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GUIA #1
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Y EMPRESA: LA TRANSFORMACIÓN
BASADA EN EL VALOR DE LOS INTANGIBLES.

UNIVERSIDAD EAN

RELACIONES PÚBLICAS Y COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.

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Actividad Individual

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Actividad Grupal

● Tipo de cultura organizacional de la empresa.

Tomando como punto de partida las entrevistas realizadas a los altos cargos de la
empresa, como lo son el gerente general, la coordinadora administrativa, la
coordinadora de operaciones y también un comercial se puede dimensionar la
cultura organizacional por parte de Zix Colombia de las siguiente manera, es una
empresa con no más de 4 años en la cual sus contrataciones se basan en mantener la
honestidad , calidad humana y el compromiso, así mismo habilidades de empatía y
trabajo en equipo en sus diferentes áreas las cuales son administrativa, operacional,
comercial y contable, dentro de las cuales predomina la autonomía por parte de sus
trabajadores, predominando la jerarquía al momento de aprobar alguna idea para
minimizar los riesgos y en caso de que ocurra poder tomar acción inmediata desde
el conocimiento preciso de la decisión tomada.
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La empresa contiene una cultura de rol dentro de la cual además de una cadena de
mando definida, se rigen de cuestiones políticas las cuales guían sus funciones al
momento de realizar sus envíos ofreciendo información clara y transparente al
cliente acerca de lo posible dentro del marco legal, logrando dar una expectativa
dentro de sus funciones manteniendo calidad en servicio y un precio competitivo.
Cabe adicionar que pese a tener un dominio jerárquico, su cultura y estructura
organizacional tiene foco en los procesos y funciones, manejando una comunicación
bidireccional, es decir, su canal de comunicación va de «abajo hacia arriba», de
forma que los mensajes de la base de la organización llegan a la dirección, en caso
de ser necesario, escalando mediante los diferentes cargos administrativos. Esta
bidireccionalidad facilita un proceso de retroalimentación que resulta en un
ambiente de transparencia y confianza desde la parte interna de la compañía y a su
vez los empleados se sienten más involucrados al poder proponer ideas y realizar
sugerencias.

● Clima organizacional de la empresa.

Zix Colombia es una compañía con un clima organizacional que aunque le falta
estar más establecido es bastante prometedor, para llegar a esta conclusión se
valoraron los siguientes factores.

Zix Colombia es una empresa pequeña de alrededor de 36 empleados, lo cual

facilita la comunicación en la cadena de mando, y además las personas empleadas
son escogidas por referencias o porque los conocen, estos hechos significan que el
tipo de perfil que ingresa a la empresa es bastante controlado y esto implica que va
muy acorde a lo que se busca en cuanto a los valores esperados en las personas de la
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empresa. Algo que nos contaba Juan Camilo Gutiérrez, el gerente general, es que se
busca personas con características como lo son la honestidad, el compromiso,
aprendizaje y adaptación además de tener conocimiento de inglés.

Por otro lado, Carolina Osorio, la coordinadora administrativa, nos contó sobre la
cadena de mando que aplica en la compañía, la cual está bastante establecida y
formada pero de igual manera existe el espacio para que las personas de la empresa
tomen decisiones independientes pertinentes y sin perder el buen y accesible
contacto con el jefe.

En cuanto a la imagen que busca presentar la empresa, de honestidad y servicio de

calidad, cada uno de los integrantes de la compañía se encarga de hacer esta imagen
realidad desde su propio comportamiento y desempeño.

Algo que identificamos es que existe una buena convivencia entre las personas
dentro de la compañía, esto lo evidenciamos con las actividades extracurriculares
que realizan o por eventos como la celebración del cumpleños a un miembro del
equipo, por lo que se genera confianza.

● Valor de marca de la empresa e intangibles detectados en la empresa.

De acuerdo con la información recibida en la entrevista se puede evidenciar que el

valor de marca e intangibles se describe de la siguiente manera:

PROPIEDAD INTELECTUAL
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ZIX se destaca dentro del segmento, por manejar un servicio confiable, dado por el
conocimiento en actividades de logística, importaciones y exportaciones. Además
por contar con personal muy profesional, que como lo describe Carolina Osorio; es
personal recomendado dentro del medio, quienes cuentan con bagaje y estrategias
comerciales para atraer clientes potenciales.

MARCA

En el segmento de las agencias de carga y logística, la marca ZIX COLOMBIA

representa la oferta de servicios integrales; ya que cuentan con bodegas de su
propiedad para atender servicios de almacenamiento que algunos de la competencia
no ofrecen. Por ende, como lo describen sus funcionarios, ZIX se cuenta como una
de las primeras opciones para los clientes quienes realizan operaciones en la ruta
Miami - Bogotá por contar con estas soluciones.

RELACIONES

Tomando en referencia las variables internas y externas expuestas por los

entrevistados, además de la información encontrada en diferentes fuentes; ZIX
cuenta con buenas relaciones entre las áreas que operan dentro de la compañía; sin
embargo, se hace evidente algunas diferencias entre el área de operaciones, contable
y comercial. Esto explicado por algunas demoras en cotizaciones o errores en las
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mismas, que pueden retrasar la respuesta a los clientes. En aspectos externos, se

evidencia una opción de mejora en las relaciones comerciales con navieras
diferentes al tránsito ofrecido entre Miami - Bogotá. Esto podría permitirle a la
empresa abarcar un mercado diferente al que hoy cuenta cómo su servicio estrella.

DATOS

ZIX cuenta con información de interés para sus clientes en donde podrán atender
algunas necesidades para dar solución al transporte requerido. Sin embargo, podría
complementarse con información detallada de las tarifas aéreas y marítimas de
manera semanal y sobre las cuales en la operación se puedan atender negociaciones
para concretar las cargas. Se resalta que ZIX da manejo adecuado a la base de
clientes y a la protección de datos de los mismos.
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● Diagnóstico de comunicación de la empresa y conclusión de los aspectos

encontrados.

Un aspecto o variable externa que se penso que tendria mas restricción para la empresa a la
hora de realizar sus actividades, pero no lo fue, son los factores políticos y legislativos, esto
se pensó debido a que como la compañía tiene operaciones internacionales, el tema de
aduanas, políticas de comercio internacional o políticas específicas de los países sería un
tema complicado, pero Tatiana Buitrago, la coordinadora de operaciones nos aclaró que por
lo mismo que son sistemas o reglas muy rígidas eran fáciles de acatar, nos contó entonces
que el tema monetario, como la fluctuación del precio del dólar es un factor mucho más
determinante para la compañía.

Se puede evidenciar como la variable de comunicación interna en la compañía le permite

ofrecer confiabilidad al cliente, desde aspectos a nivel macro como su contacto directo a su
sede propia en estados unidos donde almacenan los productos, hasta a nivel gerencial para
la sugerencia de ideas y autonomía en su proceso de decisiones.

Otra variable interna que se pudo identificar fue el cambio y evolución tecnológica que se
desarrolla en sector de la empresa, debido a que es una compañía de transporte de carga de
importación y exportación la comunicación y agilización de los procesos es vital para su
continua mejora, por lo que la compañía le invierte a este importante factor mediante el
progreso de comunicación.

Algo importante a recalcar a modo de conclusión es que aunque de momento se evidencia

un buen clima organizacional hace falta un poco más de atención a la comunicación
organizacional, esto es debido a que no hay una área encargada de hacer seguimiento a esta
comunicación y que sea favorable en su totalidad, y aunque de momento es bastante buena
la comunicación dentro de la empresa debido a que la cantidad de personas permite una
buena y fácil comunicación entre los rangos en la cadena de mando y la forma de
contratación da pie a personas que cumplan con el perfil buscado por la compañía es
importante considerar esta recomendación ya que algunas quejas o recomendaciones
podrían perderse en la cadena de mando de manera actual o a futuro con una posible
expansión de la empresa.
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● Formatos y evidencias de recolección de información como encuestas,

entrevistas.

Preguntas entrevista

- Juan Camilo Gutiérrez - Gerente general

- ¿Cuánto tiempo llevan en el mercado?
- ¿Qué áreas existen en la compañía?
- ¿La compañía tiene socios o stakeholders?
- ¿Qué valores tiene la compañía? es decir, al momento de contratar a las
personas que perfil buscan además de las habilidades profesionales?
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- Carolina Osorio - Coordinadora administrativa
- ¿Cómo está organizada la cadena de mando en la empresa en el proceso de
toma de decisiones?
- ¿Existe un área encargada de gestionar la comunicación organizacional?
- ¿Cómo atraen y retienen talento profesional?
- ¿Cuál es la imagen ideal que busca representar la compañía frente a sus
clientes y qué área está encargada de volver esta imagen realidad?
- Tatiana Buitrago - Coordinadora de operaciones
- ¿En caso de una falla dentro de algún proceso como lo identifican y
solucionan?
- ¿Cómo funciona de manera más o menos resumida la logística desde los
procesos para contactar al proveedor o producir la mercancía hasta llegar al
cliente final?
- ¿Con qué atributos cree que los clientes que los conocen describirían a la
compañía?
- ¿Son los factores políticos y legislativos de gran impacto en la compañía
debido a su actividad internacional o cuáles dirían que son sus mayores
restricciones a la hora de realizar actividades?
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- John Carranza - Comercial

- ¿Diría que existe un gremio bien establecido del sector en donde se
desempeña la empresa y cree que en dicho sector existe bastante
competencia?
- ¿Cuál dirían que es su producto o servicio estrella si lo hay, transporte
marítimo, carga aérea o de tierra, almacenamiento o servicios de expo?
- ¿Conoce el rango de edad promedio dentro del personal y si si, cual es?
- ¿Diría que el sector donde se desempeña la compañía está en constante
cambio y evolución tecnológica o de algún otro tipo de manera?

Entrevista
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Referencias

● García, V. (2017). Desarrollo de un Modelo de Diagnóstico de Cultura

Organizacional. Perspectivas. 29 (39), 75-102. Recuperado de https://bit.lv/2SaBlau
● Morató, J. (2016). La Comunicación Corporativa. Barcelona, España: Editorial
UOC. 62. Disponible en bases de datos eLibro.
● Adversent (Productor). (june 2019). What is it and How Do I Build it? [Video en
YouTube). Disponible en: https://bit.ly/3jobAiF
● Romain, S. (2019). Transformando Organizaciones: Liderar el Cambio. Pozuelo de
Alarcón. España: ESIC Editorial, 90. Disponible en bases de datos de la biblioteca
de la Universidad de EAN.