Especialización en Gerencia de Proyectos

Universidad El Bosque

Proyecto
FASES DE DISEÑO Y DESARROLLO DE WEBINARS Y
CONVERSATORIOS 2022-I PARA LA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA
DE PROYECTOS Y MAESTRÍA EN GERENCIA ORGANIZACIONAL DE
PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD EL BOSQUE

Equipo del proyecto

Tania Liseth Arroyo Tafur
Luisa Fernanda Ardila Sánchez
Luisa Fernanda Pesellín García

Bogotá, Julio 2022

Tabla de contenido
Dedicatoria........................................................................................................................... 10
Agradecimientos ................................................................................................................... 11
Resumen ejecutivo ................................................................................................................ 12
Abstract ................................................................................................................................ 13
CAPÍTULO I - DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ........................................................................... 14
1.1 Descripción del proyecto ........................................................................................... 14
1.2 Objetivos principales del proyecto.............................................................................. 14
1.3 Justificación ............................................................................................................. 14
CAPÍTULO II - DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO .......................................................................... 16
2.1 Acta de constitución del proyecto .............................................................................. 16
2.2 Identificación de grupo de interesados ...................................................................... 25
CAPÍTULO III – PROCESOS DE PLANEACIÓN ........................................................................... 27
3.1 Plan de Gestión de la Configuración ........................................................................ 27
3.2 Plan de Gestión del Alcance ...................................................................................... 31
3.3 Plan de Gestión de Cronograma ................................................................................ 38
3.4 Plan de Gestión de Costos ......................................................................................... 45
3.5 Plan de Gestión de Calidad ....................................................................................... 53
3.6 Plan de Gestión de Recursos ..................................................................................... 58
3.7 Plan de Gestión de las Comunicaciones .................................................................... 66
3.8 Plan de Gestión de Riesgos ........................................................................................ 69
3.9 Plan de Gestión de Interesados.................................................................................. 74
3.10 Plan de Gestión de Adquisiciones .............................................................................. 77
3.11 Acta de cierre de la planeación .................................................................................. 81
CAPÍTULO IV – PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE ....................... 83
4.1 Informes de gestión de cambios del proyecto ............................................................. 83
4.2 Informes de avance del proyecto................................................................................ 88
4.3 Informe final del proyecto ........................................................................................152
4.4 Dashboard ...............................................................................................................197
4.5 Acta de cierre del proyecto .......................................................................................197
CAPÍTULO V – ANEXOS.........................................................................................................199
Tabla de tablas

Tabla 1. Datos del relevantes del proyecto ................................................................................... 16

Tabla 2. Patrocinador del proyecto ............................................................................................... 16
Tabla 3. Objetivo de alcance, cronograma, costo y calidad del proyecto ..................................... 19
Tabla 4. Cronograma hitos principales ......................................................................................... 21
Tabla 5. Presupuesto estimado del proyecto ................................................................................. 22
Tabla 6. Interesados del proyecto ................................................................................................. 22
Tabla 7. Asignación gerente del proyecto..................................................................................... 24
Tabla 8. Niveles de autoridad del proyecto .................................................................................. 24
Tabla 9. Recursos del proyecto ..................................................................................................... 24
Tabla 10. Matriz de interesados clasificación poder, influencia e interés .................................... 25
Tabla 11. Modelo de prominencia de los interesados ................................................................... 25
Tabla 12. Matriz de configuración ................................................................................................ 30
Tabla 13. Proceso control de cambios .......................................................................................... 31
Tabla 14. Rubros de costos ........................................................................................................... 48
Tabla 15. Tipo de recursos. ........................................................................................................... 49
Tabla 16. Condiciones de pago y facturación. .............................................................................. 49
Tabla 17. Programación de egresos o conciliación ....................................................................... 50
Tabla 18. Responsabilidades para la calidad del proyecto. .......................................................... 54
Tabla 19. Herramientas para alcanzar la calidad del proyecto. .................................................... 55
Tabla 20. Roles y responsabilidades. ............................................................................................ 63
Tabla 21. Métodos de desarrollo en equipo. ................................................................................. 65
Tabla 22. Criticidad de riesgos. .................................................................................................... 72
Tabla 23. Control de adquisiciones. .............................................................................................. 80
Tabla 24. Seguimiento de contratación. ........................................................................................ 80
Tabla 25. Cuatro sesiones publicadas de conversatorios. .......................................................... 153
Tabla 26. Evidencias siete sesiones de webinars. ....................................................................... 154
Tabla 27. Evidencias cuatro informes sesiones de conversatorios ............................................. 157
Tabla 28. Evidencias siete informes sesiones de webinars ......................................................... 158
Tabla 29. Evidencias pieza publicitarias de conversatorios ........................................................ 160
Tabla 30. Evidencias pieza publicitarias de webinars ................................................................. 161
Tabla 31. Evidencias plan promocional. ..................................................................................... 165
Tabla 32. Evidencias podcast publicadas en Spotify. ................................................................. 168
Tabla 33. Indicadores de gestión del proyecto............................................................................ 177
Tabla 34. Evidencias riesgo 8.1.1 cerrado/materializado. .......................................................... 181
Tabla 35. Evidencias riesgo 8.1.2 cerrado/materializado. .......................................................... 182
Tabla 36. Evidencias riesgo 8.1.7 nuevo/materializado. ............................................................ 184
Tabla 37. Evidencias riesgo 8.2.3 materializado. ....................................................................... 186
Tabla 38. Evidencias riesgo 8.2.3 materializado. ...................................................................... 187
Tabla 39. Evidencias riesgo 8.2.4 cerrado. ................................................................................. 187
Tabla 40. Evidencias riesgo 8.2.5 cerrado. ................................................................................. 189
Tabla 41. Evidencias riesgo 8.5.1 materializado. ....................................................................... 191
Tabla 42. Evidencias riesgo 8.9.3 materializado. ....................................................................... 193
Tabla 43. Consolidación estado de riesgos. ................................................................................ 194
Tabla de figuras

Figura 1. Estructura de cronograma .............................................................................................. 42

Figura 2. Estructura del presupuesto ............................................................................................. 47
Figura 3. Curva S. ......................................................................................................................... 51
Figura 4. Curva S .......................................................................................................................... 51
Figura 5. Tablero de control.......................................................................................................... 52
Figura 6. Control de calidad.......................................................................................................... 57
Figura 7. EDT. .............................................................................................................................. 61
Figura 8. OBS. .............................................................................................................................. 62
Figura 9. Acta de aprobación y cierre de planeación detallada. ................................................... 81
Figura 10. Solicitud de cambio No. 1 ........................................................................................... 83
Figura 11. Solicitud de cambio No. 2. .......................................................................................... 84
Figura 12.Solicitud de cambio No. 3. ........................................................................................... 85
Figura 13. Solicitud de cambio No. 4. .......................................................................................... 86
Figura 14. Solicitud de cambio No. 5. .......................................................................................... 87
Figura 15. Portada general para informes de seguimiento para conversatorios. .......................... 88
Figura 16. Índice general para todos los informes. ....................................................................... 89
Figura 17. Última diapositiva de todos los informes de seguimiento para conversatorios........... 89
Figura 18. Primer informe conversatorio Parte 1.......................................................................... 90
Figura 19. Primer informe conversatorio Parte 2.......................................................................... 90
Figura 20. Primer informe conversatorio Parte 3.......................................................................... 91
Figura 21. Primer informe conversatorio Parte 4.......................................................................... 91
Figura 22. Primer informe conversatorio Parte 5.......................................................................... 92
Figura 23. Primer informe conversatorio Parte 6.......................................................................... 92
Figura 24. Segundo informe conversatorio Parte 1. ..................................................................... 93
Figura 25. Segundo informe conversatorio Parte 2. ..................................................................... 93
Figura 26. Segundo informe conversatorio Parte 3. ..................................................................... 94
Figura 27. Segundo informe conversatorio Parte 4. ..................................................................... 94
Figura 28. Segundo informe conversatorio Parte 5. ..................................................................... 95
Figura 29. Segundo informe conversatorio Parte 6. ..................................................................... 95
Figura 30. Segundo informe conversatorio Parte 7. ..................................................................... 96
Figura 31. Tercer informe conversatorio Parte 1. ......................................................................... 96
Figura 32. Tercer informe conversatorio Parte 2. ......................................................................... 97
Figura 33. Tercer informe conversatorio Parte 3. ......................................................................... 97
Figura 34. Tercer informe conversatorio Parte 4. ......................................................................... 98
Figura 35. Tercer informe conversatorio Parte 5. ......................................................................... 98
Figura 36. Tercer informe conversatorio Parte 6. ......................................................................... 99
Figura 37. Tercer informe conversatorio Parte 7. ......................................................................... 99
Figura 38. Tercer informe conversatorio Parte 8. ....................................................................... 100
Figura 39. Cuarto informe conversatorio Parte 1........................................................................ 100
Figura 40. Cuarto informe conversatorio Parte 2........................................................................ 101
Figura 41. Cuarto informe conversatorio Parte 3........................................................................ 101
Figura 42. Cuarto informe conversatorio Parte 4........................................................................ 102
Figura 43. Cuarto informe conversatorio Parte 5........................................................................ 102
Figura 44. Cuarto informe conversatorio Parte 6........................................................................ 103
Figura 45. Cuarto informe conversatorio Parte 7........................................................................ 103
Figura 46. Cuarto informe conversatorio Parte 8........................................................................ 104
Figura 47.Portada general para informes de seguimiento para webinars. .................................. 105
Figura 48. Índice general para todos los informes. ..................................................................... 105
Figura 49. Última diapositiva de todos los informes de seguimiento para webinars. ................ 106
. Figura 50. Primer informe webinar Parte 1. ............................................................................ 106
Figura 51. Primer informe webinar Parte 2. .............................................................................. 107
Figura 52. Primer informe webinar Parte 3. ............................................................................... 107
Figura 53. Primer informe webinar Parte 4. ............................................................................... 108
Figura 54. Primer informe webinar Parte 5. ............................................................................... 108
Figura 55. Primer informe webinar Parte 6. ............................................................................... 109
Figura 56. Primer informe webinar Parte 7. ............................................................................... 109
Figura 57. Segundo informe webinar Parte 1. ............................................................................ 110
Figura 58. Segundo informe webinar Parte 2. ............................................................................ 110
Figura 59. Segundo informe webinar Parte3. ............................................................................. 111
Figura 60. Segundo informe webinar Parte 4. ............................................................................ 111
Figura 61. Segundo informe webinar Parte 5. ............................................................................ 112
Figura 62. Segundo informe webinar Parte6. ............................................................................. 112
Figura 63. Segundo informe webinar Parte 7. ............................................................................ 113
Figura 64. Segundo informe webinar Parte 8. ............................................................................ 113
Figura 65. Tercer informe webinar Parte 1. .............................................................................. 114
Figura 66. Tercer informe webinar Parte 2. ............................................................................... 114
Figura 67. Tercer informe webinar Parte 3. ............................................................................... 115
Figura 68. Tercer informe webinar Parte 4. ................................................................................ 115
Figura 69. Tercer informe webinar Parte 5. ................................................................................ 116
Figura 70. Tercer informe webinar Parte 6. ................................................................................ 116
Figura 71. Tercer informe webinar Parte 7. ................................................................................ 117
Figura 72. Tercer informe webinar Parte 8. ................................................................................ 117
Figura 73. Cuarto informe webinar Parte 1 ................................................................................ 118
Figura 74. Cuarto informe webinar Parte 2. ............................................................................... 118
Figura 75. Cuarto informe webinar Parte 3. ............................................................................... 119
Figura 76. Cuarto informe webinar Parte 4. ............................................................................... 119
Figura 77. Cuarto informe webinar Parte 5. ............................................................................... 120
Figura 78. Cuarto informe webinar Parte 6. ............................................................................... 120
Figura 79. Cuarto informe webinar Parte 7. ............................................................................... 121
Figura 80. Cuarto informe webinar Parte 8. ............................................................................... 121
Figura 81. Quinto informe webinar Parte 1. ............................................................................... 122
Figura 82. Quinto informe webinar Parte 2. ............................................................................... 122
Figura 83. Quinto informe webinar Parte 3. ............................................................................... 123
Figura 84. Quinto informe webinar Parte 4. ............................................................................... 123
Figura 85. Quinto informe webinar Parte 5. ............................................................................... 124
Figura 86. Quinto informe webinar Parte 6. ............................................................................... 124
Figura 87. Quinto informe webinar Parte 7. ............................................................................... 125
Figura 88. Quinto informe webinar Parte 8. ............................................................................... 125
Figura 89. Sexto informe webinar Parte 1 .................................................................................. 126
Figura 90. Sexto informe webinar Parte 2. ................................................................................. 126
Figura 91. Sexto informe webinar Parte 3. ................................................................................. 127
Figura 92. Sexto informe webinar Parte 4. ................................................................................. 127
Figura 93. Sexto informe webinar Parte 5. ................................................................................. 128
Figura 94. Sexto informe webinar Parte 6. ................................................................................. 128
Figura 95. Sexto informe webinar Parte 7. ................................................................................. 129
Figura 96. Sexto informe webinar Parte 8. ................................................................................. 129
Figura 97. Séptimo informe webinar Parte 1 .............................................................................. 130
Figura 98. Séptimo informe webinar Parte 2. ............................................................................. 130
Figura 99. Séptimo informe webinar Parte 3. ............................................................................. 131
Figura 100. Séptimo informe webinar Parte 4. ........................................................................... 131
Figura 101. Séptimo informe webinar Parte 5. ........................................................................... 132
Figura 102. Séptimo informe webinar Parte 6. ........................................................................... 132
Figura 103. Séptimo informe webinar Parte 7. ........................................................................... 133
Figura 104. Séptimo informe webinar Parte 8. ........................................................................... 133
Figura 105. Primer informe de gerencia Parte 1. ........................................................................ 134
Figura 106. Primer informe de gerencia Parte 2. ........................................................................ 135
Figura 107. Primer informe de gerencia Parte 3. ........................................................................ 135
Figura 108. Primer informe de gerencia Parte 4. ........................................................................ 136
Figura 109. Primer informe de gerencia Parte 5. ........................................................................ 136
Figura 110. Primer informe de gerencia Parte 6. ........................................................................ 137
Figura 111. Primer informe de gerencia Parte 7. ........................................................................ 137
Figura 112. Primer informe de gerencia Parte 8. ........................................................................ 138
Figura 113. Primer informe de gerencia Parte 9. ........................................................................ 138
Figura 114. Primer informe de gerencia Parte 10. ...................................................................... 139
Figura 115. Primer informe de gerencia Parte 11. ...................................................................... 139
Figura 116. Primer informe de gerencia Parte 12. ...................................................................... 140
Figura 117. Primer informe de gerencia Parte 13. ...................................................................... 140
Figura 118. Segundo informe de gerencia Parte 1. ..................................................................... 141
Figura 119. Segundo informe de gerencia Parte 2. ..................................................................... 141
Figura 120. Segundo informe de gerencia Parte 3. ..................................................................... 142
Figura 121. Segundo informe de gerencia Parte 4 ...................................................................... 142
Figura 122. Segundo informe de gerencia Parte 5 ...................................................................... 143
Figura 123. Segundo informe de gerencia Parte 6 ...................................................................... 143
Figura 124. Segundo informe de gerencia Parte 7 ...................................................................... 144
Figura 125. Segundo informe de gerencia Parte 8 ...................................................................... 144
Figura 126. Segundo informe de gerencia Parte 9 ...................................................................... 145
Figura 127. Segundo informe de gerencia Parte 10 .................................................................... 145
Figura 128. Segundo informe de gerencia Parte 11 .................................................................... 146
Figura 129. Segundo informe de gerencia Parte 12 .................................................................... 146
Figura 130. Segundo informe de gerencia Parte 13 .................................................................... 147
Figura 131. Segundo informe de gerencia Parte 14 .................................................................... 147
Figura 132. Segundo informe de gerencia Parte 15 .................................................................... 148
Figura 133. Segundo informe de gerencia Parte 16 .................................................................... 148
Figura 134. Segundo informe de gerencia Parte 17 .................................................................... 149
Figura 135. Segundo informe de gerencia Parte 18 .................................................................... 149
Figura 136. Segundo informe de gerencia Parte 19 .................................................................... 150
Figura 137. Segundo informe de gerencia Parte 20 .................................................................... 150
Figura 138. Segundo informe de gerencia Parte 21 .................................................................... 151
Figura 139. Segundo informe de gerencia Parte 22 .................................................................... 151
Figura 140. Segundo informe de gerencia Parte 23 .................................................................... 152
Figura 141. Diseño de encuesta de satisfacción. ........................................................................ 163
Figura 142. Diseño de encuesta de satisfacción.......................................................................... 164
Figura 143. Diseño de cortinilla conversatorios. ........................................................................ 167
Figura 144. Diseño de cortinilla webinars. ................................................................................. 167
Figura 145. Control de cambios del proyecto. ............................................................................ 169
Figura 146. EDT en la etapa de planeación del proyecto. .......................................................... 170
Figura 147. EDT posterior a las solicitudes de cambio. ............................................................. 171
Figura 148. Ruta crítica planeación. ........................................................................................... 172
Figura 149. Fast Tracking para adelantar actividades de podcast. ............................................. 173
Figura 150. Seguimiento y control de indicadores del proyecto. ............................................... 174
Figura 151. Estados indicadores de gestión. ............................................................................... 175
Figura 152. Curva S comparativa PV, AC y EV. ....................................................................... 176
Figura 153. Seguimiento mensual indicadores de gestión del proyecto. ................................... 178
Figura 154. Tablero de control indicadores de gestión del proyecto. ......................................... 178
Figura 155. Comportamiento de los riesgos. .............................................................................. 180
Figura 156. Consolidación estados de riesgos. ........................................................................... 194
Figura 157. Asignación de recursos de la gestión de reserva. .................................................... 195
Dedicatoria
Este trabajo está dedicado a Dios y principalmente nuestras familias, quienes creyeron
incondicionalmente en nosotras y nos acompañaron y apoyaron a lo largo de este maravilloso
proceso de aprendizaje, siempre brindándonos su amor, sabiduría, comprensión y sobre todo por
habernos inculcado esa fortaleza que nos permitió alcanzar nuestros objetivos.

A ellos con todo nuestro amor.

Agradecimientos
Gracias de todo corazón a las personas que confiaron en nosotras, las que nos apoyaron en los
buenos y malos momentos, las personas que nos guiaron y nos dieron la posibilidad de aprender
de ellos no solo a ser buenas profesionales sino buenas personas que es lo más importante. Gracias
a todas las personas que hicieron parte de este increíble proyecto que nos llena de orgullo y
satisfacción por el deber cumplido; en ocasiones vimos la culminación de este recorrido como una
tarea titánica y de mucho esfuerzo y sacrificio, sin embargo, siempre contamos con personas
maravillosas que fueron nuestro soporte y aliento.

Muchas gracias padres, porque sin ustedes y su esfuerzo nada de esto sería posible, por eso
y más queremos darles las gracias.
Resumen ejecutivo
La Universidad El Bosque, institución educativa con más de 44 años de trayectoria y una de las
mejores instituciones educativas del país, junto con su facultad de ingeniería impulsan proyectos
con el fin de mantener su ranking, fortaleciendo la educación a través del esfuerzo, compromiso y
la disciplina para lograr egresados altamente competitivos en el mercado laboral.

Por tal motivo, el presente trabajo tiene directa relación con la especialización en gerencia de
proyectos, siendo este postgrado el único Programa de Gerencia de Proyectos en Colombia con
Acreditación Internacional de Alta Calidad, otorgada por el Global Acreditación Center, GAC®,
del PMI®, y los terceros en toda Suramérica con esta distinción, y la maestría en gerencia
organizacional de proyectos, un nuevo postgrado para la institución, con el fin de llegar y mantener
en esta posición y, dar a conocer el nuevo programa académico de maestría el director del
programa creo estrategias que involucraran al cuerpo docente y estudiantil para que con ayuda del
PMI se llevaran a cabo sesiones virtuales de webinars y converstorios semestralmente, en relación
a los webinars, hay una estrecha relación con el capítulo de Bogotá del PMI, lo que fortalece el
interés en aspirantes, estudiantes, egresados e interesados en la gerencia de proyectos, a su vez los
conversatorios son encuentros llamativos para que los estudiantes que ya están realizado la
especialización en gerencia de proyectos quieran seguir el curso académico homologando y
recibiendo su título de magister en gerencia organizacional de proyectos.

Conforme a lo anterior, para este periodo académico 2022-I se llevó a cabo el proyecto “FASES
DE DISEÑO Y DESARROLLO DE WEBINARS Y CONVERSATORIOS 2022-I PARA LA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS Y MAESTRÍA EN GERENCIA
ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD EL BOSQUE”, dejando como
resultado 7 videos publicados en el canal de YouTube de la universidad el bosque y 4 podcast
publicados en Spotify, y, a su vez satisfacción en los asistentes en cada uno de los encuentros
realizados, puesto que los temas relacionados en las sesiones fueron de impacto para mejorar y
actualizar su conocimiento en relación a la gerencia de proyectos, por otra parte, es importante
mencionar a los expositores, quienes tienen una gran experiencia a lo largo de sus años en su
trayectoria laboral, lo que ayudo para que cada encuentro fuera exitoso y quedaran excelentes
comentarios de cada uno de ellos.
Abstract
The Universidad El Bosque, an educational institution with more than 44 years of experience and
one of the best educational institutions in the country, together with its engineering faculty,
promote projects in order to maintain its ranking, strengthening education through effort,
commitment and the discipline to achieve highly competitive graduates in the labor market.

For this reason, the present work is directly related to the specialization in project management,
this being the only Project Management Program in Colombia with High Quality International
Accreditation, granted by the Global Accreditation Center, GAC®, of the PMI® , and the third in
all of South America with this distinction, and the master's degree in organizational project
management, a new postgraduate degree for the institution, in order to reach and maintain this
position and, to publicize the new academic master's program the director of the program, I created
strategies that would involve the teaching and student body so that, with the help of the PMI,
virtual sessions of webinars and conversations could be held every six months, in relation to the
webinars, there is a close relationship with the Bogotá chapter of the PMI, which strengthens the
interest in applicants, students, graduates and those interested in project management, in turn the
talks are striking meetings s so that students who have already completed the specialization in
project management want to continue the academic course by homologating and receiving their
master's degree in organizational project management.

In accordance with the above, for this academic period 2022-I, the project " FASES DE DISEÑO
Y DESARROLLO DE WEBINARS Y CONVERSATORIOS 2022-I PARA LA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS Y MAESTRÍA EN GERENCIA
ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD EL BOSQUE " was carried
out. ”, leaving as a result 7 videos published on the Universidad El Bosque YouTube channel and
4 podcasts published on Spotify, and, in turn, satisfaction in the attendees in each of the meetings
held, since the topics related in the sessions They had an impact to improve and update their
knowledge in relation to project management, on the other hand, it is important to mention the
exhibitors, who have great experience throughout their years in their work career, which helped so
that each meeting was successful and there will be excellent comments from each of them.
 CAPÍTULO I - DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
1.1 Descripción del proyecto

El desarrollo del proyecto “Fases de diseño y desarrollo de webinars y conversatorios 2022-I para
la especialización en gerencia de proyectos y maestría en gerencia organizacional de proyectos
de la Universidad El Bosque” tiene el fin de brindar diferentes espacios para ofrecer nuevos
conocimientos o la actualización de ellos en temas de gerencia de proyectos a personas
interesadas que hagan parte de la comunidad de la universidad o sean externos de ella. Asimismo,
se busca llegar a un mayor público yasí lograr reconocer los programas de gerencia de proyectos
de la universidad.

Para esto se realizarán 7 sesiones de webinars virtuales con promoción y 7 sesiones de

conversatorios virtuales con promoción, para la Especialización en Gerencia de Proyectosy la
Maestría en Gerencia Organizacional de Proyectos, respectivamente. Puesto que los encuentros
virtuales son herramientas útiles para compartir conocimiento de cualquier tipo de información,
no obstante, es la metodología más usada con mayor frecuencia hoy día, ya que la pandemia del
virus COVID-19 que enfrenta el mundo nos ha impedido estar en la completa presencialidad,
siendo las instituciones educativas uno de los sectores más afectados por la emergencia sanitaria,
es por esto que la institución implementa estrategias para incrementar el ingreso en un 10 %
de estudiantes a la especialización en gerencia de proyecto y a la maestría en gerencia
organizacional de proyectos, ya que la pandemia ha permitido que muchos estudiantes pierdan
oportunidades laborales y con esto la posibilidad de ingresar a programas académicos.

1.2 Objetivos principales del proyecto

1.3 Justificación

La Universidad El Bosque es una institución de educación superior, se encuentra en el primer

puesto del ranking de Times Higher Education (THE) en la ODS3 y de quinto puesto entre las 18
de universidades de Colombia. Ofrece diferentes programas de pregrado y postgrado, desde 1977.
Entre los programas de postgrado que ofrecen, se destaca la Especialización en Gerencia de
Proyectos con Acreditación Internacional de Alta Calidad, concedido por el Global Accreditation
Center, GAC®, del PMI®. Por medio de esta especialización, la universidad ha iniciado su nuevo
programa Maestría en Gerencia Organizacional de Proyectos.
En consecuencia, se crean espacios de webinars y conversatorios; los webinars sonespacios de
conferencias virtuales en los que se comparten temas de interés de la especialización, brinda la
oportunidad de interactuar con el conferencista con preguntas ycomentarios; por parte de los
conversatorios, son una herramienta accesible y práctica que permite desde cualquier lugar del
mundo asistir a los encuentros sincrónicos y de esta manera informarse de los beneficios que
presenta al escoger dichos programasacadémicos. Asimismo, es también una oportunidad para
aumentar la formación de los estudiantes que ya se encuentran vinculados a los programas
académicos de postgrado dela facultad de ingeniería. Desde luego, estos espacios son evidencias
importantes para que le den a la Universidad El bosque nuevamente la Acreditación con la que
cuenta hasta el momento, por tal motivo la creación de estos encuentros sincrónicos se debe seguir
ejecutando.
Al incluir este programa se requieren nuevos medios y productos de divulgación que den a
conocer el contenido y las oportunidades que representa la inscripción en el mismo. A partir de
esto, desde la facultad de Ingeniería de la universidad se originan estrategias para desarrollar
espacios de conocimiento para todas aquellas personas interesadas en la Gerencia de Proyectos.
Aprovechando que en Colombia este campo no ha sido debidamente explotado y difundido. Se
crean espacios de webinars y conversatorios; los webinars son espacios de conferencias virtuales
en los que se comparten temas de interés de la especialización, brinda la oportunidad de
interactuar con el conferencista con preguntas y comentarios;por parte de los conversatorios,
son una herramienta accesible y práctica que permite desde cualquier lugar del mundo asistir a
los encuentros sincrónicos y de esta manera informarse de los beneficios que presenta al escoger
dichos programas académicos. Asimismo, es también una oportunidad para aumentar la
formación de los estudiantes que ya se encuentran vinculados a los programas académicos de
posgrado de la facultad de ingeniería. Desde luego, estos espacios son evidencias importantes
para que le den a laUniversidad El bosque nuevamente la Acreditación con la que cuenta hasta el
momento, por tal motivo la creación de estos encuentros sincrónicos se debe seguir ejecutando.
 CAPÍTULO II - DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
2.1 Acta de constitución del proyecto

2.1.1 Información del proyecto

2.1.1.1 Datos
Tabla 1. Datos del relevantes del proyecto

Empresa Universidad El Bosque

Fases de diseño y desarrollo de webinars y
conversatorios 2022-I para la especialización en gerencia
Proyecto
de proyectos y maestría en gerencia organizacional de
proyectos de la Universidad El Bosque
Fecha de inicio Septiembre 2021
Programa de Especialización en Gerencia de Proyectos y
Cliente
Maestría Organizacional en Gerencia de Proyectos
Patrocinador principal
Jorge Alberto Osorio Villa
(sponsor)
Gerente del proyecto Tania Liseth Arroyo Tafur

2.1.1.2 Patrocinador / Patrocinadores

Tabla 2. Patrocinador del proyecto

Nombre Cargo División Organización

Programa de Universidad El
Jorge Alberto
Director de carrera Especialización de Bosque
Osorio Villa
Gerencia de Proyectos

2.1.2 Propósito y justificación del proyecto

La Universidad El Bosque es una institución de educación superior, se encuentra en el primer

puesto del ranking de Times Higher Education (THE) en la ODS3 y de quinto puesto entre las 18
de universidades de Colombia. Ofrece diferentes programas de pregrado y postgrado, desde 1977.
Entre los programas de postgrado que ofrecen, se destaca la Especialización en Gerencia de
Proyectos con Acreditación Internacional de Alta Calidad, concedido por el Global Accreditation
Center, GAC®, del PMI®. Por medio de esta especialización, la universidad ha iniciado su nuevo
programa Maestría en Gerencia Organizacional de Proyectos.
En consecuencia, se crean espacios de webinars y conversatorios; los webinars sonespacios de
conferencias virtuales en los que se comparten temas de interés de la especialización, brinda la
oportunidad de interactuar con el conferencista con preguntas ycomentarios; por parte de los
conversatorios, son una herramienta accesible y práctica que permite desde cualquier lugar del
mundo asistir a los encuentros sincrónicos y de esta manera informarse de los beneficios que
presenta al escoger dichos programasacadémicos. Asimismo, es también una oportunidad para
aumentar la formación de los estudiantes que ya se encuentran vinculados a los programas
académicos de postgrado dela facultad de ingeniería. Desde luego, estos espacios son evidencias
importantes para que le den a la Universidad El bosque nuevamente la Acreditación con la que
cuenta hasta el momento, por tal motivo la creación de estos encuentros sincrónicos se debe seguir
ejecutando.
Al incluir este programa se requieren nuevos medios y productos de divulgación que den a
conocer el contenido y las oportunidades que representa la inscripción en el mismo. A partir de
esto, desde la facultad de Ingeniería de la universidad se originan estrategias para desarrollar
espacios de conocimiento para todas aquellas personas interesadas en la Gerencia de Proyectos.
Aprovechando que en Colombia este campo no ha sido debidamente explotado y difundido. Se
crean espacios de webinars y conversatorios; los webinars son espacios de conferencias virtuales
en los que se comparten temas de interés de la especialización, brinda la oportunidad de
interactuar con el conferencista con preguntas y comentarios;por parte de los conversatorios,
son una herramienta accesible y práctica que permite desde cualquier lugar del mundo asistir a
los encuentros sincrónicos y de esta manera informarse de los beneficios que presenta al escoger
dichos programas académicos. Asimismo, es también una oportunidad para aumentar la
formación de los estudiantes que ya se encuentran vinculados a los programas académicos de
posgrado de la facultad de ingeniería. Desde luego, estos espacios son evidencias importantes
para que le den a laUniversidad El bosque nuevamente la Acreditación con la que cuenta hasta el
momento, por tal motivo la creación de estos encuentros sincrónicos se debe seguir ejecutando.

2.1.3 Descripción del proyecto y principales entregables

El desarrollo del proyecto “Fases de diseño y desarrollo de webinars y conversatorios 2022-I para
la especialización en gerencia de proyectos y maestría en gerencia organizacional de proyectos
de la Universidad El Bosque” tiene el fin de brindar diferentes espacios para ofrecer nuevos
conocimientos o la actualización de ellos en temas de gerencia de proyectos a personas
interesadas que hagan parte de la comunidad de la universidad o sean externos de ella. Asimismo,
se busca llegar a un mayor público yasí lograr reconocer los programas de gerencia de proyectos
de la universidad.

Para esto se realizarán 7 sesiones de webinars virtuales con promoción y 7 sesiones de

conversatorios virtuales con promoción, para la Especialización en Gerencia de Proyectosy la
Maestría en Gerencia Organizacional de Proyectos, respectivamente. Puesto que los encuentros
virtuales son herramientas útiles para compartir conocimiento de cualquier tipo de información,
no obstante, es la metodología más usada con mayor frecuencia hoy día, ya que la pandemia del
virus COVID-19 que enfrenta el mundo nos ha impedido estar en la completa presencialidad,
siendo las instituciones educativas uno de los sectores más afectados por la emergencia sanitaria,
es por esto que la institución implementa estrategias para incrementar el ingreso en un 10 %
de estudiantes a la especialización en gerencia de proyecto y a la maestría en gerencia
organizacional de proyectos, ya que la pandemia ha permitido que muchos estudiantes pierdan
oportunidades laborales y con esto la posibilidad de ingresar a programas académicos.

2.1.4 Requerimientos de alto nivel

2.1.4.1 Requerimientos del producto

• Las grabaciones deben tener una cortinilla de entrada con el logotipo de laUniversidad,
logotipo de la Especialización, nombre del webinar o conversatorio,fecha, nombre del
docente, y una cortinilla de cierre.
• Los videos deben ser editados de tal manera que se eliminen silencios al inicio dela
sesión.
• Se debe captar la mayor cantidad de personas a los webinars y conversatorios conel
material promocional que se compartirá por medio de redes sociales de la Universidad y
el programa.
• Se deben invitar a los estudiantes a los conversatorios por medio del correo institucional.
• Se debe contar con un cronograma de webinars y conversatorios, e informar a los
expositores de los horarios establecidos.
• Las sesiones deben contar con un moderador.
• Las grabaciones deben ser en HD (1280 x 720 píxeles).
• Las grabaciones deben tener calidad de sonido, es decir, evitar espacios sinsonido de más
de 8 segundos.
 • Las grabaciones deben tener calidad en la interacción, es decir, que deben tener todo el
tiempo movimiento en la pantalla, se debe ver la cara del docente o algún elemento
proyectado y nunca se puede quedar la pantalla en negro.
• Al finalizar cada una de las sesiones de webinars y conversatorios se debe entregar
informes, los cuales serán revisados por el patrocinador.
• Los webinars y conversatorios deben durar una hora.
• Los webinars y conversatorios deben ser grabados.
• Los audios de los conversatorios serán convertidos en formato podcast.
• Los podcasts deben tener una cortinilla con música de entrada al principio del episodio,
con introducción en el que debe mencionarse el nombre del podcast y moderador, debe
ser manejado por una voz femenina.

2.1.4.2 Requerimientos del proyecto

• Se debe ejecutar el proyecto durante el semestre 1 – 2022

• Se deben realizar las sesiones en la plataforma establecida por la facultad deingeniería.
• La documentación del proyecto debe ser aprobada por el Sponsor del proyecto.
• El patrocinador avala la calidad de los entregables.
• Inclusión de los logotipos institucionales.
• Se debe contar con la participación de los profesores y expositores expertos
• Se deben realizar invitaciones a los estudiantes por medio del correoinstitucional
únicamente.
• Se debe realizar promoción a los webinars y conversatorios por medio de lasredes de la
universidad.

2.1.5 Objetivos
Tabla 3. Objetivo de alcance, cronograma, costo y calidad del proyecto

Objetivo Indicador de éxito

Alcance
Realizar 7 webinars para primer semestre del
año 2022 Desarrollar la totalidad de las
Realizar 7 conversatorios durante el primer entregables propuestas
semestre del 2022
Cronograma (tiempo)
 Realizar 7 sesiones de webinars y 7 sesiones de
Concluir el proyecto para 31 de mayo
conversatorios que deben terminar el 31 de
del 2022
mayo del año 2022
Costo
Ejecutar el proyecto con un costo de $
25.000.000 m/cte, sin superar desviación del No exceder el presupuesto asigno
5%
Calidad
Cumplir con los requerimientos del proyecto y
Cumplir el 100% de los requerimientos
de producto para el primer semestre del año
del proyecto y producto
2022

2.1.6 Premisas
• La información del proyecto debe ser manejada exclusivamente con fines académicos.
• La información del proyecto es confidencial y es propiedad intelectual de laUniversidad
El Bosque.
• Los webinars deben ser dictados por personas externas al programa.
• Los conversatorios y webinars son diseñados y desarrollados para el público en general,
pueden participar personas externas e internas de la Universidad.

2.1.7 Restricciones
• La planificación del cronograma debe ser en decisión conjunta con el patrocinador.
• El patrocinador es el encargado de decidir las temáticas y expositores encargados de
cada sesión de webinars y conversatorios.
• El presupuesto del proyecto está sujeto al apoyo financiero que designe la UniversidadEl
Bosque para la ejecución de este.
• Los profesores deben participar activamente en los webinars y conversatorios, además
deben proporcionar la información requerida para su correcta ejecución.

2.1.8 Riesgos iniciales de alto nivel

• Perder el control u orden de las sesiones por generar una alta cifra de participantes en
las sesiones.
• Incumplir (cancelar o retrasar) por parte del expositor alguna sesión.
 • Presentar desinterés en asistir o en el desarrollo de las sesiones de parte del público
objetivo.
• Presencia de fallas técnicas, que no permitan completar la temática de la sesión.
• Retraso de publicidad según lo planteado en el cronograma.
• Enviar publicidad a correos erróneos o que los correos no lleguen o lleguen a la
bandeja de “spam”.
• No llenar o llenar incorrectamente las encuestas de satisfacción por parte de el público
interesado.
• Abandono de la especialización por parte de algún miembro del equipo del proyecto.
• Detener las actividades o avance del proyecto por falta de aval por parte del
patrocinador.
• No llenar las expectativas y requisitos por parte del PMI.
• Cancelación de alianza entre la Universidad y el PMI.
• Retraso de publicidad según lo planteado en el cronograma.
• Cancelación del evento por parte del patrocinador.
• Inasistencia por parte de moderador sin previo aviso.
• Retraso por parte de patrocinador para enviar al equipo de trabajo la cortinilla para los
podcasts.
• Presencia de fallas con las encuestas de satisfacción.

2.1.9 Cronograma de hitos principales

Tabla 4. Cronograma hitos principales

Hito Fecha tope

Inicio de proyecto Septiembre 2021
Planificación de alcance, tiempo y costo del proyecto Noviembre 2021
Planificación de recursos, calidad, comunicaciones, riesgos,
Noviembre 2021
adquisiciones e interesados
Inicio de la fase de diseño Noviembre 2021
Agenda y encuestas de webinars y conversatorios Febrero 2022
Diseño de publicidad y correos promocionales aprobados Febrero 2022
Inicio de fase de desarrollo Junio 2022
Grabaciones de webinars y conversatorios desarrollados Junio 2022
Informes de webinars y conversatorios entregados Junio 2022
Correos promocionales enviados en su totalidad Junio 2022
 Publicaciones en redes sociales de los webinars culminados Junio 2022
Fin del proyecto Junio 2022

2.1.10 Presupuesto estimado

Tabla 5. Presupuesto estimado del proyecto

Concepto Monto (COP)

Gerencia de proyectos $ 6.400.000
Recopilación de información $ 2.200.000
Diseño del proyecto $ 2.300.000
Desarrollo del proyecto $ 7.000.000
Informes del proyecto $ 3.400.000
Cierre del proyecto $ 3.700.000
Total $ 25.000.000

2.1.11 Lista de Interesados (stakeholders)

Tabla 6. Interesados del proyecto

Nombre Rol División Organización

Programa de
Jorge Alberto Universidad El
Patrocinador Especialización de
Osorio Villa Bosque
Gerencia de Proyectos
Programa de
Tania Liseth Gerente del Universidad El
Especialización de
Arroyo Tafur proyecto Bosque
Gerencia de Proyectos
Programa de
Luisa Fernanda Equipo del Universidad El
Especialización de
Ardila Sánchez proyecto Bosque
Gerencia de Proyectos
Programa de
Luisa Fernanda Equipo del Universidad El
Especialización de
Pesellín García proyecto Bosque
Gerencia de Proyectos
 Beneficiarios de
Público en Externos e internos a la Universidad El
webinars y
general Universidad Bosque y otros
conversatorios
Realizan webinars Externos e internos a la Universidad El
Expositores
y conversatorios Universidad Bosque y otros
Soporte con Universidad El
Juan Carlos Caro Departamento TIC
plataformas Bosque
Luisa Fernanda Diseña material Universidad El
Universidad El Bosque
Patiño promocional Boque
Directora administrativa y
Ingrid Paola
Consultor Externo financiera – PMI Bogotá PMI
Cardozo
Colombia

2.1.12 Requisitos de aprobación del proyecto

2.1.12.1 Entregables

• Actas o informes de cada sesión de webinars.

• Actas o informes de cada sesión de conversatorios.
• Grabaciones de sesiones de webinars y conversatorios y hacer envío de cada una al
patrocinador para la publicación de cada uno de estos.
• Podcasts de conversatorios.
• Publicidad por medios virtuales de webinars y conversatorios.
• Invitaciones virtuales por medio de correo electrónico a estudiantes.

2.1.12.2 Exclusiones
• El equipo de proyecto no se encarga de realizar los webinars o conversatorios. Los
realiza el patrocinador y las personas invitadas porél.
• Se realiza publicidad y promociones virtuales. No incluye material físico.
• El equipo del proyecto no tendrá acceso directo a los perfiles sociales (YouTube, spotify,
entre otros).
• El equipo del proyecto no realiza las presentaciones ni los ítems del temaa desarrollar
por parte de los expositores. Cada expositor se encarga de desarrollar su tema y
presentación.
 • El equipo del proyecto no se encarga de contratación o compras deelementos o
servicios para el desarrollo del proyecto.

2.1.13 Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

2.1.13.1 Gerente del proyecto

Tabla 7. Asignación gerente del proyecto

Nombre Rol División Organización

Programa de
Tania Liseth Gerente del Universidad El
Especialización de
Arroyo Tafur proyecto Bosque
Gerencia de Proyectos

2.1.13.2 Niveles de autoridad

Tabla 8. Niveles de autoridad del proyecto

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal El patrocinador tiene autoridad sobre los
recursos
Gestión de presupuesto El patrocinador y el equipo tienen autoridad
sobre el presupuesto
Decisiones técnicas El patrocinador y el equipo tienen autoridad
sobre el presupuesto
Ruta de escalamiento y limitaciones de Se debe contar con supervisión del
autoridad patrocinador

2.1.14 Recursos preasignados

Tabla 9. Recursos del proyecto

Recurso Organización
Personal capacitado para diseño de
Universidad El Bosque
publicidad
Expositores expertos Universidad El Bosque y externos
Plataforma para realizar sesiones Universidad El Bosque
 Plataforma para publicar grabaciones de
Universidad El Bosque
cada sesión
Plataforma para publicar podcasts Universidad El Bosque

2.2 Identificación de grupo de interesados

Tabla 10. Matriz de interesados clasificación poder, influencia e interés

Nombre del interesado Poder Influencia Interés

Jorge Alberto Osorio Villa 4 5 Está a favor
Luisa Fernanda Patiño 2 4 Está a favor
Paola Jimenez Uribe 3 3 Está a favor
Tania Liseth Arroyo Tafur 3 4 Está a favor
Luisa Fernanda Ardila Sanchez 3 4 Está a favor
Luisa Fernanda Pesellín García 3 4 Está a favor
Jhon Doublas Cabrera Jaime Molina 5 5 Está a favor
Ingrid Paola Cardozo 3 3 Está a favor
Ponentes Webinars PMI 2 2 Es neutral
Monitores de primer semestre 2022 y segundo
2 2 Es neutral
semestre 2021-II
Público en general 1 4 Es neutral
Juan Carlos Caro 1 1 Es neutral
Julio Cesar Sandoval 2 4 Es neutral
Orlando Tarazona Morales 2 4 Es neutral
Rodrigo Misle Rodríguez 2 4 Es neutral
Santiago Álzate 2 4 Es neutral
Martha Urquijo Puerto 2 4 Es neutral
Andrés Souza Moreno 2 4 Es neutral
Jair Castro 2 4 Es neutral
Alexandra Peña 2 4 Es neutral

Tabla 11. Modelo de prominencia de los interesados

EL INTERESADO TIENE... CON BASE EN LOS

RESULTADOS
NOMBRE DEL ¿PODER? ¿LEGITIMIDAD? ¿URGENCIA? ANTERIORES, EL
INTERESADO INTERESADO ES:
Jorge Alberto Osorio
Sí Sí Sí Crítico
Villa
Luisa Fernanda Patiño No Sí Sí Dependientes
Paola Jiménez Uribe No Sí No Dependientes
Tania Liseth Arroyo
Sí Sí Sí Crítico
Tafur
Luisa Fernanda Ardila
Sí Sí Sí Crítico
Sánchez
Luisa Fernanda Pesellín
Sí Sí Sí Crítico
García
Jhon Doublas Cabrera
Sí Sí Sí Crítico
Jaime Molina
Ingrid Paola Cardozo No Sí Sí Dominantes
Ponentes Webinars PMI Sí Sí No Dominantes
Monitores de primer
semestre 2022 y segundo No Sí No Discrecionales
semestre 2021-II
Público en general No Sí No Discrecionales
Juan Carlos Caro No Sí No Discrecionales
Julio Cesar Sandoval Sí Sí No Dominantes
Orlando Tarazona
Sí Sí No Dominantes
Morales
Rodrigo Misle
Sí Sí No Dominantes
Rodríguez
Santiago Álzate Sí Sí No Dominantes
Martha Urquijo Puerto Sí Sí No Dominantes
Andrés Souza Moreno Sí Sí No Dominantes
Jair Castro Sí Sí No Dominantes
Alexandra Peña Sí Sí No Dominantes
 CAPÍTULO III – PROCESOS DE PLANEACIÓN
3.1 Plan de Gestión de la Configuración

3.1.1 Objetivo
Estableces una guía detallada de los procesos a realizar durante la solicitud de cambios en el
desarrollo del proyecto. Esto con el fin de generar un proceso más eficiente para la aceptación o
negación de las solicitudes de cambio que se puedan presentar.

3.1.2 Metodología
3.1.2.1 Criterios importantes en la solicitud de control de cambios

a. Escenario 1: Si la solicitud de cambio no altera las líneas base del proyecto, se podrá
realizar un cambio correctivo, preventivo o de reparación. Con estos criterios entonces:

• No se lleva a comité de cambios

• No se registra en la matriz de cambios y de configuración
• No se registra en la tabla de controles de cambios
• No modifica documentos del proyecto.
• Si son cambios correctivos pueden actualizarse los documentos del proyecto
cambiando la versión de los documentos.

b. Escenario 2: Si la solicitud de cambio altera cualquiera de las líneas base del proyecto,
entonces:

• Las SCC deberán pasar por la aprobación del sponsor

• De ser necesario, solicitar el presupuesto para ejecutar el cambio
• Se deben modificar los documentos
• Se debe cambiar la versión de los planes de gestión afectados
• Se deben diligenciar los formatos establecidos en el plan de gestión de cambios
• Se deben registrar los cambios en la tabla de controles de cambio
• Se debe realizar el registro en la tabla de configuración de cambios dejando el
registro de las versiones de la línea base y los documentos del proyecto.

3.1.2.2 Tipos de solicitudes de control de cambios

Para el proyecto se manejarán los siguientes tipos de solicitudes de control de cambio:

 a. SCC Correctivo: acción tomada para eliminar las causas de una situación indeseable que
impacte el normal desarrollo del proyecto.
b. SCC Preventivo: Acción tomada para eliminar las causas de una potencial situación
indeseable que pueda impactar el normal desarrollo del proyecto y prevenir situaciones de
mal desempeño y alinear en el futuro el proyecto al plan para la dirección del proyecto.
c. SCC de Reparación: Acción tomada sobre la desviación de actividades, productos, o
procesos que permitan o revertir algún daño causado.
d. SCC de Adición del alcance: Acción tomada para hacer adiciones al alcance inicial
aprobado del proyecto.
e. SCC de Reducción del alcance: Acción tomada para modificar y disminuir el alcance
inicial aprobado del proyecto.

3.1.2.3 Pasos para gestionar la solicitud de cambio

A continuación, se describen los pasos para gestionar la solicitud de cambio.

• Paso 1. Identificar a qué tipo de cambio se refiere, si es de proyecto o de producto.

• Paso 2. Especificar el tipo de cambio para adición o eliminación de alcance.
• Paso 3. Evaluar el impacto de este cambio sobre la triple restricción.
• Paso 4. Presentación al Sponsor o interesado la solicitud de cambio con el análisis
respectivo.
• Paso 5. Aceptación o negación de la solicitud de cambio.
• Paso 6. Ajuste al Plan para la Dirección del Proyecto y líneas base.
• Paso 7. Notificación a los interesados del cambio y el impacto
• Paso 8. Gestionar el proyecto de acuerdo al nuevo plan.

3.1.2.4 Estado de las solicitudes de cambios

Para este proyecto se definen 3 tipos de estado para la solicitud de cambio, ACEPTADO,
NEGADO o EN ESPERA. Los cuales se definen a continuación:

a. ACEPTADO: Es el estado en el cual se aprobaron los cambios planteados en la solicitud.

b. NEGADO: Es el estado en el cual NO se aprobaron los cambios planteados en la solicitud.
c. EN ESPERA: Son las solicitudes de cambio que están en proceso de validación y que
requieren el análisis para determinar si son ACEPTADAS o NEGADAS.

3.1.2.5 Plazos
 a. Solicitudes de cambio que impactan las líneas base del proyecto: Las solicitudes de cambio
que impacten las líneas base del proyecto de alcance, tiempo, costo y calidad, se estudiarán si
no han superado el 90% de ejecución general del proyecto.
b. Otras Solicitudes de cambio: Estas solicitudes serán recibidas, hasta una semana anterior a la
finalización de la fase de ejecución del proyecto.

3.1.2.6 Aprobación de controles de cambio

a. Escenario 1: La solicitud de control de cambios es realizada por un integrante del proyecto

que no es ni el gerente del proyecto ni el sponsor, en este caso el gerente del proyecto y el
sponsor analizarán los impactos y todas sus implicaciones para finalmente tomar una
decisión. La solicitud de cambios será aprobada oficialmente por el sponsor y será
comunicado por el gerente de proyecto.
b. Escenario 2: La solicitud de control de cambios es presentada por el gerente de proyecto,
en este caso deberá presentar un análisis de impacto al sponsor y será el encargado de tomar
una decisión, aprobar y comunicar.
c. Escenario 3: La solicitud de control de cambios es presentada por el sponsor o cliente, en
este caso el equipo de proyecto analizará la propuesta y definirán si aceptan o no.

3.1.3 Formato solicitud de cambios

El formato propuesto para presentar las solicitudes de cambio se presenta en Excel y se presenta
como documento adjunto.

3.1.4 Matriz control de cambios

La matriz de control de cambios se presenta como documento adjunto en Excel, a continuación, se
especifica de que consta la misma:
• El estado del control: Primero, este debe ser ejecutado, luego revisado y aprobado en caso de
aplicar.
• Porcentaje de ejecución: En él se define el porcentaje de ejecución del control.
• Descripción de control realizado: Donde se describe de manera general el control realizado.
• Responsable: Se define el encargado de llevar a cabo este control.
• Documento: En él se deja constancia se deja la constancia del control realizado.

3.1.5 Matriz de la configuración

En esta matriz se vinculan los documentos relacionados a la última versión aprobada de cada
entregable. En esta matriz se incluye:
Tabla 12. Matriz de configuración

• Descripción del impacto: Se define cual es el impacto sobre el alcance, costo y tiempo.
• Documentos: En este se relacionan los documentos que se desarrollan respecto a cada
entregable.
• Actualización de la versión del PDP: Se relaciona con la última versión del plan para la
dirección del proyecto.
• Entregable: Se relaciona el entregable o entregables que se realizaron según la solicitud
de cambios.
• Encargado: Se define quién será el encargado de realizar la configuración de la solicitud.
• Estado: Se define si la configuración de esta solicitud se encuentra en PROCESO o
FINALIZADA.

3.1.6 Comunicación
En esta parte, se definen los pasos para realizar la comunicación una vez se ha finalizado el trámite
de aprobación de la solicitud de cambio.

• Paso 1. Realizar reunión por parte del equipo de proyecto para socializar el resultado de la
solicitud de cambio.
• Paso 2. Realizar reunión con el Sponsor o con el interesado involucrado en la solicitud de
cambio para socializar el resultado del mismo.
• Paso 3. Realizar la publicación mediante correo electrónico y enviarlo a aquellos
interesados que tengan relación directa con el contenido de la solicitud de cambio y su
impacto sobre el proyecto.

3.1.7 Proceso del control de cambios

Tabla 13. Proceso control de cambios

Proceso Responsable
Recibir la solicitud de control de cambios mediante
el formato definido. SOLICITANTE
Diligenciar la información de la solicitud en la
MATRIZ DE REGISTRO DE CONTROL DE GERENTE DE PROYECTO
CAMBIOS
Evaluar el cambio solicitado, analizando si afecta
documentos del proyecto o entregable. EQUIPO DE PROYECTO
Revisar estado del proyecto: CPI y SPI - Reserva
EQUIPO DE PROYECTO
de gestión.
Convocar reunión de control de cambios GERENTE DE PROYECTO
Evaluar la solicitud, aprobar, condicionar y/o SPONSOR/EQUIPO DE
rechazar. PROYECTO
Informar a todos los interesados el cambio. EQUIPO DE PROYECTO
Modificar documentos (PGP, LÍNEA BASE Y/O
GERENTE DE PROYECTO
ENTREGABLES)
Difundir los nuevos documentos a los interesados. EQUIPO DE PROYECTO
Ejecución del cambio EQUIPO DE PROYECTO

3.2 Plan de Gestión del Alcance

3.2.1 Introducción
El proyecto Fases de diseño y desarrollo de webinars y conversatorios 2022-I para la
Especialización en Gerencia de Proyectos y Maestría en Gerencia Organizacional de Proyectos de
la Universidad El Bosque. Contempla el desarrollo de 7 sesiones de webinars y 7 sesiones de
conversatorios para el periodo del año 2022-I, con el fin de que participen toda la comunidad
académica de la universidad el bosque y todo aquel que esté interesado en la especialización en
gerencia de proyectos y la maestría en gerencia organizacional de proyectos, a su vez se quiere
captar la atención de los estudiantes del segundo semestre de la especialización en gerencia de
proyectos para que continúen su proceso de estudio con la maestría.
Todos los temas para tratar en cada una de las sesiones de las webinars y conversatorios serán
validados con el docente encargado o el expositor una semana antes de cada encuentro.
Manteniendo los lineamientos que contiene el plan de estudios de la Universidad el Bosque y los
requerimientos del cliente.
3.2.2 Plan de gestión de alcance del proyecto
El Plan de Gestión del Alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto, donde
se describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance para
así dar cumplimiento al mismo.
Conforme a lo anterior, se va a definir y establecer el método de verificación y control a partir de
las actividades que van a ser parte de la ejecución del proyecto, es por esto que el proyecto tiene
como principal objetivo Llevar a cabo 7 sesiones de webinars Para la Especialización en Gerencia
de Proyectos y 7 Conversatorios para la Maestría en Gerencia organizacional de proyectos
planeados para el año 2022-1. Cabe resaltar que las sesiones serán para todos los estudiantes de la
especialización en gerencia de proyectos con el fin de que aumenten su conocimiento y se
instruyan para mejorar sus labores diarias a nivel laboral y ser más competitivos para afrontar retos
dentro de la organización a la cual pertenecen, por otro lado , las reuniones virtuales quieren
brindar información para que los estudiantes conozcan el nuevo programa de maestría “Gerencia
Organizacional De Proyectos” , el cual completa el esquema para ser un profesional altamente
capacitado para asumir y cumplir con éxito cualquier proyecto que se presente en la vida laboral.

Al finalizar cada sesión se realizarán las encuestas de satisfacción con el fin de evaluar la
pertinencia de los contenidos de cada actividad, a su vez se completarán los entregables como lo
son; las grabaciones de los webinars y las grabaciones de los conversatorios.
Para finalizar este proyecto, este deberá ser aprobado por el sponsor, siempre y cuando se cumpla
con el desarrollo total de las sesiones programadas de webinars y conversatorios.

3.2.3 Objetivo
Narrar de manera detallada y explicita como se desarrollará el alcance del proyecto, identificando
la planificación de la gestión del alcance, la recopilación de los requisitos, la definición del alcance,
la creación de la EDT/WBS, la validación del alcance y el control del alcance.

3.2.4 Metodología
3.2.4.1 Procesos para la gestión del alcance del proyecto

a. Procesos para planificar la gestión de alcance

La planificación de la gestión del alcance define como se llevará a cabo los procesos del área
de conocimiento del alcance, consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para
que el proyecto tenga todas las características y funciones requeridas.

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

 Paso 1: Revisar el acta de constitución del proyecto.
Paso 2: Revisar los activos de los procesos de la organización.
Paso 3: Establecer reuniones periódicas con el patrocinador.
Paso 4: Coordinar reuniones con los interesados.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Las herramientas que se recomiendan para implementar en la gestión de alcance son: el juicio
de expertos, análisis de datos históricos (teniendo en cuenta los documentos realizados
anteriormente) y reuniones con el equipo de proyecto.

• Salidas este proceso

Las salidas que se obtienen al finalizar este proceso son el plan de gestión de alcance y la
recopilación de requisitos para realizar y llevar a cabo el proyecto.

b. Procesos para recopilar requisitos

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Programar reuniones con los interesados para identificar sus requisitos, según sean
sus necesidades y expectativas.
Paso 2: Fijar reuniones con el grupo de trabajo del 2do semestre de la Universidad El
Bosque de la Especialización en Gerencia de proyectos que tiene a cargo el proyecto de los
webinars y conversatorios para que nos instruyan a cerca de los requisitos que no se hallan
contemplado en este proceso.
Paso 3: Realizar una revisión detallada de los activos de la organización.
Paso 4: Enlistar los requisitos del proyecto, incluyendo los aspectos técnicos y tecnológicos
de los entregables para la posterior aprobación por parte del patrocinador.
Paso 5: Revisión final de los requisitos del proyecto, con el fin de priorizar para luego
regístralos en la matriz de trazabilidad.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Reuniones
Mesas de trabajo para realizar brainstorming
Revisión comparativa de documentos previos
Juicio de expertos
• Salidas en este proceso

Listado de requisitos
Matriz de trazabilidad de requisitos

c. Proceso para definir el alcance

• Pasos a seguir para la definición del proceso

Paso 1: Reunión con el patrocinador para establecer y definir el alcance del proyecto
Paso 2: Identificar los requisitos de cada uno de los entregables.
Paso 3: Definir con el patrocinador cuáles serán los parámetros y condiciones como
criterios de aceptación para cada entregable del proyecto.
Paso 4: Concretar cual será la lista de supuestos y restricciones que habrá en el proyecto.
Paso 5: Establecer las exclusiones y límites para cada uno de los entregables.
Paso 6: Identificar las características funcionales, técnicas u operativas del proyecto.
Paso 7: Demostrar el enunciado del alcance y su aceptación por parte del patrocinador.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Juicio de expertos
Análisis de datos históricos
Reuniones periódicas con el patrocinador para mostrar el avance del proyecto

• Salidas de este proceso

Plan para la gestión del Alcance con su enunciado

Actualización de los documentos del proyecto.

d. Proceso para crear la EDT/WBS

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Búsqueda bibliográfica de los activos de la organización relacionada con proyectos

anteriores de webinars y conversatorios ejecutados en la facultad de ingeniería de la
Universidad El Bosque.
Paso 2: Programar reunión con el patrocinador para la identificar cuáles serán los paquetes
de trabajo, sus criterios de aceptación y objetivos de este proceso.
Paso 3: Definir cuáles serán los criterios de aceptación que cumpla con las expectativas del
patrocinador.
 Paso 4: Identificar cuáles serán los supuestos del proyecto.
Paso 5: Establecer las restricciones del paquete de trabajo.
Paso 6: Definir el responsable de cada paquete de trabajo.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Juicio de expertos
Plantilla de Diccionario de la EDT

• Salidas de este proceso

Diccionario de la EDT/WBS.
EDT/WBS.
Enunciado del alcance.

e. Proceso para validar el alcance

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Entregar para su posterior evaluación los entregables definidos por el patrocinador.
Paso 2: Verificar que se estén cumpliendo los criterios de aceptación y expectativas
definidas por el patrocinador, según como se haya definido en el alcance del proyecto.
Paso 3: Formalizar la finalización de los entregables
Paso 4: Gestionar la aceptación formal del patrocinador a través de su firma
Paso 5: Identificar los errores que se presentaron durante el plan para tenerlos en cuenta en
los planes siguientes

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Verificación de cada entregable, con el fin de cumplir con los criterios de aceptación y
expectativas definitivas según se haya establecido en los requerimientos.
Check-list de requerimientos por entregable.

• Salidas de este proceso

Entregables verificados y aceptados

Identificación del desempeño del trabajo
Solicitudes de cambios y modificaciones
Corrección de solicitudes de los cambios y modificaciones
 f. Proceso para controlar el alcance

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Revisar cada uno de los entregables del proyecto, para saber si están cumpliendo
con lo dispuesto en la línea base del alcance.
Paso 2: Redactar informe describiendo el desempeño del proyecto.
Paso 3: Revisar las solicitudes de cambio.
Paso 4: Realizar las acciones correctivas o preventivas para controlar el alcance.
Paso 5: Entregar al patrocinador el entregable para su revisión y aprobación.
Paso 6: Verificar los ajustes que el patrocinador solicite y posterior a eso realizarlos.
Paso 7: Gestionar la aceptación formal del patrocinador a través de su firma.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Reuniones con el patrocinador.

Elaborar informe con información de las variaciones que se puedan presentar en la línea
base del alcance, demostrando el rendimiento del equipo en el proyecto con el fin de
identificar las acciones correctivas y preventivas.

3.2.5 Otros aspectos que contemplar

3.2.5.1 Ciclo de vida

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases en que son divididos los proyectos para
facilitar su gestión, para este proyecto “Fases de diseño y desarrollo de webinars y
conversatorios2022-i para la especialización en gerencia de proyectos y maestría en gerencia
organizacional deproyectos de la Universidad El Bosque”, tal cual como su nombre lo indica se
divide en dos fases:
• Diseño
• Desarrollo

3.2.6 Roles y responsabilidades

3.2.6.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)

● Establecer cuáles serán los parámetros de cada entregables según como se haya
establecido en los requerimientos.
 ● Revisar y aprobar los entregables
● Identificar errores en los entregables y solicitar correcciones
● Solicitar y aprobar los controles de cambio en el proyecto
● Ser participe de las reuniones de control
● Establecer los limites y las exclusiones del alcance
● Garantizar los recursos que se establecieron en el acta de inicio para el proyecto.

3.2.6.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

● Debe mantener constante comunicación con el patrocinador para rendir cuentas

delprogreso del proyecto
● Enviar informe de avance y rendimiento del proyecto
● Organizar y liderar las reuniones de control
● Asignar las responsabilidades a cada uno de los integrantes del proyecto para
sucorrecta organización
● Escuchar y aprobar las actividades del grupo del proyecto
● Gestionar la aceptación de los entregables mediante la firma del patrocinador
● Estar presente en la planeación, ejecución y supervisión del proyecto.
● Estar atento en que si lleguen los recursos disponibles del proyecto por parte
delpatrocinador.

3.2.6.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

● Estar presente en todas las tareas dispuestas por el director del proyecto
● Asistir a las reuniones solicitadas por el patrocinador
● Mantener constante comunicación con la gerente del proyecto
● Revisar que se estén cumpliendo todos los criterios de aceptación y requerimientos
solicitados por el patrocinador
● Trabajar en el documento del proyecto
● Realizar seguimiento al trabajo ejecutado y no ejecutado en el periodo de control.

3.2.7 Supuestos
● En el momento de que se conecten los invitados a los webinars y conversatorios
estoscuenten con buena conexión a internet.
● Los conferencistas asistirán 10 minutos antes de la hora del evento para que así estén
puntual.
● Las plataformas que sean usadas para transmitir los webinars y conversatorios no
presentenproblemas y funcionen correctamente.
● Participación activa del 60% de los asistentes a los encuentros.
 ● En el segundo semestre del año 2022 aumente el ingreso de estudiantes a la
especialización en gerencia de proyectos y a la maestría en gerencia organizacional de
proyectos de la universidad el bosque.
● Las horas de trabajo invertidas al proyecto por parte del equipo de gerencia de proyectos
seráde 15 horas semanales durante 32 semanas.

3.3 Plan de Gestión de Cronograma

3.3.1 Objetivo
Establecer un plan apropiado para facilitar el desarrollo y control del proyecto, por medio de las
definiciones, secuencias y estimaciones de actividades que se presenten en este documento, de
esta manera se busca realizar con éxito cada actividad del proyecto.

3.3.2 Metodología
3.3.2.1 Procesos de la gestión del cronograma

Para realizar la gestión de cronograma se tendrá en cuenta los procesos que se encuentran en
esta sección.

a. Proceso para definir las actividades del proyecto

Paso 1: Tener en cuenta los requisitos de los interesados del proyecto.

Paso 2: Tener en cuenta la línea base de proyecto (alcance, tiempo y costo).
Paso 3: Verificar la EDT del proyecto.
Paso 4: Identificar fortalezas y debilidades del equipo.
Paso 5: Detallar cada paquete de trabajo de la EDT y asignar actividades e hitos para su
desarrollo.

b. Proceso para secuenciar actividades

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Al realizar el último paso de la definición de actividades por medio de la EDT, se

desarrolla una lista de cada una de ellas partiendo del paquete de trabajo, teniendo presentes
las dependencias externas o internas de cada una de estas.
Paso 2: Se organizan todas las actividades en una tabla de precedencia en donde se
evidencia la importancia de la ejecución de cada una de ellas. Es claro decir que todas las
actividades tienen predecesoras y sucesoras.
 Paso 3: Conociendo las actividades se establece cuales son los hitos del proyecto.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Las herramientas para realizar la secuencia de actividades, en primer lugar, se utiliza Excel
Office para la organización de la tabla de precedencia. Teniendo esta tabla se procede a realizar
la organización de dichas actividades por medio de MS Project con el cual se genera el
Diagrama de Gantt en el que se puede estimar el tiempo del proyecto.

• Salidas de este proceso

Como salida de esta actividad se obtendrán las actividades secuenciadas con sus respectivas
predecesoras para hacer la ruta del proyecto.

c. Proceso para estimar recursos de actividades

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Inicialmente es necesario elaborar la tabla de recursos para saber qué activos se
tienen en el proyecto, cuáles son sus capacidades y tiempo disponible para la ejecución de
este.
Paso 2: En cuanto se tengan identificados los recursos disponibles es necesario identificar
qué actividades requieren de estos para su ejecución, por lo cual se debe hacer el análisis
para asignar cada uno de estos según las necesidades evidenciadas.
Paso 3: Se debe tener en cuenta el tipo de recurso que es y el costo que implica para la
asignación en cada actividad.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

La herramienta principal que se empleará para la asignación de estos recursos es MS Project,

pues al tener ya consolidadas las actividades mediante la EDT se hace más eficiente y precisa
la asignación mediante la hoja de recursos. Así mismo se trabajará en base a la matriz de
requerimientos para determinar en los casos en que sea necesario decidir en dónde se asigna
un recurso escaso, como ordenarlo teniendo en cuenta la prioridad de los requisitos en dicha
actividad.

• Salidas de este proceso

Se obtendrá el listado de actividades con sus recursos asignados, así como el listado de recursos
de forma independiente con sus tiempos asignados para e proyecto y costos para ser
controlados de una forma más integral. Así como la actualización de los documentos del
proyecto.

d. Proceso para estimar duraciones

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Establecer las fechas para los hitos del proyecto, pues en base a esto se sabe que
las actividades intermedias se tienen que desarrollar respetando estos tiempos.
Paso 2: Teniendo en cuenta que es un proyecto que se viene realizando durante varios
semestres, revisar los datos históricos frente a las duraciones de las actividades.
Paso 3: Definir la duración de las actividades, se debe tener en cuenta que este proceso se
hace para cada una de las actividades que se generan a partir de los paquetes de datos
identificados en la EDT, a excepción de los hitos cuya duración es 0.
Paso 4: En cuanto se tengan las duraciones de forma individual en un periodo de horas,
días y minutos se llevará a cabo la totalización para verificar que estas no superen en
conjunto las fechas establecidas generando inconsistencias en la planeación.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Se cuenta con las actividades que han sido determinadas para el desarrollo del proyecto, así
mismo teniendo en cuenta el paso dos es necesario el uso de la herramienta, juicio de expertos
pues con base en las lecciones aprendidas se puede llevar a cabo una mejor estimación de los
tiempos y se tendrá en cuenta el desarrollo de la ruta crítica para obtener la duración y con más
claridad la secuencia de las actividades.

Se usará la herramienta MS Project, ya que en esta se tiene el seguimiento de todo el proceso,

la secuenciación y recursos previamente asignados.

• Salidas de este proceso

Se tendrá el listado de actividades programadas en MS Project con recursos y duración

asignados. Así como la actualización de los documentos del proyecto.

e. Proceso para desarrollar el cronograma

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

 Paso 1: Determinar los días habilitados en el calendario para la ejecución del proyecto, esto
teniendo en cuenta que se entiende por días hábiles de lunes a viernes sin incluir festivos.
Paso 2: Tener en cuenta el ciclo de vida del proyecto, así como de cada una de las fases,
para obtener la duración total.
Paso 3: Según la matriz de riesgos se deben tener en cuenta las respuestas de los riesgos,
fijando un periodo de tiempo para analizar y revisar estas a medida del avance del proyecto.
Paso 4: Determinar las fechas en las que se realizarán las adquisiciones pertinentes del
proyecto, según el plan de adquisiciones.
Paso 5: Establecer en el calendario de la herramienta MS Project los días hábiles y fecha
de inicio y finalización de cada fase.
Paso 6: Programar la secuenciación de actividades teniendo en cuenta sus predecesoras y
sucesoras, así como los hitos.
Paso 7: Posteriormente a estas actividades definirles los recursos necesarios, según los
activos disponibles, sus capacidades y tiempos, mediante la hoja de recursos establecida.
Paso 8: Definir la duración de cada actividad y verificar las asignaciones a cada recurso
para no superar los límites de tiempo disponible para cada uno.
Paso 9: Realizar una validación del cronograma para determinar si es necesario realizar
cambio en el mismo.
Paso 10: Realizar la ruta crítica del proyecto teniendo en cuenta la información obtenida
de los anteriores pasos.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Se usará la herramienta MS Project, ya que en esta se tiene el seguimiento de todo el proceso,

la secuenciación, recursos y duración. Otra herramienta es la ruta crítica para conocer el total
de duración por cada actividad.

• Salidas de este proceso

Se obtendrá en primer lugar el cronograma del proyecto completamente programado en la

herramienta MS Project y con base a esto la línea base del cronograma. Así como la
actualización de los documentos del proyecto.

f. Proceso para controlar el cronograma

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

 Paso 1: En primer lugar, se lleva a cabo el seguimiento directamente con la herramienta
MS Project, pues es esta la que define la secuenciación, recursos y duración de las
actividades.
Paso 2: Verificar la ejecución de acuerdo con la línea base del cronograma establecido.
Paso 3: Seguimiento constante del cumplimiento a cada una de las fechas establecidas para
los hitos del proyecto.
Paso 4: Revisar cómo se ha gestionado los recursos y si hay algún inconveniente con la
asignación de cargas y tiempos.
Paso 5: Revisión de los indicadores de desempeño del cronograma.
Paso 6: Se presentarán informes de gerencia que muestran el desarrollo de la línea base del
proyecto, lo cual incluye la ejecución del cronograma.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Se usará la herramienta MS Project, ya que en esta se tiene el seguimiento de todo el proceso,

la secuenciación, recursos y duración.

Así mismo se usarán los informes de gestión para llevar control de los avances.

• Salidas de este proceso

Se obtendrán pautas para el seguimiento a lo establecido en la línea base del cronograma, la

actualización de los documentos del proyecto (registro de supuestos, registro de lecciones
aprendidas), solicitudes de cambio.

3.3.3 Estructura de cronograma

Figura 1. Estructura de cronograma

3.3.4 Otros aspectos que contemplar

3.3.4.1 Calendario del proyecto

Para el proyecto se tiene un tiempo establecido de dos semestres académicos, el primero para la
planeación que va desde el 1 de septiembre de 2021 hasta el 4 de diciembre de 2021 y el segundo
para las fases de diseño y desarrollo que va desde el 1 de febrero de 2022 al 31 de mayo de 2022,
no se tiene en cuenta la exclusión de días festivos ya que para dicho periodo de 2022 no hay
ninguno.

3.3.4.2 Calendario de los recursos

a. Recursos humanos

Maestros / Expertos externos: Se requiere un espacio de 2,5 horas por cada uno, teniendo
en cuenta el tiempo de preparación del tema y la intervención como tal en la sesión
asignada.
Equipo del proyecto: Se requiere de lunes a viernes de 4 pm a 10 pm.
Asistentes: 1,16 horas aproximadamente por semana.

b. Otros recursos

MS Project: Licencia por 6 meses

Zoom Video Conferencing.
Correo electrónico

3.3.4.3 Unidades de medida

Teniendo en cuenta que el cronograma se desarrolla de acuerdo con las fechas establecidas para el
semestre académico del programa Especialización en Gerencia de Proyectos, la de medida
principal será en días y horas, de acuerdo con la necesidad de cada caso.

3.3.4.4 Herramientas de software para el desarrollo del cronograma

Es necesario aclarar que para la elección de las herramientas de software necesarias se realizó
reunión interna con el equipo de proyecto anterior para un juicio de expertos, con base en esto y
de acuerdo con las mejores prácticas para el desarrollo del cronograma se continúa con el uso de
la herramienta MS Project, pues permite un mejor control de las actividades allí plasmadas.

3.3.4.5 Holgura para las rutas cuasi críticas

Para determinar las posibles actividades de ruta crítica se usará la secuenciación de las actividades
del cronograma, ahora bien, teniendo en cuenta el corto periodo de tiempo para la ejecución del
proyecto, las holguras para una actividad cuasi crítica serán las mayores a 4 días.

3.3.4.6 Restricciones de tiempo

Para las restricciones de tiempo se tienen en cuenta los horarios establecidos previamente para
Maestros/ Expertos externos, equipo del proyecto y asistentes, así las cosas, se programará de
acuerdo con cada recurso los tiempos con sus respectivas restricciones, ahora bien, es preciso
aclarar que no se hace un descuento por días festivos pues para este periodo de tiempo no se tienen.

3.3.4.7 Periodicidad de control del cronograma

Se llevará a cabo un seguimiento semanal de la ejecución del cronograma al interior del equipo
del proyecto, así como una presentación de informes compilando la información de la línea base
del proyecto cada 2 semanas, esto con el fin de tener mayor control de los tiempos.

3.3.4.8 Indicadores de gestión para medir el cronograma

Con el fin de tener un mayor seguimiento en la ejecución de cronograma se establecen los

siguientes indicadores:

• Revisiones del desempeño (SV) y el índice de desempeño del cronograma (SPI), estos dos
se gestionan a través de la herramienta MS Project.
• Tiempo de duración real del proyecto= Tiempo de duración estimado/Tiempo de duración
ejecutado.
• Tiempo total recursos empleados= Tiempo estimado por recurso/Tiempo ejecutado por
recurso
• Cambios en la ejecución del cronograma, teniendo como base que 0 es lo ideal.
• Variación del tiempo de ejecución= Tiempo de ejecución planeado/ Tiempo de ejecución
real
• Tiempo de duración real de las actividades= Tiempo de duración estimado/Tiempo de
duración ejecutado

La periodicidad de medición de cada indicador varía dependiendo de su finalidad, el último

indicador en el único al que se le hará seguimiento finalizada cada actividad.

3.3.5 Roles y responsabilidades

3.3.5.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)

• Establecer las fechas para los webinars y conversatorios.

• Autorizar cambios en la planeación de la línea base del cronograma.
• Verificación de informes de seguimiento.
• Estimación de plazos y recursos disponibles.
 • Avalar y sugerir cambios requeridos en el proyecto.

3.3.5.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

• Establecer la dependencia entre las actividades.

• Implementar los cambios autorizados por el patrocinador y gestionarlos.
• Realizar alertas en cuanto a cambios en la ejecución para implementar acciones
• correctivas.

3.3.5.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

• Llevar a cabo seguimiento del cronograma.

• Verifica el cumplimiento de los tiempos establecidos.
• Identificar la estructura de desglose de las actividades
• Determinar qué elementos del cronograma han cambiado y cuál ha sido su impacto

3.4 Plan de Gestión de Costos

3.4.1 Objetivo
Determinar, estimar, controlar, financiar y verificar el plan de costos para el presente proyecto,
con el fin de realizar el diseño y desarrollo de este con procesos y herramientas de apoyo.

3.4.2 Metodología
3.4.2.1 Procesos de la gestión de los costos

Para realizar la gestión de costos es importante tener en cuenta los procesos de estimar, determinar
y controlar el presupuesto del proyecto.

a. Proceso para estimar los costos

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Tener en cuenta el acta de constitución, factores ambientales, EDT, riesgos y

línea base del proyecto.
Paso 2: Identificar cada actividad requerida para cada sesión de webinar y conversatorio
con los entregables respectivos.
Paso 3: Evaluar cada recurso necesario para cumplir con cada actividad.
Paso 4: Determinar tipo de costos (fijos, variables, directos o indirectos).
Paso 5: Estimar costo según el reconocimiento previo de recursos.
 • Herramientas que se recomiendan en este proceso

Las herramientas para realizar la estimación de costos se realizan por medio del juicio de expertos,
el análisis de datos y las reuniones que se realizarán a medida del avance del proyecto. También
se realizará una estimación análoga basándonos como ejemplo los trabajos de grado de semestres
pasados para la guía del proyecto que se esta realizando.

• Salidas de este proceso

Como salida se obtendrá la estimación de costos, base de las estimaciones realizadas y

actualización de cada documento compartido del proyecto.

b. Proceso para determinar el presupuesto

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Tener en cuenta el acta de constitución, plan de gestión de planificación, de

cronograma, de calidad, de costos y de recursos.
Paso 2: Identificar tipo de financiamiento, egresos, facturación, condiciones de pago y
restricciones del costo.
Paso 3: Estimar los costos de cada actividad que se presenta en el cronograma asignando a
cada una de ellas los recursos necesarios para su realización.
Paso 4: Estimar costos de contingencia.
Paso 5: Desarrollar presupuesto con cada una de las fases, definiendo el “Budget at
completion (BAC)” sumando cada costo estimado previamente y realizando un calendario
para estos.

• 2.1.2.2 Herramientas que se recomiendan en este proceso

Las herramientas para realizar la secuencia de actividades, en primer lugar, se utiliza Excel
Office para la organización de la tabla de precedencia. Teniendo esta tabla se procede a realizar
la organización de dichas actividades por medio de MS Project con el cual se genera el
Diagrama de Gantt en el que se puede estimar el tiempo del proyecto.

• Salidas de este proceso

Como salida de esta actividad se obtendrán las actividades secuenciadas con sus respectivas
predecesoras para hacer la ruta del proyecto.
 c. 2.1.3 Proceso para controlar los costos del proyecto

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Llevar control de los avances y desempeño del proyecto enfocándose en los costos.
Paso 2: Realizar cálculos respectivos para los indicadores de gestión, varianza y proyección
del proyecto.
Paso 3: Tomar decisiones correctivas por medio del tablero de control el cual muestra alerta
según los indicadores calculados en el paso anterior.
Paso 4: Tener en cuenta la curva S, para realizar comparación con la línea base del
cronograma.
Paso 5: Plantear acciones de respaldo en caso de ser necesario por presencia de
desviaciones o cambios del plan de costos.
Paso 6: Realizar informe de desempeño de los costos.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

En este proceso es de suma importancia realizar análisis de datos, puesto que se deben analizar
los valores de indicadores calculados SV, CV, CPI y SPI, a su vez se analiza la tabla de control
obtenida y el valor ganado del proyecto.

• Salidas de este proceso

Las salidas que se obtiene el desempeño del proyecto con respecto a los costos y las posibles
solicitudes de cambio.

d. Estructura consolidada del presupuesto

En esta sección se muestra la estructura planteada del presupuesto del proyecto, teniendo en
cuenta los costos de reserva de contingencia y el costo de reserva de gestión.

Figura 2. Estructura del presupuesto

3.4.3 Otros aspectos que contemplar
3.4.3.1 Nivel de precisión o exactitud de los estimados

Para el proyecto se toman los siguientes niveles de precisión o exactitud para los costos
estimados:

a. Estimado orden de magnitud

Con porcentajes en un rango de -20% +50%

b. Estimado Budget

Con porcentajes en un rango de -10% +20%

c. 3.1.3 Estimado definitive

Con porcentajes en un rango de -5% +10%

3.4.3.2 Rubros de costos

Tabla 14. Rubros de costos

ID Rubro Directo / Indirecto

1 Salarios de personal y mano de obra Directo
2 Proveedores Directo
3 Respuesta a riesgos Directo
4 Alquiler de equipos informáticos y/o hardware Directo
5 Publicidad y mercadeo Directo
6 Infraestructura de comunicaciones Directo
7 Reserva de gestión Directo
9 Licencias software Indirecto
3.4.3.3 Unidades monetarias y conversiones

La unidad monetaria que se lleva en el desarrollo del proyecto es en pesos colombianos COP,
por lo que no es necesario realizar conversiones.

3.4.3.4 Tipo de recursos

Tabla 15. Tipo de recursos.

Recurso humano
Valor
ID Descripción Cantidad unitario Valor parcial
($/h)
1 Equipo del proyecto de gerencia 3 $ 17.000 $ 51.000
2 Ponentes webinars 7 $ 157.500 $ 1.103.900
3 Ponentes conversatorios 7 $ 210.000 $ 1.470.000
4 Suplentes $ 250.000
5 Equipo de Universidad El Bosque $ 490.000
Recurso logístico
Valor
ID Descripción Cantidad Valor parcial
unitario
Publicidad, centro de diseño,
5 1 $ 1.000.000 $ 1.000.000
propaganda y divulgación
6 Alquiler computador 3 $ 300.000 $ 900.000
7 Acceso a internet 3 $ 90.000 $ 270.000
8 Plataforma de video 1 $ 80.000 $ 80.000

3.4.3.5 Condiciones de pago y facturación

Tabla 16. Condiciones de pago y facturación.

Costo
ID Proveedor Condiciones facturación Valor
autorizado
Fin de actividad por medio $ 157.500
1 Ponentes webinars Patrocinador
de cuenta de cobro
 Ponentes de Fin de actividad por medio $ 210.000
2 conversatorios de cuenta de cobro Patrocinador
3 Docentes Fin de actividad $ 180.000 Patrocinador
4 Suplentes Fin de actividad por medio de $ 250.000 Patrocinador
cuenta de cobro

3.4.3.6 Programación de egresos o conciliación

Tabla 17. Programación de egresos o conciliación

I Descripción del Costo del

Fecha Responsable Autorizador
D Egreso Egreso
Tesorería -
1 Nomina Junio $ 3.812.400 Patrocinador
Universidad
Tesorería -
2 Nomina Julio $ 9.884.000 Patrocinador
Universidad
Tesorería -
3 Nomina - Proveedores Agosto $ 6.866.821 Patrocinador
Universidad
Tesorería -
4 Nomina - Proveedores Septiembre $ 2.742.454 Patrocinador
Universidad
Tesorería -
5 Nomina - Proveedores Octubre $ 2.407.183 Patrocinador
Universidad
Tesorería -
6 Nomina - Proveedores Noviembre $ 2.266.717 Patrocinador
Universidad
Tesorería -
7 Nomina - Proveedores Diciembre Universidad $ 925.813 Patrocinador

3.4.3.7 Porcentaje de reserva de gestión

El porcentaje de reserva de gestión se asume según lo planteado en el PMBOK y lo solicitado por

el patrocinador, el cual en este caso será de un 10%.

3.4.3.8 Restricción de costo

Las restricciones económicas del proyecto son:

• Todos los desembolsos deben ser aprobados por el patrocinador.

• El presupuesto del proyecto es destinado por la Universidad el Bosque y este no se podrá
exceder.
 • Los pagos a los proveedores se realizarán siempre y cuando radiquen la cuenta de cobro
antes del día 20 de cada mes, en caso de exceder este plazo, el pago quedará programado
para el día 15 del siguiente mes.
• Para realizar un desembolso es de carácter obligatorio pasar la cuenta de cobro en donde
se indique el número de orden y el aval del patrocinador.

3.4.3.9 Graficar la curva S del proyecto

Figura 3. Curva S.

Figura 4. Curva S
3.4.3.10 Indicadores de gestión para medir el costo del proyecto

• Variación de Schedule (SV) = EV – PV: Es la diferencia entre el costo que se debió haber
incurrido a la fecha de corte en relación con el costo presupuestado de las actividades ya
ejecutadas.
• Indicador de rendimiento de Costos (CPI) = EV/AC: Es la medida para comparar el costo
ejecutado con el avance real del proyecto.
• Variación en Costos (CV) = EV – AC: representa la diferencia entre el Valor Ganado y el
Costo Real si el indicador es positivo si el proyecto está dentro del presupuesto de lo
contrario se debe revisar.
• Variación proyectada de duración al concluir el proyecto (VACt) = BAC– EACt: el
indicador de la variación (VACt) refleja proyecciones basadas en el tiempo al concluir el
proyecto, contrastado al índice de rendimiento del cronograma.
• Indicador de rendimiento de Schedule (SPI) = EV/PV: Es un indicador al que se le atribuye
una medida de la eficiencia de la planificación de un proyecto. Se caracteriza por ser
favorable cuando es mayor que uno.
• Proyección de duración al final del proyecto (EACt) = BAC/SPI: Muestra el valor de
estimación a la conclusión del proyecto calculado mediante los datos de valor ganado. Este
cálculo se utiliza la mayoría de las veces cuando las variaciones actuales del costo
acumulado se consideran variaciones futuras.

3.4.3.11 Tablero de control

Figura 5. Tablero de control

3.4.4 Roles y responsabilidades
3.4.4.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)
• Revisar plan y matrices de costos para la ejecución exitosa del proyecto, teniendo en cuenta
los riesgos.
• Autorizar el plan de costos.
• Autorizar el presupuesto y plan de pago.
• Solicitar cambios.
• Recomendar los suplentes para cada webinar o conversatorio, para el desarrollo del tema
en cada fecha establecida.

3.4.4.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

• Dirigir el cumplimiento del plan de costos autorizado.
• Dar funciones respectivas a cada integrante del equipo de proyecto.
• Recomendar mejoras y estrategias de costos.
• Realizar seguimiento al presupuesto que se ha desembolsado a medida del avance del
proyecto.
• Informar al patrocinador cambios posibles.
• Informar al patrocinador los riesgos presentados.

3.4.4.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

• Asistir a las reuniones planeadas para la revisión del avance del proyecto en cuanto a
costos.
• Cumplir las actividades para realizar un buen desempeño con el plan de costos.
• Contar con disponibilidad para revisar los riesgos dos veces a la semana.

3.5 Plan de Gestión de Calidad

3.5.1 Objetivo
La gestión de la calidad del proyecto tiene como fin garantizar que todos los procesos se realicen
bajo la política de calidad del proyecto en cuanto a la planificación, gestión y control de los
requisitos de calidad del proyecto y el producto. Para ello se pretende cumplir con los siguientes
objetivos:

• Definir las métricas de calidad según las recomendaciones y dirección del Sponsor del
proyecto.
 • Verificar que cada uno de los entregables del proyecto cumplan con la política de calidad
del proyecto.
• Detallar cuales son los errores que se presentan dentro de las actividades en términos de
calidad.

3.5.2 Metodología
3.5.2.1 Procesos planificar la gestión de calidad
El plan de gestión de calidad es un documento que detalla los procedimientos, fases,
responsabilidades personas implicadas y recursos que se deben utilizar para garantizar la calidad
de un proyecto, por tal motivo es necesario seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Programar reunión con el patrocinador para determinar las métricas de calidad que
se establecerán en el proyecto,
Paso 2: Organizar a los responsables que se harán cargo de las labores en términos de
calidad.
Paso 3: formalizar el plan de gestión de calidad del proyecto con el patrocinador mediante
su firma.

a. Responsabilidades en el desarrollo del plan de gestión de calidad

Tabla 18. Responsabilidades para la calidad del proyecto.

Nombre Rol Responsabilidad de calidad

Establecer cuáles serán las métricas de calidad en
cada uno de los entregables del proyecto.
Garantizar que el plan de calidad tenga sus
recursos.
Jorge Osorio Patrocinador Verificar que cada entregable este cumpliendo con
las métricas de calidad.
Garantizar que el plan de gestión de calidad tenga
los recursos necesarios.
 Informar al Patrocinador de cualquier suceso en
términos de calidad del proyecto.
Estar atenta en la gestión de los requisitos de
calidad.
Programar una reunión con el equipo de trabajo
Tania Liseth
Gerente para verificar las tareas programadas en términos
Arroyo Tafur
de calidad y asignarlas a cada miembro del equipo
de trabajo.
Mantener en orden los documentos y activos de la
organización
Asistir a las reuniones programadas por el gerente
del proyecto en términos de calidad.
Atender a las sugerencias y solicitudes de cambio
Luisa Fernanda Equipo de
cuando el Patrocinador lo solicite
Ardila y Luisa gerencia de
Solicitar y realizar controles de cambio.
Fernanda Pesellín proyecto
Estar atentos a los problemas que se presenten en
términos de calidad y atenderlos de manera
eficiente, informando el Gerente y el Sponsor.

b. Herramientas, entornos e interfaces

A continuación, se detallan las herramientas, entonces e interfaces que se necesitaran para
medir la calidad del proyecto según las condiciones definidas por el Patrocinador.

Tabla 19. Herramientas para alcanzar la calidad del proyecto.

Herramienta Descripción
La reunión es la herramienta más importante para transmitir
información, es por esto que se utilizara como ayuda para
encontrarse el equipo de gerencia del proyecto junto con el
Reuniones
Sponsor y así suministrarle los avances y resultados que se van
presentando en el transcurso de las sesiones de webinars y
conversatorios.
Cada vez que se realice una actividad programada, el Check
Check List List será útil para enlistar los avances.
Permitirá identificar las tareas, paquetes de trabajo y fases del
Matriz de control proyecto
Permitirá identificar los riesgos de las actividades
Matriz de riesgo establecidas en el desarrollo del proyecto
 Retroalimentación y ajustes para la mejora de las actividades
Control de cambios según las lecciones aprendidas y recomendaciones
formuladas por los interesados
Es la información con la que cuenta la organización y que será útil
Activos de la
para la ejecución del proyecto, por esto es muy importante
organización
realizar una revisión a los activos de la organización.

3.5.3 Gestión de la calidad del proyecto

Es el proceso de convertir el plan de gestión de la calidad en actividades ejecutables de calidad
que incorporen al proyecto las políticas de calidad de la organización PMBOK. Para definir la
calidad del proyecto se dispone lo siguiente:

• La calidad del proyecto dependerá de las métricas establecidas por parte del Patrocinador.
• Desarrollar con totalidad los webinars y conversatorios programados por el Patrocinador.
• Cumplir con las métricas establecidas en cada sesión.
• Aumentar el interés y la participación en el desarrollo de los webinars.
• Aumentar el interés y la participación en el desarrollo de los conversatorios.

3.5.3.1 Métricas de la calidad del proyecto

Es importante llevar una trazabilidad de las métricas establecidas para las sesiones de los webinars
y conversatorios, por tal motivo se desarrolló una matriz que contenga la información necesaria
para llevar un orden durante la ejecución del proyecto, cabe resaltar que será el Patrocinador quien
tome la última decisión sobre la construcción de la lista de indicadores mediante una reunión.

3.5.4 Control de calidad

El control de la calidad se realizará mediante la constante supervisión de los compromisos
adquiridos y a lo establecido en el Project chárter, es por esto que a continuación se presentan unas
medidas necesarias durante la ejecución de las sesiones de los webinars y conversatorios.
Figura 6. Control de calidad.

3.5.5 Roles y responsabilidades

3.5.5.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)
• Establecer las fechas para los webinars y conversatorios.
• Autorizar cambios en la planeación de la línea base del proyecto.
• Verificación de informes de seguimiento.
• Estimación de plazos y recursos disponibles.
• Avalar y sugerir cambios requeridos en el proyecto.

3.5.5.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

• Establecer la dependencia entre las actividades.
• Implementar los cambios autorizados por el patrocinador y gestionarlos.
• Realizar alertas en cuanto a cambios en la ejecución para implementar acciones correctivas.

3.5.5.3 5.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

• Llevar a cabo seguimiento de la calidad.
• Verifica el cumplimiento de los tiempos establecidos.
 • Identificar la estructura de desglose de las actividades.
• Determinar qué elementos de la calidad han cambiado y cuál ha sido su impacto.

3.6 Plan de Gestión de Recursos

3.6.1 Objetivo
El plan de gestión de recursos del proyecto tiene como fin identificar, adquirir y gestionar los
recursos que son necesarios durante la planificación y desarrollo, llevando a cabalidad con éxito
el proyecto, por tal motivo este plan tiene como objetivo describir la metodología para los
siguientes procesos:

• Planificar la gestión de los recursos

• Estimar los recursos de las actividades
• Adquirir recursos
• Desarrollar el equipo
• Dirigir el equipo
• Controlar los recursos

3.6.2 Glosario
A continuación, se redactarán los conceptos claves que estarán dentro del plan de recursos del
proyecto.
RECURSO 1. PERSONAS: Las personas serán las que estén directamente relacionadas con las
fases de diseño y desarrollo del proyecto, estas estarán involucradas en cada uno de los procesos
para que se lleve a cabo el objetivo propuesto.
RECURSO 2. MÁQUINAS O HERRAMIENTAS: Son todas las herramientas tecnológicas que
se necesitaran durante el desarrollo del proyecto, dentro de estos hay equipos de cómputo, muebles,
enseres, red de internet, software y programas para el desarrollo de las actividades a entregar,
como, por ejemplo:

• Zoom
• Webex
• YouTube
• Spotify
• Anchor
• Film Mora
RECURSO 3. CONTRATACIÓN: Es el acuerdo al que se llega para relacionar la prestación de
los servicios prestados de las personas durante las fases de planeación y desarrollo con el proyecto.
RECURSO 4. ASIGNACIÓN: es el valor que se le asignara a cada recurso que este dentro de cada
una de las actividades a desarrollar en el proyecto.

3.6.3 Metodología
3.6.3.1 Procesos para planificar la gestión de recursos
A continuación, se presentan los pasos para planificar la gestión de los recursos del proyecto.
Paso 1: Definir como se deben estimar los recursos del proyecto.
Paso 2: Establecer en que actividades se emplearan los recursos definidos para el proyecto.
Paso 3: Gestionar con el patrocinador los recursos necesarios para llevar a cabalidad el
proyecto.
Paso 4: Adquirir los recursos que se necesitaran durante la planeación y desarrollo del
proyecto.

3.6.3.2 Proceso para estimar los recursos de las actividades

Paso 1: Llevar a cabo una reunión con el patrocinador para establecer y determinar los
recursos que se necesitaran en el proyecto
Paso 2: Verificar los activos de la organización para tener más claridad en los recursos que
se deben estimar para las actividades y con esto evitar posibles gastos innecesarios.
Paso 3 : Revisar las actividades que se establecieron en el cronograma para realizar una
estimación de los recursos en cada una de ellas.
Paso 4: Programar una reunión con el equipo del proyecto para evaluar los pasos
anteriormente mencionados y encontrar posibles errores en las mismas para su posterior
modificación, además realizar una verificación de los recursos adicionales que puedan
surgir teniendo en cuenta los requerimientos y la lista de interesados.
Paso 5: Programar una reunión final para formalizar el plan con el patrocinador.

3.6.3.3 Proceso para adquirir los recursos del proyecto

Paso 1: Realizar una reunión con el patrocinador para que verifique los recursos estimados
y posterior a ello los apruebe conforme a lo planteado en el Project chárter.
Paso 2: Establecer los recursos requeridos según las expectativas esperadas por parte del
patrocinador para llevar a cabo las sesiones de webinars y conversatorios, a su vez se debe
establecer el costo y la disponibilidad de estos.
Paso 3: Luego de tener claridad de quienes serán los ponentes e invitados de los webinars
y conversatorios, el equipo del proyecto se compromete a llevar a cabo cada una de las
sesiones establecidas en el cronograma.
3.6.3.4 Proceso para desarrollar el equipo del proyecto
Paso 1: Establecer el medio de las reuniones para el buen desarrollo de trabajo en el equipo
del proyecto.
Paso 2: Definir las plataformas donde se realizarán los encuentros, las cuales pueden ser;
Google Meet, Correo electrónico, WhatsApp, Google Drive, Microsoft Temas, Office 365
y Zoom.
Paso 3: Dar a conocer cada una de las habilidades de los integrantes del equipo en el
ejercicio de la gerencia de proyectos, para así mismo asignar funciones y compromisos
durante la planeación y desarrollo de los webinars y conversatorios.
Paso 4: Programar 3 reuniones semanales con el fin de verificar el rendimiento de cada uno
de los integrantes del equipo.
Paso 5: Informar a los integrantes del equipo cuando no se pueda cumplir una actividad
asignada en el tiempo estipulado, esto con el fin de apoyar y cumplir el objetivo.

3.6.3.5 Proceso para dirigir al equipo

Paso 1: Formalizar una reunión donde se establezcan las competencias de cada uno en el
área de proyectos.
Paso 2: Crear un grupo en WhatsApp con los miembros del equipo del proyecto donde se
establezca comunicación constante para aclarar dudas o lo que se necesite durante la
planeación y desarrollo del proyecto.
Paso 3: Según las actividades y fechas estipuladas en el cronograma, se realizará
seguimiento y monitoreo a cada integrante del equipo, para así verificar el cumplimiento
de estas, como a su vez el rendimiento y compromiso del quipo del proyecto.
Paso 4: Se hará uso de la herramienta MS Project para coordinar los recursos en las
actividades del proyecto, a su vez se establecerán los responsables de cada actividad, y es
donde ahí se puede llevar también un control de las labores asignadas a cada integrante del
equipo del proyecto.

3.6.3.6 Proceso para controlar los recursos del proyecto

Paso 1: Para llevar un corrector control de los recursos del proyecto se verificará cada uno
de los informes de control, analizando el desempeño y la utilización de recursos adicionales
en caso de ser necesario.
Paso 2: Sí en algún momento del desarrollo del proyecto se presentan inconvenientes con
los recursos, se debe programar una reunión extraordinaria para buscar la solución más
rápida, efectiva y coherente al problema.
Paso 3: Para mantener informado el patrocinador a cerca del control de los recursos, se
realizarán informes con el objetivo de estar monitoreando los recursos que se programaron,
 esto con el fin de saber en qué estado se encuentra el proyecto en asunto de recursos en
cada sesión de webinar y conversatorio.

3.6.4 Organigrama de proyecto

Seguidamente se presenta el organigrama del proyecto Fases de diseño y desarrollo de webinars y
conversatorios 2022-I para la especialización en gerencia de proyectos y maestría en gerencia
organizacional de proyectos de la Universidad El Bosque.

Figura 7. EDT.

3.6.5 Estructura de desglose de recursos

Seguidamente se encuentra el diagrama jerárquico llamado OBS (Organizational Breakdown
Structure) con la distinción de los tipos de recursos para el proyecto.
Figura 8. OBS.
3.6.6 Roles y responsabilidades

Seguidamente se presentan los roles y las responsabilidades que hay en el proyecto; Fases
de diseño y desarrollo de webinars y conversatorios 2022-I para la especialización en
gerencia deproyectos y maestría en gerencia organizacional de proyectos de la Universidad
El Bosque. Cabe resaltar que las personas que aparezcan a continuación tienen conocimiento
del compromiso que deben asumir durante la planeación, desarrollo y finalización del
proyecto. Asimismo, se hará uso de una matriz RACI donde se asignarán las actividades del
proyecto dela siguiente manera:

• R: RESPONSABLE
• A: APROBADOR
• C: CONSULTADO
• I: INFORMADO
Teniendo en cuenta que los webinars y conversatorios son eventos que se desarrollan cada
año,los roles y responsabilidades de Jorge Alberto Osorio, Luisa Fernanda Patiño, Juan Carlos
Caro e Ingrid Paola Cardozo se mantienen, Sin embargo, no pasa lo mismo con la gerencia
para el año 2022-I pues la nueva gerente será Tania Liseth Arroyo Tafur y su equipo de
trabajo del proyecto será Luisa Fernanda Ardila y Luisa Fernanda Pesellín, quienes asumirán
los roles y responsabilidades que tenía la gerencia y equipo anterior.

Tabla 20. Roles y responsabilidades.

Nombre Rol Responsabilidad

● Patrocinador
● Moderador de los webinars
Jorge Alberto Osorio RA
● Desarrollador de los
conversatorios
● Soporte de mercadeo
● Soporte y canal de
comunicacióncon el
Luisa FernandaPatiño Patrocinador y la universidad RCI
● Encargada del material
promocionalde los webinars y
conversatorios.
 Juan Carlos Caro ● Soporte de plataformas. C
● Facilitador para la gestión de los
recursos y el presupuesto
Tania LisethArroyo ● Líder para la toma de decisiones R
Tafur técnicas y resolución de
conflictos (bajo supervisión del
patrocinador).
● Facilitador de los recursos y el
presupuesto

Luisa FernandaArdila ● Líder para la toma de decisiones R

técnicas y resolución de
conflictos (bajo supervisión del
patrocinador).
● Facilitador de los recursos y el
presupuesto

Luisa Fernanda ● Líder para la toma de decisiones R

Pesellín técnicas y resolución de
conflictos (bajo supervisión del
patrocinador).
● Proveedores de contenido para el
Invitados a los desarrollo de la sesión de los I
conversatorios conversatorios.

● Proveedores de contenido para el

desarrollo de la sesión de los I
Ponenteswebinars
conversatorios.

● Soporte para la coordinación y

ejecución de los webinars desde CI
Ingrid PaolaCardozo
el Branch PMI Bogotá

3.6.7 Métodos para el desarrollo del equipo

A continuación, se presentan los métodos propuestos para el buen desarrollo del equipo:
Tabla 21. Métodos de desarrollo en equipo.
Método
Mantener alto nivel de
motivación
Feedback oportuno
Desarrollo del trabajo en
equipo
Asignación de tareas según
habilidades
Establecer prioridades de las
tareas
Uso de herramientas
tecnológicas y/o colaborativas
3.6.8 Liberación de recursos
A continuación, se presentará el proceso y las condiciones que se deben cumplir para poder
liberar los recursos:
Descripción
Es importante reconocer cuando las labores asignadas se
hacen bien, es por esto que se debe valorar el trabajo de
cada integrante del equipo, pues de esto dependerá que
todo el proyecto desde
su planeación hasta su desarrollo sea un completo éxito
Durante el proyecto se establecerán reuniones semanales
para verificar el avance y cumplimientode las actividades
asignadas, es ahí donde cada integrante del equipo recibirá
comentarios en pro del buen desarrollo del proyecto.
Para un buen desarrollo del equipo es indispensable la
comunicación, es por esto que para cualquier toma de
decisiones es importante programar una reunión y así
mantener al día a todos los miembros del equipo.
Cada integrante del equipo del proyecto tiene habilidades
diferentes para el desarrollo del mismo, de acuerdo a su
experiencia y conocimiento en el área laboral, es por esto
que para las tareas asignadas se tendrán en cuentas las
capacidades de cada uno y será el gerente quien asigne las
actividades, puesto que es la persona más idónea que
conoce a su equipo.
Las prioridades de tareas se verán reflejadas en la ruta
crítica del cronograma, por tal motivo quien se encargue
del cronograma estará atento en informar al equipo de las
actividades con mayor prioridad para desarrollar.
Se establecerá Microsoft Teams como plataforma para
llevar trazabilidad de los avances del proyecto.
3.6.8.1 Ponentes de los webinars
• Se cumpla el objeto del contrato establecido
• Se entregue el certificado de ponencia emitido por la facultad
• Confirmación de paz y salvo mediante correo electrónico

3.6.8.2 Invitados a los conversatorios

• Se cumpla el objeto del contrato establecido
• Confirmación de paz y salvo mediante correo electrónico

3.6.8.3 Otros recursos

El patrocinador, Luisa Patiño, Juan Carlos Caro, el equipo de proyecto e Ingrid Cardozo
(Branch PMI) se liberarán del proyecto una vez se firme el acta de cierre.

3.6.9 Monitoreo y control de recursos

El control de los recursos se hará por medio de los informes a través del software MS Project
(resumen de trabajo de los recursos y trabajo restante). Por medio de estos informes se
monitoreará la disponibilidad y el trabajo real de todos los recursos vs el trabajo planeado.

Estos informes se analizarán en las reuniones semanales del equipo de proyecto donde se
planteará la posibilidad de solicitar al patrocinador la adquisición de nuevos recursos, horas
extras o liberar recursos que no se necesiten.

3.7 Plan de Gestión de las Comunicaciones

3.7.1 Objetivo
Establecer un plan apropiado para definir los medios de comunicaciones y las personas encargadas
para cada mensaje que se desee enviar, se realiza por medio de la planificación, gestión y
monitoreo de las comunicaciones como se presenta en el plan.

3.7.2 Metodología
Para realizar la gestión de las comunicaciones se lleva a cabo los siguientes procesos, los cuales
han sido definidos por medio del capítulo 10 del PMBOK.

a. Proceso para la gestión de las comunicaciones

• Entradas para el plan

Paso 1: Se tiene en cuenta como base los documentos realizados con anterioridad a este, el
acta de constitución y la matriz de interesados.
Paso 2: Se reconoce nivel de importancia de las comunicaciones con los interesados
correspondientes.
Paso 3: Reconocer tiempo disponible de los interesados.

• Herramientas para el plan

Herramienta 1: Tecnologías de la comunicación para reconocer necesidades de los

interesados.
Herramienta 2: Analizar requisitos de las comunicaciones, según necesidad.
Herramienta 3: Modelos y métodos de comunicación existentes.
Herramienta 4: Juicio de expertos.

• Salidas para el plan

Las salidas que se obtienen por medio del desarrollo del plan de comunicaciones se obtiene un
registro de los interesados y la ventaja de este es el manejo estratégico entre los interesados y
el equipo de trabajo del proyecto.

b. Proceso para planifica las comunicaciones

• Entradas para el plan

Paso 1: Como se mencionó en las entradas del plan, se toma base de la matriz de
interesados, en donde es posible reconocer la relación y el perfil que cumplen en el
proyecto. De esta manera, se realiza una relación ubicando los interesados en una columna
y en una fila. En donde cada interesado de la columna se relaciona si debe tener
comunicación con cada interesado de la fila, indicando con un “SI” o un “NO” según
corresponda. Con este paso, se obtiene la matriz de comunicaciones.
Paso 2: En base a la anterior matriz, se realiza otra matriz en la que se indica las
características de las comunicaciones, teniendo en cuenta: emisor, receptor, mensaje o
motivo, canal, periodicidad y almacenamiento. Planteando en esta matriz, las
responsabilidades que tiene el equipo del proyecto con los interesados y patrocinador del
proyecto.
Paso 3: Incluir las actividades planteadas de las matrices en el cronograma del proyecto.
• Salidas para el plan
Las salidas que se presentan por medio de la planificación de las comunicaciones son las
matrices antes mencionadas; la matriz de comunicaciones y la matriz de control de
comunicaciones.

c. Proceso para gestionar de las comunicaciones

• Entradas para el plan

Paso 1: En este proceso se tiene en cuenta las matrices realizadas, en donde se busca
cumplir y llevar el orden de cada comunicación como se indico en la periodicidad y el
cronograma del proyecto.
Paso 2: Se debe mantener una comunicación constante con el equipo del proyecto, en donde
la persona encargada del plan de comunicaciones debe llevar una agenda en donde indique
el avance y desarrollo de las comunicaciones que se han realizado, para así identificar las
debilidades del equipo y propones nuevas estrategias para mejorar. Como también se puede
reconocer el éxito de las comunicaciones que se han establecido.

• Salidas para el plan

Las salidas que se presentan por medio de la gestión de las comunicaciones es la actualización
de los documentos, actualización de gestión de proyectos y nuevas estrategias de
comunicaciones para el desarrollo del proyecto.

d. Proceso para monitorear de las comunicaciones

• Entradas para el plan

Paso 1: Para monitorear las comunicaciones se utiliza la herramienta de juicios de experto,

en donde el patrocinador tendrá este papel de ser la persona encargada de revisar y dar
cumplimiento a los lineamientos planteados.
Paso 2: Teniendo en cuenta las matrices planteadas en el plan presente, se valida la eficacia
de las actividades en las que se necesite involucrar las comunicaciones.
Paso 3: A medida del desarrollo del proyecto se lleva un seguimiento en donde se evalúa
el desempeño de cada integrante del grupo con las actividades respectivas.
Paso 4: Contando con el desempeño de cada integrante y el desarrollo de las actividades,
se verifica si existe alguna falla, sea del equipo del trabajo o de la organización planificada
en las matrices propuestas.
Paso 5: Para llevar estos controles se realiza por medio de reuniones semanales virtuales.
3.7.3 Otros aspectos que contemplar
3.7.3.1 Tipos de canales de comunicación
Para mantener una comunicación fácil, accesible y exacta, se realiza uso de herramientas formales,
las cuales son:
• Correos electrónicos institucionales.
• Video conferencias por medio de la plataforma de Microsoft Teams o Google Meets.

Para mantener una comunicación fluida y ligera, se realiza uso de herramientas informales, estas
herramientas no se utilizan con todos los interesados, estas son cuales son:
• Llamadas telefónicas.
• Mensajería.

3.7.4 Roles y responsabilidades

3.7.4.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)
• Establecer las fechas para los webinars y conversatorios.
• Autorizar cambios en la planeación de la línea base del cronograma.
• Verificación de informes de seguimiento.
• Estimación de plazos y recursos disponibles.
• Avalar y sugerir cambios requeridos en el proyecto.

3.7.4.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

• Establecer la dependencia entre las actividades.
• Implementar los cambios autorizados por el patrocinador y gestionarlos.
• Realizar alertas en cuanto a cambios en la ejecución para implementar acciones correctivas.

3.7.4.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

• Llevar a cabo seguimiento del cronograma.
• Verifica el cumplimiento de los tiempos establecidos.
• Identificar la estructura de desglose de las actividades.
• Determinar qué elementos del cronograma han cambiado y cuál ha sido su impacto.

3.8 Plan de Gestión de Riesgos

3.8.1 Objetivo
Describir la metodología para la identificación, evaluación y gestión de los riesgos con el fin de
establecer una ruta de acción en caso de la materialización de estos en el proyecto.
3.8.2 Metodología
3.8.2.1 Procesos identificar y categorizar los riesgos del proyecto
La identificación y categorización de los riesgos de este proyecto se llevará a cabo como se
define a continuación:

Paso 1: En primer lugar, se realiza una evaluación de los requerimientos de primer nivel
solicitados por el Patrocinador y de esta manera hacer un análisis inicial de los posibles
riesgos que se podrían presentar sobre los entregables relacionados a estos requerimientos.
Paso 2: Posteriormente, teniendo ya establecida la WBS/EDT se realiza una verificación
de cada uno de los entregables ya establecidos para identificar sus posibles riesgos.
Paso 3: Teniendo los riesgos identificados inicialmente y los identificados a través de la
WBS/EDT se hace un consolidado y una lluvia de ideas al interior del equipo con el fin de
verificar que todos los riesgos que se puedan presentar ya sean positivos o negativos, hayan
sido identificados.
Paso 4: Se hace identificación de las causas y posibles consecuencias de cada uno de los
riesgos, así como su tipificación por categoría.
Paso 5: Análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos.
Paso 6: Plan de respuesta y representación gráfica del riesgo inherente puro en comparación
con el residual.

3.8.2.2 Criterios de probabilidad e impacto para el análisis cualitativo de los

riesgos
a. Probabilidad
En este proyecto se llevará una escala desde muy alto hasta muy bajo, definiendo así 5 niveles
para reconocer el impacto de cada riesgo reconocido.
• Muy baja: Corresponde al 0,05 y tiene un valor porcentual de menor a 0,05%.
• Bajo: Corresponde a 0,1 y tiene un valor porcentual entre igual a 5% y menor a 10%.
• Medio: Corresponde a 0,2 y tiene un valor porcentual entre igual a 10% y menor a
20%.
• Alto: Corresponde a 0,4 y tiene un valor porcentual entre igual a 20% y menor a
50%.
• Muy alto: Corresponde a 0,8 y tiene un valor porcentual de mayor o igual que 50%.
b. Impacto
Se reconoce en este proyecto como la calificación de las consecuencias producidas en alguno
de los objetivos del proyecto y/o afectaciones en criterios importantes para la organización y
se relacionan, de esta manera:

Impacto en tiempo
• Muy baja: Corresponde a un impacto de 0 días.
• Bajo: Corresponde a un impacto entre 1 a 2 días.
• Medio: Corresponde a un impacto entre 3 a 5 días.
• Alto: Corresponde a un impacto entre 6 a 7 días.
• Muy alto: Corresponde a impactos de 8 o más de 8 días.
Impacto en costos
• Muy baja: Corresponde un impacto de costo de menor o igual a $100.000 pesos
colombianos.
• Bajo: Corresponde a un impacto desde $100.000 hasta $300.000 pesos colombianos.
• Medio: Corresponde a un impacto desde mayor o igual a $300.000 y mejor a $500.000
pesos colombianos.
• Alto: Corresponde a un impacto de costos desde mayor o igual a $550.000 hasta
$700.000 pesos colombianos.
• Muy alto: Corresponde a un impacto mayor o igual a $700.000 pesos colombianos.

c. Priorizar los riesgos del proyecto

Se prioriza la atención de aquellos riesgos cuya probabilidad está ubicada dentro de la
categoría alta y muy alta, sin embargo, se hace propuesta de plan de respuestas para cada uno
de los riesgos identificados, esto con el fin de tener una pronta respuesta frente a la
materialización de cualquier riesgo así no se encuentre dentro de estas categorías.

Así mismo se establece la siguiente tabla de criticidades la cual se deriva de la relación

probabilidad Vs. Impacto de los puntos expuestos anteriormente.
Tabla 22. Criticidad de riesgos.

d. Reserva de contingencia
Para el presente proyecto se tomará como reserva de contingencia la sumatoria de los costos
obtenidos posterior a la implementación de los planes de respuesta asociados al riesgo
residual, con el fin de mitigar los riesgos identificados.

e. Reserva de gestión
Para el presente proyecto se realizará el cálculo de la reserva de gestión con un porcentaje del
10% teniendo en cuenta lo establecido por el patrocinador y la información contenida en los
activos de la organización con relación a proyectos anteriores.

3.8.3 Roles y responsabilidades

3.8.3.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)
• Comunicar riesgos comunes del proyecto
• Aprobar los riesgos determinados por el equipo de trabajo.
• Verificación de informes de seguimiento.
• Apoyar en dado caso que se necesite para la solución de alguno de los posibles riesgos.
• Seguimiento a los riesgos.
• Solicitud de cambios.

3.8.3.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

• Planear, identificar y solucionar posibles riesgos.
 • Verificar y controlar los riesgos.
• Solicitud de cambios.
• Realizar cambios.

3.8.3.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

• Planear, identificar y solucionar posibles riesgos.
• Verificar y controlar los riesgos.
• Solicitud de cambios
• Implementar planes de respuesta.
• Informar en caso de que se presente un riesgo ya identificado o no.

3.8.4 Calendario
Se llevará a cabo un monitoreo constante al interior del equipo de proyecto previo a la entrega de
cualquier documento con el fin de disminuir la probabilidad de reprocesos, así mismo, posterior a
cada dos sesiones se llevará a cabo una reunión por parte del equipo con el fin de verificar el
comportamiento de los indicadores.

Por otro lado, de manera mensual se entregará un informe gerencial detallado con toda la
información de los avances en el proyecto.

3.8.5 Respuesta a los riesgos

Se llevarán a cabo reuniones al interior del equipo con el fin de dar seguimiento a la ejecución del
proyecto y los posibles riesgos que se han materializado o podrían llegar a materializarse y así
mitigar su impacto.
Para ello se plantean tres grandes grupos de estrategias a las amenazas que se presenten:

3.8.5.1 Estrategias para amenazas

a. Aceptar: Se aceptarán aquellos riesgos que no tienen una alta prioridad o por otro lado se
salen de las capacidades de respuesta del equipo. Así mismo se hará un seguimiento poco
intensivo a este tipo de riesgos con el fin de verificar que no escalen en criticidad.
b. Mitigar: Mediante diferentes estrategias se pretende disminuir el impacto que puedan
llegar a tener los riesgos que tengan una criticidad entre baja y muy alta dependiendo de
cada particularidad. Esto con el fin de disminuir el impacto que estos generan en la
ejecución del proyecto.
c. Transferir: Se usará únicamente en los casos en que se requiere de un conocimiento o
habilidades especificas con las cuales no se cuenta al interior del equipo de proyecto se
pueden gestionar a través de un experto en el tema.
3.8.6 Monitoreo y control de riesgos
Para realizar el monitoreo y control de riesgos se realizarán reuniones virtuales cada quince días
con el fin de llevar un seguimiento a los riesgos y respuesta a los riesgos:

• El cumplimiento debido a cada plan de respuesta según la matriz presentada y el

cronograma, por medio de un check-list.
• Analizar la validez de cada respuesta a los riesgos.
• Reconocimiento de nuevos posibles riesgos.
• Analizar el impacto real de riesgos hasta el día en que se realice la reunión.

Realizando las actividades antes mencionadas y por medio de la llevar a cabo el plan de gestión
de riesgos se obtendrán salidas como:

• Información del desempeño del trabajo.

• Solicitudes de cambios.
• Actualizaciones al plan de dirección del proyecto.
• Actualizaciones a los documentos del proyecto.
• Actualizaciones a los activos de la organización.

3.9 Plan de Gestión de Interesados

3.9.1 Objetivo
Establecer un plan para conocer los involucrados del proyecto por medio de la identificación,
planificación, gestión y monitoreo de cada uno de estos contando con los requisitos.

3.9.2 Metodología
3.9.2.1 2.1 Procesos para identificar interesados
Paso 1: Realizar un análisis del proyecto, del sector y personas cercanas al proyecto,
analizar los beneficios o desventajas (si se presentan) para personas involucradas directa o
indirectamente al proyecto y consignarlas en la Acta de Constitución del proyecto.
Paso 2: Verificar los interesados identificados en la Acta de Constitución por medio de
reuniones virtuales con el patrocinador.
Paso 3: Evaluar nuevos los interesados identificados en la Acta de Constitución por medio
de reuniones virtuales con el patrocinador.
 Paso 4: Conocer datos importantes de cada interesado para el proyecto como lo es: el cargo,
el rol que cumple dentro del proyecto, el medio de contacto, las expectativas y necesidades,
los requisitos, entre otros.
Paso 5: Realizar una matriz en base a todos los datos recopilados de cada interesado, la
cual se conocerá como matriz de interesados.

• Salidas para el proceso

Por medio de este proceso se obtiene como salida la matriz de interesados, la cual es base para
el desarrollo de las siguientes metodologías que se deben aplicar en el proyecto.

3.9.2.2 Procesos para planificar el involucramiento de los interesados

Paso 1: Clasificar cada uno de los interesados por medio de la matriz que se obtiene del
proceso anterior.
Paso 2: Establecer una estrategia para cada uno de ellos, en donde se indique como debe
ser el papel del interesado según su perfil.
Paso 3: Definir los momentos específicos para llevar a cabo las estrategias propuestas (el
como, quien, cuando y donde).

• Salidas para el proceso

Por medio de este proceso se obtiene como salida el plan de involucramiento del proyecto en
el cual se añade a la matriz de interesados, en donde se obtiene la matriz de interesados más el
plan de involucramiento.

3.9.2.3 Proceso para gestionar el involucramiento de los interesados

Paso 1: Implementar las estrategias planteadas en la matriz de interesados en conjunto con
las comunicaciones propuestas para cada uno de los interesados.
Paso 2: Determinar un período de tiempo para evaluar el proceso que se lleva con los
interesados, sus medios de comunicación, si está cumpliendo el rol en el proyecto, su
progreso, entre otros factores.
Paso 3: Resolver deficiencias o problemas en caso de que se presenten, por medio de
reuniones con el equipo del proyecto en donde se deben reevaluar las estrategias o darles
cumplimiento a las existentes.

• Salidas para el proceso

 Por medio de este proceso se obtiene como salida actualizaciones de documentos afectados
por la matriz de interesados, como el de comunicaciones. Adicionalmente, el desarrollo de este
proceso se debe registrar en los informes de gerencia indicando el desempeño y avance del
plan de interesados.

3.9.2.4 Proceso para monitorear el involucramiento de los interesados

Paso 1: Realizar control por medio de reuniones semanales del equipo del proyecto.
Paso 2: Evaluar el cumplimiento del plan de interesados en conjunto del avance del
proyecto y disposición de cada interesado.
Paso 3: Comparar desempeño mensual del proyecto a medida de su avance, esto con el fin
de lograr conocer si las estrategias siguen siendo efectivo y practico a medida del avance
del proyecto.
Paso 4: Reconocer el interés reflejado por cada uno de los interesados, de esta manera en
dado caso que uno o algunos de los interesados no este participando activamente en el
desarrollo del proyecto se puedan plantear nuevas estrategias a tiempo.

• Salidas para el proceso

Por medio de este proceso se obtiene como salida el conocimiento del avance del proyecto en
la parte de los interesados, por lo cual permite conformar el informe de cada sesión de webinar
y conversatorio y el informe de gerencia del proyecto.

3.9.3 Roles y responsabilidades

3.9.3.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)
• Establecer cuáles serán los parámetros de cada entregables según como se haya
establecido en los requerimientos
• Revisar y aprobar los entregables
• Identificar errores en los entregables y solicitar correcciones
• Solicitar y aprobar los controles de cambio en el proyecto
• Ser partícipe de las reuniones de control
• Establecer los límites y las exclusiones del alcance
• Garantizar los recursos que se establecieron en el acta de inicio para el proyecto.

3.9.3.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

• Debe mantener constante comunicación con el patrocinador para rendir cuentas del
progreso del proyecto
• Enviar informe de avance y rendimiento del proyecto
 • Organizar y liderar las reuniones de control
• Asignar las responsabilidades a cada uno de los integrantes del proyecto para su
correcta organización
• Escuchar y aprobar las actividades del grupo del proyecto
• Gestionar la aceptación de los entregables mediante la firma del patrocinador
• Estar presente en la planeación, ejecución y supervisión del proyecto.
• Estar atento en que si lleguen los recursos disponibles del proyecto por parte del
patrocinador.

3.9.3.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

• Estar presente en todas las tareas dispuestas por el director del proyecto
• Asistir a las reuniones solicitadas por el patrocinador
• Mantener constante comunicación con la gerente del proyecto
• Revisar que se estén cumpliendo todos los criterios de aceptación y requerimientos
solicitados por el patrocinador
• Trabajar en el documento del proyecto
• Realizar seguimiento al trabajo ejecutado y no ejecutado en el periodo de control.

3.10 Plan de Gestión de Adquisiciones

3.10.1 Objetivo
El objetivo de este plan es describir todos los procesos para comprar o adquirir productos según
sea el caso, para esto es importante tener una planificación previa para saber cómo se desarrollará
la gestión de las adquisiciones del proyecto; “Fases de diseño y desarrollo de webinars y
conversatorios 2022-I para la Especialización en Gerencia de Proyectos y Maestría en Gerencia
Organizacional de Proyecto de la Universidad El Bosque”.

3.10.2 Metodología
3.10.2.1 Planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto
Para realizar la gestión de cronograma se tendrá en cuenta los procesos que se encuentran en esta
sección.

a. Proceso para definir las actividades del proyecto

Paso 1: Realizar reunión con el Patrocinador para analizar cuáles serán las adquisiciones
que el proyecto necesita para llevar a cabo el desarrollo del proyecto según lo establecido
en el Project chárter y en cada una de las actividades a ejecutar.
Paso 2: Revisar documentos históricos para tener mas claridad y seguridad en la gestión de
 las adquisiciones del proyecto, y así evitar cometer posibles errores que se vean reflejados
en los costos del proyecto.
Paso 3: Establecer cuál será la modalidad para adquirir las adquisiciones del proyecto,
puesto que se debe establecer la modalidad de pago, las responsabilidades que tiene cada
prestador de servicios, las garantías que nos ofrecen por adquirir a los proveedores y las
posibles restricciones que se deban establecer.
Paso 4: Vincular el plan de gestión de adquisiciones al cronograma del proyecto.

• Herramientas

Herramienta 1: Reuniones siempre que sea necesario con el patrocinador, director e

interesados.
Herramienta 2: Juicio de expertos, este es útil para coordinar el valor por hora de los
invitados y los ponentes de cada sesión.

• Salidas

Salida 1: Plan de gestión de las adquisiciones del proyecto.

Salida 2: Documento con información de cada uno de los ponentes; dentro del plan de
adquisiciones se encuentran involucrados cada uno de los ponentes en las sesiones de
webinars y conversatorios es por esta razón que se necesita conocer con previo tiempo su
perfil profesional, la temática a tratar en la sesión, sus datos de contacto y desde luego su
foto.
Salida 3: Parámetros de selección; estas serán las condiciones o requisitos que deban tener
cada uno de los ponentes en las sesiones, es de anotar que quien tendrá los criterios será
el Patrocinador, pues será el quien elija el expositor de cada encuentro.
Salida 4: Solicitudes de cambio; esta solicitud se materializará en caso de que se necesite
otro profesional para algún encuentro en los webinars o conversatorios y que no se haya
contemplado dentro del plan de recursos, por tal motivo se hará la solicitud mediante el
control integrado de cambios

b. Proceso para ejecutar las adquisiciones

• Pasos para ejecutar

Paso 1: Luego de tener clara la información de quienes serán los expositores, se procederá
a contactar a cada uno de ellos para verificar que tenga el tiempo disponible, brindarle la
información de la temática a tratar, y formalizar la modalidad de contratación del servicio
prestado.
Paso 2: Crear una lista de los proveedores e invitados confirmados.
 Paso 3: Pasar la información al área de talento humano de la universidad El Bosque de los
proveedores consolidados y seguros de estar presente en las sesiones, de esta manera
estandarizar un modelo de contrato para todos.
Paso 4: Revisión por parte del patrocinador de los modales designados para el contrato, los
cuales son:
• Contrato de prestación de servicios
• Contrato de precio fijo cerrado FFP
Paso 5: Formalizar los contratos con la firma de cada uno de los proveedores y de esta
manera oficializar el vínculo prestado con la universidad.

• Herramientas que se recomiendan en este proceso

Herramienta 1: Juicio de expertos, es una herramienta útil para poder evaluar y escoger a
los invitados y ponentes del proyecto.
Herramienta 2: Reunión con el Patrocinador para que comparta la información de los
ponentes e invitados seleccionados.

• Salidas de este proceso

Salida 1: Lista consolidada de los ponentes e invitados a cada una de las sesiones de
webinars y conversatorios.
Salida 2: Contratos para formalizar el vínculo con los ponentes e invitados.

c. Proceso para controlar las adquisiciones

• Pasos a seguir para la gestión del proceso

Paso 1: Para controlar las adquisiciones es importante mantener una ficha técnica en
constante actualización, con el fin de que cualquier integrante del proyecto pueda ver los
procesos adelantados según las sesiones presentadas de los webinars y conversatorios.

• Salidas de este proceso

Modelo de matriz que se debe alimentar para estar informados del avance en las adquisiciones
del proyecto, es decir que se ingresara información cada vez que se formalice y finalice un
contrato de prestación de servicios.
Tabla 23. Control de adquisiciones.

3.10.3 Otros aspectos que contemplar

El tipo de contratación escogida, para esto se hará uso de una matriz para alimentar con la
información de los contratistas de las sesiones de webinars y conversatorios.

Tabla 24. Seguimiento de contratación.

3.10.4 Roles y responsabilidades

3.10.4.1 Rol 1 (Patrocinador – Jorge Alberto Osorio)
Jorge, será quien se encargue de establecer el manejo de las adquisiciones del proyecto, seleccionar
los invitados y ponentes de las sesiones de webinars y conversatorios, asesorar en caso de ser
necesario para realizar los procesos de contratación, solicitar y aprobar cambios y desembolsar los
recursos para el pago de los servicios prestados en el proyecto.

3.10.4.2 Rol 2 (Gerente del proyecto – Tania Arroyo)

Establecer reuniones reunión para definir las adquisiciones del proyecto o cualquier inquietud que
surja durante el desarrollo del proyecto, mantener constante comunicación con Jorge para entregar
rendición de cuentas de las adquisiciones, recibir y realizar los cambios que el patrocinador crea
pertinente y cumplir con su rol de gerente.

3.10.4.3 Rol 3 (Equipo de Proyecto – Luisa Pesellín y Luisa Ardila)

Participar en las reuniones solicitadas por el sponsor o gerente del proyecto, ayudar en los procesos
de planeación, ejecución y control de las adquisiciones, conformar la asistencia de los invitados y
ponentes y solicitar y realizar cambios.

3.11 Acta de cierre de la planeación

Figura 9. Acta de aprobación y cierre de planeación detallada.
 CAPÍTULO IV – PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y
CIERRE

4.1 Informes de gestión de cambios del proyecto

4.1.1 Informe de solicitud de cambio No. 1

Se realiza primera solicitud de cambio el 2 de marzo del 2022, la cual es aprobada por el sponsor.

Figura 10. Solicitud de cambio No. 1

4.1.2 Informe de solicitud de cambio No. 2
Se realiza primera solicitud de cambio el 30 de marzo del 2022, la cual es aprobada por el sponsor.

Figura 11. Solicitud de cambio No. 2.

4.1.3 Informe de solicitud de cambio No. 3
Se realiza primera solicitud de cambio el 13 de abril del 2022, la cual es aprobada por el sponsor.

Figura 12.Solicitud de cambio No. 3.

4.1.4 Informe de solicitud de cambio No. 4
Se realiza primera solicitud de cambio el 24 de abril del 2022, la cual es aprobada por el sponsor.

Figura 13. Solicitud de cambio No. 4.

4.1.5 Informe de solicitud de cambio No. 5
Se realiza primera solicitud de cambio el 31 de abril del 2022, la cual es aprobada por el sponsor.

Figura 14. Solicitud de cambio No. 5.

4.2 Informes de avance del proyecto

4.2.1 Informes de seguimiento del proyecto

4.2.1.1 Informes de seguimiento de conversatorios
En todos los informes realizados para el seguimiento de los conversatorios se incluye las siguientes
dispositivas:

• Portada igual para todos los informes (presentada en la figura 14).

• Índice con los mismos ítems en todos los informes (presentado en la figura 15).
• Presentación del expositor
• Asistentes en total que asistieron al conversatorio.
• Asistencia de curva diaria.
• Análisis de encuesta de satisfacción.
• Principales indicadores de la sesión.
• Comentarios del público.
• Diapositiva de agradecimiento igual para todos los informes (presentada en la figura 16).

Figura 15. Portada general para informes de seguimiento para conversatorios.

Figura 16. Índice general para todos los informes.

Figura 17. Última diapositiva de todos los informes de seguimiento para conversatorios
 a. Primer informe
Figura 18. Primer informe conversatorio Parte 1.

Figura 19. Primer informe conversatorio Parte 2.

Figura 20. Primer informe conversatorio Parte 3.

Figura 21. Primer informe conversatorio Parte 4.

Figura 22. Primer informe conversatorio Parte 5.

Figura 23. Primer informe conversatorio Parte 6

 b. Segundo informe
Figura 24. Segundo informe conversatorio Parte 1.

Figura 25. Segundo informe conversatorio Parte 2.

Figura 26. Segundo informe conversatorio Parte 3.

Figura 27. Segundo informe conversatorio Parte 4.

Figura 28. Segundo informe conversatorio Parte 5.

Figura 29. Segundo informe conversatorio Parte 6.

Figura 30. Segundo informe conversatorio Parte 7.

c. Tercer informe
Figura 31. Tercer informe conversatorio Parte 1.
Figura 32. Tercer informe conversatorio Parte 2.

Figura 33. Tercer informe conversatorio Parte 3.

Figura 34. Tercer informe conversatorio Parte 4.

Figura 35. Tercer informe conversatorio Parte 5.

Figura 36. Tercer informe conversatorio Parte 6.

Figura 37. Tercer informe conversatorio Parte 7.

Figura 38. Tercer informe conversatorio Parte 8.

d. Cuarto informe
Figura 39. Cuarto informe conversatorio Parte 1.
Figura 40. Cuarto informe conversatorio Parte 2.

Figura 41. Cuarto informe conversatorio Parte 3.

Figura 42. Cuarto informe conversatorio Parte 4.

Figura 43. Cuarto informe conversatorio Parte 5.

Figura 44. Cuarto informe conversatorio Parte 6.

Figura 45. Cuarto informe conversatorio Parte 7.

Figura 46. Cuarto informe conversatorio Parte 8.

4.2.1.2 Informes de seguimiento de webinars

En todos los informes realizados para el seguimiento de los webinars se incluye las siguientes
dispositivas:

• Portada igual para todos los informes (presentada en la figura 46).

• Índice con los mismos ítems en todos los informes (presentado en la figura 47).
• Presentación del expositor
• Asistentes en total que asistieron al webinar.
• Análisis de encuesta de inscripción.
• Asistencia de curva diaria.
• Análisis de encuesta de satisfacción.
• Principales indicadores de la sesión.
• Comentarios del público.
• Diapositiva de agradecimiento igual para todos los informes (presentada en la figura 48).
Figura 47.Portada general para informes de seguimiento para webinars.

Figura 48. Índice general para todos los informes.

Figura 49. Última diapositiva de todos los informes de seguimiento para webinars.

a. Primer informe
. Figura 50. Primer informe webinar Parte 1.
Figura 51. Primer informe webinar Parte 2.

Figura 52. Primer informe webinar Parte 3.

Figura 53. Primer informe webinar Parte 4.

Figura 54. Primer informe webinar Parte 5.

Figura 55. Primer informe webinar Parte 6.

Figura 56. Primer informe webinar Parte 7.

 b. Segundo informe
Figura 57. Segundo informe webinar Parte 1.

Figura 58. Segundo informe webinar Parte 2.

Figura 59. Segundo informe webinar Parte3.

Figura 60. Segundo informe webinar Parte 4.

Figura 61. Segundo informe webinar Parte 5.

Figura 62. Segundo informe webinar Parte6.

Figura 63. Segundo informe webinar Parte 7.

Figura 64. Segundo informe webinar Parte 8.

 c. Tercer informe
Figura 65. Tercer informe webinar Parte 1.

Figura 66. Tercer informe webinar Parte 2.

Figura 67. Tercer informe webinar Parte 3.

Figura 68. Tercer informe webinar Parte 4.

Figura 69. Tercer informe webinar Parte 5.

Figura 70. Tercer informe webinar Parte 6.

Figura 71. Tercer informe webinar Parte 7.

Figura 72. Tercer informe webinar Parte 8.

 d. Cuarto informe
Figura 73. Cuarto informe webinar Parte 1

Figura 74. Cuarto informe webinar Parte 2.

Figura 75. Cuarto informe webinar Parte 3.

Figura 76. Cuarto informe webinar Parte 4.

Figura 77. Cuarto informe webinar Parte 5.

Figura 78. Cuarto informe webinar Parte 6.

Figura 79. Cuarto informe webinar Parte 7.

Figura 80. Cuarto informe webinar Parte 8.

 e. Quinto informe
Figura 81. Quinto informe webinar Parte 1.

Figura 82. Quinto informe webinar Parte 2.

Figura 83. Quinto informe webinar Parte 3.

Figura 84. Quinto informe webinar Parte 4.

Figura 85. Quinto informe webinar Parte 5.

Figura 86. Quinto informe webinar Parte 6.

Figura 87. Quinto informe webinar Parte 7.

Figura 88. Quinto informe webinar Parte 8.

 f. Sexto informe
Figura 89. Sexto informe webinar Parte 1

Figura 90. Sexto informe webinar Parte 2.

Figura 91. Sexto informe webinar Parte 3.

Figura 92. Sexto informe webinar Parte 4.

Figura 93. Sexto informe webinar Parte 5.

Figura 94. Sexto informe webinar Parte 6.

Figura 95. Sexto informe webinar Parte 7.

Figura 96. Sexto informe webinar Parte 8.

 g. Séptimo informe
Figura 97. Séptimo informe webinar Parte 1

Figura 98. Séptimo informe webinar Parte 2.

Figura 99. Séptimo informe webinar Parte 3.

Figura 100. Séptimo informe webinar Parte 4.

Figura 101. Séptimo informe webinar Parte 5.

Figura 102. Séptimo informe webinar Parte 6.

Figura 103. Séptimo informe webinar Parte 7.

Figura 104. Séptimo informe webinar Parte 8.

4.2.2 Informe de gerencia
4.2.2.1 Primer informe de gerencia
Figura 105. Primer informe de gerencia Parte 1.
Figura 106. Primer informe de gerencia Parte 2.

Figura 107. Primer informe de gerencia Parte 3.

Figura 108. Primer informe de gerencia Parte 4.

Figura 109. Primer informe de gerencia Parte 5.

Figura 110. Primer informe de gerencia Parte 6.

Figura 111. Primer informe de gerencia Parte 7.

Figura 112. Primer informe de gerencia Parte 8.

Figura 113. Primer informe de gerencia Parte 9.

Figura 114. Primer informe de gerencia Parte 10.

Figura 115. Primer informe de gerencia Parte 11.

Figura 116. Primer informe de gerencia Parte 12.

Figura 117. Primer informe de gerencia Parte 13.

4.2.2.2 Segundo informe de gerencia
Figura 118. Segundo informe de gerencia Parte 1.

Figura 119. Segundo informe de gerencia Parte 2.

Figura 120. Segundo informe de gerencia Parte 3.

Figura 121. Segundo informe de gerencia Parte 4

Figura 122. Segundo informe de gerencia Parte 5

Figura 123. Segundo informe de gerencia Parte 6

Figura 124. Segundo informe de gerencia Parte 7

Figura 125. Segundo informe de gerencia Parte 8

Figura 126. Segundo informe de gerencia Parte 9

Figura 127. Segundo informe de gerencia Parte 10

Figura 128. Segundo informe de gerencia Parte 11

Figura 129. Segundo informe de gerencia Parte 12

Figura 130. Segundo informe de gerencia Parte 13

Figura 131. Segundo informe de gerencia Parte 14

Figura 132. Segundo informe de gerencia Parte 15

Figura 133. Segundo informe de gerencia Parte 16

Figura 134. Segundo informe de gerencia Parte 17

Figura 135. Segundo informe de gerencia Parte 18

Figura 136. Segundo informe de gerencia Parte 19

Figura 137. Segundo informe de gerencia Parte 20

Figura 138. Segundo informe de gerencia Parte 21

Figura 139. Segundo informe de gerencia Parte 22

Figura 140. Segundo informe de gerencia Parte 23

4.3 Informe final del proyecto

4.3.1 Objetivo
Se busca por medio de este informe evidenciar el desarrollo del proyecto de “Fases de diseño y
desarrollo de webinars y conversatorios 2022-I para la especialización en gerencia de proyectos y
maestría en gerencia organizacional de proyectos de la universidad el bosque” hasta su
finalización.

4.3.2 Evidencias del producto final

4.3.2.1 Cuatro sesiones publicadas de conversatorios
Se realiza la publicación de las sesiones de conversatorios por medio del canal de YouTube de
Eventos Universidad El Bosque. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 25. Cuatro sesiones publicadas de conversatorios.

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Liderazgo transformacional

Sesión 2: ¿Qué crea y destruye una

cultura innovadora?

Sesión 3: Proyectos sustentables y

economía circular
 Sesión 4: Proyectos sustentables y
economía circular – Parte 2

4.3.2.2 Siete sesiones publicadas de webinars

Se realiza la publicación de las sesiones de webinars por medio del canal de YouTube de
Especialización Gerencia de Proyectos. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 26. Evidencias siete sesiones de webinars.

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Lean
Portfolio
Management en
la transformación
de negocios

Sesión 2: ¿Cómo
integrar las
herramientas de
comunicación y
colaboración en
proyectos?
 Sesión 3: La
comunicación
como mecanismo
de dirección

Sesión 4: ¿Éxito
o fracaso? Cómo
medir el
rendimiento de tu
proyecto

Sesión 5:
Técnicas para
gestionar la causa
de los conflictos
a través del
liderazgo
 Sesión 6:
Aprende trucos
para lograr que tu
tiempo sea más
eficiente

Sesión 7:
Conocer y
abordar los
errores con
enfoque en el
ámbito proyectos
TI

4.3.2.3 Cuatro sesiones publicadas de conversatorios

Se realiza la entrega de cuatro informes de seguimiento de conversatorios, teniendo en cuenta los

requerimientos para la realización de estos. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 27. Evidencias cuatro informes sesiones de conversatorios

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Liderazgo transformacional

Sesión 2: ¿Qué crea y destruye una cultura

innovadora?

Sesión 3: Proyectos sustentables y economía

circular

Sesión 4: Proyectos sustentables y economía

circular – Parte 2

4.3.2.4 Siete informes de sesiones webinars

Se realiza la entrega de siete informes de seguimiento de cada sesión, teniendo en cuenta los
requerimientos para la realización de estos. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 28. Evidencias siete informes sesiones de webinars

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Lean Portfolio Management en

la transformación de negocios

Sesión 2: ¿Cómo integrar las

herramientas de comunicación y
colaboración en proyectos?

Sesión 3: La comunicación como

mecanismo de dirección

Sesión 4: ¿Éxito o fracaso? Cómo medir

el rendimiento de tu proyecto
 Sesión 5: Técnicas para gestionar la
causa de los conflictos a través del
liderazgo

Sesión 6: Aprende trucos para lograr que

tu tiempo sea más eficiente

Sesión 7: Conocer y abordar los errores

con enfoque en el ámbito proyectos TI

4.3.2.5 Pieza publicitaria conversatorios

Se realiza la entrega de cuatro piezas publicitarias de conversatorios, teniendo en cuenta los
requerimientos para la realización de estos. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 29. Evidencias pieza publicitarias de conversatorios

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Liderazgo transformacional

Sesión 2: ¿Qué crea y destruye una cultura innovadora?

Sesión 3: Proyectos sustentables y economía circular

Sesión 4: Proyectos sustentables y economía circular – Parte 2

4.3.2.6 Pieza publicitaria webinars

Se realiza la entrega de cuatro piezas publicitarias de conversatorios, teniendo en cuenta los

requerimientos para la realización de estos. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 30. Evidencias pieza publicitarias de webinars

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Lean Portfolio Management en la

transformación de negocios

Sesión 2: ¿Cómo integrar las herramientas

de comunicación y colaboración en
proyectos?

Sesión 3: La comunicación como mecanismo

de dirección
 Sesión 4: ¿Éxito o fracaso? Cómo medir el
rendimiento de tu proyecto

Sesión 5: Técnicas para gestionar la causa de

los conflictos a través del liderazgo

Sesión 6: Aprende trucos para lograr que tu

tiempo sea más eficiente
 Sesión 7: Conocer y abordar los errores con
enfoque en el ámbito proyectos TI

4.3.2.7 Diseño de encuestas de satisfacción de conversatorios

En la figura se presenta el diseño de la encuesta de satisfacción de los conversatorios, para ingresar
a cada encuesta realizada para cada sesión se recomienda ingresar al link dando click aquí.
Figura 141. Diseño de encuesta de satisfacción.
4.3.2.8 Diseño de encuestas de satisfacción de webinars

En la figura se presenta el diseño de la encuesta de satisfacción de los webinars, para ingresar a

cada encuesta realizada para cada sesión se recomienda ingresar al link dando click aquí.
Figura 142. Diseño de encuesta de satisfacción.

4.3.2.9 Plan de promoción

En el plan de promoción fue propuesto el envío de invitaciones por medio de correos electrónicos
teniendo en cuenta las bases de datos que han sido creadas a medida del desarrollo de otros
semestres del proyecto, adicionalmente se realiza uso de la herramienta de comunicación
WhatsApp, que a pesar de ser un medio de comunicación informal, es el medio que facilita
comunicaciones directas e inmediatas con los interesados, esta herramienta se utilizaba
principalmente para realizar la comunicación de la invitación directamente a los grupos de
estudiantes, tanto de la especialización como de la maestría.
Siendo así, se evidencia en la tabla un correo promocional realizado de las sesiones de webinars,
como ejemplo de los demás correos enviados, siendo de conversatorios y webinars.
Adicionalmente, se presenta uno de los comunicados por WhatsApp. Para más detalle del plan de
promoción de los webinars se recomienda ingresar al link dando click aquí y para la promoción
de los conversatorios se recomienda ingresar dando click aquí.

Tabla 31. Evidencias plan promocional.

Evidencia Título de sesión

Plan promocional ejemplo por

correo electrónico, correspondiente
a la sesión 1. Liderazgo
transformacional.
 Plan promocional ejemplo por
WhatsApp, correspondiente a la
sesión 6. Aprende trucos para lograr
que tu tiempo sea más eficiente

4.3.2.10 Diseño de cortinilla de introducción y cierre para los conversatorios

Se evidencia el diseño que se realizó para la introducción y cierre de los conversatorios, estos con
el fin de presentar la conferencia en vivo y publicaciones respectivas de las sesiones. Si se desea
conocer el trabajo detallado de estas se recomienda ingresar dando click aquí.
Figura 143. Diseño de cortinilla conversatorios.

4.3.2.11 Diseño de cortinilla de introducción y cierre para los webinars

Se evidencia el diseño que se realizó para la introducción y cierre de los webinars, estos con el fin
de presentar la conferencia en vivo y publicaciones respectivas de las sesiones. Para los webinars
dando click aquí. Debido a que este diseño se observa de mejor manera en las sesiones realizadas
ya que tienen movimiento.

Figura 144. Diseño de cortinilla webinars.

4.3.2.12 Cuatro conversatorios en Spotify

Se realiza la entrega de cuatro podcasts de conversatorios en Spotify, teniendo en cuenta los

requerimientos para la realización de estos. Para ingresar a los informes dar click aquí.
Tabla 32. Evidencias podcast publicadas en Spotify.

Evidencia Título de sesión

Sesión 1. Liderazgo
transformacional

Sesión 2: ¿Qué crea y

destruye una cultura
innovadora?

Sesión 3: Proyectos
sustentables y
economía circular

Sesión 4: Proyectos
sustentables y
economía circular –
Parte 2

4.3.3 Seguimiento a los cambios

Durante el proyecto “Fases De Diseño Y Desarrollo De Webinars Y Conversatorios 2022-I Para
La Especialización En Gerencia De Proyectos Y Maestría En Gerencia Organizacional De
Proyectos De La Universidad El Bosque” surgieron 5 solicitudes de cambio Gráfico 1. (click aquí)
las cuales fueron aprobadas por parte del sponsor, la 1,3 y 5 tienen como tipo de solicitud de
cambio reducir el alcance en cuanto a las sesiones de conversatorios, impactando de esta manera
la triple restricción (Tiempo, alcance y costo), y, en cuanto a la solitud 2 y 4 el tipo de solicitud es
el cambio en el cronograma del proyecto, puesto que por motivos como que en el mismo horario
jugaba la selección Colombia, una ponente no estaba preparada por condiciones de salud, la
universidad tenía una semana de receso y complicaciones por confusión con el link de ingreso lo
que trajo como consecuencia impacto en el cronograma.
Se desarrollaron los planes de respuesta para cada uno de los riesgos que se fueron materializando,
con el fin de no acudir a las solicitudes de cambio sino como último recurso, sin embargo, teniendo
en cuenta que las fechas establecidas inicialmente no contaban con mucha flexibilidad del cambio,
no fue posible reprogramar cada una de las sesiones que no se realizaron.
Figura 145. Control de cambios del proyecto.

4.3.4 Seguimiento y control de alcance

Durante la ejecución del proyecto se realizó monitoreo y control del alcance del mismo mediante
el seguimiento a cada uno de los entregables que se muestran en la EDT de acuerdo a lo planeado.

A continuación, se encuentra la EDT como quedó en la etapa de planeación, sin embargo, a raíz
de la materialización de algunos riesgos esta presentó un cambio dentro de sus paquetes de trabajo
de control y monitoreo y conversatorios, a pesar de que se activarán los planes de respuesta cada
vez que un riesgo se materializaba siempre se tuvo que acudir a las solicitudes de cambio.

Por otra parte, para formalizar la constancia de los entregables planeados, se adjunta dentro de la
carpeta del repositorio del trabajo de grado la certificación del Sponsor del cumplimiento con los
entregables aprobados en su totalidad.
Figura 146. EDT en la etapa de planeación del proyecto.
Figura 147. EDT posterior a las solicitudes de cambio.
Como se puede evidenciar, los paquetes de trabajo afectados luego de haber implementado las
solicitudes de cambio son el 1.3 CONTROL Y MONITOREO, ya que se había planeado hacer
entrega de 4 informes de gerencia pero por falta de tiempo y cambio en las políticas con relación
a esto por parte de las directivas de la especialización, se redujeron a 3 informes de gerencia y para
el paquete de trabajo de 3.2 CONVERSATORIOS, se habían planeado 7 sesiones de
conversatorios publicados en YouTube y 7 Podcast publicados en Spotify pero a raíz de la
cancelación de los 3 restantes, el proyecto finaliza con 4 sesiones de conversatorios publicados en
YouTube y 4 Podcast publicados en Spotify. Es importante resaltar que todas las solicitudes de
cambio fueron aprobadas sin inconveniente alguno por entenderse que era la única alternativa
viable.

Del seguimiento realizado se obtiene como resultado que el proyecto finalizó con un 100% de su
ejecución, dado que a pesar de los conversatorios no haber terminado en su totalidad de lo
planificado al inicio del proyecto, se realizaron los cambios pertinentes los cuales fueron
aceptados.

4.3.5 Seguimiento y control de la ruta crítica

Figura 148. Ruta crítica planeación.

Se llevó a cabo el seguimiento a las tareas ejecutadas dentro de la ruta crítica encontrada en la
planeación Figura anterior las cuales corresponden a las tareas dentro del conversatorio No. 7 y el
informe del cuarto informe de gestión, sin embargo, los retrasos presentados en el proyecto no
fueron a causa de estas actividades sino por tareas previas que no se tenían realmente contempladas
como un posible retraso, es decir, los retrasos fueron a causa de la demora en la entrega de los
audios de introducción de los últimos tres conversatorios por parte del sponsor, ahora bien, con el
fin de mitigar el impacto que en si ya se estaba teniendo, al momento de la entrega de estos audios
por parte del sponsor se realizó Fast tracking Figura 6 de las tareas de edición y cargue de los
conversatorios en la plataforma de Spotify de la especialización, así mismo se propuso hacer
Crashing con una de las tareas que quedó asignada únicamente al sponsor, esto para reducir la
duración en el de cargue del video del webinar final a la plataforma de YouTube, no obstante esta
última no fue posible debido a los permisos asociados a la realización de la tarea que solo posee el
sponsor, cabe mencionar que si bien se presentaron estas demoras, no se presentó afectación en
los demás entregables del proyecto, esto teniendo en cuenta que cada sesión se desarrollaba
independientemente de las demás.

Figura 149. Fast Tracking para adelantar actividades de podcast.

Así mismo, fue necesario acudir a las solicitudes de control de cambios con el fin de no afectar la
duración final del proyecto.
4.3.6 Indicadores de producto y proyecto
Para realizar el seguimiento de los indicadores del producto y del proyecto, se tiene en cuenta la
matriz de indicadores de calidad (para ingresar a la matriz click aquí). En donde se detalla que se
cuenta con 11 indicadores de calidad a las cuales le corresponde 23 métricas de calidad las cuales
se clasifican según su rendimiento, interés y cumplimiento.

Un resultado de indicador puede ser “aprobado”, “aceptable”, “deficiente” o “sin evaluar” a partir
de los parámetros y valores objetivos determinados al inicio y a medida del desarrollo del
proyecto.

A la fecha de entrega todas las métricas se encuentran finalizadas. En la gráfica se presenta el

resultado de cada métrica desarrollada.

Figura 150. Seguimiento y control de indicadores del proyecto.

De esta manera según la Gráfica, el 74% de las métricas establecidas dan como resultado
“aprobados”, el 4% pertenece a las métricas que se reconocen como “aceptables” y el 22%
pertenece a las métricas que dieron como resultado al final del proyecto como “deficientes”.

En las métricas aprobadas se encuentran evidenciados los resultados de los indicadores que
implican los cuatro cambios realizados y aprobados, por lo que el cambio solicitado permite
realizar el cambio en las métricas de calidad, en donde la métrica que se tenía desde la planificación
del proyecto se actualiza desde la fecha de aprobación de los cambios, los cuales se evalúan con
estas nuevas métricas para el seguimiento y control de calidad del informe final. Los cambios se
evidencian en los siguientes indicadores:
 • sesiones de conversatorios.

• Informes de sesiones de conversatorios.

• Encuestas de satisfacción de conversatorios.

Las fórmulas señaladas en verde son las métricas aplicando el cambio realizado.

Figura 151. Estados indicadores de gestión.

A pesar del seguimiento constante que se llevó a cabo para el adecuado cumplimiento de los
indicadores de calidad, para cinco de los indicadores del proyecto no se logró el comportamiento
deseado, los cuales median, número de asistentes por conversatorio, fecha de cargue de los podcast,
diligenciamiento de las encuestas de satisfacción tanto webinars como conversatorios e informes
de gerencia, esto último debido a los cambios en la política de entrega de informes por parte de la
especialización en Gerencia de Proyectos, situación que se nos sale de las manos, en cuanto a los
demás, con las fechas de publicación de los podcast se generó un retraso mucho mayor al que se
pudo esperar en el peor de los escenarios debido a las demoras en la entrega de la introducción por
parte del sponsor, quien es la única persona con autorización para llevar a cabo esta labor, se
enviaron correos electrónicos de forma constante e incluso se acudió a plataformas no oficiales
como WhatsApp y Slack, esta última suministrada por el sponsor para comunicación directa, sin
embargo, no fue posible disminuir los tiempos de demora.

No obstante, se cumplió con la totalidad de los entregables que se tenían como objetivo en el
proyecto, ajustándose a los cambios solicitados.

4.3.7 Valor ganado

En el siguiente diagrama se muestra la comparativa entre el valor planeado del proyecto, el costo
actual y el valor ganado del proyecto al finalizar la fase de desarrollo de este:

Figura 152. Curva S comparativa PV, AC y EV.

Como se evidencia en la Gráfica, para el cierre de la planeación del proyecto se tenía un
presupuesto estimado de $15’312.775, sin embargo, este no fue ejecutado en su totalidad debido a
los cambios que se realizaron en el proyecto a lo largo de la fase de desarrollo, estos se pueden
observar en la gráfica a partir del mes de marzo (debido a la cancelación de sesiones de
conversatorios que se tenían programadas inicialmente para estas fechas) esto mediante la
comparación de las curvas de EV contra PV, las cuales muestran el retraso del proyecto en cuanto
a la programación inicial.

Con el fin de mitigar el impacto que estas cancelaciones tenían en el proyecto, se realizaron
solicitudes de control de cambios después de evaluar las situaciones que se estaban presentando al
no contar con ponentes que pudiesen llevar a cabo las sesiones y debido a la imposibilidad de
reprogramar estas mismas en fechas diferentes sin que esto afectara el desarrollo normal de las
demás sesiones, por lo cual fue necesario pasar de 7 sesiones de conversatorios, únicamente a 4,
por lo cual la variación en los costos del proyecto.

Por otro lado se evidencia un incremento en los costos planeados para el mes de junio, esto debido
a retrasos en la entrega de las grabaciones de la introducción para los 3 conversatorios ejecutados
en los meses de abril y mayo, así como la entrega del tercer informe de seguimiento debido a
cambios en la política de evaluación establecidos por las directivas de la Especialización, debido
a esto fue necesario llevar a cabo estas actividades, las cuales estaban inicialmente programadas
para finalizar en mayo, durante el mes de junio.

Tabla 33. Indicadores de gestión del proyecto.

Ahora bien, en cuanto al comportamiento de los indicadores de gestión para el mes de junio, como
se observa en la Tabla se tiene un SPI que muestra el retraso que se tiene en el proyecto y un CPI
que nos indica que, a pesar de estos retrasos, el proyecto se ejecutó dentro del presupuesto asignado
inicialmente, el seguimiento mensual del comportamiento de estos indicadores durante el ciclo de
vida del proyecto.
Figura 153. Seguimiento mensual indicadores de gestión del proyecto.

Como se puede apreciar en la figura, hasta el mes de febrero se tiene un comportamiento constante
tanto en los indicadores de SPI como CPI, a partir del mes de marzo a pesar de las desviaciones
sufridas, se logra mantener un CPI mayor a 1 con valores que se encuentran dentro del rango de
tolerancia estipulado en la planeación, en cuanto al SPI, como se mencionó anteriormente, a partir
del mes de mayo se hace evidente el atraso en el desarrollo de las tareas programadas.

Figura 154. Tablero de control indicadores de gestión del proyecto.

Los indicadores del proyecto se mantienen en amarillo figura, debido a la modificación en el
alcance de las sesiones de conversatorios, que impidió el desarrollo de las actividades encaminadas
a esto, lo que a su vez generó un ahorro en el proyecto que no estaba previsto por las actividades
que se dejaron de realizar.

4.3.8 Gestión de riesgos

Para el monitoreo y control de este proyecto se tomó la decisión de clasificar los riesgos como
estrategia para categorizarlos y posterior a eso tener claridad de aquellos que necesitaban más
control que otros, a continuación, se describe la clasificación:

• Cerrado: Un riesgo que no se materializó y ya no tiene probabilidad de materializarse,

por ende, se cierra.
• Cerrado/materializado: un riesgo que se materializó, pero ya no se puede volver a
materializar.
• Nuevo: Un riesgo que se identifica, pero no se materializa.
• Nuevo/materializado: se identifica un nuevo riesgo porque se materializó.
• Latente: un riesgo que se puede materializar, pero aún no lo ha hecho.
• Latente/materializado: un riesgo que impactó y puede seguir impactando el proyecto.

Durante la planeación del proyecto se identificaron 24 riesgo asociados a cada uno de los
entregables del proyecto, de los cuales durante la ejecución se materializaron 8 riesgos a los cuales
se les hizo su respectivo monitoreo y control de acuerdo a lo planeado inicialmente y por lo cual
se acudió a las solicitudes de cambio como última instancia al no poder mitigar de otra forma el
impacto que estos tendrían, así mismo se identificaron 2 nuevos riesgos materializados sobre los
cuales fue necesario realizar planes de respuesta de forma rápida, para a la fecha ya se encuentran
cerrados todos los riesgos del proyecto, a continuación se presenta el comportamiento de los
riesgos del proyecto:

Figura 155. Comportamiento de los riesgos.

4.3.8.1 Entregable de sesiones de conversatorios

 a. Riesgo 1: (Cerrado/materializado). Se podría presentar una incapacidad por parte de alguno
de los ponentes de los conversatorios y por ello no es posible que este lleve a cabo su
participación en el mismo lo cual generaría la cancelación de la sesión y retrasos en el
cronograma asignado.

Para el conversatorio con la Doctora Diana Carolina Mora “¿Qué crea y que destruye una
cultura innovadora?” realizado el 26 de abril del año en curso se materializó el riesgo
mencionado, por tanto, el equipo de gerencia del proyecto como medida para mitigar el riesgo
envío correo electrónico para confirmar asistencia, adicional a eso se realizó llamada
telefónica un día antes y el mismo día para saber si la expositora asistirá, además se envió
recordatorio por Google calendario y se mantuvo constante conversación vía WhatsApp para
estar al tanto de cualquier suceso que se pudiera presentar.

Tabla 34. Evidencias riesgo 8.1.1 cerrado/materializado.

Evidencia Descripción

Evidencia del recordatorio por Google

Calendario

Evidencia de la confirmación de asistencia

vía correo electrónico
 Evidencia de la confirmación vía
WhatsApp.

• Nota aclaratoria: Una vez se materializó el riesgo, estas medidas mencionadas

anteriormente se tuvieron en cuenta para las siguientes sesiones.

b. Riesgo 2: (Cerrado/Materializado). Es posible que exista falta de interés en la participación

a los conversatorios lo cual genera poca asistencia a las sesiones y no permita la divulgación
esperada de los temas relacionados con la especialización y maestría.

El riesgo anterior se materializó desde la primera sesión, por tal motivo, conforme al no
ingreso de estudiantes de la universidad el bosque (Estudiantes de la especialización en
gerencia de proyectos) el equipo tomó como medida realizar llamadas telefónicas a los
monitores para confirmar su asistencia y ayuda para motivar a sus compañeros a asistir,
además, dentro de la invitación que se enviaba vía WhatsApp se manifestaba que el encuentro
es totalmente gratuito, no obstante, dentro del análisis que se realiza en los informes de cada
conversatorio se describe que el estudiantado necesita una motivación para asistir a estos
encuentros, como por ejemplo; entregar décimas para la nota final del trabajo de grado o en
las asignaturas que se ven dentro de los dos semestres de la especialización en gerencia de
proyectos.
Tabla 35. Evidencias riesgo 8.1.2 cerrado/materializado.

Evidencia Descripción
 Evidencia de mensaje por el
grupo de MONITORES “Vía
WhatsApp”

Evidencia de mensaje por el

grupo de MONITORES “Vía
WhatsApp”

c. Riesgo 3: (Cerrado). Se podrían presentar problemas para la participación de moderador en

la sesión lo cual lleve a su cancelación y retrasos en el cronograma.

Durante la ejecución del proyecto, no se materializa el riesgo mencionado, ya que la

cancelación de los 3 conversatorios fue producto de la falta de información para contactar a
invitados y porque un conversatorio estaba programado para la semana de receso de la
universidad, por tanto, se dio por cancelado.

d. Riesgo 4: (Cerrado). Se podría presentar la cancelación sin previo aviso de alguno de los
ponentes por problemas personales lo cual generaría la cancelación de la sesión y retrasos
en la ejecución del cronograma.
 El riesgo No. 4 no se materializa en el proyecto.

e. Riesgo 5: (Cerrado). Se podría presentar una falla en la plataforma que genere la

desconexión de alguno de los interventores por lo cual se realizaría la sesión y posiblemente
de perdería el interés de los asistentes a los siguientes eventos.

El riesgo No. 5 no se materializó en la ejecución del proyecto.

f. Riesgo 6: (Cerrado). Podría pasar que por falta de tiempo en sus agendas los ponentes no
puedan llevar a cabo una correcta preparación del tema asignado generando la pérdida de
interés en los espectadores.
El riesgo No. 6 no se materializó, a pesar de la poca asistencia de los conversatorios, los
comentarios dejados en la encuesta de satisfacción fueron positivos conforme al tema y los
expositores.

g. Riesgo 7: (Nuevo/Materializado). Falta de información para contactar al ponente.

El equipo de gerencia de proyecto encontró como nuevo riesgo materializado la falta de

información para contactar al ponente y así dar continuidad al calendario programado, por tal
motivo, el equipo de gerencia de proyecto para evitar que se volviera a materializar el riesgo
estuvo activo solicitando información del ponente hasta con 10 días de anterioridad para los
próximos conversatorios vía WhatsApp y Slack.
Tabla 36. Evidencias riesgo 8.1.7 nuevo/materializado.

Evidencia Descripción

Evidencia de
información solicitada
15 días antes
 Evidencia de solicitud
de información para el
segundo conversatorio

Evidencia de solicitud
de información Vía
Slack.

4.3.8.2 Entregable de sesiones de webinars

a. Riesgo 8: (Cerrado). Incapacidad de alguno de los ponentes seleccionados.

El riesgo No. 8 no se materializó durante la ejecución del proyecto.

b. Riesgo 9: (Materializado). Es posible que exista falta de interés en la participación a los

webinars lo cual genera poca asistencia a las sesiones y no permite la divulgación esperada
de los temas relacionados con la especialización y maestría.

Este riesgo se materializó, debido a que los estudiantes no tienen una compensación por
asistir a los encuentros, por tal motivo al igual que en el riesgo No. 2 se envió mensajes al
grupo de “Monitores” para que ellos amablemente compartieran en sus respectivos grupos y
aclarando que los eventos son gratuitos y bastantes fructíferos para la preparación que se está
llevando en la especialización en gerencia de proyectos.

c. Riesgo 10: (Materializado). Se podrían presentar problemas conforme a la participación de

moderador en la sesión lo cual lleve a su cancelación y retrasos en el cronograma.

En cuanto al riesgo No. 10, se informa que fue materializado, puesto que cuando se confirmó
la asistencia del moderador, este manifestó que por motivos personales no podría asistir.
 Las medidas a tomar de manera inmediata para que el webinar no fuera cancelado, están las
siguientes:
• Elegir una de las tres integrantes del equipo de gerencia de proyectos para que
reemplace a Jorge Osorio como moderador.
• Una vez elegida la integrante Tania Liseth Arroyo Tafur para que asumiera la
función de Jorge, está realizo un corto estudio del ponente invitado que iba asistir,
así mismo revisó los videos de webinars publicados en la plataforma de YouTube
para tener un bosquejo de cómo se debía desenvolver en su papel de moderadora,
teniendo como ejemplo a Jorge Osorio.
• Realizar un pequeño guión de lo que se iba a decir en la sesión; (saludo de
bienvenida, preguntas y despedida).
• Mantener la calma y estar segura de lo que estaba haciendo.

Tabla 37. Evidencias riesgo 8.2.3 materializado.

Evidencia Descripción

Evidencia del documento realizado para

dar un saludo de bienvenida a los
asistentes y expositor
 En cuanto a las medidas a tomar para que no se volviera a materializar el riesgo, se realiza la
confirmación un día antes y el mismo día la asistencia de Jorge Osorio como moderador a los
encuentros vía correo electrónico y WhatsApp).

Tabla 38. Evidencias riesgo 8.2.3 materializado.

Evidencia Descripción

Evidencia de la
confirmación de
asistencia vía
correo
electrónico

Evidencia de
confirmación
Vía WhatsApp.

d. Riesgo 11: (Cerrado). Se podría presentar la cancelación sin previo aviso de alguno de los
ponentes por problemas personales lo cual generaría la cancelación de la sesión y retrasos en
la ejecución del cronograma

El riesgo No. 11 no se materializó, ya que ningún expositor dio cancelación sin previo aviso,
de igual forma es importante resaltar que el equipo de gerencia siempre estuvo al tanto de la
asistencia de los ponentes al evento, por tal motivo enviaba mensajes una semana antes para
recordar el compromiso y solicitar su presentación PowerPoint, a continuación, las
evidencias.
Tabla 39. Evidencias riesgo 8.2.4 cerrado.

Evidencia Descripción
 Evidencia de recordatorio al ponente vía WhatsApp

Evidencia de confirmación de asistencia.

e. Riesgo 12: (Cerrado). Se podría presentar una falla en la plataforma que genere la
desconexión de alguno de los interventores por lo cual se realizaría la sesión y posiblemente
de perdería el interés de los asistentes a los siguientes eventos.

Conforme al Riesgo No. 12 se informa que no se materializó, no obstante, el equipo

solicitaba que tanto el ponente, como el expositor, el equipo de audiovisuales y una
 integrante del proyecto estuviera 10 minutos antes para poder solucionar o prevenir
cualquier falla técnica.

Tabla 40. Evidencias riesgo 8.2.5 cerrado.

Evidencia Descripción

Evidencia del mensaje para conectarse 30

minutos antes y solucionar cualquier
imprevisto antes de dar inicio a la sesión en
vivo.

f. Riesgo 13: (Cerrado). Podría pasar que por falta de tiempo en sus agendas los ponentes no
puedan llevar a cabo una correcta preparación del tema asignado generando la pérdida de
interés en los espectadores.
 El riesgo No. 13 no se materializó, y como evidencia están las encuestas de satisfacción,
donde se evidencian los buenos comentarios de parte de los asistentes.
4.3.8.3 Formulario de registro
a. Riesgo 14: (Materializado). Se podría presentar falta de interés para diligenciar el
formulario de registro por lo cual desde el equipo de proyecto no se contaría con información
preliminar verídica sobre la cantidad de asistentes a las sesiones y por ello no se haría un
registro de esta información debidamente tabulada en los informes de las sesiones.

Conforme al riesgo N.14, se informa que se materializó ya que la totalidad de asistentes no

diligenciaron la encuesta de inscripción, por tanto, se le preguntaba a la encargada de enviar
correos electrónicos de invitación, sí ya había enviado los correos en su totalidad.

b. Riesgo 15: (Cerrado). Se podría presentar un daño en el formulario web enviado que impida
el registro previo de los posibles asistentes a las sesiones por lo cual esta información no se
obtendría desde un inicio.

4.3.8.4 Encuesta de satisfacción

a. Riesgo 16: (Cerrado). Es probable que exista falta de interés por parte de los asistentes para
diligenciar el formulario de encuesta de satisfacción lo cual haría que no se tenga la
información para realizar un informe adecuado y el sponsor no lo acepte.

Conforme al riesgo No. 16, este no se materializó, puesto que el diligenciamiento de las
encuestas de satisfacción siempre tuvo la información suficiente para presentar el informe, y
conforme a eso el sponsor daba como aprobado los informes de cada sesión.

b. Riesgo 17: (Cerrado). Se podría presentar un daño en el formulario web enviado que
impida a los asistentes interesados en diligenciar la encuesta de satisfacción hacerlo y por
ello se perdería esta información útil para llevar a cabo una retroalimentación y el informe
de la sesión.

Conforme al riesgo No. 17, este no se materializó.

4.3.8.5 Banners publicitarios

a. Riesgo 18: (Materializado). Podría pasar que la persona encargada del diseño de los banners
publicitarios no tenga la disponibilidad de tiempo para realizar los mismos por lo cual no se
 envíen a tiempo y posiblemente haya baja asistencia de invitados por falta de programación
en sus agendas para asistir al evento.

El riesgo 18 se materializó ya que la persona encargada de realizar los banners publicitarios

tiene más labores asignadas, una vez se materializó el riesgo, el equipo de gerencia realiza
un trabajo constante solicitando el banner publicitario con suficiente anterioridad vía Slack,
correo electrónico y WhatsApp.
Tabla 41. Evidencias riesgo 8.5.1 materializado.

Evidencia Descripción
Evidencia de
solicitud del
banner
publicitario
vía slack
Evidencia de
solicitud del
banner
publicitario
vía slack
Evidencia de
solicitud del
banner
publicitario
vía correo
electrónico.

Evidencia de
solicitud del
banner
publicitario
vía
WhatsApp.

4.3.8.6 Correos electrónicos

 a. Riesgo 19: (Materializado). Es posible que la persona encargada de los correos no cuenta
con la disponibilidad de tiempo para enviarlos de forma oportuna por lo cual se generaría
poca asistencia de los invitados al no haber programado previamente el evento en sus
agendas.

Para mitigar este riesgo que se materializó una vez, se le recordó a la persona encargada el
envío de correos electrónicos horas antes a todo el personal estudiantado.

b. Riesgo 20. (Cerrado). Se podrían presentar errores en la información consolidada que a su

vez generen la difusión errónea de la misma provocando una desinformación en el público.

Conforme al riesgo No. 20, este no se materializó.

4.3.8.7 Informes de sesión

a. Riesgo 21. (Cerrado). Se podrían presentar daños en la plataforma de registro de

información que hagan que se pierda la información estadística de las sesiones y por ello no
se pueda presentar un informe detallado sobre las sesiones.

Conforme al riesgo No. 21, este no se materializó.

4.3.8.8 Videos publicados en plataformas indicadas

a. Riesgo 22: (Cerrado). Es posible que exista una falla en el computador que contenga la
información de las sesiones de webinars y por ello se pierda alguna de las grabaciones de los
videos generando retrasos en la edición y posterior cargue del video, así como un reproceso.

Conforme al riesgo No. 22, este no se materializó.

4.3.8.9 Podcasts publicados

a. Riesgo 23: (Cerrado). Se podrían presentar errores al interior del grupo del proyecto al
momento de editar el podcast generando un reproceso al ser devuelto por no cumplir con los
requisitos y retrasos en el desarrollo del cronograma.

Conforme al riesgo No. 23, este no se materializó.

 b. Riesgo 24: (Cerrado). Es posible que exista una falla en el computador que contenga la
información de las sesiones y por ello se pierda alguno de los audios de las sesiones realizadas
y se generen retrasos en la edición y posterior cargue del podcast.

Conforme al riesgo No. 24, este no se materializó.

c. Riesgo 25: (Materializado). Se podría presentar la falta de tiempo en la agenda del sponsor
para grabar y enviar el audio con la información de la cortinilla por lo cual desde el equipo
del proyecto no se contaría con la información para gestionar la edición del podcast
generando retrasos en la edición y cargue del podcast a la plataforma Spotify.

Este riesgo se materializó ya que a la persona encargada de realizar dicha labor le dio una
gripe que lo dejó disfónico, sin embargo, el equipo de gerencia de proyectos estuvo muy
presente recordando la actividad, para que una vez se mejorara, este realizara la grabación las
cortinillas y se lograra dar cumplimiento con el cargue de los podcasts a la plataforma
Spotify.

Tabla 42. Evidencias riesgo 8.9.3 materializado.

Evidencia Descripción
Evidencia del
recordatorio vía
Slack.

Evidencia del
recordatorio vía
Correo
electrónico.
 Evidencia del
recordatorio vía
WhatsApp.

d. Riesgo 26: (Nuevo/Materializado). Renuncia a la universidad el bosque el funcionario

encargado de ayudar al equipo de gerencia del proyecto con el envío de correos electrónicos
y cargue de videos a la plataforma YouTube.

Afortunadamente este riesgo se materializó finalizando la ejecución del proyecto, por tanto,
no presento consecuencias en la triple restricción, sin embargo, como medida de contingencia
para el último conversatorio, el director de la especialización en gerencia de proyectos (Jorge
Osorio) estuvo al tanto de las actividades que le correspondían a la funcionaria Luisa Patiño
para el suplirlas.
4.3.8.10 Consolidación de los riesgos
Tabla 43. Consolidación estado de riesgos.

Figura 156. Consolidación estados de riesgos.

4.3.8.11 Reservas

a. Reserva de contingencia

Teniendo en cuenta el análisis de riesgos presentados con el estado correspondiente, se realiza

el análisis de la reserva de contingencia planificada para el proyecto. Se recuerda y aclara, que
la reserva de contingencia no hace parte del BAC del proyecto esto con el fin de llevar a cabo
una mejor gestión y control sobre esta. La línea base del proyecto corresponde a $16.228.625,
lo cual $915.850 corresponde a la reserva de contingencia.

Como se presenta en la Gráfica 9 en los 8 riesgos materializados se utilizó un total de $511.594

de la reserva de contingencia el cual quedó un sobrante de $404.256 de los $915.850 que
pertenecían.

b. Reserva de gestión

La reserva de gestión en el proyecto no hace parte de la línea base del proyecto, esta
corresponde al 10% del BAC del proyecto, lo cual es $1.531.258.
En la Gráfica 9, se presenta la destinación correspondiente a esta reserva el cual representa los
dos riesgos nuevos identificados. El uso respectivo de la reserva fue de $80.000 lo cual quedó
un saldo de $1.451.258.
Figura 157. Asignación de recursos de la gestión de reserva.
4.3.9 Dashboard del proyecto
En el transcurso de este informe se han ido dejando en evidencia las métricas usadas para la
gestión del tablero de control usado en el proyecto, el cual se puede observar en su totalidad
ingresando aquí.

4.3.10 Lecciones aprendidas

• Podcast: Para la realización de los podcasts se presentó un retraso de publicación debido
a que el Sponsor Jorge Osorio presentó alcances de tiempo para enviar la introducción
correspondiente de cada sesión realizada. Se toma como lección aprendida, debido a que
estas introducciones se pueden realizar el mismo día en que el Sponsor Jorge Osorio realiza
la publicidad de cada sesión, de esta manera se realizan las entregas de todas las tareas
correspondientes del Sponsor Jorge Osorio.
• Podcast: Llevar a cabo una mejor divulgación del programa publicado en Spotify para así
llegar a más personas y a más público que ayude a un mayor reconocimiento de los
programas de especialización y maestría ofrecidos por la universidad.

• Recordatorio de invitación: Envío del recordatorio del ingreso a cada una de las sesiones
media hora antes por Google calendario, esto con el fin de resolver problemas técnicos que
se puedan llegar a presentar durante la sesión.
• Correos: Estipular desde la planeación el envío de correo de invitación para las sesiones
de conversatorios un día antes para que los invitados puedan programarse y asistir a las
sesiones con tiempo, teniendo en cuenta que durante el semestre muchas veces se hizo esto
sobre el tiempo de inicio de las sesiones lo que disminuye considerablemente la
participación en las mismas.
• Generar interés en las sesiones: Es necesario generar incentivos que motiven a los
estudiantes a participar en las sesiones ofrecidas, tales como certificados de asistencia o
puntos de participación en las diferentes asignaturas o sustentación final.
 • Temáticas: Abordar temas en los encuentros que están acordes a las asignaturas que se
están trabajando en los diferentes semestres de la especialización en Gerencia de Proyectos
y maestría en Gerencia Organizacional de Proyectos.
• Ponentes conversatorios: Realizar la búsqueda de ponentes por parte del Sponsor antes
del inicio del segundo semestre del periodo académico, para así prevenir retrasos o
cancelación de las sesiones agendadas por falta de confirmación del expositor invitado.
• Publicidad: Habilitar una plantilla que pueda ser modificada por los gerentes del proyecto
encargados, la cual debe ser aprobada en cada ocasión por el sponsor, para así reducir los
tiempos de espera de este material y agilizar su difusión por todos los canales habilitados.
• Riesgos: Redactar de forma inadecuada un riesgo, puede llevar a que no se gestione el
mismo de la forma más adecuada.

4.4 Dashboard

El dashboard realizado para el proyecto se encuentra en el anexo 10.

4.5 Acta de cierre del proyecto

 CAPÍTULO V – ANEXOS
1. Plan de Gestión de Configuración
Anexo 1.1. Matriz de control de cambios.
Anexo 1.2. Registro de control de cambios.

2. Plan de Gestión de Alcance

Anexo 2.1. EDT/WBS.
Anexo 2.2. Diccionario de la EDT/WBS.
Anexo 2.3. Matriz de requisitos.
Anexo 2.4. Enunciado del alcance.

3. Plan de Gestión de Cronograma

Anexo 3.1. Matriz de secuenciación de actividades.
Anexo 3.2. Matriz de recursos del proyecto.

4. Plan de Gestión de Costos

Anexo 4.1. Costos cronograma.

5. Plan de Gestión de Calidad

Anexo 5.1. Matriz de indicadores de calidad.

6. Plan de Gestión de Recursos

Anexo 6.1. Matriz RACI.

7. Plan de Gestión de Comunicaciones

Anexo 7.1. Métodos y herramientas para la gestión de comunicación.
Anexo 7.2. Matriz de comunicaciones.

8. Plan de Gestión de Riesgos

Anexo 8.1. Matriz de Riesgos.

9. Plan de Gestión de Interesados

Anexo 9.1. Matriz de interesados más plan de involucramiento.
Anexo 10. Dashboard
Nombre de archivo: Tesis.docx
Directorio:
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Plantilla: /Users/luisapesellin/Library/Group
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Título:
Asunto:
Autor: PESELLIN GARCIA LUISA FERNANDA
Palabras clave:
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Fecha de creación: 07/07/22 10:43:00
Cambio número: 2
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Guardado por: PESELLIN GARCIA LUISA FERNANDA
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