MUJER HOMBR URB O INDIGE DISCAPA VICTIM RED
GENERACIO RURAL AFROS OLANO MIGRANT
ES ES ANO POBLA NA CIDAD AS UNIDOS
NAL) S ES
DO

MENORES 0
1641 1806 703 2470 274 0 0 33 7 36 131 0 3447
A 4 AÑOS

05 - 9 AÑOS 1579 1676 688 2305 262 0 0 64 14 86 375 0 3255

10 A 14
1416 1446 599 2005 258 0 0 48 14 85 321 0 2862
AÑOS

15 A 19
1576 1582 687 2227 244 0 0 43 21 109 476 0 3158
AÑOS

20 A 24
1629 1443 601 2222 249 0 0 79 21 71 529 0 3072
AÑOS

25 A 29
1593 1318 571 2111 229 0 0 75 21 74 517 0 2911
AÑOS

30 A 34
1378 1100 511 1774 193 0 0 68 15 59 425 0 2478
AÑOS

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IDENTIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN DE REFERENCIA CON RELACIÓN AL PROBLEMA

LOCALIZACIÓN SUBTO
GRUPO GENERO GRUPO ETNICO CONDICIÓN
GEOGRÁFICA TALES
ETAREO
CENTR
(ENFOQUE VENEZ OTROS
MUJER HOMBR URB O INDIGE DISCAPA VICTIM RED
GENERACIO RURAL AFROS OLANO MIGRANT
ES ES ANO POBLA NA CIDAD AS UNIDOS
NAL) S ES
DO

35 A 39
1359 1059 494 1738 186 0 0 5 1 61 397 0 2418
AÑOS

40 A 44
1183 972 495 1496 164 0 0 41 16 64 346 0 2155
AÑOS

45 A 49
1054 959 476 1397 140 0 0 34 9 92 335 0 2013
AÑOS

50 A 54 873 851 446 1131 147 0 0 11 5 82 276 0 1724

55 A 59 686 694 367 910 103 0 0 13 2 102 219 0 1380

60 A 64
507 572 322 677 80 0 0 5 3 115 170 0 1079
AÑOS

65 A 69
372 404 248 465 63 0 0 3 3 98 106 0 776
AÑOS

70 A 74
262 268 167 337 26 0 0 2 0 92 87 0 530
AÑOS

75 A 80
177 198 109 237 29 0 0 0 0 104 71 0 375
AÑOS

MAYORES
144 113 72 164 21 0 0 0 0 85 39 0 257
DE 80 AÑOS

TOTAL DE
POBLACIÓN
DE 17429 16461 7556 23666 2668 0 0 524 152 1415 4820 0 33890
REFERENCI
A

Fuente: Portal territorial SISBEN IV CORTE DICIEMBRE 2022

5.3.2 CLASIFICACIÓN POBLACIÓN CON ENFOQUE DIFERENCIAL

ATIENDE POBLACIÓN CON

POBLACIÓN DIFERENCIAL CANTIDAD TOTAL
ENFOQUE DIFERENCIAL
NO N/A N/A

6. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC, DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES A

EJECUTAR Y/O ESPECIFICACIONES TECNICAS, OBLIGACIONES, PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
(Responsable: Secretario de Despacho o Jefe de Oficina que adelanta el proceso y Profesional de la
respectiva dependencia).

6.1 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC

En atención al Decreto 1082 de 2015, los bienes o servicios requeridos se encuentran inscritos según la clasificación
de UNSPSC (Código estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas) así:

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GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO

80000000 80161501
80160000
Servicios de Gestión 80161500 Servicios
Servicios de
F- Servicios profesionales de Servicios de apoyo secretariales o de
Administración de
SERVICIOS empresas y Gerencial administración de
empresas
administrativos oficinas

6.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL LOGRO DEL OBJETO A CONTRATAR:

Las siguientes son actividades específicas a desarrollar para la prestación de los servicios de apoyo requeridos, que
se ejecutarán en el marco del Objeto contractual de manera independiente y sin ninguna subordinación:

1. Prestar servicios de apoyo en la revisión y verificación que la lista de chequeo documentación requerida
contratación Directa que reposa en cada uno de los expedientes contractuales de los contratos de Prestación
de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión, se encuentre diligenciado correctamente.
2. Foliar los documentos que forman parte de los procesos de contratación adelantados por el Municipio de
LY SANPALen la vigencia 2023. y vigencias anteriores, que le sean previamente asignados por el
supervisor del contrato.
3. Disponer los documentos foliados en unidades de conservación de acuerdo con las directrices de archivo.
4. Estructurar una matriz (cuadro Excel) y alimentarla periódicamente, en la que registre los documentos o
contratos que han sido foliados, en cumplimiento de la Actividad No. 1.
5. Elaborar una matriz (cuadro Excel) en la que se identifique que contratos de la vigencia 2020 y siguientes
cuentan con hoja de control impresa y no impresa; para el efecto el contratista deberá revisar una a una las
carpetas físicas y los archivos electrónicos y consignar el estado en que se encuentran.
6. Las demás actividades que se enmarquen en el objeto contractual, conforme la necesidad planteada en los
estudios y documentos previos.

6.3 OBLIGACIONES

6.3.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Participar en la implementación y el mantenimiento del Sistema Integrado de Planeación y Gestión – SIPG

-, para mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, del proceso “GESTIÓN JURÍDICA”
del mapa de procesos de la entidad territorial.
2. Presentar los informes y documentos derivados de su objeto y actividades contractuales y los que sean
solicitados por el supervisor, dando aplicación de la Ley General de Archivos implementada en la entidad
territorial y de acuerdo con los procedimientos establecidos en el proceso Gestión de la Información, de lo
cual se debe dejar evidencia.
3. Dar respuesta oportuna a las peticiones, quejas, reclamos o denuncias de la ciudadanía y partes interesadas,
que sean solicitadas por el supervisor en el marco del objeto contractual, de acuerdo con el procedimiento
PQRD implementado en la Alcaldía dentro del Sistema de Gestión Integral, de lo cual se debe dejar
evidencia.
4. Presentar al supervisor informes mensuales con soportes.
5. Cumplir con las obligaciones frente al sistema de seguridad social integral establecido en el artículo 23 de
la ley 1150 de 2007.
6. Contar con los elementos de protección personal, de bioseguridad y dar cumplimiento a los protocolos
establecido por la entidad para la prevención, mitigación del COVID 19, para ejecutar las actividades
contratadas.

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6.3.2. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

1. Cumplir con las condiciones establecidas en los Documentos del Proceso de Contratación.
2. Pagar la remuneración por la ejecución del contrato en los términos pactados en la Cláusula Forma de Pago.
3. Ejercer el respectivo control en el cumplimiento del objeto del contrato y expedir el certificado de
cumplimiento a satisfacción.
4. Pagar el valor del contrato de acuerdo con los términos establecidos.
5. Suministrar al Contratista todos aquellos documentos, información e insumos que requiera para el desarrollo de
la actividad encomendada.
6. Prestar su colaboración para el cumplimiento de las obligaciones del Contratista

6.4 PLAN DE ADQUISICIONES

El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, Certifica que una vez revisado el plan anual de adquisiciones de la vigencia
del año 2023, Los bien (es) o servicio (s) adquirir el presente proceso se encuentra incluido en el Plan Anual de
Adquisiciones adoptado mediante Resolución No. 009 del 11 de enero de 2023.

Lo anterior, lo corrobora el DORIS PATRICIA RICO AGUIRRE en calidad de Profesional contratado de la

Secretaría General.

7. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA COMPETENCIA DEL MUNICIPIO Y LA

FUENTE DE FINANCIACIÓN DE LA INVERSIÓN.

● Ley 617 de 2000

Artículo 3: “Financiación de gastos de funcionamiento de las entidades territoriales. Los gastos de funcionamiento
de las entidades territoriales deben financiarse con sus ingresos corrientes de libre destinación, de tal manera que
estos sean suficientes para atender sus obligaciones corrientes, provisionar el pasivo prestacional y pensional; y
financiar, al menos parcialmente, la inversión pública autónoma de las mismas.

Parágrafo 1º- Para efectos de lo dispuesto en esta ley se entiende por ingresos corrientes de libre destinación los
ingresos corrientes excluidas las rentas de destinación específica, entendiendo por estas las destinadas por ley o acto
administrativo a un fin determinado”

Artículo 6: “Valor máximo de los gastos de funcionamiento de los distritos y municipios. Durante cada vigencia
fiscal los gastos de funcionamiento de los distritos y municipios no podrán superar como proporción de sus ingresos
corrientes de libre destinación, los siguientes límites: (…) Cuarta, quinta y sexta: 80%”
Por lo anterior, es claro, que para el Municipio de Aguazul, por ser un municipio de quinta (5) categoría, el 20% de
los recursos de ingreso corriente de libre destinación de la cada vigencia fiscal, deben destinarse a inversión

● EN CUANTO A LA COMPETENCIA DE LA ENTIDAD - LEY 715 DE 2001

Por medio del cual, se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los
artículos 151, 288, 356 y 357 (acto legislativo 01 de 2001) de la carta política y se dictan otras disposiciones para
organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

Artículo 76. Competencias de los Municipios en otros Sectores, Numeral 76.14; Fortalecimiento institucional:
“realizar procesos integrales de evaluación institucional, capacitación que le permita a la administración local

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mejorar su gestión y adecuar su estructura administrativa, para el desarrollo eficiente de sus competencias, dentro de
sus límites financieros”.

8. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL Y

ESTUDIO DEL SECTOR
8.1 ANÁLISIS DEL SECTOR:
Frente a la necesidad planteada en el presente documento, y conforme lo expresado en el presente   estudio previo,
ésta se puede satisfacer a través de la contratación de una persona natural y no con una persona jurídica, conforme el
perfil y/o experiencia requerido en el presente documento, conforme los servicios contratados en el 2020 y 2021 con
personas naturales, a través de los cuales,  se satisfizo una necesidad similar de la entidad a la establecida en el
presente documento, conforme el estudio de mercado realizado, y que se adjunta al presente estudio previo.

Es de anotar que, por economía para la entidad, es más favorable la contratación de una persona natural cuya
remuneración sea un valor mensual fijo por los servicios prestados, que contratar con una persona jurídica que
implica un mayor costo para la entidad, más aún, cuando la necesidad planteada se puede satisfacer a través de una
persona natural, y con ocasión a que las actividades a contratar se ejecutarán de manera independiente, sin ninguna
subordinación. Adicional a ello, existe contacto directo entre el supervisor y el contratista.

Contratar una persona jurídica, para el municipio demandaría mayores costos, entre ellos la utilidad de la empresa
que demandaría la contratación del servicio, y el seguimiento es más complejo porque éste involucraría un
seguimiento técnico, administrativo y financiero.

8.2 JUSTIFICACIÓN DEL VALOR

El municipio a través del servidor JOSE JAVIER GONZALEZ GIL, en calidad de Jefe de la Oficina Asesora de
Jurídica realizó un estudio de mercado para los valores de los contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión para el año 2023, determinó el presupuesto oficial mediante tres (3) cotizaciones donde se tuvo en
cuenta el nivel de complejidad del objeto, el grado de formación académica y la experiencia requerida, con el fin de
mantener un precio normalizado para esta zona del país, Para ello, se evidencian los siguientes:

Ítem Nombre del cotizante CC del Cotizante Unidad Cant Valor inicial Valor total
LIZBETH TATIANA 1116555084 MES 3 1.900.000 5.700.000
1
SANCHEZ
GLORIA ESPERANZA 1007479254 MES 3 1.900.000 5.700.000
2
CARDONA GUTIERREZ
ASTRID CAROLINA 1116543728 MES 3 1.900.000 5.700.000
3
LARRAHONDO

Por lo anterior, se toma para la definición del presupuesto oficial del proceso de selección a iniciar el valor promedio
mensual de las cotizaciones obtenidas, el cual incluye los costos directos e indirectos, que acarrea la ejecución
contractual, determinándose de esta manera, el valor mensual por la suma de UN MILLON NOVECIENTOS MIL
PESOS M/CTE ($1.900.000), M/cte., para un total de CINCO MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS Ml/cte.
($5.700.000), por el plazo de TRES (03) MESES.

9. PERFIL REQUERIDO Y CONSTANCIA DE NO REQUERIR VARIAS OFERTAS

9.1. PERFIL

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 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OFICINA ASESORA JURÍDICA
FORMATO: ESTUDIO PREVIO PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA
GESTIÓN (FUNCIONAMIENTO)
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Para el cumplimiento del objeto contractual se requiere de una persona natural con formación académica mínima de
Bachiller y que acredite experiencia laboral de un (1) año del cual mínimo debe soportar seis (6) meses de
experiencia relacionada.

9.2 CONSTANCIA DE NO REQUERIR VARIAS OFERTAS.

Para la suscripción del contrato que se requiere suscribir, el JOSE JAVIER GONZALEZ GIL, Jefe de la Oficina
Jurídica quien adelantará la etapa precontractual del proceso de selección deja constancia que no requiere cursar
varias ofertas dentro del proceso de selección de contratación directa que se adelantará con el presente proceso de
selección.

10. LOS RIESGOS ASOCIADOS AL CONTRATO, LA FORMA DE MITIGARLOS Y LA ASIGNACIÓN

DEL RIESGO ENTRE LAS PARTES CONTRATANTES

Una vez efectuado el análisis respectivo y aplicada la guía M-ICR-01 "Manual para la identificación y cobertura del
riesgo en los procesos de contratación" Colombia Compra Eficiente, se pudo establecer los riesgos señalados en el
Anexo (Matriz de Riesgos)

11. MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON

OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR.

De conformidad con lo dispuesto en el Articulo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015 para el presente proceso de
contratación directa de prestación servicios profesionales y de apoyo a la gestión no se exigirán garantías toda vez
que, los pagos, están sujetos a la certificación expedida por el supervisor del cumplimiento de las obligaciones
contractuales adquiridas por el contratista.

12. ACUERDOS COMERCIALES.

El presente proceso de selección de contratación directa no está cobijado con Acuerdos Comerciales.

13. DOCUMENTOS
(Aquellos que forman parte del Estudio debe especificar uno a uno que hacen parte del estudio previo)

● Anexo No. 01 – Análisis de riesgos y monitoreo del proceso de selección a iniciar.

● Estudio de mercado: Solicitud de cotizaciones y cotizaciones, históricos.

14. RESPONSABLES INFORMACIÓN TÉCNICA (NECESIDAD, ACTIVIDADES, JUSTIFICACIÓN DE

LA MODALIDAD, PERFIL Y DEMÁS ASPECTOS TÉCNICOS) ECONÓMICA, COMPETENCIA DEL
MUNICIPIO, RIESGOS, GARANTÍAS, ACUERDOS COMERCIALES, PLAN DE ADQUISICIONES.

REVISÓ Y CERTIFICÓ:

Nombre: JOSE JAVIER GONZALEZ GIL

Cargo: Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

15. CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE PERSONAL DE PLANTA PARA

EJECUTAR LAS ACTIVIDADES A CONTRATAR.

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 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OFICINA ASESORA JURÍDICA
FORMATO: ESTUDIO PREVIO PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA
GESTIÓN (FUNCIONAMIENTO)
CÓDIGO: A-ABS-F-05 Versión: 4
Aprobado mediante Resolución No. 654 del 02 de Febrero del 2023

REVISIÓN TÉCNICA: PLAN ANUAL DE CERTIFICO:

ADQUISICIONES

Nombre: HERLINDA ECHEVERRIA PATIÑO Nombre: HERLINDA ECHEVERRIA PATIÑO

Cargo: secretaria de Despacho Secretaría General Cargo: secretaria de Despacho Secretaría General

16. REVISIÓN TÉCNICA QUE ESTABLECE QUE EL OBJETO Y ACTIVIDADES A CONTRATAR SE

AJUSTA AL PROYECTO DE INVERSIÓN REGISTRADO- BBPIM, COMPETENCIA DEL MUNICIPIO
Y ORIGEN DE RECURSOS A INVERTIR, Y PAA.

REVISIÓN TÉCNICA: PLAN ANUAL DE APROBÓ:

ADQUISICIONES

Nombre: HERLINDA ECHEVERRIA PATIÑO Nombre: HERLINDA ECHEVERRIA PATIÑO

Cargo: secretaria de Despacho Secretaría General Cargo: secretaria de Despacho Secretaría General

17. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

PROYECTO, REVISO Y APROBO:

Nombre: JOSE JAVIER GONZALEZ GIL

Cargo: Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

OBJETO: PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN EL MANEJO INTEGRAL DE ARCHIVO

DE LOS DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION
ADELANTADOS POR EL MUNICIPIO DE LY SANPALEN LA VIGENCIA 2023 Y VIGENCIAS
ANTERIORES, EN EL MARCO DEL HACER DEL CICLO PHVA DEL PROCESO DE “ADQUISICION DE
BIENES Y SERVICIOS EN LA OFICINA ASESORA JURIDICA DEL MUNICIPIO DE AGUAZUL.

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