20/5/23, 09:10 (2) Como estar ocupado sin estar preocupado - by Eric Concha

Como estar ocupado sin estar

preocupado
Decide consientemente que hacer primero para trabajar fuerte pero sin tensión.
ERIC CONCHA
17 MAY 2023

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Photo by Andrea Piacquadio, Pexels

Gracias por esperar! Esta edición de la newsletter va atrasada mas que nada porque decidí
migrar desde Beehiiv a Substack (lo que fue más fácil/difícil de lo que creí).

Pero ya estamos de regreso.

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20/5/23, 09:10 (2) Como estar ocupado sin estar preocupado - by Eric Concha

Andrea se sentó en su escritorio a trabajar.

Está muy estresada, porque sabe que tiene muchas cosas que hacer y poco tiempo.

Comienza con la primera cosa que llega a su mente y luego la siguiente y la siguiente…

Llega el medio día y (aunque ha trabajado duro) siente que no ha completado nada
relevante, además la idea de que tiene mucho que hacer no sale de su cabeza, lo que
aumenta su estrés.

¿Que podría hacer Andrea para mejorar su situación?

Sentido de Urgencia
El sentido de urgencia se refiere a la necesidad de atender una situación sin demoras o
de resolver un problema importante en el menor tiempo y con la mayor efectividad
posible.

La teoría siempre suena bien, pero ¿Cómo aplicamos esto al ejemplo del inicio?

“Cuando todo es urgente, nada lo es”

El problema de Andrea no es la falta de sentido de urgencia. Si no un problema de

priorización… sabe que debe concentrarse en algo con toda su energía, pero tiene
problemas encontrándolo.

Sin embargo, que la falta del sentido de urgencia no sea el problema en el ejemplo citado
en el presente artículo, no significa que no sea un muy común en nuestro día a día.
Considera que el opuesto del el sentido de urgencia es la “procrastinación”.

Hacer una lista

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Tras un momento de reflexión, Andrea decidió hacer una lista de las tareas que debe
realizar.

Intentó ordenar sus pensamientos y trasladarlos al papel.

Descubrió 2 cosas interesantes:

1. No eran tantas cosas como creída… solo pudo pensar en 8 tareas concretas y eso que
pasó un rato pensando si había olvidado algo.

2. No sabía por donde empezar. ¿Cuál de estas cosas debía hacer primero?

¿Quieres ser un líder más eficiente y

productivo? Entonces mi newsletter es para ti.

Matriz de Eisenhower
Asana tiene un excelente artículo de esto (ver artículo de Asana).

En resumen, ésta matriz nos ayuda a clasificar nuestras tareas y con ello saber cuáles de
ellas debemos enfocar nuestra energía.

Se usan dos variables: Urgencia e Importancia.

Urgencia: Requiere atención inmediata.

Importancia: Te ayuda a lograr tus objetivos a largo plazo.

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Nota que los dos cuadrantes de abajo en realidad son “liberadores de trabajo”.

No importante y Urgente: “Delegar”

No importante ni tampoco urgente “Eliminar”

Andrea escribió a lado de cada tarea de su lista el nivel de urgencia e importancia.

Tenía 8 tareas. Y así las organizó:

Las 2 que no eran importantes ni urgentes

Fueron eliminadas

Las 3 que eran importantes pero no urgentes

Las programó en su agenda para días siguientes.

La única que no era importante pero medianamente urgente

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La delegó a un compañero de equipo (donde ella debía dar la aprobación final)

Y finalmente las 2 que eran urgentes e importantes

Comenzará ya mismo a trabajar en ellas

Después de almorzar, Andrea ya más calmada y consciente de sus tareas, pudo colocar
toda su concentración y energía en esas 2 tareas dejando de lado todas las demás
distracciones.

Al finalizar su jornada de ese día ya había dado por terminada la primera de sus tareas
prioritarias, dejando la segunda completada en un 70%.

Se retiró del trabajo con un sentimiento de satisfacción y control le permitió recordar

porqué le gustaba su trabajo.

Ocuparse en vez de preocuparse

Todos hemos estado en la situación de Andrea.

Seguro que has tenido esa sensación de estar muy ocupado mientras sientes que aunque
inviertas todo tu tiempo en “resolver” cosas, al final del día no lograste nada más que
acumular más tareas para el día siguiente.

La clave está en entender algunas cosas:

Ten una forma de listar tus tareas pendientes

Una agenda, una aplicación, una pizarra, lo que sea, pero anota tus tareas, no dejes que
vivan y crezcan en tu cabeza, anótalas y olvidarlas hasta que sea tu momento de planear.

Planifica tu día

Clasifica tus tareas pendientes usando la matriz de Eisenhower o cualquier sistema que
a ti te sirva pero enfócate en el 20% de tareas que te traerán el 80% de
beneficios/impacto/dinero (Ley de Pareto)

Delimita un tiempo

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La ley de Parkinson indica: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que
se termine”.

Eso significa que si le asignas un mes de plazo a una tarea, esa tarea te tomará un mes, si
le asignas una semana, te tomará una semana, si le asignas 4 horas… (bueno ya me
entiendes).

Solo sé consiente (y realista), terminar de construir una casa jamás te tomará 4 horas por
mucho que lo planifiques.

Evalúa periódicamente

Ya sea que haces planificación diaria o semanal, evalúa constantemente tu desempeño.

Si las estimaciones de tiempo que estás realizando no son adecuadas, haz los ajustes
necesarios para que lo sean.

Si las prioridades cambiaron, ajusta tus tareas dentro de tu matriz para adaptar tus
esfuerzos a esas nuevas prioridades.

Aprende a delegar (ya hablaremos de cómo delegar efectivamente más delante) y a

descartar tareas que realmente no necesitas hacer.

Enfócate relajadamente

Estar enfocado no es lo mismo que estar tenso.

Estar ocupado no es lo mismo que estar preocupado.

Ser productivo no es lo mismo que trabajar 12 horas diarias.

“Buscar el equilibrio”… esa es la clave y un arte, uno que parece de los más antiguos y
olvidados en estos días.

Esta es una Newsletter semanal.

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Se envía todos los fines de semana.

Comparto con quién quiera leerme reflexiones de project management, gestión de

equipos, crecimiento personal y mis propias filosofías personales.

Si te gustó, enviasela a alguién que podría interesarle.

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