Sugerencias para la redacción de documentos de oficina

1. Trate una idea en cada párrafo. De esta manera, se evitará el

agotador pronombre relativo y el párrafo abultado, siempre de
difícil lectura.

2. Escriba oraciones cortas. Estas oraciones son más fáciles de leer

que las largas. El sentido de cada oración debe ser concreto.

3. Dé al tema el orden estructural y lógico. Hay que seguir en lo

posible el orden lógico de la oración: sujeto, verbo y predicado.

4. Imprima acción a las frases. Prefiera la voz activa a la pasiva y

los verbos, magníficos socios de la acción, al sustantivo.

5. Use subtítulos. Es necesario identificar las diferentes partes de un

tema, si es largo, mediante subtítulos. El lector encontrará
fácilmente lo que quiera.

6. Use palabras de fácil comprensión. Evite las palabras de muchas

sílabas que se encuentran a veces en el diccionario y que el lector
podría no conocer.

7. Dé signo positivo al mensaje. Proyecte las ideas que representen

interés desde el punto de vista del lector.

8. Sea agradable. El lector debe disfrutar de sus mensajes, no sólo

porque los encuentre interesantes, sino por el tono amigable y
cálido que llevan.
 9. Emplee lenguaje de calidad. Use palabras modernas y llenas de
vitalidad.

10. No abuse de la puntuación. Un mensaje con puntuación correcta

evita toda interpretación diferente de la que el emisor desea
expresar.

11. No use abreviaturas. Indica falta de cortesía, de tiempo. De cada

100 lectores, 30 no entienden el significado de las abreviaturas
comerciales. La comprensión y claridad son mayores cuando se
escribe la palabra completa.

12. No use palabras extranjeras. Su uso se justifica cuando en

español carecemos de voces equivalentes.

13. Dé unidad a lo escrito. Evite cambios de tono, de perspectiva.

Ligue el principio de una oración, de alguna forma, con el final de la
anterior. Use con propiedad las preposiciones y conjunciones
indispensables para lograr cohesión y claridad.

14. Elimine adjetivos inútiles. Expresiones redundantes.

15. Cuide la presentación del mensaje. Si el contenido es positivo,

también debe ser atractivo. Use la técnica de presentación
adecuada.

16. Luche por crearse un estilo propio. Esto se logra con esfuerzo; no
hay dos personas iguales y por lo mismo no hay dos estilos iguales.