REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL

EXPERIMENTAL DEL MAGISTERIO

“SAMUEL ROBINSON”

ESTRATEGIAS PARA LA CONSOLIDACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS A LA DIVISION DE ADOLESCENTES, JOVENES
Y POBLACION ADULTA DE LA ZONA EDUCATIVA
DEL ESTADO BOLIVAR

Trabajo Especial de Grado para optar al título de Licenciada en Desarrollo

Institucional Bolivariano Gestión Escolar Mención Administración.

Héctor Rojas

Ciudad Bolívar, 2022

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MOMENTO ICONTEXTO DEL ESTUDIO

1. UBICACIÓN SITUACIONAL

a. Reseña histórica y demográfica del estado, la ciudad, el municipio y la

parroquia.

Estado Bolívar: Bolívar es uno de los veintitrés estados que, junto con el distrito
capital y las dependencias federales, forman la República Bolivariana de Venezuela. Su
capital es Ciudad Bolívar y su ciudad más poblada, Ciudad Guayana. Está ubicado al
sureste del país, en la región Guayana, limitando al norte con Guárico, estado Anzoátegui,
Monagas y Delta Amacuro, al este con Guyana, al sur con Brasil mediante la divisoria de
aguas de las cuencas del Orinoco y Amazonas, al suroeste con Amazonas y al oeste con
Apure. Con 240 528 km² es el Estado más extenso, con 2.069.064 habitantes en 2018, el
sexto más poblado, por detrás de Zulia, Miranda, Carabobo, Lara y Aragua. y con 5,8
hab/km², el cuarto menos densamente habitado, por delante de Apure, Delta Amacuro y
Amazonas, el menos denso.

Durante la colonia, formó parte de la provincia de Nueva Andalucía y más tarde se

anexa a la provincia de Guayana a partir de 1777 cuando el rey Carlos III crea la Capitanía
General de Venezuela. En 1821 (durante la Gran Colombia) pasó a ser departamento de
Orinoco con la mayor extensión de la época (cuya capital era Santo Tomás de la Nueva
Guayana de la Angostura del Orinoco o Angostura). Cuando se disolvió la Gran Colombia,
el territorio cambió a Provincia de Guayana hasta 1854 cuando pasó a ser provincia de
Orinoco (cuya capital era Ciudad Bolívar). Luego de la separación en 1856 del entonces
Territorio Federal Amazonas, la provincia de Guayana pasó, en el año 1864, a llamarse
Estado Soberano de Guayana una vez que la Revolución Federal llegó al poder al mando
de Juan Crisóstomo Falcón. En 1881 se convirtió en una de las nueve entidades políticas en
que se dividió el país, recibiendo el nombre de Gran Estado Bolívar conformado por
Guayana y Apure. En el año de 1887 es segregado del Estado Guayana el actual Estado
Delta Amacuro.
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En 1899, se dio la separación y establecimiento de la autonomía de los Estados

Apure y Guayana; y es a partir de la Constitución de 1901, cuando se cambia el nombre de
Estado Guayana por Estado Bolívar, como homenaje al Libertador Simón Bolívar, quien
estableció en la ciudad de Angostura, hoy Ciudad Bolívar, las bases de la acción que le
permitió liberar las actuales naciones bolivarianas (Venezuela, Colombia, Panamá,
Ecuador, Perú y Bolivia).

Limita al norte con el río Orinoco y los Estados Delta Amacuro, Monagas, Estado
Anzoátegui y Guárico; al sur con la República Federativa del Brasil; al suroeste con el
Estado Amazonas; al este con Guayana, en disputa con la República Cooperativa de
Guyana y al oeste con el Estado Apure. En un relieve comprendido entre el escudo
guayanés pueden reconocerse tres grandes paisajes: el de las sabanas y montañas bajas
aisladas orinoquenses, el montañoso dominado por las cumbres tabulares de los Tepuyes y
los valles de los afluentes del Orinoco y las tierras bajas y en parte sabaneras del Yuruari,
limitadas al este por la serranía del Imataca.

Salvo el área comprendida en la cuenca de los ríos Yuruari- Cuyuni, la totalidad del
Estado está comprendida en el sistema de drenaje del Orinoco. Entre los ríos más
importantes se encuentran el Caroní, el Paragua y el Caura, entre otros. Todos ellos
excavan sus cauces a través de una accidentada topografía en las duras rocas del escudo
guayanés, dando lugar a valles rápidos, y cascadas. Estos desniveles han permitido en el
caso del río Caroní, establecer potentes plantas hidroeléctricas. El Embalse de Guri y la
Central Hidroeléctrica Simón Bolívar (antiguamente Raúl Leoni), que cubre más de 80 mil
hectáreas, es el centro de generación eléctrica más importante de Venezuela. De la meseta
de Auyantepui se desprende el río Churún, afluente del Caroní, con un salto de 936,60
metros: El Salto Ángel, el más alto del mundo.

El acceso al Estado es posible por vía acuática, terrestre y aérea; la entrada desde los
estados Amazonas, Apure, Guárico, Anzoátegui, Monagas y Delta Amacuro; siendo los
aeropuertos internacionales de Ciudad Bolívar y Ciudad Guayana los más importantes,
también tiene acceso internacional.
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Ciudad Bolívar: Ciudad Bolívar es fundada el 21 de diciembre de 1595 por Antonio

de Berrío, quien había llegado de la Nueva Granada (actual Colombia) con la misión de
poblar la Guayana. La población llamada originalmente Santo Tomás de Guayana era un
puerto fluvial fortificado que debió mudarse de emplazamiento en tres ocasiones, ya que
era blanco de constantes asaltos por parte de indios caribes y corsarios europeos entre los
que destaca Sir Walter Raleigh en 1617.

En 1764 halla un sitio definitivo en la ribera del Orinoco, en su sector más angosto,
por lo que toma el nombre de Santo Tomás de la Nueva Guayana de la Angostura del
Orinoco, conocida simplemente como Angostura, nombre que persiste por más de 80 años
y se recuerda aún hoy. En 1800, el barón Alexander von Humboldt y Aimé Bonpland
visitan Angostura y desde allí se dirigen por El Pao a Barcelona y luego a Cumaná,
terminando así el recorrido por el territorio de Venezuela.

El Congreso de Angostura, inaugurado el 15 de febrero de 1819 por el Libertador

Simón Bolívar, bajo la inspiración del Ideario del general Francisco de Miranda, representó
el segundo Congreso Constituyente de la República de Venezuela. Fue convocado en el
contexto de las guerras de independencia de Venezuela y de la Nueva Granada. Durante la
presidencia del general Carlos Soublette, en 1846, se decreta el cambio de nombre de
Angostura a Ciudad Bolívar, en honor al Libertador Simón Bolívar, quien estableció en la
ciudad las bases de la acción que le permitió liberar las actuales naciones bolivarianas
(Venezuela, Colombia, Panamá, Ecuador, Perú y Bolivia).

El 21 de julio de 1903 en las cercanías de Ciudad Bolívar, se libró la última batalla

de la Revolución Libertadora donde el ejército gubernamental al mando de Juan Vicente
Gómez vence a las fuerzas opositoras del general Nicolás Rolando. La derrota de la
Revolución Libertadora marcó el final del siglo XIX venezolano caracterizados por la
inestabilidad política y las grandes guerras civiles, dando paso a una etapa de
consolidación del gobierno central bajo el gobierno de los andinos.
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Actualmente es capital del Estado Bolívar y es una de las pocas ciudades

venezolanas que conservan su acervo histórico, expresado en su arquitectura colonial y
particularmente en construcciones como la Casa de San Isidro, la Casa del Correo del
Orinoco, la Cárcel Antigua, la antigua Casa Arzobispal, la Casa Parroquial, la Casa del
Congreso, la Casa de la Real Hacienda (hoy sede de la Gobernación del Estado Bolívar), la
Casa de los Gobernadores de la Colonia y la Catedral. Hoy día, Ciudad Bolívar continúa
siendo la capital histórica, centro de los poderes públicos y ciudad residencial. Ciudad
Bolívar se ubica en el Municipio Heres.

Municipio Angostura del Orinoco (Heres):Es uno de los 11 municipios que

integran el estado Bolívar; y a la vez, este contiene 9 parroquias de las 47 que conforman a
este estado. Se extiende sobre una superficie de 5.851 km² y tiene una población de
345.209 habitantes (23,4 % del Estado Bolívar) de los cuales 3.636 son indígenas
pertenecientes principalmente a los pueblos kariña y pemón (según censo 2011). El
Municipio Heres tiene una diversidad de formaciones geológicas, siendo la capital Ciudad
Bolívar, la que presenta una variedad de ecosistemas tales como: zona húmeda, zona
rocosa, y grandes playas del Orinoco en épocas de verano, la altura máxima del municipio
es de 54 msnm (metros sobre el nivel del mar) perteneciente a esta ciudad; en el sector
este, existe una zona árida de vegetación xerófila, al oeste florecimientos de grandes rocas
y unas mesetas de alturas medianas, al sur es la zona más húmeda del municipio, al norte el
Río Orinoco, conformados por dos islas la de Panadero y Degredo y una gran formación
rocosa llamada Piedra del Medio. Su capital es Ciudad Bolívar. Entre 23º y 37º está
anualmente la temperatura del municipio Heres.

Existen diferentes variedades, entre los mamíferos se encuentran: el venado, el

chigüire, la tonina, el manatí, la lapa, el damo, el cachicamo, araguato, el mono titi, entre
otros. Entre los peces contamos con: el lau-lao, el morocoto, bocachico, la sapoara, el
dorado, el rayado, el bagre amarillo y bagre gris de pecho blanco (o blanco pobre), la
curbinata, la palometa, el pijotero, el bocón, la sardina, la payara, la guabina, el roncador,
entre otros. La avi-fauna orinoquense es muy extensa, entre ella tenemos: el loro, el martín
pescador, la paraulata, la turca, el cristofué, el turpial, el gavilán primito, el zamuro, el
colibrí flamenco, el negro luis y otros más.
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Existen diferentes variedades de flora entre las cuales se destacan: merey, mango,
jobo, ciruela, anón rebalsero, tamarindo, sarrapia, mora, poncigue, uvero, cartujo, mamón,
guásimo, almendrón, cañafistolo, dividivi, pumalaca, etc. La hidrografía municipal se basa
en ríos pequeños dentro del municipio, pero, el Orinoco, es diferente, es enorme, y con el
mismo, se delimita con el estado Anzoátegui. El Municipio Heres cuenta con nueve
parroquias: 6 urbanas y 3 rurales (Agua Salada, Catedral, José Antonio Páez, La Sabanita,
Marhuanta, Vista Hermosa, Orinoco, Panapana y Zea).

Parroquia Catedral: El 7 de junio de 1995, la asamblea Legislativa aprobó el

proyecto de creación de parroquias propuesto por el actual Concejo del Municipio Heres,
el cual se compone de nueve parroquias: 6 urbanas y 3 rurales. Catedral, es una parroquia
urbana ubicada en la parte nor-central de la ciudad, entre el río Orinoco, avenidas Upata,
Jesús Soto y República; Cañafístula y Buena Vista, con una extensión de 21 kilómetros
cuadrados y una población para entonces de 74.000 habitantes. Catedral, comprende los
sectores de Tomás de Heres, El Merecure, La Lorena, Las Moreas, Barrio Ajuro, Vista
Alegre, Simón Bolívar, La Dinamita, El Cambao, Los Coquitos, El Mereyal, El Zanjón,
Hipódromo Viejo, La Carioca, Santa Lucía, La Shell, La Alameda, La Toma, La Cerámica,
Cañafístola, Casco Histórico, Cerro Azul, Perro-Seco, La Manga, Residencias Marhuanta,
Rómulo Gallegos, Medina Angarita, Moreno de Mendoza, Barrio Obrero, Paseo Orinoco,
Avenida Guayana, Centurión, Cruz Verde, Paseo Gáspari, Barrio Afanador, Cerro El
Zamuro y El Temblador.

b. Reseña histórica de la institución donde se realiza dicha investigación.

La Zona Educativa del Estado Bolívar, es una organización social, que funciona de
manera coordinada; es la institución rectora en materia de educación y cultura a nivel
Nacional, basándose en los lineamientos emitidos por el Ministerio del Poder Popular para
la Educación e incorporando innovación y cambios que tienen lugar en el campo del
conocimiento y el manejo de la información, tomando esto como aspecto esencial para el
desarrollo del ser humano con pertenencia social y asegurando su participación activa,
solidaria, emprendedora y ética dentro de los procesos socio-políticos y económicos que se
desarrollan dentro del estado.
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El sistema educativo del Estado Bolívar estuvo dirigido por una superintendencia en
el año 1958, a partir de esta fecha se organizaron 3 oficinas de supervisión, la Nº 5 para la
Educación Primaria, la Nº7 para la Educación Media, las cuales dependían de la
administración del estado Guárico en la capital de este estado San Juan de los Morros.
Posteriormente se creó la oficina Nº 8 año 1964, siendo su director el Profesor José Luís
Afanador, hasta el año 1969, la sede estaba ubicada en la avenida Maracay Nº 18 de
Ciudad Bolívar.

A partir del año 1970 cuando por decreto presidencial se implementa una
organización en la administración del proceso educativo a nivel regional a través del
Decreto Nº 2080, donde se plantea desconcentración administrativa del sector educativo
estadales bajo la rectoría del Ministerio de Educación y Deporte.

A partir del año 1971 el sistema educativo en el Estado Bolívar se identifica con el
nombre de “Oficina Regional de Educación” (O.R.E) bajo la administración del profesor
Manuel Monsalve cuya ubicación geográfica era la avenida Andrés Bello, edificio Troyari
planta alta. Motivado al crecimiento de la organización esta fue mudada al edificio plaza,
paseo Moreno de Mendoza en el año 1986 la cual actualmente es su sede, allí presta sus
servicios a los diferentes institutos educacionales tanto nacionales, estadales, privados y
municipales, así como también a toda la comunidad en general.

Tiene como Objetivo General consolidar las Políticas Educativas del Estado Bolívar,
en correspondencia con las directrices del Proyecto Educativo Nacional y los
requerimientos del Colectivo Social Local para lograr el desarrollo integral sostenible de
las comunidades, en los ambientes urbanos, rurales, fronterizos e indígenas, procurando la
reducción de los desequilibrios sociales. La Zona Educativa del Estado Bolívar proyecta
una gerencia local eficiente en materia educativa, cultural y deportiva como instancias
desconcentrada del Ministerio del Poder Popular Para la Educación, identificada con el
proyecto educativo nacional y local, garantizado con pertenencia social al acceso y
permanencia de la población del Estado Bolívar, una educación integral de calidad e
incentivando con ello a la participación democrática para el logro de su desarrollo
sostenible.
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2. DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES

Como inicio para el desarrollo de la investigación, se empleó la técnica de

observación directa para determinar las necesidades presentes en el área de estudio, en este
caso, la División de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta de la Zona Educativa del
Estado Bolívar. A partir del día a día llevado a cabo en la División, acompañado del
personal docente que coordina cada uno de los niveles y de acuerdo al cumulo de trabajo,
se logró observar que los procesos administrativos se llevan de forma digital mas no se
deja registro en físico, lo que origina retrasos al momento de dar respuesta a solicitudes si
no se cuenta con energía eléctrica o acceso al equipo donde se tienen los registros, así
como disponibilidad a toda la información solicitada, debido a poca comunicación con
instituciones ubicadas en zonas extra-urbanas de poca conexión de internet y de telefonía,
zonas rurales, zonas indígenas y zonas urbanas que no cuentan con conexiones de internet.
Todo ello origina insatisfacción y llamados de atención por demoras en dar respuestas.

Actualmente la comunicación con los directores y directoras de las distintas

instituciones de educación media general, educación media técnica y educación de adultos,
se realiza vía correo y whatsapp originando descoordinación entre el personal
administrativo y coordinadores ya que estos son los que tienen el contacto directo con los
docentes encargados de la gestión directiva, no dejando registros a disponibilidad
inmediata de la información necesaria para dar respuesta a las solicitudes y requerimientos
tanto del Despacho de la Institución como del Viceministerio de Educación Media,
enmarcado todo dentro de las políticas públicas educativas.
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3. ANÁLISIS SITUACIONAL

Partiendo desde la premisa que las metas trazadas y los objetivos propuestos son el
rumbo que marca el trabajo de una gerencia, departamento o coordinación, las actividades
que se llevan a cabo dentro de la División de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta
deberían convertirse en logros efectivos, satisfaciendo las necesidades internas de gestión y
profesionales de quienes forman parte de la entidad. Donde la eficacia y efectividad del
trabajo determine el grado de cumplimiento de los procesos administrativos, manejando
adecuadamente los recursos materiales, físicos, económicos y el talento humano del equipo
de la División.

Los procesos administrativos se distinguen en tres fases específicas que empieza con
la estructural en la que se evidencia su finalidad y la forma como conseguirlo; la fase
operativa que es la ejecución de actividades para conseguir lo planteado en la etapa inicial
y la etapa de control en donde se evalúan los resultados obtenidos. Este conjunto de fases
se respalda en cuatro etapas, dos en la parte estructural o mecánica que es la planeación y
organización; y las dos restantes se relacionan a la parte operativa que es la de dirección y
de control.

La disminución en el número de trabajos, cumplimiento en plazos y tiempos, obligan

a preguntarse qué está sucediendo en la División; falta de coordinación y/o ausencia de
instrumentos administrativos, son parte de la realidad en la que está funcionando la
División de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta de la Zona Educativa del Estado
Bolívar.

4. PROPÓSITO O FINALIDAD

La investigación plantea mejorar la gestión de la División como responsable de la

educación media en el Estado Bolívar ante el Ministerio del Poder Popular para la
Educación en la Ciudad de Caracas, a partir del análisis situacional, aplicando instrumentos
de investigación cualitativa que permitan recoger información y con los resultados
obtenidos plantear medidas correctivas a los procesos administrativos.
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La División de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta no se encuentra

estructurada adecuadamente, las funciones del personal administrativo no se respaldan en
documento definido, que a criterio de (Benjamín & Fincowsky, 2014) la falta de manual de
funciones administrativas provoca la duplicidad y omisión de funciones, pérdida de
recursos materiales, económicos, tecnológicos y talento humano. Esto se relaciona con lo
manifestado por la Jefa de División, quien menciona que las problemáticas de la División,
han ocasionado pérdida de tiempo en los procesos administrativos y en la adquisición de
información y data oportuna de cada institución educativa adscrita al nivel de media.

A. Objetivo General

Proponer estrategias para la consolidación de los procedimientos administrativos de

la División de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta de la Zona Educativa del Estado
Bolívar.

B. Objetivos Específicos

 Realizar un diagnóstico situacional sobre los Procesos Administrativos de la División

de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta de la Zona Educativa del Estado
Bolívar.

 Identificar cómo la falta de manual de funciones administrativos afecta en la gestión

de la División para dar respuestas oportunas y datos veraz, de acuerdo a las políticas
públicas emanadas del Ministerio del Poder Popular para la Educación, mediante
entrevistas al personal administrativo.

 Fijar estrategias que mejoren los procesos administrativos de la División de

Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta, con el fin de sistematizar operaciones y
tener oportunamente informaciones requeridas y suministradas.

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
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El adecuado manejo de los recursos materiales y humanos permite reducir tiempo y

aumentar la eficiencia del área administrativa, con el fin de satisfacer al cliente a través del
mejoramiento de un servicio. Por medio de la presente investigación se espera que la
División de Adolescentes, Jóvenes y Población Adulta de la Zona Educativa del Estado
Bolívar, implemente nuevas tecnologías para satisfacer las necesidades tanto del
Viceministerio de Educación Media como del Despacho de Zona Educativa.

Se pretende mejorar los procesos administrativos, promoviendo la autonomía y que

los usuarios, Directores y Directoras, puedan recibir servicio de calidad en las mejores
condiciones cuidando siempre su bienestar y agilizando las operaciones de notificación,
entrega de recaudos y sistematización de procedimientos en materia de políticas públicas
educativas.

Es importante tener en cuenta que la comunicación es una herramienta esencial para

fomentar la productividad y mantener relaciones laborales sólidas a todos los niveles de
una empresa o institución. Comunicarnos forma parte de nuestra naturaleza y es ahí donde
radica la importancia de la comunicación efectiva, ya que todo proceso administrativo debe
permitir llegar al usuario y comunicar lo que se ofrece así como lograr un
desenvolvimiento fluido dentro del equipo de trabajo. Pero, ¿cómo lograr una
comunicación efectiva? Es ahí donde se fundamenta el motivo de esta investigación, ya
que mediante la acción y participación transformadora se busca la mejora de los procesos y
la estabilidad del desarrollo organizacional.

MOMENTO II
MARCO REFERENCIAL
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1. PROPUESTA

Para cumplir con el objetivo planteado se busca proponer estrategias que consoliden
los procedimientos administrativos de la División de Adolescentes, Jóvenes y Población
Adulta de la Zona Educativa del Estado Bolívar, mediante la elaboración de un manual de
funcionamiento del personal administrativo, luego la visualización de las interrelaciones de
los procesos con el diseño de un diagrama de procesos y finalmente con el diseño de
planillas de recaudación y solicitud de requerimientos tanto para el personal directivo de
las instituciones como del ente rector de educación.

2. MARCO TEÓRICO

A. Antecedentes de la investigación

Conforme a la exploración y revisión bibliográfica se puede cotejar que existen

trabajos de investigación que servirán de aporte para desarrollar la presente investigación:

Según Rodríguez, A. (2016) egresada de la Universidad Nacional Abierta, en su

trabajo de investigación titulado “La Gestión Administrativa y su incidencia en el
Desarrollo del Talento Humano de la Cooperativa El Sagrado Corazón de Jesús”, el
objetivo de este trabajo fue determinar como la Gestión Administrativa incide en el
desarrollo del Talento Humano y diseñar un manual de funciones a fin de asignar
responsabilidades acordes a su perfil profesional y de esta manera mejorar el desarrollo del
talento humano y por ende el crecimiento de dicha institución. En este contexto concluye
que la cooperativa antes mencionada, no cuenta con un manual de funciones que permita a
los colaboradores conocer e identificar las responsabilidades y actividades que deben
desempeñar en su puesto de trabajo, ya que éstas solamente se les ha indicado verbalmente
por parte del Gerente.
Flores, M. (2015) en su tesis titulada “Proceso administrativo y gestión empresarial
en la empresa Casa Grande C.A”, su principal objetivo fue analizar el proceso
administrativo y gestión empresarial de esta institución, pretendiendo constatar si se aplica
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de forma continua y adecuadamente el proceso administrativo, para establecer medidas

correctivas que les permita administrar de manera eficiente y productivamente la
cooperativa. En este contexto concluyen que el proceso administrativo se lleva a cabo de
forma parcial, esto debido a los pobres conocimientos administrativos de los órganos
directivos que trabajan y el poco compromiso de alguno de ellos, por lo tanto se realizó un
planteamiento de alternativas de soluciones para mejorar el desempeño administrativo en
la empresa.

Para Bermúdez, C. (2013) en el trabajo de investigación denominado “Análisis de los

procesos administrativos y contables en la empresa IMPORVEN C.A”, la tesis se centra en
el análisis situacional de cómo se desarrollan los procesos administrativos, en este sentido,
se determinó que no dispone de políticas, procedimientos y funciones establecidas motivo
por el cual el personal no tiene delimitados sus actividades existiendo un personal poli
funcional que impide que exista un seguimiento de actividades. En este contexto una de
sus propuestas se centra en implementar un manual de funciones, con el fin de que cada
empleado de la empresa sea responsable, cumpla con sus deberes y responsabilidades
conforme el diseño de las competencias establecidas según el cargo que vaya a
desempeñar.

Finalmente, según Santilán & Villanueva (2013) egresadas de la Universidad de los

Andes en su trabajo de investigación titulado “Propuesta de Sistema de Gestión
Administrativo para la Compañía Alas del Valle C.A.”, su primordial objetivo fue
desarrollar una propuesta estratégica mediante un análisis de la gestión administrativa para
plantear medidas correctivas que permitan conseguir que el trabajo de los colaboradores
sea eficiente. De esto modo concluyen que a través del manual de funciones los
colaboradores conocerán sobre la estructura de la organización, sus procedimientos y las
políticas con las que cuentan, ya que estas deben ser respetadas para reducir errores
operativos y evitar problemas en su estructura organizacional-

B. Bases teóricas
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Proceso Administrativo: Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle

solución a un problema administrativo, en él encontraremos asuntos de organización,
dirección y control, para resolverlos se debe contar con una buena planeación, un estudio
previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo más fluido posible
(Javier, 2013).

El proceso administrativo empresarial tiene como finalidad marcar la pauta dentro de

tu organización, con el fin de establecer el rumbo de cómo se conducirá la empresa. Para
ello se tienen que definir los lineamientos que permitan evitar que toda la estructura de la
compañía dedique tiempo y esfuerzo en actividades que no son productivas en términos de
rentabilidad. La implementación de este tipo de procesos agiliza todas las etapas
administrativas de una empresa para realizarlas en el menor tiempo posible, con la mejor
calidad y eficacia a través de la tecnología.

Estos ayudan a que tus directivos, administradores o gerentes puedan realizar

debidamente su trabajo y con mayor productividad, al ofrecerles información medible y
confiable sobre el grado de cumplimientos de las metas trazadas dentro del proceso
administrativo y cómo estas se reflejan en términos de competitividad para tu empresa.

Importancia del proceso administrativo en las empresas: Los procesos

administrativos cumplen un papel relevante en la dirección de una compañía, ya que
marcarán los lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos establecidos por la dirección
en un periodo determinado. Además de que se tendrán los elementos para una mejor toma
de decisiones. Esto permitirá a tu organización dictar un rumbo y medir el grado de
eficiencia alcanzado respecto a tus metas. Esto significa una reducción en los recursos
consumidos, al redistribuir esos ahorros para implementarlos en alguna otra área de la
compañía que necesite tu atención y evitando gastos superfluos. Asimismo, al contar con
un plan estructurado, tu empresa podrá disponer en todo momento de una planificación a
futuro, toda vez que al considerar los posibles escenarios se encontrarán ya estipuladas las
acciones a seguir en corto, mediano o largo plazo.
En muchos de los casos también supone un incremento en la productividad, ya que
mejora la coordinación entre los miembros de tu equipo de trabajo, evitando que aparezcan
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sucesos que rompan los esquemas directivos. Por ende, reducirá el número de medidas
improvisadas que se puedan establecer y redunden en la toma de decisiones incorrectas
para el funcionamiento de la empresa.

Elementos del proceso administrativo:

1) Elementos mecánico o de estructura: En este punto es donde se fijan los objetivos

y metas de la empresa. Se incluyen los medios por los cuales pretendes alcanzar
esas metas y la ruta de acción, a través de un plan que contenga de manera integral
y objetiva las principales actividades que se realizarán. Tienen que ver con los
elementos dentro del modelo de negocios, que van desde quién es la audiencia, los
métodos para atraerla, qué ofrece la empresa hasta cómo hacer llegar dicha oferta al
mercado.

2) Elementos dinámicos u operativos: Aquí pones en ejecución la maquinaria interna

de la compañía, siendo tus colaboradores los principales responsables de la
realización del plan; así aseguras el correcto funcionamiento de tu empresa. Los
elementos tienen que ver con los procesos, flujos de trabajo, organigrama, mandos,
áreas, equipos de trabajo, etcétera.

3) Elementos de producción: Tienen que ver con la cadena de suministro: va desde lo

que tu compañía requiere para operar y producir hasta tu rol dentro de una cadena
productiva en la economía de tu localidad o país. Los elementos tienen que ver con
materias primas, transporte, inventarios, canales de distribución, tiendas físicas o en
línea, entre otros.

4) Elementos humanos: Se refieren a todo lo que tiene que ver con las personas y la
interacción de tu organización con ellos. Contempla a todas tus partes interesadas,
con un especial enfoque en tu talento humano, que es el elemento principal que
debes administrar y gestionar para que tu empresa se diferencie del resto de la
competencia. En esta etapa es de vital importancia mantener una correcta
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motivación y comunicación dentro de las diferentes áreas, de manera tal que que te
permitan corregir las diferentes dificultades que se puedan presentar.

5) Elementos de información: Aquí se considera a los elementos intangibles que cada

vez son más importantes en el mundo empresarial; es decir, los datos, indicadores,
métricas, analítica, comportamientos de consumo y demás información que tengas
a la mano y que se deba gestionar para fortalecer tu organización.

Etapas del proceso administrativo en las empresas: Para que el proceso

administrativo llevado a cabo sea el más indicado se deben tomar en cuenta una serie de
pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos
están, las metas, estrategias, políticas, etc.

 Planeación: Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus
metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en
corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la
organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y
desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Se ocupa
tanto de los fines (¿qué hay que hacer?).

La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los

resultados que pretende alcanzar el grupo social. Determina planes más específicos
que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los
Planes Estratégicos.

La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un

medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos,
políticos, sociales, culturales. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.
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 Dirección: La dirección como etapa del proceso administrativo comprende la

influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del concepto son:
1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2. Motivación.
3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4. Comunicación.
5. Supervisión.
6. Alcanzar las metas de la organización.

 Organización: Consiste en el ejercicio de la autoridad, pero el que un superior

transmite a un inferior, subordinado a la iniciación de que una situación particular y
concreta debe ser modificada. Lo que caracteriza a la orden, es pues, al referirse al
cambio de una situación particular y concreta.

 Control: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede sér
utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un
plan estratégico. También hay otras connotaciones para la palabra control:
 Comprobar o verificar;
 Regular;
 Comparar con un patrón;
 Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
 Frenar o impedir.

Relación entre Procesos Administrativos: Dentro de toda organización los cuatro

procesos administrativos se encuentran relacionados, el desempeño de cada función no
termina hasta que inicie la siguiente, generalmente dichas etapas no son ejecutadas de
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manera secuencial sino como lo requiera cada situación. En una empresa, puede ser el
gerente el encargado llevar a cabo el control en los procesos a continuación ejecutar y
luego planear (Harold Koontz & Heinz Weihrich).

El objetivo específico debe ser adecuado con base a la secuencia, el gerente de la

empresa debe estar involucrado en cada una de las etapas, actuando con todo propósito y
fuerza, haciendo mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, según como lo
requiera el caso. No son ejecutadas de manera independiente las funciones fundamentales
sino que van relacionadas entre sí, formando interrelación entre ellas influyendo la una
sobre la otra (Javier, 2013).

Diagramas de Flujo: Los diagramas de flujo ayudan a visualizar las interrelaciones

de los procesos, facilitar su integración y comunicación, permiten identificar los problemas
y oportunidades de mejora del proceso y por último son una herramienta para capacitar a
los nuevos empleados. Es necesario tener en cuenta que la elaboración de los diagramas de
flujo se realiza con una simbología internacional establecida, que ayudará a un mejor
entendimiento de los procesos de la organización. Los símbolos utilizados en estos
diagramas, se muestran a continuación:

La diagramación de los procesos debe ser clara, fácil de entender y las conexiones
entre actividades sean las correctas, en cuanto al contenido de la diagramación, las
actividades deben ser redactadas con el objeto del verbo, las decisiones siempre serán
redactadas en forma de pregunta, en la actividad es necesario poner el responsable de la
misma.
C. Bases legales

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Artículo 141. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y

ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación,
celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y
 20

responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a

la ley y al derecho.

 Ley Orgánica de la Administración Pública

Artículo 5°. Principio de la Administración Pública al servicio de las

personas. La Administración Pública está al servicio de las personas, y su
actuación estará dirigida a la atención de sus requerimientos y la satisfacción
de sus necesidades, brindando especial atención a las de carácter social. La
Administración Pública debe asegurar a todas las personas la efectividad de sus
derechos cuando se relacionen con ella. Además, tendrá entre sus objetivos la
continua mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de
acuerdo con las políticas que se dicten.

Artículo 10. Principios que rigen la actividad de la Administración Pública.

La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en los
principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas, eficacia,
eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad, imparcialidad,
participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad, modernidad,
transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y responsabilidad en el
ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la ley y al derecho, y con
supresión de las formalidades no esenciales.

La simplificación de los trámites administrativos, así como la supresión de los

que fueren innecesarios será tarea permanente de los órganos y entes de la
Administración Pública, de conformidad con los principios y normas que
establezca la ley correspondiente.

 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos

Artículo 3º. Definición de trámite administrativo. A los efectos de este

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, se entiende por trámites
administrativos las diligencias, actuaciones o gestiones que realizan las
personas ante los órganos y entes de la Administración Pública.

Artículo 6º. Lineamientos para la elaboración de los planes. Los órganos y

entes de la Administración Pública en el ámbito de sus competencias, deberán
simplificar los trámites administrativos que se realicen ante los mismos. A tales
fines, elaborarán sus respectivos planes de simplificación de trámites
administrativos con fundamento en las bases y principios establecidos en este
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, bajo las directrices de la autoridad
nacional unificada en materia de trámites administrativos, y de conformidad
con los siguientes lineamientos:
 21

1. Suprimir los trámites innecesarios que incrementen el costo operacional de

la Administración Pública, que hagan menos eficiente su funcionamiento y
propicien conductas impropias.
2. Simplificar y mejorar los trámites administrativos, lo cual supone, entre
otros aspectos:
a. Adaptar los trámites a la forma más sencilla posible, reduciendo al mínimo
los requisitos y exigencias a las personas, dejando única y exclusivamente los
pasos que sean indispensables para cumplir el propósito de los mismos.
b. Rediseñar el trámite utilizando al máximo los elementos tecnológicos.
c. Incorporar controles automatizados que minimicen la necesidad de
estructuras de supervisión y controles adicionales.
d. Evitar las instancias en las cuales el juicio subjetivo de la Administración
Pública pueda interferir en el proceso.
e. Crear incentivos o servicios adicionales que puedan otorgarse a las personas
en contraprestación al cumplimiento oportuno del trámite.
f. Propiciar la participación popular a través de las comunidades organizadas,
en especial los consejos comunales.
3. Concentrar trámites, evitando su repetición en los distintos órganos y entes.

D. Glosario de términos

 Administración: Es una de las actividades humanas más importantes, encargada de

organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos.
 Control: Examen u observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación.
 Dirección: Aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones. para alcanzar
los objetivos de una organización.
 Organización: Acción de organizar u organizarse.
 Proceso: Es una serie de tareas interrelacionadas que, juntas transforman las entradas
en salidas.
 Requerimiento: Petición de una cosa que se considera necesaria, especialmente el
que hace una autoridad.
 Sistematización: Proceso por el cual se pretende ordenar una serie de elementos,
pasos, etapas, etc., con el fin de otorgar jerarquías a los diferentes elementos.
E. Plan de acción

Objetivos Actividades Estrategia Meta

Realizar un diagnóstico 1. Conversatorio con el Lluvia de ideas Diagrama de
situacional sobre los personal de la División Observación fallas en el
Procesos para detectar problemas directa proceso
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2. Revisión de solicitudes
Administrativos de la y requerimientos
División de 3. Revisión bibliográfica
Adolescentes, Jóvenes de otras investigaciones
Sistematización administrativo
y Población Adulta de 4. Entrevista con otros
la Zona Educativa del analistas
Estado Bolívar. 5. Sistematización de
información recabada
Identificar cómo la
falta de manual de
6. Revisión de manuales
funciones
de funciones
administrativos afecta
administrativas de otras
en la gestión de la Anotaciones
instituciones publicas
División para dar Observación
7. Revisión de leyes Lista de
respuestas oportunas y directa
8. Entrevista con analistas actividades
datos veraz, de acuerdo Lista de cotejo
de mayor experiencia realizadas en
a las políticas públicas Diagrama de
9. Elaboración de la División
emanadas del proceso
actividades realizadas en
Ministerio del Poder
la División
Popular para la
10. Diseño de diagrama de
Educación, mediante
procesos
entrevistas al personal
administrativo.
Fijar estrategias que
mejoren los procesos
administrativos de la
11. Elaboración de manual Manual de
División de
de funciones de acuerdo a funciones del
Adolescentes, Jóvenes
las actividades realizadas Anotaciones personal
y Población Adulta,
12. diseño de formato de Sistematización administrativo
con el fin de
solicitudes y Diseño en físico Formatos de
sistematizar
requerimientos Digitalización solicitudes y
operaciones y tener
13. Digitalización de requerimientos
oportunamente
formato. físico y digital
informaciones
requeridas y
suministradas.

F. Cronograma del plan de acción

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Conversatorio con el personal
de la División para detectar
 23

problemas
2. Revisión de solicitudes y
requerimientos
3. Revisión bibliográfica de otras
investigaciones
4. Entrevista con otros analistas
5. Sistematización de información
recabada
6. Revisión de manuales de
funciones administrativas de otras
instituciones publicas
7. Revisión de leyes
8. Entrevista con analistas de
mayor experiencia
9. Elaboración de actividades
realizadas en la División
10. Diseño de diagrama de
procesos
11. Elaboración de manual de
funciones de acuerdo a las
actividades realizadas
12. diseño de formato de
solicitudes y requerimientos
13. Digitalización de formato.