B2B Tottus - Módulo Logístico

B2B – Bussiness to Business

BUSINESS-TO-BUSINESS
Plataforma de internet en la que se realiza la
transmisión de información referente a
transacciones comerciales.
Hace referencia al intercambio de información
entre el fabricante y el distribuidor de un
producto.
 B2B Tottus

Módulos
Modulo Modulo Comercial Modulo Logístico
Financiero - Ventas en soles y
unidades, por - Visualización de
Consultas de: tienda, por jerarquía. Ordenes de Compra
- Facturas - Stock en tienda por - Generación del
- Notas de Crédito jerarquías, en soles IR para despacho
- Detracciones y unidades. - Visualización del
- Transferencias a Maestro de
tienda artículos
(Raul Yong/ Fiorella (Ketty Dominguez/ Roxana
Navarro) Cuevas)

- (*) Nota: Se tiene aproximadamente un año trabajando con los proveedores de

Non Food
 B2B Tottus

Beneficios
- A partir del uso de la herramienta de B2B tanto el proveedor como Tottus, se ven
beneficiados en el uso de la herramienta.
• Agilizar el flujo de información entre Tottus y sus proveedores.
• No generar excedentes ni faltantes en la recepción de mercadería
• La entrega de Mercadería es a nivel de SKU, por lo cual Tottus se encarga de
realizar el armado y despacho a tiendas.
• Se reduce el margen de error de ingreso de mercadería y el error en la facturación
• El proveedor trabaja de forma independiente sobre su entrega, manejando de esta
manera su stock disponible.
TEMAS:

I. Esquema del Modulo Logístico

II. Ingreso al portal
III. Visualización Y Validación de la de Orden de Compra
IV. Generación de ASN
- Vía Aplicación Web
- Vía archivo de texto
I. Esquema del Modulo
Logístico
 Modulo Logístico
El Modulo Logístico de B2B de Tottus cuenta con las opciones:

Indicadores Orden de Compra Logística

Verificación de estado de la
Visualización de la OC para Generación del “IR” para
carga de documentos al B2B
atender. (costo, precio, etc) despacho al CD
Tottus y visualización del IR
y Catalogo de Productos
generado
 Esquema de Pre recepción

TOTTUS PROVEEDOR PROVEEDOR B2B - TOTTUS PROVEEDOR

CITAS
Genera OC Verifica OC en B2B Generar Verifica La Una vez generado
Confirmará Fecha y
para: (apta para despacho) documento (ASN). información subida el IR Asociado
Hora de entrega
Tiendas Lima y Solicita Cita; vía de la mercadería al Carga del por el proveedor. (albarán), se
Provincia correo electrónico a CD vía correo documento Emite respuesta de: coloca en las
Almacén su asistente de citas electrónico. generado (ASN) al “Rechazo”, indica los Guías de Remisión
Oriente portal. (uso de errores junto con el
plantilla B2B o “Carga ok”, indica el número de la
aplicación web) IR generado Orden de Compra
(albarán).
II. Ingreso al portal
 Pasos a Seguir
Consultas y apoyo en la generación del IR o albarán.
De Lunes a Viernes de 8:00am a 4:00pm. Roxana Cuevas
(rcuevasl@tottus.com.pe) , Ketty Dominguez
Nota: (kdominguezv@tottus.com.pe) y b2bperu@tottus.com.pe
El correo b2bperu@tottus.com.pe
servirá de contacto al momento de solicitar un
reseteo de cuenta, cambio de usuario, • El proveedor
Ingresar al
deberá contar
anulación de usuario o creación de usuario. con un usuario en B2B
(Problemas de acceso al Portal y gestión de el Módulo • https://b2b.tottus.
usuarios) Logístico en B2B com
Horario de Atención del Tottus.
b2bperu@tottus.com • TOTTUS PERU
b2bperu@tottus.com.pe: .pe
• RUC DE LA
De Lunes a Viernes de 8:00am a 4:00pm. EMPRESA
(Indicar siempre RUC y USUARIO) Usuario B2B
• DNI DEL USUARIO
El proveedor se hace responsable del uso y

Le llegará un correo desde esta dirección b2bperu@tottus.com.pe con una clave provisional.
La clave deberá ser ingresada tal cual se muestra en el correo (sin dejar espacios)
El portal le pedirá que realice el cambio de contraseña la primera vez que ingrese con esta clave provisional.
 Ingreso al portal B2B Tottus
Se ingresa al portal a la dirección https://b2b.tottus.com

SE DEBE ELEGIR LA OPCION TOTTUS PERÚ

SE DEBE COLOCAR EL RUC DE LA EMPRESA

SE DEBE COLOCAR EL DNI DEL USUARIO REGISTRADO

CLAVE PERSONAL

*El sistema bloqueará al usuario si este ingresa de manera equivocada más de tres veces la clave.
Pasado los 45 días, el portal le pedirá realizar un cambio de clave, la nueva clave a utilizar deberá ser distinta a la
anteriormente creada, de lo contrario la cuenta será bloqueada para ambos casos deberá contactarse con
b2bperu@tottus.com.pe y solicitar un reseteo de clave o desbloqueo de cuenta según los horarios establecidos.
Siempre utilizar caracteres, letras y números para crear la clave.
III. Visualización Y Validación de
la de Orden de Compra
 Notificación de OC

Se recibe la de notificación vía mail de que la OC se encuentra disponible en el portal, al

correo de el o los usuarios registrados en el portal.
Nota: Esta opción se habilita al momento de crear al usuario en el portal, de lo contrario
puede solicitarse a b2bperu@tottus.com.pe indicando el Ruc y usuario.
 Visualización de Ordenes de
Compra
En el campo O. Compra,
seleccionar “Análisis OC”

Se puede
hacer la
búsqueda
ingresando el
número de la
OC, luego clic
en consultar
Visualización de Ordenes de
Compra

Indica el
estado de la
Orden de
Compra
Indica la vigencia
de la Orden de
Compra
Hacer clic en
OD Asociadas
 Visualización del tipo de OC

• Se dirige a la opción “Logistica” ”genera EU” y aparece la siguiente ventana

 Visualización del tipo de OC
• Se completan los campos que los campos “Fecha Desde” y “fecha Hasta” hacen referencia a la
Fecha de emisión y fecha de Recepción de la Orden de Compra respectivamente los cuales son
campos obligatorios, si desean acotar la búsqueda pueden completar los campos:
– Orden de Compra (colocar el nro. de la OC)
– Método
• Cross Dock, que es para Lima y Provincia u Oriente

• Stock, cuando se trata de Almacenaje

– Local de Recepción
• 568, si es para Lima y Provincia u Almacenaje

• 560, si es para Oriente

 Visualización del tipo de OC
• Se debe desplegar una ventana en la parte inferior
con la información de la Orden de Compra

Flujo Continuo

Aquí se puede
observar el método
de una OC
IV. Generación de ASN
 B2B Tottus - ASN
Advance Ship Notice or Advance Shipping
Notice
Aviso anticipado de embarque, documento
similar a un packing list, que usualmente se
envía mediante mensajes digitales.
Esta información se envía desde el punto
de embarque al punto de destino de bienes
o mercancías.
 Opciones de generación de ASN

• Existen 2 métodos de generación de ASN para la

obtencion del IR
– Vía Aplicación Web (recomendada cuando se trabaja con
menos de 5 sku´s)
– Vía archivo de texto o plantilla (aplica para todos los casos)
NOTA:
- Solo se trabaja por uno de los dos métodos.
-El ASN se genera “Por Camión”, si en un solo camión se tiene OC´s de Oriente, Tiendas
y Almacén, deberá generarse un documento ASN por cada tipo de OC´s (un IR por
cada tipo de OC) , dado que son distintos flujos. El transportista debe indicar en garita
2 que tiene más de un ASN generado.
-SI una OC va partida en 2 o más camiones, entonces se genera un código IR por el
contenido que haya en cada camión o móvil.
METODO 1

APLICACIÓN WEB
Aplicación
Web
Se ingresa a la opción :
Logistica  Genera Entrada Única
Se visualiza la siguiente ventana
 Aplicación
Web
Se completan los filtros de búsqueda (obligatorio campos “fecha desde” y “fecha hasta” que hacen referencia a
la fecha de emisión y fecha de recepción máxima de la OC), se hace clic en buscar.
Se despliegan las opciones de OC, y se seleccionan las OC a despachar, luego clic en enviar.
 Aplicación
Web
Se visualiza el prefijo de la Entrada Única Generada
 Aplicación
Web
Genera eASN
Se ingresa a la opción Genera eASN
 Aplicación
Web
Se ingresa el número de la Entrada Unica Generado
en el campo Numero de Entrada Unica, se hace clic
en buscar
 Aplicación
Web
ST205847
 Aplicación
Encabezado
Web
Tipo de Campo Descripción
EU Obligatorio Se coloca la EU generada en el portal (opción “Genera EU”)

Fecha Despacho Obligatorio La fecha confirmada por el área de Citas

Hora Despacho Obligatorio La hora confirmada por el área de Citas

Número de Guía Obligatorio Correlativo

Factura Obligatorio En caso de no contar con la factura se puede colocar la guía

Unidades a
Obligatorio La cantidad a despachar, en múltiplo de las unidades por casepack
despachar
Numérico (puede ser la fecha de fabricación y aplica si el producto
Numero de Lote Obligatorio mantiene un tiempo de vida)

Fecha de caducidad del producto (si el producto fecha de caducidad este

Fecha Caducidad Condicional campo deberá completarse, caso contrario dejar en blanco)

Fecha de fabricación del producto (si el producto fecha de caducidad este

Fecha Fabricación Condicional campo deberá completarse, caso contrario dejar en blanco)
Cuando el despacho es a nivel LPN (Aplica para proveedores de J08, J09,
Etiqueta Condicional J10 y J11) – 18 dígitos para el CD 568 Huachipa.
 Aplicación
Web
Una vez cargada la información, se hace clic en el botón Generar.
 Aplicación
Web
Se genera un número de referencia
 Aplicación
Web
Consulta de Documento
En indicadores Documentos
se ingresa el número de
referencia generado, se hace
clic en Consultar, se visualiza el
estado de la carga

1
2
 Aplicación
Web

De ser correcta la información enviada, el portal

deberá generar el IR Asociado con el cual
se llevará a cabo la recepción en el CD
METODO 2

PLANTILLA EXCEL O ARCHIVO

DE TEXTO
 Vía Archivo de
Texto
El personal de Logistica de Proveedores,
proporcionará la “Planilla B2B Tottus 20140919” en
Excel para trabajar el ASN.
 Vía Archivo de
Texto
Campo Tipo de Campo Descripción
EU No aplica Se debe dejar en blanco

Fecha Despacho Pactada Obligatorio Fecha confirmada con citas

Hora Despacho Pactada Obligatorio Hora confirmada con citas
Total de Bultos El valor se genera de manera automatica (debe ser
Automatico
mayor a 1)
Total de Palet Por defecto Debe ser 1
Guía Inicio Colocar la Guía inicial usada ( solo el correlativo, sin
Obligatorio
simbolos ni letras)
Guia Fin Colocar la Guía final usada ( solo el correlativo, sin
Opcional
simbolos ni letras)
Fact Unica
Condicional Si se trabaja con la factura, se coloca la factura
CD Entrega El Código de almacén 568 para almacenaje o para
Obligatorio
tienda y 560 para Oriente
 Vía Archivo de
Texto
Campo Tipo de Campo Descripción
Nro. OC Obligatorio El o los números de las OC a despachar

UPC/EAN Obligatorio El EAN correspondiente a la OC

Local Destino Obligatorio El Código de almacén 568 para almacenaje o para

tienda y 560 para Oriente (ver en eOD)
Unidades Obligatorio Unidades a despachar por producto

Si el despacho es a nivel LPN (Aplica para proveedores

Serie Etiqueta de Embalaje Condicional de J08, J09, J10 y J11) – 18 dígitos para el CD 568
Huachipa.
Factura o Guía Única Obligatorio Se coloca la(s) factura(s) empleadas en el despacho o
en su defecto la(s) guía(s) de remisión
Si el producto requiere cuenta con un tiempo de Vida se
Lote Condicional completa este campo (se puede colocar la fecha de
fabricación sin códigos, sin letras y sin simbolos)
Fabricación Condicional Fecha de fabricación del item según corresponda
Vencimiento Si el producto requiere cuenta con un tiempo de Vida se
Condicional
completa este campo
 Vía Archivo de
Texto
NOTA
Si se trata de productos que tengan un tiempo de vida asignado por el área de
Calidad de Tottus, se deberá llenar de manera obligatoria los campos :
• N° de Lote
• Fecha de Fabricación
• Fecha de
Vencimiento
 Vía Archivo de
Texto
En la Planilla se llena los datos correspondientes.
Hora
Fecha Despacho Total de
EU Despacho Total de Palet Guía Inicio Guia Fin Fact Unica CD Entrega
Pactada Bultos
Pactada
30/08/2014 14:00 3 1 1235 1247 568
Factura o
Nro. OC UPC/EAN Local Destino Unidades Serie Etiqueta de Embalaje Lote Fabricación Vencimiento
Guía Única
222099593 7.75015E+12 568 1234 1082014 01/08/2014 30/09/2014
222099593 7.75015E+12 568 1234 1082014 01/08/2014 30/09/2014
222099593 7.75015E+12 568 1234 1082014 01/08/2014 30/09/2014

Se genera el documento en txt, el cual al hacer clic en el botón Generar

Archivo .Txt se guarda en una carpeta que se debe crear previamente
en el disco C con el nombre de “Tottus B2B”
Nota: la plantilla puede guardarse en la carpeta creada “Tottus B2B”

- El llenado del cuerpo de la plantilla puede obtenerse del B2B

(ver diapositivas 14 a la 18)
 Vía Archivo de
Texto
Genera Archivo de texto
Aparece una ventana indicando el fin de la
ejecución
 Vía Archivo de
Texto
Archivo de texto generado
La plantilla genera un archivo de texto en la carpeta
generada “Tottus B2B”

El nombre del archivo tendrá la siguiente estructura

2014 – 8 – 28 – 18 –4
Año – Mes – Día – Hora – Minutos
 Vía Archivo de
Texto
Carga Vía Archivo de Texto
Se necesita generar un archivo de texto con la información
de lo que se va a despachar.

OC 1

OC 2

OC 3
 Vía Archivo de
Texto
Estructura del Archivo de Texto Generado
La primera línea o encabezado comprende lo siguiente:

Se coloca el
valor “1”, Orden de
seguido de Código de
Compra Fecha y hora de
“| |”. (*) Almacén
Cita Número de
Bultos o Se coloca 4
Parihuelas “ceros”
separados por
(*) Proveedores de FC el campo será igual al total de sku´s o un
el símbolo “|”
valor mayor a 0
 Vía Archivo de
Texto
La Segunda línea o cuerpo comprende
lo siguiente:

EAN del Descripción Se

producto de local de coloca Número
de Lote Fecha de Fabricación
entrega (no “BU” de
(*) y Fecha de
obligatorio) bulto Vencimiento
Se Código del Unidades a respectivamente (*)
coloca lugar de Despachar
el valor entrega Factura (s) (*) Solo para los productos
“2” correspondiente a que tengan un tiempo de
cada OC vida asignado.
 Vía Archivo de
Texto
La Tercera línea o cierre comprende lo siguiente:

Guía (s): Guía Inicio

y guía Fin

Se coloca el
valor “3”
 Carga del Archivo de
Texto
En la opción Logística se ingresa a la opción Carga
eASN; se selecciona el archivo a cargar y se hace clic en
Cargar Archivo.

2
 Carga del Archivo de
Texto
Se genera un Nro. de Referencia
 Vía Archivo de
Visualización del IR Texto
En la opción de Indicadores  Documentos, se ingresa el Nro. de
Referencia generado y se consulta el estado del documento cargado

De ser correcta la información cargada en el portal, se debe generar el IR

Asociado con el cual se llevará a cabo la recepción.
Parte Final

PRESENTACIÓN DE LA GUÍA
DE REMISIÓN
 IR en Guía de remisión
Estos datos
pueden venir:
O/C • Sellados
• El numero de IR
IR • A manuscrito
Asociado se • Impresos
colcoca en la
GR.
CÓDIGOS
EAN

DESCRIPCIÓN UNIDADES
En el caso de
TOTTUS
considerar los
CODIGOS EAN

Datos
impresos
 Vía Archivo de Texto –
Genera ASN

!
El IR Asociado es con el cual se
podrá recibir la mercadería, y es
el que se empleará en las Guías de
Remisión para la recepción de la
mercadería.
 Roxana
Cuevas Logística de
Proveedores B2B Mail:
rcuevasl@tottus.com.pe
Telf:513 9400 Anexo 37797
RPC: 943518611

GRACIAS
Ketty Dominguez
Logística de Proveedores
B2B Mail:
kdominguezv@tottus.com.pe
Telf:513 9400 Anexo 37797
RPC: 943518546