1.

- UTILIZACIÓN DE EQUIPOS DE REPROGRAFÍA

La reprografía es un proceso que permite

reproducir documentos impresos mediante
técnicas como la fotocopia o xerocopia, el
facsímil o la fotografía.

Dentro de las tareas básicas a realizar por los auxiliares de oficina, se

encuentra el manejo de máquinas y equipos de reprografía (máquinas
reproductoras de documentos, multicopistas, fotocopiadoras y otras análogas).
En este tema nos centraremos en las nociones generales del uso de estas
máquinas.

2.- TIPOS DE EQUIPOS DE REPRODUCCIÓN

Los equipos de reproducción son aquellos que
permiten elaborar una pieza igual a un modelo
dado.

2.1.- Fotocopiadora
Realizan la copia literal de un documento
mediante técnicas fotográficas; también tienen
otras funciones como la de fax si se le añade un
MÓDEM.
Las copias están muy generalizadas pero se van
sustituyendo por documento digitales.

BREVE HISTORIA

Antes de que se inventaran las fotocopiadoras, lo común para duplicar un

documento era usar papel carbón (papel de calca o de calcar); pero en 1903, el
norteamericano G. C. Beidler descubrió el modo de hacer la reproducción
rápida de un documento por revelado instantáneo de un negativo fotográfico,
técnica que patentó en 1906. Este revelado rápido dio origen a las primeras
fotocopias, más parecidas a una fotografía que a la copia corriente que
conocemos hoy.

TIPOS DE FOTOCOPIADORAS
Funcionamiento

La imagen a reproducir se proyecta directamente

sobre el papel y la superficie queda sensibilizada
con cargas eléctricas. El papel se somete luego a
un baño de tóner y las partículas se fijan en las
zonas electrizadas dando lugar a la copia
definitiva.

Componentes de una fotocopiadora

Una fotocopiadora está compuesta de múltiples

piezas, tanto interna como externamente.
Los componentes más importantes son:
Trabajos habituales con la fotocopiadora
Cómo hacer una fotocopia
Incidencias

Al utilizar la fotocopiadora pueden producirse diversas incidencias, que

requieren una reparación. En estos casos puede llamarse al servicio técnico de
la empresa suministradora de la máquina, que desplazará a un técnico que
solucionará el problema. Incluso, hay empresas que ofrecen a sus clientes un
servicio de soporte remoto on-line evitando desplazamientos y pérdidas de
tiempo.
Sin embargo, hay determinadas incidencias como un atasco de papel o un mal
funcionamiento, que no suponen necesariamente la existencia de una avería y
que hay que resolver de forma inmediata para seguir trabajando. En estos
casos, hay que observar las indicaciones que el aparato nos ofrece a
través de su pantalla y consultar el manual correspondiente.

Calidad de la fotocopia

La calidad de la fotocopia debe ser óptima, sin manchas, ni rayas.

La calidad del papel es importante en el resultado final del trabajo: deben tener
el gramaje y blancura apropiados, sobre todo si la copia es en color.
Asimismo, debe procurarse que el tóner sea el
adecuado. A veces los cartuchos recargados
no son de una calidad idónea y los resultados
son de inferior calidad.
En caso de fotocopiar un libro, deben tenerse
en cuenta otras precauciones adicionales:

• Que el libro no se deforme al abrirlo, no

es elástico. Además, hay que tener cuidado de que las hojas no se
despeguen al abrir el libro.
• Que el formato del papel que se selecciona sea el adecuado.
• Que se han fotocopiado todas las
páginas deseadas.
• Que, en caso de que se quiera
fotocopiar dos páginas del libro en una
misma hoja, la orientación del libro en
pantalla es la correcta según el
formato de papel seleccionado.

Seguridad en la instalación

El lugar de la instalación de la máquina debe

estar cuidadosamente seleccionado, ya que
las condiciones ambientales afectan
considerablemente al rendimiento de la
fotocopiadora.
Para seleccionar el lugar en que debe
instalarse la máquina, se tendrán en cuenta
las siguientes recomendaciones:
2.2.- Impresoras

Es un periférico de salida, que permite reproducir copias tanto de textos como

de imágenes, almacenados previamente en formato electrónico.
Para su impresión utiliza cartuchos de tinta o tecnología láser.

FUNCIONAMIENTO

Dependerá del tipo de impresora que estemos utilizando, pues los

procedimiento en unas u otras son totalmente distintos.
En todo caso, todas las impresoras trabajan con
unos determinados parámetros que es
conveniente conocer:

• Velocidad de impresión: se mide en

caracteres por segundo (cps), líneas
por minuto (lpm) o páginas por minuto
(ppm).
• Resolución: es el número de puntos por
unidad de superficie; se mide en puntos
por pulgada (ppp).

Memoria

Las impresoras modernas tienen una pequeña cantidad de memoria para

almacenar parte de la información que les va proporcionando la computadora.
De esta forma la computadora, sensiblemente más rápido que la impresora, no
tiene que estar esperándola continuamente y puede pasar antes a otras tareas
mientras termina la impresora su trabajo. Evidentemente, cuanto mayor sea el
buffer, más rápido y cómodo será el proceso de impresión.

Tecnologías de Impresión

Impresión Térmica
El chorro es iniciado calentando la
tinta para crear una burbuja que
genera una presión que la fuerza a
emerger y golpear el papel. Luego
la burbuja colapsa y el vacío
resultante arrastra nueva tinta
hacia la recámara para reemplazar
a la que fue expulsada. Éste es el
método favorito de Canon y
Hewlett-Packard.
Diminutos elementos calentadores son usados para expulsar gotitas de tinta
desde las boquillas del cabezal de impresión, estas boquillas tienen un tamaño
aproximado al de un cabello humano y expulsan gotas de aproximadamente
8/10 picolitros y puntos de aproximadamente 50 a 60 micras de diámetro. La
gota más pequeña que el hombre puede ver a simple vista es de
aproximadamente 30 micras, de modo que estas gotas se acercan a los límites
de nuestra percepción.

Tecnología Piezoeléctrica
La tecnología piezoeléctrica es una estrategia alternativa, desarrollada por
Epson.
La cabeza de impresión de una impresora de inyección de tinta piezoeléctrica
utiliza un cristal en la parte posterior de un diminuto depósito de tinta. Una
corriente se aplica al cristal, lo que lo atrae hacia adentro. Cuando la corriente
se interrumpe, el cristal regresa a su posición original, y una pequeña cantidad
de tinta sale por la boquilla. Cuando la corriente se reanuda, atrae al cristal
hacia atrás y lanza la siguiente gota.
Esta estrategia tiene algunas ventajas. Las
cabezas de impresión piezoeléctricas pueden
utilizar tinta que se seca con mayor rapidez.
Asimismo, como un cabezal piezoeléctrico está
integrado a la impresora, sólo se necesita
reemplazar el cartucho de tinta. (las impresoras
térmicas incluyen las boquillas en cada
cartucho de tinta, lo que incrementa el costo del
cartucho y, por lo tanto, el costo por página.) El
inconveniente es que si una cabeza
piezoeléctrica se daña o atora, es necesario
reparar la impresora

Consumibles

Tinta
Dos tipos enteramente diferentes de tinta son usadas en impresoras de
inyección: una es lenta y penetrante y toma alrededor de diez segundos en
secar, y la otra es una tinta de secado rápido, la cual seca aproximadamente
100 veces más rápido que la anterior. La primera es generalmente mejor para
impresión monocromática, mientras que la última es usada para la impresión a
color. En la impresión a color, a causa de que diferentes tintas son mezcladas,
éstas necesitan secarse lo más rápido posible para evitar la distorsión. Si es
usada tinta de secado lento para impresión a color, los colores tienden a
correrse y mezclarse (bleeding) antes de secarse.

Tóner
La mayoría de las láser usan tecnología de cartucho basado en un tambor
orgánico fotoconductivo (OPC), recubierto por material sensitivo a la luz.
Durante la vida útil de la impresora, el tambor necesita ser reemplazado
periódicamente porque su superficie se deteriora, como así también, su calidad
de impresión. El cartucho es otro gran item a ser tenido en cuenta, su vida útil
depende de la cantidad de tóner que contenga. A veces el cartucho de tóner y
el OPC están en compartimientos separados, pero en el peor de los casos, el
tambor está localizado dentro del cartucho. Esto significa que cuando el tóner
se agota, el tambor entero conteniendo el OPC y el cartucho necesita ser
cambiado, lo que aumenta considerablemente sus costos operativos y produce
grandes desperdicios.
La situación es todavía peor con una láser color - que puede tener actualmente
más de nueve consumibles separados (cuatro tóners a color, un tambor OPC,
una unidad desarrolladora, el fundidor o fuser, el aceite para el fuser, y el
compartimiento de tóner de desecho). Muchos de estos deben ser ajustados
cuando la impresora es reseteada, y todos se agotan después de un número
variable de páginas, dependiendo del fabricante y del uso. El gran número de
componentes es la razón más poderosa para justificar su costo y la falta
general de usabilidad y manejabilidad de las láser color, y la reducción de este
número es una meta a lograr por los fabricantes.
Incidencias

Calidad en la impresión

Como podemos deducir de las incidencias descritas, la calidad de las copias

depende:
Del tipo de impresora: si son de inyección de tinta es importante cambiar los
cabezales de impresión o limpiarlos.
Del papel: elegiremos papel de buena calidad, dependiendo del trabajo a
realizar, por ejemplo, de mas de 80 g, satinado, papel fotográfico; aunque
resulta más caro.
De la tinta: si apuramos mucho los cartuchos de tinta o el tóner, los caracteres
se van aclarando o, en el caso del color, no se imprimen los colores reales.
2.3 Escáner

Es un dispositivo que sirve para leer documentos en papel o algo similar, ya

sean imágenes o texto, y convertirlos a formato digital que se puede guardar en
el disco duro en otros sistemas de almacenamiento informático.

Elementos del escáner

Básicamente un escáner está formado

por lo siguientes componentes:
• Una fuente de luz fluorescente o
incandescente para iluminar el
objeto que se va a digitalizar.
• Un sistema óptico, formado por
espejos y lentes, que recoge la
luz reflejada por el objeto y la
dirige al fotosensor.
• Un fotosensor CCD que recoge
la luz que le envía el sistema
óptico y la transforma en una
señal eléctrica. Es la parte más
importante del escáner.
• Un conversor analógico/digital
 (ACD o A/D) que transforma la señal eléctrica del fotosensor en
impulsos comprensibles por un equipo informático.
• Un dispositivo que se encarga de almacenar esa imagen (disco) o de
traspasarla a un ordenador (conexión) para que sea almacenada allí.
Incidencias

Calidad en el escaneado

La calidad de la imagen escaneada depende de:

• La resolución del escáner utilizado (son los puntos que reconoce el

escáner por pulgada). Cuanto mayor sea la resolución mayor será la
calidad de la imagen escaneada.
• La profundidad del color: indica el número de tonalidades que el
escáner puede adoptar en un píxel.
• La calibración: establece una relación entre los colores que la
impresora puede imprimir, y los que el escáner puede digitalizar.
• Limpieza del cristal de exposición: el polvo o pequeñas partículas
pueden crear sobras que perjudique la calidad del documento
escaneado.
• El formato del documento: elegiremos un escáner que nos facilite
digitalizar el documento entero, no por partes.
Utilización del software de digitalización de documentos

Los escáneres necesitan de un software específico para poder tratar las

imágenes que a través de él se obtienen. Con el tiempo se ha logrado
implantar un software estándar (TWAIN) que traen casi todos los escáneres. Se
instala como un controlador y puede utilizarse con cualquier aplicación.
Existen dos tipos básicos de software en el tratamiento de imágenes:
• Programas para digitalizar objetos como imágenes.
• Programas para digitalizar documentos como textos (OCR).

Ventajas de la digitalización de documentos

Los documentos en formato digital pueden ser localizados y consultados

rápidamente.
Los costes de almacenamiento de la información disminuyen.
La información recogida en los documentos puede ser utilizada por varios
usuarios a la vez.
Mayor control sobre la utilización de los documentos.

Características a la hora de comprar un escáner

A la hora de evaluar un escáner, es imprescindible conocer una serie de datos

para poder comparar y elegir el más apropiado. Lo apropiado es considerar
para qué tipo de tarea final necesitamos el escáner. Es decir, no es lo mismo la
necesidad de un dispositivo para realizar simples bocetos, que para realizar
trabajos de reproducción fotográfica de alta gama.

• Rango de densidad: Cuanto mayor es el rango de densidad, mejor es el

escáner ya que podrá capturar una mayor cantidad de niveles de gris del
mismo original. Rango de densidad = Dmáx.-Dmín.
• La resolución del escáner: Indica el nº de lecturas o muestreos que se
pueden realizar por unidad lineal. Si un escáner tiene una resolución de
2400 ppi, esto quiere decir que por cada pulgada puede realizar como
máximo 2400 lecturas o muestreos, esto es, dispone de 2400 elementos
CCD para capturar una imágen de una pulgada de
tamaño. Evidentemente cuanto mayor sea la resolución del escáner más
posibilidades de captar detalle tendremos.
• Nitidez de la óptica: Esta consiste en el grado de exactitud con que
puede realizarse la lectura óptica a la hora de intentar reproducir el más
mínimo detalle.
• Precisión: Este parámetro nos permite determinar la capacidad que un
escáner tiene de realizar su trabajo de modo uniforme, es decir, sin que
existan grandes diferencias entre los distintos procesos de captura de
imagen. En este sentido tiene mucho que ver la tecnología utilizada.
• Tecnología: Puede ser CCD o CIS (Contact Image Sensor). Dentro de
los escáneres planos se puede reconocer a simple vista cuál es la
tecnología utilizada en cada caso por dos características: Los escáneres
con un tamaño más reducido, ligeros y que no precisan de adaptador
externo de alimentación utilizan tecnologías CIS. Los escáneres que
utilizan tecnología CCD tienen una altura superior a los 7 cm.
 • Rapidez y eficacia: Se ha de valorar aquí, la rapidez con la que la
máquina puede trabajar. Lógicamente a un mismo nivel de calidad
cuanto más veloz sea, más productiva será la máquina.

3.- Obtención de copias en formato documental y/o digital

La obtención de las copias, en formato documental o digital, se puede hacer
por medio de diferentes medios. Los más habituales son:
• Digitalización de las imágenes por medio de escáneres;
• A través de cámaras digitales de forma directa
• Adquisición a empresas o profesionales dedicados a esta actividad

Una vez obtenida la imagen o documento, es necesario realizar un tratamiento

de esta, utilizando el más adecuado a las necesidades particulares de cada
usuario. Este proceso puede incluir cambios en la resolución de las imágenes,
tamaño, aplicación de filtros artísticos, así como la obtención de alguna de las
partes de la imagen o documento.

Finalizado el tratamiento, si ha sido necesario, se procede a su

almacenamiento en el formato adecuado (PDF, BMP, TIFF, JPG, GIF) para su
conversación y rápida recuperación.

4.- Seguridad en los equipos de reprografía

La incorrecta utilización y mantenimiento de los equipos de reprografía puede
dar lugar a accidentes que causen graves consecuencias para los propios
equipos o sus usuarios.
No obstante, estos accidentes pueden evitarse, siguiendo unas normas básicas
de seguridad:
5.- Residuos de los equipos de reprografía

Los residuos de los equipos de reprografía que hemos visto en esta unidad,
como por ejemplo los cartuchos de tóner, están compuestos por elementos
muy peligrosos para el medio ambiente y para la salud. Cuando se depositan
en vertederos comunes, pueden producir una contaminación del suelo, ríos o
acuíferos, permaneciendo en el medio ambiente durante mucho tiempo.
La Unión Europea, ha emitido varias directivas
con recomendaciones para reducir la cantidad de
los residuos que producen los equipos de
reprografía y fomentar la reutilización de los
aparatos.
Para lograr estos objetivos existen empresas
dedicadas al tratamiento de los residuos de
equipos de reprografía y ofimática y sus
consumibles. Estas empresas se encargan de la
recogida de los cartuchos de tinta y botellas de
tóner, de los contenedores que se han colocados
en ciertos puntos.

5.1.- Reciclado de papel en la oficina

Los residuos de papel que se generan al utilizar los equipos de reprografía en

las oficinas deben reciclarse a través de una empresa recuperadora o
depositándose en los contenedores que los Ayuntamientos instalan en las
calles (contenedores azules); así contribuyen al ahorro de recursos naturales
como madera, agua y energía.

5.2.- Qué papel se debe recoger y cómo

El papel puede recogerse en cada oficina o

departamento para después centralizarse la
recogida en los contenedores que la empresa
disponga para ello.
La recogida ya vaciado de los contenedores debe
estar organizada, bien a través del servicio de
limpieza o del propio personal de la oficina. Se
debe procurar que los contenedores estén limpios
y en buen estado.