HSE

manual

eventos
CONTENIDO
1. Generalidades

2. Antes del Evento

 Sponsor
a. Selección del Organizador
b. Capacitación del Organizador
c. Áreas de Responsabilidad

Organizar
d. El lugar
e. Trabajos de Montaje
f. De los invitados

Asistentes
g. Información Requerida

3. Durante el evento

Sponsor:
a. Verificación puntos clave
b. Check list

Organizer
c. Trabajos de Montaje
d. De los invitados
e. Check list

Asistentes
f. Check list

4. Después del evento

a. Feed Back de los participantes
b. Lecciones aprendidas

5. Anexo 2 Ejemplo Información Participantes.

1. Generalidades

Este documento contiene los lineamientos para el aseguramiento de los puntos

básicos de HSE en la preparación de eventos de compañía.
En el caso de que se contrate una agencia para la implementación de la reunión
este Manuel deberá presentarse en una sesión hasta que queden claros todos los
puntos para que la agencia pueda implementarlo adecuadamente.

En las siguientes páginas se asignan responsabilidades a cada una de las partes

que participan en la planeación de los eventos.

Las participantes se han dividido en tres grupos:

Roles

Asistentes: Todos los que participaran en el evento.

Organiser: La persona o agencia (interna y/o externa) que es

responsable de la logística y las actividades relacionadas con
el evento (capacitación, cenas, recreación,., etc)

Sponsor: La persona responsable de la reunión ó evento y quien es

responsable de asegurar que el organizador cumpla con los
requerimientos establecidos.

2. Antes del evento

SPONSOR

a. Selección del organizador

Para seleccionar la agencia que se encargará de organizar el evento es necesario

tomar en cuenta lo siguiente:
  Experiencia en el manejo de eventos.
 Procedimientos y políticas de seguridad con sus empleados y contratistas.

Para verificar la forma de trabajo es necesario asistir a un evento de inspección,

donde verifiquemos su forma de trabajo esta es una verificación previa donde se
evaluarán 5 puntos básicos que nos darán una clara perspectiva acerca de las
medidas de seguridad que maneja la compañía estos puntos son:

1. Verificar la ruta de evacuación y salidas de emergencia desbloqueadas

2. Preguntar donde se encuentra el botiquín de primeros auxilios
3. Verificar los extintores
4. Preguntar que hacer en caso de sismo
5. Verificar que el personal de montaje este utilizando el equipo adecuado
(guantes, casco, escaleras etc.,).

b. Capacitación del organizador

Una vez que se ha seleccionado al organizador se deberá de llevar a cabo una

capacitación acerca de las responsabilidades que tendrá a su cargo, así como de
las políticas de seguridad que maneja BP. Para llevar a cabo esta capacitación se
puede solicitar el apoyo del coordinador de HSSE local, pero es responsabilidad
del sponsor el asegurar que el organizador entienda y aplique las medidas de
seguridad.
La capacitación debe incluir:

 Explicación del presente manual

 Reglas de oro de conducción segura
 Reglas de oro para trabajo en alturas
 Manual de instalaciones eléctricas

c. Areas de reponsabilidad
Visitas de inspección en los lugares donde se llevarán a cabo actividades, el
aseguramiento de que lo lugares cumplan es responsabilidad del organizador, sin
embargo el sponsor debe verificar la información suministrada por el organizador.
Los puntos a verificar son:

1) Del lugar donde se llevarán a cabo las actividades:

 Verificar que exista plan de emergencia

 Procedimiento de evacuación (Fuego, temblor & bombas)
 Verificar la ruta y el proceso de evacuación.
 Alarmas de incendio, temblores y bombas
 Números locales de emergencia (policia, hospital, etc)
 Elaboración de plan de contigencia (comunicación)
 Aprobación final del lugar para realizar las actividades

2) De los invitados

 Transporte– cinturones de seguridad,

 Distancia recorrida por los asistentes Revisar contra el estándar de Road
Safety y políticas de viaje del grupo BP .(taxis autorizados, no más de 3
pasajeros del mismo nivel en mismo vuelo etc.,)
 Accesibilidad de habitaciones, tamaño, No. De salidas etc.,
 Acitividades de los asistentes. Incluyendo la comunicación de su itinerario
de viaje. Apoyo e involucramiento de los estándares de grupo
 Aprobación final del lugar donde se hospedarán los invitados.
 Aprobación final de las actividades de grupo en lugares seguros.
 Aprobar el kit de HSE de bienvenida para los participantes. El kit debe
contener nums. De emergencia, contactos, medidas, tips, etc, Anexo 1.
 Aseguramiento de que todos los asistentes reciban la información de
seguridad.

3) Del evento:
 1. Aprobación de la agenda final del evento. Expectativas del organizador –
programa relista que pueda ser alcanzado en tiempo y forma. Ser realista
acerca de la reunión, tiempos de recorrido, duración de las sesiones etc., y
el impacto de los asistentes en términos de resistencia física y mental.
(productividad)
2. Revisar que en todas las actividades a realizar se cuente con el equipo
adecuado que garantice la integridad física de los participantes.

ORGANIZER

d. El lugar:

Ubicación: El organizador debe asegurarse que el lugar se encuentre ubicado

en un sitio accesible, con varias alternativas para poder llegar, que no sea
conflictivo y sobre todo que se encuentre ubicado en una zona segura. Deberá
proveer al sponsor por lo menos de 3 alternativas para poder elegir la que
mejor se ajuste a las necesidades del evento.
Debe verificar que exista un hospital a no menos de 15 minutos de distancia
del lugar donde vayan a realizarse el evento.

Puntos a verificar del lugar propuesto:

 Verificar que exista plan de emergencia, que el personal se encuentre

capacitado para raccionar en caso de una contingencia.
  Que el lugar cuente con personal capcitado en primeros auxilios y con
servicio médico de emergencia.
 Debe verificar que exista un procedimiento de evacuación (Fuego, temblor
& bombas) perfectamente documentado.
 Verificar la ruta y el proceso de evacuación sea claro y que las salidas de
emergencia no se encuentren obstruidas.
 Verificará que los extintores ubicados en el lugar del evento deben estar en
óptimas condiciones para ser utilizados.
 Verificará que las alarmas de incendio, temblores y bombas funcionen
adecuadamente.
 Recopilará los números locales de emergencia (policía, hospital, etc)
 Elaborará el plan de contingencia (comunicación), para estar listos en caso
de requerirlo

e. De los invitados

 Deberá verificar que todo vehículo que se utilice para la transportación de

los asistentes se encuentren en buenas condiciones y que cuente con
cinturones de seguridad.
 Verificará junto con el sponsor que la distancia recorrida por los asistentes
cumpla el estándar de Road Safety y políticas de viaje del grupo BP .(taxis
autorizados, no más de 3 pasajeros del mismo nivel en mismo vuelo etc.,)
 Es el reponsable de asegurar la accesibilidad de habitaciones, tamaño, No.
De salidas etc.,
 Elaborará el kit de bienvenida para los asistentes a la reunión.(anexo1)
 Para el caso de la organización de eventos masivos propondrá un
mecanismo para el control del acceso con el objetivo de conocer cuanta
gente esta reunida.

Asistentes

f. Información requerida:
Es responsabilidad de los invitados el enviar a tiempo toda la información rquerida
de su viaje para poder hacer la correctya planeación de sus itinerarios (progamar
sus traslados, hacer reservas etc)

Asimismo deberán informar si necesitan algún apoyo especial durante su estancia,

si padecen algún tipo e enfermedad que necesite monitoreo o asistencia especial.

Durante el Evento

SPONSOR

El sponsor deberá realizar un recorrido por la ruta de evacuación previo el inicio

del evento con el objetivo de verificar que esta no se encuentre obstruida.

Asimismo deberá completar el siguiente check list.

Action Yes/No Comments
1. Al inicio del proyecto. Explicar y clarificar
los requirimientos mínimos de HSE al
organizador.
2. Revisar los procedimientos de
evacuación, por incendio temblor o
bomba
3. Verificar que los asistentes hayan recibido
y entendido los planes de evacuación y
los detalles de las medidas de seguridad.
4. Verificar que los asistentes identifiquen
las alarmas de incendio, temblor o
bomba.,
5. Asegurar que los asistentes hayan
recibido la información de seguridad local
 y servicios de emergencia.
6. Entregar a los asistentes el kit de
información de seguridad.
7. Revisar las distancias que los asistentes
deberán recorrer, y compararlo con lo que
establece la política de Road Safety.
8. Apoyar activamente al grupo, indicándole
que todos tienen la responsabilidad y
autoridad para parar cualquier actividad ó
condición insegura.
9. Considerar los efectos de las actividades
en los asistentes (ej, fatiga mental y fisica)
en la planeación del evento.
ORGANIZER

c) Trabajos de Montaje

 Asegurar que en todas las actividades a realizar se cuente con el equipo

adecuado que garantice la integridad física de los participantes.
 Que durante el montaje se apliquen las reglas de oro establecidas por BP
 Que los contratistas utilicen el equipo de seguridad apropiado y lleven
acabo sus actividades con posiciones correctas.
 Que los materiales utilizados para la elaboración de escenografías sean
seguros (no toxicos, flamables etc)
 Que los elementos que se utilicen no obstruyan las salidas de emergencia
 Que el equipo de sonido no bloquee las alarmas.

d) De los invitados

 Es el reponsable de hacer llegar el kit de bienvenida a los asistentes con la

informaión necesaria para proveer una estadía segura en el lugar del
evento.
 Llevará el control de invitados que ingresan al evento.

e) CHECK LIST

Action Yes/No Comments

1. Obtener detalle de lo siguiente y
proporcionarlo a los asistentes y a
 Action Yes/No Comments
todos los que lo deban saber:
 Procedimiento en caso de
evacuación por incendio o
amenaza de bomba
 Números telefónicos de
contacto para los servicios de
emergencia
 Mapa del lugar
2. Recorrer las rutas de evacuación para
verificar que no hay obstrucción alguna.
3. Encontrar que servicios de emergencia
tiene el lugar, por ejemplo: ¿gente
preparada para brindar primeros auxilios o
para combatir incendios? ¿Ha visto algún
certificado para esto?
4. ¿Cual es el procedimiento de evacuación
del lugar, cómo saben que todo el mundo
salió del edificio, que apoyo recibirá
nuestro evento si una emergencia
sucede?
5. Entregar al lugar una lista actualizada de
los participantes al evento en caso de que
haya una evacuación.
6. Si se esta utilizando transporte hay que
verificar que el vehículo tenga cinturones
de seguridad, que el camino sea seguro y
que el conductor este entrenado.
7. ¿Cómo puede probar esto el transportista
8. Verificar con el lugar si habrá algún
simulacro ese día.
9. ¿El tamaño del lugar es aceptable para el
número de asistentes?
10. ¿Cuantas salidas tiene el salón, están
 Action Yes/No Comments
todas ellas libres de obstáculos, cual es la
salida de emergencia más cercana y qué
segunda opción tenemos como salida de
emergencia?
11. ¿Esta en buenas condiciones el equipo
que se va a utilizar?
 ¿Es apropiado?
 ¿Esta dispuesto de tal forma que
cualquier riesgo se reduce en lo
posible?
12. ¿El lugar esta asegurado? ¿Ha verificado
esto?
13. Si se esta utilizando contratistas, por
ejemplo equipo audio visual:
 ¿Los contratistas son apropiados?
 ¿Cumplen las expectativas
referentes a cuestiones de HSE?
 ¿Cumplen las expectativas
referentes a seguridad?
14. Verificar los niveles de seguridad en
relación a los requerimientos minímos.
15. Proporcionar la información de seguridad
a los asistentes de una forma amigable.
INVITADOS

Es responsabilidad de los invitados el verificar su check list al inicio del evento y

en caso de surgir alguna duda clarificarlo con el organizador o la persona indicada
en su kit de bienvenida.

Action Yes/No Comments

1. Ha revisado y entendido las medidas de
seguridad, rutas de evacuación y
 reconoce los distintos tipos de alarmas?
2. Podría responder esta pregunta: Cuál es
la diferencia entre el procedimiento de
evacuación por incendio y por temblor?
3. Cuenta usted con los telefonos locales de
emergencia?
4. Se encuentra claramente señalada la ruta
de evacuación de su habitación ?
5. Identifica la salida de emergencia más
cercana al salón de sesión?
6. Si surgiera una emergencia nocturna ha
identificado la salida más cercana a su
habitación?
7. Si usted detecta una actividad ó situación
insegura ¿que hará?
8. El vehículo en el que se traslado contaba
con cinturones de seguridad.
9. Conoce las medidas de seguridad que
debe tomar al salir del hotel y recorrer los
alrededores?
10. La información que le fue entregada en el
kit de seguridad es clara??

Importante: Si usted no pudo responder a

cualquiera de las preguntas anteriores por
favor contacte al coordinador del evento o
bien al personal del Hotel.
Recuerde que se encuentra en un lugar
que no conoce, por lo que le pedimos sea
más cuidadoso y exteme sus medidas de
seguridad.
Después del evento

1. Lecciones aprendidas
El compartir las lecciones aprendidas puede reducir riesgos y hacer
comunes las buenas prácticas.

ANEXO 1

MEXICO

Mexico City, 2003

Greetings from Castrol Mexico!

¡ Bienvenidos a México !

Useful information for your Mexico City visit:

To make your trip most successful and convenient in Mexico City, we are listing the
following information:
Airport Arrival

Drivers will be at the airport with a BP Big Sign out of the customs area (main exit),
and will take you to the Nikko hotel from the airport.

Office:

Castrol Mexico, S.A. de C.V., Av. Revolución 775, Col. Nonoalco, Mixcoac, 03700
México, D.F.

Key contacts: Gabriela Vazquez/ Marketing Services Manager

(52 55) 50 63 2052 (office)
(52 55) 26909839 (mobile) or 044 55 26909839 dialing from
Mexico City

Javier Rojas/HSSE Coordinator Mexico

(52 55) 50 63 20 79 (office)
(52 55) 54 08 32 82 (mobile) or 044 55 54 08 32 82 dialing
from Mexico City
(52 55) 53 69 42 72 (home)

Anabel García/MKT. Assistant

(52 55) 50 63 21 11 (office)
(52 55) 10887596 (mobile) or 10887596 dialing from mexico
City

Hotel:

Name: Hotel Nikko

Address: Campos Eliseos, Col. Polanco, México, D.F.
Phone: (52 55) 52 83 87 87
General Traveler Advice

Language is Spanish. English is not widely understood except in major hotels and
restaurants. Some executives of multinational companies speak English, but
meetings are generally conducted in Spanish. Except for some taxis equipped with
bilingual tourist guides at hotel stands, taxi drivers speak little English.

Airport Transportation Aeropuerto Internacional Benito Juarez is well within the

metropolitan area. Travel time by car to major hotels is about half an hour except
during morning and evening rush hours, when it can take up to an hour.

Taxis Official airport taxis are probably the most convenient way in from the
airport; they're fast and comfortable and cost about $75-$85 Mexican pesos to
almost all the major hotels. Take an official airport taxi, yellow and white in color
and marked with an airplane, after purchasing a ticket from the booth inside the
arrivals area of the terminal, next to baggage claim. Ticket prices are fixed, based
on a zone system. Do not get in an unmarked or independent cab, and avoid
Volkswagen "bug" cabs, as well. Be sure to choose a porter who is uniformed and
wearing a badge to take your bags out to the taxi.

Currency 11.0 Mexican pesos to the U.S. dollar. Exchange rates are generally
about the same, whether you're at the airport or the banks or casas de cambio
(currency exchanges).

Most restaurants and hotels accept major bank cards (and credit cards if you
obtain a PIN prior to travel). Look for machines with Cirrus, Plus, MasterCard and
Visa signs. They dispense pesos at the going rate of exchange. However, don't
rely on just one bank or credit card to obtain cash. Sometimes a card, inexplicably,
won't work in an restaurants and hotels. DINERS cards ARE NOT commonly
ACCEPTED in hotels or restaurants.

Telephone Codes If you're calling Mexico from outside the country, first dial your
country's international access code, then dial Mexico's country code, 52, and then
Mexico City's city code 5. If you're calling Mexico City from another part of Mexico,
dial 01, then 5 and then the phone number. To call the U.S. or Canada from
within Mexico, dial 001 before the area code and phone number; to call other
countries dial 00 before the area code and phone number.

Voltage Mexico's electric voltage is 125 volts at 60 hertz. You won't need a voltage
adapter, unless your equipment is 220 volts.

Tipping At restaurants, add 10% (calculated on the amount before the 15% VAT).
Tip hotel porters about M$15 per person; airport porters expect a little more.
Tipping a taxi driver is not usual.

SECURITY TIPS:

Cash and valuables:

 Deposit your valuables in the safe box of the hotel; including passport, visa and
money.
 When carrying cash, do not keep more than $500 pesos (US$50.00) with you
and than a credit card.

 Do not wear obvious, flashy or expensive jewelry.

 If you are carrying your laptop, keep it with you all the time.

Walking in Mexico City:

 Mexico City in general is not a safe place to walk alone, you could be exposed
to unsecure situations. Please avoid walking alone.

Public Means of Transportation:

 Do not flag down taxis in the street or use city buses. Use taxis provided by the
hotel and/or people from the office.

Water:

 Even though tap water at the hotel might be purified, we strongly recommend
you to drink bottled water to avoid any stomach disorder.

Earthquakes:

Once at the hotel and/or room keep away from windows, don’t use elevators, don’t
panic, keep calm, locate a table and put yourself under it to protect you from falling
objects until the earthquake stops, locate emergency exits & follow the instructions
given by the staff of the hotel, or the ones given by the security staff at the office. If
you are on the street, keep away from electric wires or windows and look for an
open space to avoid risks.

EMERGENCY RESPONSE:

If an accident or illness of an employee or visitor occurs in your office area, you

should:

1. Call Javier Rojas/HSSE Coordinator México, (52 55) 50 63 20 79 (office),

(52 55) 54 08 32 82 or 044 55 54 08 32 82 (mobile), (52 55) 53 69 42 72
(home) or External Medical Service or Médica Movil, phone (52 55) 55 98 62
22.
2. Provide security or medical personnel with the following information:
a. Your name and phone number or extension
b. Name, sex and approximate age if know of the victim.
c. The nature of the injury or illness. Is the victim: 1) conscious, 2)
breathing without assistance, 3) bleeding?, 4) the exact location of
the victim
3. Do not move the victim.
 4. If possible, have someone get responding personnel in the corridor to lead
them to the victim’s location.

Security will:

1. Arrange for CPR and/or First Aid trained employees or personnel to

respond.
2. Dispatch a Security Officer to assist.
3. Call the paramedics, so the victim can be taken to the hospital if necessary
caution.

If it happens at the hotel, dial Ext. 66, tell the operator what happen and follow the
instructions given.