Procedimiento para utilizar la aplicación de PRO-PRE-001

preventa
Revisión 001

2 jul 2022

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Procedimientos para
utilización de la aplicación
de preventa.
OBJETIVOS
1. Conocer las funciones de la aplicación de preventa para el correcto
desempeño en campo. Este procedimiento va dirigido a preventistas,
administradores y supervisores de ventas.

ESPECIFICACIONES
1. Se requiere la aplicación de preventa de desarrollo interno, un dispositivo
móvil con Android, este manual va dirigido al personal del área de ventas
interesados en sacar una ruta de reparto.

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Paso Actividad Responsable

1 Recoger Acudir con el administrador de ventas por su dispositivo. Preventista.

equipo Revisar que el dispositivo esté en buen estado, que
cuente con la batería suficiente y que contenga la ruta
en la que se va a trabajar, la fecha de la frecuencia.

2 Dar Preventista
salidas. Para que el dispositivo pueda ser operado en campo es
necesario realizar las salidas de despacho y de planta,
accedemos a la opción de otros tiempos en el menú.

Se nos activará la cámara y deberemos escanear el

código de barras que indique salida de despacho.
Posteriormente debemos repetir esta operación con el
código ubicado en la salida de planta.
Si la operación fue exitosa nos aparecerá un distintivo
sobre las opciones.
Una vez realizado esto le será posible al preventa
revisar el contenido de su ruta mediante el teléfono
celular.

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3 Capturas Preventista
con el
cliente
Es preciso ubicarnos en la posición que el cliente tiene
registrada en el sistema, de lo contrario no nos permitirá
abrir la captura de movimientos.

1. Identificamos el código de barras y lo

escaneamos, se abrirá una ventana como esta.

● 1.1Capturar movimientos, preventas,

promociones, cambios.
● 1.2 Pedidos podemos revisar los movimientos
del cliente.
● 1.3 Reimprimir ticket, por si se necesita una
copia.
● 1.4 Cerrar venta, para concluir el movimiento.

2. Capturar movimientos. Seleccionamos esta

opción y nos saldrá una venta con diversas
opciones que podemos elegir:
- Venta, sirve para capturar el pedido del
cliente.
- Introducción de producto, es para
- Cambio ponchado
- Cambio rotura
- Cambio bajo nivel
- Cambio sucio
- cambio etiqueta
- cambio otros
- Vale de producto

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3. Al seleccionar la venta, si el cliente tiene

habilitado alguna promoción nos arrojará una
ventana conocida como carrusel. Aquí se
muestran las promociones que ese cliente tiene
disponibles para ser capturadas. Elegimos la
opción y capturamos el número de promociones
que el cliente nos solicitó.

4. Nos saldrá una venta en la que podremos

guardar ese pedido, es importante mencionar
que en este carrusel solo se puede guardar un
tipo de promoción, para registrar otra promoción
es necesario utilizar el carrusel de nuevo. De no
ser así podemos continuar con la captura de
otros productos.

5. En la siguiente ventana nos despliega el

catálogo de productos, elegimos el que el cliente
desea y capturamos las cajas solicitadas. Una
vez terminado de capturar presionamos el botón
de guardar y nos preguntará si deseamos
finalizar la captura del pedido. Presionamos
aceptar.

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6. Desde el mismo cliente podemos revisar el

pedido que le hemos capturado. Seleccionamos
la opción de pedidos y nos mostrará los pedidos
capturados al cliente.

● 6.1 Desde este punto podremos editar o borrar

pedidos en caso de cometer algún error.
Seleccionamos el pedido que deseamos eliminar
y mantenemos presionado, en la parte superior
se habilitarán dos opciones, una para modificar
el pedido y otra para eliminar el pedido. Si
presionamos el lápiz nos abrirá la ventana para
modificar el pedido, una vez modificado el
pedido presionamos de nuevo el botón de
guardar. Si presionamos el cesto de basura nos
borrará el pedido. Después de esto podemos
dirigirnos a cerrar el pedido.

7. Cerrar venta, solo presionamos la opción y en la

ventana que nos arroja nos pregunta si
deseamos finalizar la visita al cliente,
seleccionamos aceptar, nos pedirá imprimir el
ticket elegimos aceptar y damos por concluida la
visita con el cliente. Este movimiento se repite
con todos los clientes que tenemos
programados.

4 Otros Este grupo de opciones nos da la posibilidad de

tiempos informar situaciones adicionales a los movimientos de
ventas, en primer lugar las salidas de planta y de
despacho, que son vitales para que nos permita realizar

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capturas de movimientos en ruta, así como informar

algún evento que se nos haya presentado a lo largo de
la ruta, esta información saldrá en los informes de
actividades. Además de las llegadas a planta y a
despacho que nos sirven para habilitar los dispositivos
para enviar la información.

5 Informes Este rubro nos ofrece la posibilidad de conocer a detalle

el comportamiento de nuestra labor en campo mediante
una serie de indicadores.
● Resumen de preventa: Es un informe bastante
completo el cual nos muestra el número de
ventas, el número de clientes capturados de
forma manual, con lector, el porcentaje de
captura con lector así como la efectividad
registrada hasta el momento preciso de la
consulta. Dentro de este informe podremos ver
cuántos clientes tenemos visitados, cuantos no
visitados, cuántos con compra, cuántos no,
movimientos cancelados, a qué hora realizamos
la primera visita, a qué hora realizamos la última,
cuántas ventas tenemos, cuántas promociones
capturadas etc.

● Ventas y vales, nos muestra los movimientos por

cliente y en qué concepto fue capturado.

● Ventas por movimiento, nos muestra el número

de cajas que hemos capturado según el
concepto.

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● Clientes no visitados, son los clientes a los

cuales no les hemos realizado aún la visita. Y
debemos regresar a visitarlos.
● Ventas por producto nos indica cuales son los
productos que hemos capturado y cuántas de
cada uno de ellos. Es ideal para ayudarnos con
la cobertura por marca.
● Servicio 3 minutos, es para medir el tiempo de
servicio que le prestamos a los clientes, aquí
saldrán todos aquellos a los que les hemos
dedicado más de 3.
● Clientes sin compra, nos indica los que no
quisieron producto.
● Promociones en ruta, nos indica las
promociones vigentes disponibles para ofrecer a
los clientes que sean elegibles para alguna de
ellas.

6 Firmar Llegando a la planta es necesario checar el código de Preventa, Supervisor

dispositivo barras llamado llegada a planta para que el supervisor
pueda revisar los movimientos efectuados a lo largo de
la ruta. Una vez revisado el dispositivo será necesario
que el supervisor agregue su contraseña, este paso es
necesario de lo contrario la información no podrá ser
enviada al sistema.

Posterior a esto es necesario registrar la llegada a

despacho, el administrador debe debe recibir el
dispositivo firmado para poder seguir en el flujo de la
información.

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Envío de la El administrador debe de recibir el dispositivo con todos Administrador

informació los pasos anteriormente mencionados ya realizados, si
n. por algún motivo llegara a faltar un paso, debe
reportarlo al personal de ventas correspondiente. Ya con
los requisitos cubiertos se debe de seleccionar la opción
de enviar datos.

Nos aparecerá una ventana en la cual nos solicita elegir

la fecha del envío, es importante seleccionar la fecha
correcta para evitar errores. Presionamos el botón de
aceptar. Posterior a esto nos aparecerá una ventana
que nos indica que la información ha sido correctamente
enviada, en ese momento el administrador deberá
revisar que la información haya sido recibida en la
recepción de transacciones del sistema, una vez
confirmada recepción de la información se procede a
procesar la misma.

Clave de Nombre del Documento: Versión: Mes y año de la elaboración

Identificación: y/o edición.

PRO-VEN-001 Procedimiento para utilización de la aplicación 001 01/2022

de reparto

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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