Peña Perez Rosario - Excel 2016

Excel
2016
Manual práctico paso a paso
Rosario Peña Pérez

Borja Orbegozo Arana
Corregido por:
Datos catalográficos
Alejandra Casaleiz Fuentes y
Teresa Rodríguez de Andrés
Peña, Rosario; Orbegozo, Borja
Excel 2016.
Manual práctico paso a paso.
Primera Edición
Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V., México
ISBN: 978-607-622-630-8
Formato: 17 x 23 cm Páginas: 304
Excel 2016. Manual práctico paso a paso.

Rosario Peña Pérez y Borja Orbegozo Arana
ISBN: 978-84-944049-8-6, edición en español publicada por Publicaciones Altaria S.L.,
Tarragona, España
Derechos reservados © PUBLICACIONES ALTARIA, S.L.
Primera edición: Alfaomega Grupo Editor, México, febrero 2016
© 2016 Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V.

Pitágoras 1139, Col. Del Valle, 03100, México D.F.
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¿A quién va dirigido este libro?
Este libro se dirige a usuarios autodidactas o a centros de formación que
quieran llevar a cabo una preparación guiada y exhaustiva de las muchas po-
sibilidades y opciones que ofrece Office, en todas las versiones, tanto la 2016
como en la 365.
Su lectura será de gran interés para todas aquellas personas que quieran obtener
unos conocimientos solventes en Excel.
El libro parte prácticamente de cero, pero casi sin darnos cuenta, va avanzando,
práctica a práctica, paso a paso hasta conseguir un dominio total de todas las
aplicaciones que trata el libro.
Todos los manuales escritos por la veterana profesora de informática Rosario
Peña, con más de 40 libros técnicos en su currículum, están repletos de prácticas,
seguidas paso a paso con profusión de pantallas para que los resultados obtenidos
por el usuario sean lo más parecido posible a los ofrecidos en el manual. Todos
sus libros tienen fama “de fácil seguimiento, amenos y muy didácticos”, razón
del éxito de ventas a nivel internacional que superan ya los 100.000 ejemplares.
En este caso, además, Rosario se une a otro profesor de gran experiencia en la

docencia y en la autoría de libros didácticos y prácticos, como es Borja Orbe-
gozo, ingeniero informático y profesor universitario. Este elenco de excelentes
expertos y profesionales hará del libro un manual pedagógico y práctico, muy
fácil de seguir.
Convenciones generales
El objetivo es que este libro sea un manual de fácil lectura y comprensión, que
se fundamente en la práctica constante junto a las explicaciones y siempre
con profusión de pantallas para seguir a la perfección el aprendizaje paso a paso.
Durante todo el temario se conversa con el lector de forma directa; esto

facilitará la intercomunicación y será una excelente herramienta con fines aca-
démicos o autodidactas.
Un texto como éste hará una advertencia o señalará una

nota de interés a resaltar en una determinada función.
Este tipo de letra, precedido de una numeración correlativa a lo

largo de un tema, estará indicando que lleves a cabo una práctica.
plicaciones que se utilizan en este libro
ÍNDICE GENERAL
¿A quién va dirigido este libro? ........................................................................... 3

Convenciones generales ..................................................................................... 3
Índice general ...................................................................................................... 5
Capítulo 1
Novedades e instalación de
Office 2016........................................................ 13
Requerimientos de hardware y software ........................................................... 13
Versión de 32 bits o de 64 bits de Office 2016 .................................................. 14
Novedades en Excel 2016 .......................................................................................... 14
Obtener y transformar (consulta) ................................................................................. 15
Mapas 3D ..................................................................................................................... 16
Mejoras de tabla dinámica ........................................................................................... 16
Segmentación de selección múltiple............................................................................ 17
Formato a las formas rápidas ...................................................................................... 17
Insertar imágenes con la orientación correcta ............................................................. 18
Hacer las cosas de forma rápida con Información ..................................................... 18
Recomendaciones sobre lo que estás trabajando o Búsqueda inteligente............... 19
Ecuaciones de lápiz ..................................................................................................... 19
Uso compartido más sencillo ....................................................................................... 20
Nuevos temas .............................................................................................................. 21
A tener en cuenta antes de la instalación .......................................................... 22
Versión de 32 bits o de 64 bits de Office 2016............................................................. 22
Instalación de Office 2016/365 .......................................................................... 22
Activar Office ..................................................................................................... 24
Tipos de activación de Microsoft Office ............................................................. 25
¿Cómo se activan los programas de Microsoft Office? ............................................... 25
¿Cómo se activa más tarde? ....................................................................................... 26
¿Cómo puedo saber si el software ya se ha activado? ............................................... 26
Cambios en la forma de actualización............................................................... 26
Capítulo 2
Trabajando con la hoja de cálculo................... 27
Información general ........................................................................................... 27
Tratar y editar hojas de cálculo ......................................................................... 29
Trabajar con las hojas de cálculo ...................................................................... 30
Modo táctil .................................................................................................................... 30
Selección de celdas ..................................................................................................... 31
Desplazamiento por las hojas de cálculo..................................................................... 33
Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro ........................................................ 34
Introducción de datos .................................................................................................. 36
Introducción de texto en celdas ................................................................................... 36
Introducción de números en celdas ............................................................................. 38
Introducción de fechas en celdas................................................................................. 38
Introducción de fórmulas .............................................................................................. 39
Orden de operaciones .....................................................................................................................................40
Cómo resuelve Excel los resultados con error ............................................................ 42
Borrar todo......................................................................................................... 44
Relleno y autocompletado automático .............................................................. 45
Usar el botón Autosuma................................................................................... 48
Herramientas de análisis rápido ........................................................................ 49
Tablas........................................................................................................................... 50
Mostrar los totales de los números .............................................................................. 52
Mostrar los datos en una gráfica.................................................................................. 52
Dar significado a los datos ........................................................................................... 53
Formato condicional ........................................................................................................................................53
Minigráficas .....................................................................................................................................................54
Activar y desactivar una tabla de datos ....................................................................... 54
Guardar trabajo ................................................................................................. 55
Obtener mejores vistas de la hoja de cálculo .................................................... 56
Inmovilizar y dividir las columnas y las filas ................................................................. 56
Dividir la hoja de cálculo e inmovilizar paneles ............................................................ 58
Ocultar columnas y filas .................................................................................... 59
Referencias a celdas ......................................................................................... 59
Referencias relativas, absolutas y mixtas .................................................................... 60
Imprimir hojas de cálculo .................................................................................. 60
Configurar las opciones de impresión .......................................................................... 61
Vista previa .................................................................................................................. 61
Imprimir todo o sólo una parte ..................................................................................... 64
Eliminar el área de impresión ..........................................................................................................................65
Práctica, paso a paso ....................................................................................... 65
Ejercicios ........................................................................................................... 67
Ejercicio 2.1.................................................................................................................. 67
Ejercicio 2.2.................................................................................................................. 67
Capítulo 3
Abrir, modificar, compartir y guardar .............. 69
Ejercicio práctico completo de fórmulas ............................................................ 69
Formato condicional ..................................................................................................... 72
Abrir trabajo guardado ....................................................................................... 75
Modificar un documento abierto ........................................................................ 76
Modificar anchura de texto en columna ....................................................................... 76
Guardar un libro con otros formatos de archivo ................................................ 77
Protección de datos ........................................................................................... 82
Ejercicios .......................................................................................................... 85
Ejercicio 3.1.................................................................................................................. 85
Ejercicio 3.2.................................................................................................................. 85
Capítulo 4
Configuración de la ventana de
la aplicación ...................................................... 87
Trabajar con barras de herramientas ................................................................ 87
Mostrar y eliminar barras de herramientas .................................................................. 88
Modificar barras de herramientas ................................................................................ 88
Crear botones de opciones personalizadas ...................................................... 90
Vistas personalizadas........................................................................................ 91
Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas ......................................... 92
Utilizar comentarios para documentar la hoja ................................................... 93
Nuevos temas.................................................................................................... 95
Práctica, paso a paso ........................................................................................ 96
Ejercicios ........................................................................................................... 97
Ejercicio 4.1.................................................................................................................. 97
Ejercicio 4.2.................................................................................................................. 97
Capítulo 5
Utilización de rangos y vinculación
entre ficheros .................................................... 99
Usar los rangos ................................................................................................. 99
Usar rangos en funciones ............................................................................................ 99
Usar rangos entre hojas de cálculo............................................................................ 100
Usar rangos entre diferentes ficheros ........................................................................ 101
Trabajar con diferentes fi cheros ...................................................................... 101
Práctica, paso a paso ...................................................................................... 102
Ejercicios ......................................................................................................... 104
Ejercicio 5.1................................................................................................................ 104
Capítulo 6
Utilización de las herramientas avanzadas
de formato .......................................................105
Configurar el formato condicional .................................................................... 105
Reducir y aumentar decimales ........................................................................ 106
Validar datos .................................................................................................... 106
Ejercicios ......................................................................................................... 109
Ejercicio 6.1................................................................................................................ 109
Capítulo 7
Protección de hojas y libros ...........................111
Proteger hojas y fi cheros y habilitar palabras clave .........................................111
Habilitar palabras clave para bloquear/ocultar celdas..................................... 112
Compartir un fi chero entre diferentes usuarios ............................................... 113
Ejercicios ......................................................................................................... 118
Ejercicio 7.1.................................................................................................................118
Capítulo 8
Funciones ........................................................119
Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones según
su categoría..................................................................................................... 119
Utilizar diferentes tipos de funciones............................................................... 121
Utilizar funciones de texto .......................................................................................... 121
Utilizar funciones lógicas y condicionales .................................................................. 123
Utilizar funciones de fecha y hora .............................................................................. 124
Utilizar funciones de búsqueda y referencia .............................................................. 127
Utilizar funciones matemáticas y trigonométricas ...................................................... 129
Utilizar funciones estadísticas .................................................................................... 133
Utilizar funciones de ingeniería .................................................................................. 138
Utilizar funciones de cubo .......................................................................................... 143
Utilizar funciones de información ............................................................................... 144
Utilizar subtotales ............................................................................................ 147
Corregir errores en fórmulas ........................................................................... 147
Ejecutar el comprobador de errores ................................................................ 148
Ejercicios ......................................................................................................... 150
Ejercicio 8.1................................................................................................................ 150
Ejercicio 8.2................................................................................................................ 150
Capítulo 9
Representación de gráficas complejas ........151
Crear gráfi cas con diferentes estilos ............................................................... 151
Tipos de gráfi cas generales ............................................................................ 151
Organizar datos para determinados tipos de gráfi cos .................................... 167
Gráfi cas recomendadas .................................................................................. 168
Diseño del gráfi co ........................................................................................... 169
Formato exhaustivo de datos .......................................................................... 171
Agregar datos .................................................................................................. 173
Representar tendencias en las gráfi cas .......................................................... 173
Representar gráfi cas 3D y modificar propiedades .......................................... 175
Cambiar el tipo de gráfi co................................................................................ 177
Crear un gráfi co de rectángulos o jerarquía ................................................... 178
Añadir porcentajes en gráficas circulares........................................................ 179
Las minigráficas............................................................................................... 182
Ventajas de uso de minigráficas ................................................................................ 182
Crear un elemento minigráfico ................................................................................... 182
Personalizar minigráficas ........................................................................................... 183
Ejercicios ......................................................................................................... 186
Ejercicio 9.1................................................................................................................ 186
Ejercicio 9.2................................................................................................................ 186
Ejercicio 9.3................................................................................................................ 186
Capítulo 10
Manipulación de datos con
tablas dinámicas ............................................187
Tablas dinámicas recomendadas ....................................................................187
Creación de tablas dinámicas manualmente................................................... 189
Modificar el aspecto de la tabla dinámica y crear cálculos.............................. 191
Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica........................................... 193
Filtrar datos por segmentación ........................................................................ 194
Generar gráficas dinámicas............................................................................. 196
Ejercicios ......................................................................................................... 198
Ejercicio 10.1.............................................................................................................. 198
Capítulo 11
Análisis de datos............................................. 199
Trabajar con escenarios .................................................................................. 199
El análisis Y si ................................................................................................. 202
Utilizar el comando Buscar objetivo .............................................................. 204
Previsión de datos ........................................................................................... 206
Ejercicios ......................................................................................................... 209
Ejercicio 11.1 .............................................................................................................. 209
Capítulo 12
Mecanismos de importación y exportación
de ficheros .......................................................211
Importar datos de programas externos ........................................................... 211
Exportar datos a formato de texto ................................................................... 214
Exportar datos a otros formatos ...................................................................... 215
Importar datos desde la web ........................................................................... 216
Modificar los datos importados .................................................................................. 218
Actualizar datos.......................................................................................................... 218
Importar y exportar gráficas............................................................................. 219
Ejercicios ......................................................................................................... 222
Ejercicio 12.1.............................................................................................................. 222
Capítulo 13
Trabajo con macros ........................................223
Introducción ..................................................................................................... 223
Qué es una macro ........................................................................................... 223
Crear una macro.............................................................................................. 223
La grabadora de macros ............................................................................................ 224
Personalizar botones con macros asignadas .................................................. 227
El editor de Visual Basic (VBA) ....................................................................... 230
Qué es una plantilla ......................................................................................... 230
Crear una plantilla personalizada .................................................................... 231
Utilización de plantillas .................................................................................... 233
Práctica paso a paso ....................................................................................... 235
Ejercicio de refuerzo .................................................................................................. 235
Ejercicios ......................................................................................................... 236
Ejercicio 13.1.............................................................................................................. 236
Ejercicio 13.2.............................................................................................................. 236
Capítulo 14
Compartir el trabajo online ............................ 237
Introducción al trabajo en grupo ...................................................................... 237
OneDrive ......................................................................................................... 237
Diferencia entre OneDrive y SharePoint ......................................................... 238
Trabajo con OneDrive ..................................................................................... 239
Agregar archivos a OneDrive con Windows 10 ......................................................... 239
Para copiar archivos a OneDrive mediante la aplicación OneDrive ..............................................................239
Acceso a tus archivos desde cualquier lugar ............................................................. 242
Trabajar con una aplicación Offi ce desde el navegador.................................. 243
Para guardar archivos en OneDrive desde una app.................................................. 244
Para guardar archivos en OneDrive desde una aplicación de escritorio ................... 245
Guardar automáticamente en OneDrive.......................................................... 245
Acceso a los archivos sin conexión ................................................................. 246
Acceso a los archivos sin conexión mediante OneDrive ........................................... 246
Acceso a los archivos sin conexión mediante el Explorador de archivos .................. 247
Práctica en grupo paso a paso ........................................................................ 247
Consejos para el trabajo conjunto online ................................................................... 247
Trabajar con otras personas en Excel Online ................................................. 247
En el dispositivo de origen.............................................................................................................................248
En el dispositivo de destino de coedición ......................................................................................................251
En el dispositivo de origen.............................................................................................................................253
Ejercicios ......................................................................................................... 253
Ejercicio 14.1.............................................................................................................. 253
Capítulo 15
Proyectos completos de
hojas de cálculo ..............................................255
Proyecto completo para contabilidad casera .................................................. 255
Proyecto completo para consumos de gasolina ............................................. 264
Capítulo 16
Solución a los ejercicios del libro.................. 271
Ejercicio 2.1 ..................................................................................................... 271
Ejercicio 2.2 ..................................................................................................... 272
Ejercicio 3.1 ..................................................................................................... 273
Ejercicio 3.2 ..................................................................................................... 274
Ejercicio 4.1 ..................................................................................................... 279
Ejercicio 5.1 ................................................................................................................... 279
Ejercicio 6.1 ..................................................................................................... 280
Ejercicio 7.1 ..................................................................................................... 283
Ejercicio 8.1 ..................................................................................................... 284
Ejercicio 8.2 ..................................................................................................... 286
Ejercicio 9.1 ..................................................................................................... 287
Ejercicio 9.2 ..................................................................................................... 288
Ejercicio 9.3 ..................................................................................................... 288
Ejercicio 10.1 ................................................................................................... 289
Ejercicio 11.1 ................................................................................................... 290
Ejercicio 12.1 ................................................................................................... 291
Ejercicio 13.1 ................................................................................................... 293
Guía de inicio rápido.......................................295

Novedades e
instalación de
Office 2016
1
Capítulo
Requerimientos de hardware y software

Para instalar el paquete ofimático, necesitas que tu ordenador disponga de las si-
guientes características:
• Procesador de 1 gigahercio (Ghz) o más rápido, x86 o x64 bits con SSE2.
• Windows 7 o posterior, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012.
• 1 GB RAM (32 bits); 2 GB RAM (64 bits).
• 3,0 GB de espacio disponible en disco.
• Resolución 1024 x 576.
• El hardware de aceleración de gráficos requiere una tarjeta gráfica DirectX
10.
• Para utilizar la funcionalidad multitáctil es necesario contar con un dispo-
sitivo con pantalla táctil. Sin embargo, todas las características y funcio-
nalidades están disponibles siempre que se use un teclado, ratón u otro
dispositivo de entrada estándar o accesible. Ten en cuenta que las nuevas
características táctiles están optimizadas para su uso con Windows 8/10.
• Una conexión a Internet.
• Es necesario tener una cuenta Microsoft para el trabajo online o suscrip-
ción.
• La funcionalidad del producto y los gráficos pueden variar en función de la
configuración de tu sistema. Algunas funciones pueden requerir hardware
adicional o avanzado o conexión a un servidor.
Además, puedes instalar Office en:
• Tabletas con Windows 8/10 o posterior.
• iOS: Office para iPad requiere iOS 7.0 o posterior, Office para iPhone se 13
puede instalar en teléfonos que usan iOS 6.0 o posterior.
• Android: Office para Android se puede instalar en tabletas y teléfonos con
Android KitKat 4.4 o posterior y tienen un procesador ARM o Intel x86.
©Alfaomega Ͳ -
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ůƚĂƌŝĂ
Los requisitos del sistema se redondean hacia arriba, hacia
los 0,5 GB más cercanos. Por ejemplo, si se observa que el
espacio en disco duro que requiere una aplicación es 1,99
GB, te recomendamos 2,5 GB de espacio en disco. Los
requisitos del sistema de disco duro son intencionadamente
mayores que el espacio de disco real que usa el software.
Un procesador de gráfi cos te ayuda a aumentar el rendimiento de algunas caracte-

rísticas, como el trazado de tablas en Excel 2016 o la integración de transiciones,
animaciones y vídeo en PowerPoint 2016. El uso de un procesador de gráficos con
Office 2016 hace necesario un procesador de gráficos compatible con Microsoft
DirectX 10 con 64 MB de memoria de vídeo. La mayoría de los equipos disponibles
hoy en día incluye un procesador de gráficos que cumple o supera este estándar.
Hay disponibles versiones de 32 bits y de 64 bits de Office,

pero te recomendamos que instales la versión de 32 bits.
Versión de 32 bits o de 64 bits de Office 2016

En la mayoría de casos es recomendable instalar la versión de 32 bits de Office
2016, ya que evita problemas de compatibilidad con muchas otras aplicaciones,
especialmente con complementos de terceros.
Office 2016 instala automáticamente la versión de 32 bits aunque el ordenador
ejecute ediciones de 64 bits de Windows. Puede que se necesite instalar la versión
de 64 bits de Office 2016 si se acostumbra a trabajar habitualmente con bases de
datos u hojas de cálculo muy grandes.
Si ya hay una versión de 64 bits de Offi ce 2016 instalada en el equipo, que ejecuta
un sistema operativo de 64 bits, esta versión se instala automáticamente.
Para instalar la versión de Offi ce 2016 de 64 bits, el equipo debe ejecutar al menos
la edición de 64 bits de Windows 7, Windows Server 7, Windows 2008 o Windows 10.
En cuanto al software, hay que destacar que sólo es posible instalar Excel 2016 en
el entorno Windows, en versiones Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2
o Windows Server 2012. Por tanto, no es posible instalarlo en versiones anteriores
a las señaladas. Navegadores compatibles son: Internet Explorer 8, Mozilla Firefox
10, Apple Safari 5 o Google Chrome 17; o versiones superiores. Es necesario el
framework .NET 3,5 o superior.
Novedades en Excel 2016

Seis nuevos tipos de gráficos: de rectángulos, de proyección solar, histograma, cajas
y bigotes, cascada y cuadro combinado.
Todo ellos se encuentra en la pestaña INSERTAR, grupo Gráficos, botón Gráficos
recomendados, pestaña Todos los gráficos.
14
©Alfaomega Ͳ -
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ůƚĂƌŝĂ
Obtener y transformar (consulta)
Excel 2016 viene ahora con una función integrada que ofrece facilidad y velocidad
para obtener y transformar tus datos, lo que te permitirá encontrar y tener todos
los datos que necesitas en un solo lugar. Se accede desde el grupo Obtener y trans-
formar en la pestaña Datos.
15
©Alfaomega Ͳ -
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ůƚĂƌŝĂ
Mapas 3D
La herramienta de visualización geoespacial en 3D, Power Map, ha cambiado de

nombre y ahora está disponible para todos los clientes de Excel 2016 y está in-
tegrada en Excel. Este conjunto innovador de funciones para contar historias ha
cambiado de nombre a Mapas 3D y puede encontrarse junto con otras herramientas
de visualización haciendo clic en Mapa 3D en la pestaña Insertar.
Mejoras de tabla dinámica

• Detección automática de relaciones: descubre y crea relaciones entre las
tablas usadas para el modelo de datos del libro. Excel 2016 sabe cuándo
el análisis requiere dos o más tablas vinculadas y lo notifica.
• Crear, modifi car y eliminar medidas personalizadas: ahora puedes
crearlas directamente desde la lista de campos de la tabla dinámica, lo que
te ahorra mucho tiempo cuando tienes que agregar cálculos adicionales
para el análisis.
• Agrupación de tiempo automática: ayuda a usar los campos relacionados
con el tiempo (año, trimestre, mes) en la tabla dinámica de manera más
potente, al detectarlos de forma automática y agruparlos automáticamente.
Una vez agrupados, basta con arrastrar el grupo a la tabla dinámica y
empezar inmediatamente el análisis entre niveles.
• Botones para explorar en profundidad de la tabla dinámica: permiten
acercar y alejar entre agrupaciones de tiempo y otras estructuras jerár-
quicas dentro de tus datos.
• Lista de campos Buscar en la tabla dinámica: ayuda a obtener acceso a
los campos que son importantes entre todo el conjunto de datos.
16 • Cambio de nombre inteligente: ofrece la capacidad de cambiar el nom-
bre de las tablas y columnas en el modelo de datos del libro. Con cada
cambio, Excel 2016 actualiza automáticamente cualquier tabla y cálculo
relacionado en el libro, incluyendo todas las hojas de cálculo.
©Alfaomega Ͳ -
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ůƚĂƌŝĂ
Segmentación de selección múltiple
Ahora puedes seleccionar varios elementos en una segmentación de Excel con un

dispositivo táctil. Supone un cambio respecto a versiones anteriores de Excel, en las
que, utilizando sistemas de entrada táctil, sólo se podía seleccionar un elemento en
una segmentación al mismo tiempo. Puedes entrar en el modo de Segmentación
de selección múltiple con el nuevo botón situado en la etiqueta Segmentación.
Formato a las formas rápidas

Esta característica aumenta el número de estilos de forma predeterminados al in-
troducir nuevos estilos “preestablecidos” en Excel.
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©Alfaomega Ͳ -
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ůƚĂƌŝĂ
Insertar imágenes con la orientación correcta
Con la nueva rotación automática de imágenes, las imágenes que insertes en Excel
se girarán automáticamente para que coincidan con la orientación de la cámara.
Tras la inserción, puedes girar manualmente la imagen para dejarla en la posición
que desees.
Ten en cuenta que esto sólo afecta a las imágenes recién

insertadas y que no se aplica a las de los documentos
existentes.
Hacer las cosas de forma rápida con Información

Verás un cuadro de texto en la cinta de Excel 2016 que dice Qué desea hacer.
Éste es un campo de texto donde puedes escribir palabras y frases relacionadas
con lo que desees hacer luego y obtener acceso rápidamente a las características
que deseas utilizar o a las acciones que deseas realizar. También puedes elegir si
deseas obtener ayuda relacionada con lo que estás buscando, o realizar una bús-
queda inteligente en el término que has escrito.
18
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ůƚĂƌŝĂ
Recomendaciones sobre lo que estás trabajando o Búsqueda
inteligente
El panel Recomendaciones, con tecnología de Bing, ofrece más que simplemente
definiciones. Al seleccionar una palabra o frase, haz un clic con el botón derecho
en ella y elige Búsqueda inteligente, el panel de recomendaciones se abrirá con
definiciones, artículos de la Wiki y búsquedas relacionadas destacadas de la web.
También puedes ir a la búsqueda inteligente en cualquier momento. Para ello, ve
a Revisar, Búsqueda inteligente y escribe una consulta allí.
Ecuaciones de lápiz
Incluidas las ecuaciones matemáticas, son mucho más fáciles. Ahora puedes ir
19
a Insertar, Ecuación, Ecuación de lápiz siempre que desees incluir una ecuación
matemática compleja en el libro. Si tienes un dispositivo táctil, puedes usar el dedo
o un lápiz táctil para escribir, borrar, seleccionar y corregir ecuaciones matemáticas
a mano y Excel las convertirá en texto.
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Si no tienes un dispositivo táctil, también puedes usar el
ratón para escribir, borrar, seleccionar y corregir lo que
has escrito sobre la marcha. Puedes utilizar los botones
inferiores. A medida que vas añadiendo fórmulas, irá
ampliándose automáticamente el espacio de escritura.
Uso compartido más sencillo

Desde Compartir en la cinta podrás compartir la hoja de cálculo con otros usuarios
en SharePoint, OneDrive o OneDrive para la Empresa.
Estos cambios unen dos aspectos clave de colaboración: ¿quién tiene acceso a un
documento determinado y quién se encuentra trabajando contigo en el documento?
Ahora puedes ver las partes de la información en un solo lugar desde el cuadro de
diálogo Compartir que se abre al presionar el botón Compartir.
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Nuevos temas
Ahora hay tres temas de Office que puedes aplicar: multicolor, gris oscuro y blanco.
Lo podrás trabajar desde Archivo, Opciones, General y después haciendo clic en
el menú desplegable junto a Tema de Office.
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A tener en cuenta antes de la instalación
Si eres de los que no puede esperar y quieres tener lo último deberías tener en
cuenta al menos estas 5 cosas:
• No pueden coexistir licencias de volumen de Office 2016 con licencias de Office
365 ProPlus en la misma máquina.
• Office 2016 desinstalará todas las aplicaciones de Office 2016.
• Si tienes instalado Visio Pro for Office 365 o Project Pro for Office 365 se desins-
talarán al instalar Offi ce 2016. Deberás instalar la versión 2016 de los mismos
productos.
• Outlook 2016 no es compatible con servidores Exchange 2007.
Versión de 32 bits o de 64 bits de Offi ce 2016

En la mayoría de casos es recomendable instalar la versión de 32 bits de Office 2016,
evita problemas de compatibilidad con muchas otras aplicaciones, especialmente
con complementos de terceros.
Office 2016 instala automáticamente la versión de 32 bits aunque el ordenador
ejecute ediciones de 64 bits de Windows. Puede que sí necesites instalar la versión
de 64 bits de Office 2016 si acostumbras a trabajar con bases de datos u hojas de
cálculo muy grandes.
Si ya hay una versión de 64 bits de Offi ce 2016 instalada en el equipo, que ejecuta
un sistema operativo de 64 bits, esta versión se instala automáticamente.
Para instalar la versión de Offi ce 2016 de 64 bits, el equipo debe ejecutar al menos
la edición de 64 bits de Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 7 o
Windows Server 2008 R2.
Instalación de Office 2016/365

Para instalar Office podemos seguir dos métodos:
1. El método tradicional es hacer doble clic sobre el programa ejecutable de la ins-
talación (SETUP.EXE). De esta forma, comienza el proceso de instalación que nos
guiará paso a paso hasta su finalización.
2. El segundo método, que desde nuestro punto de vista se refleja como el más efi-
caz, consiste en seleccionar el programa ejecutable de instalación. A continuación,
pulsamos sobre el botón derecho del ratón, y Windows abrirá las opciones dis-
ponibles. Elegimos Ejecutar como Administrador y el programa de instalación
comenzará dicho proceso, pero evitaremos preguntas de seguridad y la instalación
se ejecutará en modo Administrador, una forma que a este sistema operativo le
parece más adecuada.
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3. Una vez iniciado el proceso, lo primero que veremos en pantalla será el mensaje del
sistema operativo que nos informa de que está desinstalando la versión anterior,
aunque esto no ha de preocuparte porque si no estás conforme, puedes volver a
instalar la versión antigua.
4. Seguidamente, comenzará la descompresión de los archivos. Este proceso dura
unos pocos segundos y enseguida aparecerá la primera pantalla de Office donde
tendremos que aceptar los términos de licencia de software de Microsoft pulsan-
do sobre la casilla Acepto los términos del contrato y después sobre el botón
Continuar.
5. El siguiente paso será elegir el tipo de instalación que más nos interese. Es re-
comendable realizar la instalación completa. Para ello, debemos pulsar sobre el
botón Personalizar.
6. A continuación, nos aparecerá la ventana con las opciones de instalación y, situán-

donos sobre el icono que representa el máximo nivel (Microsoft Office), pulsaremos
sobre el botón derecho del ratón para seleccionar la opción Ejecutar todo desde
mi pc. Luego, pulsamos sobre el botón Instalar ahora y el proceso de instala-
ción continuará hasta finalizar completamente. En este último paso, aparecerá
una barra de progreso que nos irá indicando el tiempo que resta para terminar.
El tiempo estimado es de 15 a 20 minutos dependiendo de la configuración de
nuestro ordenador.
7. Una vez terminado el proceso de instalación, Microsoft Office nos mostrará una
pantalla donde podremos elegir entre cerrar la instalación o continuar conectados.
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En la primera opción, al presionar sobre el enlace No, gracias. Quizás más
tarde, el programa simplemente cerrará la ventana dando por concluida la ins-
talación. En la segunda opción, si pulsamos sobre el botón Continuar conec-
tado el programa nos llevará al sitio de Microsoft Office, donde podremos optar
por diferentes acciones como son: Actualizar a las últimas versiones y recursos
disponibles; acceder al centro de soporte y ayuda online; descargar aplicaciones
y plantillas para nuestros programas de Office, o utilizar las aplicaciones Office
llamadas WebApps.
Activar Office
Antes de comenzar a trabajar con las aplicaciones, debes activar las claves de pro-
ducto. Para ello, puedes abrir cualquier programa del paquete Office (se recomienda
realizar la tarea de activación con MS Word) y seguir estos pasos:
1. Desde la ficha Archivo elige Cuenta.
2. Haz un clic en Activar producto en la parte derecha de la pantalla.

3. Escribe la clave de activación múltiple (MAK). Marca la casilla para activar auto-
máticamente o reiniciar la aplicación de activación a través del cuadro de diálogo
de activación.
4. Esto es todo lo que hay que hacer. Al introducir la clave MAK el sistema realizará
la comprobación de forma automática y se activarán todas las aplicaciones de
24 Office.
5. Presiona la tecla Escape (ESC) para volver a la vista de los documentos y sal
de la aplicación haciendo un clic en el botón Cerrar situado a la derecha de la
ventana.
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6. Cuando vuelvas a abrir una aplicación Office, el programa iniciará la activación
correcta y podrás trabajar sin problemas.
Tipos de activación de Microsoft Office
¿Cómo se activan los programas de Microsoft Offi ce?

Al iniciar el programa de Office por primera vez después de la instalación, se te pide
que especifiques la clave del producto si no lo has hecho durante la instalación.
Activar por teléfono. Puedes llamar por teléfono a un centro de activación y activar
el producto con la ayuda de un representante del servicio de atención al cliente.
La activación por teléfono puede tardar más que a través de Internet. Cuando lla-
mes, debes estar frente al equipo y tener a mano la clave de producto del software.
1. En el Asistente para activación y trabajo online, selecciona el país o región
donde resides y donde vas a utilizar el producto.
El asistente proporciona uno o más números de teléfono.

2. Llama al centro de activación. El representante del servicio de atención al cliente
te pide el identificador de instalación, así como los datos necesarios. Después de
comprobar el identificador de instalación, recibes un identificador de confirmación.
3. En el Asistente para activación, escribe el identifi cador de confirmación en el
espacio reservado a tal fin y que está situado en la parte inferior de la pantalla
y, a continuación, presiona Intro.
Activar a través de Internet. El Asistente para activación se pone en contacto
automáticamente con los servidores de licencias de Microsoft a través de la conexión
a Internet. Si utilizas una clave de producto válida que aún no se haya usado para el
número máximo de instalaciones permitidas, el producto se activa inmediatamente.
Al activar un producto a través de Internet, se envía el identificador de producto
(derivado de la clave de producto de instalación) a Microsoft. Se enviará una res- 25
puesta (identificador de confirmación) a su equipo para activar el producto. Si eliges
activar el producto a través de Internet y aún no estás conectado, el asistente te
notificará que no hay conexión.
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¿Cómo se activa más tarde?
Si no deseas activar la copia del software al instalarlo, lo podrás activar más tarde.
Si surge algún problema durante el proceso de activación, ponte en contacto con
un representante del servicio de atención al cliente mediante el número de teléfono
proporcionado por el asistente.
1. Haz un clic en la pestaña Archivo y elige Cuenta.
2. Luego, elige Activar producto o, si era versión preliminar, Convertir a completo.

3. Sigue las instrucciones del Asistente para activación.
4. Cuando finalice el asistente, sal del programa de Office y, a continuación, reiní-
cialo.
Si haces clic en Activar la clave de producto nuevamente

antes de salir y reiniciar el programa de Office, verás un
aviso que indica que este producto ya se ha activado.
5. Repite los pasos 1 a 4 para usar todos los botones de Activar la clave de pro-
ducto que veas.
¿Cómo puedo saber si el software ya se ha activado?

1. Haz un clic en la pestaña Archivo.
2. Selecciona Cuenta:
a. Si no observas ningún botón Activar producto, significa que tu software ya ha
sido activado.
b. Si observas un botón Activar producto, significa que tu software aún no ha sido
activado. Debes seguir las instrucciones en la sección ¿Cómo se activa más tarde?
Cambios en la forma de actualización

A partir de este lanzamiento Microsoft modificará la forma de actualización de Office
26 para Windows. Los clientes de Office 365 disfrutarán continuamente de actualiza-
ciones de nuevas características y herramientas en las aplicaciones de escritorio de
Office como parte de su suscripción y los del resto a partir de 2016. Por el momento,
todavía es posible comprar el paquete en un solo pago.
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Trabajando
con la hoja de
cálculo
2
Capítulo
Información general
Excel 2016 es la aplicación de hojas de cálculo incluida en el paquete Office 2016.
El objetivo de Excel 2016 es realizar todo tipo de cálculos rápidamente mediante el

uso de operaciones aritméticas sencillas, pero también la realización de operaciones
con fórmulas complejas que vendrán ayudadas por funciones.
Por eso, este libro parte desde el usuario con escasos o nulos conocimientos hasta
el más avanzado, de manera que todos puedan sacar partido de este programa.
Quizás el trabajo más duro que haya que realizar con Excel 2016 sea el de introducir
los datos, aunque existen métodos para facilitar esta tarea. Cuando se maneja con
cierta fluidez se podrá ver que en muchos casos el programa resta trabajo al usuario.
27
Para el usuario que ya haya utilizado otro programa de Office, la pantalla de Excel
2016 le resultará muy familiar. Los botones de la ficha INICIO son muy similares
a los de Word, y, permitirán, entre otras funcionalidades, utilizar el portapapeles,
efectuar cambios al texto gestionando las fuentes y la alineación, controlar el for-
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mato de los números, dar formato con estilos, añadir o eliminar celdas y modificar
contenidos. Todos los comandos de Excel 2016 que tienen que ver con el formato
de texto y los números son similares a los de Word.
A continuación, explicaremos en detalle de qué partes consta un archivo de Excel
2016, así como su distribución y funcionamiento.
Un archivo de Excel 2016 es un libro y cada libro consta de una o más hojas de
cálculo.
Dicha hoja es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para identi-
ficarlos o describirlos.
Una hoja de cálculo funciona como un extracto y está distribuida por columnas (A,
B, C, etc.) y filas (1, 2, 3, etc.). Los rectángulos que se cruzan en las columnas y
las fi las son las celdas, y cada celda puede contener un elemento constituido por
datos, una fórmula para el cálculo, o también puede dejarse en blanco.
Los libros y las hojas de Excel 2016 presentan algunos límites. Éstos son los prin-
cipales:
• No hay límite de libros abiertos a la vez, depende exclusivamente de la
memoria de la máquina.
• No hay límite de hojas abiertas en un solo libro, depende exclusivamente
de la memoria de la máquina.
• Una hoja de cálculo puede tener hasta 16.777.216 celdas, 1.048.576 filas
y 16.384 columnas.
• En una celda caben 32.767 caracteres, aunque sólo se mostrarán 1.024.
Sin embargo, se verán todos los caracteres en la barra de fórmulas al hacer
clic en la celda en cuestión.
• El zoom puede ir del 10 al 400 %.
Los fundamentos de una hoja de cálculo son:
• La finalidad principal de Excel 2016 es la de realizar cálculos sobre datos
introducidos por el usuario, así como la representación gráfica de estos
valores.
• Las hojas de un libro se pueden copiar, mover, cambiar de nombre, etc.
• Cada una de estas hojas es una cuadrícula formada por celdas. La celda
activa aparece siempre resaltada. Las columnas (en vertical) siempre las
encabezan letras y las filas (en horizontal) siempre están iniciadas por
números.
• Una ventana sólo muestra una hoja y de esa hoja, sólo aquellas celdas
que caben en una pantalla.
• Una celda es la unidad fundamental de trabajo de Excel 2016. En las
celdas se introducen los datos necesarios para sus operaciones.
• Al conjunto de celdas consecutivas se las conoce como Rango y se repre-
senta de la forma A1:Zn para indicar que se está trabajando con las celdas
A1, A2, A3…, An, B1, B2, B3..., Bn; Z1, Z2, Z3..., Zn.
• Para referirse a una celda concreta, se realiza un punto de unión entre el
28 encabezado de columna y el de fila, por ejemplo, la celda B2.
• Al hacer un clic en una celda, por ejemplo la B2, el encabezado B de la
columna y el encabezado 2 de la fila se realzan. La celda en cuestión se
conoce como Celda activa y presenta un borde alrededor de ella.
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Tratar y editar hojas de cálculo
Para editar una hoja de cálculo en Excel 2016 se tiene la opción de crear una nue-
va hoja o abrir alguna de las ya existentes. En el caso de creación de una nueva
es posible hacerlo desde una en blanco o desde alguna basada en las plantillas
predeterminadas.
1. Para crear una nueva hoja de cálculo a partir de una plantilla hay que ir al menú
ARCHIVO y seleccionar la opción Nuevo.
2. Por ejemplo, elegir la plantilla Programación diaria.
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3. Se pulsa en el botón Crear y se generará una nueva hoja de cálculo con el aspecto
de la plantilla deseada.
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A partir de este momento, ya se puede editar la hoja de cálculo como si fuera una
hoja ya existente.
Si aún no estás familiarizado con Excel, te recomendamos

abrir el menú Archivo y seleccionar Cerrar, de manera
que puedas seguir con el capítulo hasta fi nalizar y, pos-
teriormente, practica con plantillas.
Trabajar con las hojas de cálculo
Modo táctil
Cualquier función de Office puede trabajarse con el modo táctil, de manera que si
tienes un ordenador con Windows 8/10 y preparado para pantallas táctiles, podrás
utilizar tus dedos. Vamos a practicar.
1. Desde la ventana de Excel, haz un clic en el botón Modo Mouse/táctil de la barra
de acceso rápido y haz un clic en Táctil.
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Observa que ahora los botones se amplían de tamaño para facilitar el uso de la
aplicación con tus dedos.
A partir de este momento, cuando se diga haz un clic,

podrás trabajar simplemente pulsando tu dedo índice
donde se indica. Esto no quiere decir que no puedas
seguir utilizando indistintamente ratón o dedos. Aun y
así, en cualquier momento, puedes volver a activar el
modo ratón siguiendo la práctica del punto 1 y eligiendo
la opción Mouse.
Selección de celdas
La forma habitual de trabajar con una hoja de cálculo es siguiendo estos pasos:
1. Seleccionar las celdas con las que se quiere trabajar.
2. Aplicar fórmulas y funciones.
3. Formatear los datos, ya sea a través de un icono o de un menú.
4. Confi gurar las opciones de la ordenación.
Al hacer un clic sobre una celda en modo táctil, aparece-

rán dos círculos en las esquinas en lugar del cuadro negro
que aparece con el ratón; a la vez aparecen también los
botones de edición para que se puedan realizar acciones
derivadas de la selección, como cortar, copiar, etc.
Cuando se quiere escribir un valor en una celda, introducir una fórmula, aplicar
color de fondo, etc., es necesario seleccionarla previamente. La forma de seleccionar
una celda es muy sencilla:
1. Se coloca el cursor del ratón sobre la celda y se hace un clic dentro de ésta. Se
quedará enmarcada de color oscuro.
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En el Cuadro de nombres aparecerá escrita, de forma automática, la coordenada
de la celda clicada.
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A menudo, es necesario aplicar la misma orden a más de una celda. En este caso,
la solución óptima es hacer una selección conjunta de todas las celdas para que
cuando se decida la orden a ejecutar, ésta se aplique a todas las celdas selecciona-
das. Para seleccionar diversas celdas hay dos maneras, en función de que las celdas
se hallen contiguas o separadas:
2. Cuando las celdas a seleccionar están situadas correlativamente, la manera de
seleccionarlas es haciendo un clic en cualquiera de los extremos de las celdas
de selección (normalmente la esquina superior izquierda) y manteniendo pulsado
el botón izquierdo del ratón, se arrastra primero hacia la derecha y abajo hasta
la celda final, donde se soltará el botón del ratón. El conjunto de celdas queda
sombreado.
3. Cuando las celdas sobre las que se ha de aplicar una orden no se hallan conti-
guas, la forma de seleccionarlas es diferente. Se selecciona una celda inicial y
presionando la tecla Ctrl se van seleccionando otras celdas o conjuntos de celdas
no contiguas. Los pasos se pueden repetir hasta seleccionar un grupo de rangos
o celdas sueltas.
También se pueden seleccionar filas o columnas completas.

4. Para seleccionar una columna hay que situarse en el encabezado de ésta y, cuando
el puntero cambie de forma, hacer un clic. Se seleccionará toda la columna. Y si se
quieren seleccionar columnas contiguas, se arrastra el puntero por el encabezado,
32 por ejemplo, hasta la columna deseada.
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5. Si se quieren seleccionar a la vez varias filas, primero se presiona Ctrl y, sin
soltar la tecla, se hace un clic encima de la fila inicial y se arrastra el puntero
hasta la fila final. Al soltar el puntero quedará marcada la selección. Si se desean
seleccionar varias filas y columnas a la vez, se realiza la misma operación que
para fi las y columnas completas, pero presionando a la vez la tecla Ctrl.
Desplazamiento por las hojas de cálculo

Para ir a una determinada celda hay que moverse con la barra de desplazamiento
vertical u horizontal, pero esto a veces es complicado con Excel 2016, ya que hay
muchas celdas y el cursor puede ir demasiado deprisa. Para evitar el problema se
utiliza el Cuadro de nombres que se encuentra en la parte superior de las celdas.
Se puede apreciar en la siguiente imagen (A1).
En dicho cuadro se puede escribir una celda cualquiera, por ejemplo, Z1000 y al
pulsar Intro se marca la nueva celda como activa y directamente se traslada a dicho 33
lugar. Pulsando Ctrl + Inicio se vuelve a la celda A1.
Para desplazarse por una hoja de cálculo se pueden utilizar las teclas que definen
las acciones representadas en la siguiente tabla:
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Teclas a pulsar Acción de desplazamiento
Flechas de dirección derecha o
Una celda a la derecha o a la izquierda
izquierda
Flechas de dirección arriba o
Una celda arriba o abajo
abajo
Ctrl + Flechas de dirección Ir al extremo de la región de datos actual
Inicio Ir al inicio de una fila
Ctrl + Inicio Ir al inicio de una hoja
Ctrl + Flecha abajo Ir a la última celda de la hoja
AvPág Una pantalla abajo
RePág Una pantalla arriba
Alt + AvPág Una pantalla a la derecha
Alt + RePág Una pantalla a la izquierda
Ctrl + Flecha izquierda Desplazamiento para ver la celda activa
Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro

Un libro siempre tiene una hoja activa denominada Hoja1, visualizada como pestaña
o ficha en la parte inferior de la pantalla de Excel; observa que a la derecha de esa
pestaña aparece un icono con el signo más (+).
Esto quiere decir que se pueden añadir o eliminar hojas, e incluso se puede perso-
nalizar el trabajo de Excel 2016 con tantas hojas en un libro como se quiera.
1. Para añadir una hoja concreta a un libro, simplemente se hace un clic en el icono
del signo + u Hoja nueva y se añadirá automáticamente, tal y como se aprecia
en la siguiente imagen:
34 2. Para eliminar una hoja se hace clic con el botón derecho sobre la hoja que se ha
añadido y se elige Eliminar.
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3. También se puede copiar el contenido completo de una hoja haciendo un clic sobre
la hoja a copiar, presionando la tecla Ctrl y, sin soltarla, arrastrando el icono
de la hoja hasta la nueva posición, soltando entonces el puntero. Aparece con el
mismo nombre, pero al final tendrá el número 2 entre paréntesis, pudiendo des-
pués renombrarla haciendo un clic con el derecho y eligiendo del menú la opción
Cambiar nombre.
4. Por otra parte, se puede cambiar el orden de posición de una hoja, realizando la
misma práctica que en el punto anterior, pero sin presionar Ctrl.
Otra de las opciones que ofrece Excel 2016 es la de modifi car los nombres de las
hojas y, además, aplicar a cada una de las etiquetas un color.
5. Para realizar el cambio de color se pulsa también con el botón derecho y se elige
la opción Color de etiqueta que, a su vez, despliega la gama de colores que se
pueden seleccionar para la hoja. En la siguiente imagen se puede apreciar esta
opción.
6. El número de hojas con las que se abre un libro puede confi gurarse. Para ello, se
abre el menú ARCHIVO, se entra en Opciones y en la ficha General se modifi ca
el apartado Incluir este número de hojas. Al pulsar en Aceptar se guarda para
futuras ocasiones, no se verá de inmediato en el libro activo abierto.
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Introducción de datos
Introducir un valor o un dato en una celda es tan simple como:
1. Hacer clic o presionar con el dedo sobre la celda donde se quiere introducir
el dato.
2. Escribir con el teclado el valor a introducir.
3. Presionar la tecla Retorno o Intro para confirmar el valor escrito.
En una celda podemos añadir texto, números, texto y números o fórmulas.
Si introducimos valores constantes, pueden ser un número, una fecha u hora o
un texto.
Desde el menú Archivo, Opciones, ficha Avanzadas,

podremos personalizar el entorno de trabajo de datos en
las celdas.
Si en lugar de introducir directamente un valor, introducimos primero un signo

igual (=), Excel interpretará que hemos introducido una fórmula.
Cuando se introduce en una celda cualquier dato, éste se visualiza completo en la
barra de fórmulas.
Introducción de texto en celdas

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
1. Escribe tu nombre y apellidos en una celda cualquiera. Cuando acabes, haz clic
en la celda a su derecha y pon tu edad.
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Comprueba cómo desaparece visualmente parte del contenido de la celda que con-
tenía el nombre y apellidos.
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2. Haz clic en la celda donde añadiste tu nombre y comprueba que se visualiza
completo en la barra de fórmulas.
3. Para visualizar todo el contenido, es tan sencillo como llevar el cursor al encabe-
zado, entre las columnas B y C, verás que el puntero tiene forma de cruz.
4. Cuando el puntero tenga la forma de cuadrado, arrástralo hacia la derecha y,

después, suéltalo.
5. Haz clic en la celda A2 y arrastra el puntero cogiendo también la B2. Presiona la

tecla Suprimir para eliminar el contenido. Más adelante aprenderemos a ampliar
o modifi car la celda para ver todo el contenido si es necesario.
Ahora, seguiremos una práctica con todo tipo de datos.
1. Sitúate en la celda B2 y escribe el título “Introducción de datos”. Presiona Intro.
Observa que el texto ocupa dos celdas, pero sólo está en la celda B1 insertado.
Haz clic en la celda B2, presiona sobre el botón Negrita y luego, sobre el botón
Fuente, elige Arial, y en Tamaño, 14 puntos.
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Introducción de números en celdas
• Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6,
7, 8, 9 y los signos especiales +, -, (, ), / y %.
• Los signos “+” delante de los números se ignoran, y para escribir un nú-
mero negativo éste tiene que ir precedido por el signo “-”. Al escribir un
número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo,
lo cual es típico en contabilidad.
• Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como
constantes.
• Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
• Si al finalizar un número se escribe , Excel asigna formato

Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas
desaparecerá dicho símbolo.
• Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera
como formato de porcentaje.
• Si introducimos fracciones tales como 1/2, 3/4, debes escribir primero un
cero para que no se confundan con números de fecha.
• Si un número no cabe en su celda, como primera medida se pasa auto-
máticamente a notación científica.
• Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
2. Introduce los siguientes números en las celdas, partiendo de la celda B3, para
pasar de una a otra en la misma columna, presiona Intro al acabar: 12/23,
19%, 1234567890E, 22230, +234, -234, (234), 123,56. Observa que lo que
vas escribiendo aparece en la Barra de fórmulas.
Observa cómo van adquiriendo formato, los positivos no

aparecen con el signo, pero los negativos sí.
Introducción de fechas en celdas

Las fechas se pueden introducir añadiéndolas como queremos que aparezcan, o bien
de una forma en que Excel interprete que se trata de una fecha.
Para una fecha comprendida entre 1909 y 2029, sólo será necesario añadir los dos
últimos dígitos del año, pero si no están incluidas en este intervalo, deberemos
añadir el año completo.
Por defecto, siempre se alinean a la derecha.
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Si quieres introducir de forma rápida la fecha del día pue-
des presionar Ctrl + tecla de coma y punto y coma, y
luego Intro. O si lo que necesitas escribir es la hora actual,
Ctrl + Mayús + tecla punto y dos puntos, y luego Intro.
Recuerda que puedes borrar los datos de una celda

situando el ratón encima y haciendo clic con la tecla Su-
primir. Si deseas sustituir el valor de una celda, poniendo
el ratón encima y escribiendo el nuevo valor borrarás el
anterior y grabarás el nuevo.
3. Introduce las siguientes fechas, partiendo de la celda C3, en celdas diferentes.

1/10/2013, 1-10/2013, 10:48 AM, 1/10/2055, 12/1/05, 13/4/2022,
11/01/2022, 11/1/2022.
Observa cómo se van formateando las fechas de manera automática al presionar
Intro.
Introducción de fórmulas
Es una secuencia formada por:
• Valores constantes.
• Referencias a otras celdas.
• Nombres.
• Funciones.
• Operadores.
Se pueden realizar operaciones básicas, como sumas, restas, multiplicaciones o
divisiones, o bien fórmulas complejas como funciones.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones.
La fórmula se debe comenzar SIEMPRE por el signo igual (=). 39
1. Operadores Aritméticos: se utilizan para producir resultados numéricos.
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Signo
Indicador Ejemplo
operador
+ Suma =3+2 Resultado 5
=3-2 Resultado 1
- Resta
=-2-3 Resultado -5
* Multiplica =3*2 Resultado 6
/ Divide =4/2 Resultado 2
% Tras un valor constante, porcentaje =3*10% Res. 0,3
^ Exponente =2^3 Res. 8
2. Texto: se emplea para concatenar (unir) celdas que contengan texto.

Ejemplo: =”2” & VERDADERO da como resultado 2VERDADERO.
3. Relacionales: para comparar valores y proporcionar un valor lógico (ver-
dadero o falso) como resultado de la comparación.
Ejemplo: < > = <= >= <>
Signo
Nombre operador Ejemplo
operador
= Igual = 3 = 2 → Falso
> Mayor que = 4 > 1 → Verdadero
< Menor que = 3 < 2 → Falso
>= Igual o mayor que = 3 >= 3 → Verdadero
<= Igual o menor que = 5 <= 2 → Falso
<> Diferente de = 4 <> 2 → Verdadero
4. Referencia: indica que el valor producido en la celda referenciada debe
ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser de dos tipos:
• Operador de rango: indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar
un rango de celdas.
Ejemplo: =SUMA(A2:A8) para sumar A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8.
• Operador de unión: indicado por un punto y coma (;), une los valores de
dos o más celdas.
Ejemplo: =SUMA(D6:D12;E6:E12) para sumar los valores introducidos
entre D6 y D12 y, luego, volver a sumar E6+E12.
Orden de operaciones
Cuando dentro de una fórmula tenemos más de un operador debemos tener pre-
sente que según el orden en que se ejecuten dichos operadores, el resultado de la
fórmula puede variar.
40 Para controlar el orden de precedencia de los operadores dentro de una fórmula
sólo podemos utilizar los paréntesis. Cuando colocamos paréntesis alrededor de un
cálculo estamos indicando a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho
cálculo y por lo tanto se realizará primero.
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4. Teniendo en cuenta lo que acabamos de explicar, sitúate en la celda D3 y escribe
las fórmulas que aparecen en la figura siguiente, teniendo en cuenta que cada
una irá introducida en una celda diferente, dentro de la misma columna.
En la última celda hemos insertado la fórmula haciendo lo siguiente, si lo hiciste

manualmente, borra el contenido para practicarlo de la manera que se explica
seguidamente. Primero, escribimos el signo igual (=), luego hacemos clic en la celda
C8, escribimos el signo menos (-) y hacemos clic en la celda C7.
Recuerda que al crear una fórmula en una celda vacía, lo

correcto es hacer referencia a la celda en cuestión para
operar con ella, por ejemplo, C8. Si más tarde cambiamos
los datos a los que hace referencia la fórmula, no habrá
que cambiar la fórmula, ¡se actualizará automáticamente!
5. Puede haber ocurrido que haya adquirido el formato de fecha (error del propio pro-
grama, pero fácil de solucionar); si ocurre esto, simplemente desde la ficha Inicio,
grupo Número, haz clic en el botón Estilo millares para adquirir el formato de
números.
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6. Modifica el contenido de la celda C8 y añade ahora la fecha 13/04/2023. Verás
que automáticamente se actualiza el resultado en la celda D10. Sin embargo, si
miras en la barra de fórmulas, ésta no ha cambiado, =C8-C9.
Cómo resuelve Excel los resultados con error

Cuando Excel no puede calcular un resultado aparecen diferentes formas de error
que hemos de saber interpretar.
Se producen cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto. Ar-
gumentos son los valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o
cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.
Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto,
referencias de celda y nombres. Operandos son elementos de cualquiera de los lados
de una fórmula. En Excel, los operandos pueden ser valores, referencias de celda,
nombres, rótulos y funciones.
Estos errores, a veces, no son difíciles de resolver. Vamos a provocar uno de ellos.
El error vendrá porque una de las celdas contiene un valor con el que no puede
operar (texto) y muestra como resultado #¡VALOR!
7. Sitúate en la celda D11 y escribe la fórmula =B2*D3, te dará como resultado
#¡VALOR!, simplemente porque no puede multiplicar texto.
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8. Presiona el botón Evaluar (señalado con flecha en la figura superior) que
aparece a la izquierda del resultado y elige Ayuda sobre este error. Comprueba
que el error viene de una celda donde hay datos de texto, motivo por el que no
puede dar un resultado. Cierra la ventana de la ayuda para salir.
9. Vamos a provocar otro error, sitúate en la celda D12, escribe =12/0, presiona In-
tro y aparecerá #¡DIV/0! Si haces clic en el botón Evaluar , observarás que
la primera opción del menú desplegable ya te indica cuál es el error, indicándote
que no puede realizar una operación de división por cero (0).
Si se eliminan las celdas a las que hace referencia una fórmula o se pegan celdas
movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas, aparecerá el
error #¡REF!
10. Vamos a provocar otro error, en este caso #¡NUM! Sitúate en la celda D12 y aña-
de la fórmula =-1*20^200000000000. El resultado es demasiado grande para
operar con él. Debes introducir valores exponentes no superiores a 10 elevado a
307. Rastrea los errores.
11. Sitúate en la celda D13 y escribe la fórmula =pepe*6. Nos devolverá el error
#¡NOMBRE! Rastrea los errores. Puede ocurrir que salga una serie de almohadillas,
esto indica que no cabe el resultado en la celda. Si es así, sitúa el cursor en la
línea divisoria entre el encabezado de las columnas E y F y arrastra el puntero
para agrandar el tamaño de la columna o haz doble clic. Se ampliará la columna
y se visualizará el error. #¡NOMBRE!
El resultado será el que se muestra en la imagen siguiente.

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Borrar todo
Vamos a continuar con nuestro trabajo, pero como has creado formatos, vamos a
borrar todo el contenido, formatos y datos sin necesidad de salir ni cerrar Excel.
Para realizar esta tarea necesitaremos previamente seleccionar las celdas a tratar.
12. Selecciona el rango B2:D14, haciendo clic en la celda B2 (aparecerá el puntero con
forma de cruz blanca); arrastra el puntero hacia la derecha y hasta que llegues a
la D2, sin soltar el botón baja hasta la celda D4. Todo habrá quedado con el fondo
gris (seleccionado todo el rango B2:D14); luego, presiona sobre la tecla Suprimir.
13. Aunque parece que se ha borrado todo el contenido, sitúate en la celda C6 y es-
cribe 2000. Comprueba que continúa el formato de fecha del trabajo anterior.
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Para eliminar todo (contenido y formatos):
14. Selecciona nuevamente el rango de datos B2:D14. En la ficha Inicio, dentro del
grupo Modificar, haz clic en el botón Borrar todo. Si presionas sobre él verás que
se eliminan todos los formatos y dejaremos la hoja lista para seguir trabajando
nuevamente en ella sin necesidad de cerrar ni salir de Excel.
Relleno y autocompletado automático

Esta versión tiene una opción muy rápida de relleno automático, situada en la ficha
Inicio, grupo Modificar.
Pueden considerarse series de relleno automático, por ejemplo:
1, 2, 3, 4, 5, 6,...
9:00 , 10:00, 11:00, 12:00,... lun, mar, mié, jue,...
lunes, martes, miércoles, jueves,...
ene, feb, mar, abr,...
ene, abr, jul, oct, ene,...
Ene-12, Abr-12, jul-12, oct-12, ene-13,... 45

12-ene, 12-abr, 12-jul, 12-oct,...
2012 , 2013, 2014, 2015, 2016,...
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1-ene, 1-mar, 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim1 (o T1 o Trimestre1), Trim2, Trim3, Trim4,...
texto1, textoA, texto2, textoA, texto3, textoA,...
1er período, 2do período, 3er período,...
Producto 1, Producto 2, Producto 3,...
1. Partiendo de la celda B2 comienza a escribir 1, en la B3, 2. Imagina que queremos

seguir escribiendo hasta el 10, Excel nos ahorrará trabajo. Selecciona las celdas
B2:B3 y observa que en la parte inferior derecha hay un cuadrado pequeño, este
cuadrado se conoce como Controlador de relleno o Cuadro de llenado.
2. Lleva el puntero hasta él, el puntero cambia por una fl echa de punta doble o cruz
negra, arrastra el cuadro de llenado hacia abajo. Suelta el puntero.
3. Selecciona el rango B2:B10 y, ahora, arrastra el cuadro de llenado hacia la de-
recha dos columnas.
Se repetirá el contenido dos veces.
De la misma manera puedes arrastrar hacia la izquierda

o hacia arriba.
A través del botón que aparece en la parte inferior derecha del autorrellenado, pue-
des elegir entre diferentes opciones de relleno de la sección. Por ejemplo, si hubiera
fondo, líneas, formato de texto o número, podrías elegir entre Rellenar formatos,
46 solo o Rellenar sin formato.
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4. Vamos a rellenar ahora con fechas. Sitúate en la celda E2. Escribe el primer día o
fecha de la lista, por ejemplo, lunes, y arrastra el cuadro de llenado hacia abajo.
Se habrá completado con los días de la semana.
5. Ahora efectuaremos el autorrelleno con fechas; sitúate en la celda F2 y escribe

1/3/2015; luego, arrastra el cuadro de llenado hasta la F9.
Recuerda que puedes utilizar las opciones de autorrelleno

y, posteriormente, activar sólo Rellenar días de la 47
semana.
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De la misma manera, podemos autorrellenar fórmulas que se adaptan
al contenido.
Bien, ahora que ya sabemos movernos y trabajar un poco con las hojas
de cálculo, vamos a realizar un trabajo completo similar al siguiente, pero
antes vamos a borrar todo el contenido añadido anterior.
6. Desde la ficha Inicio, grupo Modificar, haz clic en el botón Borrar y elige Bo-
rrar todo. Luego, añade los datos que aparecen en la fi gura siguiente, teniendo
en cuenta que deberás ampliar el ancho de columna (doble clic entre letras de
columna) para visualizar todos los datos y autorrellenar los datos del rango A3:A7,
seleccionando previamente A3:A4 y arrastrando el cuadro de llenado hasta la A7.
7. Al rellenar los datos de la celda B7 habrás comprobado que se autocompletaba, al

comenzar a escribir “Ayudante”, aunque deberás completarlo con 1 y 2. Si Excel
tiene varias celdas con palabras que comienzan igual, mostrará el autocompletado
cuando acabemos de escribir los caracteres iguales.
Usar el botón Autosuma

Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desees sumarlos. Un modo
rápido de hacerlo es mediante Autosuma.
8. Sitúate en la celda D8. Desde la ficha Inicio, grupo Modificar, haz clic en el
botón Autosuma o simplemente presiona a la vez las teclas Alt + =.
La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que selecciones.

9. Excel interpreta automáticamente las celdas de números que se quieren sumar.
Presiona Intro para aceptar el total.
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Bajo el botón Autosuma también encontramos otras
opciones, como Promedio, Contar números, etc., son
funciones que explicaremos con detalle más adelante.
10. Con los conocimientos que has adquirido, aplica la fórmula en Sueldo quincenal,
celda E3 =d3/2, y arrastra el cuadro de llenado hacia abajo hasta la celda E7.
11. Copia los datos de las columnas D y E en las columnas vacías F y G seleccionando
el rango D3:E7 y arrastrando el cuadro de llenado hasta la G7.
Nuestro trabajo tiene ahora un aspecto similar al siguiente:
Herramientas de análisis rápido

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos
en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.
Es un elemento necesario para aplicar las herramientas de análisis rápido.
12. Selecciona el rango A2:F8.
13. Observa que en la parte inferior del rango seleccionado aparece el icono Aná-
lisis rápido, haz clic sobre él. Si no aparece puedes presionar a la vez Ctrl+q.
Aparece un menú similar al siguiente. Observa que está seleccionada ahora la
pestaña Formato.
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Tablas
Una forma de trabajar de manera ágil es con tablas. Para ello tendremos activo y
abierto el botón de Análisis rápido.
14. Desde el botón Análisis rápido, haz clic en Tablas y luego en el botón Tabla.
Debes tener la pantalla así:
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Y un resultado final similar a éste:
15. Ahora, puedes jugar con los datos: fíltralos para ver sólo los datos que desees u
ordénalos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haz clic en la flecha
de cada encabezado de tabla o de columna y, luego, desactiva el cuadro Selec-
cionar todo para fi ltrar datos de fila o de columna. Puedes activar o desactivar
los cuadros de los datos que desees mostrar en la tabla.
Si arrastras el ratón al final de la tabla, se copiarán for-

matos y encabezados.
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16. Para ordenar todos los datos, haz clic en Ordenar de menor a mayor u Ordenar
de mayor a menor.
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Mostrar los totales de los números
Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápi-
damente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra
los resultados del cálculo debajo o junto a los números.
17. Selecciona las celdas que contienen los números que deseas agregar o contar, por
ejemplo, D3:F7.
18. Haz clic en el botón Análisis rápido o presiona Ctrl+q.
19. Haz clic en Totales, mueve el cursor por los botones para ver los resultados del
cálculo de los datos y haz clic en el botón Sumar (por ejemplo) para aplicar los
totales.
Observa el resultado de suma que figura en la fila inmediatamente inferior a la

seleccionada.
20. Cuando te guste el resultado, haz clic en esa opción para activarlo.
Mostrar los datos en una gráfica

La herramienta de análisis rápido recomienda la gráfica adecuada para los datos y
muestra una presentación visual con escasos clics del ratón.
21. Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas mostrar en un gráfica,
por ejemplo, selecciona el rango B3:B7.
22. Haz clic en el botón Análisis rápido o presiona Ctrl+q. Haz clic en Gráficos,
muévete por las gráficas recomendadas para ver cuál se adapta mejor a tus datos
y haz clic en la que desees y colócala por debajo de los datos.
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Excel muestra distintas gráfi cas en su galería en función
de lo recomendado para sus datos.
Dar significado a los datos

Con el formato condicional o las minigráficas se pueden resaltar los datos más
importantes o mostrar las tendencias de los datos. Todo ello se obtiene con la he-
rramienta Análisis rápido.
23. Selecciona los datos que deseas examinar más de cerca, por ejemplo, selecciona
el rango C3:F7.
Formato condicional
24. Haz clic en el botón Análisis rápido. Examina las opciones de Formato y elige
el más adecuado. Nosotros hemos elegido la primera opción, Barras de datos.
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Minigráficas
Las minigráfi cas son elementos gráficos muy pequeños contenidos en una celda de
hoja de cálculo que ofrecen una representación visual de datos.
Has de tener en cuenta que las minigráfi cas se colocan en la columna a la derecha
inmediatamente siguiente a la selección.
25. Modifica un poco los sueldos de la columna E para dar variedad a los datos.
Después, selecciona el rango C3:F7. Haz clic en el botón Análisis rápido y elige
Minigráficos. Nosotros hemos seleccionado Línea.
Activar y desactivar una tabla de datos

Si ya no deseas trabajar con los datos de una tabla (será una tabla de datos si
aparece una flecha similar a ésta en el encabezado de tabla de una columna),
convierte la tabla en un rango de datos normal manteniendo cualquier formato de
estilo de tabla que hayas aplicado. Cuando ya no necesites la tabla ni los datos
contenidos en ella, puedes eliminarla.
26. Selecciona la tabla de datos y, desde la ficha Datos, grupo Ordenar y fi ltrar,
haz clic en el botón Filtro. De esta manera tan sencilla se activa o se desactiva
una tabla de datos.
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Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas
de datos, que forman parte de un conjunto de comandos
de análisis de hipótesis.
Guardar trabajo
Una vez creado un trabajo, seguro que deseamos guardarlo, de manera
que podamos abrirlo más tarde y modiicarlo, ampliarlo, imprimirlo,
utilizarlo, etc. Esto lo conseguiremos desde la icha Archivo, Guardar.
27. Haz clic en la fi cha Archivo. Observa que existen dos opciones que nos permiten
guardar nuestro trabajo, Guardar y Guardar como.
La diferencia entre estas dos opciones es la siguiente:

• Guardar: si se utiliza la primera vez que guardamos nuestro trabajo hace
la misma función que la opción Guardar como. Excel nos preguntará
qué nombre queremos darle a nuestro trabajo y en qué lugar de nuestro
ordenador queremos guardarlo.
Una vez guardado por primera vez nuestro trabajo, podemos seleccionar
esta opción para ir guardando los cambios hechos sobre él. En este caso
Excel ya no preguntará nada.
• Guardar como: esta opción es la que aparece por defecto cuando guar-
damos por primera vez. Excel nos preguntará qué nombre queremos 55
darle a nuestro trabajo y en qué lugar de nuestro ordenador queremos
guardarlo.
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Una vez guardado nuestro trabajo, podremos seleccionar esta opción
siempre que queramos guardarlo con un nombre diferente o en un lugar
distinto.
Si queremos ubicar nuestro trabajo en una carpeta que no está visible en
la pantalla de Guardar como, debemos seleccionar el botón Examinar.
De esta manera podremos buscar nuestra ubicación, así como escribir el
nombre de nuestro trabajo e indicar el formato o tipo (por defecto formato
Excel 2016, “.xlsx”).
28. Elige Guardar; luego, Examinar. Localiza la carpeta donde quieres guardar el
trabajo. En el cuadro Nombre de archivo añade primer_ejercicio y oprime sobre
el botón Guardar.
Recuerda que en la barra de herramientas de acceso

rápido también dispones del botón Guardar y, dependien-
do de si es la primera vez o no que se guarda el trabajo,
funcionará de una manera u otra.
Obtener mejores vistas de la hoja de cálculo

De vez en cuando vale la pena echar un vistazo general a la hoja de cálculo, espe-
cialmente cuando se escriben datos. Y recuerda que siempre es importante saber
en qué columna y fila estamos introduciendo los datos.
Inmovilizar y dividir las columnas y las filas

Cuando trabajamos con hojas de cálculo que tienen muchos valores en las celdas
puede ocurrir que al bajar por las filas o al movernos a la derecha por las columnas,
56 hacia direcciones altas de las celdas, perdamos la descripción de los datos que hay
que introducir, ya que dejamos de ver la primera fila y la primera columna.
Para ver una parte de una hoja de cálculo, sin que nos importe la ubicación donde
nos situemos, se puede dividir la hoja de cálculo o inmovilizar las columnas y las
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1. Desde la fi cha Archivo, elige Nuevo. Haz doble clic sobre la plantilla Informe de
ventas diario.
2. Haz clic sobre la plantilla y presiona sobre Crear o haz doble clic sobre la plantilla
en cuestión para traerla a pantalla.
3. Desde la ficha Vista, grupo Ventana, haz clic en el botón Inmovilizar.
En la imagen se puede ver cómo se ha dividido la hoja de cálculo por lo que el título
de la fila 1 y las descripciones de las columnas de la fi la 2 aparecen siempre en
pantalla, no importa cuánto nos desplacemos hacia abajo. De esta forma aunque
se divida la pantalla, siempre tendremos las descripciones visibles y sabremos qué
datos hay que introducir en cada celda porque veremos claramente los nombres de
los encabezados de columna en la parte superior de la hoja de cálculo.
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Al inmovilizar las columnas o las filas mediante la inmovilización de paneles, en
una hoja de cálculo, se muestran una línea horizontal y otra vertical que indican
las columnas y las filas que están congeladas.
4. Para inmovilizar una fila o una columna, hay que situarse en la celda adyacente
y pulsar sobre el botón de comando Inmovilizar paneles del grupo Ventana en
la ficha Vista.
La división en cambio es más potente que la inmovilización de columnas o filas
porque, por ejemplo, nos permite arrastrar las líneas de división a nuevas ubicacio-
nes cuando se divide la hoja de cálculo, y, además, se puede eliminar una división
simplemente haciendo doble clic en ella.
Si nuestro objetivo es simplemente inmovilizar la fila

superior o la columna izquierda de una hoja de cálculo,
debemos utilizar el comando de inmovilizar paneles.
Dividir la hoja de cálculo e inmovilizar paneles

Sigue estos pasos para dividir la hoja de cálculo o inmovilizar columnas y filas en
pantalla:
1. Haz clic en la celda directamente debajo de la fila o a la derecha de la columna
que desees inmovilizar o dividir.
2. En el grupo Ventana de la ficha Vista, elige entre Dividir o Inmovilizar las
columnas y las filas.
Dividir: los marcadores de división se encuentran directamente encima de la
barra de desplazamiento vertical y directamente a la izquierda de la barra de
desplazamiento horizontal. Se puede indicar dónde van las barras de separación
porque el puntero se transforma en una flecha doble cuando nos situamos sobre
una barra de división. Haz clic y arrastra una barra de división para dividir la
pantalla vertical u horizontalmente.
Inmovilizar paneles: si eliges esta opción, debes seleccionar una de las tres
opciones de inmovilización en la lista desplegable. La primera opción, Inmovi-
lizar paneles, congela las columnas a la izquierda y las filas por encima de
la celda que seleccionemos. Las opciones segunda y tercera, respectivamente,
congelan la fila superior o la primera columna. Las barras o líneas aparecen en
la pantalla para mostrar qué fi las y columnas se han inmovilizado o dividido.
Al movernos por la hoja de cálculo, las columnas y las filas inmovilizadas o
que se encuentran por encima y a la izquierda de la división permanecen en la
pantalla, siempre visibles.
Utiliza una de estas técnicas para deshacer la división o inmovilización de celdas:
3. Deshacer dividir: pulsa en el botón de comando Dividir en el grupo Ventana de
la ficha Vista, o haz doble clic en una de las barras de división para eliminarla,
o bien arrastra una barra de división a la parte superior o a la izquierda de la
ventana de la hoja de cálculo.
4. Deshacer inmovilizar paneles: haz clic en el botón Inmovilizar paneles en
el grupo Ventana de la ficha Vista, y en la lista desplegable elige Movilizar
58 paneles.
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Ocultar columnas y filas
Otra forma de ayuda en el manejo de una hoja de cálculo es ocultar temporalmente
las columnas y las filas.
Ocultar columnas o filas: arrastra el cursor por los encabezados de las co-
lumnas para seleccionar todas las columnas y las filas que deseas ocultar. A
continuación, haz clic en el botón de comando Formato en el grupo Celdas
de la ficha Inicio, elige Ocultar y mostrar, y selecciona Ocultar columnas u
Ocultar filas.
Mostrar columnas o filas: selecciona las columnas a la derecha y la izquierda

de las columnas ocultas, o las filas por encima y por debajo de las filas ocultas.
A continuación, haz clic en el botón de comando Formato en el grupo Celdas
de la ficha Inicio, elige Ocultar y mostrar, y selecciona Mostrar columnas o
Mostrar filas.
Es fácil olvidar dónde se encuentran las columnas o las filas que se han ocultado.
Para asegurarse de que se muestran todas las columnas y las fi las de la hoja de
cálculo, haz clic en el botón Seleccionar todo para seleccionar todos los compo-
nentes de la hoja de cálculo.
Recuerda que el botón Seleccionar todo se encuentra en la esquina superior
izquierda, entre la primera fila y la primera columna.
A continuación, haz clic en el botón de comando Formato en el grupo Celdas de
la ficha Inicio y elige Ocultar / Mostrar columnas, vuelve a hacer clic en el botón
de comando Formato y selecciona Ocultar / Mostrar filas.
Referencias a celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se
desea utilizar en una fórmula.
En las referencias se pueden utilizar datos de distintas secciones de una hoja de
cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a 59
otros libros y a los datos de otros programas; en este último caso, las referencias a
celdas de otros libros se denominan referencias externas o remotas.
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Para hacer referencia a una celda, introducimos la letra de columna seguida del
número de fila. Por ejemplo, A200 hace referencia a la celda en la intersección de
la columna A y la fila 200.
Para hacer referencia a un rango de celdas, introducimos la referencia de la celda en
la esquina superior izquierda, luego añadimos dos puntos (:) y, a continuación, la re-
ferencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Por ejemplo, A200:C350
que hace referencia a todas las celdas que se incluyen en ese rango, es decir, celdas
de la A200 a la A350, celdas de la B200 a la B350 y celdas de la C200 a la C350.
Cuando se introduce una fórmula en Excel, se hará referencia generalmente a más
de una celda.
Referencias relativas, absolutas y mixtas

Existen tres tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y mixtas.
La diferencia fundamental entre un tipo de referencias y otras está en cómo se co-
pian las fórmulas que hacen referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.
Pueden utilizarse los encabezados o rótulos de las columnas y de las filas en una
hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas, o filas, o pueden
crearse nombres descriptivos que referencien a las celdas, los rangos de celdas, las
fórmulas o los valores constantes.
• Referencias relativas: son las referencias establecidas por defecto en
Excel, es decir, que si arrastramos el cuadro de llenado o copiamos las
celdas en otra posición, las fórmulas se adaptan totalmente a la fi la o co-
lumna arrastrada. Son referencias a celdas relacionadas con la posición
de la fórmula.
• Referencias absolutas: son aquellas que siempre hacen referencia a las
celdas ubicadas en una posición específica. Puede crearse una referencia
absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar ($) delante de las sec-
ciones de la referencia que no cambian.
Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda B2, agregamos
signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación: = $B$ 2.
• Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y
relativa a la columna (o viceversa). La parte de la referencia que es absoluta
va precedida del símbolo $ y la relativa no. De este modo:
Cuando veamos una referencia del tipo $A$2 se trata de una referencia absoluta
(la celda A2 queda fija en su columna A y en su fila 2).
Cuando veamos una referencia del tipo $A2 se trata de una referencia mixta. La
celda A2 queda fi ja sobre la columna B y durante la copia podrá desplazarse por
las filas 3, 4, 5, etc.
Imprimir hojas de cálculo

Se pueden imprimir las hojas de cálculo y los libros de Excel 2016 uno por uno, o
60 varios al mismo tiempo. Así mismo, se puede imprimir una hoja de cálculo parcial,
como, por ejemplo, una tabla de Excel 2016.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, se recomienda obtener una vista previa para
asegurarse de que ésta tenga la apariencia deseada. Para obtener una vista previa
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de una hoja de cálculo en Excel 2016, se emplea la Vista previa. En ella se pueden
cambiar la configuración de la página y el diseño antes de imprimir.
Configurar las opciones de impresión

Para configurar las opciones de impresión hay que seguir uno o varios de estos
procedimientos:
• Para cambiar la impresora hay que hacer un clic en el cuadro desplegable
de Impresora y seleccionar la impresora que se desee.
• Para realizar cambios en la configuración de la página como la orientación,
el tamaño del papel y los márgenes, hay que seleccionar las opciones que
se deseen en Configuración.
• Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en una sola
hoja impresa, dentro de Configuración, hay que hacer un clic en la opción
que se desee en el cuadro desplegable de opciones de escala. En este caso,
en el escalado, se elige la opción Ajustar hoja en una página.
• Para crear encabezados y pies de página se va al enlace Configurar página
en la parte inferior y, en la ventana que aparece, se debe abrir la pestaña
Encabezado y pie de página.
• Para imprimir todo o sólo una parte, dentro de Confi guración se selec-
ciona una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o
todo el libro.
• Para imprimir una parte de una hoja de cálculo hay que seleccionar el
rango de datos que se desea imprimir. En la pestaña ARCHIVO, se elige
la opción Imprimir y en Configuración se debe pulsar en Imprimir
selección.
Vista previa
Para poder visualizar una hoja en vista previa:
1. Con la hoja de cálculo activa, desde la ficha Inicio, elige Imprimir o presiona a
la vez las teclas Ctrl+P.
Recuerda que si quieres imprimir con rapidez sin abrir

ningún cuadro de diálogo, en el primer capítulo añadimos
el botón de Impresión rápida en la Barra de acceso
rápido del programa.
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2. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte
inferior de la ventana Vista previa de impresión, haz clic en Página siguiente
y Página anterior.
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Si hay una sola página, no aparecen las fl echas. Para ver
varias hojas de cálculo, haz clic en Imprimir todo el libro
en Configuración.
Sigue uno o varios de estos procedimientos, siempre con el cuadro de diálogo de

impresión abierto.
3. Para cambiar la impresora, haz clic en el cuadro desplegable en Impresora y
selecciona la impresora que desees.
4. Para realizar cambios en la configuración de la página, incluida la orientación de la
página, el tamaño del papel y los márgenes de la página, selecciona las opciones
que desees en Configuración. Por ejemplo, elige Orientación horizontal para
nuestra hoja.
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5. Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en una sola hoja
impresa, en Configuración, haz clic en la opción que desees en el cuadro des-
plegable de Opciones de escala y elige Ajustar hoja en una página.
6. Al final del cuadro verás la opción en azul Configurar página, haz clic sobre
ella. Desde Centrar en la página, activa la casilla Horizontalmente y oprime
Aceptar.
7. Una vez configurada nuestra página, sólo nos queda presionar sobre el botón
Imprimir para que el trabajo se visualice en papel.
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Imprimir todo o sólo una parte
Para imprimir una parte de una hoja de cálculo, practica lo siguiente:
1. Si aún estás en la vista previa, presiona la tecla Esc (ESCAPE) para volver a la
hoja de cálculo y, a continuación, selecciona el rango de datos que deseas impri-
mir, por ejemplo, A2:F7.
2. En la pestaña Archivo, haz clic en Imprimir.
3. En Configuración, haz clic en Imprimir selección. Observa que en la Vista pre-
via sólo se visualiza el texto seleccionado. Luego, haz clic en el botón Imprimir
para verlo en papel.
4. Selecciona las celdas que deseas imprimir. Por ejemplo, rango A2:F7.
5. Desde la fi cha Diseño de página, grupo Configurar página, haz clic en el botón
Área de impresión, luego en Establecer área de impresión. Ahora imprime el
64 área.
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Si quieres establecer varias áreas de impresión, mantén
presionada la tecla Ctrl y haz clic en las áreas que deseas
imprimir. Cada área de impresión imprime en su propia
página. Para ver todas las áreas de impresión, haz clic
en la ficha Vista y del grupoVistas de libro, elige Vista
de salto de página.
6. Guarda los cambios haciendo simplemente clic en el botón Guardar de la Barra

de acceso rápido. Cuando guardes el libro, se guardará también el área de
impresión.
Eliminar el área de impresión
1. Si deseas imprimir la hoja de cálculo completa, en lugar de áreas de impresión

específicas, desde la ficha Diseño de página, grupo Configurar página, haz
clic en el botón Área de impresión, luego en Borrar área de impresión. Ya
puedes imprimir normalmente.
Práctica, paso a paso

Para realizar la práctica se va a crear una nueva hoja de cálculo en Excel 2016
que use diversas herramientas de análisis rápido. Se establecerá el área de im-
presión y se imprimirá.
1. Desde la ficha ARCHIVO se elige Nuevo. Se selecciona Libro en blanco.
2. Se introducen los datos que aparecen en la hoja siguiente.
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3. Se seleccionan los datos haciendo clic en la primera celda y, a continuación,
arrastrándola a la última celda de los datos, en nuestro caso, se selecciona el
rango B1:G7.
4. Se hace un clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la
selección.
5. Se pueden utilizar diversas opciones de análisis. Hacemos las pruebas necesarias
hasta dejar la hoja según nuestros intereses.
6. Si ya no se desea trabajar con los datos de una tabla (será una tabla de datos si
aparece una flecha en el encabezado de tabla de una columna), ésta se convierte
en un rango de datos normal manteniendo cualquier formato de estilo de tabla
que se haya aplicado. Cuando ya no se necesiten la tabla ni los datos contenidos
en ella, se puede eliminar.
7. Se selecciona la tabla de datos y, desde la ficha DISEÑO DE HERRAMIENTAS
DE TABLA, grupo Herramientas, se hace un clic en el botón Convertir en ran-
go y se presiona Sí en el cuadro de diálogo que aparece para regresar al estado
normal de los datos.
Las tablas de Excel 2016 no se deben confundir con las tablas de datos, que forman
parte de un conjunto de comandos de análisis de hipótesis.
8. Se seleccionan las celdas que se desea imprimir. Por ejemplo, rango B2:B8.
Para establecer varias áreas de impresión, se mantiene presionada la tecla Ctrl y se
hace un clic en las áreas que se desea imprimir. Cada área de impresión imprime
en su propia página.
9. Se hace un clic en Diseño de página, Área de impresión, Establecer área de
impresión.
10. Para ver todas las áreas de impresión, se hace un clic en Ver, Vista previa de
salto de página.
11. Se imprime el área de impresión, alineado al centro.
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Ejercicios
Ejercicio 2.1
1. Crea un trabajo como el siguiente. Realiza las operaciones que se indican en
cada columna, utilizando los operadores básicos de Excel. Utiliza las referencias
a celdas, por ejemplo, =B3+C3.
2. Utiliza el cuadro de llenado para copiar las fórmulas.

3. ¿En algunas operaciones te ha dado como resultado algún error? Si es así,
rastrea los errores y comprueba la causa del error de resultado.
4. Añade el nombre a la hoja operaciones_básicas y pon la etiqueta en color azul.
5. Aplica todos los conocimientos adquiridos a lo largo del capítulo para completar
la hoja.
6. Oculta y muestra la columna A y la fila 1.
7. Cuando hayas acabado, guarda el trabajo con el nombre calculo1.xlsx.
Ejercicio 2.2
1. Crea una nueva hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga una lista de nom-
bres de personas. Después, se deberán apuntar como comentarios los DNI de
dichas personas.
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Abrir, modificar,
compartir y
guardar
3
Capítulo
Ejercicio práctico completo de fórmulas

Resultado final del trabajo que realizaremos seguidamente:
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1. En la celda B4 escribe Enero y arrastra el cuadro de llenado dos celdas hacia
abajo. En la celda B7 escribe Trimestre 1. Haz lo mismo para el resto de celdas
de la columna. En la celda B20 añade Total anual.
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2. Sitúate en la celda B24 y escribe: Ingresos fi jos cada mes, y en la celda B25,
Gastos fijos cada mes. En la celda D24 añade 3000 y en la D25, 2300.
3. En la celda B2 escribe Control de gastos en un año. En la celda C3 escribe
Ingresos variables y amplía manualmente el ancho de columna haciendo doble
clic en la línea divisoria entre el encabezado de la columna C y la D. En la celda
D3 añade Gastos variables y en la celda E3 añade Neto. Autoajusta el ancho
de las columnas D y E haciendo doble clic en la línea divisoria del encabezado
de la columna.
4. Introduce los datos numéricos que aparecen en la imagen inferior en las columnas
C y D.
5. Vamos a sumar el total de Trimestre 1. Nos situamos en la celda C7 y presio-

namos sobre el botón Autosuma .
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6. Presiona Intro para aceptar la fórmula. Arrastra el cuadro de llenado hacia la
derecha y obtendrás también la suma de la columna D.
7. A través del botón Autosuma, suma también los trimestres 2, 3 y 4.

8. Vamos a la columna Neto. Sitúate en la celda E4 y añade la fórmula siguiente:
= $D$24+C4-$D$25-D4.
Esto quiere decir que las celdas D24 y D25 deben permanecer fijas y, por tanto,
aplicamos una referencia absoluta; sin embargo, las celdas C4 y D4 tendrán una
referencia relativa.
9. Arrastra el cuadro de llenado de la celda E4 por las celdas E5 y E6, comprueba
cómo se mantienen invariables las celdas D24 y D25 y se adaptan al contenido
las celdas C4 y D4.
10. Sitúate en cualquiera de las celdas que acabamos de trabajar en el punto anterior,
por ejemplo, en la celda C4, presiona Ctrl+C o haz clic en el botón Copiar de la
ficha Inicio, grupo Portapapeles.
11. Sitúate en la celda E8 y presiona Ctrl+V o haz clic en el botón Pegar de la ficha
Inicio, grupo Portapapeles. Habrás observado que se copia tranquilamente la
fórmula anterior, adaptándose totalmente al contenido. Arrastra el cuadro de lle-
nado hasta la E10. Haz lo mismo para las celdas E12 y E16 y arrastra el cuadro
de llenado.
12. El Total neto de cada trimestre es una suma en vertical (no en horizontal) de los
tres netos anteriores, ya que dependemos cada mes de las celdas D24 y D25, y
sólo las hemos tenido en cuenta en la columna Neto. Para sumar cualquier otro
rango, cuando presiones Autosuma, selecciona las celdas que quieres que se
sumen en lugar de dejar las que marca el programa.
13. Bien, ahora vamos con el Total anual. Sitúate en la celda C20 y escribe el signo
igual “=”; luego, haz clic en la celda C19 y escribe el signo más “+”; seguidamente,
haz clic en la celda C15, signo más “+” y, clic en C11, signo más “+” y, finalmente, 71
clic en la celda C7, de manera que la fórmula será: =C19+C15+C11+C7. Arrastra
el cuadro de llenado hacia las columnas D y E.
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Formato condicional
Nuestra empresa quiere que en el momento en que se obtenga un Total neto en
números rojos, es decir, que haya más gastos que ingresos, automáticamente apa-
rezca el número en color rojo.
Tenemos dos maneras de hacerlo, aplicando un formato de número personalizado
para escribir manualmente el formato o seleccionando toda la columna y aplicando
un formato condicional. Optamos por el formato condicional.
14. Selecciona el rango E4:E20. Desde la ficha Inicio, grupo Estilos, haz clic en el
botón Formato condicional y selecciona en Resaltar reglas de celdas, la
opción Es menor que.
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Aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:
15. En Aplicar formato a las celdas que son menores que, añade cero (0). Luego,
abre la fl echa del cuadro Con y elige Texto rojo. Presiona Aceptar hasta salir.
Observa que todos los números negativos aparecen ahora en rojo.
16. Selecciona el rango C4:E20 y aplica el formato Moneda, sin decimales.
17. Selecciona las celdas B2:E2 y presiona sobre Combinar celdas, pero alineadas a
la izquierda. Después, desde la ficha Inicio, grupo Estilos, elige
y selecciona el estilo Encabezado1, pero desde el grupo Fuente aplica un color
de fuente blanco y en Alineación, Centrado.
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18. Selecciona el rango C3:D3 y aplica un estilo de celdas Celda de comprobación.
19. Autoajusta el tamaño de columnas. Aplica el mismo formato de fondo y líneas con
Copia de formato del grupo Portapapeles para las filas 7, 11, 15
y 19.
20. En las celdas C20 y E20 aplica un Estilo del celda de Énfasis4, pero con el
Color de texto, Negro y en Negrita.
21. La celda E20 tiene formato Moneda con el símbolo de Euro y sin decimales. Apli-
ca el formato de la celda E20 para las celdas D24 y D25 con . Apli-
ca el formato de la celda B20 a las celdas B24 y B25 con . Combina
las celdas a la izquierda B24:C24 y B25:C25.
22. Desde la fi cha Inicio, grupo Fuente, botón Bordes, añade Bordes externos al
rango B2:E20 y Bordes laterales en las columnas del mismo rango. Aplica bordes
también al rango B24:D25.
23. Añade a la hoja el nombre Control de gastos y guarda el libro como control-
gastos.xlsx.
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24. Aplica un formato Moneda en todas las columnas de ingresos y gastos.
El resultado de nuestro trabajo sería similar al siguiente:
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Abrir trabajo guardado
Para abrir un trabajo que ya habíamos guardado previamente debemos acceder a

la ficha Archivo y seleccionar Abrir en el menú de la izquierda.
Si hemos trabajado recientemente con nuestro documento de Excel, podemos bus-
carlo en la lista de Libros recientes, si no siempre podemos buscarlo en las distintas
carpetas de nuestro equipo.
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1. Desde la ficha Archivo, selecciona Abrir y localiza el archivo que creamos en el
capítulo 1, primer_ejercicio.xlsx.
Modificar un documento abierto
Modificar anchura de texto en columna

Vamos a cambiar los encabezados de las columnas, de manera que donde aparece
SUELDO MENSUAL o SUELDO QUINCENAL, aparezcan a su lado los meses ENERO
y FEBRERO. Una vez insertado nos damos cuenta de que si ampliamos más las
columnas para ver todo el texto serán demasiado amplias, con lo que decidimos
modificar la forma en que aparece el texto en la columna. Para ello:
2. Sitúate en la celda C2 y haz clic, no en la celda sino en la barra de fórmula, donde
aparece el texto completo. Una vez allí, sitúa el cursor justo delante de “enero” y
76 presiona a la vez las teclas Alt+Intro. Verás que enero pasa a la línea siguiente.
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3. Luego, haz clic en la celda C2, ficha Inicio, grupo Alineación, y haz clic en el
botón Centrar.
Guardar un libro con otros formatos de archivo

La mayor parte del tiempo, probablemente desearás guardar los libros en el formato
de archivo actual (.xlsx). Sin embargo, quizás necesites guardar un libro en otro for-
mato de archivo, tal como en el formato de una versión anterior de Excel, el archivo
de texto o un archivo PDF o XPS. Ten en cuenta que cuando guardes un libro en otro
formato, es posible que no se guarden todos sus formatos, datos y características.
Formatos de archivo general
Formato Extensión Descripción
Formato de archivo XML predeterminado para Excel

2007 a 2013. No puede almacenar código de macros
Libro de Excel .xlsx
de Microsoft Visual Basic para Applications (VBA) ni 77
hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).
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Hoja de cálculo Versión ISO estricta del formato de archivo de libro de
.xlsx
Open XML estricta Excel (.xlsx).
Formato de archivo basado en XML y habilitado para

Libro de Excel
.xlsm macros de Excel 2007 a 2013. Almacena código de
(código)
macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
L ibr o bina r io de Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2007 a

.xlsb
Excel 2013.
Formato de archivo predeterminado para una plantilla

Plantilla .xltx de Excel 2007 a 2013. No puede almacenar código de
macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Formato de archivo habilitado para macros de una

Plantilla (código) .xltm plantilla de Excel 2007 a 2013. Almacena código de
macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel 97 a Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003

.xls
Excel 2003 (BIFF 8).
Plantilla de Excel Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003
.xlt
97 a Excel 2003 (BIFF8) para una plantilla de Excel.
Libro de Microsoft
.xls Formato de archivo binario de Excel 5.0/95 (BIFF 5).
Excel 5.0/95
Hoja de cálculo Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003
.xml
XML 2003 (XMLSS ).
Formatos de archivo de Excel XML
Datos XML .xml Formato de datos XML

Formato de complemento basado en XML y habilitado
para macros de Excel 2007 a 2013. Un complemento
C om plem ent o de es un programa adicional diseñado para ejecutar código
.xlam adicional. Admite el uso de proyectos VBA y hojas de
Excel
macros de Excel 4.0 (.xlm).
Complemento de Excel 97 a 2003. Se trata de un

C om plem ent o de programa adicional diseñado para ejecutar código adi-
.xla
Excel 97 a 2003 cional. Admite el uso de proyectos VBA.
Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda sólo hojas

de cálculo, hojas de gráficas y hojas de macros. Puede
Libro de Excel 4.0 .xlw abrir un libro de este formato en Excel 2016, pero no
puede guardar un archivo Excel en este formato.
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Formatos de archivo de texto

Texto con formato
(delimitado por es- Formato delimitado por espacios de Lotus. Guarda
.prn
pacios) sólo la hoja activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado

por tabulaciones para poder usarlo en otro sistema
Texto (delimitado por operativo de Microsoft Windows. Garantiza que los
.txt caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros
tabulaciones)
caracteres se interpretan correctamente. Guarda sólo
la hoja activa.

por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo
Macintosh. Garantiza que los caracteres de tabulación,
Texto (Macintosh) .txt los saltos de línea y otros caracteres se interpretan
correctamente.
Guarda sólo la hoja activa.

por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo
MS-DOS. Garantiza que los caracteres de tabulación,
Texto (MS-DOS) .txt los saltos de línea y otros caracteres se interpretan
correctamente. Guarda sólo la hoja activa.
Guarda un libro como texto Unicode, un estándar de

Texto Unicode .txt codificación de caracteres desarrollado por Unicode
Consortium.

por comas para usarlo en otros sistemas operativos de
Windows. Garantiza que los caracteres de tabulación,
CSV (delimitado por
.csv los saltos de línea y otros caracteres se interpretan
comas)

por comas para usarlo en el sistema operativo Ma-
cintosh. Garantiza que los caracteres de tabulación,
CSV (Macintosh) .csv los saltos de línea y otros caracteres se interpretan

por comas para usarlo en el sistema operativo. Ga-
rantiza que los caracteres de tabulación, los saltos de
CSV (MS-DOS) .csv línea y otros caracteres se interpretan correctamente.
Guarda sólo la hoja activa.
Formato de intercambio de datos. Guarda sólo la hoja

DIF .dif
activa.
79
Formato de vínculo simbólico. Guarda sólo la hoja
SYLK .slk activa.
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Si guardas un libro en cualquier formato de texto, se
pierden todos los formatos.
Otros formatos de archivo

dBase III y IV DBF 3, DBF 4, .dbf Estos formatos de archivo se pueden
guardar y se pueden abrir en Excel, pero
no se puede guardar un archivo de Excel
en el formato dBase.
Hoja de cálculo .ods, .ods Se pueden guardar archivos de Excel 2010,

de OpenDocument de modo que se puedan abrir en aplicacio-
nes de hoja de cálculo que usan el formato
de OpenDocument, tal como Google Docs y
Open Office.
También se pueden abrir hojas de cálculo en

formato .ods en Excel 2010, aunque es posi-
ble que se pierda algo del formato al guardar
y abrir archivos .ods.
Portable Docu- PDF .pdf Este formato de archivo conserva los forma-
ment Format tos del documento y permite compartir los
(PDF) archivos. Cuando el archivo de formato PDF
se visualiza en línea o se imprime, conserva
el formato previsto. Los datos del archivo no
se pueden modificar con facilidad. El formato
PDF también es de utilidad para los documen-
tos que se reproducirán mediante métodos de
impresión comercial.
Es p e c i f i c a c i ó n .xps Este formato de archivo conserva los formatos

papel XML (XPS). del documento y permite compartir archivos.
Cuando un archivo XPS se visualiza en línea o
se imprime, conserva el formato exactamente
según lo previsto y los datos no se pueden
modificar con facilidad.
4. Desde la ficha Archivo, elige Guardar como. Selecciona el lugar donde deseas
guardar el libro. Por ejemplo, selecciona OneDrive o SkyDrive para guardarlo en
una ubicación web o en Equipo para guardarlo en una carpeta local, tal como la
carpeta Documentos.
5. En el cuadro de diálogo Guardar como, busca y selecciona la ubicación desea-
da. Guarda primero el archivo normal en la misma ubicación en que guardaste
primerejercicio.xls en la sesión anterior, pero ahora con el nombre ejercicio3.xlsx
para asegurarnos de que no perdemos los cambios ni el formato.
6. Vuelve a abrir Archivo, Guardar como. En Guardar como tipo, haz clic en el
formato de archivo deseado, en nuestro caso, localiza el formato .pdf. Haz clic
80 en las flechas para desplazarte a los formatos de archivo que no se vean en la
lista. Asegúrate de que tienes activa la opción Abrir archivo tras publicación
y oprime sobre el botón Guardar.
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Los formatos de archivo disponibles varían según el tipo
de hoja activa en el libro (una hoja de cálculo, una hoja
de gráfica u otro tipo de hoja).
7. En el cuadro Nombre de archivo, acepta el nombre que te ofrece.

8. Se abrirá el documento en formato .pdf. Con este formato lo podrás enviar a cual-
quier ordenador, cualquier plataforma, por Internet, etc. Cierra esta ventana.
81
Regresamos a la ventana activa de Excel.
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9. Repite los pasos del 1 a 5, pero ahora guarda el trabajo con el nombre ejercicio3,
en Tipo busca y selecciona Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Oprime Guardar.
Con el formato .XLS podrán visualizar el archivo en versiones antiguas de Excel,

desde la versión 97 del programa.
10. Al indicar que se guarde en formato antiguo, aparecerá un mensaje indicando que
puede haber alguna variación si hay elementos en el archivo novedosos que no es
capaz de trabajar en versiones antiguas. Si no estás seguro de guardarlo en esta
versión, en el cuadro que aparece presiona sobre Copiar en hoja nueva para
ver los cambios. En este ejercicio se perderán los minigráficos que no existían en
versiones anteriores.
11. Por último, cierra el archivo guardando los cambios, si es necesario.
Protección de datos
Por motivos de seguridad, es posible que precises adoptar medidas de protección
para evitar que tu documentación sea manipulada. Excel te permite bloquear tanto
la hoja de cálculo como el libro y opcionalmente ponerle una contraseña.
1. Para acceder a estas opciones puedes seleccionar la pestaña Archivo, opción
Información.
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• Marcar como final: hace que el documento se convierta en un documento
de sólo lectura y, por tanto, que no se pueda modificar.
• Cifrar con contraseña: introduce una contraseña sin la cual será im-
posible abrir el documento, pero una vez abierto se tendrá total libertad.
• Proteger hoja actual: protege la hoja que se encuentre activa en ese
momento bloqueando todas las celdas. Permite confi gurar a qué opciones
podrán tener acceso los usuarios.
• Proteger estructura del libro: como su nombre indica, protege la es-
tructura del libro, no los datos en sí, es decir, bloquea la creación o eli-
minación de hojas.
• Agregar una firma digital: permite agregar una firma digital al docu-
mento. Es necesario disponer de un certificado digital.
2. Desde la pestaña Archivo, Información, elige Proteger hoja actual. Haz clic
en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja y añade la contraseña Al-
tari@, por ejemplo, deberás repetir la contraseña para mayor seguridad. Presiona
Aceptar.
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Recuerda que también puedes acceder a esta opción
seleccionando Proteger hoja, opción que aparece cli-
cando con el botón derecho sobre la etiqueta del nombre
de la hoja.
3. Desde la pestaña Archivo, elige Cerrar y guarda los cambios. Desde Archivo,
Abrir, Libros recientes, vuelve a abrir el archivo ejercicio3.xlsx donde añadiste
la contraseña. Intenta realizar cualquier cambio en la hoja.
Aparecerá un cuadro de diálogo indicándote que la hoja está protegida.
Deberemos desproteger la hoja para poder modificarla.

4. Haz clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja protegida y elige Desprote-
ger hoja. Añade la contraseña que pusimos, Altari@, y presiona Aceptar. Ahora,
intenta realizar cambios y verás que ya puedes realizar modificaciones.
5. Realiza prácticas con otros elementos de protección que acabamos de explicar en

este punto y cuando acabes guarda los cambios y fi naliza la sesión.
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Ejercicios
Ejercicio 3.1
1. Crea un nuevo libro de trabajo y copia la tabla que aparece a con-
tinuación en las celdas que se indican y en una hoja con nombre
Multiplicar. Guarda el libro con el nombre Referencias [versión
Open Office (Opendocument *.ods)]. Guarda el trabajo también con
formato .xlsx.
2. Obtén una tabla resultado donde el valor de cada celda es el pro-

ducto de la fila por la columna, para ello debes crear una fórmula
en la celda C3 utilizando el tipo de referencias adecuado y copiarla
para el resto de la tabla. Recuerda que para calcularlo debes aplicar
sólo una fórmula en la celda C3 y arrastrar el cuadro de llenado en
el resto de celdas.
3. En la celda C3 añade un comentario con la fórmula que has utili-

zado. Guarda los cambios.
Ejercicio 3.2
1. Nuestra empresa es un gimnasio llamado Ritmo, S.L. que desea con- 85
trolar los ingresos y pagos realizados por los clientes en un último
trimestre del año. Libro Pagos. Hoja Pagos 4.º trimestre.
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2. Los importes son cantidades que sabemos previamente y que introdu-
cimos en la hoja como datos constantes.
3. Queremos que los pagos pendientes aparezcan en color rojo y los
abonados en color azul. Para distinguirlo, crearemos una tabla anexa
(que ocultaremos luego haciendo clic en la letra del encabezado de las
filas seleccionadas y eligiendo Ocultar) en la que añadiremos un “sí”
si está abonado y un “no” si aún está pendiente el pago.
4. Protege la hoja con contraseña y guarda los cambios.
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Configuración de
la ventana de
la aplicación
4
Capítulo
Trabajar con barras de herramientas

La ventana inicial de la aplicación Excel 2016 del paquete Microsoft Office tiene el
siguiente aspecto:
En la parte superior izquierda aparece una pequeña barra de herramientas de ac-

ceso rápido. Esta barra se puede mover y colocar debajo de la cinta de opciones.
1. Para ello, hay que pulsar en la fl echa desplegable del final de la barra de herra-
mientas y seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. De la
misma forma, si se quiere volver a colocar en la parte superior, se despliega de
nuevo el menú Opciones y se elige la opción Mostrar encima de la cinta de
opciones. 87
Además de esta barra, en función de la pestaña que se esté visualizando, aparecerán
las barras de herramientas correspondientes a dichas pestañas. El usuario tiene la
opción de personalizar todas las barras de herramientas.
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Mostrar y eliminar barras de herramientas
Mientras se ejecute Excel 2016, la barra de herramientas de acceso rápido no se
puede dejar de visualizar; sin embargo, es posible eliminar todo su contenido y ésta
desaparecerá. De la misma manera, se puede añadir contenido y la barra aparecerá
nuevamente.
La barra de herramientas de acceso rápido se muestra siempre en una única línea
y no es posible modificar el tamaño de los botones mostrados.
El resto de barras de herramientas pueden mostrarse o no cuando el usuario lo
desee. Para ello, hay que usar los botones que aparecen en la parte superior dere-
cha con forma de flecha hacia arriba o flecha hacia abajo. Dichos botones junto a
sus acciones son:
• Minimiza la cinta de opciones. En la cinta de opciones solamente se
muestran los nombres de las pestañas.
• Expande la cinta. Se muestra la cinta de opciones expandida, incluso
cuando se pulsa sobre un comando.
Modificar barras de herramientas

Con Excel 2016 se pueden modificar las barras de herramientas de acceso rápido
y la estándar.
Desplegando la flecha se visualiza un menú contextual con estas opciones:
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Los botones que se pueden colocar en la barra de herramientas de accesos directos
son los siguientes:
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• Nuevo
• Abrir
• Guardar (por defecto)
• Enviar por correo electrónico
• Impresión rápida
• Vista previa de impresión e imprimir
• Ortografía
• Deshacer
• Rehacer
• Orden ascendente
• Orden descendente
• Modo mouse/táctil
• Más comandos…
• Mostrar debajo de la cinta de opciones
El resto de barras de herramientas se muestran siempre por defecto, cada una
en la pestaña que le corresponde. Sus contenidos se pueden alterar mediante la
modifi cación de los botones de opciones personalizados, tal y como se explica en el
siguiente apartado.
Las barras de herramientas existentes para cada pestaña son las siguientes:
• INICIO
• INSERTAR
• DISEÑO DE PÁGINA
• FÓRMULAS
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ůƚĂƌŝĂ
• DATOS
• REVISAR
• VISTA
• DESARROLLADOR (esta barra si no está visible, se podrá activar desde

ARCHIVO, Opciones, Personalizar cinta de opciones se activa la casilla
de verificación Desarrollador).
Crear botones de opciones personalizadas

En Excel 2016, además de los botones de opciones que se pueden colocar en la barra
de herramientas de acceso rápido, es posible incluir nuevas opciones existentes en
las demás barras de herramientas. Para ello hay que pulsar con el botón derecho
del ratón sobre la opción deseada y pulsar en Agregar a la barra de herramien-
tas de acceso rápido.
1. Por ejemplo, si se quiere añadir la opción Formato condicional, se pulsa con el
botón derecho del ratón sobre dicha opción y aparecerá el siguiente menú contex-
tual:
2. Tras elegir la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido,

aparecerá el nuevo elemento en la barra de herramientas de acceso rápido:
90
3. Para personalizar el resto de barras de herramientas hay que pulsar con el botón
derecho en ellas y, en el menú contextual que aparece, elegir la opción Persona-
lizar la cinta de opciones… Al hacerlo se mostrará la siguiente ventana:
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4. Desde esta ventana se pueden elegir todas y cada una de las opciones de las
barras de herramientas para que queden completamente personalizadas a gusto
del usuario.
Vistas personalizadas
Las hojas de cálculo se pueden visualizar de diferentes maneras. Para ello, se accede
al menú VISTA, que tiene la siguiente barra de herramientas:
Las diferentes opciones de visualización existentes son:

• Normal: es el modo de visualización normal.
• Ver salt. Pág.: muestra una vista preliminar con los lugares en los que
se van a producir los saltos de página a la hora de imprimir.
• Diseño de página: se visualiza la página tal y como se va a imprimir.
• Vistas personalizadas: se visualiza el documento con el tamaño a elec-
ción del usuario.
• Regla: muestra las reglas para poder medir y organizar los objetos del
documento.
• Líneas de cuadrícula: muestra líneas entre las fi las y columnas del do-
cumento para que sea más fácilmente legible.
• Barra de fórmulas: se visualiza la barra de fórmulas en la que se pueden
editar fórmulas y texto para las celdas.
• Encabezados: muestra los encabezados de filas y columnas (números
para las filas y letras para las columnas).
• Zoom: muestra el cuadro de diálogo Zoom para que se pueda especificar 91
el nivel de zoom de la visualización.
• 100 %: aplica un zoom del 100 % para que el documento se visualice a
tamaño normal.
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• Ampliar selección: realiza un zoom del documento con el tamaño nece-
sario para que el área seleccionada ocupe toda la ventana.
• Nueva ventana: abre una nueva ventana con una nueva vista del docu-
mento actual.
• Organizar todo: coloca en mosaico todas las hojas de cálculo que estén
abiertas en ese momento.
• Inmovilizar: mantiene una parte de la hoja visible mientras se puede
desplazar el resto de la hoja.
• Dividir: se divide la ventana con varios paneles que pueden contener
diferentes vistas de la hoja de cálculo.
• Ocultar: oculta la ventana actual.
• Mostrar: muestra las ventanas que se hubieran ocultado.
• Ver en paralelo: en lugar de ir y volver de un libro a otro, se pueden
visualizar en paralelo, de modo que se puedan comparar más fácilmente.
• Desplazamiento sincrónico: permite desplazar juntos dos documentos
en paralelo. Resulta de gran utilidad para comparar documentos línea a
línea o para explorar las diferencias.
• Restablecer posición de la ventana: permite colocar los documentos
que se quieren comparar en paralelo, de modo que compartan la ventana
de forma equitativa.
• Cambiar ventanas: permite cambiar a alguna de las otras ventanas
abiertas.
• Macros: muestra la lista de macros con las que se puede trabajar.
Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas

Excel 2016 ofrece la posibilidad de inmovilizar una parte de la hoja y de dividir los
datos por filas y columnas, de manera que después sea más sencillo moverse por
la información.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo se van apuntando los gastos de los diferentes
meses, separados por conceptos y subconceptos. Se irán guardando los gastos
previstos y los reales para cada mes. Ello supone que la hoja de cálculo será muy
ancha y, por tanto, no se podrá visualizar de forma completa.
La hoja de cálculo puede ser como la del siguiente ejemplo:
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Como se puede apreciar en la imagen, hay una línea divisoria horizontal que separa
las columnes D y L, dejando ocultas las intermedias.
Cuando una hoja no contiene divisiones, si se desplaza la hoja de cálculo a la de-
recha, entonces se pierden los conceptos y subconceptos en la pantalla de visua-
lización, con lo que resulta complicado saber a qué se refiere el valor de cada fila.
Para que ello no suceda, es conveniente dividir la hoja a partir de donde empiezan
los valores con los gastos.
1. Para realizar la división hay que ir a la fi cha VISTA, posicionarse marcando la
columna en la que se quiere realizar la división en la columna de los datos que
queramos dejar fijos y pulsar en la opción Dividir. Sitúa el cursor a la derecha
de la barra que ha dividido verticalmente la pantalla y mueve el cursor hacia la
derecha desplazándote con la fl echa del cursor derecha. Verás cómo se inmoviliza
la columna donde se realizó la división.
Tras realizar la división, en la parte izquierda, se tiene una vista de la hoja de cálculo
en la que se pueden dejar las dos primeras columnas para que siempre estén fijas.
El aspecto de un trabajo con una división efectuada puede ser como el de la siguiente
figura. Mantienen fijas las dos primeras columnas y al desplazarse hacia la derecha
siempre se visualizarán los datos principales de las dos primeras columnas.
2. Cierra esta hoja de cálculo, desde el menú ARCHIVO, opción Cerrar.
Utilizar comentarios para documentar la hoja

Es posible poner comentarios en cada una de las celdas de las hojas de cálculo.
Para ello, hay que pulsar con el botón derecho sobre la celda que se desea comentar
y, en el menú contextual que aparece, seleccionar la opción Insertar comentario.
1. Por ejemplo, abre el menú ARCHIVO y elige Nuevo. Desde la ficha abrir una nueva
hoja de cálculo basada en una plantilla y elegir Registro de asistencia. En la
siguiente imagen se refleja el resultado de usar esta plantilla. Haz un clic en la
pestaña de la ficha Lista de alumnos. 93
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2. Haz un clic con el botón derecho en la celda D4 (Alexander) y elige Insertar
comentario, escribe “Su entrenador es Reed Koch”. El resultado de la inserción
debe ser como el de la siguiente imagen:
3. Haz un clic en otra celda. Observa que en la celda en la que se ha insertado el

comentario aparece, en el borde superior derecho, una pequeña flechita de color
rojo. Cuando se pasa el ratón por encima, se visualiza el comentario.
4. Si se pulsa en una celda con comentario, usando el botón derecho del ratón, apa-
recerán varias nuevas opciones en el menú contextual desplegado:
• Modificar comentario. Permite editar el comentario existente.
• Eliminar comentario. Elimina el comentario creado.
• Mostrar u ocultar comentarios. Se visualizan los comentarios al selec-
cionar la opción la primera vez, y se ocultan al volver a seleccionar en la
opción que se habrá modificado a Ocultar comentario.
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Nuevos temas
El tema es el color y estilo con que se muestra la pantalla general de Excel. En esta
versión puedes elegir entre Multicolor, Gris oscuro y Blanco.
1. Si quieres modificar el tema actual, cámbialo a uno distinto o crea uno nuevo,
desde la pestaña ARCHIVO, elige Opciones; luego, en el panel de la izquierda
del cuadro de diálogo, en el apartado General, en Personalizar la copia de
Microsoft Office, Tema de Office, elige, por ejemplo, Blanco y presiona Acep-
tar. Observa el cambio de color de tu pantalla.
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2. Realizando la misma tarea del punto anterior, puedes volver a vista inicial de la
pantalla anterior, eligiendo Multicolor.
Se va a personalizar la apariencia de la barra de herramientas de Excel 2016

para que, primero, no se muestre la pestaña FÓRMULAS y después vuelva a
mostrarse. Además, dentro de dicha pestaña se practicará para que no se muestre
el apartado para XML.
1. Lo primero que se debe hacer es pulsar sobre la barra de herramientas con el

botón derecho y seleccionar la opción Personalizar la cinta de opciones.
2. Se abre la ventana donde se va a realizar la personalización y lo primero que se
va a hacer es desmarcar la pestaña Fórmulas.
3. Tras desplegar la zona de Desarrollador, se podrá visualizar el apartado de
XML que se desea eliminar. Al pulsar sobre dicha opción, se activará el botón
<<Quitar visualizado en la parte central. Pulsando sobre dicho botón, el apartado
XML desaparecerá de la lista.
Después del proceso, la ventana con la personalización deberá quedar como la de
la siguiente figura:
4. Se finaliza la personalización mediante la pulsación del botón Aceptar. El resul-

tado fi nal de la barra de herramientas personalizada deberá ser así:
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5. Para finalizar, hay que volver a abrir la ventana de personalización y nuevamente
volver a marcar la opción Desarrollador; luego, se hace clic en el botón Resta-
blecer para que de nuevo quede todo como estaba. Se pulsa en el botón Aceptar
y se tendrán las mismas herramientas que al comienzo.
Ejercicios
Ejercicio 4.1
1. Modificar la barra de herramientas de acceso rápido eliminando la opción For-
mato condicional. Añadir además las opciones Correo electrónico e Impresión
rápida. Por último, añadir las opciones Ordenar y Filtro.
Ejercicio 4.2
2. Crear una nueva hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga una lista de nom-
bres de personas. Después, se deberán apuntar como comentarios los DNI de
dichas personas.
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Utilización de
rangos y
vinculación
5
Capítulo
entre ficheros
Usar los rangos
Usar rangos en funciones

Los rangos son grupos de celdas de varias filas y/o columnas. Por ejemplo, si se
marcan las columnas de la C a la G y las filas de la 2 a la 13, el rango resultante
es el que se muestra en la figura siguiente:
La nomenclatura para definir este rango es: C2:G13.

Los rangos se pueden utilizar dentro de las funciones. Por ejemplo, se rellena esa
misma área de valores numéricos. A continuación, se realiza la suma de todas estas
celdas en una nueva celda con el resultado.
La función SUMA es la que se encarga de realizar la suma de un rango de celdas. 99
En este caso, la función que habría que poner sería: =SUMA(C2:G13).
El resultado de la suma con los valores para el rango anterior debe ser como el de
la siguiente imagen:
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Usar rangos entre hojas de cálculo
Para poder utilizar rangos de hojas de cálculo diferentes, simplemente hay que ha-
cer referencia a la hoja de cálculo correspondiente antes del rango seleccionado y
dentro de la llamada a la función correspondiente. Por ejemplo, si se quiere realizar
la misma suma que en el punto anterior, pero en una hoja de cálculo diferente, se
usaría la siguiente función:
=SUMA(Hoja1!C2:G13)
El ejemplo se puede ver en la siguiente imagen:
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Usar rangos entre diferentes ficheros
El modo de funcionar para esta opción es similar al del uso en hojas de cálculo
diferentes, sólo que en este caso, además, hay que añadir el nombre del otro fichero
delante del nombre de la hoja de cálculo.
Existe además otra pequeña diferencia. Las celdas del otro fichero se van a refe-
renciar de forma fija y, para ello, antes de cada letra y de cada número de fila y
columna, se pone el símbolo del dólar ($). Este símbolo indica que son celdas fijas y
que si se mueven a otro lugar, se alcanzará su lugar original siempre. Este tipo de
referencias se denominan absolutas. Por ejemplo, para hacer referencia a la suma
del mismo rango que en los puntos anteriores, la función resultante deberá ser:
=SUMA([rangos.xlsx]Hoja1!$C$2:$G$13)
La siguiente imagen muestra el resultado de la suma desde un fichero diferente

usando Excel 2016:
Trabajar con diferentes ficheros

Las hojas de cálculo pueden hacer referencia a celdas de otros ficheros. De la misma
forma que se pueden referenciar rangos para las funciones, las celdas referenciadas
se pueden utilizar dentro de la hoja de cálculo que las tiene vinculadas como si
fueran celdas propias.
Para hacer referencia a una celda de otro fi chero desde Excel 2016 se debe indicar
el nombre del fichero, el nombre de la hoja de cálculo y el nombre de la celda. Por
ejemplo, para referenciar la primera celda se haría de esta manera:
=[ejemplo.xlsx]Hoja1!$A$1 101
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Usando Excel 2016 se van a crear dos hojas de cálculo que contengan la
siguiente información:
 Fichero 1:
o DNI
o Nombre
o Apellido
o Provincia
 Fichero 2:
o DNI
o Teléfono fijo
o Teléfono móvil
Una vez creadas las dos hojas de cálculo, se vincularán los teléfonos de la segunda
en la primera hoja, de manera que toda la información quede junta.
1. Lo primero que se debe hacer es crear los dos ficheros con la información corres-
pondiente. El aspecto que deben tener después de la creación de ambos es el que
se puede ver en las dos siguientes figuras:
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2. Para vincular las celdas del otro fi chero hay que ir poniendo los siguientes enlaces
en cada columna correspondiente:
=[Telefonos.xlsx]Hoja1!$B$1
=[Telefonos.xlsx]Hoja1!$C$1
3. Después de insertar los vínculos correspondientes, el resultado final de la primera

hoja de cálculo quedará como en la siguiente imagen:
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Ejercicios
Ejercicio 5.1
1. Crear un fichero con una hoja de cálculo que contenga 10 columnas y 10 filas
llenas de números enteros. Crear después otro fichero con una hoja de cálculo
que tenga una única fila que contenga, en 10 celdas, las sumas de los valores
del otro fichero.
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Utilización de las
herramientas
avanzadas
6
Capítulo
de formato
Configurar el formato condicional

A la hora de aplicar formatos a las celdas, se pueden establecer varias condiciones
que marquen el formato que se quiere utilizar. Por ejemplo, es muy común que los
números negativos vayan con un color diferente que los números positivos. Incluso
se podría decidir que se quiere resaltar un valor que es muy grande y ponerlo de
otro color diferente al resto.
Para aplicar estos formatos hay que seleccionar primero las celdas a las que se
quiere aplicar y después, dentro del menú INICIO, ir a la pestaña Estilos y pulsar
en Formato condicional. Se abre un cuadro de diálogo y entonces se pulsa en la
opción Nueva regla, a continuación, se abrirá el cuadro de diálogo Nueva regla de
formato. En ese cuadro de diálogo se pueden establecer las condiciones deseadas.
El aspecto del cuadro es el siguiente:
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Por ejemplo, se puede indicar que se quiere que el fondo de las celdas tenga una
gama de colores en función de su valor, siendo el más claro para los valores bajos
y el más oscuro para los valores más altos.
Y el resultado obtenido en las celdas seleccionadas sería como el siguiente:
Las reglas se pueden editar y modificar. Para ello, hay que ir de nuevo a la opción
Formato condicional y en el cuadro de diálogo elegir la opción Administrar reglas,
con lo que se mostrarán las reglas ya creadas y se podrán modificar.
Reducir y aumentar decimales

Para modificar el número de decimales con los que se quiere visualizar una serie de
valores en las celdas, hay que modificar su formato. Para ello, basta con seleccionar
el rango de celdas en las que se quiere aplicar y con el botón derecho elegir Formato
de celdas. En el cuadro de diálogo que aparece hay que elegir la pestaña Número
y, en la categoría, seleccionar Número. Entonces se puede establecer el número de
decimales que se va a visualizar.
Hay que tener en cuenta que en función de los decimales que se visualicen, se
realizarán los redondeos correspondientes. El valor numérico de la celda no va a
variar, pero sí lo que se visualiza para el usuario.
En la siguiente imagen se puede ver cómo quedaría una serie de celdas numéricas
con dos decimales:
Validar datos
106 A las celdas se les pueden poner condiciones de validación para que el usuario no
introduzca cualquier valor. Por ejemplo, en celdas numéricas se puede obligar a que
los valores no superen ciertos umbrales, poniendo un valor mínimo y uno máximo.
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Para realizar esta acción hay que ir a la pestaña DATOS y, en Herramientas de
datos, elegir la opción Validación de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo corres-
pondiente como el de la siguiente figura:
En el criterio de validación se puede indicar, por ejemplo, que se quiere que los
valores numéricos estén entre el 0 y el 50, para lo cual se crearía una regla como
la siguiente:
Hay que tener en cuenta que los valores que se hayan introducido antes, quedarán
como estaban, puesto que la regla es posterior. Pero si a partir de ahora se inten-
ta introducir un valor fuera del rango establecido, aparecerá un mensaje de error
como el siguiente:
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Se va a crear una hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga valores de tempe-
raturas en un lugar y un período de tiempo concretos. Para que visualmente se
pueda apreciar mejor, los valores más bajos de las temperaturas se van a poner
en color azul de fondo y los más altos en color rojo. Además, los valores posibles
para las temperaturas tendrán que oscilar entre un mínimo de -20º y un máximo
de 50º, no permitiendo introducir valores fuera de ese rango.
1. Primero, se crea la hoja de cálculo. Se toman las temperaturas medias de la ciudad

de Alicante en los años 2010-2015 y se genera la siguiente hoja de cálculo:
2. Se seleccionan las celdas que contienen los valores numéricos y, a continuación,

se establece la regla con el rango de colores deseados. La regla tiene el siguiente
aspecto:
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3. Al aplicar la regla a las celdas, la hoja de cálculo resultante queda así:
4. Por último, se establece la regla de validación con el rango de valores para los
contenidos de las celdas. Dicha regla es:
Ejercicios
Ejercicio 6.1
1. Crear una hoja de cálculo que contenga una serie de gastos para diferentes
conceptos, y cuyos valores cumplan las siguientes condiciones:
• Los números negativos se visualizarán en rojo y los positivos en negro. 109
• Todos los valores tendrán dos decimales.
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Protección
de hojas
y libros
7
Capítulo
Proteger hojas y ficheros y habilitar palabras clave

En Excel 2016 se tiene la posibilidad de proteger las hojas de cálculo con contraseñas
para evitar que otras personas puedan abrir los documentos que hemos creado. Lo
que se debe tener en cuenta es que si se pierde la contraseña, no habrá manera de
abrir dichos documentos. Por ello, es conveniente guardar una copia no protegida
en algún lugar seguro.
Para proteger una hoja de cálculo hay que seguir los siguientes pasos:
1. Se abre la hoja de cálculo que se desea proteger.
2. Se entra en la pestaña ARCHIVO y se pulsa en la opción Información.
3. Dentro de dicha opción se encuentra el apartado Permisos, en él hay que pulsar
en el botón Proteger libro para que aparezcan las siguientes opciones:
• Marcar como final. Hace que el documento se convierta en un documento
de sólo lectura.
• Cifrar con contraseña. El documento mantiene sus propiedades, pero
para acceder a él se hará a través de la contraseña que se introduzca.
• Proteger hoja actual. Protege la hoja de cálculo activa y bloquea todas
sus celdas. Aparece una ventana desde la que se pueden elegir las opciones
a las que tendrán acceso los usuarios.
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• Proteger estructura del libro. Lo que se protege es la propia estructura
del documento. Se muestra una ventana en la que se puede introducir
una contraseña para dicha protección.
• Restringir permisos por personas. Para ello, es necesario instalar en el

sistema Windows Rights Management, que permitirá gestionar permisos
diferentes para los usuarios del sistema.
• Agregar una firma digital. Permite tener el documento firmado digital-
mente de forma visible o invisible. Se muestra un mensaje de aviso con
la explicación de lo que significan las firmas digitales.
Habilitar palabras clave para bloquear/ocultar celdas

En Excel 2016 se tiene la posibilidad de proteger determinados elementos de la
hoja de cálculo o del libro, de forma que se impida que un usuario cambie, mueva
o elimine de forma accidental datos que no deben modificarse.
1. Para establecer la protección hay que seleccionar las celdas deseadas, pulsar
sobre ellas con el botón derecho del ratón y, a continuación, pulsar sobre la opción
Formato de celdas. En la ventana que se abre hay que ir a la pestaña Proteger.
Dentro de dicha pestaña se puede seleccionar entre las opciones de bloquear las
celdas seleccionadas o de ocultarlas. Hay que tener en cuenta que no se puede
realizar esta acción si la hoja de cálculo no está protegida. La ventana de propie-
dades con la pestaña Proteger es la siguiente:
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Compartir un fichero entre diferentes usuarios
La opción de poder compartir un fichero entre diferentes usuarios tiene la gran
ventaja de que se puede colaborar en la redacción del fichero. Lo habitual es que
el fichero se encuentre compartido en un lugar accesible a través de una red local
y que varios usuarios accedan a él. Por ejemplo, si se quiere tener acceso al segui-
miento de un proyecto de un grupo de trabajo, es muy práctico que el documento
esté compartido por todos para poder acceder en cualquier momento a la informa-
ción actualizada.
El creador del fichero es el que se considera propietario principal y el que permite
administrar los contenidos, de manera que si hay conflictos entre las modificacio-
nes de los diferentes usuarios, puede resolverlos y después compartir nuevamente
el documento.
Hay que tener en cuenta que una hoja de cálculo compartida no admite todas las
características habituales, ya que ciertas acciones están restringidas. La solución
para estos casos es que se realicen los cambios de estas características antes de
poner el documento a compartir. A partir del momento de la compartición ya no se
podrán hacer nuevas modificaciones en esas características.
Las características no compatibles con las hojas de cálculo compartidas son:
• Crear una tabla.
• Insertar o eliminar bloques de celdas.
• Eliminar hojas de cálculo.
• Combinar celdas o dividir celdas combinadas.
• Agregar o cambiar formatos condicionales.
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• Agregar o cambiar la validación de datos.
• Crear o cambiar gráficas o informes de gráfica dinámica.
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• Insertar o cambiar imágenes u otros objetos.
• Insertar o cambiar hipervínculos.
• Usar herramientas de dibujo.
• Asignar, cambiar o quitar contraseñas.
• Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro.
• Crear, cambiar o ver escenarios.
• Agrupar o esquematizar datos.
• Insertar subtotales automáticos.
• Crear tablas de datos.
• Crear o cambiar informes de tabla dinámica.
• Crear o aplicar segmentación de datos.
• Crear o modificar minigráficas.
• Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros.
• Agregar o cambiar hojas de diálogo.
• Cambiar o eliminar fórmulas de matriz.
• Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos.
• Trabajar con datos XML.
Para compartir una hoja de cálculo se deben seguir estos pasos:

1. Se va a la fi cha REVISAR y, dentro del grupo Cambios, se pulsa en la opción
Compartir libro.
2. Aparece un cuadro de diálogo en el que hay que marcar la opción Permitir la
modifi cación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar
libros.
114 3. En la pestaña Uso avanzado del mismo cuadro de diálogo hay que seleccionar
las opciones que se desean usar para realizar un control de cambios. Para actua-
lizarlos se debe pulsar en Aceptar cuando esté todo definido.
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4. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo para confirmar que se desea guardar el
nuevo estado para la hoja de cálculo. Se debe pulsar en Aceptar y ya estará
lista.
5. Se debe tener en cuenta que si la hoja de cálculo tiene algún vínculo a un docu-
mento diferente, entonces el resto de usuarios los verán como vínculos rotos.
6. Finalmente se debe guardar el documento desde la pestaña ARCHIVO de la forma
habitual.
Las hojas de cálculo compartidas se pueden abrir, modifi-

car y actualizar de la misma forma que las que no lo están.
Para eliminar un usuario de la compartición de una hoja de cálculo hay que seguir
estos pasos:
1. Se va a la ficha REVISAR y, dentro del grupo Cambios, se pulsa en la opción
Compartir libro.
2. En el cuadro de diálogo aparece una lista con los usuarios que tienen el documento
abierto. Se puede elegir uno de ellos y pulsar en el botón Quitar usuario.
Cuando más de un usuario que está compartiendo una hoja de cálculo realiza
modificaciones en una misma celda, se produce un conflicto. Solamente uno de
los cambios se puede guardar en la hoja de cálculo. Cuando el segundo usuario
intenta guardar su documento, se muestra el cuadro de diálogo para la resolución
de conflictos, en el que aparece la información acerca de cada cambio realizado y
de los conflictos que hay por cambios de otros usuarios.
Para cada conflicto es preciso decidir si se aceptan las modificaciones realizadas
por el otro usuario o las propias. Si se quieren aceptar todas a la vez, se elige la
opción Aceptar todos los míos o Aceptar todos los otros, según qué opción se
desee. En caso contrario, se irá conflicto a confl icto escogiendo entre Aceptar los
míos y Aceptar otros. 115
Si en un momento dado se desea dejar de compartir una hoja de cálculo, lo pri-
mero que se debe hacer es asegurarse de que todos los usuarios con los que se ha
compartido no tienen ningún cambio pendiente de guardar.
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Para dejar de compartir una hoja de cálculo hay que realizar los siguientes pasos:
1. Se va a la fi cha REVISAR y, dentro del grupo Cambios, se pulsa en la opción
Compartir libro.
2. En el cuadro de diálogo aparece una lista con los usuarios que tienen el documento
abierto, hay que asegurarse de que el único usuario que lo tiene abierto es el que
lo está modificando.
3. Se desmarca la opción Permitir la modifi cación por varios usuarios a la vez.
Esto también permite combinar libros.
4. Se guarda aceptando los cambios. Cuando se pregunte sobre los efectos que va a
tener en el resto de usuarios la opción de dejar de compartir, se debe responder
que Sí.
Se va a crear una hoja de cálculo y se van a proteger una serie de celdas, para
lo cual previamente se habrá protegido el documento completo.
1. Se empieza creando la hoja de cálculo siguiendo el procedimiento habitual. Se crea

una serie de datos de productos que pueda haber en una tienda de bebidas con
sus precios de compra, sus precios de venta y la cantidad que se tiene en stock.
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2. Primero se protege el documento, para lo cual se pulsa en el menú ARCHIVO y,
dentro de la opción Información, se pulsa en Proteger libro, donde se selecciona
la opción Cifrar con contraseña, tal y como se aprecia en la imagen:
3. Al pulsar aparece un nuevo cuadro de diálogo en el que se introduce la contraseña

y, a continuación, se muestra un segundo cuadro para la verificación de la misma,
evitando así errores al teclearla:
Una vez el documento está protegido con contraseña, se procede a la protección de

ciertas celdas.
4. Se van a elegir las celdas de los precios, tanto de compra como de venta. Se
protegerán dichas celdas para que no haya modifi caciones de forma errónea. Se
selecciona el rango de celdas y con el botón derecho del ratón se pulsa para elegir
la opción Formato de celdas.
5. En el cuadro de diálogo que aparece hay que marcar la casilla de verificación
117
Bloqueada dentro de la ficha Proteger.
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6. Tras pulsar en el botón Aceptar, la protección será efectiva y ya se puede com-
probar que no es posible modificar el contenido de las celdas que se habían
seleccionado.
Ejercicios
Ejercicio 7.1
1. Crear una hoja de cálculo en Excel 2016 con los datos que se deseen y después
protegerla para que no se pueda escribir en ella, verificando que el acceso es de
sólo lectura.
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Funciones 8
Capítulo
Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones

según su categoría
Las funciones son expresiones predefinidas que ayudan a trabajar con los datos y
las fórmulas en las hojas de cálculo.
Las funciones se agrupan en los siguientes tipos:
• Financieras.
• Lógicas.
• De texto.
• De fecha y hora.
• De búsqueda y referencia.
• Matemáticas y trigonométricas.
• Estadísticas.
• De ingeniería.
• De cubo.
• De información.
• De compatibilidad.
• De web.
En Excel 2016 se accede desde el menú FÓRMULAS a todos los tipos de funciones:
119
Las expresiones de las funciones comienzan con el símbolo igual “=”, después viene
el nombre de la función y, entre paréntesis, sus argumentos. Los argumentos pueden
ser números, nombres, matrices o referencias a celdas.
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Si la función se conoce, se puede escribir directamente en la celda. De lo contrario,
es preferible lanzar el asistente para fórmulas, para lo cual se debe pulsar en el
botón Insertar función.
Cuando se lanza el asistente para funciones aparece un cuadro de diálogo desde

el que se puede buscar la función deseada. Todas las funciones están agrupadas
por su tipo.
Una vez seleccionada la función, aparecerá un nuevo cuadro de diálogo para rellenar
sus argumentos. Por ejemplo, si se elige la función lógica SÍ, se pulsa en el botón
Aceptar y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Para rellenar los argumentos de la función hay que escribir una condición lógica
120 y, después, establecer tanto el valor que debe aparecer en la celda para el caso en
que se cumple la condición como el valor que debe aparecer en caso de no cum-
plirse dicha condición. Cuando están todos los datos rellenos, se pulsa en el botón
Aceptar y la fórmula aparece en la celda activa.
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Utilizar diferentes tipos de funciones
Utilizar funciones de texto
1. Para insertar una función de texto en Excel 2016 hay que ir a la pestaña FÓR-
MULAS y elegir la opción Texto. Se desplegará la lista de Funciones de texto
de la siguiente forma:
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las Funciones

de texto:
Función Descripción
CARÁCTER Devuelve el carácter especificado por un número de código.
Devuelve el código numérico del primer carácter de la cadena
CÓDIGO
de texto.
CONCATENAR Concatena varias cadenas de texto en una sola.
Convierte un número a cadena de texto con un número de ca-
DECIMAL
racteres decimales determinado.
DERECHA Devuelve los caracteres de la parte derecha de la cadena de texto.
Busca una cadena de texto dentro de otra, distinguiendo
ENCONTRAR
mayúsculas y minúsculas.
121
ESPACIOS Elimina los espacios de la cadena de texto.
Devuelve una subcadena de texto de una longitud determinada
EXTRAE
que comienza con el carácter de la posición especificada.
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Busca una cadena de texto dentro de otra sin hacer distinción
HALLAR
de mayúsculas y minúsculas.
IGUAL Comprueba si dos cadenas de texto son iguales.
Devuelve los caracteres de la parte izquierda de la cadena de
IZQUIERDA
texto.
LARGO Devuelve la longitud de la cadena de texto.
Elimina del texto todos aquellos caracteres que no se pueden
LIMPIAR
imprimir.
MAYUSC Convierte la cadena de texto a mayúsculas.
MINUSC Convierte la cadena de texto a minúsculas.
Convierte un número en texto y le añade el formato de moneda
MONEDA
dólar.
Pasa a mayúscula la primera letra de cada palabra de la cadena
NOMPROPIO
de texto.
Convierte texto a número de manera independiente a la confi-
NUMBERVALUE
guración regional.
REEMPLAZAR Reemplaza unos caracteres de la cadena de texto por otros.
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.
SUSTITUIR Sustituye una subcadena por otra dentro de la cadena de texto.
T Convierte los argumentos a texto.
TEXTO Convierte un número en texto.
Convierte un número en texto y le añade el formato de moneda
TEXTOBAHT
Baht.
Devuelve el carácter Unicode al que hace referencia el valor
UNICHAR
numérico dado.
Devuelve el valor Unicode que corresponde al primer carácter
UNICODE
del texto.
VALOR Convierte una cadena de texto en un número.
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de texto, se va a suponer
que se tiene una frase concreta en la celda A1, de manera que las funciones se
apliquen sobre dicha celda.
La frase sobre la que se va a trabajar es la siguiente:
“Disneyland Paris es un destino de vacaciones para todas las edades,
siendo un lugar en el que se pueden divertir niños y mayores”.
3. Si se quieren visualizar los primeros 10 caracteres, se utilizará la función IZ-
QUIERDA y se pondrán como parámetros la celda y un 10.
=IZQUIERDA (A1; 10)
4. Si se quiere convertir el texto a minúsculas, se utilizará la función MINUSC y se

pasará como argumento la celda.
122 =MINUSC (A1)
5. Se puede también sustituir parte del texto por otro. Usando la función SUSTI-
TUIR, se va a cambiar la subcadena “se pueden divertir” por “pueden disfrutar”.
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-
ůƚĂƌŝĂ
Para ello se pasan como argumentos la celda, la subcadena original y la nueva
subcadena para la sustitución.
=SUSTITUIR(A1;”se pueden divertir”;”pueden disfrutar”)
Pero a veces se pueden usar diferentes funciones para obtener un resultado igual.
6. Por ejemplo, para obtener lo mismo que en el ejemplo anterior, se puede usar tam-
bién la función REEMPLAZAR, a la cual se pasarán como argumentos la celda,
el número de posición en el que empieza la subcadena a sustituir, el número de
caracteres que se van a sustituir y la nueva subcadena.
=REEMPLAZAR(A1;95;18;”pueden disfrutar”)
7. Así mismo se pueden usar funciones que no dependan de una celda. Por ejemplo,
usando la función DECIMAL, se pueden especifi car un número y una cantidad de
decimales y, a continuación, se devuelve el resultado en formato texto de dicho
número con el formato especificado.
=DECIMAL(37,44; 3)
Utilizar funciones lógicas y condicionales

1. Para insertar una función lógica en Excel 2016 hay que ir a la ficha FÓRMULAS y
elegir la opción Lógicas. Se desplegará la lista de funciones lógicas de la siguiente
forma:

lógicas y condicionales:
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
Devuelve el valor especificado cuando la expresión se convierte
IFNA
en #N/A y, de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.
NO Invierte el valor lógico del argumento.
123
Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VER-
O
DADERO.
SI Especifica una condición lógica que comprobar.
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ůƚĂƌŝĂ
Devuelve un valor que se especifica cuando una fórmula lo evalúa
SI.ERROR como un error o, de lo contrario, devuelve el resultado de la fór-
mula.
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
XOR Devuelve una OR exclusiva de todos los argumentos.
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADE-
Y
ROS.
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones lógicas y condicionales,
se va a suponer que se tiene una serie de valores verdaderos o falsos en las cel-
das A1, A2, A3, A4 y A5, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas
celdas.
Los valores sobre los que se va a trabajar son los siguientes:
A1 - VERDADERO
A2 - FALSO
A3 - FALSO
A4 - VERDADERO
A5 - VERDADERO
3. Se quiere crear una función que compruebe el contenido de la celda A1 y que

devuelva la cadena “A1 es Cierto”, si la celda contiene el valor lógico verdadero,
y que devuelva la cadena “A1 es Falso”, si la celda contiene el valor lógico falso.
=SI(A1; “Cierto”; “Falso”)
4. Ahora se quiere hacer una función que indique si en las celdas A2 y A3 existe
algún valor falso o si son todos verdaderos, indicándolo con una cadena.
=SI(y(A2; A3); “Son ambos ciertos”; “Alguno es falso”)
5. Por último, se va a verifi car si los contenidos de las celdas A1 hasta A5 son todos
falsos o alguno de ellos es verdadero, indicándolo con el texto correspondiente.
=SI(O(A1;A2;A3;A4;A5); “Alguno es verdadero”; “Todos son falsos”)
6. También se puede hacer de manera equivalente con esta función:

=SI(O(A1:A5); “Alguno es verdadero”; “Todos son falsos”)
Utilizar funciones de fecha y hora

1. Para insertar una función de fecha y hora en Excel 2016 hay que ir a la fi cha
FÓRMULAS y elegir la opción Fecha y hora. Se desplegará la lista de funciones
de fecha y hora de la siguiente forma:
124
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-
ůƚĂƌŝĂ
En la siguiente tabla se especifica la descripción para cada una de las funciones
Fecha y hora:
Devuelve el número de serie correspondiente de la fecha y hora
AHORA
actuales.
AÑO Convierte un número de serie en un valor de año.
DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes.
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o
DIA.LAB
después de un número determinado de días laborables.
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o
DIA.LAB.INTL después de un número determinado de días laborables, indicando
qué días y cuántos son de fin de semana.
DÍAS Devuelve la cantidad de días entre dos fechas.
DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables entre dos fechas.
Devuelve el número de días laborables entre dos fechas, indican-
DIAS.LAB.INTL
do qué días y cuántos son de fin de semana.
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año
DIAS360
de 360 días.
DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha de-
FECHA
terminada.
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número
FECHA.MES
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial.
125
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número
FECHANUMERO
de serie.
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ůƚĂƌŝĂ
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del
FIN.MES
mes anterior o posterior a un número de meses especificado.
Devuelve la fracción de año que representa un número total de
FRAC.AÑO
días existentes entre un valor de fecha inicial y uno final.
HORA Convierte un número de serie en un valor de hora.
Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel 2016
HORANUMERO para una hora de 0 (12:00:00 a.m.) a 0.999988426 (11:59:59
p.m.).
HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.
Devuelve el número de semana ISO del año para una fecha
ISOWEEKNUM
determinada.
MES Convierte un número de serie en un valor de mes.
MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto.
Devuelve el número de serie correspondiente a una hora deter-
NSHORA
minada.
NUM.DE.SEMA- Convierte un número que representa el lugar numérico corres-
NA pondiente a una semana de un año.
SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo.
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de fecha y hora, se va
a suponer que se tienen introducidas dos fechas con hora concreta en las celdas
A1 y A2, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.
A1 – 01/04/2012 15:30
A1 – 01/05/2012 12:30
3. Se quieren usar varias funciones que indiquen en tres columnas diferentes el día,
el mes y el año de la primera fecha indicada. En tres celdas contiguas se deberán
escribir las siguientes funciones:
=DIA(A1)
=MES(A1)
=AÑO(A1)
4. De la misma manera, se quieren poner en celdas diferentes la hora y los minu-

tos para la segunda fecha. Y también, aunque no aparezca en el dato, solicitar
los segundos y ver qué responde. En tres celdas contiguas se deben poner las
siguientes funciones:
=HORA(A1)
=MINUTO(A1)
=SEGUNDO(A1)
126 5. A continuación, se escribirá una función que indique el número de días laborables
que hay entre la primera y la segunda fecha.
=DIAS.LAB(A1; A2)
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ůƚĂƌŝĂ
6. Por último, se quieren escribir dos funciones que indiquen el número de semana
del año para cada una de las dos fechas. Para ello, se pondrán en dos celdas
las siguientes funciones:
=NUM.DE.SEMANA(A1)
=NUM.DE.SEMANA(A2)
Utilizar funciones de búsqueda y referencia

1. Para insertar una función de búsqueda y referencia en Excel 2016 hay que ir a
la fi cha FÓRMULAS y elegir la opción Búsqueda y referencia. Se desplegará la
lista de funciones de búsqueda y referencia de la siguiente forma:

de búsqueda y referencia:
ÁREAS Devuelve el número de áreas de una referencia.
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz.
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor
BUSCARH
de la celda indicada como argumento.
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en
BUSCARV
horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz.
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia.
Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una
DESREF
referencia dada.
127
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de
DIRECCIÓN
una hoja de cálculo.
ELEGIR Elige un valor entre una lista de valores.
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-
ůƚĂƌŝĂ
FILA Devuelve el número de fila de una referencia.
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia.
FORMULATEXT Devuelve una fórmula como una cadena.
Crea un enlace a un documento almacenado en un servi-
HIPERVÍNCULO
dor de red bien en una intranet o en Internet.
IMPORTARDATOSDI- Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla
NAMICOS dinámica.
Usa un índice para elegir un valor de una referencia o
ÍNDICE
matriz.
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.
Recupera los datos en tiempo real desde un programa
RDTR
compatible con la automatización COM.
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz.
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de búsqueda y referen-
cia, se va a suponer que se tienen introducidos una serie de valores numéricos
en las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3, de manera que las funciones se apliquen
sobre dichas celdas.
A1 – 5
A2 – 10
A3 – 20
B1 – 50
B2 – 30
B3 – 10
3. Se creará una función que indique la referencia fija de la tercera fila de la segunda
columna.
=DIRECCION(3; 2)
El valor que se devuelve es $B$3.
4. Se obtendrá el número de áreas que hay en varias listas de celdas. Por ejemplo,
se pueden generar las siguientes funciones con los siguientes resultados:
=AREAS(A1:B3)  Devuelve un área
=AREAS((A1:B1; A3:B3))  Devuelve dos áreas
5. Se usará la búsqueda para localizar un valor en la primera columna y obtener
el valor correspondiente en la misma fila localizada de la segunda columna. Un
ejemplo para dicha búsqueda podría ser:
=BUSCAR(20;A1:A3;B1:B3)
Lo que hace es localizar el valor 20 en la primera columna y el valor que obtiene
de resultado es 10.
6. Se usará la búsqueda para obtener un valor de un rango de celdas. Se utiliza-
128 rán solamente la segunda y tercera fi las para localizar un valor en la columna y
devolver el valor correspondiente de la segunda columna para la misma fila. La
búsqueda a realizar podría ser:
=BUSCAR(10;A2:A3;B2:B3)
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ůƚĂƌŝĂ
En este caso se localiza el valor 10 y el resultado que se obtiene es 30.
7. Por último, se realizará una elección entre una lista de elementos. Por ejemplo, se
indicará que se quiere elegir el segundo valor de una lista de cuatro celdas.
=ELEGIR(2;A2;A3;B2;B3)
Utilizar funciones matemáticas y trigonométricas

1. Para insertar una función matemática y trigonométrica en Excel 2016 hay que ir
a la ficha FÓRMULAS y elegir la opción Matemáticas y trigonométricas. Se
desplegará la lista de funciones matemáticas y trigonométricas de la siguiente
forma:

matemáticas y trigonométricas:
ABS Devuelve el valor absoluto de un número.
ACOS Devuelve el arcocoseno de un número.
ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
ACOT Devuelve el arcotangente de un número en radianes.
ACOTH Devuelve la cotangente hiperbólica inversa de un número.
AGREGAR Devuelve un agregado en una lista o base de datos.
ALEATORIO Devuelve un número aleatorio decimal entre 0 y 1.
A LEA TORIO.EN - Devuelve un número aleatorio entre los números especifica-
TRE dos.
ARABIC Convierte un número romano en arábigo. 129
ASENO Devuelve el arcoseno de un número.
ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.
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-
ůƚĂƌŝĂ
ATAN Devuelve la arcotangente de un número.
ATAN2 Devuelve la arcotangente de las coordenadas indicadas.
ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
Convierte un número en una representación de texto con la
BASE
base dada.
Redondea un número hacia arriba al entero más cercano o
CEILING.MATH
al múltiplo significativo más cercano.
COCIENTE Devuelva la parte entera de una división.
Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de
COMBINA
una cantidad determinada de elementos.
Devuelve el número de combinaciones para un número de-
COMBINAT
terminado de objetos.
Convierte una representación de texto de un número en una
CONV.DECIMAL
base dada en un número decimal.
COS Devuelve el coseno de un número.
COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
COT Devuelve la cotangente de un ángulo.
COTH Devuelve la cotangente hiperbólica de un número.
CSC Devuelve la cosecante de un ángulo.
CSCH Devuelve la cosecante hiperbólica de un ángulo.
Redondea un número hacia abajo hasta el entero más pró-
ENTERO
ximo.
EXP Devuelve el elevado a la potencia de un número dado.
FACT Devuelve el factorial de un número.
FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.
Redondea un número para abajo al entero más cercano o al
FLOOR.MATH
múltiplo significativo más cercano.
GRADOS Convierte radianes en grados.
LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número.
LOG Devuelve el logaritmo en la base especificada de un número.
LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
M.C.D Devuelve el máximo común divisor.
M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo.
MDETERM Devuelve el determinante matricial de una matriz.
MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.
MMULT Devuelve la matriz producto de multiplicar dos matrices.
MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números.
Devuelve la matriz de la unidad para la dimensión especifi-
MUNIT
cada.
130
NUMERO. Convierte un número arábigo en número romano con formato
ROMANO de texto.
PI Devuelve el valor de PI.
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ůƚĂƌŝĂ
POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.
PRODUCTO Multiplica los argumentos.
RADIANES Convierte los grados en radianes.
RAÍZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.
Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número multiplicada
RAIZ2PI
por PI.
REDOND.MULT Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.
R ED O N D EA . I M -
Redondea un número hasta el entero impar más próximo.
PAR
REDONDEA.PAR Redondea un número hasta el entero par más próximo.
REDONDEAR Redondea un número con el número de dígitos deseado.
Redondea un número hacia arriba en dirección contraria a
REDONDEAR.MAS
cero.
REDONDEAR.
Redondea un número hacia abajo en dirección a cero.
MENOS
RESIDUO Devuelve el resto de una división.
S Devuelve la secante de un ángulo.
SECH Devuelve la secante hiperbólica de un ángulo.
SENO Devuelve el seno de un ángulo determinado.
SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un ángulo determinado.
SIGNO Devuelve el signo de un número.
SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista.
SUMA Suma los argumentos.
SUMA.
Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
CUADRADOS
Devuelve la suma de una serie de potencias en función de
SUMA.SERIES
la fórmula.
Devuelve la suma de los productos de los componentes de
SUMAPRODUCTO
una matriz.
Suma las celdas que cumplen unas condiciones determina-
SUMAR.SI
das.
SUMAR.SI.
Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.
CONJUNTO
Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores
SUMAX2MASY2
correspondientes a dos matrices.
Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los
SUMAX2MENOSY2
valores correspondientes a dos matrices.
Devuelve la suma de los cuadrados de los valores correspon-
SUMAXMENOSY2
dientes a dos matrices.
TAN Devuelve la tangente de un número. 131
TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.
TRUNCAR Trunca un número a un entero.
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ůƚĂƌŝĂ
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones matemáticas y trigonomé-
tricas, se va a suponer que se tienen introducidos una serie de valores numéricos
en las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3, de manera que las funciones se apliquen
sobre dichas celdas.
A1 – 25
A2 – 90
A3 – 50
B1 – 12
B2 – 7
B3 – 5
3. En primer lugar, se creará una función que obtenga el valor de elevar el número
“e” al valor de la celda B3. En este caso debería obtener e5 . La función deberá
ser la siguiente:
=EXP(B3)
El valor del resultado es 148,413159.
4. Después, se creará una función que obtenga el valor de elevar el valor de la celda
B3 al de la celda B2. En este caso debería obtener 57. La función deberá ser la
siguiente:
=POTENCIA(B3; B2)
El valor del resultado es 78125.
5. Se obtendrá el factorial del número contenido en la celda B2. En este caso debería
obtener el resultado de 7! La función deberá ser la siguiente:
=FACT(B2)
6. Se creará una función que obtenga el seno del valor de la celda A2. Hay que tener
en cuenta que la función SENO necesita su parámetro en radianes, no en grados.
La función deberá ser la siguiente:
=SENO(RADIANES(A2))
7. Se escribirá una función que sume los valores de todo el rango de celdas. La
función deberá ser la siguiente:
=SUMA(A1:B3)
8. Por último, se crearán dos funciones que obtengan el cociente y el resto de la
división entre el valor de la celda A2 y el valor de la celda B2. En dos celdas
resultado consecutivas se escribirían las siguientes funciones:
132 =COCIENTE(A2;B2)
=RESIDUO(A2; B2)
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Utilizar funciones estadísticas
1. Para insertar una función estadística en Excel 2016 hay que ir a la ficha FÓRMU-
LAS, elegir la opción Más funciones y, a continuación, seleccionar Estadísticas.
Se desplegará la lista de funciones estadísticas de la siguiente forma:

estadísticas:
Devuelve la probabilidad de un resultado de prueba
BINOM.DIST.RANGE
que usa una distribución binomial.
Devuelve el coeficiente de correlación entre dos
COEF.DE.CORREL
conjuntos de datos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución.
Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento
COEFICIENTE.R2
de correlación de producto Pearson.
Cuenta cuántos números hay en una lista de ar-
CONTAR
gumentos.
Devuelve el número de celdas en blanco de un
CONTAR.BLANCO
rango.
Cuenta el número de celdas que cumplen la condi-
CONTAR.SI
ción especificada.
Cuenta el número de celdas que cumplen el con-
CONTAR.SI.CONJUNTO
junto de condiciones especificadas.
Cuenta cuántos valores hay en una lista de argu- 133
CONTARA
mentos.
Devuelve la covarianza, el promedio de los productos
COVARIANCE.P
de las desviaciones emparejadas.
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Devuelve la covarianza de ejemplo, el promedio de
COVARIANZA.M los productos de las desviaciones para cada pareja
de puntos de datos en dos conjuntos.
CRECIMIENTO Devuelve los valores en una tendencia exponencial.
Devuelve el cuartil del conjunto de datos basado en
CUARTIL.EXC
los valores percentiles de 0 a 1, exclusivo.
CUARTIL.INC Devuelve el cuartil del conjunto de datos.
CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.
Devuelve la desviación estándar a partir de una
DESVEST.M
muestra.
Devuelve la desviación estándar en función de toda
DESVEST.P
la población.
Devuelve la desviación estándar a partir de una
DESVESTA muestra incluyendo números, texto y valores lógi-
cos.
Devuelve la desviación estándar en función de toda
DESVESTPA la población incluyendo números, texto y valores
lógicos.
Devuelve la suma de los cuadrados de las desvia-
DESVIA2
ciones.
Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas
DESVPROM
de los puntos de datos.
Devuelve la función de distribución beta acumu-
DISTR.BETA.N
lativa.
Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria
DISTR.BINOM.N
discreta siguiendo una distribución binomial.
Devuelve la función de densidad de probabilidad
DISTR.CHICUAD
beta acumulativa.
Devuelve la probabilidad de una cola de distribución
DISTR.CHICUAD.CD
chi cuadrado.
DISTR.EXP.N Devuelve la distribución exponencial.
Devuelve la distribución de probabilidad F de una
DISTR.F.CD
cola de distribución chi cuadrado.
DISTR.F.N Devuelve la distribución de probabilidad F.
DISTR.GAMMA.N Devuelve la distribución gamma.
DISTR.HIPERGEOM.N Devuelve la distribución hipergeométrica.
Devuelve la distribución logarítmico-normal acu-
DISTR.LOGNORM
mulativa.
Devuelve la distribución normal estándar acumu-
DISTR.NOM.ESTAND.N
lativa.
DISTR.NOM.N Devuelve la distribución normal acumulativa.
134
Devuelve los puntos porcentuales de la distribución
DISTR.T.2C
t de Student.
DISTR.T.CD Devuelve la distribución de t de Student.
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Devuelve los puntos porcentuales de la distribución
DISTR.T.N
t de Student.
DISTR.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull.
Devuelve el error estándar del valor de Y previsto
ERROR.TIPICO.XY
para cada X de la regresión.
ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal.
Devuelve los parámetros de una tendencia expo-
ESTIMACION.LOGARITMICA
nencial.
Devuelve el resultado de aplicar la transformación
FISHER
Fisher.
Devuelve una distribución de frecuencia de los ar-
FRECUENCIA
gumentos como una matriz vertical.
GAMMA Devuelve los valores de la función gamma, Γ(x).
Devuelve el logaritmo natural de la función gamma,
GAMMA.LN
Γ(x).
Devuelve el logaritmo natural exacto de la función
GAMMA.LN.EXACTO
gamma, Γ(x).
Devuelve un 0,5 menos la distribución acumulativa
GAUSS
normal estándar.
Devuelve la intersección de la línea de regresión
INTERSECCION.EJE
lineal.
INTERVALO.CONFIANZA. Devuelve el intervalo de confianza de la media de
NORM una población.
Devuelve el intervalo de confianza para la media
INTERVALO.CONFIANZA.T de una población, usando una distribución t de
Student.
Devuelve la función inversa de la función de dis-
INV.BETA.N tribución acumulativa de una distribución beta
especificada.
Devuelve el menor valor cuya distribución binomial
INV.BINOM
acumulativa es menor o igual a un valor de criterio.
Devuelve la función de densidad de probabilidad
INV.CHICUAD
beta acumulativa.
Devuelve la función inversa de probabilidad de una
INV.CHICUAD.CD
cola de distribución chi cuadrado.
Devuelve la función inversa de la distribución de
INV.F
probabilidad F.
Devuelve la función inversa de la distribución de
INV.F.CD probabilidad F de una cola de distribución chi
cuadrado.
Devuelve la función inversa de la distribución gam-
INV.GAMMA
ma acumulativa. 135
Devuelve la función inversa de la distribución loga-
INV.LOGNORM
rítmico-normal acumulativa.
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Devuelve la función inversa de la distribución nor-
INV.NORM
mal acumulativa.
Devuelve la función inversa de la distribución nor-
INV.NORM.ESTAND
mal estándar acumulativa.
Devuelve el valor t de la distribución t de Student en
INV.T
función de la probabilidad y los grados de libertad.
Devuelve la función inversa de la distribución de t
INV.T.2C
de Student.
Devuelve la jerarquía equivalente de un número en
JERARQUIA.EQV
una lista de números.
Devuelve la jerarquía media de un número en una
JERARQUIA.MEDIA
lista de números.
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto
K.ESIMO.MAYOR
de datos.
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto
K.ESIMO.MENOR
de datos.
Devuelve el valor máximo de una lista de argu-
MAX
mentos.
Devuelve el valor máximo, incluidos números, texto
MAXA
y valores lógicos.
Devuelve la media del interior de un conjunto de
MEDIA.ACOTADA
datos.
MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica.
MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica.
MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados.
Devuelve el valor mínimo de una lista de argumen-
MIN
tos.
Devuelve el valor mínimo de una lista de argumen-
MINA
tos, incluidos números, texto y valores lógicos.
Devuelve el valor más común de un conjunto de
MODA.UNO
datos.
Devuelve una matriz vertical de los valores que se
MODA.VARIOS repiten con más frecuencia en una matriz o rango
de datos.
NEGBINOM.DIST Devuelve la distribución binomial negativa.
NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado.
Devuelve el coeficiente de momento de correlación
PEARSON
de producto Pearson.
PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal.
Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un
PERCENTIL.EXC
rango, donde k está en el rango 0 a 1, exclusivo.
136 Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un

PERCENTIL.INC
rango.
Devuelve el número de permutaciones de un número
PERMUTACIONES
determinado de objetos.
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ůƚĂƌŝĂ
Devuelve la cantidad de permutaciones de una can-
PERMUTACIONES tidad determinada de objetos (con repeticiones) que
pueden seleccionarse del total de objetos.
Devuelve el valor de la función de densidad para
PHI
una distribución normal estándar.
POISSON.DIST Devuelve la distribución de Poisson.
Devuelve la probabilidad de que los valores de un
PROBABILIDAD
rango se encuentren entre dos límites.
PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos.
Devuelve el promedio de las celdas de un rango que
PROMEDIO.SI
cumplen una condición determinada.
Devuelve el promedio de las celdas de un rango que
PROMEDIO.SI.CONJUNTO
cumplen un conjunto de condiciones determinadas.
Devuelve el promedio, incluyendo números, texto y
PROMEDIOA
valores lógicos.
PRONÓSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal.
PRUEBA.CHICUAD Devuelve la prueba de independencia.
PRUEBA.F.N. Devuelve el resultado de una prueba F.
Devuelve la función inversa de la transformación
PRUEBA.FISHER.INV
Fisher.
Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t
PRUEBA.T.N
de Student.
Devuelve el valor de la probabilidad de una cola de
PRUEBA.Z.N
una prueba z.
Devuelve el rango de un valor en un conjunto de
RANGO.PERCENTIL.EXC datos como un porcentaje (0 a 1, exclusivo) del
conjunto de datos.
Devuelve el rango porcentual de un valor de un
RANGO.PERCENTIL.INC
conjunto de datos.
Devuelve el sesgo de una distribución basado en
una población, una caracterización del grado de
SKEW.P
asimetría de una distribución alrededor de su me-
dia.
TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal.
VAR.P Calcula la varianza en función de toda la población.
VAR.S Calcula la varianza en función de una muestra.
Calcula la varianza en función de una muestra,
VARA
incluidos números, texto y valores lógicos.
Calcula la varianza en función de toda la población,
VARPA
incluidos números, texto y valores lógicos.
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones estadísticas, se va a

suponer que se tienen introducidos una serie de valores numéricos en las celdas 137
A1, A2, A3, B1, B2 y B3, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas
celdas.
Los valores sobre los que se va a trabajar serán los siguientes:
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
A1 – 100
A2 – 75
A3 – 50
B1 – 12
B2 – 24
B3 – 30
3. En primer lugar, se creará una función que cuente el número de valores de todo
el rango de datos. La función deberá ser la siguiente:
=CONTAR(A1:B3)
El resultado para este caso es 6.
4. A continuación, se creará otra función que cuente el número de valores superiores
a 25 para el mismo rango de datos. La función deberá ser la siguiente:
=CONTAR.SI(A1:B3; “>25”)
El resultado de esta cuenta es 4.
5. Se escribirá una función que indique el número de valores menores o iguales a
50 de todo el rango de valores, sin usar las funciones de contar. En este caso se
puede utilizar la función de frecuencia, que implícitamente tiene como condición
el ser menor o igual que un valor. La función deberá ser la siguiente:
=FRECUENCIA(A1:B3; 50)
El resultado para la frecuencia es 4.
6. Se escribirán un par de funciones que sean capaces de obtener el elemento más
alto del rango de valores y el elemento más bajo del mismo rango. Se deberían
poner en dos celdas consecutivas las siguientes funciones:
=MAX(A1:B3)
=MIN(A1:B3)
Los resultados para estas funciones serán 100 y 12, respectivamente.
7. Se escribirá otro par de funciones que puedan obtener el segundo elemento más
alto y el segundo elemento más bajo del rango de valores. Para este caso se de-
berían usar estas funciones:
=K.ESIMO.MAYOR(A1:B3; 2)
=K.ESIMO.MENOR(A1:B3; 2)
Los resultados para estas funciones serán 75 y 24, respectivamente.
8. Por último, se creará una función que obtenga el valor medio de todos los valores
del rango completo. La función deberá ser la siguiente:
=PROMEDIO(A1:B3)
El resultado de la función es 48,5.
Utilizar funciones de ingeniería

138
1. Para insertar una función de ingeniería en Excel 2016 hay que ir a la ficha FÓR-
MULAS, elegir la opción Más funciones y, a continuación, seleccionar Ingeniería.
Se desplegará la lista de funciones de ingeniería de la siguiente forma:
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-
ůƚĂƌŝĂ
de ingeniería:
BESSELI Devuelve la función Bessel In(x) modificada.
BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x).
BESSELK Devuelve la función Bessel Kn(x) modificada.
BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x).
BIN.A.DEC Convierte un número binario en decimal.
BIN.A.HEX Convierte un número binario en hexadecimal.
BIN.A.OCT Convierte un número binario en octal.
BITAND Devuelve un AND bit a bit entre dos números.
Devuelve un número desplazado a la izquierda por bits de
BITLSHIFT
desplazamiento.
BITOR Devuelve un OR bit a bit entre dos números.
Devuelve un número desplazado a la derecha por bits de
BITRSHIFT
desplazamiento.
BITXOR Devuelve un OR exclusivo bit a bit entre dos números.
Convierte coeficientes reales e imaginarios en un número
COMPLEJO
complejo.
CONVERTIR (*) Convierte un número de un sistema de medida a otro.
DEC.A.BIN Convierte un número decimal en binario.
DEC.A.HEX Convierte un número decimal en hexadecimal.
DEC.A.OCT Convierte un número decimal en octal. 139
DELTA Comprueba si dos valores son iguales.
FUN.ERROR Devuelve la función de error.
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-
ůƚĂƌŝĂ
FUN.ERROR.
Devuelve la función de error complementaria.
COMPL
FUN.ERROR.
Devuelve la función de error complementaria entre X e
COMPL.
infinito.
EXACTO
FUN.ERROR.
Devuelve la función de error exacto.
EXACTO
HEX.A.BIN Convierte un número hexadecimal en binario.
HEX.A.DEC Convierte un número hexadecimal en decimal.
HEX.A.OCT Convierte un número hexadecimal en octal.
IM.ABS Devuelve el valor absoluto de un número complejo.
Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en
IM.ANGULO
radianes.
IM.CONJUGA-
Devuelve la conjugada compleja de un número complejo.
DA
IM.COS Devuelve el coseno de un número complejo.
IM.DIV Devuelve el cociente de dos números complejos.
IM.EXP Devuelve el valor exponencial de un número complejo.
IM.LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número complejo.
IM.LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo.
IM.LOG2 Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo.
Devuelve un número complejo elevado a una potencia
IM.POT
entera.
IM.PRODUCT Devuelve el producto de 2 a 255 números complejos.
IM.RAIZ2 Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo.
IM.REAL Devuelve el coeficiente real de un número complejo.
IM.SENO Devuelve el seno de un número complejo.
IM.SUM Devuelve la suma de números complejos.
IM.SUSTR Devuelve la diferencia entre dos números complejos.
IMAGINARIO Devuelve el coeficiente imaginario de un número complejo.
IMCOSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número complejo.
IMCOT Devuelve la cotangente de un número complejo.
IMCSC Devuelve la cosecante de un número complejo.
IMCSCH Devuelve la cosecante hiperbólica de un número complejo.
IMSEC Devuelve la secante de un número complejo.
IMSECH Devuelve la secante hiperbólica de un número complejo.
IMSINH Devuelve el seno hiperbólico de un número complejo.
IMTAN Devuelve la tangente de un número complejo.
140 MAYOR.O.
Comprueba si un número es mayor que un valor de umbral.
IGUAL
OCT.A.BIN Convierte un número octal en binario.
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-
ůƚĂƌŝĂ
OCT.A.DEC Convierte un número octal en decimal.
OCT.A.HEX Convierte un número octal en hexadecimal.
(*) La función de conversión es capaz de pasar de unas unidades de medida a otras,

usando la serie de abreviaturas que se describen en la siguiente lista:
 Unidades de peso y masa:
o Gramo (g)
o Slug (sg)
o Libra masa (lbm)
o Unidad de masa atómica (u)
o Onza (ozm)
 Unidades de longitud:
o Metro (m)
o Milla (ml)
o Milla náutica (nml)
o Pulgada (in)
o Pie (ft)
o Yarda (yd)
o Angstrom (ang)
o Pica (Pica)
 Unidades de tiempo:
o Año (yr)
o Día (day)
o Hora (hr)
o Minuto (mn)
o Segundo (sec)
 Unidades de presión:
o Pascal (p)
o Atmósfera (at)
o Mm de mercurio (mmHg)
 Unidades de fuerza:
o Newton (N) 141
o Dina (di)
o Libra fuerza (lbf)
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-
ůƚĂƌŝĂ
 Unidades de energía:
o Julio (J)
o Erg (e)
o Caloría (cal)
o Electronvoltio (ev)
o Caballo hora (ch)
o Vatio hora (wh)
o Libra pie (flb)
o Unidad térmica inglesa BTU (btu)
 Unidades de potencia:
o Caballo (cv)
o Vatio (w)
 Unidades de magnetismo:
o Tesla (T)
o Gauss (ga)
 Unidades de temperatura:
o Grado Celsius ©
o Grado Fahrenheit (F)
o Grado Kelvin (K)
 Unidades de capacidad:
o Cuchara de té (tsp)
o Cuchara sopera (tbs)
o Onza fluida (oz)
o Taza (cup)
o Pinta americana (pt)
o Pinta inglesa (uk_pt)
o Cuarto (qt)
o Galón (gl)
o Litro (l)
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones estadísticas, se va a
suponer que se tienen introducidos una serie de valores numéricos en las celdas
A1, A2 y A3, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.
142
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-
ůƚĂƌŝĂ
Los valores sobre los que se va a trabajar serán los siguientes:
A1 – 100
A2 – 75
A3 – 50
3. En primer lugar, se crearán tres funciones que sean capaces de convertir a binario,
octal y hexadecimal el valor de la celda A1. Para ello, se deberían crear en una
serie de celdas contiguas las siguientes funciones:
=DEC.A.BIN(A1)
=DEC.A.OCT(A1)
=DEC.A.HEX(A1)
Los resultados para cada una de las funciones son:
1100100
144
64
Los resultados aparecerán justifi cados a la izquierda en las celdas. Ello se debe
a que no considera dichos valores como numéricos, al no tratarse de decimales;
por tanto, no se justifi can a la derecha.
4. Suponiendo que el dato de la celda A2 sea un valor hexadecimal (es decir, que
el 75 sea el equivalente al decimal 117), se realizará la conversión a los valores
binario, octal y decimal. Las funciones a crear deberían ser:
=HEX.A.BIN(A2)
=HEX.A.OCT(A2)
=HEX.A.DEC(A2)
Los resultados para cada una de las funciones son:

1110101
165
117
En este caso, el último valor sí que aparece justificado a la derecha, puesto que
es un valor numérico en el sistema decimal.
5. Por último, suponiendo que el valor de la celda A3 sea una cantidad de grados
Celsius, se escribirá la función que lo convierta a Fahrenheit. La función sería:
=CONVERTIR(A3; “C”; “F”)
El resultado devuelto por la función es 122.
Utilizar funciones de cubo

1. Para insertar una función de cubo en Excel 2016 hay que ir a la ficha FÓRMULAS,
143
elegir la opción Más funciones y, a continuación, seleccionar Cubo. Se desplegará
la lista de funciones de cubo de la siguiente forma:
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-
ůƚĂƌŝĂ
de cubo:
CONJUNTOCUBO Define un conjunto calculado de miembros o
tuplas mediante el envío de una expresión de
conjunto al cubo en el servidor, lo que crea el
conjunto y después lo devuelve.
MIEMBROCUBO Devuelve un miembro o tupla en una jerarquía
de cubo. Se usa para validar la existencia del
miembro o la tupla en él.
MIEMBROKPICUBO Devuelve una propiedad de indicador clave de
rendimiento (KPI) y muestra el nombre del KPI en
la celda, que es una medida cuantificable.
MIEMBRORANGOCUBO Devuelve el miembro N, o clasificado, en un con-
junto. Se usa para devolver uno o más elementos
de un conjunto.
PROPIEDADMIEMBROCUBO Devuelve el valor de una propiedad de miembro
del cubo. Se usa para validar la existencia de un
nombre de miembro en el cubo y para devolver la
propiedad especificada para este miembro.
RECUENTOCONJUNTOCUBO Devuelve el número de elementos de un conjunto.
VALORCUBO Devuelve un valor agregado del cubo.
Utilizar funciones de información

144
1. Para insertar una función de información en Excel 2016 hay que ir a la ficha
FÓRMULAS, elegir la opción Más funciones y, a continuación, seleccionar Infor-
mación. Se desplegará la lista de funciones de información de la siguiente forma:
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
de información:
Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el
CELDA
contenido de una celda.
ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el número es impar.
ES.PAR Devuelve VERDADERO si el número es par.
ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco.
Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error
ESERR
excepto #N/A.
ESERROR Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error.
ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico.
ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A.
ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor no es texto.
ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el valor es un número.
ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia.
ESTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es texto.
HOJA Devuelve el número de la hoja a la que se hace referencia.
HOJAS Devuelve la cantidad de hojas de una referencia.
INFO (*) Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.
Comprueba si la referencia es a una celda que contiene una
ISFORMULA 145
fórmula y devuelve VERDADERO o FALSO.
N Devuelve un valor convertido en un número.
NOD Devuelve el valor de error #N/A.
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-
ůƚĂƌŝĂ
TIPO Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.
TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a un tipo de error.
(*) La función de información tiene una serie de parámetros que se describen en la

siguiente lista:
• Directorio. La ruta de acceso de la carpeta en uso.
• Archivos. El número de hojas de cálculo activas en los libros abiertos.
• Origen. Referencia a celda absoluta de la primera celda visible en la
ventana desde la parte superior izquierda en función de la posición de
desplazamiento real.
• Versionso. Versión del sistema operativo en uso.
• Actual. El modo activo de actualización entre automático o manual.
• Versión. La versión de Microsoft Excel 2016.
• Sistema. El nombre del entorno operativo, siendo pcdos el de Windows y
mac el de Macintosh.
2. Para realizar unos ejemplos sobre varias de las funciones de información, se va
a suponer que se tienen varios valores de diferentes tipos en las celdas A1, A2,
A3 y A4, de manera que las funciones se apliquen sobre dichas celdas.
Los contenidos de las celdas sobre los que se va a trabajar son los siguientes:
A1 - 214
A2 - 123
A3 - VERDADERO
A4 – Silvia nació en Argentina, pero tiene ascendencia vasca.
3. Para mirar si los valores de las dos primeras celdas son pares, se pueden utilizar
las siguientes llamadas de funciones:
=ES.PAR(A1)
=ES.PAR(A2)
Los resultados de estas funciones son VERDADERO y FALSO, respectivamente.

4. Por último, usando las funciones que indican si se tiene un valor lógico, un valor
numérico o un texto, se aplicarán a las celdas rellenas para que todas devuelvan
un valor verdadero. Las funciones deberían ser las siguientes:
=ESNUMERO(A1)
=ESNUMERO(A2)
=ESLOGICO(A3)
=ESTEXTO(A4)
146
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-
ůƚĂƌŝĂ
Utilizar subtotales
Para utilizar en Excel 2016 los subtotales se usa la función SUBTOTALES. Dicha
función devuelve un subtotal en una lista de datos.
1. La manera más sencilla es utilizar el comando Subtotales, dentro del grupo Es-
quema de la pestaña DATOS. Una vez se tiene creada la lista, se puede cambiar
modifi cando la función Subtotales.
2. A la función se le pasa un primer parámetro que contiene un número del 1 al 11
(incluye valores ocultos) o del 101 al 111 (pasa por alto valores ocultos) en base
a la siguiente tabla:
Función con ocultos Función sin ocultos Función

1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP
El segundo parámetro es obligatorio y es el primer rango con nombre para el que se

desea obtener subtotales. El resto de parámetros son opcionales y son otros rangos
sobre los que obtener también subtotales.
Hay que tener en cuenta que la función SUBTOTALES

está diseñada para datos en rangos verticales y no se
puede utilizar para rangos horizontales.
3. Después de seleccionar una celda del rango, se puede insertar un nivel de sub-
totales o se pueden insertar varios niveles anidados.
4. Para eliminar ciertos subtotales hay que seleccionar una celda del rango que los
contiene, pulsar en Subtotal del grupo Esquema de la ficha DATOS y, en el
cuadro de diálogo que aparece, pulsar en Quitar todos.
Corregir errores en fórmulas

Las fórmulas pueden producir valores de error, además de producir resultados ines-
perados. Para evitar errores es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos
a la hora de escribir una función:
• Cada función debe comenzar con el signo igual (=). Si no se pone dicho 147
signo, lo que se escribe se puede mostrar como texto o como una fecha
en función del contenido.
• Verifi car que aparecen los mismos paréntesis de apertura y cierre
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Hay que asegurarse de que todos los pares de paréntesis son correctos y
coinciden en número. Cada paréntesis debe estar en su posición exacta
para que la fórmula se evalúe correctamente.
• Usar dos puntos (:) para especificar un rango. Cuando se hace referen-
cia a un rango de celdas hay que usar el signo dos puntos para separar
la referencia a la primera y a la última celda del rango.
• Escribir todos los argumentos necesarios. Hay funciones que no necesi-
tan argumentos y otras que sí los requieren, así es que hay que asegurarse
de no haber introducido un número de argumentos diferente al esperado.
• Escribir el tipo correcto de argumentos. Los argumentos de las funcio-
nes tienen tipos de datos concretos y hay que verificar que el tipo de los
argumentos coincide con el esperado.
• Anidar un máximo de 64 funciones. Las funciones se pueden anidar,
pero existe un límite de 64 anidamientos que no debe superarse.
• Escribir los nombres de otras hojas de cálculo entre comillas simples.
Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo
del mismo o de otro libro, y el nombre contiene algún carácter que no
corresponde al alfabeto, se debe escribir el nombre entre comillas simples.
• Colocar signo de exclamación (!) tras un nombre de hoja de cálculo
al hacer referencia en una fórmula. Entre el nombre de la hoja y la
celda debe colocarse el símbolo de exclamación.
• Incluir la ruta de acceso a los libros externos. En las referencias ex-
ternas hay que especificar la ruta de acceso si el libro no se encuentra en
la misma carpeta.
• Escribir los números sin formato. Nunca debe darse formato a los nú-
meros cuando se escriben en una fórmula.
• Evitar dividir por cero. Se debe tener cuidado cuando al dividir una
celda entre otra no se tenga un valor cero en la celda que contiene el valor
con el que dividir.
Ejecutar el comprobador de errores

Excel 2016 posee un comprobador de errores que, de la misma forma que un
corrector ortográfico, puede chequear la ortografía de un documento que se está
escribiendo. Así mismo, permite implementar determinadas reglas para determinar
si hay errores en las fórmulas. Las reglas no garantizan que las fórmulas no con-
tengan errores, pero sí ayudan a localizar los más comunes. Cada regla se puede
activar y desactivar individualmente.
Los errores se pueden señalar y corregir de dos formas:
• De uno en uno (igual que en un corrector ortográfico).
• A medida que se producen (se muestra el error inmediatamente).
Cuando hay un error se muestra un triángulo en la esquina superior izquierda de la
148 celda que lo contiene.
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
1. Para activar o desactivar las reglas de revisión de errores se abre la pestaña
ARCHIVO y, dentro de Opciones, se va a la categoría Fórmulas. Se abrirá una
ventana que contiene varios grupos entre los que se encuentran las Reglas de
verificación de Excel 2016.
2. Dentro de las reglas se pueden activar o desactivar las casillas de cada una de
ellas para establecer qué chequeos se van a realizar y cuáles no. Las opciones
son las siguientes:
• Celdas que contienen fórmulas que dan como resultado un error.
• Columna de fórmula calculada incoherente en las tablas.
• Celdas que contienen años representados con 2 dígitos.
• Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo.
• Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región.
• Fórmulas que omiten celdas en una región.
• Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas.
• Fórmulas que se refieran a celdas vacías.
• Los datos de una tabla no son válidos.

Se va a crear en Excel 2016 una hoja de cálculo que contenga los valores necesa-
rios para calcular las áreas de una serie de figuras geométricas. Las figuras que
se van a tratar con sus correspondientes áreas son:
• Triángulo  base x altura/2
• Cuadrado  lado x lado
• Rectángulo  base x altura
• Trapecio  ((base_larga + base_corta) / 2) x altura
• Círculo  radio x radio x PI
• Elipse  radio1 x radio2 x PI
1. Primero se crea una hoja de cálculo que contenga los datos necesarios para poder
calcular el área de cada fi gura. La hoja de cálculo debe ser como la siguiente:
2. A continuación, se deben crear las fórmulas para cada una de las figuras y colo- 149
carlas en las celdas correspondientes. Las celdas a crear serán las de la siguiente
tabla:
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-
ůƚĂƌŝĂ
Figura Área
Triángulo =(B2*B3)/2
Cuadrado =D2*D2
Rectángulo =F2*F3
Trapecio =((H2*H3)/2)*H4
Círculo =J2*J2*PI()
Elipse =L2*L3*PI()
3. Por último, se deben introducir valores y comprobar que las fórmulas funcionan
correctamente y obtienen los valores de las áreas, tal y como se muestra en esta
imagen:
Ejercicios
Ejercicio 8.1
1. Crear una hoja de cálculo con dos celdas que contengan un valor numérico
(3524) y un texto (Encuentro entre el norte y el sur).
2. Para la celda numérica se realizarán las siguientes funciones:
• Convertirlo a formato moneda.
• Convertirlo a números romanos.
3. Para la celda con el texto se realizarán las siguientes funciones:

• Obtener el código del primer carácter del texto.
• Mostrar los 3 últimos caracteres.
• Mostrar los 9 primeros caracteres.
• Buscar la subcadena “norte”.
• Longitud del texto.
• Convertir el texto a mayúsculas.
Ejercicio 8.2
1. Crear una hoja de cálculo con una celda que contenga un valor de fecha y hora
con el día actual.
2. Realizar las siguientes funciones sobre dicha celda:
• Obtener el año de la fecha.
150 • Obtener el último día del mes anterior a la fecha.
• Obtener la hora de la fecha/hora.
• Obtener el número de semana del año correspondiente a la fecha.
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-
ůƚĂƌŝĂ
Representación
de gráficas
complejas
9
Capítulo
Crear gráficas con diferentes estilos

Excel 2016 proporciona una serie de herramientas que permiten diseñar gráficas a
partir de datos numéricos.
1. Para utilizar una tabla de datos y representarla como una gráfica hay que se-
leccionar el rango de las celdas que interese y, desde la ficha INSERTAR, elegir
dentro del grupo Gráficos el tipo de gráfi ca que más interese.
Tipos de gráficas generales

Los tipos de gráficas generales que se pueden utilizar son:
A. De columnas o barras agrupadas, apiladas y 100 % apiladas
Una gráfica de columnas muestra valores en columnas 2D. Una gráfica de colum-
nas 3D muestra columnas en formato 3D, pero no usa un tercer eje de valor (eje
de profundidad). Se utiliza esta gráfica cuando existen categorías que representan
diversos rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos), disposiciones
de escala específicas (por ejemplo, una escala del tipo totalmente de acuerdo, de
acuerdo, neutral, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo), nombres que no se
encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos, nombres
geográficos o los nombres de personas).
151
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
 Columnas agrupadas y 100 % agrupadas
 Columnas apiladas y columnas apiladas en 3D
 Columnas 100 % apiladas y columnas 100 % apiladas en 3D
B. Gráficas de líneas, apiladas, con marcadores o apiladas 100 %

Muestran valores de datos individuales, tendencias a lo largo del tiempo o categorías
equidistantes, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en el
que se presentan es importante, con o sin marcadores, apiladas o apiladas 100 %.
Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, se hace necesario utilizar
una gráfica de líneas sin marcadores.
152
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
 Línea y línea con marcadores
 Línea apilada y línea apilada con marcadores
 Línea 100 % apilada y línea 100 % apilada con marcadores.
 Líneas 3D. Las gráficas de líneas 3D muestran cada fi la o columna de

datos como una cinta de opciones 3D. Una gráfica de líneas 3D tiene ejes
horizontales, vertical y de profundidad que se pueden cambiar.
Las gráficas de línea funcionan mejor cuando tienen varias

series de datos en una gráfica (si sólo tienes una serie
de datos, lo correcto es utilizar una gráfica de dispersión
en su lugar).
Las gráficas de líneas apiladas suman los datos, lo que

tal vez no sea el resultado deseado. Puede que no sea
sencillo ver que las líneas están apiladas, por tanto, con-
sidera la posibilidad de usar otro tipo de gráfi ca de líneas
o una gráfica de áreas apiladas como alternativa.
C. Gráficas circulares y de anillos

153
Las gráficas circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos,
en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de una gráfica cir-
cular se muestran como porcentaje de toda la gráfica circular.
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Se utiliza una gráfica circular cuando:
 Sólo hay una serie de datos.
 Ninguno de los valores de los datos son negativos.
 Casi ninguno de los valores de los datos son valores cero.
 No contiene más de siete categorías, representando todas ellas partes de

toda la gráfica circular.
Tipos de gráficas circulares:
• Circular y circular en 3D. Las gráficas circulares muestran la contribución

de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Se pueden extraer ma-
nualmente sectores de una gráfica circular para destacarlos.
• Circular con subgráfi ca circular y circular con subgráfica de barras. Las

gráficas circulares con subgráfica circular o subgráfica de barras muestran
gráficas circulares con valores menores que se extraen en una gráfica
secundaria o gráfica de barras apiladas, lo cual permite que se distingan
más fácilmente.
154
 Anillos. Las gráficas de anillos muestran datos en anillos, donde cada anillo
representa una serie de datos. Si los porcentajes se muestran en etiquetas
de datos, cada anillo totalizará el 100 %.
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
Las gráficas de anillos no son fáciles de leer. Puede que
desees utilizar una gráfi ca de columnas apiladas o una
gráfica de barras apiladas en su lugar.
D. Gráficas de barras
En una gráfica de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas
de una hoja de cálculo. Este tipo de gráfica muestra comparaciones entre elementos
individuales. En una gráfica de barras, las categorías se organizan típicamente a lo
largo del eje vertical y los valores a lo largo del eje horizontal.
Se utilizará una gráfica de barras cuando:
 Las etiquetas de eje son largas.
 Los valores que se muestran son duraciones.
Tipos de gráficas de barras:
 Barra agrupada, apilada o apilada 100 %. Muestra barras agrupadas o

apiladas en formato 2D. Una gráfica de barras agrupadas o apiladas en 3D
muestra barras en formato 3D y no usa un eje de profundidad.
155
©Alfaomega Ͳ -
-
ůƚĂƌŝĂ
 Barras 100 % apiladas y barras 100 % apiladas en 3D. Una barra 100 %
apilada muestra barras 2D que comparan el porcentaje con que cada valor
contribuye a un total entre categorías. Una gráfica de barras apiladas en
3D muestra barras en formato 3D; no usa un eje de profundidad.
E. Gráficas de área
En una gráfica de área se pueden trazar datos que se organizan en columnas o

filas de una hoja de cálculo. Las gráficas de área se pueden usar para trazar el
cambio con el tiempo y para llamar la atención en el valor total en una tendencia.
Al mostrar la suma de los valores trazados, una gráfica de área también muestra
la relación de las partes con un todo.
Tipos de gráficas de área:
• Áreas y áreas en 3D. Ya se presenten en 2D o en 3D, las gráficas de

áreas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de
categoría. Las gráficas de áreas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y
profundidad) que se pueden cambiar. Como norma, considere la posibilidad
de usar una gráfica de líneas en lugar de una gráfica de áreas no apilada,
ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por los de otra.
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 Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D. Las gráficas de áreas apiladas
muestran la tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo
u otros datos de categoría en formato 2D. Una gráfica de áreas apiladas en
3D se presenta de la misma forma, pero muestra áreas en formato 3D sin
usar un eje de profundidad.
 Áreas 100 % apiladas y áreas 100 % apiladas en 3D
F. Gráficas de tipo XY (dispersión) y gráfi cas de burbujas
Una gráfica de dispersión tiene dos ejes de valores, un eje horizontal (X) y otro en
el eje vertical (Y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra
en intervalos irregulares o agrupaciones. Las gráficas de dispersión se utilizan por
lo general para mostrar y comparar valores numéricos, como datos científicos, es-
tadísticos y de ingeniería.
Se utilizará una gráfica de dispersión cuando:
 Quieres cambiar la escala del eje horizontal.
 Quieres convertir dicho eje en una escala logarítmica. 157

 Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
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 Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
 Deseas ajustar las escalas de ejes independientes de una gráfi ca de disper-

sión para revelar más información acerca de los datos que incluyen pares
o conjuntos agrupados de valores.
 Deseas mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos, en lugar de

diferencias entre puntos de datos.
 Quieres comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo:

cuantos más datos incluya una gráfica de dispersión, mejores serán las
comparaciones que se podrán realizar.
Tipos de gráficas de dispersión:
 Dispersión. Esta gráfica muestra puntos de datos sin conectar líneas para
comparar pares de valores.
 Dispersión con líneas suavizadas y marcadores y dispersión con lí-

neas suavizadas. Esta gráfica muestra una curva suavizada que conecta
los puntos de datos. Las líneas suavizadas se pueden mostrar con o sin
marcadores. Usa una línea suavizada sin marcadores si hay muchos puntos
de datos.
 Dispersión con líneas rectas y marcadores y dispersión con líneas

rectas. Esta gráfica muestra líneas de conexión rectas entre los puntos de
datos. Las líneas rectas se pueden mostrar con o sin marcadores.
158 G. Gráficas de burbujas
De manera muy similar a una gráfica de dispersión, una gráfi ca de burbujas agrega
una tercera columna para especificar el tamaño de la burbuja que muestra para
representar los puntos de datos en la serie de datos.
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Tipos de gráficas de burbujas:
 Burbujas o burbujas con efecto 3D. Ambos tipos de gráficas de burbujas

comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos, mostrando burbujas en
formato 2D o 3D (sin usar un eje de profundidad). El tercer valor especifica
el tamaño del marcador de burbuja.
H. Gráficas de cotizaciones
En una gráfi ca de cotizaciones se pueden trazar datos que se organizan en colum-

nas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo. Como el nombre indica,
las gráficas de cotizaciones pueden mostrar las fluctuaciones de los precios de las
acciones. Sin embargo, esta gráfi ca también se puede utilizar con datos científicos.
Por ejemplo, podrías utilizar una gráfi ca de cotizaciones para indicar la fluctuación
de las temperaturas diarias o anuales. Debes organizar los datos en el orden correcto
para crear gráficas de cotizaciones.
Por ejemplo, para crear una gráfica sencilla de cotizaciones de máximos, mínimos
y cierre, organiza los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y Cierre como
encabezados de columnas en ese orden.
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Tipos de gráficas de cotizaciones:
 Máximos, mínimos y cierre. Esta gráfica de cotizaciones usa tres series

de valores en el siguiente orden: altos, bajos y cerrados.
 Apertura, máximos, mínimos y cierre. Esta gráfica de cotizaciones usa

cuatro series de valores en el siguiente orden: abiertos, altos, bajos y
cerrados.
 Volumen, máximos, mínimos y cierre. Esta gráfica de cotizaciones usa

cuatro series de valores en el orden siguiente (volumen, altos, bajos y
cerrados). Mide el volumen mediante dos ejes de valores: uno para las co-
lumnas que miden el volumen y otro para el precio de los valores.
 Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre. Esta gráfica de

cotizaciones usa cinco series de valores en el siguiente orden: volumen,
apertura, altos, bajos y cerrados.
I. Gráficas de superficie
En una gráfi ca de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas

o filas de una hoja de cálculo. Esta gráfica es útil cuando buscas combinaciones
entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas
indican áreas que están en el mismo rango de valores. Puedes crear una gráfica de
superficie cuando las categorías y series de datos son valores numéricos.
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Tipos de gráficas de superficie:
 Superficie 3D. Esta gráfica muestra una vista en 3D de los datos, que
se puede imaginar como una hoja de goma estirada sobre una gráfica
de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones entre grandes
cantidades de datos que, de otra forma, podrían resultar difíciles de ver.
Las bandas de colores de una gráfica de superficie no representan la serie
de datos; indican la diferencia entre los valores.
 Trama de superficie 3D. Si se muestra sin color en la superficie, una

gráfica de superficie 3D se denomina gráfica de trama de superficie 3D. Esta
gráfica sólo muestra las líneas. Una gráfica de trama de superficie 3D no
es fácil de interpretar, pero puedes trazar grandes conjuntos de datos con
una rapidez mucho mayor que una gráfica de superficie 3D.
 Contorno. Las gráficas de contorno son gráficas de superficie vistas desde

arriba, algo parecido a los mapas topográficos 2D. En una gráfica de
contorno, las bandas de color representan rangos concretos de valores. Las
líneas de una gráfica de contorno conectan puntos interpolados de igual 161
valor.
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 Contorno reticular. Las gráficas de contorno reticular también son gráficas
de superficie vistas desde arriba. No tienen bandas de color en la superficie
y sólo muestran las líneas. No son fáciles de interpretar, puede que desees
usar una gráfica de superficie 3D en su lugar.
J. Gráficas radiales
En una gráfica radial se pueden representar datos organizados únicamente en co-

lumnas o en filas de una hoja de cálculo. Las gráficas radiales comparan los valores
agregados de varias series de datos.
Tipos de gráficas radiales:
 Radial y radial con marcadores. Con o sin marcadores para puntos

de datos individuales, las gráficas radiales muestran cambios en valores
relativos a un punto central.
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 Radial relleno. En una gráfi ca radial relleno, el área cubierta con una serie
de datos se rellena con un color.
K. Gráfica de rectángulos o de jerarquía
La gráfica de rectángulos o jerarquía muestra las categorías por color y proximidad,

pudiendo visualizar fácilmente muchos datos que serían difíciles de ver en gráficas
de otros tipos. La gráfica de jerarquía se puede trazar cuando hay celdas vacías (en
blanco) en la estructura jerárquica y son útiles para comparar proporciones dentro
de la jerarquía.
No hay ningún subtipo de gráfica para jerarquía.
L. Gráficas de proyección solar
La gráfica de proyección solar es ideal para mostrar datos jerárquicos y puede

trazarse cuando hay celdas vacías (en blanco) dentro de la estructura jerárquica.
Cada nivel de la jerarquía está representado por un anillo o círculo, siendo el cír-
culo interior el superior de la jerarquía. Una gráfica de proyección solar sin datos
jerárquicos (con un solo nivel de categorías) es similar a una gráfi ca de anillos. Sin
embargo, una gráfica de proyección solar con varios niveles de categorías muestra
cómo se relacionan los anillos exteriores con los interiores. La gráfica de proyección
solar es especialmente eficaz para mostrar cómo se divide un anillo en sus partes
constituyentes. 163
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No hay ningún subtipo de gráfica para las de proyección solar.
M. Gráficas de histograma
Los datos trazados en una gráfi ca de histograma muestran las frecuencias dentro
de una distribución. Cada columna de la gráfica se denomina clase, que se puede
modificar para analizar con mayor detalle los datos.
Tipos de gráficas de histograma:
 Histograma. La gráfica de histograma muestra la distribución de los datos

agrupados en clases de frecuencia.
 Histograma de diagrama de pareto. Un diagrama de pareto es una gráfica

de histograma ordenado que contiene tanto columnas ordenadas en orden
descendiente como una línea que representa el porcentaje total acumulado.
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N. Gráfica de cajas y bigotes
Una gráfica de cajas y bigotes muestra la distribución de datos en cuartiles, re-

saltando el promedio y los valores atípicos. Las cajas pueden tener líneas que se
extienden verticalmente denominadas “bigotes”. Estas líneas indican variabilidad
fuera de los cuartiles superior e inferior y cualquier punto fuera de estas líneas o
bigotes se considera un valor atípico. Utiliza este tipo de gráfica cuando hay varios
conjuntos de datos que se relacionan unos con otros de alguna forma.
No hay ningún subtipo de gráfica para las de cajas y bigotes.
O. Gráficas de cascada
Una gráfica de cascada muestra un total acumulado de los datos financieros al

sumar o restar valores. Es muy útil para comprender cómo un valor inicial se ve
afectado por una serie de valores positivos y negativos. Las columnas tienen códi-
gos de colores para diferenciar rápidamente los números positivos de los negativos.
No hay ningún subtipo de gráfica para las de cascada.
P. Gráficas combinadas o Cuadro combinado 165

Las gráfi cas combinadas alternan dos o más tipos de gráficas para que los datos
sean sencillos de comprender, especialmente cuando los datos varían en gran me-
dida. Mostrada en un eje secundario, esta gráfica es incluso más sencilla de leer.
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En este ejemplo, hemos usado una gráfica de columnas para mostrar el número
de viviendas vendidas entre enero y junio y después hemos usado una gráfica de
líneas para facilitar la identifi cación por parte de los lectores del precio promedio
de venta al mes.
Tipos de gráficas combinadas:
 Columna agrupada – columna agrupada y de líneas – línea en eje se-

cundario. Con o sin un eje secundario, esta gráfi ca combina una de líneas
y otra de columnas agrupadas, en donde se muestran algunas series de
datos como columnas y otras como líneas en la misma gráfica.
 Área apilada – columna agrupada. Esta gráfi ca combina una de columnas

agrupadas y otra de áreas apiladas, donde se muestran algunas series de
datos como áreas apiladas y otras como columnas en la misma gráfica.
 Combinación personalizada. Esta gráfi ca permite combinar aquéllas que

desees mostrar en la misma gráfica.
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Organizar datos para determinados tipos de gráficos
Excel puede recomendar una determinada gráfica, según los datos introducidos.
La gráfica que recomienda depende de la manera en que se hayan introducido los
datos en la hoja de cálculo. También puedes tener tus propia gráficas en cuenta. La
forma en que diseñes los datos en la hoja de cálculo determina qué tipo de gráfica
se puede usar.
Tipo de gráfica Cómo organizar los datos
Gráfica de columnas, barras, En columnas o filas, como ésta:
líneas, área, superficie o radial
Gráfica de tipo circular En una columna o fi la, y una columna o fi la de etique-

tas, como ésta:
Esta gráfica usa un conjunto
de valores (denominado serie de
datos).
Gráfica de anillos En varias columnas o filas de datos, y una columna o

fila de etiquetas, como ésta:
Este tipo de gráfica se puede
usar en una o más series de
datos.
Gráfica de burbujas o XY (de En columnas, la colocación de sus valores x en la pri-

dispersión) mera columna y sus tamaños de burbujas y valores y
en las dos siguientes columnas, como ésta:
Gráfica de cotizaciones En columnas o fi las, el uso de una combinación de

valores de volumen, de apertura, altos, bajos y de cie-
rre, más nombres o fechas como etiquetas en el orden
correcto. Por ejemplo, como éste:
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Para saber cómo actuar y determinar si tus datos coinciden con la organización
establecida, podemos seguir algunas pautas:
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• Selecciona celdas, columnas o fi las concretas para tus datos. Por ejem-
plo, si los datos tienen varias columnas, pero deseas crear una gráfica
circular, selecciona la columna que contiene las etiquetas y solamente
una columna de datos.
• Cambia el tamaño de las filas y columnas en la gráfica después de crearla.
1. Selecciona la gráfi ca.
2. En la pestaña Diseño de gráfico, haz un clic en Seleccionar datos.
3. Selecciona Cambiar fi la/columna.
Gráficas recomendadas
Con esta opción será mucho más fácil elegir el tipo de gráfica a mostrar, según los
datos que contiene. Vamos a ello:
1. Rellena una hoja con los datos siguientes y selecciona los datos que quieres re-
presentar, por ejemplo, los seleccionados en la figura siguiente:
2. Haz un clic en la pestaña Insertar y haz un clic en Gráficos recomendados;

luego, selecciona la gráfi ca que prefieras.
3. Desde la pestaña Gráficos recomendados, elige la gráfica que más se adapte

a tus datos.
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4. O bien, desde la pestaña Todos los gráfi cos, elige la opción que desees.
Diseño del gráfico

5. Con la gráfica seleccionada, haz un clic en la pestaña Diseño de gráfico para
realizar una de las siguientes acciones:
6. Haz un clic en Agregar elemento de gráfico para modificar detalles como el
título, las etiquetas o la leyenda.
Seguidamente se muestra la gráfi ca con elementos añadidos, como títulos, líneas

de división, etiquetas, etc.
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7. Haz un clic en Diseño rápido para elegir entre conjuntos predefi nidos de elemen-
tos de la gráfica.
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8. Haz un clic en una de las vistas previas del grupo Estilos de diseño para cambiar
el diseño o el estilo.
9. Haz un clic en Cambiar fila/columna o en Seleccionar datos para cambiar

la vista de datos. Desde el botón Seleccionar datos y a través del botón Modi-
ficar (en la izquierda), se pueden editar y modificar los nombres de las series.
En nuestro ejemplo, se ha utilizado el botón Cambiar filas/columnas para
170 cambiar la posición de fi las a columnas; luego a través del botón Modificar y
seleccionando cada serie, hemos añadido los instrumentos musicales, de forma
que se visualicen bien los datos y, en lugar de aparecer Serie1, Serie2, Serie3 se
visualizan “Violines”, “Guitarras” y “Pianos”.
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10. Haz clic en el tipo Cambiar gráfico para cambiar a otro tipo de gráfica.
El resultado final podría ser similar al siguiente mostrado.
Formato exhaustivo de datos
11. Para dar formato exhaustivo a las etiquetas de datos, selecciona el gráfico y des-
pués, en la pestaña Diseño, haz clic en Agregar elemento de gráfico; luego,
Etiquetas de datos y, por último, Más opciones de la etiqueta de datos.
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Aparecerá un panel nuevo a la derecha, desde el que podremos seleccionar diversas
opciones de formato.
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12. Haz clic en Opciones de etiqueta y, en Contenido de la etiqueta, selecciona las
opciones que desees. Para que sea más fácil leer las etiquetas de datos, puedes
moverlas dentro de los puntos de datos o sacarlas del gráfico.
Agregar datos
Si tu gráfica se encuentra en la misma hoja de cálculo que los datos que has usado
para crearla (también conocido como los datos de origen), puedes arrastrar rápida-
mente cualquier nuevo dato de la hoja de cálculo para agregarlos.
13. Si no tenías los datos nuevos que deseas añadir a los de origen, añádelos. En
nuestro ejemplo, hay datos que no estaban seleccionados previamente, así es que
si sigues la práctica, pasa al punto siguiente.
14. Haz clic en cualquier parte del gráfico para seleccionarlo.
Observa que los datos de origen están seleccionados en la hoja de cálculo que
muestra los controladores de tamaño.
15. En la hoja de cálculo, sitúa el cursor en la parte inferior derecha de los datos
(observa la figura anterior). El cursor o controlador de tamaño tiene que mostrar
una fl echa de doble punta. Arrastra el controlador para incluir los nuevos datos
172 en altura y en anchura hasta que selecciones todos los datos de la tabla.
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La gráfica se actualiza automáticamente y muestra la nueva serie de datos que has
agregado.
16. Modifica, si es necesario, la serie de datos, añade títulos, etc. y obtendrás un
resultado similar a la figura mostrada.
Si tu gráfi ca se encuentra en una hoja de cálculo indepen-

diente, arrastrar puede no ser la mejor manera de agregar
una nueva serie de datos. En ese caso, puedes introducir
los nuevos datos para la gráfica en el cuadro de diálogo
Seleccionar datos.
Representar tendencias en las gráficas

Las gráficas son muy adecuadas para visualizar las tendencias de los valores. Así,
cuando se maneja una serie de datos durante un espacio de tiempo concreto, gracias
a las gráficas se puede ver claramente cómo ha evolucionado la tendencia durante
ese período de tiempo.
1. Lo más sencillo es verlo con un ejemplo. Se crea una hoja de cálculo que conten-
ga los tipos de interés del euríbor durante los últimos diez meses. Se crea una
columna que tendrá las fechas y otra con el tipo del euríbor. La hoja de cálculo
queda como en la siguiente imagen:
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2. Para visualizar la tendencia se va a elegir una gráfica de líneas. Para ello, se
marcan las celdas y se elige el tipo de gráfica con el que se quiere visualizar la
tendencia. En este caso se elige el de tipo Líneas o áreas. Simplemente con esta
acción, ya se tiene en pantalla la gráfi ca que se visualizará así:
3. Si se quisiera utilizar otro tipo de gráfi ca, bastaría con seleccionar el gráfico y,
desde la ficha Diseño, hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico. Se elige,
por ejemplo, el tipo Barra y se pulsa en el botón Aceptar para visualizar de nuevo
la gráfica.
La nueva imagen que se obtiene es la siguiente:
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Una vez elegidos el nuevo diseño de la gráfica y el nuevo estilo, se obtendrá una
nueva gráfica para los mismos datos con un aspecto, por ejemplo, como el siguiente:
Representar gráficas 3D y modificar propiedades

Las gráficas en 3D son ideales cuando se trabaja con varias series de datos que per-
miten no solamente ver la evolución, sino también realizar comparativas entre ellas.
1. Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo que contiene una comparativa de las
audiencias de las diferentes televisiones en una serie de años.
2. Una vez que se tienen los datos, se debe seleccionar y especificar el tipo de grá-
fica que se quiere utilizar. Se elige alguno de los tipos de gráfica en 3D para que
se representen los valores en diferentes filas. Puedes utilizar el botón Gráficos
recomendados; luego, haz clic en la pestaña Todos los gráficos y selecciona
Columna agrupada 3D.
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El resultado obtenido debe asemejarse al de la siguiente imagen:
3. Se pueden realizar diferentes modifi caciones a la gráfica. Por ejemplo, además de

cambiar el formato con diferentes estilos, diseños, añadir leyenda, mostrar datos,
etc., se puede cambiar el aspecto de visualización en cuanto a filas y columnas,
presionando en el botón Cambiar entre filas y columnas.
4. Desde el botón Seleccionar gráfico, modifi ca las series por los años, tal y como
muestra la figura.
5. Tras pulsar en el botón Aceptar se modificará la gráfica y su nueva representación

será como la de la siguiente imagen:
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Cambiar el tipo de gráfico
Supongamos que tienes un tipo de gráfica determinado, pero para su presentación,
te gustaría mostrar una gráfica de tipo circular. Puedes cambiar el tipo de gráfica
que mejor represente los datos en cualquier momento.
1. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, selecciona los datos de la fila de audiencia
de la 1 o TVE1 entre 2008 y 2015 (B3:F3) y elige el gráfico recomendado primero
de Columnas agrupadas.
2. Para cambiar la gráfica de tipo de columnas agrupadas por gráfico circular, se-
lecciona la gráfica. En la pestaña Diseño de gráficos, haz clic en Cambiar tipo
de gráfico; luego, Circular y, por último, nuevamente Circular.
3. Aplica diseños y estilos que hemos trabajado ya en puntos anteriores para dejar
el gráfi co similar a la figura que se muestra seguidamente.
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Crear un gráfico de rectángulos o jerarquía
Un gráfico de rectángulos o jerarquía ofrece una visión organizada jerárquicamente de
los datos y facilita la detección de patrones (por ejemplo, qué artículos son los más
vendidos de una tienda). Las ramas de los árboles se representan con rectángulos y
cada rama secundaria se muestra como un rectángulo más pequeño. En el gráfico
de rectángulos las categorías se muestran por color y proximidad y puede mostrar
fácilmente muchos datos que serían difíciles de mostrar con otros tipos de gráficos.
Los gráficos de rectángulos son una buena opción para comparar proporciones den-
tro de la jerarquía, pero no para mostrar los niveles jerárquicos entre las categorías
más grandes y cada punto de datos. Un gráfico de explosión solar es mucho más
apropiado para representar eso.
1. Rellena, por ejemplo, los datos siguientes en una hoja de cálculo, en la que se
indican las ventas de una editorial por colección en un determinado mes.
2. Selecciona el rango de datos. Haz clic en la pestaña INSERTAR, luego en Insertar

gráfico de jerarquía y, seguidamente, Jerarquía.
3. Utiliza las pestañas DISEÑO y FORMATO para personalizar el aspecto del gráfico.
Si no puedes ver estas pestañas, haz clic en cualquier lugar del gráfi co de jerar-
quía para agregar las Herramientas de gráfico a la cinta de opciones.
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También puedes usar Gráficos recomendados para
crear un gráfico de Jerarquía, aunque éste sólo se reco-
mienda cuando hay celdas vacías (en blanco) dentro de
la estructura jerárquica (haz clic en Insertar, Gráficos
recomendados, pestaña Todos los gráficos).
Excel utiliza automáticamente un color diferente para cada una de las categorías
de nivel superior o principales. Aun así, también puedes utilizar el diseño de las
etiquetas de datos para diferenciar entre las categorías.
1. Haz clic con el botón derecho en uno de los rectángulos del gráfico y elige Formato
de punto de datos.
2. En el panel de la derecha de la pantalla que aparece, en Opciones

de serie, Opciones de etiqueta, elige la opción de visualización que
quieras.
Añadir porcentajes en gráficas circulares

Las gráficas circulares son muy adecuadas cuando se trabaja con datos acumula-
tivos, de manera que la suma de todos los elementos dé un total fijo.
Por ejemplo, en los resultados de unas elecciones, donde el número de escaños es 179
algo fijo, es propio utilizar una gráfica circular, de forma que se van rellenando los
diferentes escaños para cada uno de los partidos y, finalmente, se obtiene el total
de escaños con la suma de todos ellos.
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1. Para ejemplifi carlo, se creará una hoja de cálculo en la que se especifiquen los
resultados por partido de las últimas elecciones generales en España. La hoja de
cálculo debe quedar como la siguiente:
2. Se seleccionan las celdas con los datos y se especifica un tipo de gráfica Circular.
Se obtendrá la siguiente gráfica:
3. Además, en la gráfica se pueden incluir los valores y, dado que el total siempre se
puede considerar como un todo del 100 %, se pueden especifi car los porcentajes
de cada uno de los elementos para que se visualicen en la propia gráfica. Para
180 ello, hay que pulsar con el botón derecho del ratón sobre la gráfica y, en el menú
contextual que aparece, seleccionar la opción Agregar etiquetas de datos. La
gráfi ca se visualizará así:
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4. Una vez se tienen los datos, se vuelve a pulsar sobre la gráfica con el botón
derecho del ratón y aparecerá una nueva opción, sobre la que hay que pulsar,
llamada Formato de etiquetas de datos.
5. Al hacerlo, se mostrará en la parte derecha de la ventana un apartado con las
diferentes opciones; se debe marcar la casilla de verificación Porcentaje, para
que automáticamente se calculen y muestren los porcentajes sobre la gráfica. La
ventana completa es la siguiente:
6. Al cerrar el nuevo apartado se podrá ver el actual aspecto de la gráfi ca, que será
como el siguiente:
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Las minigráficas
Ventajas de uso de minigráficas

A diferencia de las gráficas, que son objetos manipulables, las minigráficas son
pequeñas gráficas que se sitúan en el fondo de una celda. Dado que la minigráfica
está incrustada en una celda, es factible que se quede en el fondo y que se escriba
texto encima en la misma celda.
La principal ventaja frente a las gráficas es que en muchas ocasiones los datos que
se presentan en una fila o en una columna son útiles, pero son complicados de
reconocer a simple vista, por tanto, es dificultoso verificar a qué dato se hace refe-
rencia. Sin embargo, cuando se inserta una minigráfica junto a un dato, se tiene el
contexto de éste. Como además ocupa poco espacio, una minigráfica puede mostrar
una evolución basada en los datos adyacentes.
Además, es muy sencillo ver rápidamente la relación entre una minigráfi ca y sus
datos, comprobando además que si se modifica cualquier dato, la minigráfica se
modificará automáticamente.
De la misma forma que en valores normales de celdas, las minigráficas también se
pueden crear por grupos de celdas, siempre y cuando vayan a tener el mismo aspecto.
También se pueden arrastrar de unas celdas a otras como cuando se rellena cual-
quier otro tipo de dato y se copiarán automáticamente haciendo referencia a las
celdas adecuadas.
Crear un elemento minigráfico

182 1. Para crear una minigráfica hay que elegir una celda vacía o un grupo de ellas
para poder insertarlo. Se debe ir a la pestaña INSERTAR y, dentro del grupo
Minigráficos, se seleccionará el tipo deseado. Los tipos existentes son:
• Línea
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• Columna
• Pérdida y ganancia
2. Después, hay que escribir el rango de celdas que contienen los datos en los que
se va a basar la minigráfica.
3. Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo que contenga unos valores de ventas por
trimestre de una serie de productos. Debe tener el siguiente aspecto:
4. A continuación, se crean las minigráficas en las siguientes celdas, de manera

que se vean fácilmente las tendencias de las cantidades vendidas por trimestre.
Se indica que se quiere insertar una minigráfica de tipo Columna y se abrirá un
cuadro de diálogo en el que se establecerá el rango de los datos.
5. Tras pulsar en el botón Aceptar, la minigráfica se visualizará en la celda corres-

pondiente. Una vez se tiene el primero, basta con arrastrar la celda hacia abajo
para copiar el contenido al resto de filas y así obtener la minigráfica para el resto
de elementos. El resultado debe quedar con este aspecto:
Personalizar minigráficas
183
Una vez se han creado las minigráficas se pueden personalizar, de manera que se
pueden controlar los puntos de valor que se muestran (alto, bajo, primero, último o
negativo), cambiar el tipo de minigráfica, aplicar estilos de la galería que se ofrece,
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establecer opciones de formato y de eje vertical o controlar qué hacer con las celdas
vacías o con valor cero.
1. Para controlar los puntos que se muestran hay que elegir la minigráfica y en la
pestaña DISEÑO, dentro del grupo Mostrar, se activarán o desactivarán las
casillas de verificación de Marcadores, Puntos negativos, Punto alto, Punto
bajo, Primer punto o Último punto.
2. Para cambiar el estilo y el formato de minigráfica basta con elegir, dentro de la
pestaña DISEÑO y grupo Estilo, el estilo que interese utilizar; de la misma forma
se pueden seleccionar los colores de la minigráfica y de los marcadores mediante
las opciones Color de minigráfico y Color de marcador, respectivamente.
3. Para controlar las celdas que estén vacías o cuyo valor es cero hay que ir a la
pestaña DISEÑO y, dentro del grupo Minigráfico, a continuación, pulsar en el
botón Editar datos para abrir el cuadro de diálogo Confi guración de celdas
ocultas y vacías y decidir las opciones deseadas.
Se va a crear una hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga los valores del IBEX
35 para cada mes del año 2013. Después, se va a añadir una gráfica adecuada
a los datos introducidos que se personalizará para que quede lo mejor posible.
1. Se comienza con la creación de la hoja de cálculo con los datos del valor de final
de mes del IBEX 35. El resultado debe ser así:
184
2. Se selecciona todo el rango de celdas y se va a la pestaña INSERTAR para in-
troducir una gráfica de tipo Barra. La gráfica se muestra automáticamente en la
hoja de cálculo y el aspecto que ahora debe tener es como el siguiente:
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3. A continuación, se va a personalizar la gráfi ca siguiendo estos pasos:
• Como solamente hay un color, no es necesario que la leyenda se muestre,
así que se selecciona y se elimina.
• Se elige un tipo de gráfica diferente en 3D para cambiar la visualización.
• Se modifica el estilo y se cambia el color.
• Se cambia el diseño y se indica que también se quieren visualizar en la
gráfi ca los propios valores.
• Se pulsa en la gráfica y se amplia el área de trazado para que ocupe la
máxima superfi cie dentro del rectángulo de la gráfica.
• Se cambia el estilo de la forma para cambiar el color del fondo.
• Se amplia el tamaño de toda la gráfi ca arrastrando el borde del rectángulo
completo.
Tras seguir todos los pasos se conseguirá una hoja de cálculo con un aspecto como
el de la siguiente imagen:
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Ejercicios
Ejercicio 9.1
1. Crear una hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga los valores de la coti-
zación del euro respecto al dólar para todos los días del mes de enero del año
2016. Después, se debe crear una gráfi ca que permita ver la evolución de las
cotizaciones.
Ejercicio 9.2
1. Crear una hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga los datos de los importes
de ventas de varios comerciales durante los meses de un año. Se debe crear
una gráfica que permita ver la evolución de las ventas para cada uno, además
de la comparativa de datos entre ellos.
Ejercicio 9.3
1. Crear una hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga los valores de las tempe-
raturas máximas y mínimas que se tienen como media desde que hay históricos
en la ciudad de San Sebastián. Se obtendrán las temperaturas absolutas y tam-
bién las medias de cada mes. Después, se debe crear una minigráfica para cada
uno de los valores que permita ver la evolución de las temperaturas habituales
en el año.
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Manipulación
de datos con
tablas dinámicas
10
Capítulo
Tablas dinámicas recomendadas

Las tablas dinámicas son una herramienta que permite crear tablas cambiando la
configuración de fi las, columnas, subtotales, totales, agrupaciones y filtros de for-
ma dinámica. Los informes y las gráfi cas que se obtengan a partir de dichas tablas
serán también dinámicos.
Si, una vez tengas los datos incluidos, no sabes muy bien qué datos añadir a la tabla
dinámica, en Excel 2016 encontrarás, desde la ficha INSERTAR, grupo Tablas, el
botón Tablas dinámicas recomendadas.
Se parte de una hoja de cálculo con una serie de datos y se creará la tabla dinámica
a partir de ellos.
1. Por ejemplo, se parte de una hoja de cálculo con gastos por fechas y sus acumu-
lados.
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2. Se selecciona el rango de celdas y, para lanzar el asistente, se debe ir a la ficha
INSERTAR y, dentro del grupo Tablas, pulsar en el botón Tabla dinámica. Se
abrirá el asistente con este aspecto:
3. Si, basados en nuestra práctica, regresamos a los datos que teníamos iniciales,
seleccionamos el rango de datos, vamos al menú INSERTAR, grupo Tablas y
hacemos un clic en el botón Tablas dinámicas recomendadas.
4. Si presionamos Aceptar, Excel crea una tabla dinámica en una hoja nueva Ge-
nerador y muestra la tabla dinámica.
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A fin de realizar un buen diseño, has de tener en cuenta:
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Creación de tablas dinámicas manualmente
Se parte de una hoja de cálculo con una serie de datos y se creará la tabla dinámica
a partir de ellos.
1. Por ejemplo, se parte de una hoja de cálculo con gastos por fechas y sus acumu-
lados.
2. Se selecciona el rango de celdas y, para lanzar el asistente, se debe ir a la ficha
INSERTAR y, dentro del grupo Tablas, pulsar en el botón Tabla dinámica. Se
abrirá el asistente con este aspecto:
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3. Se debe seleccionar el lugar en el que se va a crear la tabla dinámica. En la imagen
se ha elegido la segunda hoja de cálculo del libro como destino y, en concreto, la
primera celda.
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El resultado es el de la siguiente imagen:
4. En esta nueva vista aparecen los campos que se pueden incluir en el informe.
Para ello, es necesario elegirlos e irlos arrastrando sobre la tabla dinámica que
se ha creado.
5. Dado que la tabla es dinámica, los valores acumulados se van a calcular auto-
máticamente y, además, se irán agrupando adecuadamente. Para crear la tabla
se van a seleccionar, por este orden, los campos “Fecha”, “Concepto” y “Gasto”.
Basta con marcar las casillas de verificación correspondientes y se creará la tabla
dinámica con el siguiente aspecto:
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6. Como se puede apreciar, se han generado automáticamente los subtotales por
fecha y la suma total. Además, el detalle por cada fecha se puede ir abriendo
y cerrando según interese. Si se cierran todos los elementos, el aspecto sería el
siguiente:
Modificar el aspecto de la tabla dinámica y crear

cálculos
La gran ventaja de las tablas dinámicas es que se puede modificar el aspecto de la
visualización de los datos de manera sencilla, con lo que se puede obtener otro tipo
de información en función de la clasificación y de sus subtotales.
7. Por ejemplo, en la tabla dinámica de gastos generada se tienen como etiquetas
de fi la “Fecha” y “Concepto” (en ese orden), con lo que se obtienen subtotales por
fecha. Si se invierte el orden, los subtotales se obtendrían por “Concepto” y las
fechas serían los campos que conformarían las líneas. Para modificar el orden se
debe ir al apartado Etiquetas de filas del panel de la derecha, parte inferior y
clicar en el elemento deseado para arrastrarlo a otro lugar o hacer un clic con el
botón derecho y elegir Bajar o Subir. Si el orden elegido es primero “Concepto”
y después “Fecha” (observa la imagen inferior), el resultado será el siguiente:
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También se pueden utilizar otro tipo de funciones para los subtotales de cada cam-
po, en lugar de la suma.
8. Para ello, hay que desplegar el menú contextual del elemento y seleccionar la
opción Confi guración de campo. Por ejemplo, si se hace en “Fecha”, se puede
indicar que la función a usar sea el promedio, realizando la siguiente selección:
En este caso, lo que se obtendrá por cada fecha es la media de los valores de los
conceptos. El resultado quedaría así:
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9. Además, se pueden seleccionar varias funciones en lugar de una sola. Si se elige
que se quiere ver la suma, el promedio, el máximo y el mínimo y se altera nueva-
mente el orden, primero “Concepto” y, después, “Fecha”, la tabla quedaría así:
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Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica
Los datos que se estén visualizando en las tablas dinámicas se pueden filtrar de
manera sencilla en Excel 2016.
10. Para ello, hay que arrastrar el campo deseado hasta el cuadro FILTROS. Por
ejemplo, se arrastra el campo “Fecha” hasta la zona de filtrado y el aspecto de
la tabla dinámica cambia al siguiente:
Como se puede apreciar en la imagen, de la tabla han desaparecido las fechas. Lo que
se obtiene es el desglose por concepto con los subtotales. En la parte superior está 193
ahora el campo “Fecha” y pone (Todas), lo que significa que los datos que se están
visualizando son los de todas las fechas. Pero es ahí donde el desplegable permite
fi ltrar la información. Si se despliega, se muestran las fechas posibles en una lista.
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11. Si se marca la casilla de verificación Seleccionar varios elementos, delante
de cada elemento de fecha aparecerá una casilla de verificación que permitirá
seleccionar varias fechas. Una vez están seleccionadas, se pulsa en Aceptar y
se visualiza el resultado. Por ejemplo, seleccionando la primera y última “Fecha”,
el resultado sería como el de la siguiente imagen:
Filtrar datos por segmentación

12. Partiendo de la tabla dinámica que hemos creado manualmente, haz un clic en
una celda cualquiera del contenido de la tabla. Observa que se abre la pestaña
ANALIZAR, haz un clic en ella.
13. Del grupo Filtrar, haz un clic en el botón Insertar segmentación de datos.
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14. En el cuadro Insertar segmentación de datos, activa las casillas de los campos
de los que deseas crear segmentaciones.
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15. Nosotros seleccionamos todas las casillas, a excepción del acumulado. Presiona
Aceptar.
Aparece una segmentación de datos para cada campo. Puedes moverlos arrastrando
el puntero o puedes organizarlos, utilizando los botones del grupo Organizar en
la ficha OPCIONES.
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16. En cada segmentación de datos, haz un clic en los elementos que deseas mostrar
en la tabla dinámica.
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17. Para elegir más de un elemento (selección múltiple), mantén presionada la tecla
Ctrl y, a continuación, elige los elementos que deseas mostrar, si posees una pan-
talla táctil, puedes utilizar el botón de la esquina superior (observa la flecha en la
fi gura anterior), puedes poner tu dedo sobre esta tecla y te permitirá seleccionar
varios elementos a la vez, por ejemplo, nosotros hemos seleccionado 17-ago del
segmento Fecha y Autopista de Concepto. Con ello, mostrará en Gasto, el abono
por ese concepto en la fecha señalada.
Para cambiar el aspecto de segmentación de datos, haz

un clic en la segmentación de datos para mostrar las
Herramientas de segmentación de datos en la cinta de
opciones y, a continuación, aplica un estilo de segmen-
tación de datos o cambia la configuración en la pestaña
Opciones.
Generar gráficas dinámicas

Desde las tablas dinámicas de Excel 2016 también se pueden asociar gráficas di-
námicas.
18. Se marca el rango de celdas de la tabla dinámica y, desde la ficha Analizar,
grupo Herramientas, se selecciona la opción Gráfico dinámico y se elige el tipo
de gráfi ca (de la misma manera que en las gráficas normales).
Se mostrará un nuevo gráfico, pero con opciones en él. Se debe obtener un resultado
similar al mostrado en la siguiente imagen:
19. Tal y como se puede apreciar, en este caso es posible dinamizar la gráfi ca me-
196 diante los campos “Fecha” y “Concepto”, pudiendo realizar ordenaciones o filtros
por los contenidos de dichos campos.
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Se crea una hoja de cálculo en Excel 2016 que contenga una serie de artículos. En
ella aparecerán las unidades que se han comprado y se han vendido, organizadas
por fechas. Una vez se consiga, se creará una tabla dinámica en la que se puedan
organizar los datos y obtener los subtotales de las unidades compradas y vendidas.
1. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos iniciales. El aspecto debe ser como
el siguiente:
2. A continuación, se seleccionan todos los datos y se pulsa en la pestaña INSERTAR

para elegir la opción Tabla dinámica. Se indica que se va a generar la tabla en
la otra hoja de cálculo que se tiene en el libro y se marca de la siguiente forma:
3. Al pulsar en Aceptar, se abre la hoja de la tabla dinámica y se eligen los campos

que se van a mostrar. En este caso se eligen todos, con lo cual se obtendrá la
tabla dinámica con todos los elementos.
4. Para obtener los subtotales de las compras y ventas, se arrastran los campos
de “Compra” y “Venta” hacia el grupo Valores y se indica que la función que se
quiere utilizar es la Suma. De esta manera, aparecerán dos nuevas columnas. 197
El resultado, si se recogen los datos por fechas, debe ser el siguiente:
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Ejercicios
Ejercicio 10.1
1. Se debe crear una hoja de cálculo que sea capaz de obtener una serie de datos
para obtener ciertos resultados. El objetivo es conseguir optimizar un ahorro
anual en función de unos gastos fijos y variables. Se prefi jarán los gastos fijos y
se indicará la cantidad que se desea ahorrar durante el año. La hoja de cálculo
debe permitir obtener los ingresos necesarios para lograr el objetivo.
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Análisis de
datos 11
Capítulo
Trabajar con escenarios

En Excel 2016 se puede trabajar de manera especial con una serie de herramientas
de análisis de hipótesis, de manera que, partiendo de varios conjuntos de datos, se
puedan obtener los resultados que se producirían tras la aplicación de una serie
de fórmulas.
El análisis de hipótesis es el proceso que permite modificar los valores de una serie
de celdas para ver cómo afectan los cambios al resultado de las fórmulas de una
hoja de cálculo.
Los tipos de herramientas de análisis de hipótesis existentes son:
• Escenarios. Toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles
resultados.
• Tablas de datos. Funcionan solamente con una o dos variables, pero
aceptando múltiples valores para dichas variables.
• Búsqueda de objetivos. Funciona a la inversa, partiendo del resultado y
obteniendo los posibles valores de entrada que produzcan ese resultado.
1. Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo que tenga un conjunto de datos. Inicial-
mente, estos datos reflejarán la hipótesis de unas ventas con valor positivo, para
después, modificarlas a unas ventas con valor negativo. La hoja de cálculo sería
la siguiente:
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2. A continuación, se va a la ficha DATOS, grupo Previsión, botón Análisis de
hipótesis, opción Administrador de escenarios.
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3. Para crear el escenario hay que pulsar en el botón Agregar.
4. Se abrirá una nueva ventana en la que se debe elegir el nombre del escenario e
indicar las celdas que son cambiantes. El aspecto debe ser como el siguiente:
5. Después de pulsar en el botón Aceptar se introducen los valores que son la al-
ternativa a los originales para las celdas elegidas. La ventana debe quedar así:
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6. Al pulsar en Aceptar se vuelve a la lista de escenarios creada. Si se repite la
misma acción y se crea otro escenario con los datos originales, la lista tendría los
dos siguientes escenarios:
7. En este momento, si se pulsa en Mostrar con el escenario elegido, los datos irán
cambiando y se verán los nuevos resultados para cada caso. Se puede hacer de
la misma manera teniendo así una lista de escenarios posibles. El resultado al
visualizar los datos con el primer escenario creado sería el siguiente:
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El análisis Y si
A la hora de crear los modelos de predicción de resultados, lo más frecuente es que
se puedan modificar los contenidos de ciertas variables que afecten a los resulta-
dos. En Excel 2016 se utiliza el término Y si para especificar estos cambios en los
valores de las variables.
1. Por ejemplo, se creará una hoja de cálculo en cuya parte superior se expongan una
serie de variables con sus respectivos valores; más adelante, éstos se utilizarán
en el resto de datos de la hoja de cálculo. Se señalará un valor de cotización para
unas acciones, el que se estima que tendrán a finales del año. En estos datos
se pondrán las cantidades de acciones que se poseen y lo que se espera que se
obtenga de benefi cio en función del valor al que se compraron.
El aspecto de la hoja de cálculo es el siguiente:
2. Las celdas B2, B3 y B4 son las que tienen las variables que van a afectar a los
resultados del resto de fórmulas de la hoja de cálculo. Las variables son las que
se van a usar para crear los diferentes escenarios. Se les dan distintos valores
que son los que conformarán los escenarios:
3. Al pulsar en el botón Mostrar de cada escenario se pueden ir viendo los resultados

para cada caso.
202 4. Al pulsar en el botón Resumen, se pueden elegir las celdas que conforman los
resultados y comprobar de un vistazo las diferencias entre cada escenario.
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El aspecto de la hoja queda de esta forma:
5. Para que en el resumen aparezcan datos más coherentes en lugar de las refe-
rencias de celdas, es conveniente modificar antes los nombres de esta última.
Para ello hay que pulsar en cada celda que aparece en el resumen y seleccionar
la opción Definir nombre. Se abrirá una ventana en la que definir el nombre
específi co para la celda de esta forma:
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Tras cambiar todos los nombres, el resumen quedará así:
Utilizar el comando Buscar objetivo

La opción Buscar objetivo permite usar las estimaciones a la inversa. En este caso
lo que se conoce es el resultado y de lo que se trata es de encontrar qué datos per-
mitirían obtener los resultados deseados.
1. Por ejemplo, se elige la hoja de cálculo con los valores de las acciones y se defi -
ne el beneficio que se calcula obtener para cada una de ellas. Lo que se quiere
hallar es el valor al que tendrían que llegar las acciones para obtener el beneficio
deseado. Se debe hacer lo mismo para cada una de las acciones.
2. Se debe seleccionar una de las celdas con el benefi cio y, dentro de la pestaña
DATOS , grupo Previsión, botón Análisis de hipótesis, seleccionar la opción
Buscar objetivo.
3. Se abre el cuadro de diálogo Buscar objetivo y se definen la celda del beneficio
con el valor deseado y la celda cuyo valor se debe calcular para lograr el objetivo.
4. Al hacer lo mismo con el resto de las acciones, se obtiene la hoja de cálculo con
los valores buscados para el precio de venta. El resultado final se mostraría así:
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De esta manera se puede saber con qué valor de acciones conviene vender para
lograr los objetivos deseados.
Se quiere crear una hoja de cálculo que contenga los datos de los kilos de mate-
rial extraídos en las Minas de Riotinto cuando éstas se empezaron a explotar. Se
crean dos columnas, una para los años y otra para los kilos.
Después se va a crear una columna con tres variables que van a representar:
• El número de kilos que puede entrar en una vagoneta.
• El número de vagonetas simultáneas con las que se puede trabajar.
• El tiempo que se necesita para llevar una vagoneta hasta el tren que
transportará los minerales.
Por último, se creará una nueva columna que calcule el tiempo óptimo que haría
falta para extraer todo el mineral en las condiciones del escenario previsto. Esta-
blecer tres diferentes escenarios y verificar los tiempos totales.
1. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos de las extracciones de los mine-
rales durante una serie de años:
2. A continuación, se crea el primer escenario con los datos iniciales. La hoja de

cálculo con los primeros valores queda así:
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3. El siguiente paso es crear la nueva columna. Se introduce la primera fórmula,
teniendo en cuenta que para poder arrastrarla, se debe indicar que los valores
del escenario tienen que ser fi jos. La fórmula sería la siguiente:
=(B2/$F$2)*$F$3*$F$4
4. Se arrastra la fórmula al resto de las celdas y se obtiene el resultado de tiempo

en minutos para todos los años introducidos:
5. A continuación, se establecen los escenarios. Primero, se marcan las celdas que

conforman el escenario, se va al menú DATOS, grupo Herramientas de datos,
botón Análisis de hipótesis y se elige la opción Administrador de escenarios.
Después, se le da un nombre al escenario (Mediana, por ejemplo) y se guarda
pulsando en Aceptar. A continuación, se modifican los datos y se dan dos nuevos
nombres a los escenarios (por ejemplo, “Pequeña” y “Grande”). Cambiando los
escenarios se pueden comprobar los otros resultados. Por ejemplo, seleccionando
la opción “Pequeña”, el resultado debe ser como el siguiente:
Previsión de datos
206 Si dispones de datos separados en el tiempo con una duración definida, puedes
usarlos para crear una previsión de futuro. Cuando se crea una previsión, se crea
una nueva hoja de cálculo con una tabla de los valores históricos y pronosticados
y un gráfico que muestra esto.
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Una previsión sirve para ayudar a predecir cosas como ventas futuras, requisitos
de inventario o tendencias de los consumidores.
1. Por ejemplo, partimos de una serie de datos en los que tenemos las ventas durante
tres años en las ciudades de Madrid y Barcelona.
2. Selecciona los datos y, desde la ficha DATOS, grupo Previsión, haz un clic en el
botón Previsión.
La escala de tiempo requiere intervalos coherentes entre

tus puntos de datos. Por ejemplo, intervalos mensuales,
trimestrales, semestrales, anuales, etc., con intervalos
anuales o intervalos numéricos. Resumir bien los datos
antes de crear la previsión producirá unos resultados de
previsión más precisos.
3. En el cuadro Crear hoja de previsión, elige un gráfico de líneas o un gráfi co de

columnas para la representación visual de la previsión.
4. En la parte inferior, oprime sobre Opciones.
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5. Elige entre:
• Inicio de la previsión: elige la fecha en la que empieza la previsión. Cuando
seleccionas una fecha antes del final de los datos históricos, sólo se usan
los datos anteriores a la fecha de inicio en la previsión (esto se denomina
a veces “análisis retrospectivo”).
Iniciar la previsión antes del último punto histórico da una

idea de la precisión de la previsión, ya que puedes com-
parar las series de previsión con los datos reales. Pero,
si inicias la previsión demasiado pronto, la previsión ge-
nerada no representará necesariamente la previsión que
recibirás si usas todos los datos históricos. Utilizar todos
los datos históricos ofrece una predicción más precisa.
• Intervalo de confi anza: activa o desactiva esta opción para mostrarlo u

ocultarlo. El intervalo de confianza es el rango que rodea a cada valor de
predicción, en el que se espera que el 95 % de los puntos futuros desciendan,
basado en la previsión (con distribución normal). El intervalo de confianza
puede ayudar a averiguar la precisión de la predicción. Un intervalo menor
implica más confianza en la predicción para el punto específico. El nivel
predeterminado del 95 % de confianza puede cambiarse con las fl echas
hacia arriba o hacia abajo.
• Temporalidad: la temporalidad es un número para la longitud (número de
puntos) del patrón periódico y se detecta automáticamente. Por ejemplo, en
un ciclo de ventas anual, con cada punto representando un mes, la tempora-
lidad es de 12. Puedes omitir la detección automática eligiendo Establecer
manualmente y, luego, seleccionando un número.
Cuando la temporalidad se configure manualmente, evita

un valor de menos de 2 ciclos de datos históricos. Con
menos de 2 ciclos, Excel no puede identificar los compo-
nentes periódicos.
• Intervalo de escala de tiempo: cambia el intervalo que usas en tu escala

de tiempo aquí. Este intervalo necesita coincidir con el Intervalo de valores.
• Intervalo de valores: cambia el intervalo utilizado para tu serie de valo-
res aquí. Este intervalo necesita ser idéntico al Intervalo de la escala de
tiempo.
• Rellenar los puntos que faltan con: para identificar los puntos que fal-
tan, Excel utiliza la interpolación, lo que significa que un punto que falte se
completará como el promedio ponderado de los puntos vecinos siempre que
se hayan perdido menos del 30 % de los puntos. Para tratar a los puntos
que faltan como ceros, haz un clic en Ceros en la lista.
• Duplicar agregados con: cuando los datos contienen múltiples valores
con la misma marca de tiempo, Excel realizará una media de los valores.
Para utilizar otro método de cálculo, como Mediana, selecciona el cálculo
de la lista.
208 • Incluir estadísticas de previsión: activa esta casilla si deseas obtener
más información estadística sobre las previsiones incluidas en una nueva
hoja de cálculo. Al hacerlo, se agrega una tabla de estadísticas que se genera
por medio de la función PREVISIÓN.ETS.ESTADÍSTICA e incluye medidas
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como los coeficientes suavizados (Alfa, Beta, Gamma), y métricas de error
(MASE, SMAPE, MAE, RMSE).
6. Una vez revisados los datos, presiona Crear.
Se creará una nueva hoja de cálculo con los valores históricos y una previsión para
el siguiente año.
Ejercicios
Ejercicio 11.1
1. Se debe crear en Excel una hoja de cálculo que sea capaz de obtener una serie
de datos para llegar a unos resultados. El objetivo es conseguir optimizar un
ahorro anual en función de unos gastos fijos y variables. Se deben preestablecer
los gastos fi jos e indicar la cantidad que se desea ahorrar en el año. La hoja de
cálculo debe permitir obtener los ingresos necesarios para lograr el objetivo.
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Mecanismos de
importación y
exportación
12
Capítulo
de ficheros
Importar datos de programas externos

La importación de datos externos desde Excel 2016 se realiza desde la pestaña DA-
TOS, dentro de ella existen varias opciones en el grupo Obtener datos externos.
Estas opciones son las siguientes:
• Desde Access (tipos de archivo *.mdb, *.mde, *.accdb, *.accde).
• Desde la web (tipos de archivo de página web).
• Desde un archivo de texto (tipos de archivo *.prn, *.txt, *.csv).
• De otras fuentes:
o Desde SQL Server.
o Desde Analysis Services.
o Desde el catálogo de soluciones de Windows Azure.
o Desde la fuente de datos ODATA.
o Desde importación de datos XML.
o Desde el Asistente para la conexión de datos.
o Desde Microsoft Query.
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1. Por ejemplo, para realizar una importación de un archivo de texto, hay que seguir
varios pasos. El archivo de texto debe tener los datos columnados, tal y como se
aprecia en la imagen siguiente.
2. Para realizar la importación, se abre la pestaña DATOS y, en el grupo Obtener

datos externos, se hace un clic en el botón Desde texto para abrir la ventana
de diálogo Importar archivo de texto. En dicha ventana se debe localizar el
archivo que se desea importar.
3. Una vez localizado el archivo, se debe pulsar en el botón Importar. De ese modo,
se abrirá el primer paso del asistente para la importación de archivos de texto.
Se debe elegir entre importar utilizando un archivo con delimitadores (caracteres
que separan los contenidos de los campos) que es el caso elegido o escogiendo
columnas de ancho fijo.
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4. Tras pulsar en el botón Siguiente se accede a un nuevo paso en el que se permite
establecer el ancho de cada columna.
5. Pulsando de nuevo en el botón Siguiente se puede elegir el tipo de datos que se

va a generar para cada columna tras el proceso de importación.
6. Al pulsar en Finalizar se puede elegir entre importar los datos en la hoja de

cálculo actual o en una nueva hoja de cálculo.
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7. Pulsando en el botón Aceptar se finaliza el proceso de importación y los datos
deben aparecer en la hoja de cálculo elegida. El resultado debe ser como el de la
siguiente imagen:
Exportar datos a formato de texto

1. Para exportar datos desde Excel 2016 se debe ir al menú ARCHIVO y elegir la
opción Guardar como, se abrirá la nueva ventana con este aspecto:
214 2. Al pulsar sobre una de las carpetas o sobre el botón Examinar, se abrirá el
cuadro de diálogo Guardar como y en el tipo de archivo se podrá desplegar la
lista de opciones.
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La lista es muy amplia, puesto que Excel 2016 permite la exportación a muchos
tipos de formatos. Para el caso de exportar a formato de texto se va a elegir el
tipo Texto (MS-DOS) (*.txt).
3. Además de elegir el tipo de formato, se debe poner el nombre para el archivo y,

fi nalmente, pulsar en el botón Guardar.
Exportar datos a otros formatos

El proceso de exportación desde Excel 2016 a otros formatos es el mismo que el de
exportación a archivos de texto, pero se debe seleccionar en cada caso el tipo de
archivo al que se quiere exportar.
Los formatos a los que permite exportar Excel 2016 son los siguientes:
• Libro de Excel 2016 (*.xlsx).
• Libro de Excel 2016 habilitado para macros (*.xlsm).
• Libro binario de Excel 2016 (*.xlsb).
• Libro de Excel 2016 97-2003 (*.xls).
• Datos XML (*.xml).
• Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml).
• Página web (*.htm;*.html).
215
• Plantilla de Excel 2016 (*.xltx).
• Plantilla de Excel 2016 habilitada para macros (*.xltm).
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• Plantilla de Excel 2016 97-2003 (*.xlt).
• Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).
• Texto Unicode (*.txt).
• Hoja de cálculo XML 2003 (*.xml).
• Libro de Microsoft Excel 2016 5.0/95 (*.xls).
• CSV (delimitado por comas) (*.csv).
• Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn).
• Texto (Macintosh) (*.txt).
• Texto (MS-DOS) (*.txt).
• CSV (Macintosh) (*.csv).
• CSV (MS-DOS) (*.csv).
• DIF (formato de intercambio de datos) (*.dif).
• SYLK (vínculo simbólico) (*.slk).
• Complemento de Excel 2016 (*.xlam).
• Complemento de Excel 2016 97-2003 (*.xla).
• PDF (*.pdf).
• Documento XPS (*.xps).
• Hoja de cálculo de Open XML(*.xlsx).
• Hoja de cálculo de OpenDocument (*.ods).
Importar datos desde la web

Excel nos permite importar contenido desde una página web para utilizarlos en
nuestra hoja de cálculo posteriormente. Estos datos pueden permanecer invariables,
se pueden actualizar manualmente cuando deseemos o se puede configurar Excel
para que se actualicen de forma automática. Veamos cómo llevarlo a cabo.
La actualización puede ser muy útil si importamos datos cambiantes, como, por
ejemplo, variaciones de moneda, vuelos de una compañía, mercado de valores, etc.
Estos datos pueden ser analizados con tablas, gráficas,etc.
Excel recupera fácilmente los datos que están ya estruc-

turados en la web en forma de tabla. No puede recuperar
imágenes o texto.
1. En un libro nuevo, nos situaremos en la celda A1. Desde la fi cha DATOS, haz un
clic en Obtener datos externos; luego, Desde la web.
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2. Se abre un cuadro de diálogo donde nos pedirá introducir la dirección web.
Nosotros utilizaremos http://www.borsabcn.es/esp/aspx/Mercados/Precios.
aspx?indice=ESI100000000 del IBEX35, pero puedes utilizar cualquier otra que
sea de tu interés. Una vez añadido, presiona sobre el botón Ir.
Puede que aparezca también una advertencia de seguri-

dad, indicándote que el certificado puede no ser seguro.
En tal caso, como se supone que la web de donde quieres
recuperar información es segura, presiona el botón Sí.
De lo contrario, es posible que se te restrinja el acceso
a algunos datos.
3. Las tablas que pueden ser recuperadas son señaladas por un pequeño botón
amarillo con una flecha negra . Si haces clic sobre uno de ellos se transformará
en un botón verde con un símbolo de visto . Esto significa que la tabla ha sido
seleccionada para ser importada en Excel. Si quieres seleccionar toda la página,
haz clic en el botón de la esquina superior izquierda. Para iniciar la importación
basta con hacer clic en el botón Importar.
Si no apareciera ningún botón junto a las tablas de la

página, haz clic en el botón Mostrar iconos, en la parte
superior de la ventana.
4. Excel mostrará un cuadro de diálogo, preguntándote dónde quieres mostrar los

datos. Tras Aceptar, los datos se incorporarán a la hoja de cálculo.
217
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Modificar los datos importados
Puede ocurrir que, tras la importación, quieras presentar los datos de una forma
diferente a como se han importado. En ese caso:
5. Con el cursor en una celda de datos importados, desde la ficha DATOS, grupo
Conexiones, haz un clic en la opción Propiedades.
6. Aparecerá un cuadro de diálogo, selecciona la pestaña Definición y, después,
haz clic en Editar consulta... Modifi ca la consulta de acuerdo a tus necesidades
y presiona Aceptar.
¡Ojo! no siempre se puede conseguir un buen formato

de datos importados. También puedes probar a copiar
el contenido en la web y pegarlo en Excel, se copiará el
contenido y el formato, pero no podrás actualizarlos.
Actualizar datos
Si importas los datos de una web, del modo indicado en el artículo anterior, y no
haces nada más, la información recuperada permanecerá invariable. Pero puedes
refrescar, o actualizar los datos que hayan cambiado de la siguiente manera:
7. De una manera manual, desde la ficha DATOS, grupo Conexiones, hacemos un
clic en Actualizar todo.
O bien:
7. Puedes confi gurar Excel para que actualice la información importada, de manera
automática, cada vez que se abra el libro. Para ello, haz un clic en una celda que
contenga datos importados de la web y, desde la ficha DATOS, grupo Conexio-
nes, haz clic en la opción Conexiones. En la ventana que se abre, selecciona la
consulta web y haz clic en el botón Propiedades. Haz clic en la pestaña Uso. En
Control de actualizaciones, marca la casilla Actualizar al abrir el archivo.
218 Si lo que deseas es que la información importada se actualice de forma automáti-
ca cada cierto período de tiempo marca la casilla Actualizar cada … minutos.
A continuación, especifica la cantidad de minutos que debe pasar entra cada
actualización.
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Podría ocurrir que si los datos no se han confi gurado bien
o no se importaron como se formateó posteriormente, al
actualizar, regrese al formato original. Una buena solución
es dejar los datos originales importados y hacer referencia
a ellos en otra hoja que formatearemos a nuestro gusto,
aplicar funciones, filtros, etc. Cuando se actualice la con-
sulta, se actualizarán también todos los valores que sirven
de base, pero las modificaciones aplicadas a la segunda
hoja permanecerán invariables.
Importar y exportar gráficas

Excel 2016 no tiene un procedimiento exclusivo para importar o exportar gráficas.
Sin embargo, mediante la utilización de las opciones Copiar y Pegar es posible
importar y exportar gráficas entre diferentes hojas de cálculo, e incluso con otras
aplicaciones.
1. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga una gráfi ca, se pulsa con el
botón derecho del ratón y se elige la opción Copiar.
2. A la hora de pegar el elemento copiado existen varias posibilidades. La primera

opción es simplemente elegir sobre una celda la opción Pegar y ver el resultado,
que será como el siguiente:
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Como se puede apreciar en la imagen, el pegado no es idéntico al copiado. Ello es
debido a que los datos de las celdas a los que hace referencia la gráfica no se en-
cuentran en la nueva hoja de cálculo.
3. La otra opción es utilizar otro tipo de pegado. Existe el Pegado especial que lo
que hace es abrir el cuadro de diálogo del mismo nombre. En dicho cuadro se
permite pegar la gráfi ca como una imagen de diferentes tipos.
Además, se puede distinguir entre el pegado normal y el pegado de un vínculo.
Cuando se selecciona esta última opción, no se incrusta la imagen en la nueva hoja
de cálculo, sino que se crea un acceso directo entre la imagen original y la pegada.
Eso significa que si hay una modificación en la imagen de origen, se verá también
reflejada en la imagen pegada.
4. Para hacer la prueba se debe elegir mapa de bits como tipo de imagen y realizar
Pegado normal. Se puede apreciar en esta figura:
El resultado del proceso debe ser como el que se puede ver en esta imagen:
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Crear una hoja de cálculo en Excel 2016 en la que se guarden una serie de gastos
por diferentes conceptos. Debe contener las siguientes columnas:
• Fecha
• Concepto
• Gasto
• Acumulado
Debajo de cada columna se introducirán los datos correspondientes a cada una
de ellas. El resultado se debe exportar a un archivo de texto de tipo CSV.
1. Lo primero que hay que hacer es abrir una nueva hoja de cálculo y crear la ca-
becera de las columnas. Después, se rellenan unas cuantas filas debajo de cada
cabecera de columna. El resultado debe asemejarse al que aparece en la siguiente
imagen:
2. A continuación, se procede a la exportación. Para ello, se abre el menú Archivo y

se selecciona la opción Guardar como, se pulsa en el botón Examinar y se abre
el cuadro de diálogo del mismo nombre que la opción. En Tipo de archivo se
elige CSV (MS-DOS) (*.csv) y se selecciona la carpeta en la que dejar el resultado.
El cuadro de diálogo Guardar como debe ser como el de la siguiente figura:
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3. El proceso de exportación ha finalizado y basta con abrir el archivo generado con
un editor de texto cualquiera para visualizar su contenido.
Ejercicios
Ejercicio 12.1
1. Crear una nueva hoja de cálculo en Excel 2016 e importar a ella el contenido
del archivo de texto CSV generado en el punto anterior.
222
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Trabajo
con macros 13
Capítulo
Introducción
Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente
de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más
que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de
Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.
Qué es una macro

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encon-
trado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que
haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial
de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un informe de ventas y en ese informe
siempre das el mismo formato a los textos y a los números, se podría crear una
macro de forma que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan prin-
cipalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que
realizas una y otra vez.
Las macros se escriben en un lenguaje de programación especial para ser entendi-
do por el ordenador, este lenguaje es conocido como Visual Basic for Applications
(VBA), y permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con
ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Si no conoces nada de lenguajes de programación no te

preocupes, podrás crear igualmente tus propias macros,
ya que Excel ofrece la posibilidad de crearlas de una
manera mucho más visual y fácil.
Internamente, Excel traducirá las acciones que introduzcas en la macro al lenguaje

de programación VBA.
Crear una macro 223
Existen dos maneras de crear una macro, mediante la grabadora de macros y con
el editor de Visual Basic.
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La grabadora de macros
La grabadora de macros lo que hace es guardar las acciones que realizamos en
Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez finalizada la grabación se puede
reproducir tantas veces como desees con tan sólo un clic o presionar unas teclas.
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza, por eso es conveniente
planificar con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones
innecesarias mientras se graba.
Imagina que deseas añadir tus datos o los de tu centro en todos los libros que envías
para compartir con tus colaboradores, amigos, etc.
1. Para grabar una macro, primero debes acceder a la grabadora de macros desde
la pestaña Vista, grupo Macros.
2. Antes de empezar a realizar las acciones que queremos grabar en nuestra macro
deberemos guardarla. Selecciona la opción Grabar macro.
En este cuadro de diálogo deberemos indicar:

• El nombre con el que queremos guardar nuestra macro.
• La tecla de método abreviado que nos servirá para ejecutar la macro de
manera rápida una vez la hayamos grabado.
• El sitio donde queremos guardar la macro, que será el mismo libro activo
en ese momento o un libro nuevo.
224
• Una descripción de la macro.
3. Nosotros vamos a darle el nombre FirmaAutomática, el método para ejecutarla
será CRTL + Mayús. + F y, en Guardar macro en, seleccionamos Este libro.
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Recuerda que cuando se asigna una combinación de
teclas, dejará inactivo el teclado de atajo del programa,
pero al abrir un libro nuevo se activará nuevamente, con
lo que conviene que se utilicen teclas ajenas a la función
rápida de atajo de Excel.
4. Una vez introducidos los datos, desde el momento en que selecciones el botón
Aceptar la macro empezará a grabarse. Es entonces cuando deberemos ejecutar
manualmente las acciones que queremos que sean grabadas.
5. En nuestro ejemplo, una vez grabado el nombre de la macro, realizaremos las
siguientes acciones:
• En varias celdas añadimos nuestros datos. Selecciona esas celdas.
• Aplica el formato de Negrita.
• Pon un fondo gris como Color de relleno.
• Aplica unos Bordes simples.
• Modifica el tamaño de la fuente para aumentarla y centra horizon-
talmente las celdas, alineadas a la izquierda verticalmente, para
visualizar el nombre completo.
• Aplica un borde simple a todo el contenido.
6. A continuación, para detener la grabación de la macro, volveremos a la pestaña

del menú Vista, grupo Macros, y seleccionaremos Detener grabación.
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A partir de este momento ya tenemos grabada nuestra macro, y nos servirá para
automatizar todas las acciones anteriores usando una simple combinación de teclas
en cualquier hoja del libro.
Vamos a probarla.
7. Para ejecutar nuestra macro, sitúate en la Hoja2 (si no existe, créala). Presiona
nuestra combinación de teclas creada, en nuestro caso CTRL + Mayúsc. + F.
Nuestra información añadida y formateada anteriormente aparecerá automáticamente
en las celdas donde introdujiste los datos.
8. Sitúate en una nueva hoja de trabajo para probar la macro. Ve a la fi cha Vista,
grupo Macros, botón Macros, opción Ver macros (o simplemente presiona Alt
+ F8), donde aparecerá nuestra macro almacenada.
9. Del cuadro de diálogo, selecciona la macro FirmaAutomática y oprime sobre el

botón Ejecutar.
10. Guarda el trabajo con el nombre Macro1. Hay que tener en cuenta que a la hora
de guardar la nueva hoja de cálculo, no se puede utilizar el tipo habitual, puesto
que no admite macros.
11. Guarda la macro con el nombre elegido y, en Tipo, elige Libro de Excel habili-
tado para macros (*.xlsm).
12. Cierra el libro y abre un nuevo libro de trabajo. Sitúate en una celda y presiona
Ctrl+a, verás que la macro se ejecuta sin problemas.
Vamos a practicar con dos macros más usando la grabadora de macros.
1. Crea una macro que se llame MacroSmartArt, que se ejecute con la combinación
226 Ctrl + b y que inserte una ilustración del tipo SmartArt, Proceso básico.
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2. Crea una macro que se llame MacroAbrir, que se ejecute con la combinación Ctrl
+ c y que abra un archivo ubicado en cualquier sitio de tu ordenador.
Esta macro puede ser muy útil si tienes que trabajar a

menudo con el mismo documento de Excel.
3. Comprueba ahora la lista de macros, accediendo a la opción Ver macros, de la

pestaña Vista, grupo Macros, deberás tener las siguientes:
Personalizar botones con macros asignadas

Para que resulte cómodo ejecutar macros y no tener que aprender de memoria las
combinaciones de teclas, se pueden colocar botones en las hojas de cálculo, de
forma que cuando se pulsen, se ejecuten las macros asociadas.
1. Para ello, se debe ir a la pestaña Desarrollador y, dentro del grupo Controles,
seleccionar Insertar y elegir el Botón (Control de formulario). Se abrirá entonces
la ventana para asignar la macro al botón de la siguiente forma:
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2. Al pulsar en Aceptar, la macro queda asignada. Se puede modifi car el texto por
defecto del botón. Para ello, se hace clic con el botón derecho del ratón y se se-
lecciona la opción Modificar texto. Tras poner el texto adecuado, el aspecto de
la hoja de cálculo debe ser como el siguiente:
3. Para probar la ejecución de la macro asignada al botón basta con seleccionar una
o varias celdas y después pulsar en el nuevo botón. Automáticamente las celdas
seleccionadas cambiarán su formato por el indicado en la macro.

Se crea una hoja de cálculo que contenga cinco columnas de números y otra co-
lumna que contenga la suma de cada fila de elementos. Después, se creará una
macro para poner en color rojo una celda, otra en verde y otra en azul. Se creará
un botón asignado a cada macro y después se asignarán los colores pulsando en
los botones correspondientes teniendo en cuenta estos criterios:
• Rojo: la suma es un valor negativo.
• Verde: la suma es un valor superior a 1000.
• Azul: la suma es otro valor.
1. Primero se crea la hoja de cálculo con los valores de base.
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2. A continuación, se crean las tres macros. Se usa la pestaña Desarrollador, se
pulsa en Grabar macro, se elige el color correspondiente y se pulsa en Detener
macro. De esta forma se graban las tres macros que deberán visualizarse así:
3. El paso siguiente es crear los tres botones con las macros asociadas a cada uno
de ellos. Desde la pestaña Desarrollador se pulsa en Insertar, se elige el botón
de comando y, tras asignar la macro correspondiente, se continúa con las tres
macros y se obtendrá la hoja de cálculo con los tres botones.
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4. A continuación, se ejecutan los botones en las celdas correspondientes y se obtiene
la hoja de cálculo final.
El editor de Visual Basic (VBA)

Como ya se comentaba al principio del capítulo, Excel graba en código Visual Basic
todas las acciones que realizamos en una macro.
Antes que nada, vamos a comprobar si tenemos en el menú de nuestro Excel una
pestaña llamada Desarrollador.
Qué es una plantilla

Una plantilla en Excel es una herramienta que permite contar con un documen-
to predefinido utilizado para llevar un control detallado de presupuestos, gastos,
comisiones sobre ventas, flujos de caja, inventarios, provisiones, etc., permitiendo
obtener resúmenes de información desde diferentes puntos de interés. La plantilla
puede contener fórmulas, macros, gráficos, cabeceras, etc.
La principal ventaja de utilizar plantillas es que no partes de cero a la hora de
realizar un informe y además ya tendrá predefinido el formato de documento que
tu desees darle.
Excel incorpora unas cuantas plantillas por defecto, pero también puedes crear tus
propias plantillas.
1. Para ver cuáles son las plantillas que incorpora Excel abre el menú Archivo, Abrir.
La primera opción que siempre aparece es Abrir un documento en blanco y a
continuación aparecen todas las plantillas.
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Observarás que existen plantillas para informes de compras y ventas, control de
gastos mensuales, control de asistencia, etc. Pero debes saber que puedes descargar
más plantillas directamente desde Internet.
Crear una plantilla personalizada

Si trabajas con hojas de cálculo similares de manera habitual puedes utilizar Excel
para crear una plantilla personalizada creada por ti.
Para hacerlo sólo tienes que crear tu hoja de cálculo como de costumbre, pensando
cuáles son los datos que se repiten y que son habituales, por tanto, siempre fijos.
Cuando ya tienes tu hoja creada, al momento de guardarla es cuando deberemos
indicarle a Excel que la queremos guardar como plantilla.
1. Accedemos al menú Archivo, opción Guardar como, y en el desplegable del Tipo
de archivo elegiremos Plantilla de Excel (*.xltx) o, si nuestra hoja de cálculo
contiene macros, Plantilla de Excel habilitada para macros (*xltxm).
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A continuación, vamos a crear nuestra propia plantilla para llevar el control de los
gastos mensuales individuales.
1. Abriremos un nuevo libro y en una nueva hoja crearemos algo similar a lo siguiente:
2. Aunque la plantilla no lo muestra porque está vacía, puedes dejar ya fijado el

232 formato de las celdas que te interesen. En nuestro ejemplo hemos fijado la fecha
como fecha corta y el gasto se ha formateado como moneda.
3. En cuanto tengamos la plantilla creada sólo nos falta guardarla como plantilla.
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Utilización de plantillas
1. Cuando quieras utilizar una plantilla para crear tu hoja de cálculo, deberás acceder
al menú Archivo, Nuevo.
2. Si se trata de una plantilla predefinida de Excel sólo debes seleccionarla de la
pestaña Destacada y abrirla.
Si se trata de utilizar una plantilla generada por ti, puedes acceder cada
vez a la carpeta donde esté guardada la plantilla y abrirla, o bien puedes
hacer que tus plantillas también salgan por defecto cuando vas a crear un
nuevo documento.
Para ello deberás informar a Excel de cuál es la carpeta predeinida para

plantillas. Nuestro consejo es que crees una carpeta para guardarlas
todas juntas, y esa ruta es de la que debes informar a Excel. 233
1. Para crear una carpeta predefinida donde guardar las plantillas, desde el menú
Archivo, Opciones, sección Guardar, Ubicación predeterminada de plantillas
personales copia o añade la ruta en la que se encuentra tu carpeta de plantillas.
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2. Las plantillas personalizadas figuran desde Archivo, Nuevo, pestaña Personali-
zado.
Debes tener en cuenta que cuando vayas a guardar el

documento generado a partir de una plantilla, por defecto
Excel te propondrá guardarlo con la extensión de un do-
cumento normal, no como plantilla que es como lo abriste.
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Práctica paso a paso
Ejercicio de refuerzo
1. En un nuevo libro de trabajo, añadimos los datos de la tabla siguiente. Cuando
acabes, amplía el ancho de columnas para no tener más tarde problemas.
2. Guarda el trabajo con el nombre Macro_Trabajadores y como tipo Libro de Ex-

cel habilitado para macros (xlsm). Oprime Guardar para seguir con nuestro
trabajo de macros.
3. Accede al editor de código con Alt + F11; para escribir el código, abre el menú
Ver y elige Código o presiona F7 para ir más rápido y añade el código que ves
en la siguiente imagen, teniendo en cuenta que el color verde tras un apóstrofo
indica sólo comentarios y que el nombre de la macro será igual que el del libro
de trabajo, puedes variarlo si lo deseas.
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4. Ejecuta la macro y comprueba que lo que hace este código es:
• Insertar una fi la al principio.
• Escribir los títulos de las columnas.
• Poner en negrita la cabecera.
5. Si no te funcionara bien la macro, grábala con el botón de Macros de la fi cha
Vista y comprueba luego el código generado.
6. Guarda los cambios y cierra el libro de trabajo.
Ejercicios
Ejercicio 13.1
1. Crear una hoja de cálculo que contenga tres columnas de números. Después, se
creará una macro que sea capaz de formatear cada columna. A cada elemento
se le pondrá un recuadro negro y un fondo amarillo, además de marcar cada
celda en negrita.
Ejercicio 13.2
1. Crea una macro que permita cambiar la orientación del papel a Horizontal, al
imprimir llama a la macro ImprimirHorizontal. Asígnale las letras AltGr + k.
236 2. Crea una macro que permita insertar una nueva hoja al libro de trabajo. Llámala
HojaNueva.
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Compartir
el trabajo
online
14
Capítulo
Introducción al trabajo en grupo

Ahora, varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en un mismo documento
Word, presentación de PowerPoint, hoja de cálculo Excel y notas en OneNote, de
manera que si un usuario modifica el contenido de alguno de los archivos, los otros
pueden ver el proceso en tiempo real.
Microsoft ofrece también una integración de Skype. Se podrá conversar instantánea-
mente o directamente compartir pantallas desde las distintas aplicaciones de Office.
El servicio de almacenamiento en línea OneDrive para las empresas ofrece mejores
funciones de sincronización y amplía su tamaño de espacio de trabajo a un 1 Tb.
Para trabajo online es necesario disponer de una cuenta Microsoft (Outlook.com,
Hotmail, Office 365, OneDrive, Skype, etc.). Si no la tienes, puedes crear una cuenta
gratuita en www.outlook.com.
OneDrive
Microsoft OneDrive es un servicio gratuito de almacenamiento de archivos que nos
permite almacenar cualquier tipo de contenido en la nube, de modo que es posible
acceder a la información a través de una conexión a Internet y un navegador web.
Una de las principales características de Windows, en su versión 8 o posterior,
es que viene con OneDrive incorporado al sistema, de manera que si cuentas con
conexión a Internet puedes almacenar tu información tanto en el disco duro de tu
máquina como en la nube.
Al iniciar sesión con una cuenta Microsoft en un equipo con Windows 8 o posterior
recibes inmediatamente espacio para almacenar información en OneDrive; Office 365
por suscripción tiene un 1 Tb de espacio añadido, lo que equivale a un tráiler lleno 237
de páginas de texto, pero si necesitas aún más espacio lo puedes comprar online.
Algunos programas como Office 365 te permiten guardar tus archivos directamente
en OneDrive; en otros, es necesario agregarlos a la nube por tu cuenta.
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ůƚĂƌŝĂ
OneDrive es lo mismo que SkyDrive, tan sólo que cambió el nombre. Las cuentas
que tuvieras abiertas en SkyDrive y la información que allí hubieras guardado si-
guen igual en OneDrive.
Algunas de sus principales funciones son:
• Permite compartir los archivos almacenados con otros usuarios, directa-
mente o a través de una red social.
• Permite realizar una gestión completa de los archivos almacenados: copiar,

mover, eliminar, cambiar nombre, crear carpetas, etc.
• Permite crear y gestionar álbumes de fotos, etiquetar imágenes, crear

presentaciones de imágenes, etc.
• Permite crear y gestionar grupos de contactos, dotando a cada grupo de

correo electrónico, calendario de eventos, etc.
• Permite sincronizar una variedad de dispositivos con el contenido de

OneDrive.
Diferencia entre OneDrive y SharePoint

OneDrive para la Empresa es diferente al servicio de OneDrive del cliente en que
está basado en SharePoint y pensado para almacenar los documentos y archivos
empresariales de un usuario. OneDrive es un servicio separado pensado para uso
personal.
Es decir, la diferencia fundamental (ya que OneDrive para Empresas está construido
sobre SharePoint Online) es el concepto de uso:
• SharePoint está pensado para implementar escenarios de comunicación,

colaboración y gestión documental como puede ser una Intranet, un Portal
del Empleado, un sitio para la Gestión de Proyectos, etc. Además, Share-
Point Online de serie te da gestión documental, es decir, almacenamiento
de información categorizada con metadatos.
• En cambio, OneDrive para Empresas es un espacio de almacenamiento

personal de información que te da hasta 1 TB de espacio. Cada OneDrive
pertenece a un usuario por lo que no va ligado a los conceptos anteriores
de Intranet, Portal del Empleado, etc., aunque desde OneDrive puedes
compartir información con usuarios de tu organización, o bien, con usua-
rios externos.
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Trabajo con OneDrive
Ya hemos comentado que OneDrive es un almacenamiento gratuito en línea
que viene con la cuenta Microsoft. Es como un disco adicional que también
está disponible desde todos los dispositivos que uses. No importa si estás
trabajando con tu equipo portátil en una presentación, viendo fotos de las
últimas vacaciones familiares en tu nueva tableta o revisando la lista de
compras en tu teléfono, puedes acceder a tus archivos en OneDrive.
Es muy sencillo comenzar con OneDrive. Puedes agregar archivos que ya
están en tu equipo a OneDrive al copiarlos o moverlos desde tu equipo.
Cuando guardas archivos nuevos puedes elegir hacerlo en OneDrive, para
que puedas acceder a ellos desde cualquier dispositivo y puedas compartir-
los con otros. Y si tu equipo tiene una cámara integrada, puedes guardar
copias de tus fotos automáticamente en OneDrive, para que siempre tengas
una copia de seguridad.
Agregar archivos a OneDrive con Windows 10

Hay varias formas de poner tus archivos existentes en OneDrive. Primero,
decide si quieres conservar los archivos originales en tu equipo y poner
copias de ellos en OneDrive o si quieres cortarlos y moverlos de tu equipo
a OneDrive. En Windows 10 viene incluida la aplicación en tu dispositivo.
Para copiar archivos a OneDrive mediante la aplicación OneDrive
1. Desde Windows, haz clic en INICIO y, en la lista de programas instalados,

pulsa o haz clic en OneDrive para abrir la aplicación.
2. Si es la primera vez, te mostrará una guía de acceso. Presiona sobre Empezar,

239
o bien, haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la pantalla o
desliza un dedo hacia arriba desde el borde inferior de la pantalla para que se
despliegue la barra de herramientas de la aplicación y agrega archivos.
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3. Inicia con tu cuenta Microsoft, o bien, crea una nueva cuenta en Regístrate ahora
y sigue los pasos que te indique el asistente hasta que regreses a esta pantalla.
4. Te indica dónde encontrarás tu carpeta OneDrive en tu dispositivo. Si lo quieres

en otra ubicación, como tabletas, smartphone , etc., continúa en Siguiente. Desde
aquí, botón Cambiar, también puedes cambiar la ubicación antigua que te marca-
ba; si no, ya puedes cerrar y localizar la carpeta donde te indica en tu máquina.
Presiona sobre Siguiente para continuar.
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5. En la parte superior tienes Ir a mi OneDrive. Se visualizará el espacio OneDrive
con tus archivos.
6. Para copiar tus archivos al espacio online, se aconseja primero crear una carpeta
desde Nuevo.
7. Una vez en el interior de la carpeta, copia y pega tus archivos como lo haces
habitualmente en tu trabajo Windows para duplicar, o bien, corta y pega, si lo
quieres trasladar.
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8. O bien, arrastra los archivos desde el explorador de Windows hasta la carpeta
OneDrive de tu ordenador. Si quieres copiar los archivos, presiona Ctrl mientras
arrastras y si los quieres trasladar simplemente arrástralos.
Archivo origen
en el PC
Archivo copiado en
la nube OneDrive
De la misma manera que llevas los archivos hasta OneDri-

ve, puedes hacerlo de OneDrive a tu equipo, arrastrando
o copiando/cortando y pegando.
Acceso a tus archivos desde cualquier lugar

1. Cuando tienes tus archivos en OneDrive, puedes acceder a ellos desde
cualquier dispositivo, aunque le ocurra algo a tu equipo. Puedes ir al sitio
242 web de OneDrive o puedes usar una de las aplicaciones móviles para
Android, iOS o Windows Phone.
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Trabajar con una aplicación Office desde el navegador
1. Desde tu carpeta OneDrive a la que hemos accedido en puntos anteriores, pulsa
o haz clic en el archivo que deseas abrir desde el navegador para trabajar con
él, o bien, accede desde www.onedrive.com directamente. Una vez allí, abre el
archivo que te interese, por ejemplo, una presentación de PowerPoint. Haz clic en
el botón Editar Presentación y elige Editar en PowerPoint Online.
2. Una vez aquí, edita y realiza los cambios que estimes oportunos en la presentación.
243
3. Desde aquí puedes trabajar con un grupo online , simplemente presiona sobre el
botón Compartir situado en la parte superior derecha de la pantalla del nave-
gador (observa la figura anterior).
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ůƚĂƌŝĂ
4. Añade los datos de tu cuenta Microsoft y, a partir de aquí, ya conoces el proceso
de trabajo online ya explicado para Word y Excel.
Para guardar archivos en OneDrive desde una app

1. Puedes guardar archivos de tus aplicaciones de forma directa en OneDrive.
Tendrás la opción para guardarlos en OneDrive en otra ubicación, como
tu equipo. Pulsa o haz clic en la flecha situada en la esquina superior
izquierda para cambiar tu ubicación a OneDrive (si aún no está seleccio-
nada).
2. Luego, elige la carpeta en OneDrive donde deseas guardar el archivo,

escribe un nombre para el mismo y, luego, pulsa o haz clic en Guardar.
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Para guardar archivos en OneDrive desde una aplicación de
escritorio
1. Cuando usas una aplicación de escritorio como Microsoft Office Word o
Paint, también puedes guardar archivos directamente en OneDrive. En la
aplicación que estás usando, haz clic en Guardar y, luego, pulsa o haz
clic en OneDrive en el panel izquierdo.
2. Elige la carpeta en OneDrive donde deseas guardar el archivo, escribe un

nombre para el mismo y, luego, pulsa o haz clic en Guardar.
Guardar automáticamente en OneDrive

En la mayoría de los equipos, OneDrive es la ubicación recomendada que
aparece cuando guardas archivos de Microsoft Office (como documentos
Word y hojas de cálculo de Excel), PDF y otros documentos. Y, si tu equipo
cuenta con una cámara integrada, puedes guardar copias de tus fotos auto-
máticamente en OneDrive en cuanto las vayas tomando, para que siempre
tengas un respaldo. Para asegurarte de que tu equipo está configurado para
guardar automáticamente, revisa tu configuración de OneDrive.
1. Desliza el dedo rápidamente desde el borde derecho de la pantalla,
pulsa Configuración y después pulsa Cambiar configuración de PC.
(Si usas un ratón, señala el extremo inferior derecho de la pantalla, mueve
el puntero del ratón hacia arriba, haz clic en Configuración y, a conti-
nuación, haz clic en Cambiar configuración de PC).
2. Para los documentos, pulsa o haz clic en OneDrive y luego activa Guardar
documentos en OneDrive de forma predeterminada. 245
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3. Para las fotos, pulsa o haz clic en Álbum de cámara y elige Cargar
fotos en buena calidad o si prefieres copias en una resolución mayor
elige Cargar fotos en la mejor calidad.
Acceso a los archivos sin conexión

En Windows 8 o posterior puedes examinar todos tus archivos en OneDri-
ve, aunque no tengas conexión a Internet. Si además quieres abrir y editar
los archivos cuando no tengas conexión a Internet es necesario que hagas
que esos archivos estén disponibles sin conexión. Puedes usar la aplica-
ción OneDrive o el Explorador de archivos para hacer que los archivos estén
disponibles sin conexión.
Acceso a los archivos sin conexión mediante OneDrive

1. Desliza rápidamente el dedo hacia abajo o haz clic con el botón dere-
cho en una carpeta o archivo para seleccionarlo y luego pulsa o haz clic
en Hacer que esté disponible sin conexión. Si te preocupa usar mucho
espacio en tu equipo, disminuye la cantidad de archivos que pueden estar
disponibles sin conexión o, si hay archivos que ya no necesitas usar sin
conexión, haz que vuelvan a quedar como disponibles sólo con conexión.
Si no te preocupa el espacio en el equipo, puedes hacer que todo tu One-
Drive esté disponible sin conexión:
1. Desliza el dedo rápidamente desde el borde derecho de la pantalla y, a
continuación, pulsa Configuración. (Si usas un ratón, señala el extremo
inferior derecho de la pantalla, mueve el puntero del ratón hacia arriba y
246 haz clic en Configuración).
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2. Pulsa o haz clic en Opciones y luego activa Acceso a todos los archivos
sin conexión.
Acceso a los archivos sin conexión mediante el Explorador de

archivos
1. Mantén presionado el archivo o haz clic en él con el botón derecho y luego
selecciona Hacer que esté disponible sin conexión. Para hacer que todo
tu OneDrive esté disponible sin conexión, mantén presionado o haz clic
con el botón derecho en OneDrive en el panel izquierdo y selecciona Hacer
que esté disponible sin conexión.
Práctica en grupo paso a paso
Consejos para el trabajo conjunto online

Algunas cosas a tener en cuenta cuando se trabaja en grupo:
• Documentos de Word y notas en OneNote. Funciona correctamente,
tanto si unas personas están trabajando en su programa de escritorio
en Word u OneNote como si los colegas están trabajando online en cual-
quier versión a partir de Office 2010, pero evidentemente habrá muchas
más garantías de éxito si todos tenéis la misma versión 2016. Eso sí, las
actualizaciones se manejan de manera diferente en OneNote y en Word:
◊ Las notas de OneNote muestran los cambios inmediatamente.
◊ En los documentos de Word se ha de guardar el documento compartido
para ver las actualizaciones realizadas.
• Excel. Todo el mundo abre el libro en Excel Online. El libro muestra las
actualizaciones inmediatamente. Si alguien abre el libro en el programa
de escritorio de Excel, todo el mundo tiene bloqueado el libro hasta que
esa persona lo cierra.
• Presentaciones en PowerPoint. Para obtener los mejores resultados, todo
el mundo debe abrir la presentación en PowerPoint Online y, preferiblemen-
te, en la misma versión. Las personas que intenten abrir la presentación
en PowerPoint podrían tener problemas para guardar el archivo si los
demás están haciendo cambios a la presentación en PowerPoint Online.
Trabajar con otras personas en Excel Online

Si permites que tu libro esté disponible para que otros usuarios lo puedan editar,
podrás trabajar en el libro simultáneamente con tus amigos o compañeros de estu-
dio o trabajo. Esto resulta útil con los libros en los que se recopila información de
un grupo de personas, como una lista de información o un proyecto grupal. Ya no
serán tan necesarias las listas de correos electrónicos que van y vienen. 247
Mientras editas el libro, Excel Online muestra si hay también otros usuarios tra-
bajando en él.
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Pero has de tener en cuenta que el proceso es un poco diferente al que hemos visto
en Word.
• Si alguien abre el libro en la aplicación de escritorio de Excel, el libro no
se puede editar en Excel Online hasta que se cierra de nuevo la aplicación
de escritorio Excel.
• Dado que Excel Online guarda automáticamente los cambios de todos los
usuarios, los comandos Deshacer y Rehacer podrían no funcionar según
lo esperado.
• Además, cuando una persona cambia el criterio de ordenación o filtra
datos, la vista cambia para todas las personas que estén editando el li-
bro. Por lo tanto, ten esto presente al ordenar y filtrar cuando haya otras
personas trabajando en el mismo libro.
Vamos a practicar sobre ello.
En el dispositivo de origen
1. Crea o abre el documento que quieras compartir. Una vez creado, guárdalo en
OneDrive personal, tal y como se llevó a cabo en la práctica del apartado anterior,
puntos de práctica del 2 al 8.
Una vez tengas el libro listo para compartir, lo primero que tenemos que hacer es
guardarlo en la nube OneDrive.
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2. Vamos a proteger primero el libro de trabajo. Desde la fi cha ARCHIVO, haz clic
en Información; luego, en la flecha de Proteger libro y selecciona Hoja actual.
3. Añade una contraseña que recuerdes, oprime Aceptar; repite la contraseña y

acepta los cambios.
4. Haz clic en la pestaña ARCHIVO, opción Guardar como.

5. Haz clic sobre OneDrive Personal. Si es la primera vez, presiona a la derecha
nuevamene sobre OneDrive Personal, pero si ya se accedió antes, a la derecha
visualizarás las diferentes carpetas de trabajo, elige la que desees.
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6. Tras unos segundos de espera, visualizarás la carpeta que tenemos en la nube
con nuestros libros de trabajo. Verás que es una carpeta similar a la de tu trabajo
habitual. Desde aquí, se aconseja crear una carpeta para archivos compartidos
que podrás crear desde Nueva carpeta (observa la flecha en la siguiente fi gura).
7. Escribe un nombre para tu archivo y presiona sobre Guardar.

Una vez guardado, vamos a trabajar online conjuntamente con otras personas, pero
antes deberemos compartir y dar permisos.
8. En la parte superior derecha de la pantalla encontrarás el botón Compartir, haz
clic en él.
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9. Del panel que se abre a la derecha, escribe la dirección de correo electrónico de
tu destinatario y añade, si lo deseas, un mensaje para que lo reciba junto a la
invitación de compartir el archivo.
10. Indica qué permisos quieres otorgar desde el menú desplegable. Nosotros hemos
elegido Editar. Indica el modo en que deseas compartir los cambios automáti-
camente, nosotros hemos elegido Siempre. Para finalizar, oprime sobre el botón
Compartir del panel abierto.
En el dispositivo de destino de coedición
1. Al ordenador de destino le llega un mensaje de correo electrónico para que acepte

la invitación similar al siguiente. Acepta la invitación.
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2. Se abrirá el navegador de Internet. Añade tus datos de acceso a la cuenta Microsoft
(si no tienes cuenta, puedes registrarte desde la página de acceso que muestra).
Tras unos segundos de espera, visualizarás el libro compartido.
Observa que tú no puedes trabajar si el archivo de origen se encuentra en un PC.

Para trabajar realmente online, todo el mundo ha de estar trabajando online. Si no
es así, aparecerá un mensaje indicando que algún usuario tiene el libro bloqueado.
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En el dispositivo de origen
11. Partimos del punto 10 de la práctica anterior. Si aparece un mensaje indicando

que el libro está bloqueado, deberás guardar y cerrar el libro para que el otro
usuario pueda trabajar.
Aparecerá un mensaje en el ordenador origen indicando que el libro se está com-

partiendo con otros usuarios.
Ejercicios
Ejercicio 14.1
1. Crea una carpeta en OneDrive con el nombre Práctica_libro.
2. Sube todos los archivos creados en este libro a la carpeta creada.
3. Envía una invitación a tu profesor, incluso a la autora a rpp@tinet.org y com-
parte un archivo creado que pueda editar online. 253
4. Guarda los cambios, si se realizaron modificaciones.
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Proyectos
completos de
hojas de cálculo
15
Capítulo
Proyecto completo para contabilidad casera

El objetivo es crear una serie de hojas de cálculo que permitan llevar la contabili-
dad casera de forma básica para un año natural. Se deberán crear las siguientes
hojas de cálculo:
 Hoja para ir apuntando los ingresos y gastos diarios que contendrá:
o Una primera columna con las fechas de todo un año.
o Una columna para cada concepto en la que se irán apuntando

los valores del día.
o Los conceptos a tratar como gastos serán:
 Casa
 Comida/Higiene
 Farmacia
 Imagen/Sonido
 Internet/Teléfono
 Lotería
 Niños
 Regalos
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 Ropa
 Transporte
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 Varios
 Ocio
o Los conceptos a tratar como ingresos serán:
 Nómina
 Otros ingresos
o El concepto especial que será la resta entre ingresos y gastos será:
 Ahorro
o Cada mes tendrá una fila con los subtotales del mes, además de
un formato diferente para que se vea más claramente.
 Hoja que contendrá los acumulados mensuales de los gastos y las previ-
siones que constará de:
o Una primera columna con los conceptos.
o Una columna para cada mes con los acumulados de los diferentes
conceptos para dicho mes.
o Una columna para cada mes con las previsiones de ingresos y

gastos para ese mes.
 Hoja que contendrá los acumulados anuales, especificados mes a mes,

de los gastos y las previsiones que constará de:
o Una primera columna con los conceptos.
o Una columna para cada mes con los acumulados de los diferentes
conceptos hasta dicho mes.
o Una columna para cada mes con las previsiones de ingresos y

gastos hasta ese mes.
 Hoja que contendrá una gráfica con el resumen del año para todos los
valores y que constará de:
o Gráfica en 3 dimensiones con toda la información.
o Eje para los conceptos.
o Eje para los valores acumulados por meses.
1. En primer lugar, se crea la primera hoja de cálculo. En la primera columna se pone

“Fecha” como cabecera de columna y se ponen las fechas del 1 y 2 de enero en
las celdas A2 y A3. Después, se seleccionan y se arrastran hacia abajo hasta la
celda A367, con lo que se obtienen las fechas para todo el año.
256 2. A continuación, se crean las cabeceras para cada concepto de gasto y de ingre-
so. Se pone además a todas las cabeceras un formato común, poniendo bordes,
centrando los textos, poniéndolos en negrita y estableciendo el gris como fondo
de columna.
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El aspecto de la primera hoja de cálculo antes de introducir valores será como el
siguiente:
3. Seguidamente, se van insertando líneas a fi nal de cada mes y se van creando los
subtotales para cada concepto. Por ejemplo, para el mes de enero, se inserta una
fi la en la fila 33 y se pone en la celda B33 la función =SUMA(B2:B32). Se arrastra
hacia la derecha hasta la columna P y así se obtienen todos los subtotales de
enero.
4. Se hace lo mismo para todos los demás meses. También se pondrá un formato
diferente, para que queden los datos más destacados. Cada celda se destacará
en negrita y con un fondo gris.
Una vez creados todos los subtotales, el resultado final de la hoja de cálculo será
como el siguiente:
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5. La columna del ahorro se puede automatizar, ya que es la diferencia entre los
ingresos y los gastos. De esta forma, el valor de la celda P2 debe ser =N2+O2-B2-
C2-D2-E2-F2-G2-H2-I2-J2-K2-L2-M2. Una vez rellena la primera celda, se puede
arrastrar hacia abajo y que todas las demás tengan la misma operación. Debe
quedar como en la siguiente imagen:
6. A continuación, se prepara la segunda hoja de cálculo. Primero se crea la primera

columna que va a contener los subconceptos. Se generan todos ellos y se les pone
un formato adecuado para cada celda.
7. Después, se van creando las columnas para cada mes. Una primera columna que
tendrá los datos reales y una segunda columna que contendrá las previsiones
mensuales de gasto para cada concepto.
8. La última fila va es especial, puesto que se quiere que el ahorro tenga el cálculo
automatizado. Ello valdrá tanto para los datos reales como para los datos pre-
vistos. Por ejemplo, para el mes de enero se rellena la celda B16 y la función que
debe contener es =B14+B15-B2-B3-B4-B9-B7-B11-B5-B8-B10-B12-B6-B13, en la
que se suman los ingresos y se restan los gastos.
Una vez establecido el formato básico de la hoja de cálculo, su aspecto será el si-
guiente:
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9. Ahora se van a relacionar los datos de la primera hoja con los de la segunda. El
valor de cada celda para cada mes en la segunda hoja de cálculo debe elegirse
de los subtotales mensuales que aparecen en la primera hoja de cálculo. Hay que
tener en cuenta que las fi las y columnas están intercambiadas.
10. Por ejemplo, el valor que se va a introducir en la celda B2 será =’Ingresos-
Gastos’!B33 y el de la celda B3 será =’Ingresos-Gastos’!C33. De la misma forma,
se van rellenando los datos de la columna del mes de enero.
11. Hay que tener en cuenta que en este caso no se pueden arrastrar ni copiar las
celdas, debido al cambio de filas y columnas. Por lo tanto, se deben ir creando
los elementos a mano.
Una vez se hayan creado todos los elementos, el aspecto que va a tener la hoja de
cálculo es el siguiente:
12. El siguiente paso es crear la hoja de cálculo para los acumulados. El aspecto
que va a tener es el mismo que el de los parciales. Debe tener las mismas filas
y columnas con los mismos formatos.
13. En este caso todos los datos de las columnas van a estar automatizados a partir
de los de la hoja de cálculo de los parciales. En el caso de enero, los datos deben
ser los mismos, así que directamente se van a poner los contenidos de las celdas.
14. En la celda B2 se pondrá el valor =’Parciales año’!B2. Este dato se arrastrará
por toda la columna hasta la celda B15. De la misma forma, en la celda C2 se
pondrá el valor =’Parciales año’!C2 y se arrastrará por toda la columna hasta la
celda C15.
15. En el caso de febrero, se debe introducir la suma de los gastos e ingresos de enero
y febrero, tanto en los datos reales como en los previstos. Para ello, de nuevo se
usan los datos de la hoja de cálculo de datos parciales.
16. En la celda D2 se pondrá el valor =’Parciales año’!B2+’Parciales año’!D2. Este
dato se arrastrará por toda la columna hasta la celda D15. De la misma forma,
en la celda E2 se pondrá el valor =’Parciales año’!C2+’Parciales año’!E2 y se
arrastrará por toda la columna hasta la celda D15.
17. Se sigue el mismo procedimiento para el resto de columnas. En cada mes se van
sumando los valores de los meses, desde enero hasta el mes en cuestión inclusi- 259
ve, tanto para los datos reales como para los previstos. Se debe seguir el mismo
procedimiento hasta llegar al mes de diciembre.
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El aspecto final de la hoja de cálculo después de introducir todas las funciones
debe ser el siguiente:
18. El siguiente paso es rellenar los datos de gastos e ingresos del mes. Se hace
primero una verificación para comprobar que todos los datos se calculan automá-
ticamente.
19. Se rellenan los datos para el primer concepto durante el mes de enero. La primera
hoja de cálculo tendrá el siguiente aspecto:
En la hoja con los parciales se habrá actualizado el valor y deberá arrojar el si-
guiente resultado:
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Por último, en la hoja de cálculo con los acumulados se debe obtener un resultado
como el siguiente:
20. Una vez verificado que es correcto, se hace lo mismo para el resto de gastos del
mes de enero. El resultado en las diferentes hojas de cálculo será:
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21. El siguiente paso es crear la hoja de cálculo para la gráfica. Desde el menú IN-
SERTAR se va al grupo Gráficos y se pulsa en el botón Columna, seleccionando
después la opción Columna en 3-D.
22. A continuación, se establecerán los datos que se van a utilizar para la gráfica. Se
pulsa en la gráfica con el botón derecho del ratón y se elige la opción Seleccionar
datos. En la ventana Seleccionar origen de datos se van poniendo todas las
columnas necesarias para dibujar la gráfica.
23. Para realizar la selección, se deben poner en el rango de datos de la gráfi ca in-
cluyendo las cabeceras tanto de fi las como de columnas:
=’Acumulados año’!$A$1:$B$16;’Acumulados año’!$D$1:$D$16;’Acumulados
año’!$F$1:$F$16;’Acumulados año’!$H$1:$H$16;’Acumulados
año’!$J$1:$J$16;’Acumulados año’!$L$1:$L$16;’Acumulados
año’!$N$1:$N$16;’Acumulados año’!$P$1:$P$16;’Acumulados
año’!$R$1:$R$16;’Acumulados año’!$T$1:$T$16;’Acumulados
año’!$V$1:$V$16;’Acumulados año’!$X$1:$X$16
24. Una vez seleccionadas todas las columnas de los datos reales, la ventana tendrá
el siguiente aspecto:
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25. Tras pulsar en el botón Aceptar, se puede visualizar la gráfica en la nueva hoja
de cálculo. El aspecto que tendrá la gráfica con los datos de la hoja de acumulados
para el mes de enero será el siguiente:
26. Se rellenan ahora los datos para el mes de febrero y se ven los cambios que
producen en las diferentes hojas de cálculo. Quedan como las siguientes:
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27. Una vez comprobado que también los acumulados se calculan automáticamente,
lo único que queda es rellenar los datos para el resto del año.
Proyecto completo para consumos de gasolina
El objetivo es crear una serie de hojas de cálculo que permitan controlar el con-
sumo de gasolina de un coche y obtener las medias correspondientes. Se deberán
crear las siguientes hojas de cálculo:
 Hoja para ir apuntando los consumos y las medias por cada repostaje
que constará de:
o Una primera columna con las fechas.
o Una columna para apuntar el precio del consumo.
o Una pareja de columnas para apuntar los litros parciales y acu-

mulados.
o Otra pareja de columnas para apuntar los kilómetros parciales

y acumulados.
264 o Una columna con la media de consumo parcial.
o Una columna con la media de consumo total.
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 Hoja que contendrá una gráfica con la acumulación de litros consumidos
que constará de:
o Eje para los litros.
o Eje para las fechas.
 Hoja que contendrá una gráfica con la acumulación de kilómetros andados

que constará de:
o Eje para los kilómetros.
 Hoja que contendrá una gráfica con las medias de consumo parciales y
totales que constará de:
o Gráfica adecuada con toda la información.
o Eje para los consumos.
1. Se comienza con la primera hoja de cálculo en la que se van a guardar los datos.
De entrada, se crean las cabeceras de las columnas y se les pone un formato
especial usando el centrado, la negrita, el fondo gris y un borde para cada celda.
2. Se debe tener en cuenta que la parte de los litros y los kilómetros necesitará de
dos columnas, una para los parciales que se van a introducir y otra para los
acumulados que se van a calcular automáticamente. Para ello, en las cabeceras
se usarán las columnas C y D, para los litros, y las columnas E y F, para los
kilómetros. Una vez seleccionadas, se pulsará en el botón Combinar celdas para
que la cabecera sea única para cada dos columnas.
3. Con las cabeceras ya colocadas, se rellenan los datos de aquellas columnas que
no van a ser calculadas. En este caso hay que rellenar las columnas de “Fecha”,
“Dinero”, “Litros parciales” y “Kilómetros parciales”.
El aspecto inicial de la hoja de cálculo debe ser como el siguiente:
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4. A continuación, se van creando las fórmulas para las columnas de datos calcula-
dos. Se empieza por la de litros acumulados. La primera celda es especial y en D2
basta con poner =C2. En la siguiente fila, es preciso poner la suma de los litros
de esa fila y de los acumulados hasta entonces. De esta manera, en la celda D3
hay que poner =C3+D2. Una vez se tiene la fórmula para esta celda, se puede
arrastrar hacia abajo hasta el final. De esta forma, se rellenarán los datos de
toda la columna.
5. Para que todas las celdas tengan el mismo formato, se va a indicar que se usen
dos decimales a la hora de representar los valores. Para ello, se seleccionan todas
las celdas de la columna y, pulsando con el botón derecho del ratón, se elige la
opción Formato de celdas. En la pestaña Número se indica que se quieren 2
decimales. La ventana es la siguiente:
La hoja de cálculo con la nueva columna calculada de los litros tendrá el aspecto
de esta imagen:
6. El siguiente paso es hacer lo mismo para la columna de los kilómetros acumula-

dos. El proceso es similar al de los litros. De la misma forma, la primera fila es
especial y basta con poner en la celda F2 la fórmula =E2. En la siguiente fila es
266 preciso poner la suma de los kilómetros de esa fila y de los acumulados hasta
entonces. De esta forma, en la celda F3 hay que poner =E3+F2. Con la fórmula
para esta celda introducida, se arrastra hacia abajo hasta el final. De esta ma-
nera, se rellenarán los datos de toda la columna.
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7. Para que todas las celdas tengan el mismo formato, se va a indicar que se use
un decimal a la hora de representar los valores. Para ello, se seleccionan todas
las celdas de la columna y, pulsando con el botón derecho del ratón, se elige la
opción Formato de celdas. En la pestaña Número se indica que se quiere 1
decimal.
La hoja de cálculo con la nueva columna calculada de los kilómetros tendrá el as-
pecto de esta imagen:
8. La siguiente columna a rellenar es la que calcula las medias parciales. Se desea

calcular el consumo medio a los 100 kilómetros. Para ello, hay que hacer una
simple regla de tres y poner la fórmula que multiplica los litros consumidos por
100 y los divide entre los kilómetros realizados.
9. En este caso, todas las filas se rellenan con el mismo tipo de fórmula, porque
únicamente depende de los valores de la fila en cuestión y no de los acumulados
de otras filas. En la celda G2 se pondrá la fórmula =C2*100/E2. Esta fórmula se
puede arrastrar directamente al resto de celdas de la columna.
10. Para el resultado, se va a poner un formato de 2 decimales, siguiendo así el mismo
procedimiento que para la columna de los litros acumulados.
El aspecto de la hoja de cálculo con la nueva columna debe ser como el siguiente:
267
11. El último paso es rellenar la última columna con las medias totales. El procedi-
miento es el mismo que el de las medias parciales, pero usando los datos de las
columnas con los datos acumulados.
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12. También en este caso todas las fi las se rellenan con el mismo tipo de fórmula. En
la celda H2 se pondrá la fórmula =D2*100/F2. Esta fórmula se puede arrastrar
directamente al resto de celdas de la columna.
13. Para el resultado también se va a poner un formato de 2 decimales, siguiendo así
el mismo procedimiento que para la columna de los litros acumulados.
El aspecto de la hoja de cálculo con la última columna añadida debe ser como el
siguiente:
14. Mirando la fi la fi nal, se puede apreciar ya el consumo medio del coche para todo
el año. En este caso se puede comprobar que es de 7’24.
15. A partir de este momento, se comienza con las hojas de cálculo que contendrán
268 las gráfi cas. Se empieza con la gráfica para el consumo de litros acumulados.
Para ello, se entra en la segunda hoja de cálculo y se va al menú INSERTAR, se
selecciona la opción de la gráfica que se desee, que en este caso será Insertar
gráfico de líneas.
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16. Después, se va al rango de datos y se deben seleccionar las dos columnas desea-
das, primero la de la fecha y después la de los litros acumulados. La selección
debe ser la siguiente:
$’Consumo Gasolina’.$A$2:$A$42;$’Consumo Gasolina’.$D$2:$D$42
17. A continuación, se establecen los textos para la gráfica. Se añade el título “Con-
sumo de gasolina”; una leyenda para el eje X, “Fechas”, y una leyenda para el
eje Y, “Litros”.
La gráfica con la información del consumo de litros acumulados quedará con el
siguiente aspecto:
18. La siguiente gráfica es la que va a contener la cantidad de kilómetros realizados.

Para ello, se entra en la tercera hoja de cálculo y se selecciona el menú INSER-
TAR, eligiendo la opción Insertar gráfico de líneas.
19. Después, se va al rango de datos y se seleccionan las dos columnas deseadas;
primero, la de la “Fecha” y, después, la de “Kilómetros acumulados”. La selección
es la siguiente:
$’Consumo Gasolina’.$A$2:$A$42;$’Consumo Gasolina’.$F$2:$F$42
20. A continuación, se establecen los textos para la gráfica, poniendo el título “Kiló-
metros realizados”; una leyenda para el eje X, “Fechas”, y una leyenda para el
eje Y, “Kilómetros”.
La gráfica con la información de los kilómetros acumulados quedará con el siguiente
aspecto:
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21. Por último, se crea la gráfica con las medias consumidas. Se realiza una nueva
hoja de cálculo y, por último, se inserta la nueva gráfica.
22. En este caso, se opta por la opción Insertar gráfi co de columnas. Se visuali-
zarán de forma simultánea los datos parciales y los datos acumulados.
23. Después, se va al rango de datos y en este caso se deben seleccionar las tres
columnas deseadas, primero la de la fecha y después las dos columnas con las
medias parciales y totales. La selección es la siguiente:
$’Consumo Gasolina’.$A$2:$A$42; $’Consumo Gasolina’.$G$2:$H$42
24. A continuación, se establecen los textos para la gráfica, con el título “Medias par-
ciales y totales”; una leyenda para el eje X, “Fechas”, y una leyenda para el eje
Y, “Medias”.
La gráfica con la información de las medias parciales y totales quedará con el si-
guiente aspecto:
En la gráfica es posible verifi car que las medias parciales pueden tener oscilaciones
bastante grandes; sin embargo, las medias totales siguen un patrón mucho más
estable.
25. En este último caso se puede usar otro tipo de gráfi ca en el que aún se vea más
clara la diferencia. Por ejemplo, usando el tipo de líneas en 3D. El resultado sería
el siguiente:
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Solución a los
ejercicios del
libro
16
Capítulo
Ejercicio 2.1
1. En primer lugar, preparamos la hoja en formato y titulares, a partir de las celdas
B2 y hasta la I2. Luego, aplicamos un formato a la cabecera de negrita, ampliación
de tamaño, fondo oscuro, fuente clara, fondos y bordes.
2. Seguidamente, vamos a la celda D3 y escribimos =B3+C3. Con la primera solución,
arrastramos el cuadro de llenado hasta la D16.
3. Nos situamos en la celda E3 y aplicamos la fórmula =B3*C3 y arrastramos el

cuadro de llenado hasta la celda E16.
4. Nos situamos en la celda F3 y aplicamos la fórmula =B3*C3 y arrastramos el
cuadro de llenado hasta la celda F16.
5. Nos situamos en la celda G3 y aplicamos la fórmula =C3*/B3 y arrastramos el
cuadro de llenado hasta la celda G16.
6. Nos situamos en la celda H3 y aplicamos la fórmula =B3/C3 y arrastramos el
cuadro de llenado hasta la celda H16.
7. Nos situamos en la celda I3 y aplicamos la fórmula =B3^C3 y arrastramos el 271
cuadro de llenado hasta la celda I16.
El resultado final sería similar al mostrado en la página siguiente:
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Ejercicio 2.2
1. Primero se crea la nueva hoja de cálculo en Excel 2016 y se ponen las siguientes
cabeceras:
• Nombre
• Primer apellido
• Segundo apellido
2. Después se van rellenando algunas filas debajo de las columnas con nombres y
apellidos.
El resultado de la tabla creada debe ser como el de la siguiente imagen:
3. A continuación se elige uno de los nombres, se pulsa con el botón derecho del
ratón y se elige la opción Insertar comentario. Se introduce el dato del DNI y
se pulsa en cualquier celda para que el comentario quede guardado.
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Ejercicio 3.1
1. Primero añade el título “Tabla de multiplicar” en la celda B2. Haz un clic en la
celda B2 y selecciona hasta la celda L2. Con la opción Combinar y centrar une
las celdas seleccionadas.
2. Añade los títulos y arrastra el cuadro de llenado para ampliar la tabla en hori-
zontal y vertical.
3. Aplica formato de fondo oscuro y texto claro, en negrita y centrado. Aplicamos un
color de línea blanco.
4. Sitúate en la celda C3 y añade la fórmula =$B3*C$2, con el fin de fijar la colum-

na y la fi la. Arrastra el cuadro de llenado desde la celda C3 en vertical hasta la
celda B12 y luego en horizontal hasta la celda L12.
5. Sitúate en la celda C3, haz un clic con el botón derecho y elige Insertar comen-
tario, escribe la fórmula =$B3*C$2.
6. Abre el menú ARCHIVO y elige Guardar como, localiza la carpeta de trabajo
y añade el nombre “Referencias”. En Tipo de Archivo elige Hoja de cálculo
OpenDocument.
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Ejercicio 3.2
1. En la celda B4 escribe Enero y arrastra el cuadro de llenado dos celdas hacia
abajo. En la celda B7 escribe Trimestre 1. Haz lo mismo para el resto de celdas
de la columna. En la celda B20 añade Total anual.
2. Sitúate en la celda B24 y escribe: Ingresos fi jos cada mes, y en la celda B25,
Gastos fijos cada mes. En la celda D24 añade 3000 y en la D25, 2300.
3. En la celda B2 escribe Control de gastos en un año. En la celda C3 escribe
Ingresos variables y amplía manualmente el ancho de columna haciendo doble
clic en la línea divisoria entre el encabezado de la columna C y la D. En la celda
D3 añade Gastos variables y en la celda E3 añade Neto. Autoajusta el ancho
de las columnas D y E haciendo doble clic en la línea divisoria del encabezado
de la columna.
4. Introduce los datos numéricos que aparecen en la imagen inferior en las columnas
C y D.
5. Vamos a sumar el total de Trimestre 1. Nos situamos en la celda C7 y presio-

namos sobre el botón Autosuma .
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6. Presiona Intro para aceptar la fórmula. Arrastra el cuadro de llenado hacia la
derecha y obtendrás también la suma de la columna D.
7. A través del botón Autosuma, suma también los trimestres 2, 3 y 4.

8. Vamos a la columna Neto. Sitúate en la celda E4 y añade la fórmula siguiente:
= $D$24+C4-$D$25-D4.
Esto quiere decir que las celdas D24 y D25 deben permanecer fijas y, por tanto,
aplicamos una referencia absoluta; sin embargo, las celdas C4 y D4 tendrán una
referencia relativa.
9. Arrastra el cuadro de llenado de la celda E4 por las celdas E5 y E6, comprueba
cómo se mantienen invariables las celdas D24 y D25 y se adaptan al contenido
las celdas C4 y D4.
10. Sitúate en cualquiera de las celdas que acabamos de trabajar en el punto anterior,
por ejemplo, en la celda C4, presiona Ctrl+C o haz clic en el botón Copiar de la
ficha Inicio, grupo Portapapeles.
11. Sitúate en la celda E8 y presiona Ctrl+V o haz clic en el botón Pegar de la ficha
Inicio, grupo Portapapeles. Habrás observado que se copia tranquilamente la
fórmula anterior, adaptándose totalmente al contenido. Arrastra el cuadro de lle-
nado hasta la E10. Haz lo mismo para las celdas E12 y E16 y arrastra el cuadro
de llenado.
12. El Total neto de cada trimestre es una suma en vertical (no en horizontal) de los
tres netos anteriores, ya que dependemos cada mes de las celdas D24 y D25, y
sólo las hemos tenido en cuenta en la columna Neto. Para sumar cualquier otro
rango, cuando presiones Autosuma, selecciona las celdas que quieres que se
sumen en lugar de dejar las que marca el programa.
13. Bien, ahora vamos con el Total anual. Sitúate en la celda C20 y escribe el signo
igual “=”; luego, haz clic en la celda C19 y escribe el signo más “+”; seguidamente,
haz clic en la celda C15, signo más “+” y, clic en C11, signo más “+” y, finalmente, 275
clic en la celda C7, de manera que la fórmula será: =C19+C15+C11+C7. Arrastra
el cuadro de llenado hacia las columnas D y E.
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14. Selecciona el rango E4:E20. Desde la ficha Inicio, grupo Estilos, haz clic en el
botón Formato condicional y selecciona en Resaltar reglas de celdas, la
opción Es menor que.
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Aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:
15. En Aplicar formato a las celdas que son menores que, añade cero (0). Luego,
abre la fl echa del cuadro Con y elige Texto rojo. Presiona Aceptar hasta salir.
Observa que todos los números negativos aparecen ahora en rojo.
16. Selecciona el rango C4:E20 y aplica el formato Moneda, sin decimales.
17. Selecciona las celdas B2:E2 y presiona sobre Combinar celdas, pero alineadas a
la izquierda. Después, desde la ficha Inicio, grupo Estilos, elige
y selecciona el estilo Encabezado1, pero desde el grupo Fuente aplica un color
de fuente blanco y en Alineación, Centrado.
18. Selecciona el rango C3:D3 y aplica un estilo de celdas Celda de comprobación.
19. Autoajusta el tamaño de columnas. Aplica el mismo formato de fondo y líneas con
Copia de formato del grupo Portapapeles para las filas 7, 11, 15
y 19.
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20. En las celdas C20 y E20 aplica un Estilo del celda de Énfasis4, pero con el
Color de texto, Negro y en Negrita.
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21. La celda E20 tiene formato Moneda con el símbolo de Euro y sin decimales. Apli-
ca el formato de la celda E20 para las celdas D24 y D25 con . Apli-
ca el formato de la celda B20 a las celdas B24 y B25 con . Combina
las celdas a la izquierda B24:C24 y B25:C25.
22. Desde la fi cha Inicio, grupo Fuente, botón Bordes, añade Bordes externos al
rango B2:E20 y Bordes laterales en las columnas del mismo rango. Aplica bordes
también al rango B24:D25.
23. Añade a la hoja el nombre Control de gastos y guarda el libro como control-
gastos.xlsx.
24. Aplica un formato Moneda en todas las columnas de ingresos y gastos.
El resultado de nuestro trabajo sería similar al siguiente:
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Ejercicio 4.1
1. Lo primero que se debe hacer es pulsar con el botón derecho sobre la opción For-
mato condicional y se pulsa la opción Eliminar de la barra de herramientas
de acceso rápido.
2. Pulsando sobre la flecha de Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido, marcar las opciones Correo electrónico e Impresión rápida.
3. Para añadir las dos nuevas opciones hay que ir a la pestaña Datos y en cada
opción pulsar con el botón derecho y seleccionar la opción Agregar a la barra
de herramientas de acceso rápido.
4. El aspecto de la barra de herramientas de acceso rápido después de la person-
alización debe ser el siguiente:
Ejercicio 5.1
1. Primero se crea una nueva hoja de cálculo y se rellena con los valores numéricos
en las celdas correspondientes. El resultado debe ser similar al de la siguiente
figura:
2. Después se crea el nuevo fichero y en cada celda se debe introducir la función de

suma con los valores del rango correspondiente del otro fichero. Los valores que
debe contener son los siguientes:
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!A1:A10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!B1:B10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!C1:C10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!D1:D10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!E1:E10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!F1:F10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!G1:G10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!H1:H10) 279
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!I1:I10)
=SUMA([Valores.xlsx]Hoja1!J1:J10)
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3. Una vez colocadas las funciones que hacen referencia a los rangos de la hoja de
cálculo del otro fichero, la nueva hoja de cálculo debe quedar como en la siguiente
imagen:
Ejercicio 6.1
1. Primero se crea la hoja de cálculo base que contenga los valores sobre los que
después se van a realizar las modificaciones en las condiciones. La hoja de cálculo
creada debe ser similar a la siguiente:
2. Lo primero que se hace es seleccionar las celdas con los valores numéricos, pulsar
con el botón derecho del ratón y elegir la opción Formato de celdas. En el cuadro
de diálogo que aparece se debe marcar la opción Números negativos en rojo,
tal y como se muestra en esta imagen:
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3. A continuación se indica el número de decimales y se ponen 2, tal y como se
aprecia en la siguiente figura:
4. Marcando de nuevo las celdas numéricas se elige el Formato condicional y

se elige la opción Nueva regla. Se establece como condición el que las celdas
contengan valores mayores a 100 y en el botón Formato… se elige el color verde
que se va a establecer de fondo. La condición queda como sigue:
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5. El último paso es poner como condición que no se puedan establecer valores su-
periores a 10.000, con lo que se abre el menú Datos y la opción Validación de
datos. La regla debe quedar así:
El resultado fi nal de la hoja de cálculo después de aplicar todas las reglas y condi-
ciones debe ser el siguiente:
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Ejercicio 7.1
1. Primero se rellenan una serie de datos en una hoja de cálculo nueva. Se obtiene
la siguiente imagen:
2. A continuación se protege la hoja de cálculo, para lo que se va a la ficha Archivo,

se elige la opción Información, se pulsa en el botón Proteger libro y se selecciona
la opción Proteger hoja actual. Los pasos a seguir llevan a obtener la siguiente
imagen:
3. Se elige una contraseña para realizar la protección y se indica que se va a permitir

la selección para bloquear y desbloquear celdas.
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4. La contraseña hay que volver a introducirla en el siguiente cuadro de diálogo,
para verifi car que se ha introducido correctamente.
5. Si se intenta modificar el contenido de alguna de las celdas, no debe dejar hacerlo

y debe aparecer el siguiente mensaje:
Ejercicio 8.1
1. Primero se crea la hoja de cálculo y en las celdas A1 y A2 se introducen los va-
lores de referencia.
2. Además, se preparan las columnas para después rellenarlas con las funciones
correspondientes. El resultado debe ser como el de la siguiente imagen:
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3. Se van creando las funciones para cada caso. Son las que aparecen en las si-
guientes tablas:
Numérico
Tarea Función
Convertirlo a formato moneda =MONEDA(A1)
Convertirlo a números romanos = NUMERO.ROMANO (A1)
Texto
Tarea Función
Obtener el código del primer carácter del texto =CODIGO(A2)
Mostrar los 3 últimos caracteres =DERECHA(A2; 3)
Mostrar los 9 primeros caracteres =IZQUIERDA(A2; 9)
Buscar la subcadena norte =HALLAR(“norte”; A2)
Longitud del texto =LARGO(A2)
Convertir el texto a mayúsculas =MAYUSC(A2)
4. Tras colocar las funciones en las celdas correspondientes, el resultado de la hoja

de cálculo debe ser como el siguiente:
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Ejercicio 8.2
1. Primero se crea la hoja de cálculo y en la celda A1 se introduce el valor de refe-
rencia utilizando la función AHORA(). Para que aparezca el formato completo, ir
a las propiedades de la celda y ponerle un formato personalizado que contenga
fecha y hora de la forma: dd/mm/aaaa hh:mm.
2. Además, se preparan las columnas para después rellenarlas con las funciones
correspondientes. El resultado debe ser como el de la siguiente imagen:
3. Se van creando las funciones para cada caso. Son las que aparecen en esta tabla:
Tarea Función
Obtener el año de la fecha =AÑO(A1)
Obtener el último día del mes anterior a la fecha =DIA(FIN.MES(A1;-1))
Obtener la hora de la fecha/hora =HORA(A1)
Obtener el número de semana del año correspon-
=NUM.DE.SEMANA(A1)
diente a la fecha
4. Tras colocar las funciones en las celdas correspondientes, el resultado de la hoja

de cálculo debe ser como el siguiente:
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Ejercicio 9.1
1. Primero se crea la hoja de cálculo en Excel 2016 con los datos.
2. A continuación se crea la gráfica después de seleccionar todas las celdas, esco-

giendo una gráfica de tipo área y eliminando la leyenda, por haber una única
columna. El resultado es el siguiente:
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Ejercicio 9.2
1. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos.
2. Se crean columnas para cada comercial y filas para cada uno de los meses del
año, de forma que luego se pueda crear un gráfico tridimensional.
3. Se elige el tipo de gráfico de Línea y se ponen en 3D para que se vea más clara
la comparativa. El resultado es como el siguiente:
Ejercicio 9.3
1. Primero se crea la hoja de cálculo en Excel 2016 con los datos.
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3. Las minigráficas se deben colocar en este caso en vertical, para que se pueda ver
la evolución de los valores a lo largo de los meses.
4. Una vez colocada la primera minigráfi ca, se copia al resto de las columnas en
horizontal. El resultado debe quedar así:
Ejercicio 10.1
1. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos iniciales con este formato:
2. Se selecciona el rango de celdas y dentro del menú Insertar se elige la opción

Tabla dinámica y se elige la celda de destino en una nueva hoja. A continuación
se marcan todos los campos para que vayan saliendo los totales. El resultado
debe ser:
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3. Para cada uno de los valores semanales se va a ir modifi cando la función, de
manera que saque las medias en lugar de las sumas. Para ello se va pulsando
con el botón derecho sobre cada cabecera y en el menú contextual se elige la
opción Configuración de campo de valor. En las opciones para seleccionar las
funciones se marca la función Promedio. El resultado queda como sigue:
4. A partir de tener la tabla ya se pueden modificar los filtros usando el cuadro

FILTROS y arrastrando los campos según el deseo del usuario.
Ejercicio 11.1
1. Primero se crea la hoja de cálculo con los datos básicos. Se ponen por un lado los
gastos fi jos, por otro los gastos variables, por otro los ingresos fijos y variables y,
por último, el ahorro objetivo.
2. La celda B14 es la que va a contener el ahorro objetivo. Primero se aplica la fór-
mula que debe contener:
=B10+B11-B2-B3-B4-B7
El aspecto inicial debe ser el siguiente:
3. Para los gastos extras se van a fi jar tres escenarios, de menor a mayor gasto,
para después hacer los cálculos. Los escenarios hacen referencia a la celda B7
de la siguiente forma:
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4. El siguiente paso es calcular el ingreso extra que habría que tener para obtener
el ahorro objetivo. Para ello se utiliza la opción Buscar objetivo y se indica que el
ahorro deseado son 3000 euros, para lo cual se debe cambiar la celda B11.
5. Modifi cando los escenarios se obtienen los valores deseados para cada caso:
Ejercicio 12.1
1. En una nueva hoja de cálculo se selecciona la pestaña Datos y dentro del grupo
Obtener datos externos se elige la opción Desde texto. Se abre el cuadro de
diálogo Importar archivo de texto y se elige el archivo a importar.
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2. Tras pulsar en el botón Importar, se abrirá el Asistente para importar texto.
Se debe indicar que son datos Delimitados, puesto que están separados por
puntos y comas.
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3. Tras pulsar en el botón Siguiente se pasa a la siguiente ventana en la que se
debe elegir el carácter de separación que en este caso es el punto y coma para
las cabeceras y la coma para los datos.
4. Pulsando en Siguiente se llega al tercer paso del asistente que permite elegir el
tipo de datos para cada una de las columnas. Como son datos de diferentes tipos,
se elige mejor el tipo General que es válido para cualquier formato.
5. Pulsando en Finalizar se abre la ventana de Importar datos para elegir si el

resultado se va a guardar en la hoja de cálculo actual o en otra nueva.
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El resultado final debe ser como el siguiente:
Ejercicio 13.1
1. Primero se crean las columnas con los valores que se van a utilizar como suman-
dos. El aspecto será como el de esta imagen:
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2. A continuación se crea la macro para los formatos. Se va a la pestaña Desarro-
llador, se va al grupo Código y se elige Grabar macro. Se marcan las celdas de
la primera columna y se pulsa en el botón de la negrita, después en el del fondo
de color para elegir el amarillo y después se pulsa con el botón derecho del ratón,
se elige Formato de celdas y en la pestaña Borde se selecciona el que permite
poner a la vez el borde para todos los elementos de la columna. Una vez hecho,
se para la grabación.
3. A la macro se le da un nombre y se añade a la lista de macros. En este caso se
le llama FormatoBordes y se añade a la lista de macros.
4. Para hacer lo mismo con las otras columnas se deben seleccionar y desde el menú
Desarrollador se elige la opción Macros y se pulsa en el botón Ejecutar. Saldrá
una ventana en la que se puede seleccionar la macro que se desea ejecutar.
5. Después se pulsa en el botón Ejecutar y se hace lo mismo para la tercera colum-
na, obteniendo el resultado final:
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GUÍA DE INICIO
RÁPIDO 1
1 Más información en https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADas-de-inicio-r%C3%A1pido-

de-Office-2016-25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES
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Durante todo el temario se conversa con el lector de forma directa; esto

Un texto como éste hará una advertencia o señalará una

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