MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Control de Gastos

DE SAP MANTENIMIENTO de Mantenimiento

CONTROL DE GASTOS DE MANTENIMIENTO

Tratamiento general

Descripción: Se procederá a describir los distintos pasos para obtener los gastos que son
imputados a mantenimiento.

Procedimiento:

1- Obtener un listado de gastos imputados a la cuenta de repuestos utilizando la cuenta 607357

Finanzas à Gestión financiera à Libro Mayor

Cuenta à Visualizar Partidas

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Campo Completar
Cuenta de mayor 607357 – Cuenta de repuestos, para visualizar
todos los materiales retirados de pañol y los
comprados directamente para centro de costos.
Sociedad MRP – Molinos Río de la Plata

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Presionar sobre

Campo Completar
Fecha de contabilización Marcar
División Marcar
Centro de beneficio Marcar
Presionar “Enter” (tener en cuenta que para seleccionar estos campos, se debe desplazar la barra de
desplazamiento vertical)

Campo Completar
Fecha de contabilización Poner el período de tiempo en estudio
División GENE – General
Centro de beneficio En este campo va un rango de valores, poner en el
primer cuadro PA00 y QA00 en el segundo (los

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últimos valores son cero)

Presionar “Enter”
Presionar “Enter” nuevamente o

Nótese que al final del listado hay una sumatoria del total de los importes del listado.

Tomar dicho valor y volcarlo en una base de datos.

2- Elaborar un listado de servicios utilizando la cuenta 607350.

En este caso realizar los mismos pasos que en el punto 1), pero en el momento de anotar la
cuenta mayor, poner la cuenta 607350 que es la Cuenta de servicios, para visualizar los remitos
ingresados al sistema pertenecientes a servicios.

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3- Realizar un listado de materiales ingresados y despachados de Pañol .

En este caso dejar en blanco el campo de clase de movimiento, y poner la fecha de
contabilización correspondiente con los listados obtenidos anteriormente.

Logística à Gestión de Materiales à Gestión de Stocks

Entorno à Visualizar lista à Documento de material por material

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Completar:
Campo Completar
Centro 1006 – Barracas
Almacén 500 – Pañol Barracas
Clase de movimiento Dejar el campo en blanco
Fecha de contabilización Fechas entre las cuales se hará el estudio
Una vez completados los datos de restricciones, presionar ejecutar

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Ejecutar la consulta presionando

Seleccionar la variante de visualización “/BARRACAS.

Pasar a:

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Sistema à Lista à Grabar à Archivo local

Marcar en “sin conversión”, y presionar

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Ponerle una ruta y nombre al documento, en este caso como ejemplo tomamos “D:\SAP-
Query\13-03-01.txt”. Este archivo será guardado en la carpeta “D:\SAP-Query”, que es el
directorio donde se encuentra el programa de conversión de datos; y el nombre del archivo es
“13-03-01.txt”, la extensión del archivo tiene que ser siempre “txt”, que es formato de texto.
Presionando sobre el archivo se graba en el directorio designado.

El próximo paso es convertir el archivo grabado en una base de datos para ser tratada como una
planilla de cálculo. Para eso se debe ir al directorio donde se encuentra el programa
“BARRACAS.EXE” y ejecutar el programa.

Campo Completar
Nombre de archivo Poner el nombre del archivo con el cual se ha
designado al listado grabado desde SAP.
En caso de que el archivo se haya grabado en
otro directorio, poner la ruta completa de
dónde se encuentra el archivo.
Presionar “enter”
Una vez finalizado el proceso, presionar cualquier tecla para continuar.

Abrir el archivo “BARRACAS.DBF” que se encuentra en el directorio del programa

“BARRACAS.EXE”. Este programa debe ser abierto con MS Excel.

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Ordenar los datos según la clase de movimiento. Posicionar el cursor sobre cualquier elemento
de la tabla y pasar a:
Datos à Ordenar

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Campo Completar
Ordenar por Seleccionar “MOVIMIENTO”
Presionar en “aceptar”

Significado de las clases de movimiento

Movimiento Descripción
101 Materiales ingresados a pañol por una compra previa
102 Cancelación de movimientos 101
201 Despacho en Pañol de materiales por medio de vale F6
202 Cancelación de movimientos 201
261 Despacho en Pañol de materiales a Ordenes de Trabajo
262 Cancelación de movimientos 261
501 Activación de materiales en Pañol (sin remito)
502 Cancelación de movimientos 501
541 Traspaso de materiales a proveedor (tiene valor económico 0, utilizado solamente
para sacar el material del stock)
542 Cancelación del movimiento 541

Ir a la celda M1 y poner como título “$ unitario”, y en la celda N1 porner “$”. Luego en la celda
M2 poner la siguiente fórmula: “=H2/G2”

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Copiar la celda y pegarla en todos los campos hacia abajo, menos en las filas que correspondan
a la clase de movimiento 501. En la columna M correspondtiente a la clase de movimiento 501
completar con “0” (cero).

Seleccionar las columnas H, M y N (tener presionado la tecla “Control” y presionar con el

mouse sobre las letras correspondientes en la regla.

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Luego ir a:
Formato à Celdas

En la solapa número marcar:

Campo Completar
Categoría Seleccionar “MONEDA”
Posiciones decimales 2
Símbolo $
Números negativos Seleccionar el último
Presionar en “aceptar”

Posicionarse en cualquier celda de la tabla, y pasar a:

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Datos à Filtro à Autofiltro

Para filtrar por los repuestos cuyo precio unitario es menor a $100 (salvo los de clase de
movimiento 501), ir a la celda M-1, presionar sobre la flecha y seleccionar “personalizar”

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Campo Completar
$ unitario Seleccionar “es menor que”
Campo siguiente 100
Presionar en “aceptar”

Ir a la celda inmediatamente inferior a la N-1 y escribir la fórmula “=Hx”, donde x es el número

de la fila donde se está posicionado.

Copiar esta celda y copiarlas en todas las inferiores, salvo en las filas correspondientes a la clase
de movimiento 501, en las cuales va la fórmula “= -Hx”, donde x es el número de la fila donde
se está posicionado.

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Copiar esta celda en el resto de las celdas correspondientes a la clase de movimiento 501.

Ir nuevamente a:
Datos à Filtro à Autofiltro
De esta manera eliminamos el filtro creado anteriormente.
Ir a:
Datos à Subtotales…

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Campo Completar
Para cada cambio en: Seleccionar “MOVIMIENTO”
Usar función: Seleccionar “SUMA”
Agregar subtotal a: Seleccionar “$”
Reemplazar subtotales actuales Marcar
Resumen debajo de los datos Marcar
Presionar en “aceptar”

Presionar sobre el número 2 ubicado a la izquierda de la pantalla.

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Este listado muestra el total de gastos según la clase de movimiento y en total.

4- Contabilizar todos los resultados de los reportes obtenidos.

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