VSM VALUE STREAM MAPPING

El VSM es un método de diagrama de flujo que se utiliza para ilustrar y analizar un

proceso de producción. El mapa de flujo de valor es un componente clave en la gestión
de proyectos Lean o Lean Manufacturing, una metodología ágil que aumenta el valor
para el cliente al eliminar el desperdicio de cada fase del proyecto. La metodología
Lean Manufacturing intenta optimizar los procesos de fabricación eliminando aquellos
subprocesos o tareas que no son necesarios o entorpecen el proceso de producción. 

El mapa de flujo de valor (VSM) implica cuatro pasos básicos:

1. Generar un mapa del proceso actual

2. Encontrar y eliminar los desperdicios

3. Generar un mapa del proceso mejorado que se utilizará en el futuro

4. Implementar el proceso que se utilizará en el futuro

Es posible que observes que hay margen de mejora en algunas áreas de tu mapa de
flujo de valor, tales como:
 Flujo del proceso
 Plazos de ejecución y procesamiento
 Confiabilidad del equipamiento
 Materias primas/inventario
Cuando encuentres desperdicios en tu flujo de producción, como sobreproducción,
administración inadecuada o defectos del proyecto, puedes gestionar estos cuellos de
botella para que tu proceso fluya sin problemas.
Objetivo y beneficios del VSM

El objetivo principal del value stream mapping es resolver todos los problemas
existentes en el proceso de producción para aumentar la productividad del mismo,
reduciendo o eliminando desperdicios. Lo que se desea es alcanza el estado futuro que
se plantea, ese estado ideal donde no hay ningún tipo de desperdicio en la producción.

Hay que analizar proceso por proceso, evaluando cómo agrega valor al producto (o
cómo no lo agrega). Este enfoque en el valor es lo que mantiene el análisis orientado a
lo que realmente importa, permitiendo a la empresa ser más competitiva.

El VSM se utiliza para producir el mayor valor para el cliente de la manera más
eficiente posible.

Además, puede y se debe tener siempre presente para la mejora continua, ya que
siempre se pueden obtener oportunidades de mejora. El VSM permite ver no sólo el
desperdicio, sino también la fuente o causa del mismo.

Value stream mapping sirve como una herramienta efectiva para la comunicación y la
colaboración entre todas las personas implicadas en el proceso de producción. Se
puede visualizar claramente el estado actual del proceso e identificar dónde se
producen los desperdicios exactamente, como por ejemplo retrasos, tiempos muertos,
tiempos de inactividad excesivos, limitaciones y problemas de inventario. Con el VSM
del estado futuro o del estado ideal, se puede definir las acciones concretas a realizar
para mejorar.

Aunque su objetivo principal es eliminar desperdicios, el VSM también se puede ver

desde la perspectiva de agregar valor al producto, que es lo que al fin y al cabo lo que
le importa al cliente. La eliminación de los residuos es el medio para lograr el fin de
crear valor, como reducir los costes de producción, aumentando la calidad, lo que
conlleva a un producto con un precio más bajo y de mejor calidad. El valor es algo que
un cliente está dispuesto a pagar.
Cómo empezar el value stream mapping

El value stream mapping es una herramienta fundamental en el lean manufacturing,

pero necesita una inversión de tiempo para realizarlo y si no se aplica correctamente,
puede ser una pérdida de tiempo.

Requiere de alguien que conozca perfectamente VSM y de la colaboración e

involucración de operarios y jefes de equipo.

Su realización puede llevar varios días, aunque depende del tamaño de la empresa, del
número de procesos de producción y de la cantidad de productos a analizar.

Puedes empezar leyendo lo básico (y este artículo es un buen comienzo), aplicar lo

aprendido con un lápiz y un papel y con las instrucciones paso a paso que te daré más
abajo, empezar a hacer un borrador de un VSM. Podrías diseñar los procesos de
producción, los datos para cada proceso (como tiempo de ciclo), las mejoras que
piensas que podrías hacer para llegar al estado ideal y un resumen que muestre cómo
tus mejoras ayudan a cada dato y al valor total de la eficiencia.

Sólo con eso ya obtendrías resultados o al menos te ayudaría a entender mejor el VSM
y aprovechar mejor el tiempo cuando lo realices más seriamente. Ten en cuenta que
eso sería una pequeña muestra de lo que el value stream mapping puede lograr si se
hace bien hecho.

Cómo utilizar el VSM en diferentes campos

El value stream mapping puede aplicarse en varios campos, no sólo en la producción.

Vamos a ver cada uno de ellos:

Producción: Encontrar desperdicios en el proceso de producción analizando cada

paso del manejo de materiales y flujo de información.

Logística: Eliminar los desperdicios y los costosos retrasos en los distintos puntos de
la cadena de suministro que conducen al producto acabado.

Ingeniería/desarrollo de software: para encontrar ineficiencias en el desarrollo de

software, desde la idea hasta la implementación, incluyendo circuitos de
retroalimentación y retrabajo. Aunque algunos críticos cuestionan el valor del VSM en
un entorno de desarrollo ágil, otros lo encuentran útil para ganar eficiencias, como
reducir el tiempo de espera entre pasos o reducir la necesidad de retrabajo.

Industrias de servicios: Mejorar el valor y encontrar desperdicios en las actividades

necesarias para la prestación de cualquier servicio a clientes externos.

Atención sanitaria: Mejorar los pasos necesarios para tratar a los pacientes de la
manera más eficaz, oportuna, rentable y de alta calidad posible.

Oficina y administración: Encontrar los pasos inútiles y mejorar el servicio prestado

dentro de una empresa a los clientes internos.

Cada campo, el flujo que recurre el VSM es distinto en cada caso. Por ejemplo:

 En la industria manufacturera, el flujo son los materiales y los productos

semielaborados

 En el campo del diseño y desarrollo, el flujo son los diseños

 En el campo de servicio, las necesidades del cliente externo determinan el flujo

 En el campo de administración, las necesidades del cliente interno corresponden

al flujo

Qué es el flujo de valor

En la teoría lean Manufacturing, el flujo de valor se refiere a todas las acciones

requeridas para llevar un producto o servicio desde el concepto o materia prima hasta
el producto terminado.

Cada acción aporta valor al producto terminado, idealmente trabajando de manera

eficiente para crear un flujo continuo de valor.

El primer paso para crear un entorno lean (incrementar valor y reducir desperdicios) es
analizar el flujo de valor. Esto proporciona la base para crear un plan de mejora. Al
examinar el estado actual de un sistema, las acciones que añaden valor a la creación
de valor pueden separarse claramente de las que crean desperdicios, facilitando la
localización de oportunidades de mejora.

El value stream mapping analiza el flujo de valor simplificando un sistema complejo en

un mapa o diagrama fácil de interpretar. El mapa ilustra los resultados del análisis del
flujo de valor, proporcionando una herramienta visual para facilitar la comprensión y la
comunicación.

¿Cuándo deberías usar un VSM o mapa de flujo de valor?

Un VSM pueden generar mejoras significativas en tu modelo de negocio. Pero no

debes invertir tiempo y recursos en un mapa de flujo de valor si no se ajusta a tus
necesidades. A continuación, te presentamos algunas situaciones en las que debes
usar un mapa de flujo de valor:

 Para mejorar un proceso de trabajo de extremo a extremo

 Para identificar inventarios acumulados en un proceso
 Para encontrar oportunidades para la optimización de procesos
 Para aprender las complejidades inherentes de un proceso
 Para comprender los sistemas de TI utilizados en un proceso
 Para evaluar la eficacia de los canales de atención al cliente
 Para mostrar de forma visual el estado de tus procesos
 Para revisar tus procesos de forma estratégica
Como puedes ver, crear un VSM o value stream mapping proporciona información
sobre muchos aspectos de un proceso de trabajo. Sin embargo, un VSM puede no ser
útil si estás tratando de resolver un problema que no tiene relación con los flujos de
información, producto o tiempo.
Cómo crear un VSM
1. Identifica el problema
El mapa de flujo de valor es una parte importante del mantenimiento regular del flujo de
trabajo, pero también puedes usarlo para resolver un problema del equipo o del cliente
del que ya tienes conocimiento. Por ejemplo, es posible que notes que la demanda de
tus clientes es mayor que la cantidad de inventario que tienes disponible. Cuando notes
un problema, pero no conoces la causa, puedes compartir el problema con tu equipo y
usar un VSM para encontrar soluciones. 
Consejo: En esta etapa inicial, organiza una lluvia de ideas y haz preguntas para
identificar las ineficiencias tanto internas como externas. Tal vez, puedas valerte de
un mapa mental para estructurar tu reunión de brainstorming. Ponte en el lugar de tu
cliente y de los miembros de tu equipo para que puedas encontrar los puntos débiles.
2. Elige a tu equipo
Necesitarás un equipo que tenga determinación y concentración para que te ayude a
generar el Value Stream Mapping analizarlo de cerca e implementar el proceso de
producción mejorado. Un equipo interdisciplinario formado por miembros de los
departamentos de ventas, operaciones, servicio al cliente y diseño te brindará las
habilidades y perspectivas que necesitas para optimizar los tiempos del proceso y
satisfacer las necesidades de los clientes. Dependiendo del problema que intentes
resolver, es posible que no necesites representantes de todos estos equipos. Elige con
sabiduría para que el equipo que te ayude a generar el VSM sea lo más eficiente
posible. 
Consejo: Emplea tanto a ejecutivos como a aquellos que tengan funciones de apoyo en
el equipo que te ayuden a generar el VSM; de esa manera, aumentarás la visibilidad de
los problemas internos. Invita a los proveedores u otras partes interesadas a unirse a tu
grupo si quieres conocer el punto de vista de alguien externo.
3. Define el alcance del proyecto
El ejercicio de generar el VSM es un proyecto en sí mismo, lo que significa que deberás
definir su alcance. Si no defines el alcance de tu proyecto, no sabrás qué parte de tus
procesos productivos incluir en el mapa. La falta de un alcance definido también hará
que más adelante sea más difícil identificar y eliminar los desperdicios.
Consejo: Usa el VSM para un producto a la vez. Decide si generarás el mapa del ciclo
de vida del producto en su totalidad o si te enfocarás en pasos específicos del proceso.
Si estás produciendo un software, puedes mapear el proceso desde la solicitud inicial
de la función hasta la entrega al cliente. Omite los pasos condicionales que pueden
ocurrir una vez que el cliente recibe el producto.
4. Genera un mapa de tu flujo de valor
Ahora que has definido el alcance de tu VSM, puedes comenzar a crearlo. Usa los
símbolos de flujo de valor (que se explican a continuación) para mostrar cómo fluye la
información entre las actividades de tu trabajo. Si estás generando un mapa de todo el
proceso de producción, tu mapa creará un círculo. La etapa final del proceso de
producción debe regresar al paso inicial del proceso.
Consejo: Si no estás seguro de dónde comenzar tu VSM, comienza con el miembro del
equipo que está a cargo de aprobar las solicitudes entre un cliente y un proveedor.
También puedes visualizar tu mapa en tres partes. Dedica la parte superior del mapa al
flujo de información, la parte central al flujo de producto y la parte inferior al flujo de
tiempo. 
5. Agrega información del proyecto
Una vez que tengas una ilustración de tu mapa de flujo de valor, agrega métricas
relevantes para obtener la información más precisa posible. Si bien el mapa en sí
mismo puede ayudarte a visualizar ciertos aspectos, como el proceso de fabricación o
el desarrollo de software de tu empresa, deberás asociar la imagen con cuadros de
datos para comparar elementos como el tiempo, la cantidad y la calidad entre todos los
pasos del proceso. 
Entre los puntos de datos que puedes agregar a tu mapa, se incluyen los siguientes:
 Cantidad de inventario disponible para cada paso
 Tiempo de ciclo por unidad
 Tiempo de transferencia
 Cantidad de miembros del equipo necesarios para realizar cada paso
 Cantidad de productos desechados
 Cantidad de productos en cada lote de procesamiento
 Tiempo Takt o takt time (velocidad a la que es necesario producir productos con
el fin de satisfacer la demanda del cliente)
Consejo: Los datos que incluyas en tu VSM variarán según tu industria, el proceso para
el que estás generando un mapa y los problemas que esperas resolver. La mayoría de
los datos se incluirán en estas tres categorías:
 Datos de oficina o soporte
 Datos de fabricación o taller
  Datos del proveedor o de procesamiento externo
6. Crea un cronograma
Contar con una línea de tiempo clara es esencial para cualquier proceso de producción,
y los retrasos pueden arruinar todo tu flujo de trabajo. Dedicarás el tercio inferior de tu
mapa de flujo de valor al flujo de tiempo utilizando una escalera de tiempo, que tiene
dos peldaños para el tiempo de ejecución y el tiempo de ciclo. Esta escalera te dará
una mejor idea de si tu tiempo de ejecución y tiempo de ciclo van a toda máquina. 
 El tiempo de ejecución es el tiempo total que le toma a tu equipo realizar una
tarea, desde el momento en que la tarea ingresa por primera vez a tu flujo de
trabajo. El tiempo de ejecución incluye todos los procesos operativos que
conducen a la etapa de producción real.
 El tiempo de ciclo corresponde a la parte del tiempo de ejecución en la que
realmente se está realizando una tarea. Esto a veces se conoce como tiempo de
valor agregado.
Calcula el tiempo de ejecución tomando existencias del inventario disponible antes de
cada paso del proceso y dividiéndolo por la demanda del producto por parte del cliente.
Por ejemplo, imagina que tienes cuatro de tus productos fabricados y disponibles antes
de iniciar el proceso de envío y la demanda del producto por parte del cliente es de dos
productos por día, entonces tu tiempo de ejecución es de dos días.
Consejo: El tiempo de ejecución está estrechamente relacionado con la gestión del
inventario y la satisfacción del cliente. Si tu tiempo de ejecución es demasiado largo,
tendrás problemas para predecir cuándo reabastecer tu inventario. El VSM puede
ayudarte a optimizar los plazos de ejecución antes de que te retrases con la entrega del
producto.
7. Analiza tu VSM del estado actual
A medida que generas tu mapa del estado de flujo actual, probablemente detectarás
áreas que debes optimizar y podrás poner en marcha acciones de mejora. Para
completar tu mapa de flujo de valor, complétalo con datos del proyecto para que las
áreas de desperdicio sean más visibles. 
Sin embargo, incluso si las áreas de desperdicio parecen obvias, debes reservar un
tiempo específico para el análisis del mapa. Entre las áreas de desperdicio en la
gestión Lean se incluyen las siguientes:
 Sobreproducción (características innecesarias)
 Inventario (trabajo pendiente mal gestionado)
 Movimiento (cambio de tareas)
 Defectos (deuda técnica)
 Sobreprocesamiento (herramientas caras)
 Espera
 Transporte
 Equipos fragmentados
Consejo: La mejor manera de analizar tu mapa es realizando eventos Kaizen en
cualquier área de desperdicio que hayas identificado. La palabra Kaizen proviene de
dos palabras japonesas: “kai”, que significa mejora, y “zen”, que significa bueno.
Combinadas, las dos palabras crean la idea de mejora continua. Los eventos Kaizen te
servirán para generar ideas de valor agregado para el mapa de flujo de valor futuro.
8. Diseña tu nuevo VSM
Ahora estás listo para elaborar tu VSM futuro. Este mapa será similar al mapa actual,
pero incluirá elementos de Kaizen para las áreas que necesitan mejoras. Puedes usar
un software Kanban para implementar una extracción, o extraer recursos solo cuando
la demanda los requiera, y mejorar tu flujo de información. 
Los símbolos específicos que agregues a tu mapa de estado futuro variarán según el
proceso. Consulta los siguientes símbolos para VSM para obtener representaciones
visuales de lo siguiente: 
 Supermercado: representa un punto de almacenamiento Kanban donde los
clientes pueden obtener el inventario que necesitan tan pronto como el
proveedor lo repone.
 Kanban de producción: indica la necesidad de que el producto suministre piezas
a un proceso posterior.
 Kanban de extracción de material: instruye a un operador que mueva piezas de
un supermercado a un proceso.
  Kanban de señal: se utiliza cuando los niveles de inventario en un supermercado
son bajos y señala la producción de una cantidad específica de piezas.
 Puesto Kanban: indica la ubicación donde retirar señales Kanban, normalmente
ubicado cerca de un supermercado.
 Extracción de material: representa la extracción del inventario almacenado de
los supermercados.
 Extracción secuenciada: elimina la necesidad de almacenamiento de inventario
en supermercados entre procesos al instruir a un equipo específico que
produzca un pedido personalizado.
Consejo: Usa el siguiente mapa de símbolos de flujo de valor para ver cómo se ve cada
símbolo y colócalos en tu mapa de estado futuro según corresponda. Si bien el objetivo
de tu mapa de estado futuro es simplificar el flujo de materiales, no te preocupes si tu
mapa de estado futuro parece tener más información que tu mapa de estado actual
debido a los símbolos que agregaste. 
9. Implementa tu nuevo mapa
El último paso en el proceso de creación de un VSM es implementar las soluciones del
mapa de estado futuro en tu proceso de trabajo. Aquí es donde verás que el análisis de
tu mapa da sus frutos.
Al igual que cuando organizas un armario, ordenar en el desorden parece caótico, pero
el propósito del proyecto se vuelve claro una vez que experimentas la facilidad con la
que puedes usar tu nuevo espacio funcional. Si bien identificar el desperdicio y
encontrar soluciones más eficientes es un desafío, el producto final es un flujo de
trabajo más eficiente y clientes más felices.

https://leanmanufacturing10.com/vsm-value-stream-mapping
https://asana.com/es/resources/value-stream-mapping