5S For Service Organizations and Offices A Lean Lo... - (Chapter 3 Deployment Steps) PDF

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Capítulo 3
Pasos de implementación
Temas del capítulo •
Paso 1: Clasificación • Paso 2:
Disposición sistemática • Paso 3: Limpieza
y limpieza • Paso 4: Estandarización •
Paso 5: Autodisciplina
La implementación de 5S consta de cinco pasos simples: clasificación, disposición sistemática,
impecable, estandarización y autodisciplina. Profundicemos ahora en cada uno de los pasos.
PASO 1: CLASIFICACIÓN
En el primer paso, todos los artículos en un lugar de trabajo se clasifican según las necesidades
y los deseos. Pero antes de clasificar, debemos comprender los procedimientos específicos
involucrados en este paso.
Seleccionar un lugar de
trabajo Este paso requiere identificar un lugar donde se pueda realizar la implementación.
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La selección de un lugar de trabajo se trata esencialmente de la determinación del alcance.
Le indica claramente dónde debe realizarse el proyecto y delimita los puntos de inicio y fin del
lugar de trabajo.
Sarkar, Debashis. 5S para organizaciones de servicios y oficinas: una mirada ajustada a las mejoras, ASQ Quality Press, 2006. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/anahuacebooks/detail.action?docID=3002543.
Creado a partir de anahuacebooks el 20230222 16:17:15.
10 Capítulo Tres
¿Qué tipo de área debe elegirse para el primer proyecto? No hay una fórmula
establecida para esto. El tamaño del lugar de trabajo dependerá de la complejidad y
tamaño del equipo y del tiempo disponible para la implementación. Las recomendaciones
que siguen se basan en mis experiencias con la implementación de 5S.
Para un espacio de oficina de 10,000 pies cuadrados, un área de 250 a 300 pies
cuadrados que contenga alrededor de 8 a 10 estaciones de trabajo y cinco o seis
archivadores sería ideal para un proyecto 5S. Esto requeriría un equipo de tres personas
que necesitarían dedicar alrededor de 16 horas a la implementación inmediatamente
después de una sesión de capacitación básica en 5S.
Otro enfoque para la selección del área es identificar el área utilizando el diseño de la
oficina. Esto lo ayuda a tener en cuenta el espacio general de la oficina al seleccionar el
proyecto.
Aprendizaje 5S El Palabra “Lugar de trabajo” desmitificado
Un lugar de trabajo es un lugar en el que se llevan a cabo actividades que benefician
a la organización. Puede ser una oficina, una sucursal bancaria, una tienda de
procesos, un centro de llamadas, etc. La palabra “lugar de trabajo”, tal como se usa
en este libro, podría referirse a cualquiera de esos lugares. También podría referirse
a una parte de la oficina. El uso de esta palabra es contextual, por lo tanto, cuando
se use, lea la oración detenidamente.
Táctica 5S
¿Dónde debería eTú
l Comenzar Primero 5S ¿Proyecto?
Para el primer proyecto 5S, elija el área más sucia y desorganizada de su oficina.
Esto es esencial para:
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• Muestre explícitamente los beneficios que se pueden obtener de una intervención
5S. En un área relativamente organizada, los cambios pueden no ser visibles.
Despliegue Pasos 11
• Obtener la aceptación de personas que podrían dudar del poder de la metodología 5S.
• Demostrar el tipo de participación requerida para implementar 5S.
Los almacenes de oficina suelen ser buenos lugares para comenzar porque a menudo están
desorganizados y no son propiedad de nadie. Si los almacenes no están disponibles, puede
seleccionar algunas estaciones de trabajo desordenadas que se intercalan con armarios de
almacenamiento.
Definir el propósito del lugar de trabajo seleccionado Después
de seleccionar el lugar de trabajo, se debe definir su propósito.
Este es el paso clave en la implementación de 5S, pero los implementadores a menudo lo pasan
por alto. Si bien este paso puede no ser relevante para la implementación de 5S en una
configuración de fabricación, es imprescindible cuando se aplican los principios de 5S en una
configuración de servicio u oficina.
Definir el propósito del lugar de trabajo seleccionado ayuda a:
• Demarcar el centro alrededor del cual se debe realizar el despliegue de 5S • Identificar las
necesidades y deseos en el lugar de trabajo
• Definir las Medidas de Desempeño que serán rastreadas después de que se complete la
implementación
No comience la implementación de 5S sin definir el propósito del lugar de trabajo.
Táctica 5S
Ejemplos de Declaraciones de propósito
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Lugar de trabajo seleccionado: Recepción en un banco
Si el lugar de trabajo seleccionado para la implementación de 5S es una oficina principal en
la sucursal minorista de un banco, la declaración de propósito podría ser:
El propósito de este lugar de trabajo es facilitar un servicio rápido al cliente.
12 Capítulo Tres
Por lo tanto, toda la implementación de 5S se realizará pensando en el cliente para
garantizar un servicio al cliente rápido. Debería dar como resultado una recuperación
rápida de información y documentos que conduzca a respuestas rápidas a las
solicitudes de los clientes.
Lugar de trabajo seleccionado: Almacén
Si la implementación de 5S se realiza en un almacén, la declaración de propósito
podría ser:
El propósito de este lugar de trabajo es garantizar el almacenamiento
efectivo de las cosas correctas en el lugar correcto en las cantidades correctas.
Se realizará toda la implementación de 5S para garantizar un almacenamiento
efectivo. Por lo tanto, el sistema de gestión de inventario se diseñará con este objetivo
en mente.
Definir las Medidas de Desempeño (MOPs)
Defina las Medidas de Desempeño en función del tipo de lugar de trabajo que se haya
seleccionado. Esto le ayuda a determinar los beneficios de la implementación de 5S. Definir
los MOP antes de la implementación es importante porque da una indicación de lo que se
debe buscar inmediatamente después de la implementación y de lo que se debe rastrear
más adelante.
Aprendizaje 5S
Las Medidas de desempeño seleccionadas para un proyecto 5S en un lugar de trabajo
deberán integrarse con los MOP seleccionados más adelante para la implementación
de 5S en la oficina en su conjunto.
Después de implementar 5S en toda la oficina, debe realizar un seguimiento de
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algunos MOP de 5S vitales para determinar la solidez de la implementación y los
habilitadores.
Los MOP y los facilitadores se analizan en detalle en el Capítulo 4.
Despliegue Pasos 13
Forme equipos y asigne responsabilidades
La selección del equipo adecuado es fundamental para una implementación eficaz de las 5S.
La composición inadecuada del equipo puede descarrilar la implementación de 5S.
Un equipo de tres o cuatro personas es adecuado para un área de trabajo de 250 a 300
pies cuadrados compuesta por estaciones de trabajo y gabinetes de almacenamiento. No se
recomienda un equipo más grande porque se vuelve más difícil enfocar y aprovechar los
esfuerzos de los miembros en el área de trabajo estipulada.
Es fundamental determinar si un equipo 5S tiene lo necesario para entregar los resultados
deseados. Es posible que tenga a las personas más brillantes en el proyecto 5S, pero si no
están dispuestas a trabajar y sus energías no se canalizan de manera efectiva, se agotarán
y no entregarán los resultados requeridos. El mero conocimiento de las mejores herramientas
no es adecuado; lo que es esencial es un equipo que pueda mantener el proyecto en
movimiento.
Determinar proactivamente la efectividad de los equipos 5S. Los siguientes son
Las características de un equipo eficaz:
• El equipo tiene un objetivo claramente definido. •
Cada miembro del equipo está capacitado en la metodología 5S.
• Cada miembro del equipo comprende cómo las 5S encajan en la estrategia de
calidad más amplia de la organización. • Cada miembro del equipo es consciente
de la lógica detrás de la implementación de 5S
mentación
• El equipo incluye al propietario del lugar de trabajo. •
El equipo tiene un líder de proyecto que revisa regularmente el progreso. • Existe
una comunicación abierta entre los miembros del equipo. • Los miembros toman
las críticas y los comentarios de manera positiva. • Cada miembro del equipo es
consciente de su función específica. • Los miembros del equipo tienen la autoridad
para identificar los elementos de etiqueta azul.
(Los elementos de etiqueta azul son elementos que no se necesitan en el lugar
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de trabajo). • Los miembros del equipo están familiarizados con las operaciones del
lugar de trabajo y, por lo tanto, pueden decidir las Medidas de rendimiento con facilidad.
14 Capítulo Tres
Aprendizaje 5S
Nunca implemente un proyecto 5S sin la participación del propietario del lugar de trabajo.
Esto es esencial porque la identificación de necesidades y deseos es imposible sin la
participación y presencia del propietario. Además, es posible que el equipo de
implementación no pueda deshacerse de los elementos sin el consentimiento del
propietario.
Si por algún motivo se realiza un proyecto sin la participación del propietario del lugar de
trabajo, infórmele antes de deshacerse de los elementos no deseados. También es vital
que luego comunique los principios que se han utilizado al implementar 5S al individuo.
Táctica 5S
5S y Inercia psicológica
5S rompe la inercia psicológica causada por la creencia de que la organización del
lugar de trabajo es el trabajo de otra persona. Inicialmente, cuando una persona es
empujada al despliegue 5S, tiene reservas. Pero después de un día o dos de arduo
trabajo, el individuo comienza a ver el valor agregado y el escepticismo se desvanece.
La persona entonces comienza a mirar positivamente el ejercicio de trabajar con sus
manos.
Determinar necesidades y deseos
En este paso, el equipo decide cuáles son las necesidades y los deseos en el lugar de trabajo.
La identificación de necesidades y deseos generalmente se realiza en dos pasos: (1) necesidades
y deseos basados en reglas de decisión y (2) análisis detallado de necesidades y deseos.
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Decisión basada en reglas Necesidades y Quiere
Cuando acaba de llegar a la implementación de 5S, se puede usar una regla de decisión para
determinar qué se necesita en un lugar de trabajo y qué se desea. Una regla típica es que
todos los elementos que no se hayan utilizado durante más de un año se considerarán
"deseos" y se retirarán del lugar de trabajo. Esto ayudará a los miembros del equipo a separar
de inmediato los elementos que se necesitan de los que se desean. Sin embargo, para la
sustentación y el arreglo posterior, esta burda segregación no es adecuada, por lo que es
imprescindible un análisis detallado de las necesidades y los deseos.
Despliegue Pasos 15
Detallado Necesidades y Quiere Análisis
Una vez que se identifican las necesidades y los deseos y se ha logrado una segregación
amplia mediante la aplicación de la regla de decisión, se debe realizar un análisis detallado
de los elementos que se mantendrán en el lugar de trabajo. Esto es imprescindible para
decidir sobre la disposición posterior de los elementos necesarios en un lugar de trabajo.
Este análisis detallado se puede hacer de la siguiente manera: • Enumere todos los
artículos en el lugar de trabajo. • Confirme que los elementos se designaron
correctamente como necesidades y deseos en el paso anterior.
• Todo lo que no se necesita es un deseo y no debe estar en el
lugar de trabajo.
• Usando la Tabla 3.1 como plantilla, clasifique los artículos necesarios en las
siguientes categorías: – Artículos que se necesitan regularmente – Artículos
que solo se necesitan una vez cada pocos meses o una o dos veces al año
Tabla 3.1 Plantilla para enumerar necesidades y deseos detallados.
Necesario con regularidad Necesario pero no con regularidad
No. Necesario Se necesita Necesario Se necesita Necesario Necesario
diariamente semanalmente mensualmente trimestralmente semestralmente anualmente
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dieciséis
Capítulo Tres
Táctica 5S
El Diferencia entre Necesidades y quiere con Respecto a

5S Implementación
Necesidades Todos los elementos necesarios para el funcionamiento eficaz de un lugar de trabajo son necesidades.
Deben estar presentes en las cantidades correctas y no deben exceder los
requisitos.
Deseos
Los artículos que no se necesitan en un lugar de trabajo son deseos. A menudo,
estos son elementos que se almacenan con la idea de que se necesitarán en el
futuro, pero en realidad nunca se utilizan. Los deseos también se acumulan con
una mentalidad de acaparamiento. Estos artículos son excesivos en número y se
han vuelto redundantes en el lugar de trabajo.
Ejemplos de deseos son:
• Veinte bolígrafos almacenados en un cajón cuando solo se necesitan dos
• Varios bolígrafos guardados en un portalápices, la mayoría de los cuales no
escribir
• Revistas viejas almacenadas con la idea de que puedan ser requeridas en
futuro pero nunca se utilizan
• Una computadora vieja sin usar en una estación de trabajo
• Un servidor nuevo que no se utiliza en una oficina cuando podría ser utilizado por
alguna otra ubicación o sitio de oficina
Si se eliminan los deseos de una oficina, uno no sentirá su ausencia. Todos los
deseos son desperdicios y una organización debería declararles la guerra.
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Aprendizaje 5S El Seis meses Prueba
Para determinar si un artículo es una necesidad o un deseo, aplique la Prueba de
los Seis Meses. Si un artículo en su lugar de trabajo no se usa durante seis meses,
lo más probable es que sea un deseo. Esto no incluye los documentos requeridos
para cumplir con los requisitos legales o reglamentarios.
Despliegue Pasos 17
Eliminar todos los elementos del lugar de trabajo y comenzar a clasificar
Una vez que se complete el análisis de necesidades y deseos, retire todos los artículos de las
estaciones de trabajo y los gabinetes de almacenamiento en el lugar de trabajo y sepárelos en
cinco cubos de la siguiente manera:
• Cubo 1: artículos que se necesitan con
regularidad • Cubo 2: artículos que se necesitan pero no
con regularidad • Cubo 3: artículos que se necesitan pero no en cantidades tan grandes
• Cubo 4: artículos deseados pero no necesarios
• Cubo 5: artículos para eliminación
Definir cada una de estas categorías es fundamental para una clasificación eficaz.
1. Artículos necesarios regularmente. Elementos que se necesitan regularmente en un
lugar de trabajo: diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.
2. Artículos necesarios pero no regulares. Artículos que deben mantenerse en un lugar
de trabajo pero que no se necesitan regularmente. Estos incluyen elementos como
archivos que se necesitan solo una vez al año.
3. Artículos necesarios pero no en cantidades tan grandes. Artículos que se requieren
pero que actualmente superan los niveles de inventario requeridos. Estos pueden ser
elementos como archivos, folletos, bolígrafos, etc. Antes de tomar una decisión sobre
lo que es excesivo, calcule los niveles de inventario requeridos.
4. Artículos deseados pero no necesarios. Artículos que no se requieren en el lugar de
trabajo pero que actualmente ocupan espacio, como teléfonos celulares viejos, CD,
máquinas de fax, grabadoras de CD, etc. Estos artículos son a menudo náufragos del
gabinete y nunca se tocan. Los elementos de esta categoría a menudo se almacenan
con una mentalidad de acumulación. Deben trasladarse a un lugar de trabajo que los
necesite. Debido a que estos artículos son activos de la empresa, desecharlos puede
requerir la aprobación de la gerencia.
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5. Artículos para eliminación. Artículos que se pueden desechar, como directorios
telefónicos viejos y revistas viejas. Estos artículos no son necesarios en este lugar de
trabajo ni en ningún otro lugar de trabajo.
18 Capítulo Tres
Aprendizaje 5S El Mentalidad de acaparamiento
La mentalidad de acumular es una aflicción común. A muchos de nosotros nos encanta tener
una gran cantidad de bolígrafos en nuestro escritorio cuando solo necesitamos dos.
Algunos de nosotros tenemos tres engrapadoras cuando podríamos quedarnos con una sola, e
incluso compartirla con nuestros compañeros de trabajo. Algunos incluso ven la recolección de
material de oficina como un pasatiempo.
He visto a personas almacenar computadoras, servidores, fotocopiadoras, etc. adicionales
en su lugar de trabajo "por si acaso". La razón es que, si algo falla, habrá un dispositivo de
reserva disponible. El enfoque aquí debería ser eliminar todos estos elementos adicionales,
luego identificar las posibles razones (causas fundamentales) de una falla y enfocarse en
prevenirlas. Recuerde, el objetivo es mantener la oficina ágil y eficiente. Al mantener las
esperas, ocultamos los problemas en lugar de sacarlos a la luz. Cuando una máquina se
estropea y no hay reservas, hay suficiente presión para que se repare rápidamente. También
garantiza que se tomen medidas proactivas para evitar tales sucesos en el futuro.
La Tabla 3.2 muestra un ejemplo de una matriz parcial de necesidades y deseos utilizada
durante el ejercicio de clasificación inicial.
Uso de Blue Tag como herramienta para mejorar el proceso de clasificación
¿Qué son las etiquetas azules?
Las etiquetas azules son etiquetas autoadhesivas que se utilizan para identificar todos los artículos
de los cubos 4 y 5: artículos que no se necesitan en el lugar de trabajo y artículos que deben
desecharse.
Las etiquetas azules tienen dos secciones: una sección va en el elemento de destino y la otra
sección va en el registro de la etiqueta azul. Cada etiqueta azul debe tener un número único para
facilitar el seguimiento.
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El formato que se muestra en el Anexo 3.1 puede usarse para etiquetas azules.
Despliegue Pasos 19
Tabla 3.2 Plantilla para necesidades y deseos que se utilizará durante la clasificación inicial.
Necesario Necesario
regularmente Necesario pero pero no en
(diario/ no regularmente cantidades Querido

semanal/ (trimestral/ tan pero no para
No. Artículo mensual) semestral) grandes necesario eliminación
Archivo de informe de gato X
Archivo de devolución de gato X
Cambio autorizado X
archivo de firma
Archivo de cheques X
devueltos
Archivo de auditoría X
concurrente
Archivo de tarjeta de crédito X
Cliente X
archivo de instrucciones
archivo de libro de día X
Cheque DD X
Archivo de compra
expediente de denuncia X
dejar archivo X
Expediente de Auditoría Interna X
Regulador
expediente de cumplimiento
archivo de fondos mutuos
expediente hipotecario
Registros de entrenamiento
Lista de asistencia
Guía telefónica X
antigua
Impresora antigua, no X
funciona
archivos rotos X
X
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Sobres, más de la
cantidad requerida
20 Capítulo Tres
Etiqueta azul: n.° 5S: Etiqueta azul: n.° 5S:
Qué _______________________ Qué _______________________
Dónde _______________________ Dónde _______________________
OMS _______________________ OMS _______________________
Cuando _______________________ Cuando _______________________
Por qué _______________________ Por qué _______________________

Cómo _______________________ Cómo _______________________
Copia de registro Copia del artículo de destino (artículo que se eliminará
del lugar de trabajo)
Figura 3.1 Etiqueta azul.
Aprendizaje 5S Azul Etiquetas

Debería Ser Azul
Las etiquetas azules son azules para atraer la atención de las personas que deben
tomar medidas. Mientras se implementan las 5S, se tomarán medidas en algunos
elementos de inmediato. Sin embargo, puede haber algunos elementos que deban
tratarse más adelante (por ejemplo, pueden requerir aprobación). Las etiquetas
azules actúan como recordatorios que son difíciles de ignorar.
Cómo ¿Debe usarse el azul?
son las etiquetas
Durante la implementación del proyecto 5S, se coloca una sección de la etiqueta azul en
los elementos problemáticos para que se puedan tomar medidas después de que se
complete el proyecto. La otra parte de la etiqueta azul está adherida al registro de etiquetas azules.
Táctica 5S
¿Qué es
es el Registro
etiqueta Azul?
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El registro de etiqueta azul se utiliza para realizar un seguimiento de los artículos que
deben retirarse del lugar de trabajo o desecharse. El registro de etiqueta azul utiliza
el siguiente formato:
Despliegue Pasos 21
Quién es
responsable de
etiqueta azul tomar medidas
no. Qué Dónde Por qué Cuando Cómo
1 Impresora de Cubículo Robert Bush Es 30/11/2005 Al obtener la

matriz de S3, torre (número de necesario retirar aprobación
puntos no. cpc0456 norte, 7.° piso personal 10768) la impresora del gerente
(estación de porque del departamento

trabajo de Ted pertenecía al y mover la
en Responsabilidad antiguo Grupo impresora al
Negocio de operaciones área de
Grupo) minoristas, que almacenamiento
se ha mudado. en el sótano.
No en
condiciones de
trabajo.
El propietario del lugar de trabajo debe revisar periódicamente el registro de etiqueta azul y
el programa de revisión debe indicarse claramente en el registro. El registro de etiqueta azul
también debe tener un propietario. Es responsabilidad del propietario asegurarse de que el
registro se mantenga y sea revisado por el supervisor o gerente del lugar de trabajo.
El proceso de etiquetado azul tiene algunas reglas:
• No utilice etiquetas azules como una forma de posponer la acción. • Use una
etiqueta azul por artículo. Si hay un conjunto de artículos similares, se puede colocar una
etiqueta en la caja que contiene esos artículos.
• Si se desconoce el estado de un elemento, márquelo con una
etiqueta azul. • También se deben usar etiquetas azules para identificar las anomalías
observadas. • Las etiquetas azules pueden ser aplicadas por todos los ocupantes del lugar
de trabajo y de la oficina. • Las etiquetas azules pueden ser colocadas por personas que no
están directamente asociadas con un artículo o un lugar de trabajo. Por ejemplo, si su
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colega encuentra una anomalía en su estación de trabajo, puede marcarla con etiqueta azul.
• Tenga un cronograma para hacer rondas de manera proactiva en el lugar de trabajo o la
oficina para identificar los elementos de etiqueta azul.
22 Capítulo Tres
Aprendizaje 5S Azul yEtiquetas Anormalidades
Si bien las etiquetas azules generalmente se usan para identificar elementos
innecesarios, también se pueden usar para llamar la atención sobre anomalías
observadas en un lugar de trabajo. Las anomalías pueden ser cosas como impresoras
chirriantes, paredes agrietadas, grifos que gotean, fotocopiadoras que se calientan,
etc. Estos problemas a menudo se pasan por alto en un lugar de trabajo hasta que
finalmente se convierten en un problema.
Por ejemplo, hay dos formas de lidiar con una impresora chirriante: (1) esperar a que
se averíe y luego repararla, y (2) investigar inmediatamente el chirrido.
El primer enfoque es reactivo, mientras que el segundo es proactivo. Debemos
esforzarnos por seguir este último. No debemos esperar a que surjan los problemas;
debemos actuar cuando surjan los síntomas.
La intención tácita de este enfoque es impulsar una cultura de prevención de
problemas. Recuerde, todos los problemas están precedidos por señales, que indican
claramente que los problemas están en el horizonte y que se deben tomar medidas
para prevenirlos.
Táctica 5S
Azul Etiquetas Poder También Ser colocado por a Persona OMS Es No un Parte de
tu y Oficina Es No Directamente Asociado con Él
Las etiquetas azules pueden ser colocadas por una persona que no sea parte de su
oficina solo si él o ella entiende 5S y es parte del movimiento en la organización.
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Por ejemplo, una persona de la oficina corporativa puede etiquetar con etiqueta azul
un artículo en la oficina regional, pero solo si comprende las 5S y los principios de
etiqueta azul. Además, debe coordinar e informar al propietario del artículo o al
supervisor de esa oficina regional.
Nunca marque con etiqueta azul un artículo propiedad de otra persona sin informar al
propietario del artículo.
Despliegue Pasos 23
Aprendizaje 5S Azul Etiqueta

Cronograma
La siguiente plantilla se puede utilizar para hacer las rondas de manera proactiva
en el lugar de trabajo e identificar los elementos de etiqueta azul. El programa
debe adjuntarse al registro.
Calendario de etiqueta
azul Para el período: enero de 2005–dic. 2005 A
revisar: El primer día hábil de cada mes1 Fecha: 31 de diciembre de 20042
OMS
No. Dónde Cuando
Responsabilidad primaria suplente3
1 Frente Todos los viernes Debbie cobre
oficina por la tarde
(14:0014:30)
2 Armario Todos los sábados Factura John
habitación por la mañana (10:00–
10:30 am)
3 Atrás Todos los lunes Arrendajo

mona
oficina por la noche (5:00–
5:30 p. m.)
4 Baño Todos los lunes por la noche Samuel muchacha
(5:00 p. m. a 5:30
p. m.)
5 Almacenamiento Todos los jueves por Jim Tim
habitación la tarde
(4:00–4:30 p. m.)
1 El horario debe ser revisado cada mes por el supervisor (a) para el cumplimiento y
(b) para ver si alguna responsabilidad necesita sufrir un cambio.
2
Cada documento debe estar fechado para mostrar su relevancia en una fecha particular.
3 El suplente interviene cuando la persona con la responsabilidad principal está fuera.
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24 Capítulo Tres
Aprendizaje 5S ¿Puede un ¿Electrónico

azul?
Etiqueta
Registrarse Ser
Es posible tener un registro electrónico de etiquetas azules, pero existe un riesgo
inherente. El registro debe ser visible para que los ocupantes del lugar de trabajo
tomen medidas, pero es posible que no sea visible en una computadora. A
menudo, los registros de etiquetas azules no se revisan debido a su falta de
visibilidad. Sin embargo, si el supervisor de la oficina o del lugar de trabajo cree
en las 5S y revisa religiosamente los elementos de etiqueta azul, el registro
también se puede mantener en formato electrónico.
Pero durante los primeros días de la implementación de 5S, es recomendable
utilizar registros en papel. Una vez que se institucionaliza el movimiento, el registro
se puede convertir a formato electrónico.
Elabore un plan para deshacerse de los
artículos El objetivo de este paso es planificar la eliminación de los artículos en el cubo
4 (queridos pero no necesarios) y el cubo 5 (para tirar).
Los elementos del cubo 4 no son necesarios en el lugar de trabajo, pero aún se pueden utilizar.
Las siguientes son algunas formas posibles de deshacerse de ellos:
• Transfiera el artículo a una oficina que lo necesite (esto es posible en una
organización grande con múltiples oficinas). • Transfiera el artículo a un lugar
común 5S, un área en el lugar de trabajo o en la oficina utilizada para almacenar
el exceso de inventario y los artículos móviles con etiqueta azul.
• Determine si el artículo podría usarse después de la reparación (como un
refrigerador que no se usa debido a un problema menor con el compresor).
• Analizar si el artículo puede venderse o devolverse (por ejemplo, un nuevo
servidor que no sea útil para el lugar de trabajo/oficina o para la organización
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podría venderse o devolverse al proveedor).
Los elementos del balde 5 son los que hay que tirar. Sin embargo, en algunas
organizaciones es difícil deshacerse de la basura, por lo que se debe seguir un proceso.
Los artículos de un lugar de trabajo se pueden eliminar utilizando los siguientes métodos:
Despliegue Pasos 25
• Los artículos que no tienen valor en libros y que no se pueden vender (archivos
rotos, bolígrafos viejos, papel de desecho, etc.) deben desecharse como basura.
• Los artículos que no tienen valor contable pero que generarían dinero si se
vendieran deben venderse al chatarrero adecuado de inmediato oa través de un
proceso de licitación.
• Los artículos que tienen valor deben desecharse después de obtener las
aprobaciones requeridas.
Aprendizaje 5S
Los artículos en el cubo 5 cuya eliminación generaría dinero o requeriría aprobación
deben mantenerse en el radar. Las personas a menudo se olvidan de actuar sobre
este tipo de elementos después de la implementación de 5S.
Es responsabilidad del supervisor de 5S asegurarse de que se tomen medidas.
Me he encontrado con oficinas donde el despliegue inicial de 5S se llevó a cabo
con mucho entusiasmo, pero después de que terminó el bombardeo (discutido en el
Capítulo 4), se olvidaron las acciones en los elementos del segmento 5.
PASO 2: ARREGLO SISTEMÁTICO
En este paso, todos los elementos que han sido clasificados se organizan y colocan en
lugares preasignados para que puedan facilitar un trabajo eficiente. En esta sección se
describen los pasos a seguir al realizar un arreglo sistemático.
Haga un diseño del lugar de trabajo
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Este es un paso importante que los profesionales de 5S suelen pasar por alto. Dibujar el
diseño es imprescindible porque brinda una descripción general del lugar de trabajo y
ayuda a decidir qué se debe guardar y dónde. El diseño debe ser un plano o una vista
superior de la oficina. No necesita contratar a un arquitecto; solo necesita a alguien que
pueda dibujar el diseño completo de la oficina en una hoja de papel para que todos lo
vean. El diseño debe tener en cuenta todas las áreas y
26 Capítulo Tres
W W
Armario
W
Armario Armario Armario
Armario
A A
Oficina del gerente
Plan
W
D
Figura 3.1 Distribución de una oficina.
esquinas y debe detallar qué se guarda, dónde y cómo se puede utilizar el espacio.
Un ejemplo de un plan se muestra en la Figura 3.1.
Táctica 5S
Tipos de eDiseños
n 5S
Hay dos tipos de diseños que se requieren en 5S: el plano y la elevación.
Plano
El plano es una vista superior de un lugar de trabajo; todos los ingenieros lo
conocen. Tiene dos usos en 5S: durante y después del despliegue. En las
figuras 3.2 a 3.4 se muestran ejemplos de este tipo de diseño.
Durante la implementación
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de 5S El propósito de un diseño de plan durante la implementación de 5S es
darle al equipo de implementación una idea de qué se puede almacenar y dónde. A
Despliegue Pasos 27
La vista de pájaro permite a los miembros del equipo ver claramente cómo se puede
utilizar el espacio de manera juiciosa sin perder la eficiencia en el lugar de trabajo.
Algunas veces esto puede incluso conducir a la reestructuración del diseño existente.
Después de la
implementación de 5S Una vez que se completa la implementación de 5S, se usa
un diseño de plano para determinar quién se sienta dónde. Se puede colocar junto a
la puerta para que cualquier persona que ingrese a la oficina pueda verlo. Uno de los
objetivos tácitos de 5S es llegar al punto en que un extraño pueda localizar a un
empleado sin la ayuda de nadie. Esto es útil en áreas orientadas al cliente, como
sucursales bancarias, áreas de espera de clientes, áreas de recepción, oficinas, etc.
Elevación
La elevación se refiere a la vista frontal del lugar de trabajo. Se utiliza en estaciones
de trabajo para mostrar qué se almacena dónde. Debe cumplir claramente el
propósito de indicar las áreas de almacenamiento. Un diseño de alzado solo debe
elaborarse si será útil y relevante en el lugar de trabajo. Una alternativa a la elevación
es un índice de ubicación. Algunas personas también usan una vista isométrica en
lugar de una elevación, como se muestra en las figuras 3.5 y 3.6.
Aprendizaje 5S
Una de las expectativas claras de la implementación efectiva de 5S es que un extraño
pueda ubicar a cualquier persona en la oficina sin ayuda. Esto es útil en oficinas que
tienen mucha interacción externa y visitas frecuentes de clientes, proveedores, etc.
Este objetivo es posible cuando existen ayudas adecuadas, como señales y diseños
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que ayudan a localizar a una determinada persona.
Figura
3.2
Back
office
de
sucursal
minorista
(Active
Products
Process
Shop). METRO
Abrigo F norte F
T
área
de
almacenamiento relaciones
públicas
PAG PAG
6
3 PAG
46 PAG PAG PAG 6
2 6
1
relaciones
públicas
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PC:
fotocopiadora P
Teléfono
— LC
casillero K
Biblioteca
— FX:
extintor
de
incendios FN:
depósito
de
chatarra FM:
lugar
común
de
las
5S F
—ax
F
LC
51 R PAG
31 30 11
PAG
50 R PAG 10
PAG PAG PAG
52 PAG
32 29 12
T Ubicación:
Back
office
de
una
sucursal
minorista
49
PAG 9
53 33 13
48 28
PAG 8
WS
1
a
30
AOT
— WB
P
—
blanca
izarra VM
M
—
expendedora
áquina UV
Lultravioleta
— ámpara T
Bandeja
— S
Escáner
— PR
Impresora
— 54 34 14
T
S
47 27
7
55 46 35 15
ordenador
personal
T
relaciones
públicas
T 26
PAG
6
56 36 S dieciséis
T T
45 25
T PAG
5
57 37 S 17
WVD:
pantalla
visual
en
el
lugar
de
trabajo WS
64
a
70
—
Transacción WS
63
Lde
—equipo
Tíder
— ransacción WS
62
QCO
— WS
61
Lde
—equipo
Cíder
— uenta WS
31
a
60
Transacción
—
T
equipo
de
apertura
ultravioleta
44 24
23
PAG
4
58 38 18
relaciones
públicas
43
3
ordenador
personal
59 39 PAG 19
T
relaciones
públicas
ultravioleta
42 22
PAG 2
T 40 PAG 20
60
S
41 21
1
R PAG
efectos
especiales
D enrutador
V W
enrutador
PAG ordenador
personal
Entrar R
sesenta
y
cinco
máquina
virtual
6
9 relaciones
públicas
07
Señoras'
de
los
hombres
habitación habitación
PAG
68 67
66
Capítulo Tres 28
Figura
3.3
Back
office
de
sucursal
minorista
(Tienda
de
Proceso
de
Productos
de
Responsabilidad).
efectos
especiales
enrutador
R PAG
78
77
PC:
fotocopiadoraP
Teléfono
— LC
casillero HD:
depósito
de
chatarra FX:
extintor
de
incendios F
—ax ES lugar
común
de
las
5S
CodificadorCC:
— S
79
ES
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PAG
76
80
ES
PAG
75
81 PAG
T Ubicación:
Back
office
de
una
sucursal
de
banca
minorista
74
efectos
especiales
73 72 71 70
sesenta
y
cinco
SB PAG
66 67 68 69
PAG
64 PAG
84
PAG
83
58 59 60 61
WVD:
pantalla
visual
en
el
lugar
de
trabajo WB
P
—
blanca
izarra VM
M
—
expendedora
áquina T
Bandeja
— SB:
tabla
blanda S
Escáner
— PR
Impresora
—
63 F
Interior
escritorio 82
PAG
relaciones
públicas
62
57 56
LC CC
Entrada R PAG
PAG
efectos
especiales
19
X
PAG relaciones
públicas
1 18
p.
AQUÍ ERES
relaciones
públicas
37
36
2 PAG 2
Recepción
35 38 PAG
17
PAG
3 PAG
2
dieciséis 34 39 PAG
4 2
15 33 40 PAG
Exterior
PAG PAG
escritorio
relaciones
públicas
41
5 PAG 32
2
Baño Pilar relaciones
públicas
54 55 42 PAG
14
PAG
WVD
PAG
6 2
WB
R PAG R PAG 43
13 31
PR
PR 50 51 52 3
5
Impresora
habitación
enrutador
PAG
7 2
44
12 30
PAG
relaciones
públicas
8 2
efectos
especiales
49 48 47 46
45 PAG
relaciones
públicas
11 29
PAG
9 2
ordenador
personal
10 28 relaciones
públicas
PAG PAG
Sala
de
descanso
Trastero
WB
Señoras'
de
los
hombres
habitación habitación
WB WB
PAG PAG
máquina
virtual
29 Pasos Despliegue
30 Capítulo Tres
Táctica 5S
El Plan Debería Siempre ser como Simple como Posible
Esto permitirá que todos lleguen fácilmente al lugar correcto. Recuerde, el plan no
está diseñado para ingenieros. Mantenlo lo suficientemente simple para que todos
lo entiendan. No se deje llevar por la creación de un dibujo de ingeniería clásico
como el plan.
Táctica 5S
El "Tú Son Aquí" Punto
Tenga en cuenta que todos los diseños publicados deben incluir un punto "usted
está aquí" claramente marcado. Esto a menudo se pasa por alto, pero sin él, el
diseño no sirve de nada.
Táctica 5S
Hacer No Espectáculo asegurado Áreas en Su Disposición
Aunque se muestran en la Figura 3.5, por motivos de seguridad es mejor no
mostrar áreas seguras y sensibles (bóvedas y vestuarios, por ejemplo) en diseños
destinados al uso del cliente.
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Indique las áreas que se pueden usar para almacenar elementos que se han retirado
Una vez que se elaboró el diseño aproximado, el equipo de implementación de 5S debe
hacer una lluvia de ideas sobre las áreas que podrían usarse para el almacenamiento.
El diseño (vista superior) ofrece una vista panorámica de todas las áreas y cómo se han
utilizado hasta el momento. La imagen completa puede revelar áreas que no se han
utilizado adecuadamente y que podrían usarse para almacenar deseos o artículos
innecesarios en la oficina o el lugar de trabajo.
Despliegue Pasos 31
Escritorio Trabajo
Armarios
Vestuario sala de bóveda 1 escritorio de activos
2 Atención al cliente
3 Despacho
4 Inversión y servicios
5 Depósitos fijos
10 11 12 6 Cuentas actuales
7 Gerente de operaciones de sucursal
FXT 4
Baño 9 8 Vacío
9 escritorio del verificador
10 Dinero
11 Dinero
12 Dinero
8
Contadores de efectivo
13–15 Ventas
dieciséis Participación desmaterializada
Contador o Electrónico
Contador de acciones/acciones
7
Mostrador
Sillas
línea directa
Marque el cuadro desplegable
Gabinete de
suministros de oficina
5 4 oficina de bm
3
fotocopia
Entrada principal
Gabinete de
inventario
FXT 3 2
WVD
FXT 2
Servidor 1
habitación
Servidor Mostradores de
ERES
venta y mostrador de desmontaje FXT 1
AQUÍ
Impresoras
Batería dieciséis
habitación 13
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© Estaciones de trabajo (1–17)
Sala de descanso
15 14
Espacio de almacenamiento
Extintores (FXT)
Figura 3.4 Diseño de una sucursal bancaria.
32 Capítulo Tres
Teléfono (extensión 101)
Monitor
BM1
BM4
BM2
BM3
UPC
Fax
BM8 BM6
BM9
Impresora
BM5
BM7
Cajón BM1 Relacionado con el cliente
Cajón BM2 Material de oficina
Cajón BM3 Vacío
Cajón BM4 Personal
Cajón BM5 Vacío
Cajón BM6 Artículos de regalo
Cajón BM7 Manuales
Cajón BM8 Vacío
Cajón BM9 Vacío
Reservados
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Figura 3.5 Estación de trabajo 1: gerente de sucursal (vista isométrica).
Despliegue Pasos 33
Tabla blanda 2 Teléfono
(extensión 101)
Impresora DMP1
Monitor
13A
13B
13C
UPC
Cajón 13A Base de datos de PBG, folletos y documentos de PBG, artículos de PBG,
Artículos MIS, tarjetas de visita
Cajón 13B Titulares de tarjetas, documentos de inversión de clientes, detalles de
depósitos globales, pegatinas y formularios de PBG, bloc de notas, tarjetas de visita
Cajón 13C artículos de regalo PBG
Tabla blanda 2 Números de extensión, disposición del lugar de trabajo
Figura 3.6 Estación de trabajo (vista isométrica).
Aprendizaje 5S El Disposición Usado Durante Despliegue

Claramente Indica Qué Tiene Estado almacenado
Entonces Lejos
Es una excelente práctica marcar claramente en el diseño de despliegue lo que se
almacena en varias áreas de la oficina. Este ejercicio es generalmente una
revelación. De repente se descubren muchas cosas innecesarias. También puede
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revelar que una gran cantidad de espacio útil está siendo consumido por deseos o
elementos que no se necesitan en el lugar de trabajo.
El diseño puede resultar en la creación de nuevas áreas de almacenamiento.
También puede generar la reconfiguración de las áreas de asientos (puestos de
trabajo) y los servicios compartidos (trituradora, impresora, fax, fotocopiadora). Si
bien el cambio de diseño no debe ser parte de la implementación de 5S, podría ser
un desencadenante para realizar los cambios relevantes más adelante. Todo el
objetivo debe ser una mejor utilización del espacio.
34 Capítulo Tres
Elabore un sistema de gestión de inventario Se debe
desarrollar un sistema de gestión de inventario para todos los artículos almacenados en su oficina,
y se debe implementar y seguir una política de gestión de inventario como cualquier otra política.
Este paso es imprescindible para el servicio o la oficina 5S. Si bien los sistemas de gestión de
inventario son una parte integral de las ubicaciones de fabricación, a menudo no se consideran en
las oficinas. El resultado es un desperdicio considerable y artículos innecesarios almacenados para
el futuro.
El sistema de gestión de inventarios implica calcular lo siguiente:
• Tamaño del lote
• Plazo de entrega: el intervalo de tiempo entre la colocación y la recepción del pedido •
Stock de seguridad: el nivel mínimo de inventario requerido para cubrir
circunstancias imprevistas
• Nivel/punto de reorden: demanda de tiempo de entrega más stock de seguridad
Táctica 5S
Reordenar Niveles Debería Ser Revisado en un Regular Base
Los patrones de consumo y las situaciones de suministro suelen ser dinámicos.
Por lo tanto, los niveles de pedido, el stock de seguridad y las cantidades de pedido deben
revisarse periódicamente. Los mismos números no deben utilizarse durante largos períodos
de tiempo.
Estipule un calendario de revisión y menciónelo claramente en la hoja de cálculo.
Todos los elementos programados para el almacenamiento, aquellos necesarios para el
funcionamiento eficaz de la oficina, deben guardarse en un depósito. Los artículos en exceso deben
guardarse en un lugar común 5S.
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Todos los artículos en el almacén deben llevar una tarjeta kanban. Consulte el Apéndice C para
ver una plantilla de tarjeta kanban.
Despliegue Pasos 35
Aprendizaje 5S ¿Qué KEs
anban?
Kanban significa señales visuales. Hay dos tipos básicos de kanban.
El kanban de proceso se utiliza para marcar el ritmo del flujo de productos en un
proceso de fabricación. Material kanban se utiliza para reponer materiales
consumidos en un proceso de producción. El servicio 5S utiliza material kanban.
Aprendizaje 5S Inventario Es un Necesario Demonio
Almacenar más de los niveles de inventario requeridos es perjudicial para la
organización. El inventario no solo ocupa espacio, sino que también bloquea el
capital. Hay organizaciones que almacenan una fotocopiadora adicional como
respaldo en caso de que las cosas salgan mal. Recuerde, los elementos almacenados
en una oficina deben limitarse a artículos de oficina, consumibles, etc.
Se debe desaconsejar encarecidamente el almacenamiento de bienes de capital.
Siguiendo la filosofía Lean clásica, el inventario en cualquier forma es un desperdicio.
La situación ideal es cuando los proveedores ponen a disposición los artículos cuando
se requieren. Esto, sin embargo, requiere un sistema justo a tiempo, que no es fácil
de implementar en una configuración de oficina.
Almacene y organice los artículos de
manera lógica Al decidir sobre las ubicaciones de almacenamiento, se debe seguir la
lógica. La Tabla 3.3 y la Figura 3.7 detallan la lógica que podría seguirse para almacenar
elementos que se han retirado del lugar de trabajo.
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36 Capítulo Tres
Tabla 3.3 Ubicaciones de artículos según categoría.
No. Tipo de artículo Donde se deben mover

1 Artículos necesarios regularmente Cerca de estaciones de trabajo
2 Artículos necesarios pero no regularmente A poca distancia de las estaciones de trabajo
3 Artículos necesarios pero no en 5S lugar común
cantidades tan grandes
4 Artículos deseados pero no necesarios 5S lugar común
5 Elementos a desechar A disposición de
Artículos necesarios
artículos necesarios regularmente. Deben
pero no regularmente. mantenerse cerca
Debe mantenerse para facilitar el acceso
más lejos. rápido.
Figura 3.7 Ubicaciones de artículos que se necesitan con regularidad y artículos que no se necesitan con regularidad.
Táctica 5S
A 5S Común n un Debe
Colocar eEs Todo lugares de trabajo
Un lugar común 5S es un área en el lugar de trabajo u oficina que se utiliza para
almacenar los siguientes elementos:
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• Inventario excesivo
• Elementos móviles con etiqueta azul
El propósito tácito de un lugar común de 5S es hacer visible el exceso de inventario
para que esté en el radar para la acción.
Los artículos en el lugar común de las 5S deben ser inventariados y monitoreados
regularmente. Sin embargo, los artículos en el lugar común 5S no tendrán tarjetas
kanban.
Despliegue Pasos 37
La ubicación de un lugar común de 5S se elige en función del lugar de trabajo, el
tipo de elementos de etiqueta azul generados y la cantidad de exceso de inventario.
Mantenga flexible el tamaño del lugar común 5S para que pueda aumentarse o
reducirse según sea necesario. Por lo general, algunos estantes en un estante o un
cubículo pequeño pueden servir como un buen lugar común de 5S.
A menudo es una buena idea colocar tarjetas de basura junto a los artículos
almacenados en el lugar común de 5S para que los artículos y su cantidad (exceso)
sean claramente visibles.
Tarjeta de papelera
Ubicación: __________________________
No. de tarjeta de papelera: ______________________
Material: __________________________
Numero de código.: _________________________
Fecha Ingresos Asunto Balance
Cant. Precio Valor Cant. Precio Valor Cant. Valor del precio
Nota: Las columnas Precio y Valor son opcionales.
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Aprendizaje 5S Debería
Inventario Artículos
a Primero Mueve el
Almacén y Entonces el 5S Común a

Lugar
A menudo hay confusión sobre qué artículos deben almacenarse en el almacén y
cuáles deben ir en el lugar común de las 5S.
El almacén debe usarse para mantener los artículos de inventario en las cantidades
adecuadas según lo especificado por la gestión de inventario.
38 Capítulo Tres
sistema. El lugar común de las 5S se debe usar para el exceso de inventario y los
artículos móviles con etiqueta azul.
Cuando los artículos del inventario llegan por primera vez a la oficina, se reciben en el
almacén. Si la cantidad recibida excede los requisitos, los artículos deben devolverse o
la cantidad requerida debe guardarse en el almacén y el exceso debe trasladarse al lugar
común de 5S. La razón para mantener el exceso de inventario en el lugar común de 5S
es garantizar que sea visible para los responsables de tomar medidas.
Cuando un artículo llega al punto de pedido en el almacén, verifique el lugar común de
5S para ver si está disponible allí antes de realizar un pedido.
Una vez que los sistemas 5S comiencen a institucionalizarse en la oficina, el tamaño del
lugar común de 5S disminuirá a medida que se reduzca el exceso de inventario.
Desarrollar períodos de retención
Enumere todos los documentos que formarán parte de la oficina después de que se hayan
eliminado los documentos y archivos no deseados. Determine el período de retención (la
cantidad de tiempo que el documento puede permanecer en la oficina) para cada documento y
archivo. En el Paso 4, Estandarización, se debe realizar una política integral de retención de
registros.
Etiquetar todos los archivos
Una de las razones por las que los documentos pueden no ser fácilmente accesibles es el
etiquetado inadecuado. El etiquetado implica proporcionar claramente toda la información
relevante para el mantenimiento y eliminación de archivos. Incluso en las mejores oficinas, a
menudo faltan las etiquetas de los archivos.
Generalmente, el etiquetado de archivos requiere incluir la siguiente información
mación en la portada del archivo:
• Expediente núm.
Reservados
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• Fecha
De
A
• Periodo de conservación
• Fecha de enajenación •
Sujeto • Propietario
Despliegue Pasos 39
Para garantizar que la presentación se realice de manera regular, se debe establecer un proceso
en su lugar y un cronograma con responsabilidades claramente establecidas.
Táctica 5S
archivos Debería Ser Etiquetado según su a Tipo
Hay tres tipos de archivos en una oficina: archivos de vida definida, archivos móviles y
archivos perpetuos.
Archivos de vida definitiva
Los archivos de vida definida tienen una vida útil predefinida después de la cual se
eliminan o se envían a un proveedor de almacenamiento externo. Un ejemplo de un
tipo de archivo que podría enviarse a un proveedor de almacenamiento externo son
los documentos reglamentarios, que deben conservarse durante un cierto número de
años pero que no necesitan almacenarse en la oficina. Las etiquetas definitivas de los
archivos de vida deben incluir la siguiente información:
Fecha desde que
Número de archivo: Estipula el
se abre el expediente
período durante el
hasta que se cierra o
Fecha: cual el documento
lleno de documentos, debe permanecer en
por lo que no se puede utilizar De: la oficina.
más. A:
Periodo de retención:
Fecha en la que se
La persona
puede disponer del Fecha de eliminación: responsable de la
archivo o no es
conservación y
necesario almacenarlo Sujeto: mantenimiento del
en la organización.
Dueño: archivo. Mencione
siempre la designación.
Mover archivos
Los archivos en movimiento son archivos que son móviles por naturaleza, como
archivos de hipotecas o préstamos en un banco. Se procesan, revisan y trasladan de
Reservados
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inmediato a un proveedor de almacenamiento externo. Estos archivos pasan solo unos
días en la oficina. Las etiquetas de los archivos móviles deben incluir la siguiente
información:
40 Capítulo Tres
Número de archivo:
Fecha:
De:
El período de retención
no es relevante en estos
A:
archivos porque dejarán la
Fecha de eliminación:
oficina en unos días.
Fecha de revisión:
Sujeto:
Dueño:
Archivos Permanentes
Los archivos permanentes son archivos que siempre se requieren en la oficina.
Una vez que la carpeta de archivos está llena, su contenido se elimina y se mueve
a otra ubicación o se desecha. Se sigue utilizando la misma carpeta de archivos
después de modificar algunas cosas en la etiqueta. Un ejemplo de un archivo
permanente es un archivo de correspondencia. Las etiquetas de los archivos
permanentes deben incluir la siguiente información:
Número de archivo:
Fecha:
Sobre la retención
De: línea de período,
A: ponga "Permanente".
La fecha en que Periodo de retención:
alguien en la oficina
Fecha de revisión:
determinará si el archivo
está lleno.
Sujeto:
Dueño:
Aprendizaje 5S Desecho Fecha y Retención Período Mayo

Reservados
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No laSer Mismo
La fecha de enajenación es el día en que se enajenará físicamente el expediente,
ya que ya no será requerido por la organización. La eliminación puede tener lugar
en la oficina o en la agencia de almacenamiento fuera de la oficina.
Despliegue Pasos 41
El período de retención se refiere al período durante el cual el archivo debe almacenarse
en la oficina. Es muy posible que el período de retención finalice mucho antes de la fecha
de eliminación porque el archivo puede salir de la oficina y almacenarse en un área de
almacenamiento exterior.
En otras palabras, la fecha de eliminación se refiere a la vida útil del archivo, mientras que
el período de retención se refiere a cuánto tiempo permanecerá el archivo en la oficina.
Aprendizaje 5S Etiquetado de archivos que contiene a Variedad de

Documentos
Si un archivo contiene tipos de documentos similares, todos pueden tener períodos de
retención similares. Sin embargo, si los documentos de un expediente se refieren a varios
temas, cada documento debe tener una etiqueta independiente que indique su período de
conservación. Esta puede ser una tarea hercúlea si no se practica con regularidad. Esta
situación se puede evitar por completo separando los documentos en varios archivos
temáticos.
Definir la propiedad Uno
de los objetivos de 5S es definir la propiedad. Cada elemento de una oficina debe tener un
propietario claramente definido y un suplente. El propietario es responsable del mantenimiento
del artículo y el suplente asume la responsabilidad cuando el propietario no está. Muchas oficinas
están llenas de huérfanos; como resultado, los elementos no reciben mantenimiento, lo que
provoca averías y otros problemas.
Durante la implementación de 5S, enumere todas las áreas y elementos de la oficina y
asigne la responsabilidad a un conjunto de dos personas para cada elemento. La lista debe ser
muy detallada; todos los artículos y áreas de la oficina deben ser contabilizados. Un ejemplo de
una matriz de propiedad parcial se muestra en la Tabla 3.4.
Asigne el color adecuado a los archivos para la separación
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Además de las etiquetas, se puede utilizar un esquema de color para facilitar la gestión visual de
los archivos. Por ejemplo, una empresa usó calcomanías de colores para indicar el departamento
al que pertenecía un archivo (ver Tabla 3.5). Esto ayudó a los empleados a identificar el tema del
archivo incluso a distancia.
Las pegatinas de colores también evitaban que los empleados tomaran los archivos equivocados.
42 Capítulo Tres
Cuadro 3.4 Matriz de propiedad parcial.
Artículo Dueño Estar en
Estaciones de trabajo
WS1 (Oficina del gerente de proceso) Tim Agnew lisa james
WS2 (Nueva estación de trabajo) lisa james lydia quemaduras
WS3 (compensación interna) Jéssica Kim Juan Davidson
WS4 (compensación interna) matt cole craig caballero
WS5 (compensación interna) andrea connelly matt cole
WS6 (Compensación hacia el exterior) ricardo jenkins maria maderas
FC (RMR) harold smith kim querida
WS7 (compensación interna) Víctor Manning harold smith
WS8 (compensación interna) jose starr james kristee
WS9 (Transacciones) diana rehnquist Penélope Mentzer
WS10 (Transacciones) Vicki O'Malley Pablo Cohen
Servicios compartidos
Máquina de fax—Gestión de efectivo jose starr james kristee

Servicios
Máquina de fax—Impuestos lydia quemaduras jose hebert
Fotocopiadora—Hacia afuera ricardo jenkins Bárbara Erickson
Fotocopiadora—Apertura de cuenta lisa james cathy caña
Apertura de cuenta cynthia blasberg Shari Stevens
Escritorio de pie cerca de la puerta cynthia blasberg Shari Stevens
Baños
Baño de hombres—1 Jéssica Kim Víctor Manning

Baño de hombres—2 lydia quemaduras Pablo Cohen
Baño de damas—1 jason barrett diana rehnquist

Baño de damas—2 jason barrett diana rehnquist
Acondicionadores de aire
CA 1 jose starr Víctor Manning

CA 2 kristen moore ricardo jenkins
CA 3 andres lang Pablo Cohen

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CA 4 lisa james jose hebert
CA 5 jose starr james nielsen
Despliegue Pasos 43
Tabla 3.5 Codificación de colores para archivos.
Color Departamento
Marrón Recursos humanos
Azul Contabilidad
Verde Ventas
Violeta Marketing
Amarillo Producción
Magenta Mantenimiento
Coloque archivos en gabinetes
Encuentre un lugar para los archivos de acuerdo con las instrucciones generales de
ubicación en la Tabla 3.3. Los archivos deben organizarse según la secuencia de uso.
Esto se explica con más detalle en la Figura 3.8.
Se pueden colocar otros elementos en el lugar acordado en función de la revisión del
diseño.
Archivos a prueba de errores almacenados en el archivador
Después de que se hayan almacenado los archivos, pruébelos a prueba de errores pegando
una cinta diagonal a través de los archivos. La ventaja de esto es que puede saber de un
vistazo si falta un archivo o si está en el lugar equivocado (consulte la Figura 3.9).
Archivos de caja organizados Es menos probable
en términos de secuencia de uso que se use en un día
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
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Figura 3.8 Lógica para la disposición de archivos.
44 Capítulo Tres
Qué diferencia
hace una línea
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Figura 3.9 Prueba de errores de archivos.
Aprendizaje 5S
El concepto de corrección de errores proviene de la filosofía japonesa de poka
yoke. Pokayoke se traduce como "a prueba de errores". Se refiere a un
dispositivo de seguridad o un procedimiento que previene errores.
La línea diagonal utilizada en los archivos es pokayoke.
Creación de Índices
Los índices permiten una fácil recuperación de documentos y archivos. En todos los índices,
los elementos deben enumerarse tanto por categoría como alfabéticamente.
Generalmente se requieren dos tipos de índices: el índice maestro y el índice de
ubicación.
Maestro Índice
El índice maestro es una lista completa de todos los documentos y registros en la
oficina y su ubicación. Debe colocarse en el centro para que sea accesible para todos.
El objetivo del índice maestro es facilitar la recuperación de documentos por cualquier
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persona en 30 segundos.
Ubicación Índice
El índice de ubicación enumera todos los documentos y registros en cada una de las
áreas de la oficina. Así, en una oficina bancaria habrá índices de ubicación en
almacenes, áreas de atención al cliente, puestos de caja, etc. El índice de ubicación
brinda la ubicación exacta de un documento utilizando descripciones como el número
de gabinete y la posición exacta del documento en el gabinete.
Despliegue Pasos 45
Táctica 5S
Llave Diferencia entre Maestro Índice y Ubicación Índice
El índice maestro indica el área en la que se almacena un documento; el índice de
ubicación proporciona las coordenadas exactas del documento, es decir , dónde se
almacena exactamente en el área.
Para recuperar documentos, los empleados irán al índice maestro y buscarán el área
donde está almacenado el documento. Una vez que lleguen al destino, deben consultar el
índice de ubicación para obtener la ubicación exacta del documento.
El amplio proceso de recuperación que debe seguirse se muestra en la Figura 3.10.
Índice maestro Índice de ubicación Recuperación
(colocado en el centro) (colocado en el punto
de almacenamiento)
30 segundos
Figura 3.10 Proceso de recuperación.
Aprendizaje 5S Recuperación Tiempo de Segundos 30
Después de la implementación efectiva de 5S, la recuperación de los documentos
debe ocurrir dentro de los 30 segundos. Cualquier cosa más lenta indica una
implementación 5S ineficaz.
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Sé por experiencia que es posible un tiempo de recuperación de 30 segundos. De
hecho, el tiempo de recuperación se reduce aún más una vez que los sistemas y
procesos se estabilizan.
Una intención tácita de este objetivo es pasar de ser dependiente de la persona a ser
dependiente del proceso. Cuando establece un objetivo de 30 segundos, los equipos
trabajarán para alcanzar ese objetivo, y eso solo es posible a través de procesos.
46 Capítulo Tres
Táctica 5S
Acuerdo de Llaves
Algo que a menudo se pasa por alto en la implementación de 5S es la forma en que se
almacenan las claves. Esto puede parecer mundano, pero la gestión incorrecta de
claves puede provocar que las claves no estén disponibles o que no se puedan utilizar.
Como parte de la implementación de 5S, debe traer orden a las teclas.
Debe haber una caja de llaves, y todas las llaves deben estar debidamente etiquetadas
e indexadas para que puedan recuperarse fácilmente cuando sea necesario.
PASO 3: LIMPIAR Y AMPLIAR
El tercer paso de 5S tiene dos intenciones básicas: limpieza e inspección.
Limpieza
Una vez finalizada la implementación de las 5S, se debe realizar una limpieza periódica para
eliminar la suciedad y el polvo del lugar de trabajo. Esto no significa tomar una escoba y
barrer el piso. Significa sacar regularmente archivos y documentos de las áreas de
almacenamiento y quitarles el polvo. Además, cualquier telaraña o insecto debe eliminarse
de las áreas de almacenamiento de inmediato (idealmente, los errores no serán un problema).
La idea detrás de la limpieza es que si hay documentos en su oficina, no pueden
permanecer desatendidos. Los empleados deben asumir la responsabilidad de su
mantenimiento.
Inspección
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La inspección implica hojear regularmente los archivos en busca de:
• Páginas faltantes •
Archivos o documentos próximos a su fecha de caducidad (aquellos cuyo período de
retención está casi terminado) • Archivos o documentos cuyo período de retención
está vencido • Niveles de inventario actualizados en la tarjeta kanban (en el caso de
almacenamiento
áreas de edad)
Despliegue Pasos 47
Tabla 3.6 Calendario de mantenimiento autónomo.
OMS
No. Qué Dónde Principal Cuando
responsabilidad suplente
1 archivos de recursos humanos Armario 10 John Jim Todos los lunes,
en HR de 17:00 a 17:30
departamento
2 oficina Bastidor de 5 pulgadas Jacobo Rebecca Todos los jueves, de
suministros trastero 10:00 a 22:30
3 Material de Armario 11 Frotar John Los días 10, 20 y 30 de

formación en HR cada mes, de 13:00 a
departamento 14:00
4 Vales Armario 12 en Hacienda RAM Jim Todos los jueves,

de 9:00 a 9:30 a. m.
departamento
5 documentos Alacena 1 Tim Hari 15 y 30 de

estatutarios en sucursal todos los meses, de 13:00 a 14:00
oficina del
gerente
Recuerde, la limpieza y la inspección deben realizarse regularmente con una
frecuencia predeterminada. Esto se puede lograr mediante el uso de un calendario de
mantenimiento autónomo (consulte la Tabla 3.6).
Táctica 5S
Paso 3 de 5S Es No Hecho Durante Inicial Despliegue
La limpieza y la inspección se realizan después de completar el despliegue de
5S, no durante el bombardeo inicial. La implementación inicial de 5S comienza
con el Paso 1 (Clasificación), al que sigue la limpieza. Esto significa que después
de sacar todos los artículos del armario, se limpian, es decir, se quita el polvo
del armario y los archivos. Además, después del Paso 2 (Disposición sistemática),
el equipo trabaja en el desarrollo de un calendario de mantenimiento autónomo,
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que forma parte del Paso 3.
Por lo tanto, durante el bombardeo inicial, no realizamos formalmente el Paso 3. Se realiza
después de que se completa el despliegue con el fin de realizar un mantenimiento regular y
mantenimiento.
48 Capítulo Tres
PASO 4: ESTANDARIZACIÓN
El objetivo de este paso es instalar todos los elementos que faciliten la estandarización al
despliegue que ha ocurrido en el Paso 1 (Clasificación) y el Paso 2 (Disposición
Sistemática). Este paso consiste en llegar a lo siguiente:
• Políticas
• Procedimientos
• Reglas del lugar de trabajo
• Estándares
• Calendario de mantenimiento autónomo
Políticas
Las políticas son los límites dentro de los cuales opera una organización. Orientan las
acciones de los empleados y ayudan en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Las políticas son hechas por la gerencia para que los empleados funcionen sin intervención.
Las políticas requeridas para office 5S son las siguientes:
• Política de retención de documentos •
Política de gestión de inventario • Política de
eliminación (de artículos innecesarios, de etiqueta azul y de desecho)
Todas las políticas deben estar respaldadas por procedimientos.
Procedimientos
Un procedimiento es una secuencia de pasos que, cuando se realizan, ejecutan una tarea.
Los procedimientos detallan cómo se debe hacer algo y ayudan a dar consistencia a las
operaciones. Los procedimientos solo pueden funcionar en tareas donde no se requiere
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juicio. En el contexto de las 5S, los procedimientos fomentan el mantenimiento, identificando
a los empleados las tareas específicas que deben llevarse a cabo de manera continua.
Algunos procedimientos requeridos para 5S (aparte de los de pólizas) son: • Presentación
• Determinación de niveles de reorden
Despliegue Pasos 49
• Tarjetas Kanban
• Eliminación de chatarra
• Período de retención de documentos •
Eliminación de artículos con etiqueta azul
Aprendizaje 5S Los procedimientos deben Ser Diseñado para el

no iniciado
Los procedimientos deben estar escritos de tal manera que incluso los nuevos
empleados puedan entenderlos fácilmente. Los procedimientos deben estar
escritos en un lenguaje sencillo y también deben servir como material de capacitación.
Aprendizaje 5S Garantizar procedimientos adecuados Existir Cuando
iniciando a 5S Despliegue
Al comienzo del viaje 5S, tiene sentido tener procedimientos para todas las tareas
que requieren orientación. Incluso si una tarea es mundana, no está de más escribir
un procedimiento para ella. Sin embargo, una vez que una tarea se convierte en
un hábito, el procedimiento puede eliminarse.
Los procedimientos no deben escribirse simplemente por tener procedimientos;
deben ser útiles y deben agregar valor al negocio.
Recuerde, los empleados no trabajan por políticas sino de acuerdo a procedimientos.
Reglas del lugar de
trabajo Las reglas del lugar de trabajo son esencialmente lo que se debe y no se debe hacer en un lugar de trabajo.
Mientras que las políticas las establece la gerencia, las reglas del lugar de trabajo deben
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ser escritas por los empleados. Las reglas del lugar de trabajo deben diseñarse con el
propósito de sostener el movimiento 5S. La mejor manera de diseñar reglas para un
lugar de trabajo es hacer una lluvia de ideas con todo el equipo y proponer acciones que
beneficien a la organización. Un ejemplo de las reglas del lugar de trabajo 5S se muestra
en el Anexo 3.2.
50 Capítulo Tres
Reglas 5S—Rev: 1, Fechado: 5/12/2005
Estaciones de trabajo de procesamiento de préstamos
1. Apaga tu computadora antes de ir a almorzar.
2. Vuelva a colocar las sillas en su lugar cuando salga de su estación de trabajo.
3. Dedique cinco minutos todos los días a las 5S físicas.
4. Dedique cinco minutos todos los días a organizar los archivos de su computadora.
5. Si hay más de cinco archivos en su estación de trabajo, informe al líder del equipo.
Figura 3.2 Ejemplo de reglas de 5S en el lugar de trabajo.
Estándares
Hay dos tipos de estándares en 5S: estándares de desempeño y estándares físicos.
Estándares de desempeño
Los estándares de desempeño son objetivos para las Medidas de desempeño
establecidas, que se analizan en detalle en el Capítulo 4.
Físico Estándares
Los estándares físicos son iniciativas tomadas para garantizar la estandarización en el
espacio físico con respecto a la implementación de 5S.
Un ejemplo de estandarización física es garantizar que todas las oficinas de una
organización tengan las mismas etiquetas de archivo. Si bien esto puede parecer obvio,
a menudo se pasa por alto en las organizaciones.
Los elementos físicos que se utilizan en 5S se denominan "recursos 5S". La siguiente
son los tipos de medios utilizados en la implementación de las 5S:
Medios para ver y sentir. Elementos necesarios en la implementación de 5S que afectan
la apariencia del lugar de trabajo. Incluyen elementos como etiquetas, adhesivos,
índices maestros, etc.
Medios de sustento. Estos son artículos que ayudan a mantener 5S en un lugar de
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trabajo. Incluyen elementos tales como registros de etiquetas azules, FIST (hojas
de implementación de 5S), etc.
También debe estandarizar el contenido de los medios. Por ejemplo, los campos de
información en tarjetas kanban, etiquetas de archivo, etiquetas azules, etc., deben ser los
mismos en toda la organización.
Despliegue Pasos 51
Los estándares físicos pueden parecer triviales, pero la falta de estandarización física
puede convertirse en un problema real durante la implementación de 5S en organizaciones
grandes.
Calendario de mantenimiento autónomo
Un calendario de mantenimiento autónomo es un cronograma de actividades de limpieza e
inspección que deben realizarse de manera continua según lo requiere el Paso 3 de 5S, con el
fin de realizar un mantenimiento regular.
PASO 5: AUTODISCIPLINA
Este paso tiene que ver con incorporar las 5S en las rutinas diarias y garantizar que se convierta
en una parte integral del tejido del lugar de trabajo. Los hábitos no son fáciles de formar. Los
líderes deben tomarse un tiempo para la causa de las 5S y deben exigir la propiedad de los
empleados.
Los siguientes son algunos enfoques que, cuando se siguen, ayudan a que las 5S se
conviertan en una parte integral de la vida cotidiana en la oficina:
• Entrene a todos en 5S. •
Determinar la eficacia del aprendizaje mediante la realización de una prueba después
el programa de formación 5S.
• Instale un proceso para capacitar a todos los nuevos
empleados en 5S. • Haga que los empleados se turnen para capacitar a otros (asegúrese
de que tengan las habilidades mínimas requeridas para llevar a cabo un programa de
capacitación exitoso).
• Asegúrese de que las mejores prácticas se compartan entre los empleados.
• Aprovechar la plataforma de gestión del conocimiento para archivar todos los
practicas
• Comunicar repetidamente el propósito y el beneficio de la organización del lugar de
trabajo.
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• Adherirse a los facilitadores (discutidos en detalle en el Capítulo 4). •
Asegurarse de que el desempeño en 5S esté vinculado al sistema de gestión del
desempeño, el proceso de evaluación del desempeño de los empleados de la
organización. Durante los primeros días de la implementación, ayuda a vincular el
desempeño de las personas en 5S con sus objetivos de desempeño anuales. Esto
puede ser necesario en organizaciones donde el comportamiento de los equipos está
dirigido por tales mecanismos.
52 Capítulo Tres
Durante los días iniciales del viaje de las 5S, los líderes tienen que hacerse
cargo del movimiento. No solo deben practicarlo, sino también influir en sus equipos
para que lo adopten. Si encuentran que los empleados no se adaptan a este proceso
de cambio, deben asesorarlos e incluso reprenderlos si es necesario. Una vez que
el movimiento comienza a afianzarse y los equipos comienzan a adoptar y adaptar
las 5S de manera continua, la intervención de los líderes puede reducirse gradualmente.
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Aprendizaje 5S El Palabra “Lugar de trabajo” desmitificado

Detallado Necesidades y Quiere Análisis

No. Necesario Se necesita Necesario Se necesita Necesario Necesario

diariamente semanalmente mensualmente trimestralmente semestralmente anualmente

El Diferencia entre Necesidades y quiere con Respecto a

Aprendizaje 5S El Seis meses Prueba

regularmente Necesario pero pero no en

(diario/ no regularmente cantidades Querido

Por qué _______________________ Por qué _______________________

Aprendizaje 5S Azul Etiquetas

1 Impresora de Cubículo Robert Bush Es 30/11/2005 Al obtener la

(estación de porque del departamento

Aprendizaje 5S Azul yEtiquetas Anormalidades

Aprendizaje 5S Azul Etiqueta

3 Atrás Todos los lunes Arrendajo

Aprendizaje 5S ¿Puede un ¿Electrónico

Armario Armario Armario

El Plan Debería Siempre ser como Simple como Posible

El "Tú Son Aquí" Punto

Hacer No Espectáculo asegurado Áreas en Su Disposición

Aprendizaje 5S El Disposición Usado Durante Despliegue

Reordenar Niveles Debería Ser Revisado en un Regular Base

Aprendizaje 5S Inventario Es un Necesario Demonio

No. Tipo de artículo Donde se deben mover

Fecha Ingresos Asunto Balance

Almacén y Entonces el 5S Común a

archivos Debería Ser Etiquetado según su a Tipo

Aprendizaje 5S Desecho Fecha y Retención Período Mayo

Aprendizaje 5S Etiquetado de archivos que contiene a Variedad de

WS­1 (Oficina del gerente de proceso) Tim Agnew lisa james

WS­2 (Nueva estación de trabajo) lisa james lydia quemaduras

WS­3 (compensación interna) Jéssica Kim Juan Davidson

WS­4 (compensación interna) matt cole craig caballero

WS­5 (compensación interna) andrea connelly matt cole

WS­6 (Compensación hacia el exterior) ricardo jenkins maria maderas

FC (RMR) harold smith kim querida

WS­7 (compensación interna) Víctor Manning harold smith

WS­8 (compensación interna) jose starr james kristee

WS­9 (Transacciones) diana rehnquist Penélope Mentzer

WS­10 (Transacciones) Vicki O'Malley Pablo Cohen

Máquina de fax—Gestión de efectivo jose starr james kristee

Máquina de fax—Impuestos lydia quemaduras jose hebert

Fotocopiadora—Hacia afuera ricardo jenkins Bárbara Erickson

Fotocopiadora—Apertura de cuenta lisa james cathy caña

Apertura de cuenta cynthia blasberg Shari Stevens

Escritorio de pie cerca de la puerta cynthia blasberg Shari Stevens

Baño de hombres—1 Jéssica Kim Víctor Manning

Baño de damas—1 jason barrett diana rehnquist

CA 1 jose starr Víctor Manning

CA 3 andres lang Pablo Cohen

CA 4 lisa james jose hebert

CA 5 jose starr james nielsen

Llave Diferencia entre Maestro Índice y Ubicación Índice

Índice maestro Índice de ubicación Recuperación

Aprendizaje 5S Recuperación Tiempo de Segundos 30

3 Material de Armario 11 Frotar John Los días 10, 20 y 30 de

4 Vales Armario 12 en Hacienda RAM Jim Todos los jueves,

5 documentos Alacena 1 Tim Hari 15 y 30 de

Paso 3 de 5S Es No Hecho Durante Inicial Despliegue

Aprendizaje 5S Los procedimientos deben Ser Diseñado para el

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WS5 (compensación interna) andrea connelly matt cole

WS6 (Compensación hacia el exterior) ricardo jenkins maria maderas

WS7 (compensación interna) Víctor Manning harold smith

WS8 (compensación interna) jose starr james kristee

WS9 (Transacciones) diana rehnquist Penélope Mentzer

WS10 (Transacciones) Vicki O'Malley Pablo Cohen