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Introducción
El sistema, permite ingresar la información correspondiente a las entidades habilitadas por el Ministerio de
Transporte y de esta manera poder ejercer las funciones de Vigilancia, Inspección y Control a cada uno de
los vigilados. Este documento es una guía para facilitar el entendimiento, uso y aprendizaje de la
aplicación, por lo tanto detalla la manera como el usuario puede interactuar con el sistema, su ingreso, las
operaciones básicas, funcionalidad y prerrequisitos de uso, encontrará información valiosa acerca de los
diferentes módulos y secciones del sistema.
Solicitar Registro
Para realizar la solicitud de registro se deben seguir los pasos mencionados a continuación:
1. El ingreso al sistema debe realizarse a través del Portal Web de la Superintendencia de Puertos y Transporte:
www.supertransporte.gov.co dónde el usuario debe pulsar el vínculo de "VIGIA” que se indica en la siguiente
imagen.
2. El sistema muestra la siguiente vista en la cual el usuario debe pulsar la opción Registrese.
3. Como se indica a continuación, el sistema muestra el formulario de solicitud de registro, para proceder con el
diligenciamiento del formulario, es necesario tener en cuenta que los campos marcados con son requeridos
para almacenar la información y los campos marcados con son requeridos y de doble digitación, es decir el
usuario debe ingresar dos veces el registro, una vez se encuentra diligenciada la información, el usuario debe
pulsar el botón Guardar:
4. A continuación, el sistema muestra una ventana de alerta en la que se indica que la información del solicitante se
almacenó exitosamente, para continuar, el usuario debe pulsar el botón Aceptar. En la dirección de correo
especificada en el campo E-mail, el usuario recibirá un correo electrónico, en el que encontrará el nombre de
usuario y contraseña asignados, así mismo recibirá adjunto el instructivo de acceso al sistema VIGIA.
Restablecer contraseña
1. El ingreso al sistema debe realizarse a través del Portal Web de la Superintendencia de Puertos y Transporte:
www.supertransporte.gov.co dónde el usuario debe pulsar el vínculo de "VIGIA” que se indica en la siguiente
imagen.
2. El sistema muestra la siguiente vista en la cual el usuario debe pulsar la opción ¿Ovidó su contraseña?.
3. El sistema muestra la siguiente interfaz, debe diligenciar el campo e-mail, con el correo electrónico que indicó al
momento de registrarse en el sistema, seguidamente debe pulsar la opción Enviar.
4. En caso tal que el correo se encuentre asociado a mas de un vigilado, el sistema habilita el campo
NIT/Nro.documento, en el que debe indicar el numero de documento correspondiente al vigilado que desea
restablecer la contraseña, a continuación pulse el botón Enviar.
5. En el buzón de entrada de su correo electrónico, recibirá un mensaje en el que se indica la nueva contraseña al
moemento de ingresar el sistema solicita que realice el cambio de contraseña por una nueva que se facil de
recordar, esta debe tener mínimo seis caracteres, también debe contener números y caracteres
especiales. El sistema desplegará la siguiente vista, en la que el usuario debe realizar el cambio de
contraseña, ingresando la contraseña actual y la nueva contraseña dos veces, con el fin de confirmar el
cambio, seguidamente debe pulsar el botón Aceptar.
Ingreso al sistema
1. El ingreso al sistema debe realizarse a través del Portal Web de la Superintendencia de Puertos y Transporte:
www.supertransporte.gov.co dónde el usuario debe pulsar el vínculo de "VIGIA” que se indica en la siguiente
imagen.
2. El sistema carga la siguiente interfaz, para la cual es necesario tener en cuenta que una vez el usuario
recibe el correo electrónico con la información de ingreso, podrá acceder al sistema, ingresando el
nombre de usuario y contraseña asignados, seguidamente debe pulsar la opción Ingresar, como se
indica en la siguiente imagen:
3. Cuando el usuario ingresa por primera vez al sistema, se solicita que realice el cambio de contraseña,
teniendo en cuenta que la nueva contraseña, debe tener mínimo seis caracteres, también debe
contener números y caracteres especiales. El sistema desplegará la siguiente vista, en la que el usuario
debe realizar el cambio de contraseña, ingresando la contraseña actual y la nueva contraseña dos veces,
con el fin de confirmar el cambio, seguidamente debe pulsar el botón Aceptar.
Reporte de Información
Para diligenciar la información necesaria en módulo Administrativo , se deben seguir los pasos
mencionados a continuación:
1. Una vez el vigilado ingresa al sistema, se muestra la siguiente interfaz en la que el usuario debe pulsar la
opción Reporte de información.
2. El sistema muestra la siguiente interfaz, en la cual el usuario debe pulsar la opción Administrativo.
Administrativo
Para realizar el registro de información en el Módulo "Administrativo", se deben seguir los pasos
mencionados a continuación:
2. Después de que el usuario seleccione el Módulo "Administrativo", El sistema despliega una interfaz con
las opciones "Entregas Pendientes", "Consultar Entregas", la observación informativa que le indica al
usuario cuantas entregas tiene pendientes, la opción "Regresar" que retorna al usuario
a la interfaz anterior "Menú inicial de información" y el "ícono de ayuda" el cual abre una nueva
ventana con el manual de ayuda del programa:
3. El usuario selecciona la opción :
4. El sistema presenta una nueva interfaz con la información de las Entregas que el usuario tiene en Estado
"Pendiente" y "En Proceso" a manera de registro:
5. El sistema muestra las "Entregas Pendientes" y el usuario pulsa alguna de las opciones según lo que
desee realizar "Iniciar Registro" ó "Continuar Registro":
6. Según la opción escogida anteriormente, el sistema desplegará al usuario el Menú Principal de
"Opciones Generales" del módulo "Administrativo":
En esta interfaz el usuario debe de ingresar la información correspondiente a cada uno de los formularios
presentados, para que quede almacenada en el sistema:
Ejemplo 2: "Continuar Registro"
En esta interfaz el sistema muestra opciones ya ingresadas, como se presenta en la siguiente imagen la
opción "Información salarial" ya ha sido diligenciada, por la cual el usuario debe complementar el ingreso
de la información correspondiente para cada una de las opciones faltantes:
7. El usuario pulsa la opción , con la intención de revisar la información que se ha
entregado.
8. El sistema lista cada una de las entregas que el usuario tiene en Estado "Entregada" a manera de
registro, habilitando las opciones de "Consultar Entregas" y "Modificar Registro", a
continuación el vigilado selecciona el registro de interés.
Para continuar con el ingreso de la información del Módulo Administrativo, se deben seguir los pasos
mencionados a continuación:
1. El sistema presenta la siguiente interfaz con el Menú Principal de "Opciones Generales", en el cual se
puede visualizar la información general previamente ingresada a manera de resumen de la Entrega
Programada, la Razón Social con su Número de Identificación y Nombre generados automáticamente, la
opción "Regresar" que retorna al usuario a la ventana anterior "Menú inicial de información", y las
diferentes Opciones Generales para continuar con el registro de la información, tales como: Información
seguridad social, Información salarial e Información empleados al cierre del año.
2. El usuario debe ingresar la información a través de los links ubicados en el Menú de "Opciones
Generales". El sistema indica las opciones diligenciadas marcando el objeto de chequeo asociado a
3. Una vez el usuario diligencia la información requerida en cada una de las opciones de forma completa, el
sistema habilita el botón Entregar información , el cual se debe pulsar para realizar el
cierre de la información. El sistema alerta que el proceso ha finaizado exitosamente y a continuación la
entrega, pasará del estado "En proceso" a "Entregada".
4. El sistema válida la información de todos los formularios diligenciados de forma completa, cierra el
registro de información, esconde el botón "Entregar Información" y muestra un mensaje de éxito
.
Información seguridad Social
Para continuar con el ingreso de la información de Administrativo, se deben seguir los pasos mencionados
a continuación:
1. El usuario debe pulsar la opción "Información Seguridad Social", ubicada en el Menú Principal de
"Opciones Generales":
5. Si el usuario decide pulsar la opción "Cancelar" ó el Link "Menu Principal" cuando esta ingresando la
información correspondiente para la "Información seguridad social", el sistema retorna al usuario al
menú de "Opciones Generales" y muestra la casilla de chequeo inactiva
hasta que se ingrese la información correspondiente.
6. El usuario decide seleccionar la opción "Regresar" cuando esta ingresando la información
correspondiente para la "Información seguridad social", el sistema lo dirige a la interfaz del Menú de
"Reporte de información".
Información salarial
Para continuar con el ingreso de la información de Administrativo, se deben seguir los pasos mencionados
a continuación:
1. El usuario debe pulsar la opción "Información Salarial", ubicada en el Menú Principal de "Opciones
Generales":
2. El usuario pulsa la opción información salarial, en el continua ingresando la información
correspondiente a los Salarios. Pagos, Beneficios y Compensaciones, discriminando el valor pagado al
personal operativo y el valor pagado al personal administrativo, esta interfaz tambié cuenta con el
campo observaciones que el usuario diligenciará cuando considere necesario, se debe tener encuenta
que los campos marcados con asterisco son requridos para almacenar la información, cada uno de los
valores ingresados podrán tener un como máximo 13 digitos enteros y 2 cifras decimales. Además de las
opciones "Ayuda, Regresar, Menú Principal, Guardar y Cancelar".
3. El usuario ingresa la información requerida y almacena la información pulsando el botón "Guardar".
5. Si el usuario decide pulsar la opción "Cancelar" ó el Link "Menu Principal" cuando esta ingresando la
información correspondiente para la "Información salarial", el sistema retorna al usuario al menú de
"Opciones Generales" y muestra la casilla de chequeo inactiva hasta que se
ingrese la información correspondiente.
6. El usuario decide seleccionar la opción "Regresar" cuando esta ingresando la información
correspondiente para la "Información salarial", el sistema lo dirige a la interfaz del Menú de "Reporte de
información".
Información empleados al cierre del año
Para continuar con el ingreso de la información de Administrativo, se deben seguir los pasos mencionados
a continuación:
1. El usuario debe pulsar la opción "Información empleados al cierre del año", ubicada en el Menú
Principal de "Opciones Generales":
5. Si el usuario decide pulsar la opción "Cancelar" ó el Link "Menu Principal" cuando esta ingresando la
información correspondiente para la "Información empleados al cierre del año", el sistema retorna al
usuario al menú de "Opciones Generales" y muestra la casilla de chequeo
inactiva hasta que se ingrese la información
correspondiente.
6. El usuario decide seleccionar la opción "Regresar" cuando esta ingresando la información
correspondiente para la "Información empleados al cierre del año", el sistema lo dirige a la interfaz del
Menú de "Reporte de información".
Personal operativo
Para continuar con el ingreso de la información de Administrativo, se deben seguir los pasos mencionados
a continuación:
1. El usuario debe pulsar la opción "Personal Operativo", ubicada en el Menú Principal de "Opciones
Generales":
2. El sistema despliega la interfaz del personal operativo, con opciones que puede utilizar el vigilado para
gestionar la información del personal operativo.
3. El usuario ingresa el personal operativo, relacionado con cada sede registrada en el registro de vigilados
"Sedes", a través de la opción adicionar ó con la opción de cargar archivo, para este caso el vigilado
pulsa la opción adicionar.
4. El sistema abre una ventana de registro de "Personal Operativo", es necesario tener en cuenta que los
campos marcado con asterisco son requeridos y los campos con dos asteriscos requieren de doble
digitación, el usuario ingresa la información necesaria y pulsa la opción guardar.
Nota: Según el tipo de cargo el sistema habilitará mas campos a los cuales el vigilado debe de ingresar
información.
8. El sistema abre una ventana emergente y el vigilado ubica donde va a guardar el archivo para su
posterior utilización y por ultimo pulsa el botón guardar:
9. Si el vigilado desea adicionar el personal operativo por medio de la carga de archivos, debe de
seleccionar la opción cargar archivo .
10. El sistema despliega la siguiente interfaz para que el vigilado realice la carga del archivo
correspondiente.
11. El vigilado selecciona la sede asociada y luego pulsa el botón examinar, para realizar la carga
asociada a la sede con el archivo correspondiente a ella.
12. El sistema abre una ventana emergente, en la cual el vigilado ubica y selecciona el archivo a cargar.
13. El vigilado pulsa el botón "Abrir" y el sistema muestra la ruta donde se encuentra ubicado el
archivo:
14. Si el vigilado esta seguro de que es el archivo correcto y que la ruta donde esta ubicado el archivo
esta bien, pulsa el botón , de lo contrario se dirige al (paso 11) de está sección del manual.
15. El sistema muestra un mensaje exitoso de cargado del archivo, con los registros listados en la parte
inferior consolidado por cargos, para la sede respectiva.
16. El vigilado pulsa el botón y el sistema retorna al vigilado a la interfaz del personal
operativo mencionado en el (paso 2) de esta sección.
17. En caso de que el archivo este mal diligenciado, el sistema mostrará un ícono de advertencia
llamado "Ver errores".
18. El vigilado pulsa el ícono "Ver errores" y el sistema abre una ventana emergente.
19. El vigilado puede seleccionar uno de los botones que se presentan (Abrir, Guardar y Cancelar)
según lo que desee, para este caso el vigilado pulsa el botón abrir para observar temporalmente los
errores de carga del archivo y el sistema abre un archivo de texto con una descripción del problema
presentando.
20. El vigilado corrige los errores presentados en el archivo y vuelve al (paso 11) de esta sección.
21. Si el vigilado desea consultar los resgistros del personal operativo ya ingresados por cualquiera de
los dos medios de ingreso (Adicionar ó Cargar Archivo), utiliza la opción de creterio de busqueda. El
vigilado selecciona una opción del criterio de búsqueda para generar una consulta.
24. El vigilado pulsa la opción "Ver" de la columna "Detalle", de acuerdo al tipo de cargo que desea
observar.
25. El sistema muestra la siguiente interfaz con la información correspondiente con las opciones
(Visualizar, editar, eliminar):
26. El usuario pulsa la opción "Editar" , el sistema permite la modificación de la información del
registro previamente ingresado.
27. El sistema carga la información almacenada, en la ventana "Personal Operativo".
30. El vigilado pulsa la opción eliminar asociada al registro que desea eliminar, esta opción permite
borrar el registro del personal operativo que ya no sea necesario.
31. El sistema muestra una ventana de alerta, en la que le pregunta al usuario si está seguro de
eliminar el registro, si el usuario esta seguro elimina el registro pulsando la opción Aceptar, de lo
contrario el usuario el usuario pulsa la opción Cancelar.
32. El usuario podrá regresar al menú de Opciones Generales, a través de la opción "Menú Principal"
ubicado en la parte inferior de la interfaz de "Personal Operativo".
33. El sistema retorna al usuario a la interfaz de las opciones generales y habilita el botón "Entregar
información".
34. El usuario decide seleccionar la opción "Regresar" en la interfaz de "Personal Operativo".
Para cerrar la sesión del vigilado y salir del sistema, el usuario debe pulsar el vinculo ubicado en la
parte superior en la interfaz de Menú vigilado:
Glosario