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Control de cambios técnicos de la guía APIC revisada en noviembre de 2018

Directrices para el establecimiento de un procedimiento de control para

equipos técnicos, incluidos los servicios públicos, los sistemas
informáticos y las instalaciones utilizados en la fabricación de API e
intermedios (revisado en noviembre de 2018)

1. Introducción

La Guía internacional aceptada de Buenas Prácticas de Fabricación para Ingredientes

Farmacéuticos Activos, ICH Q7, requiere en §13.10 que “se debe establecer un sistema formal de
control de cambios para evaluar todos los cambios que puedan afectar la producción y el control
del intermedio o API”. La orientación proporcionada en esta guía APIC cubre solo la parte
relacionada con el equipo técnico y los servicios públicos relacionados, los sistemas informáticos
y las instalaciones.

Debe establecerse un sistema formal de control de cambios para evaluar todos los cambios que
puedan afectar la producción y el control del producto intermedio o API registrado. Debe existir
un procedimiento escrito para evaluar el impacto de los cambios propuestos en otros sistemas
posiblemente afectados y aprobarlos.

Debe documentarse la justificación del nivel de criticidad (p. ej., la decisión de si un cambio
técnico tiene un impacto mayor o menor en el producto). Por ejemplo, en forma de evaluación
de riesgos y debe contener la revisión y aprobación por parte de las unidades organizacionales
apropiadas, y la revisión y aprobación por parte de la(s) unidad(es) de calidad.

Como parte del proceso de evaluación, se debe evaluar la necesidad de obtener la

aprobación o notificar el cambio a las autoridades y/o clientes. Se debe evaluar y
documentar la necesidad de recalificar el equipo y eventualmente revalidar
potencialmente el proceso.
En caso de que haya un impacto en la documentación de calificación (por ejemplo, IQ, OQ, PQ),
los documentos afectados deben enumerarse, revisarse y actualizarse y definirse los plazos para
su aprobación.
Todos los documentos deben archivarse según sea necesario de acuerdo con la política de
la empresa sobre retención de documentos, para demostrar el historial de los cambios que
ocurrieron en el equipo.

1/8 noviembre 2018

 Control de cambios técnicos de la guía APIC revisada en noviembre de 2018

2. Autores
Van Krevelen, Björn (Janssen Pharmaceutica)
Revisado por:
Fendt, Rainer (BASF)
Paulo, Luisa (Hovione SC)
Vandeweyer, Francois (Janssen Pharmaceutica)
Storey, Anthony W. (Pfizer)
Opitz, Ulrich-Andreas (Merck KGaA)
Clauss, Laurent (Novacap)
Girard, Stephanie (Novacap) García,
Jordi (Boehringer Ingelheim)

3. Objetivo de la guía

3.1 Propósito
Este documento tiene como objetivo brindar orientación para el control de cambios
técnicos de equipos y utilidades relacionadas, sistemas computarizados [por ejemplo,
Proceso (PLC) y Sistemas de Control Distribuido (DCS)] e instalaciones para la fabricación
de ingredientes farmacéuticos activos (API) e Intermedios. En el siguiente texto, esto se
denomina
“equipo técnico”.
Esta guía se basa en los requisitos de ICH Q7 y las mejores prácticas de la
industria. Se consideraron otras publicaciones relevantes (ver Apéndice).
Este documento proporciona un ejemplo de soluciones comúnmente aplicadas y asistencia
práctica sobre cómo se puede manejar y/o interpretar el control de cambios técnicos. No
pretende proporcionar una lista exhaustiva de control de cambios técnicos de "cómo
hacer", que una empresa debe desarrollar posteriormente. La adopción de esta guía
brindará a las empresas la confianza de haber logrado, con los requisitos mínimos, un
sistema de control de cambios para equipos técnicos.

3.2 Alcance
Esta guía se aplica al equipo técnico, utilizado en la fabricación de API e intermedios
para su uso en productos (medicinales) de drogas para humanos. No incluye Equipo
Analítico.

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4. Definiciones

Cambio de control
Un sistema para proponer, revisar, justificar, evaluar, documentar, implementar, aprobar y
cerrar cambios en el equipo técnico utilizado en la fabricación de API e intermedios para
garantizar un estado calificado constante de los sistemas en cuestión.

Cambio de emergencia
Un cambio no planificado de una pieza de equipo como resultado de una emergencia, que
necesita ser reparado inmediatamente para mantener la seguridad personal o ambiental o
preservar la calidad del producto.

Cambiar "me gusta"

Sustitución de un equipo por otro de idénticas características y función (mismo material
de construcción, tamaño, tipo, etc., pero no necesariamente del mismo fabricante). El
hecho de que el equipo sea similar debe revisarse, justificarse y registrarse
minuciosamente con la aprobación por escrito del Propietario del proceso, QU y, si
corresponde, Asuntos regulatorios. Estos cambios pueden considerarse cambios de
impacto menor.

Cambios de gran impacto

Un cambio que se espera que tenga un impacto potencial en la calidad del producto. Los cambios con un
nivel de impacto incierto deben tratarse como cambios de impacto importante.

Cambios de impacto menor

Un cambio que no se espera que tenga un impacto en la calidad del producto. También llamado cambio
estándar.

Dueño del proceso

La persona que tiene la responsabilidad final por el sistema que está sujeto al
cambio propuesto.

Unidad de Calidad (QU)

Una unidad organizativa independiente de la producción que cumple con las responsabilidades de
Garantía de calidad y Control de calidad.

Cambios estándar:
Ver cambios menores.

Cambio técnico
Un cambio técnico es una modificación planificada (ampliación, reemplazo, remoción,
adición) con respecto al equipo calificado (estado definido de una pieza del equipo
técnico).

Equipo Técnico:
Equipos de fabricación, utilidades, sistemas computarizados [por ejemplo, Proceso (PLC) y
Sistemas de Control y Distribución (DCS)] e instalaciones utilizadas en la fabricación de API.

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5. Impacto de los cambios en los sistemas afectados

Las reparaciones importantes y los trabajos de mantenimiento, como el reemplazo de piezas

importantes del equipo, pueden afectar el rendimiento del proceso y la calidad del producto.

Los reordenamientos en áreas de fabricación (por ejemplo, salas con condiciones ambientales
definidas) y/o sistemas de apoyo (servicios públicos, por ejemplo: sistemas HVAC, sistemas para
agua, vapor, sistemas CIP/SIP) pueden resultar en cambios en el proceso y por lo tanto,
revalidación/ puede ser necesaria una recalificación.

6. Responsabilidades

6.1 Propietario del proceso

6.1.1Responsable de los cambios técnicos y de seguir el procedimiento de control de cambios
válido.
6.1.2Decide sobre el impacto del cambio técnico en la calidad del producto (impacto mayor/
menor). La participación de la QU en esta decisión debe quedar claramente
establecida de acuerdo con el procedimiento de la empresa en esta materia.
6.1.3Se recomienda que el propietario del proceso prepare una lista de cambios con un
impacto menor en la calidad del producto (cambios estándar).
6.1.4Cada cambio técnico con un impacto importante debe ser evaluado por el propietario
del proceso.

6.2 Unidad de Calidad (QU)

6.2.1Se requiere la participación del QU para decidir si el cambio tiene, o
potencialmente tendrá, un impacto en la calidad del producto.
6.2.2El QU es responsable de la implementación y mantenimiento del sistema de
control de cambios.
6.2.3El QU debe aprobar la lista de cambios menores o estándar. El QU debe asegurarse de
que la lista de cambios menores esté actualizada y vuelva a aprobarse cada vez que
se agreguen o eliminen cambios menores de la lista.
6.2.4Cada cambio técnico con un impacto importante debe ser evaluado al menos por la
QU.
6.2.5El QU es responsable de la evaluación periódica del sistema y su eficacia.

6.3 Asuntos Regulatorios (RA)

6.3.1Todo cambio técnico con gran impacto debe ser evaluado al menos por RA. Se requiere
RA para evaluar el impacto potencial en la presentación regulatoria. RA decide sobre
las medidas a tomar para documentar el cambio adecuadamente. En caso de que un
cambio aprobado tenga un impacto en la presentación reglamentaria, es
responsabilidad del departamento de RA tomar las medidas adecuadas.

6.4 Departamento Técnico (DT)

6.4.1El DT está obligado a evaluar y aprobar el impacto (técnico) de un cambio
propuesto.

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7. Criterios de criticidad

Algunas preguntas típicas que pueden ayudar a decidir si los cambios técnicos son mayores
o menores se dan a continuación:

Si el componente a cambiar...

- puede contactar directamente con el producto o los componentes del producto, y no se

considera un cambio similar;
- puede afectar directamente la calidad del producto mediante la operación o el control normales (p. ej.,
perfil de impurezas, forma y tamaño del cristal, solvente residual o estabilidad del API); indica y
- registra las funciones de alarma críticas para el proceso;
- se utiliza para registrar, generar o archivar datos para registros o etiquetas de lotes y otra
documentación o etiquetas GMP;
- se utiliza para demostrar el cumplimiento del proceso registrado;
- puede influir en la calidad y el rendimiento de los sistemas de apoyo (p. ej., agua, vapor,
HVAC, etc.);
- se utiliza para garantizar el control de acceso a datos o funciones críticas (identificación y autenticidad
del usuario);
- se utiliza para realizar investigaciones analíticas que son relevantes para la liberación de lotes; se
- utiliza para cálculos críticos (p. ej., datos analíticos que son relevantes para la liberación de lotes);

- se utiliza para la liberación de lotes;

- se utiliza para controlar el estado del lote o la vida útil;
- se utiliza para controlar el proceso de producción (receta/descripción del proceso); se utiliza para
- transferir datos críticos (interfaz) a otro sistema relevante para la calidad; se utiliza para dar
- información sobre la calidad del producto (por ejemplo, impresoras para datos relacionados con el
proceso);
- se utiliza para asegurar o registrar las condiciones críticas de los almacenes; se utiliza para
- controlar el mantenimiento o la calibración de equipos críticos; se utiliza para crear,
- modificar, registrar, documentar, revisar, aprobar datos GMP;

…entonces, el cambio puede tener un impacto potencial en la calidad del producto y, por lo tanto,
debe evaluarse y revisarse cuidadosamente, considerando la trazabilidad de los riesgos base del
diseño, antes de la implementación. Estos cambios se consideran importantes.

8. Procedimiento

8.1 El procedimiento siempre debe comenzar con una solicitud de cambio. Esta solicitud deberá
formalizarse de alguna forma, por ejemplo como un formulario en papel o en formato
electrónico y estar firmada por el solicitante.

8.2 La solicitud desencadena la pregunta sobre el impacto potencial del cambio en la

calidad del producto. Puede ser necesario definir varios niveles de impacto en el

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calidad del producto, pero se recomienda que haya al menos dos categorías: mayor
y menor impacto. El tratamiento de estas dos opciones debe ser claramente
diferente y definido como parte del proceso local.

8.3 Debe haber reglas claras para la decisión, ya sea que el impacto del cambio en la calidad
del producto sea mayor o menor: quién decide y por qué se toma la decisión (ver puntos 6 y
7). Todos los incluidos en la decisión (Propietario del proceso, QU, RA, TD) deben firmar para
aprobar la decisión. Si otros aspectos se ven afectados por el cambio, también se debe
involucrar a otro departamento. Por ejemplo, los aspectos de seguridad podrían requerir la
participación del departamento de EHS. O los cambios en el sistema computarizado podrían
necesitar la participación de expertos en la materia.

8.4 Para la gestión de cambios, se requiere una decisión temprana de quién debe estar
involucrado. La decisión debe ser tomada (y registrada en la solicitud de cambio) por el
propietario del proceso, quien normalmente tiene el mejor conocimiento del impacto de los
cambios en el producto (o al menos puede estimarlo con un alto grado de certeza). El
principio de doble control debe implementarse en este punto del procedimiento. Primero se
requiere la firma del Departamento Técnico. El QU debe participar como aprobador para
verificar la decisión sobre el impacto en la calidad del producto (a menos que el cambio
propuesto coincida con un cambio menor aprobado previamente en la lista de cambios
menores o estándar. RA debe participar para evaluar el impacto potencial en la presentación
reglamentaria.

8.5 Si el propietario ha decidido que el cambio tendrá un impacto menor en la calidad

del producto, y todos los incluidos en la decisión (Propietario del proceso, QU, RA, TD)
están de acuerdo con esta decisión, se puede implementar. El cambio debe
documentarse adecuadamente.

8.6 La implementación de cambios con impacto menor se puede lograr de una manera más
rápida y eficiente utilizando listas de verificación de cambios estándar. La lista de estos
cambios debería haber sido (pre)aprobada por el QU.

8.7 Si se ha tomado la decisión de que el cambio puede tener o tendrá un impacto

importante en la calidad del producto, la QU debe involucrarse aún más. Una justificación
adecuada (por ejemplo, una evaluación de riesgos) y un plan de acción apropiado deben
acompañar dicha solicitud de cambio. Esto sienta las bases para la aprobación por parte de
la QU.

8.8 Después de la aprobación de QU, se puede implementar el cambio. Si otros aspectos se ven
afectados por el cambio, por ejemplo, presentación reglamentaria o aspectos de seguridad, es posible
que se necesiten actividades de liberación adicionales. Cuando se hayan definido dichas actividades,
estas deben cumplirse antes de la reutilización del equipo. La liberación del propio equipo, puede ser
una de estas actividades.

8.9 El inicio de un sistema de control de cambios para equipos técnicos debe

establecerse inmediatamente después de completar la calificación. Esto asegurará que
se mantenga el estado calificado.

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 Control de cambios técnicos de la guía APIC revisada en noviembre de 2018

8.10Deberá existir un proceso para gestionar los cambios que puedan ocurrir durante
la calificación.

8.11La solicitud de cambio por cambios de emergencia se puede formalizar tras la

sustitución. Los casos de emergencia deben ser definidos por cada empresa de
manera adecuada.

9. Apéndice

9.1 Lista de Directrices relevantes

1. ICH, GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS DE FABRICACIÓN DE PRINCIPIOS

FARMACÉUTICOS ACTIVOS Q7 (CPMP/ICH/4106/00), 2000
2. Directriz ICH Q7: Guía de buenas prácticas de fabricación para ingredientes
farmacéuticos activos - Preguntas y respuestas, junio de 2015
3. Esquema de Cooperación de Inspección Farmacéutica PIC/S PI 006-3,
Recomendaciones sobre el Plan Maestro de Validación, Calificación de Instalación y
Operación, Validación de Procesos No Estériles, Validación de Limpieza, Secretaría
de PIC/S, Ginebra, septiembre de 2007.
4. Guía de referencia de calificación y puesta en servicio de ISPE Volumen 5.

9.2 Lista de abreviaturas

- API = Ingrediente farmacéutico activo

- CIP = Limpieza en el lugar
- DCS = Sistema de control distribuido EHS = Salud y
- seguridad ambiental HVAC = calefacción, ventilación,
- aire acondicionado PO = Propietario del proceso
-
- PLC = Controlador Lógico Programable QU =
- Unidad de Calidad
- RA = Asuntos regulatorios SIP =
- Esterilización en el lugar SME =
- Experto en la materia TD =
- Departamento técnico

9.3. Recinto

esquema del procedimiento

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Diagrama de flujo de control de cambios técnicos

Fase
Solicitante

Solicitud de cambio:
Descripción
Justificación

Impacto en Menor
Producto o mayor o menor?
¿Proceso?
PO / TD / QU / RA

No Sí
Importante

Lista de estándar
Evaluación de riesgos + Estándar
cambios
Plan de ACCION ¿cambiar?
No

Sí
No
(Calidad
QU

Unidad)

Aprobación QU?

Sí

Implementación y
Documentación de
(Dueño del proceso)

cambios)
correos

Implementación de
acciones por tomar
después del cambio

implementación
PO / TD /
QU

No Cambio de cierre

Sí
correos

Solicitud de cambio:
8/8 Terminado noviembre 2018