PRESENTACIÓN

Nombre: Eliana Mercedes

Apellido: Mejia Santiago

Número: 18

Curso: 4to Contabilidad

Sección: A

Profesor: Wendy Jiménez

Sistemas de control interno.
¿Qué es el sistema de control interno?

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y

métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo,
con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta
en una estructura basada en cinco componentes funcionales:

 Ambiente de control
 Evaluación de riesgos
 Actividades de control gerencial
 Información y comunicación
 Supervisión

PROCESO.
Existen una serie de fases que han de seguirse secuencialmente para garantizar una correcta
implementación del control interno. Son las siguientes:

Fase 1: Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la

capacitación.

Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante

preparar el terreno. Esta preparación consiste en comunicar a las personas qué se quiere hacer
y saber transmitir la importancia del control y sus beneficios para la organización e incluso
para cada persona individualmente.

Fase 2: Recabar información.

Una vez hemos introducido la cultura del control entre los miembros de la organización, llega
el momento de recolectar datos. En esta fase debe intervenir activamente todo el personal,
coordinados por un responsable designado, ya sea externo o interno, procedente del área de
estrategia de la organización. Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación.

Fase 3: Clasificar la información obtenida.

Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria, es el momento de digitalizar y

clasificar la misma de la forma más ordenada posible para facilitar su consulta y correcta
interpretación.

Fase 4: Diagnosticar.

En este punto, ya se dispone de la información necesaria para realizar un diagnóstico del

estado de múltiples aspectos de la gestión: el cumplimiento de los objetivos, los roles y sus
funciones, las políticas, etc.

Fase 5: Revisar los procedimientos.

Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices
administrativas, se hace una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos
más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos repetidos y se abren
vías de comunicación.

Fase 6: Evaluar el control interno y de gestión.

Se ha de establecer una manera de evaluar el sistema de control interno entre todos los
miembros de la organización. Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse,
comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol que favorezca la mejora continua.

Fase 7: Implementar, hacer seguimiento y ajustar.

En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que
los responsables se hagan cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su
cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con el
apoyo de la auditoría interna. También es la ocasión tomar acciones correctivas necesarias y
hacer ajustes finales.

Fase 8: Evaluar indicadores y realizar más ajustes.

Se deben diseñar KPI de gestión colectivamente para analizarlos. Dichos indicadores pueden
almacenarse y sistematizarse en cuadros de mando Balanced Scorecard, preferiblemente de
forma automatizada. Esto permite obtener información en tiempo real.

Otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los sistemas de administración de
riesgos, en base a los cuales se pueden construir tableros de mando visuales, en términos
numéricos y con colorimetría.

OBJETIVO.
El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Toda acción, medida, plan o
sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una
fortaleza de Control Interno.

Asimismo, toda acción, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los
descuide, es una debilidad de Control Interno.

Los objetivos de Control Interno son los siguientes:

1. SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera necesaria
para que los usuarios tomen decisiones.

Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios

con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que
permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.

Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor protección

a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros que puedan
amenazarlos.

Ejemplos:

 Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a intervalos
razonables.
  Utilización de Máquinas Registradoras para ingresos.
 Asegurar apropiadamente los activos de la empresa.
 Consignar diariamente y en las mismas especies los ingresos.
2. EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES.

Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de
esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones
generales especificadas por la administración.

Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.

3. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES.

Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización debe estar
enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento de toda
la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las políticas que emita la alta
administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la
organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión
que ésta se propone.

NORMAS.

 Reducir los riesgos de corrupción

 Lograr los objetivos y metas establecidos
 Promover el desarrollo organizacional
 Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
 Asegurar el cumplimiento del marco normativo
 Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de estos
 Contar con información confiable y oportuna
 Fomentar la práctica de valores
 Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos
encargados y el uso de los bienes y recursos asignados
PRINCIPIOS.
AUTOCONTROL

Capacidad del funcionario para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos,
mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, independientemente de su nivel
jerárquico; de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su
responsabilidad garanticen el ejercicio de una función transparente y eficaz.
AUTORREGULACIÓN

Capacidad Institucional para reglamentar, con base en lineamientos los asuntos propios de su
función y definir aquellas normas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y
transparente de sus acciones.
AUTOGESTIÓN

Es la capacidad de cada uno de los funcionarios para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar
de manera efectiva, eficiente y eficaz las funciones que le han sido asignadas.
Control interno en compras.

El control de compras es un plan que nos ayuda a mantener el funcionamiento adecuado de

las compras de nuestra empresa.

Un sistema de compras crea y se convierte así mismo en un instrumento para ahorrar y a la vez
mantener la calidad de los productos o servicios que tu empresa ofrece.

PROCESO.

El proceso del control interno en compras es ejecutado por el consejo de directores, la

administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad
razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

 Efectividad y eficiencia en las operaciones.

 Confiabilidad en la información financiera.
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

OBJETIVO.

1) La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como

herramienta útil para la gestión y el control.
2) Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3) Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos
financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
4) Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos y
misión.
5) Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

NORMAS.

 Asegurar que el proveedor entregue lo comprado en el tiempo y calidad acordada.

 Definir los procesos para la gestión de compras y documentarlos con el objetivo de
detectar oportunidades de mejora.
 Elegir a los proveedores que nos ofrezcan mejor calidad a mejor precio.
 Identificar las necesidades de nuestros clientes.

PRINCIPIOS.

1) Separación de funciones de adquisición, pagos y registro de compras.

2) Ninguna persona que intervienen en la compra debe tener acceso a los registros
contables que controlen

Control interno en ventas.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las
políticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele
una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja.
Definir qué es el control de ventas no es una tarea simple. Mucho más que una herramienta, el
control de ventas es un concepto que integra el universo del CRM y está relacionado al
proceso de cierre de negocios como un todo.

PROCESO.

El control interno consta de cinco procesos componentes, que se derivan de la forma como la
administración maneja el ente, y están integrados a los procesos administrativos, los cuales se
clasifican en:

 Ambiente de control
 Evaluación de riesgos
 Actividades de control
 Información y comunicación
 Supervisión y seguimiento.

OBJETIVO.

A. Crear más valor para los clientes y para los consumidores finales
B. Proporcionar un mejor servicio a los clientes.
C. Introducirse en nuevos mercados
D. Desarrollar nuevos productos que respondan a las nuevas demandas del mercado.
E. Conseguir un mayor poder de negociación ante clientes o proveedores.

NORMAS.

 Facilitar herramientas para que cada funcionario del sector público pueda crear los
procedimientos y reglamentos en concordancia con lo que son las mejores prácticas.
 Servir de guía para que cada entidad pública ajuste sus propios Sistemas de
Administración y Control. En este sentido, los reglamentos, manuales, instructivos o
equivalentes deberán reflejar la implantación de las Normas.
 Servir de instrumento o referente para evaluar el diseño y efectividad del
funcionamiento del control interno y la responsabilidad de los servidores públicos
relacionados con éste.

PRINCIPIOS.

I. Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control

será ineficiente.
II. La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un
punto control de contabilidad y un punto control de operaciones.
III. Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la
seguridad de que las operaciones se llevan correctamente.
IV. Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción
comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de
una transacción está dividido en dos o más personas.
V. Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen
entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados
son más activos.
VI. Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse
la obligación de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotación evita
la oportunidad de fraude.
Soporte documental.
Medios físico sobre el que se plasma la información del documento de acuerdo al
material empleado, papel, audiovisual, fotográfico, fílmico, informático, orales y sonoro.

Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la
información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.

Respecto a los nuevos soportes, plantean una serie de ventajas e inconvenientes. Sus ventajas
son:

 Capacidad de almacenamiento
 Facilidad de acceso a la información almacenada
 Inmediatez de reproducción
 Gran facilidad para su difusión.

Por otro lado, los inconvenientes que se plantean son:

 Facilidad para su destrucción.

 El coste del mantenimiento y de los equipamientos.

Soporte informático.
El soporte informático es utilizado para solventar los problemas técnicos que se van creando
con el manejo del software y equipos informáticos en el día a día.

El soporte informático es el proceso que se lleva a cabo para obtener asistencia y emplear
diferentes herramientas y soluciones para los problemas informáticos. En las empresas este
método es utilizado para ofrecer soluciones inmediatas y eficientes.

Por lo general, para obtener soporte informático los clientes solicitan un soporte técnico desde
su ordenador mediante asistencia remota para diagnosticar el problema que hayan tenido.
Esto permite que el soporte informático se lleve a cabo sin que el usuario tenga que hacer
nada más.

El soporte informático es un servicio técnico que se ofrece a los clientes que requieran de
asesoría, asistencia y soporte remoto para solucionar los problemas que le hayan surgido.

Aplicaciones informáticas.
El software de aplicación es una categoría de programas informáticos diseñados con el
propósito de facilitar a los usuarios la realización de determinadas tareas, es decir, como
verdaderas herramientas de trabajo. Por ejemplo: Microsoft Word, Google Chrome, Adobe
Photoshop.

Ventajas de los programas informáticos contabilidad.

 Dar información con mayor rapidez. La contabilidad informatizada permite automatizar las
tareas y así reducir el tiempo.
 Reducir el proceso contable.
 Rapidez para procesar los datos.
 Obtener balances de forma rápida. El uso de estos programas informáticos de contabilidad
da la posibilidad de depositar las cuentas anuales en los registros mercantiles además de
generar y liquidar los diferentes impuestos contables.
 Copias de seguridad. El software de contabilidad dan la facilidad de almacenar datos de
forma segura.
 Realizar informes de contabilidad, como son el libro mayor, diario, balances de situación,
de sumas y saldos. Estas aplicaciones permiten a la empresa llevar los datos actualizados
para tener una toma de decisiones rápida.

Inconvenientes de los programas informáticos contabilidad

 Pérdida de datos. El uso de una contabilidad informatizada puede ocasionar serios

problemas a la empresa. Un ejemplo de ello sería la pérdida de datos debido a apagones,
virus, etc. Por lo que las empresas tienen la necesidad de protegerse ante este tipo de
situaciones.
 Coste elevado de programas informáticos. El coste de los programas informáticos de
contabilidad puede ser elevado para algunas empresas, teniendo en cuenta la obligación
de pago de una cuota inicial para la descarga e instalación del programa y en algunos casos
un pago recurrente de mantenimiento.

Programas informáticos de contabilidad.

Los programas de contabilidad han ido perfeccionando las funciones, ofreciendo así a los
empresarios múltiples beneficios de su uso. A la hora de decantarnos por un tipo de software
de contabilidad, la principal característica diferenciadora en dicha elección es el precio, aunque
también se tiene en cuenta otros factores, como el volumen de datos procesados por la
empresa.

Cada día las empresas dependen más de soluciones tecnológicas para el desarrollo de su
actividad profesional. Es por ello, que hoy en día, en el mercado existen una gran variedad de
paquetes informáticos orientados a realizar la gestión contable de una empresa.

Contasol. Programa gratuito diseñado para el control de la contabilidad. Se puede

Realizar la liquidación del IVA, presentar IRPF, cuentas anuales. Se ajusta a las diferentes
necesidades de las PYMES y asesorías fiscales.

OfiConta. Además de la Contabilidad General, OfiConta cuenta con módulos interconectados

entre sí dedicados a Contabilidad Financiera, Analítica, Fiscal, Presupuestaria, Inmovilizados y
Nóminas.

Sage. 50cloud. Software de administración comercial y contabilidad. Entre sus funciones está la
integración de contabilidad, facturación, gestión de compras y ventas y comunicación
bancaria. Además, dispone de un panel principal intuitivo y sencillo de utilizar.

Anfix. Programa de facturación online. Gracias a sus precios reducidos y planes variados es
idóneo para autónomos y pequeñas empresas. Dispone de una aplicación que permite
gestionar y mantenerte informado de lo que ocurre en el negocio en todo momento.
Registro contable.
El registro contable consiste en la anotación de los hechos económicos que suceden en la
empresa, una vez que han sido objeto de análisis, mediante el empleo de las cuentas y del
método de la partida doble.

¿Cuáles son los tipos de registros contables?

Tipos de registros contables

 El balance e inventario final.

 Los balances de sumas y saldos.

 La cuenta de resultados.

 Las cuentas anuales compuestas por el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y

Ganancias y Memoria.

 El estado de cambios en el patrimonio neto.

Características del registro contable

Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento
supone una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce
el pasivo; al egresar, pasa lo contrario.

Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y
una descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten
controlar el estado económico de la entidad.

Archivo de la información.
En informática, se conoce como archivo o fichero a un conjunto organizado de unidades de
información almacenados en un dispositivo. Se les denomina de esa manera como metáfora a
partir de los archivos tradicionales de oficina, escritos en papel, ya que vendrían a ser su
equivalente digital.

Dentro de los archivos existen paquetes pequeños de datos expresados en bits y que se
ordenan en registros o líneas, siendo individualmente distintos, pero con algún rasgo común.
El modo de agrupación de esta información depende de quién haga el archivo, por lo que
existen numerosas estructuras de archivo, más simples y complejas, que están más o menos
igualadas hoy día.

Cada archivo posee una identificación única o nombre, la cual puede ser modificada o asignada
a voluntad del usuario o del programador, y una extensión que determina qué tipo de archivo
es y qué funciones cumple. Usualmente ambos términos de su nombre están separados por un
punto.

¿Para qué sirve un archivo?

Los archivos pueden tener numerosas funciones. Desde simplemente contener información de
manera ordenada, como los archivos de texto, y permitir el acceso a ella por parte de
programas determinados, hasta archivos ejecutables que desencadenan cierta secuencia de
acciones que tienen como resultado una acción concreta.

Desde apagar el computador hasta iniciar un videojuego, todo lo que ocurre en un sistema
informático ocurre a través de archivos interconectados ejecutándose por turno en la memoria
del computador.

Formato de archivo

La manera en que la información se codifica y ordena dentro de los archivos se conoce como
formato, y responde a diversos estándares existentes. Dependiendo de dichos formatos habrá
compatibilidades o incompatibilidades a la hora de acceder a dicha información, ya que se
trata de una forma de distribución que responde a un patrón determinado.

Aplicaciones integradas.
Estos son programa o aplicación informática que trata los datos contables de una empresa
mediante métodos sistemáticos. Es decir, es un software cuyo objetivo nace de querer
simplificar y facilitar las tareas contables de una empresa o entidades similares.

Los procesos de aplicaciones integradas se pueden ejecutar de forma manual, automática tras
una condición de desencadenante o en función de un programa definido por el usuario.
Cuando un componente tiene varios procesos, la aplicación determina qué componentes se
ejecutarán y en qué orden.

Principales objetivos que nos podemos encontrar en este tipo de programas informáticos son:

Contabilizar todas las partidas contables de la empresa.

Agrupar con especial atención las facturas.

Control sobre las nóminas y los impuestos.

Análisis contable con datos históricos y recientes.

Análisis económico y financiero.

Generar informes y conclusiones según los datos recogidos.

Requisitos de instalación.
El software que vayamos a utilizar en nuestro ordenador necesita de unos requisitos, es decir,
unas condiciones para poder funcionar en nuestro equipo.

Los requisitos de instalación son una serie de componentes o valores de estos, para los que
está diseñado el software en cuestión y que son, los que debemos disponer en nuestro equipo
para un funcionamiento adecuado.

Cuando queramos utilizar un software (programa, juego, driver, etc.) en nuestro ordenador,
deberemos comprobar, incluso antes de realizar su descarga para instalarlo, los requisitos
mínimos que requiere esa aplicación para funcionar en nuestro equipo. (Instalar programas).
El objetivo de la contabilidad financiera es generar información útil y oportuna para la toma de
decisiones de usuarios externos e internos, además, controlar todas las operaciones
financieras realizadas por la entidad e informar sobre los efectos que las operaciones
practicadas han producido a las finanzas de la empresa.

Rutina de mantenimiento.
Una contabilidad adecuada es vital para la operación y ampliación de una empresa. Sin
ella, corre el riesgo de enfrentar problemas de flujo de caja, malgastar su dinero y
desperdiciar oportunidades de ampliación.

Al crear o actualizar su rutina contable, recuerde que el propósito de la contabilidad es

ayudarle a administrar su negocio y permitir que las autoridades tributarias evalúen
sus operaciones. En la medida que logre estos dos objetivos, esto puede y debe ser un
proceso sencillo.

Consulta de archivos
Nos referimos a consulta de un documento cuando el acceso al mismo esta admitido o
abierto. Para los archivos podemos encontrar dos tipos de consulta: consulta directa y
consulta indirecta. La consulta directa se produce cuando, la consulta es hecha sobre el
documento original que queremos.
Rutina de mantenimiento y consulta de archivo.
1. Añadir: Añade un registro nuevo al archivo. Haga un clic en el botón Añadir o bien
pulse Alt+A.
2. Duplicar: Hace una copia exacta de un registro existente. Duplica todos los campos del
archivo excepto el código (que en ningún caso se puede duplicar). Se visualizará la
ventana de detalle del registro dónde podrá modificarlo. Es muy útil cuando se añaden
registros con datos que se repiten (por ejemplo, artículos en los que sólo varía la
referencia, facturas de compras y gastos en las que sólo cambia la fecha y el precio,
clientes que cambian el nombre o el tipo de la sociedad, etc.).
3. Borrar: Borra el registro actual (el resaltado en la ventana de registros). Sitúese en el
registro a borrar y haga Clic en el botón Borrar o bien pulse Alt+B. Otra forma de
borrar un registro es pulsando la tecla suprimir en la rejilla de datos.
4. Nota: Antes de borrar un registro, el programa comprueba las relaciones con otros
archivos. Por ejemplo, no se permitirá borrar un cliente si en el archivo de facturas
existen facturas de este cliente. En el mantenimiento de facturas no existe esta opción,
solamente se pueden anular añadiendo una factura Rectificativa.
5. Modificar: Permite modificar los datos del registro actual. Sitúese en el registro a
modificar y haga Clic en el botón Modificar o bien pulse Alt+M. Se visualizará la
ventana de detalle del registro dónde podremos modificarlo. En el caso de las facturas,
sólo se podrán modificar aquellas que todavía no hayan sido emitidas (impresas en
papel o PDF).
6. Consultar: Muestra los datos del registro actual. Sitúese en el registro a consultar y
haga Clic en el botón Consultar o bien pulse Alt+M o haga doble Clic sobre el registro a
consultar. En el caso de clientes este botón se llama Suite ya que accede a la suite del
cliente en la que además de los datos del cliente podemos acceder a todos sus
documentos
7. Inicio: Marca (sobre ilumina) el registro del inicio del archivo.
8. Final: Marca el registro del final del archivo, siguiendo el orden por el que tengamos
ordenado el archivo.