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Compras y
Contrataciones
ÍNDICE
Este manual es una herramienta que recoge el conjunto de exigencias comunes que
ALIANZA aplicará en los procesos de compras y contrataciones. No obstante, cualquier
requisito específico que estuviera establecido para los procedimientos de compras en la
normativa de un financiador, tendrá prevalencia sobre el presente documento cuando
sea más restrictivo.
Para ello, el presente manual es una herramienta viva, en el sentido de que debe ser
actualizado cuándo las circunstancias lo hagan obligatorio, es decir cuándo las
normativas de los donantes que financian el trabajo de ALIANZA en el país presenten
mayores restricciones a las establecidas en éste manual o cuándo se determine que los
procedimientos aquí establecidos merecen ser revisados para el adecuado
cumplimiento del trabajo de ALIANZA, en línea con las políticas antifraude y para
contribuir a la realización de ejecuciones presupuestarias más transparentes.
Por otro lado, ante cualquier circunstancia no contemplada en el presente manual que
genere dudas se comunicará al Departamento de Planificación Económica en la Sede
(Madrid), que procederá a dar las instrucciones oportunas.
2. PRINCIPIOS APLICABLES
5.- Confidencialidad.- Las ofertas que se reciban deberán ser tratadas con
confidencialidad, prohibiéndose su uso para favorecer otros candidatos o candidatas.
Cuando alguna causa de fuerza mayor pudiera afectar a los procedimientos que se
describen a continuación, ésta deberá ser comunicada inmediatamente a la
Coordinación País (en su caso) y a la persona responsable en el Área de Relaciones
Económicas y Administrativas (Sede), para la adopción del sistema más viable tratando
de observar los principios descritos y para la puesta en conocimiento del financiador.
3. CRITERIOS DE EXCLUSIÓN
A efectos de todo procedimiento para la adquisición y/o contratación de bienes y/o
servicios, quedarán excluidos de la participación aquellos proveedores:
b) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa
juzgada, por cualquier delito que afecte a su ética profesional;
e) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa
juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización
delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los
intereses financieros de las Comunidades.
No obstante, para los contratos por un importe equivalente o inferior a 1.000 EUR o
cuando, especialmente en las compras locales por las condiciones de rusticidad de los
candidatos, se presentaran situaciones donde la suscripción del documento sea
considerada inadecuada, el Comité de compras podrá no exigir una declaración en
función de su evaluación de los riesgos.
4. CONFLICTOS DE INTERESES
Existe conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones del
Comité de compras, o el respeto de los principios de competencia, no discriminación o
igualdad de trato de los proveedores y contratistas, se ve comprometido por razones
familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, interés económico o cualquier otro
interés compartido. Puede surgir un conflicto de intereses cuando, por ejemplo, un
miembro del Comité de compras, u otras personas implicadas en el procedimiento, se
adjudican a sí mismas, o a otras personas, ventajas directas o indirectas de forma
injustificada, influyendo en el resultado, o permitiendo a un experto o empresa obtener
información que dé lugar a una competencia desleal en procedimientos posteriores o
relacionados.
5. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y
CONTRATACIÓN
Los términos de referencia (TdR) o solicitudes de los bienes o servicios que se
requieren para la realización de determinadas actividades deberán ser
preparados por la persona responsable del área correspondiente o, en su
defecto, por la coordinación de proyecto. Posteriormente debe ser revisada por
el departamento de Control de Planificación Económica con la finalidad de
verificar la disponibilidad de presupuesto y, debe darse la aprobación de la
Coordinación País.
De acuerdo a las presentes normas, todo proceso adquisitivo por un importe que sea
igual o superior a 800 euros deberá ser autorizado por un Comité de Compras que se
conformará para el efecto oportuno. La composición del Comité de Compras podrá
variar en función del tipo de adquisición o contratación que se realice y del valor de las
mismas y deberá estar integrado por, al menos, 2 personas, una de las cuales deberá
proceder del área financiera y al menos una proceder del área técnica o de gestión. En
procedimientos cuyos montos sean superiores a 30.000€ estará siempre presente la
Coordinación País para fuera de España y el Director Financiero en España.
Si no fuera posible cumplir con cualquiera de los requisitos por parte del Comité de
Compras, se elaborará una nota interna en la que se expliquen los motivos y se
adjuntará a la documentación de la licitación. Cualquier incidencia o motivación en cada
decisión tomada durante el proceso de licitación debe ser reflejada por escrito y
adjuntada a la documentación, comunicándolo en todo momento a la Coordinación País
y a la persona responsable en el Área de Relaciones Económicas y Administrativas
(Sede).
PROCEDIMIENTOS:
1. Adquisición simple
2. Procedimiento simple
3. Procedimiento negociado
4. Licitación abierta con publicación local
5. Licitación abierta con publicación internacional (incluye proveedores
locales)
ADQUISICIÓN SIMPLE
a. Factura o su equivalente
b. Comprobante de pago.
c. Contrato**
PROCEDIMIENTO SIMPLE:
CONTRATOS DE SERVICIOS, SUMINISTROS Y CONTRATOS DE OBRAS
Compras por un importe entre 800 EUROS y menor a 15.000 EUROS
Las compras de servicios, suministros, y obras, incluidas en un rango comprendido
entre 800€ y menor a 15.000€ se realizan con al menos 3 ofertas, anexando:
a. Solicitud de Cotización/ TdR publicados (si procede)
b. Tres (3) Facturas Proforma recibidas
c. Cuadro de Selección de ofertas y adjudicación del Comité de Compras
d. Comunicación a la empresa seleccionada y a las no seleccionadas
e. Comprobante de pago.
f. Actas de liquidación parcial y final.
g. Factura
h. Certificados de elegibilidad (Declaración de no exclusión, certificados de
calidad del producto, seguros de transporte, aduanas, declaración de
impuesto, certificado de autorización al proveedor para realizar la
obra/servicios, registro en colegios correspondientes, etc.)
i. Contrato**
j. Documentos soporte de las garantías de adelantamiento y Garantías de
“buena ejecución”. (ver apartado específico Garantías específicas.)
k. En el caso de contrato de construcción de obra, certificado oficial de la obra
(conformidad de la obra y se procede al pago de la fase ejecutada)
l. En el caso de contrato de construcción de obra, acta de recepción de obra
** Deben reflejarse en el contrato las garantías de fiel cumplimiento del mismo y, de ser el
caso, de buen uso del anticipo. Ver apartado de garantías.
Este procedimiento exige los siguientes requisitos, que se unirán a cada expediente:
a. Solicitud de Cotización - Términos de referencia
b. Documentación soporte de la publicación local (en web de ALIANZA, en
periódico local, radio local, etc.)
c. Tres (3) Facturas Proforma
d. Cuadro de Selección de ofertas y adjudicación del Comité de Compras
e. Acta de adjudicación del Comité de Compras
f. Comunicación a la empresa seleccionada y a las no seleccionadas
g. Comprobante de pago
h. Actas de liquidación parcial y final
i. Factura
j. Certificados de elegibilidad (Declaración de no exclusión, certificados de
calidad del producto, seguros de transporte, aduanas, declaración de
impuesto, certificado de autorización al proveedor para realizar la
obra/servicios, registro en colegios correspondientes, etc.)
k. Contrato**
l. Documentos soporte de las siguientes garantías: Garantía Provisoria,
Garantía de adelantamiento, Garantía Definitiva, Garantías de “buena
ejecución” y Multas por retraso en la ejecución. (ver apartado específico
Garantías específicas.)
m. En el caso de contrato de construcción de obra, certificado oficial de la obra
(conformidad de la obra y se procede al pago de la fase ejecutada)
n. En el caso de contrato de construcción de obra, acta de recepción de obra
** Deben reflejarse en el contrato las garantías de fiel cumplimiento del mismo y, de ser el
caso, de buen uso del anticipo.
8. COMUNICACIÓN DE LA SELECCIÓN
REALIZADA
De acuerdo con las decisiones tomadas por el Comité de Compras, desde la
Administración General de ALIANZA, se dirigirán a los candidatos/as
comunicando si su candidatura ha sido o no seleccionada. La comunicación al
proveedor seleccionado deberá indicar la programación de los siguientes pasos
a seguir para la firma del contrato (en los casos en los que sea obligatorio) e
inicio de las acciones.
El contrato debe ser redactado en lengua oficial del país de referencia y firmarse
en triplicado (financiador, proveedor y ALIANZA).
Fase Concurso:
- Carpeta Solicitud de Cotización/Términos de Referencia
- Carpeta Documentos soportes de publicación. Incluye si se ha realizado
una segunda publicación/licitación. Se incluye la planilla de Entrega de
TdR a proveedores.
- Carpeta de Proformas/Propuestas recibidas. Se abrirá una subcarpeta
por cada proveedor/oferta recibida. Incluye los Certificados de
elegibilidad que se hayan requerido en los TdR (Declaración de no
exclusión, certificados de calidad de los productos, seguros de
transporte, aduanas, declaración de impuestos, certificado de
autorización al proveedor para realizar la obra/servicios, registro en
colegios correspondientes, Permisos y registros para autorización
trabajo en el país y otros), según el tipo de procedimiento que se trate.
- Carpeta Selección de ofertas y adjudicación. Incluye cuadro de
Selección de ofertas y adjudicación del Comité de Compras. Incluye
Acta de adjudicación del Comité de Compras. Incluye Propuestas de
evaluación de informes, para el caso de procedimientos con licitación
pública.
- Carpeta Comunicación a la empresa seleccionada y a las no
seleccionadas
Fase Contratación:
- Carpeta Contrato. Incluye el contrato suscrito y sus anexos. Incluye
subcarpeta Garantía con documentos soportes de las garantías
establecidas en el contrato y seguimiento al cumplimiento y verificación
de las mismas.
Selección de Ofertas
- Modelo de Cuadro de selección de ofertas para Procedimiento Simple
y Negociado
- Modelo de Cuadro de selección de ofertas para Procedimiento de
Licitación Nacional e Internacional.
- Modelo de Propuestas de evaluación de informes (Procedimiento
licitación nacional/Internacional).
- Modelo de Notificación al Oferente Ganador
- Modelo de Notificación al Oferente No Ganador
Elaboración de Contratos
- Modelo de contrato de suministros
- Modelo de contrato de servicios
- Modelo de contrato de obras
- Modelo de Garantía de cumplimiento (10-15%) y Carta al banco
confirmación de la validez de la garantía
Liquidación y Pagos
- Modelo de Acta de liquidación parcial y final para contratos de servicios
técnicos
- Modelo de Acta de liquidación parcial y final para contratos de
suministros
- Modelo de Acta Recibo a Satisfacción (Suministros)
- Modelo de Cuadro de Seguimiento económico de obras y liquidación de
pagos para contratos de obras
- Acta de liquidación final pagos para contratos de obras.
- Modelo de certificado de fase del Fiscal Obra (conformidad de la obra y
se procede al pago de la fase ejecutada)
- Modelo de Informe de ejecución técnica de la obra
- Modelo de Acta de Recepción Provisional de la obra