TEMA 3

Los libros contables y el plan general de contabilidad de

pequeñas y medianas empresas
 Indice
1. Tipos de libros contables......................................................................................................2
1.1 Registro de operaciones en el libro diario, traslado al libro Mayor y elaboración del
balance de comprobación........................................................................................................2
1.2 Libro de inventarios y cuentas anuales.........................................................................3
 1. Tipos de libros contables
Los libros contables son la herramienta que permite realizar el seguimiento cronológico de las
operaciones de la empresa, así como una contabilidad ordenada. A partir de dichos libros se
pueden elaborar periódicamente balances e inventarios para para conocer la situación
económica de la empresa.

Los empresarios tienen la obligación de realizar un libro de inventarios y cuentas anuales y un

libro Diario, pero además hay otros libros. Todos ellos se pueden clasificar de la siguiente
forma:

 Obligatorios: el libro de inventarios y cuentas anuales, y el libro Diario.

En el caso de las sociedades mercantiles serán obligatorios:
o El libro de actas en cumplimiento de la ley del impuesto sobre el valor añadido
(IVA)
o El libro de registro de las facturas emitidas
o El libro de las facturas recibidas
 Voluntarios: el libro mayor.

El orden en el que se deben de hacer los diferentes libros es el siguiente:

1. La anotación de las operaciones en el libro Diario. Legislación

2. Su traslado al libro Mayor.
Según el código de
3. La elaboración periódica (al menos trimestralmente) de
comercio, todos los
los balances de comprobación (libro de inventarios y
empresarios deben
cuentas anuales).
elaborar las cuentas
anuales de sus empresas.
Este libro se abrirá con el
balance inicial y a
continuación, se
transcribirán con sumas y
saldos, al menos
trimestralmente, así como
el inventario de cierre de
ejercicio y las cuentas
anuales.

Principales libros contables y como se trabaja con cada uno de ellos.

 Libro Diario: El libro diario es un libro principal y obligatorio, en el que registran todos
los hechos y las operaciones diarias contables.
 Libro Mayor: El libro Mayor es un libro principal pero no obligatorio, a pesar de que en
la práctica resulta imprescindible. En él se recogen las distintas cuentas y los
movimientos que se hayan realizado en cada una de ellas, consultando el libro mayor,
la empresa observa los movimientos que se han producido en cada una de las cuentas
y puede obtener rápidamente su saldo.
 Libro de inventarios y cuentas anuales: Para este libro se realizan los balances de
comprobación. Es un documento contable que refleja todas las cuentas de pasivo,
activo y Patrimonio Neto.
Las cuentas de gastos:
Cuenta
(601) Compras de materias primas
(602) Compras de otros aprovisionamientos
Refleja lo que la empresa paga por el alquiler de
(621) Arrendamientos y cánones
Indica los gastos que suponen el mantenimiento
(622) Reparaciones y conservación
(623) Servicios de profesionales independientes
(624) Transportes
(625) Primas de seguros
(626) Servicios bancarios y similares
(627) Publicidad, propaganda y relaciones
públicas
(628) suministros
Recoge cualquier otro gasto no comprendido en
(629) Otros servicios
Se reconocen gastos como el pago del impuesto
(631) Otros tributos
Gastos en remuneraciones que la empresa paga
(640) Sueldos y salarios
(642) Seguridad Social a cargo de la empresa
(662) Intereses de deudas
(665) Intereses por descuento de efectos y
operaciones de factoring
(659) Otras pérdidas en gestión corriente
Para qué se usa
Recoge las compras que realiza la empresa de
elementos del subgrupo 31 (materias primas)
Recoge las compras que realiza la empresa de
elementos del subgrupo 32 (embalajes,
envases, materiales de oficina, etc.).
los edificios que utiliza o por el alquilar de
cualquier otro elemento (por ejemplo,
maquinaria, mobiliario,, etc.)
en buen estado de los inmovilizados que posee
la empresa
Se refiere a los gastos derivados de contratar
los servicios de un profesional ajeno a la
empresa como abogados, consultores, etc.)
Gastos de transporte que lleva a cabo un
tercero, cuando no procede incluirlos como
mayor precio de adquisición de la mercancía
Registra los seguros que paga la empresa, sin
incluir los seguros que abona por el personal
Refleja los gastos o comisiones que cobra el
banco por los servicios que presta a la empresa
Refleja los gastos en publicidad propaganda y
los concernientes a las relaciones que la
empresa mantiene con cliente y proveedores
Se indica los gastos de electricidad, gas y
cualquier otro abastecimiento no almacenable.
las anteriores cuentas de la empresa.
sobre bienes inmuebles(IBI)
a su personal
Refleja la parte de la cotización a la seguridad
social que la empresa paga por sus
trabajadores.
Recoge los intereses que la empresa paga por
solicitar préstamos.
Intereses que la empresa paga por descontar
(adelantar el cobro) de sus clientes en el banco
Refleja aquellas pérdidas en gestión corriente
que no se recogen en cuentas especificas; en
particular, registra la regularización anual del
utillaje y las herramientas ( por las piezas
pérdidas o rotas), las multas y sanciones,etc.
Las cuentas de ingresos:

Cuenta Para qué se usa

Recoge la venta de productos que la
(700) ventas de mercaderías
empresa no transformado.
Registra la venta de aquellos productos que
(701) Ventas de productos terminados
la empresa ha transformado
(705) Prestaciones de servicios (vendo Recoge las operaciones habituales de las
servicios) empresas de servicios
Registra los ingresos que la empresa obtiene
por alquilar elementos de su propiedad que
tiene ociosos, cuando su actividad habitual
(752) Ingresos por arrendamientos
no es el alquiler; si lo fuera, lo reconocería
entonces en la cuenta (705) Prestaciones de
servicios.
Refleja los ingresos que percibe la empresa
por actuar como intermediaria en alguna
(754) Ingresos por comisiones
transacción comercial, sin que esta sea su
actividad habitual.
Se registran aquí los ingresos que la empresa
ha obtenido por la realización de actividades
(759) Ingresos por servicios diversos
eventuales y que no contabilizan en ninguna
otra cuenta.
Estos ingresos tienen naturaleza financiera y
no se contabilizan en otra cuenta (los
(769) Otros Ingresos financieros
intereses que el banco nos paga por la
cuenta corriente.

Una vez que los gastos e ingresos del periodo se han registrado en sus cuentas específicas, se
podrá obtener el resultado del periodo, que vendrá determinado por la diferencia de los
ingresos y los gastos:

(129) Resultado contable del periodo = ∑ ingresos (7) - ∑ gastos (6)

Al final del ejercicio, la empresa traslada el saldo de las cuentas del grupo 6 y 7 a la cuenta
(129) Resultado del ejercicio, que mostrará, dependiendo del saldo que tenga.

1.1 Registro de operaciones en el libro diario, traslado al libro Mayor y

elaboración del balance de comprobación.
Antes de registrar una operación económica, deberíamos verificar que el hecho económico ha
incidido en el patrimonio de la empresa; se es así da lugar a un hecho contable.

Supongamos que nuestra empresa adquiere el 15 de mayo de 20XX un vehículo, que paga con
un cheque de 24.000€.

 Primer elemento: el vehículo, que es un bien, un activo que aumenta. Realizaremos

entonces la anotación en él Debe de la cuenta.
 Segundo elemento: el dinero de la cuenta corriente en el que se cobra el cheque, que
es un bien, un activo que disminuye. Registraremos entonces la anotación en el haber
de la cuenta.
Seguidamente, procederemos a registrar en el libro Diario la transacción, con un asiento
contable dividido en las siguientes partes:

Nos aseguraremos de que el asiento esté cuadrado, es decir que suman lo mismo las
anotaciones en él Debe que en el Haber.

El siguiente paso que debemos realizar es el traslado de la operación al libro Mayor:

Elementos de transporte D Bancos H

D H
24.000€
24.000€

Por ultimo trasladaremos la información al balance de comprobación:

1.2 Libro de inventarios y cuentas anuales.

EL libro de inventarios y cuentas anuales es un documento contable formado por los siguientes
elementos:

 El balance inicial detallado de la empresa recoge la enumeración y valoración de todos

los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Debe
coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior.
 Los balances de comprobación de sumas y saldos que se elaborarán con una
periodicidad trimestral como mínimo muestran todas las cuentas que se ha utilizado
en la contabilidad de la empresa, tanto las cuentas patrimoniales como las de gastos e
ingresos, aunque su saldo sea cero.
 El inventario de cierre del ejercicio comprende una relación pormenorizada y valorada
de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del
ejercicio económico.
 Un ejemplar de las cuentas anuales, que para las pymes se compone de:
o El balance
 o La cuenta de pérdidas y ganancias
o Y la memoria
 Además, estas empresas podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de
cambios en el Patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo.

El libro de inventarios y cuentas anuales es un libro contable obligatorio y debe ser

legalizado en el Registro Mercantil de la provincia donde radique la empresa, en los 4
meses siguientes a la finalización del ejercicio.

En el balance figurarán de forma separada el Activo, el Pasivo y el Patrimonio neto. Pero al

igual que el Activo comprende tanto el activo no corriente como el activo corriente, en el
pasivo se diferencian el pasivo no corriente y el pasivo corriente.

La cuenta de pérdidas y ganancias registrará el resultado del ejercicio y, además,

distinguirá los resultados de explotación de aquellos que no lo sean.

A su vez, la memoria completará, ampliará y comentará la información aportada por los

otros documentos que integran las cuentas anuales.

FORMULACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES.

- las cuentas anuales se elaboran con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos
de constitución o disolución de la empresa y de cambio en la fecha de cierre del
ejercicio.
- El empresario o los administradores deberán elaborar las cuentas anuales en el plazo
máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio y deberán responder de su veracidad
- Los documentos del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios
en el Patrimonio neto y la memoria deben estar claramente identificados, e indicar la
empresa a la que corresponden y el ejercicio al que refieren
- Las cuentas anuales se elaboran expresando sus valores en euros.

Además, el código de comercio establece una serie de obligaciones para los empresarios en
relación con los libros contables.

- Todos los empresarios deben presentan sus libros en el Registro Mercantil para que
este selle todas sus hojas antes de que sean usados.
- Las anotaciones de los libros deben seguir un orden cronológico, sin espacios en
blanco ni tachaduras. Tampoco podrán emplearse abreviaturas o símbolos cuyo
significado no sea preciso y claro
- Los empresarios están obligados a conservar de forma ordenada los libros y toda la
documentación de su negocio durante 6 años a partir del último asiento realizado en
ellos
- El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables lo
decidirán los tribunales conforme a las reglas generales del derecho
- La contabilidad de los empresarios es secreta, salvo que establezca lo contrario
legalmente. Solo en caso de herencia, suspensión de pagos, quiebra, liquidación de
sociedades y expedientes de regulación de empleo podrá accederse a los libros y a la
documentación de una empresa. También tiene derecho a este acceso los socios o los
representantes legales de los trabajadores
 2 Normalización contable: PGC-pymes
La incorporación de España a la Unión Europea en 1986 nos obligó a adaptar nuestra
normativa al derecho comunitario en materia contable.

La última gran adaptación tuvo lugar en 2007 con la aprobación del PGC, de aplicación general
para todas las empresas, y el PGC-pymes, que es una simplificación del PGC que se aprobó ese
mismo año, para que lo usen las empresas que alcanzan un determinado tamaño en
facturación y trabajadores. Ambas normas entraron en vigor el 1 de enero de 2008 y debían
aplicarse en los ejercicios anuales que se iniciaran a partir de esa fecha.

Cuando una empresa escoge el PGC-pymes como marco normativo (lo que supone la
elaboración de unas cuentas anuales más sencillas y la simplificación de algunos criterios de
registro y valoración) deberá mantenerlo como mínimo durante un periodo de 3 años, salvo
que se superen dos de los límites establecidos en la fecha de cierre durante 2 ejercicios
consecutivos, o se dieran las circunstancias previstas para la utilización obligatoria del PGC.

2.1 Estructura del PGC - pymes