TRABAJOS AUXILIARES DE OFICINA

1.TRABAJOS AUXILIARES DE OFICINA: MÁQUINAS DE OFICINA.

MULTICOPISTAS, FOTOCOPIADORAS Y ESCÁNERES:
DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN, ELEMENTOS BÁSICOS,
CONSUMIBLES Y MANEJO:
1.1.REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas y medios empleados para la reproducción de documentos e
imágenes. La evolución tecnológica experimentada desde la primera revolución industrial hasta nuestros días
posibilita hoy la existencia de múltiples métodos de impresión y reproducción, ya sea por medios electrónicos,
como la fotocopia o el fax, o por medios digitales, gracias a los cuales es posible el envío de pedidos mediante
correo electrínico, la impresión de documentos online o el uso de formatos universales como el PDF. El mas
conocido y usado en la Administración es la fotocopia.
Nota: hay quien entiende por medios reprográficos aquellos que usan procedimientos electrostáticos o
electrofotográficos que posibilitanla copia múltiple, de papel a papel, directamente legible, del documento escrito.
Quedarían, pues, excluidos los sistemas fotográficos que precisan “el intermedio negativo para la producción de la
copia que pueda leerse a simple vista.
1.2.MÁQUINAS REPRODUCTORAS: Las máquinas reproductoras, copiadoras o de
reprografía son aquellas que se utilizan para la copia de documentos y materiales bibliográficos. Las máquinas
copiadoras más utilizadas en una dependencia administrativa, y que pueden requerir su utilización por parte del
Personal Subalterno son:
➢ Fotocopiadoras
➢ Multicopistas
➢ Escáneres
➢ Impresoras
➢ Fax
A continuación vamos a ver las principales características de cada una de ellas.
1.3.LAS FOTOCOPIADORAS:
1.3.1.INTRODUCCIÓN: La fotocopiadora es una máquina por todos conocida que proporciona, casi
instantáneamente, copias de cualquier documento. Existen tres tipos principales:
1. Xerográficas: Usan papel normal. La palabra proviene de los términos 'xero', que significa 'seco' y
'grafía' que significa 'escritura'. Por eso podemos definir xerografía como escritura en seco. En las
fotocopiadoras xerográficas el documento original es barrido por un intenso rayo de luz que proyecta la
imagen sobre un tambor giratorio. Este tambor tiene una superficie altamente sensible a la luz que recibe,
o lo que es lo mismo “fotosensible”, y que se carga electrostáticamente en correspondencia con la imagen
que recibe. Sobre el tambor se distribuye uniformemente un polvo con tinta llamado tóner y quie se
adhiere a las zonas que fueron electrizadas al incidir la luz que viene reflejada del documento, plasmando
así el escrito o dibujo original en el papel. La imagen así pigmentada es transferida del tambor al papel
dispuesto en la fotocopiadora, el cual finalmente se calienta para fijar de modo definitivo el pigmento
sobre la copia.
2. Electrostáticas: Requieren cierto papel especial. Este tipo de máquina consigue su propósito al proyectar
directamente la imagen a reproducir sobre el papel especial cuya superficie queda sensibilizada con
cargas eléctricas. El papel se somete luego a un baño de tóner y las partículas se fijan en las zonas
electrizadas de este, dando lugar a la copia definitiva. Un paso importante en el copiado de documentos se
dio en 1973 cuando la empresa japonesa Canon ideó y comercializó las primeras fotocopiadoras para
copias en color, todo un avance, aunque su uso en la administración es prácticamente nulo. Las
fotocopiadoras son las máquinas que, junto a los ordenadores y las grapadoras, mas se utilizan en las
dependencias administrativas. Con ellas se copian toda clase de documentos, teniendo la posibilidad de
que las copias que realicemos queden ordenadas, grapadas e incluso perforadas, dependiendo de la
máquina que estemos utilizando.
3. Actualmente, se está implantando un nuevo procedimiento de obtención de copias basado en la tecnología
digital de escaneado, que consigue mayor calidad de la imagen y mayor número de copias. De esta forma,
ya no se habla de fotocopiadoras, sino de máquinas multifunción que combinan la tecnología de los
escáneres con la xerografía, y que se pueden conectar a un ordenador para que hagan a la vez de
impresoras.
En unidades administrativas con personal técnico del ámbito sobre todo de obras públicas (arquitectos, ingenieros
e incluso delineantes), es muy frecuente la existencia de fotocopiadoras especiales, que en lugar de realizar copias
de documentos en tamaños DIN-A3, DIN-A4 o inferiores, son capaces de realizar copias de planos de varios
metros de tamaño. Tanto las fotocopiadoras normales de documenteos como las de planos, pueden trabajar tanto a
tamaño 1:1, como reducir o ampliar las copias que se desean, entre márgenes que suelen oscilar en cuanto a la
reducción al 50% y en cuanto a la ampliación al 200% dependiendo en todo caso de la máquina que se utilice.
1.3.2.CLASES DE FOTOCOPIADORAS: No todas las fotocopiadoras son iguales, por lo que a continuación
describiremos algunos tipos de fotocopiadoras, si bien la diferencia entre ellas fundamentalmente está en la
rapidez, las prestaciones o el tamaño, pues el cometido final de copiar documentos es el mismo en todas ellas.
1.3.2.1.FOTOCOPIADORAS PERSONALES O PORTÁTILES: Son el tipo mas pequeño de máquina para
copia. Por regla general solo pueden hacer copias a tamaño del original, es decir, sin aumentarlas ni reducirlas.
Incluso algunas no van provistas de casete de alimentación por lo que hay que colocarle el papel uno a uno, y un
gran número de ellas llevan incorporado un módulo donde se encuentra el tambor, la lámpara y el tóner en una
sola pieza, el cual, una vez consumido, se cambia por uno nuevo en su totalidad. Estas máquinas suelen hacer
menos de 10 copias por minuto y por ello están dirigidas a un consumo muy pequeño personal, como su nombre
indica.
1.3.2.2.FOTOCOPIADORAS DE OFICINA: Es la mas común en los edificios de la Administración Pública, y
todas ellas tienen unos elementos y unas teclas para las diostintas funciones muy comunes, aunque las funciones
propiamente dichas pueden diferir mucho de unas a otras. Suelen estar provistas de sistemas de ampliación o
reducción del original, fijos o con zoom y suelen usar papel de formato DIN-A5, DIN-A4 y DIN-A3. Estas
fotocopiadoras efectúan entre 12 y 40 copias por minuto.
1.3.2.3.FOTOCOPIADORAS PROFESIONALES (DE ALTA PRODUCCIÓN): Estas máquinas son la gama
mas alta de fotocopiadoras por capacidad de producción, posibilidades de automatización de sus funciones y
tamaño. Son máquinas como las dotocopiadoras de oficina, solo que suelen tener muchas funciones
automatizadas. Tienen además funciones añadidas como:
➔ Copia automática a dos caras de los originales (duplexing)
➔ Alzado
➔ Grapado de juegos
➔ Perforación de taladros para encuadernación
➔ Separación de imágenes de copia en los libros
➔ Diagnósticos automáticos de calidad y puesta a punto
➔ Alta capacidad de producción que puede superar las 130 copias por minuto, aun en el caso de que las
copias sean a dos caras.
1.3.3.PARTES DE UNA FOTOCOPIADORA: Comenzaremos con carácter previo por conocer las partes que
puede tener una fotocopiadora, haciendo una primera distinción entre:
a) Elementos básicos: Todos aquellos componentes que aparecen en todas las fotocopiadoras,
independientemente del tipo que sea. Así tendríamos como partes básicas las siguientes:
➔ Panel de control
➔ Teclas numéricas
➔ Tecla reiniciar
➔ Cristal de copia o vidrio de contacto
➔ Bandeja de papel
➔ Tóner
➔ Interruptor de alimentación
➔ Corona de carga de papel o cargador de transferencia de papel
➔ Lámpara de exposición
➔ Fusor
➔ Tambor
➔ Bandeja de recepción
b) Elementos complementarios: En contraposición con los elementos básicos, los complementarios son
aquellas partes de la fotocopiadora que no están en todas, sino que depende del modelo que dispongamos
para que la tengan o no. serían los siguientes:
➔ Clasificador
➔ Clasificador-grapador
➔ Tarjeta de control
➔ Depósito extra de papel
➔ Alimentador recirculante de documentos
1.3.3.1.PANEL DE CONTROL: El panel de las fotocopiadoras puede ser de varios tipos:
 Mediante botones que son pulsados para seleccionar las distintas funciones
 Mediante un monitor situado sobre la fotocopiadora donde aparecen las distintas funciones seleccionadas
  Mediante una pantalla táctil
En todos los casos, la forma de hacerla operar y las distintas teclas tienen una simbología idéntica, lo que facilita
la rápida adaptación de una máquina a otra en caso de cambios.
1.3.3.2.TÉCLAS NUMÉRICAS: Se usan para seleccionar el número de ejemplares que deseamos fotocopiar, así
como para introducir el número de control en el caso de que la máquina cuente con clave de acceso.
1.3.3.3.TECLA REINICIAR: Se usa para dejar la máquina con las funciones configuradas por defecto, es decir,
elimina la configuración que se haya realizado para las copias anteriores. Por ejemplo, si teníamos seleccionada la
copia a dos caras, esta tecla devolverá la máquina a su función predeterminada, es decir, a copiar a una cara.
1.3.3.4.ALIMENTADOR RECIRCULANTE DE DOCUMENTOS O ALIMENTADOR AUTOMÁTICO
DE ORIGINALES: Sirve para automatizar y agilizar el proceso de copias. En lugar de poner uno a uno cada
documento (original) a fotocopiar sobre el cristal de copia, en el alimentador automático de originales
introducimos un número de originales que puede oscilar de unas máquinas a otras. Estos originales deberán estar
sin grapar ni doblar. El alimentador mediante un sistema mecánico captará las hojas una por una y las irá
fotocopiando, dejándolas despues en el mismo orden en que las cogió. El alimentador automático de originales
puede incluso voltear la hoja de manera que puedan hacerse copias a dos caras.
1.3.3.5.CLASIFICADOR/CLASIFICADOR-GRAPADOR: Situado normalmente a la izquierda de la máquina.
Clasifica o agrupa automáticamente las copias en varias bandejas a razón normalmente de 50 copias en cada una,
pero que dependerá de la máquina en cuestión. El clasificador-grapador también sirve para clasificar o agrupar
automáticamente las copias en carias bandejas. La diferencia con el clasificador normal es que este grapa cada
juego. Hay clasificadores que además realizan taladros en las hojas para facilitar el posterior proceso de
encuadernación. Por supuesto, tanto el grapado como el taladro son opciones que hay que seleccionar
expresamente.
1.3.3.6.TARJETA DE CONTROL: Sirve para controlar el número de copias realizadas por cada usuario con
tarjeta. En fotocopiadoras de uso público, mediante la venta de tarjetas, permiten al usuario realizar un
determinado número de copias. Su uso está extendiéndose en bibliotecas públicas.
1.3.3.7.DEPÓSITO EXTRA DE PAPEL: Situado normalmente a la derecha de la máquina, sirve para aumentar
la “autonomía” de la máquina al admintir hasta 3.500 hojas de papel de copia.
1.3.3.8.: OTRAS PARTES DE LA FOTOCOPIADORA:

1.3.3.9.EL TÓNER: Pigmento utilizado en la impresión láser, así como en otros dispositivos que emplean
tecnología electroestática, como fotocopiadoras, faxes de papel normal e impresoras de inyección de tinta. Se
presenta en forma de polvo extraordinariamente fino. Para producir la imagen, el tóner se deposita en el papel y es
posteriormente fundido con este mediante calor. El tóner se transfiere al papel mediante fuerzas electrostáticas y
no por presión. Las fotocopiadoras mode4rnas cuando detectan que no hay tóner o que no es suficiente para una
calidad mínima, bloquean la máquina y no pueden realizar copias hasta que se reponga tóner en el depósito,
evitando con ello desperfectos en la propia máquina. Otras en cambio continúan haciendo copias aunque la
calidad de las mismas va siendo inferior cuanta menor cantidad de tóner hay en la máquina. Aunque hace tiempo
existía tóner líquido, en la actualidad esta completamente en desuso. Actualmente se comercializa tóner reciclado
para las máquinas de uso mas frecuente, suponiendo el uso de estos cartuchos reciclados además de una ventaja
económica para el que las adquiere, un beneficio para el medio ambiente, ofreciendo unas prestaciones
prácticamente idénticas a las del tóner original. El tóner en polvo puede ser de dos clases:
 ➢ Monocomponente: Este tipo se compone principalmente de óxido de hierro (o polvo de ferrita) y resina,
y cada partícula está encapsulada en resina termoplástica. Se usa principalmente para imágenes en negro,
aunque también se ha empleado para crear colores oscuros como el sepia para aplicaciones especiales en
equipos monocromos. El tóner monocomponente se deposita sobre el papel en estado de polvo, y a
continuación recibe calor y presión para fundirlo con el papel.
➢ Bicomponente: Este tipo es una mezcla de un portador de polvo de hierro (o ferrita) y un polvo de tóner
de resina termoplástica sólida pigmentada. Esta mezcla de dos componentes se denomina Starter, y cada
componente debe encontrarse en una proporción precisa para que pueda consumirse durante el proceso de
impresión. En los procesos siguientes, sobre el papel solo queda depositado el polvo de tóner pigmentado,
mientras que el componente portador permanece en el equipo para ser utilizado otra vez tras recargarse
con nuevo tóner. Este tipo de tóner se usa para toda la gama de colores en distintos equipos.
El tóner usado se debe tirar en su recipiente, como residuos plásticos, siguiendo las normas locales. Al igual que
otros tipos de polvo orgánico, la dispersión accidental de tóner podría provocar explosiones del polvo en caso de
ignición. Por esta razón, se debe evitar que haya fuentes de ignición, como la electricidad estática, cerca de una
nube de polvo de tóner. Hay que tener especial cuidado al poner el tóner en el equipo o tirar el usado. Si se
producen derrames de tóner, este se debe eliminar con un paño húmedo o empleando un aspirador adecuado
(existe un aspirador para partículas eléctricamente conductoras de 5 micras, que disipa las cargas estáticas o
impide su formación) y se debe tener cuidado para no inhalar el polvo. Una pequeña cantidad de tóner inhalado no
supone ningún problema, pero si alguna persona inhala una gran cantidad, debe ser trasladada a un lugar con aire
limpio y seguir las indicaciones de un médico. Si cae tóner sobre la piel, se debe eliminar con agua y jabón. Si
salpica en los ojos, se debe lavar repetidamente con abundante agua limpia. En caso de irritación persistente, se
debe consultar a un médico.
1.3.4.FUNCIONAMIENTO
1.3.4.1.PROCESO INTERNO DEL FOTOCOPIADO: Dependerá de la fotocopiadora en cuestión para conocer
el funcionamiento concreto, y por tanto, lo que pretendemos es dar unas nociones básicas que sirven
prácticamente para la totalidad de las fotocopiadoras existentes en la actualidad en el mercado y concretamente,
las fotocopiadoras mas utilizadas en los centros adminsitrativos.

Las fotocopiadoras habituales en las oficinas usan cargas eléctricas para transferir la imagen de un documento
original a una hoja de papel. El documento a copiar se coloca boca abajo sobre la platina y se ilumina mediante
una lámpara. Su imagen se proyecta sobre un rodillo metálico con carga negativa (tambor electrostático) con
ayuda de varios espejos. En los puntos de incidencia sobre el tambor desaparece la carga, de forma que las áreas
oscuras permanecen cargadas. A continuación, se extienden sobre el tambor las partículas cargadas positivamente
del polvo de entintado. Las partículas solo se adhieren a las zonas con carga eléctrica. La primera y la segunda
lámpara de borrado eliminan la carga del tambor entre las diferentes pasadas de copia. La imagen sobre el tambor
se transfiere entonces a la hoja de papel que ha recibido una carga negativa por cuenta del cargador de
transferencia. El calefactor sirve para fijar el polvo al papel, lo cual explica que el papel salga caliente de la
fotocopiadora.
La idea fundamental de la xerografía consiste en cargar eléctricamente una lámina de modo que reproduzca la
imagen original. En un lenguaje un poco mas técnico: conseguir que la densidad de carga eléctrica en la superficie
de la lámina sea proporcional a la luminosidad de la imagen original, es decir, que haya una gran densidad de
carga en las zonas oscuras de la imagen y poca densidad en las zonas mas claras. Imagínese una lámina de ámbar
sobre la que un buen pintor frota un pincel de lana, tratando de copiar el original. El resultado sería parecido a
nuestra lámina cargada. En una máquina fotocopiadora, esta carga selectiva se consigue mediante un material
aislante que se vuelve buen conductor eléctrico cuando incide sobre el la luz. Cuanta mas luz incide, mejor
conduce. Estos materiales se denominan fotoconductores. Si cargamos con carga positiva una lámina
fotoconductora y hacemos incidir sobre ella la luz que proviene de la imagen original, la lámina conducirá bien
las zonas blancas y no conducirá en las oscuras. Un conductor cargado se descarga inmediatamente (por eso no
debemos cargar por frotamiento un metal), ya que sus cargas se pueden mover libremente y tienden a
neutralizarse. De este modo, la lámina solo conservará su carga positiva en las partes oscuras de la imagen y será
neutra en las zonas blancas. Una vez tenemos este “negativo” en forma de densidad de carga positiva, la máquina
fotocopiadora deposita sobre la lámina el tóner. El tóner está formado por partículas diminutas que tienen carga
eléctrica negativa. Por la Ley de Coulomb, el tóner se depositará con mayor densidad en las partes más cargadas
que como hemos visto en el párrafo anterior son las partes oscuras del original. (ya tenemos el positivo de la
imagen original) ahora basta pegar a la lámina una hoja de papel que se ha cargado previamente con carga positiva
para facilitar la transferencia del tóner. Finalmente, la hoja se calienta un poco para que el tóner se funda y quede
bien pegado al papel, produciendo una fotocopia duradera. Todo ocurre en cuestión de segundos y, en el lugar de
láminas, las máquinas actuales utilizan tambores. Sin embargo, el proceso sigue siendo esencialmente el mismo.
1.3.4.2.PROCESO DE REALIZACIÓN DE COPIAS: Comenzaremos indicando que las copias pueden
realizarse de varias maneras, pero fundamentalmente utilizando el alimentador recirculantede documentos, o
bien usando directamente el cristal de copia. Pero además, hay que tener en cuenta el lugar que habremos de
seleccionar para que la máquina coja el papel de un lugar o de otro distinto de la máquina, dando opción a usar
distintos tipos de papel en una misma máquina.
A) PASOS PREVIOS AL COMIENZO DE LA REALIZACIÓN DE COPIAS
Para iniciar el trabajo de copiar los originales debe tener en cuenta:
a) Conectar la máquina a la red eléctrica y pulsar el botón de encendido
b) Calentamiento de la máquina. Las fotocopiadoras al encenderse usan un tiempo en autodiagnosticarse
y prepararse para la labor de copiar. Este tiempo varía dependiendo de la máquina en cuestión
oscilando desde los 40 segundos hasta los 3 o 4 minutos, aunque con la característica común de que
durante ese espacio no pueden realizarse copias; por ello debe esperar hasta que la máquina termine
su autodiagnóstico para comenzar a fotocopiar.
c) Comprobar opciones en el panel de control. Nos indica si la máquina está en condiciones de
comenzar a fotocopiar. Además, hay que observar si el usuario anterior había realizado opciones de
copia distitnas a las que vamos a usar nosotros deshabilitando las mismas.
d) Comprobar la bandeja de papel. Sin papel no pueden hacerse fotocopias. Además debemos
comprobar que la bandeja de papel seleccionada corresponde con el tamaño que queremos fotocopiar.
e) Colocación del original en la pantalla superior. El papel puede colocarse directamente sobre el cristal
de copia o bien sobre el alimentador automático de originales. Obviamente si queremos fotocopiar un
original encuadernado, deberemos fotocopiarlo sobre el cristal de copia.
f) Selección de las opciones de copia. Mediante el teclado de panel de control, introduciremos todas las
opciones que deseemos, como pueden ser el número de copias que deseamos hacer; tamaño del papel
en que deseamos fotocopiar, opciones de ampliación o reducción
g) Una vez seleccionadas todas las opciones precisas, pulsaremos el botón de copia
h) Retirada de originales del cristal de copia. Antes de retirar del cristal de copia el original debemos
esperar a que se apague la luz de la lámpara
i) Retirada de copias de la bandeja de salida. Finalmente retiraremos las copias de la bandeja de salida o
bien del clasificador automático.
B) FOTOCOPIADO PASO A PASO:
Veamos paso a paso, simultáneamente la forma de hacer copias usando el cristal de copia y el alimentador
automático.
1. Levantar la tapa de la máquina (que suele llevar el alimentador automático de documentos. Si
utilizamos el alimentador automático, lo primero que debemos hacer es ajustar las guías deslizantes
al tamaño de los originales.
2. Colocar el original en el Cristal de Copia. La cara del original que se desea copiar debe quedar hacia
abajo. Hay que alinear la esquina del original con alguna marca situada en la esquina superior
izquierda del cristal de copia.
Con el alimentador automático, lo que hay que hacer es ordenar los originales y ponerlos con el
anverso hacia arriba en al bandeja de originales, es decir, con la parte que se desea copiar hacia arriba
(al contrario que en el cristal de copia, ya que la máquina le dará la vuelta en el proceso automático).
Puede desplegar la bandeja auxiliar para copiar originales de tamaño A4R o A3
3. Baje con cuidado la tapa de la máquina, evitando cogerse la mano y sin presionar con fuerza. cuando
se use el cristal de copia para copiar libros gruesos, ya que podría dañarse e incluso romperse el
cristal. Normalmente la detección automática del tamaño del original se produce al bajar la tapa, por
lo que antes de comenzar a hacer copias, deberá bajarla.
 4. Programe las opciones de copia. Pulse las teclas numéricas (1-0) para introducir el número de copias.
Pulse las teclas (oscuro y claro) para ajustar la exposición de la copia. Pulse la tecla (selección de
papel) para seleccionar manualmente el tamaño de papel de copia. En caso de que desee seleccionar
uina escala de copia prefijada en la máquina pulse las teclas reducción y ampliación.
5. Pulse la tecla de inicio. Hay que tener en cuenta que después de comenzar el proceso de copia, no es
posible cambiar el número de copias, tamaño de papel, escala de copia u otras opciones de copia.
Cuando se usan los modos de copia 1 → 2 caras o 2 en 1/doble cara, que requieren el cambio del
original, una vez realizada la primera copia, aparece el mensaje en la pantalla táctil para que coloque
el segundo original y pulse la tecla de inicio.
6. Si desea detener la máquina antes de terminar de copiar, pulse la tecla indicada. Es posible que salgan
algunas hojas después de pulsar dicha tecla. Si estaba haciendo copias a dos caras, deberá sacar todo
el papel que hubiera en la unidad dúplex
C) AJUSTE DE LA EXPOSICIÓN DE COPIAS:
Para ajustar la exposición de copia puede usar los dos métodos siguientes:
➔ Control manual de la exposición. Permite ajustar manualmente la exposición de copia a nivel deseado
usando las teclas de exposición (claro-oscuro)
➔ Control automático de exposición. La copiadora ajustará automáticamente la exposición de copia al
nivel mas apropiado para el original
D) SELECCIÓN DEL TAMAÑO DE PAPEL DE COPIAS:
La selección de tamaño del papel puede hacerse mediante los dos métodos siguientes:
➢ selección automática de papel: La copiadora selecciona automáticamente el tamaño del papel
apropiado, basándose en el tamaño del original y en la escala de copia seleccionada.
➢ Selección manual de papel: Usando la tecla SELECCIÓN DE PAPEL puede seleccionar el tamaño
del papel que desee
Los tamaños que normalmente se pueden usar con Selección Automática de papel son los siguientes
(aunque depende en parte de la máquina) A3, A4, A4R y A5
E) EMPLEO DE LA BANDEJA MANUAL DE PAPEL:
En la bandeja de Alimentación o bandeja de alimentación manual es posible poner un número de hojas de
copia (aproximadamente 50) para que sean automáticamente alimentadas hacia la copiadora. Esta bandeja
se usa cuando se desea copiar en papel especial, como por ejemplo transparencias o etiquetas, o cuando el
tamaño del papel en el que se desea copiar no corresponde a ninguno de los casetes de papel (por
ejemplo, por ser mas grande). El proceso para el copiado usando esta bandeja se refleja en las
reproducciones siguientes:
1. Colocación de los originales
2. Programaciones de copia
3. Abrir la bandeja de alimentación manual y ajustar las guías deslizantes
4. Puede optar por sacar la bandeja auxiliar cuando use papel de tamaño A4R o A3
5. Alinee el número necesario de hojas de papel de copia con las guías deslizantes. La superficie en la
que quiera copiar debe estar hacia arriba. Introduzca el papel de copia en la copiadora hasta el fondo.
Después de introducir el papel de copia en la bandeja de alimentación manual, se seleccionará la tecla
de inicio.
6. Pulsar tecla de inicio
7. Si pusimos el original en el cristal de copia, una vez copiado el primer original, aparecerá en la
pantalla el mensaje de que coloquemos el segundo original y pulsemos de nuevo la tecla de inicio.
1.3.4.3.ILUSTRACIONES DE LAS TECLAS DE FUNCIÓN COMUNES A LA MAYORÍA DE LAS
FOTOCOPIADORAS MODERNAS:
Tecla de inicio
Tecla guía. Se pulsa para ver en pantalla explicaciones de las funciones
Tecla de funciones adicionales. Sirve para cambiar opciones de usuario y de copia estándar o hacer otras
operaciones
Tecla de interrupción. Para interrumpir una tirada de copias en caso de que necesite hacer copias urgentes
Tecla para reiniciar. Para hacer que la copiadora regrese al modo estándar de copia, olvidándose de las
opciones que hubiéramos seleccionado anteriormente.
1.3.5.LIMPIEZA PERIÓDICA DE LA FOTOCOPIADORA: Dependerá de la máquina que estemos usando

para seguir unos consejos u otros, pero los que se exponen a continuación son consejos generales que deberán
seguirse en todas las máquinas. Conviene limpiar la parte exterior de la máquina, al menos una vez a la semana o
bien cuando las copias salgan sucias. La parte interior será limpiada por el personal técnico de la máquina.
1. Para limpiar la fotocopiadora, en primer lugar hay que apagar el interruptor principal y desenchufar la
clavija de alimentación. Si no procedemos de tal manera podría producirse un incendio o una descarga
eléctrica.
2. Conviene limpiar la fotocopiadora con un paño bien escurrido humedecido previamente con un limpiador
neutro. No es conveniente usar alcohol, aguarrás, disolvente de pintura u otras sustancias inflamables. Si
alguna sustancia inflamable entra en contacto con zonas de alta tensión del interior de la fotocopiadora, se
puede producir un incendio o una descarga eléctrica
3. El cristal de copia se limpiará con un paño humedecido con agua o detergente neutro, y a continuación se
pasará sobre el mismo un paño seco
 4. Para limpiar la parte inferior de la tapa o de la bandeja de alimentación automática se desplazará la banda
de alimentación con la mano mientras se limpia con un paño humedecido con agua o detergente neutro, y
a continuación con un paño seco hasta que toda la banda de alimentación quede limpia.
1.3.6.INCONVENIENTES DEL USO DE FOTOCOPIADORAS: Las fotocopiadoras generan ozono, un gas
muy tóxico, y dispersan el polvo negro del tóner por el ambiente, de forma que contaminan el puesto de trabajo.
En la actualidad hay máquinas de fotocopiar ecológicas que hacen mas saludable la oficina. El actual sistema de
trabajo en las oficinas hace que se generen muchas copias de un mismo documento. Gracias a las nuevas
tecnologías, se ha sustituido el tradicional papel carbón por la fotocopia realizada con las llamadas máquinas de
reprografía (fotocopiadoras). Las máquinas de escribir han sido, en buen aparte, desplazadas por los ordenadores y
las impresoras de inyección de tinta o láser. Este nuevo equipamiento ofimático contiene diversos elementos que
pueden ser peligrosos para el medio ambiente. Así, por ejemplo, los tambores contienen selenio y arsénico,
minerales altamente tóxicos; en los tóneres, restos de polvo de humo, y los cartuchos son de plástico. En un tóner
hay aproximadamente unos 125 componentes diferentes, de los cuales un 95% son reciclables. Actualmente ya ha
aparecido en el mercado una nueva generación de fotoconductores orgánicos elaborados con sustancias extraídas
de la clorofila. No obstante, la mayor parte de las máquinas que hay hoy en día en funcionamiento son con
fotoconductores de selenio, triselenio y arsénico. En estos momentos existen diversas empresas que se dedican al
reciclaje de los tóneres. Con su reciclaje, se evita tirar un elemento que periódicamente hay que cambiar.
Conviene indicar que se debería eliminar una costumbre muy extendido que consiste en soplar sobre el tóner para
retirar el polvo que se acumula en alguna de las superficies internas de la máquina. Las fotocopiadoras son
igualmente máquinas de consumir papel. Por ello es importante hacer las fotocopias por las dos caras y con las
impresoras láser también se puede aprovechar el papel que solamente ha sido impreso por una cara para hacer
primeras copias o borradores. Las fotocopiadoras son, a su vez, máquinas que consumen gran cantidad de energía
eléctrica. Para aquellas personas o empresas que quieran cambiar de máquina de fotocopias, existen ya en el
mercado fotocopiadoras de bajo consumo energético.
1.3.7.PROBLEMAS MAS HABITUALES EN EL MANEJO DE FOTOCOPIADORAS:
Señal de Significado Solución
advertencia
Se enciende el La fotocopiadora no tiene Reponer papel y/o colocar de nuevo la bandeja de papel
indicador del papel o la bandeja que lo
suministro de papel contiene no ha sido
insertada correctamente
Se enciende el Queda poco tóner Sustituir el cartucho de tóner de la máquina
indicador de
reposición del tóner
Se enciende el Papel atascado en el interior Dejando encendido el interruptor sacar el papel atascado
indicador de atasco de la máquina o en la suavemente para no dañar el tambor o algún otro elemento de la
de papel selección de suministro de máquina. Una vez extraído el papel que se habia atascado se
papel procederá a realizar una nueva copia pulsando la tecla de copiado.
En caso de obstrucción en la selección de suministro de papel,
sacar la bandeja portapapeles retirando el que se ha atascado. A
continuación se vuelve a colocar la bandeja en su lugar y se
procede a continuar el copiado
No sale ninguna Cubiera frontal abierta. Comprobar que la cubierta frontal no esté abierta; observar que no
copia Falta de papel. Atasco de esté encendido el indicador de “añadir papel”; observar que no esté
papel. Falta de tóner. encendido el indicador de “atasco de papel”; observar que no esté
encendido el indicador de “reposición de tóner”. Si observadas
estas operaciones aún no saliera copia alguna habría que proceder
a avisar al servicio técnico de la máquina
Las copias salen Falta de tóner. Tecla de Cambiar cartucho de tóner. Regular la claridad de la copia con la
claras regulación de claridad de la tecla correspondiente. Si el problema persiste después de
copia en posición de mayor efectuadas estas operaciones, habrá que llamar al servicio técnico.
claridad de la necesaria
Las copias no salen El original no está colocado Colocar correctamente el original en el cristal de exposición
en su sitio. correctamente en el cristal
de exposición
1.3.8.PREVENCIÓN DE RIESGOS: Los requisitos del entorno para el correcto funcionamiento de la
copiadoras son los siguientes:
➔ Temperatura: de 10ºC a 30ºC
 ➔ Humedad: del 10% al 80%
A fin de asegurar un óptimo funcionamiento de la copiadora debemos seguir las siguientes precauciones:
➔ No poner nunca objetos pesados encima de la copiadora
➔ No abrir las puertas de la copiadora ni desconectarla mientras está realizando su trabajo
➔ No acercar objetos magnetizados ni utilizar combustibles cerca de la copiadora
➔ Comprobar que el enchufe de la copiadora está visible y no lo oculte esta
➔ Desenchufar la copiadora de la toma de corriente si no se va a utilizar durante un largo periodo de tiempo
➔ Proporcionar una buena ventilación cuando se estén realizando muchas copias seguidas
En relación al cambio de consumibles de la fotocopiadora, el personal subalterno que tenga encomendadas tareas
vinculadas con las fotocopiadoras normalmente solo se ocupará de cambiar los cartuchos de tóner y de mantener
la carga de papel. Los fotorreceptores, el fusor, los rodillos de presión y otros componentes padecen un desgaste
periódico y deben sustituirse, pero debe ser el proveedor quien lo haga por medio de personal técnico con
conocimientos especiales.
1.4.LAS MULTICOPISTAS:
1.4.1.INTRODUCCIÓN: Multicopista (o multígrafo) es el nombre genérico de un tipo de máquinas que sirven
para sacar copias de originales por otros procedimientos distintos a la fotografía o la imprenta. Dentro de este
grupo de máquinas tienen especial importancia:
1. Los hectógrafos, en los cuales el original positivo escrito con tinta hectográfica (soluble en agua) es
transportada a una placa cubierta con un coloide animal (cola, gelatina), mineral (caolín) o mixto de
ambos; de este transporte negativo se sacan las copias positivas por presión del cilindro impresor.
2. Los ciclóstilos, en los cuales la tinta atraviesa una tela sedosa que la uniformiza antes de llegar al papel;
para ello se escribe a máquina sobre un cliché poroso que ha sido impermeabilizado a la tinta con una
capa de cera y al pulsar las techas, las letras correspondientes quitan la cera, perforando la matriz. Por
estos huecos pasa la tinta hasta las hojas de papel a imprimir.
Pero en puridad, al hablar de multicopistas, refiriéndonos a la máquina que lleva tal denominación, nos estaremos
refiriendo a un tipo de máquina casi en completo desuso por parte de la Administración, al menos en lo que a
centros administrativos puramente dicho se refiere, aunque siguen utilizándose en mayor o menor medida en
centros educativos como colegios, institutos, etc, debido al considerable ahorro económico que puede suponer su
utilización ante elevadas tiradas de papel. Se considera mas rentable el uso de una multicopista que el de una
fotocopiadora cuando queremos imprimir un número superior a 300 copias. Por ello el único criterio para seguir
utilizándolo es el económico. En sentido amplio multicopista sería cualquier máquina cuya función es la de
reproducir documentos. Las máquinas multicopistas además de necesitar un personal especializado en su manejo,
también necesitan que se realice previamente un cliché quie es el que será reproducido finalmente, lo que implica
el hecho de que para que se use este tipo de máquina el número de reproducciones que haya que hacer sea muy
elevado. En cuanto al uso de las mismas, dado su escaso uso por el personal subalterno y ordenanza, simplemente
cabe indicar que se trata de un proceso mecánico, en el que la elaboración del cliché, antes realizado por personal
auxiliar administrativo y en las máquinas modernas, realizado por la propia máquina, se realiza sobre un papel
especial que puede ser:
➢ De dos hojas o capas. En la primera de estas hojas se escribe lo que se desea reproducir, pero con una
máquina sin cinta, motivo por el cual la hoja cliché consta de dos hojas, ya que en la primera es donde
podemos ver el texto que estamos escribiendo. Son las máquinas mas antiguas las que utilizan este cliché
de dos hojas. Colocado el cliché en los cilindros de la máquina, y tras un sistema de entintado, las hojas
de papel van circulando por la máquina a través del sistema de admisión hasta la bandeja de salida del
papel impreso.
➢ De una hoja o electrónico. No obstante existen clichés electrónicos que son preparados en una maquina
expresa para ellos. En este caso el cliché se encuentra en el interior de la máquina, enrollado y tiene
aspecto de papel conocido como “papel cebolla”. La práctica totalidad de las máquinas multicopistas
modernas usan este sistema, ya que es infinitamente mas rápido al ser realizado el cliché por la propia
multicopista.
1.4.2.SISTEMAS BÁSICOS COMPONENTES DE LAS MULTICOPISTAS: Los componentes básicos
esenciales de una multicopista son:
✔ Un tambor rotatorio o sistema porta-clichés
✔ Un sistema de estintado
✔ Un sistema de admisión de papel
✔ Un sistema de cilindros para el paso y salida del papel impreso
1.4.3.EL CLICHÉ. ELEMENTO ESENCIAL DE LA MULTICOPISTA: Es la superficie a partir de la cual se
realizan los trabajos de imprenta. Hay varios métodos de impresión:
➔ Los clichés con relieve son planchas con zonas de imagen que sobresalen y sobre las que se aplica la tinta
 con rodillos; de la plancha se transfiere al papel y otro material, de forma directa o indirecta.
➔ Las planchas de metal o plástico duro en relieve se usan en la impresión tipográfica y el caucho (hule) y
plástico blando en la impresión flexográfica.
➔ La impresión planográfica usa clichés o planchas sin relieve, por lo que precisa tratar las zonas del cliché
que van a ir en blanco para que repelan la tinta
➔ Las planchas de huecograbado usan relieve en negativo, hendido bajo la superficie. La tinta se aplica a
toda la plancha y se limpia de las zonas que vayan a quedar en blanco con una cuchilla de acero. La tinta
que permanece en las incisiones se transfiere al papel en el momento de imprimir.
Un cliché distinto es el conocido como estéreo. Las páginas de diarios y revistas se armaban en formas
tipográficas para su impresión en máquinas planas, enramándolas sobre la platina de la misma. Al crearse las
máquinas rotativas, esas formas debían curvarse para adaptarse al cilindro impresor (tarea totalmente imposible)
lo que llevó a la creación del estéreo, consistente en una plancha metálica, con todas las características de la
composición tipográfica y de clichés de trama abierta -33 líneas por centímetro- para papel de diarios. La
confección de un estéreo comenzaba con la preparación de la matriz, sobre un cartón esponjoso y manuable, de
gran resistencia a la tracción. El cartón debía humedecerse para hacerlo flexible, colocándose entre paños
húmedos, 24 horas antes de ser usado. Seguidamente se ponía encima de la forma y con un cepillo de cerda dura
se le golpeaba suavemente hasta que copiara perfectamente la tipografía en bajorrelieve. Se separaba de la forma y
se hacía secar sobre una base curva, del diámetro del cilindro impresor, odnde tomaba su rigidez original,
quedando listo para la copia del estéreo. El paso siguiente era grabar en metal la imagen del relieve de la matriz,
colocándola en una prensa vertical, en la cual se vertía una aleación de plomo y antimonio fundidos, que por
presión tomaba la forma de la misma, dándose por terminado el proceso.
1.4.4.FUNCIONAMIENTO DE UNA MULTICOPISTA: Hemos seleccionado para dar unas pequeñas
nociones del funcionamiento de una multicopista el modelo 5450 de Gestetner, que es una multicopista digital
moderna utilizada en la actualidad en muchos centros docentes de nuestra geografía.
1.4.4.1.CONOCIMIENTO DE LAS PARTES DE LA MÁQUINA: En el modelo 5450 de Gestetner nos
encontramos con las siguientes partes:
Exterior de la máquina:
1. Puerta frontal. Se usa para acceder al interior de la máquina
2. Cubierta de controles. Para controlar determinadas funciones de la máquina
3. Panel de control. Contiene los controles e indicadores de funcionamiento
4. Unidad de alimentación de máster. Para instalar el máster
5. Teclas de descenso de la bandeja de alimentación del papel
6. Placas laterales de ajuste del papel. Para evitar el sesgo del papel
7. Bandeja de alimentación del papel. Es el lugar donde se coloca el papel de impresión
8. Dial de ajuste de las placas laterales. Se usa para desplazar las placas laterales

Interior de la máquina:
1. Interruptor principal. Para encender y apagar la máquina
2. Botones de las aletas de alineación del papel. Se usan para subir o bajar las aletas de alineación del papel.
3. Aletas de alineación del papel. Se suben o bajan dependiendo del tipo de papel
4. Placa final de salida del papel. Se usa para alinear el borde anterior de las copias impresas
5. Botón de la placa final de salida del papel. Se usa para desplazar la placa final
6. Bandeja de salida de papel. Aquí se acumulan las copias impresas
7. Placas laterales de salida del papel. Se usan para alinear las copias impresas en la bandeja de salida
8. Botones de las placas laterales de salida de papel
 9. Asa frontal de la unidad de expulsión del máster E1. Se usa para extraer la unidad de expulsión del
máster.
10. Soporte de cartucho de tinta
11. Palanca de bloqueo de la unidad de tambor
12. Unidad de tambor
13. Cristal de exposición
14. Tapa de exposición. Puede llevar alimentador de documentos
15. Guías del borde posterior.

1.4.4.2.PREPARATIVOS PARA IMPRIMIR:

A) CARGA DEL PAPEL
1. Abra cuidadosamente la bandeja de alimentación del papel
2. Levante las placas laterales de ajuste del papel
3. Con el dial de ajuste de las placas laterales haga coincidir las placas con el tamaño del papel
4. Coloque el papel en la bandeja de alimentación del papel. Para ello corrija las ondulaciones del papel
antes de colocarlo. Si esto no es posible, coloque el papel con el lado ondulado hacia abajo
5. Compruebe que las placas laterales tocan ligeramente el papel
B) PREPARACIÓN DE LA BANDEJA DE SALIDA DEL PAPEL
1. Utilice el botón de la placa final de salida del papel para ajustar la placa al tamaño del papel de copia
y saque la bandeja de salida de papel hasta el tope
2. Use los botones de las placas laterales de salida de papel para ajustar las placas al tamaño de copia
del papel
3. Baje o suba las aletas de alineación del papel con ayuda de los botones izquierdo y derecho
4. Si usa papel A4, 8 1/2” x 1” o B5, desplace hacia fuera las guías del borde posterior.
5. Encienda el interruptor principal
C) IMPRESIÓN ESTÁNDAR
1. Levante la tapa de exposición
2. Coloque el original con el texto o imagen hacia abajo, sobre el cristal de exposición. El roginal debe
quedar alineado con respecto a la esquina inferior izquierda
3. Baje la cubierta
4. Seleccione el tipo de papel con la referencia
5. Introduzca el número de copias deseado usando las teclas numéricas. Puede solicitar hasta 9999
copias cada vez
6. Pulse la tecla [inicio] y obtendrá una copia de prueba en la bandeja de salida
7. Pulse la tecla [prueba] y revise la densidad de la posición de la imagen en la impresión de prueba. Si
la imagen no está en posición correcta, ajústela. Si la densidad de la imagen es clara o ligeramente
oscura, ajústela con las teclas.
8. Pulse la tecla [imprimir]. Cuando termine la impresión aparecerá automáticamente el mismo número
de copias para el siguiente trabajo. Para detener la máquina durante un proceso de impresión
múltiple, pulse la tecla [borrar/parar]
9. Abra la placa lateral de salida del papel del panel de control (la otra placa no se puede abrir)
10. Retire las copias de la bandeja de salida del papel
11. Cierre la placa lateral de salida del papel.
D) COMO ELIMINAR ATASCOS:
 Tenga cuidado de no cortarse con algún borde afilado al introducir la mano en el interior de la máquina
para solucionar atascos de papel. Después de eliminar el atasco compruebe que están cerradas todas las
puertas, cubiertas y unidades y que está apagado el indicador de atascos. Para evitar atascos no deje
trozos de papel, originales o máster en la máquina. Para eliminar atascos, no apague el interruptor
principal. Si lo hace, se borrarán los ajustes de las copias. Si el atasco está producido porque el papel está
ondulado, corrija la ondulación. Si los bordes del papel están pegados o el papel no entra a la máquina,
separe las hojas. Si el atasco se ha producido porque se ha enrollado el máster en el tambor, opere así:
1. Abra la puerta frontal de la máquina
2. Baje la palanca de bloqueo B1 de la unidad del tambor
3. Saque el tambor
4. Mientras presiona el seguro del tambor, sujete el borde del máster (área blanca) y despéguelo
5. Devuelva el tambor a su posición original
6. Coloque la unidad de tambor y cierre la puerta principal.
E) COMO CAMBIAR EL MÁSTER (CLICHÉ)
1. Tire hacia fuera de la unidad de alimentación del máster hasta el tope
2. Abra la guía del máster
3. Abra la cubierta de la unidad del máster
4. Retire el rollo de máster usado. Cuando el indicador de final de máster está encendido, es necesario
cambiar el rollo del máster incluso si aún queda algo de máster en el rollo anterior
5. Coloque el nuevo rollo de máster
6. Cierre la cubierta de la unidad de alimentación del máster
7. Inserte el borde del papel del rollo de máster como se muestra en la figura, hasta que el borde llegue a
la marca con una flecha.
8. Cierre la guía del máster
9. Empuje la unidad de alimentación del máster hasta que llegue al tope
F) NORMAS GENERALES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE UNA MULTICOPISTA DIGITAL
➢ Mientras imprima, no apague el interruptor principal
➢ Mientras imprima, no abra las puertas ni las cubiertas
➢ Mientras imprima, no desconecte el cable de alimentación
➢ Mientras imprima, no mueva la máquina
➢ Al abrir y cerrar las puertas o cubiertas, sujételas para que no se caigan
➢ Apague siempre la máquina cuando ya no vaya a utilizarla de nuevo ese día
➢ Realice varias copias de prueba para comprobar la posición de la imagen, ya que es posible que la
posición de la imagen en la impresión de prueba no corresponda con la del original.
➢ Si el registro de imagen no es reproducible, reduzca la velocidad de impresión al ajuste 1 o 2
➢ Si realiza copias por las dos caras o en varios colores, deje secar completamente la primera tinta antes
de volver a imprimir. Si no lo hace aparecerán las marcas del rodillo de alimentación en la copia
impresa
➢ Si usa la máquina a temperaturas bajas, puede disminuir la densidad de la imagen. Si esto sucede,
reduzca la velocidad de impresión al ajuste 1 o 2
➢ Si hace copias por las dos caras, puede existir un terror de detección de ajuste del papel si el sensor
de salida de papel detecta un área oscura en el borde anterior del reverso del papel. Mantenga un
margen de al menos 10mm en el borde anterior del reverso del papel de copia
➢ Pulse la tecla [prueba] para obtener una impresión de prueba, ya que las primeras copias pueden
aparecer mas claras
➢ A temperaturas bajas es posible que no se imprima la parte exterior de la imagen. Si esto sucede,
reduzca la velocidad de impresión al ajuste 1 o 2 o aumente la temperatura de la habitación.
➢ El trinquete de salida del papel puede entrar en contacto con el papel y producir líneas negras en las
copias. Si esto ocurre, aumente la velocidad de impresión u obtenga un nuevo máster en un modo de
densidad de la imagen mas claro.
➢ El borde anterior de las copias puede mancharse si toca la imagen de las copias anteriores en la
bandeja de salida del papel
➢ La tinta de una copia en la bandeja de salida del papel puede pegarse al reverso de la siguiente copia
➢ Si la máquina está encendida y la fuente de alimentación proporciona menos del 90% de la cantidad
especificada, disminuirá la calidad de las copias. Asegúrese de que la corriente eléctrica producida
por la fuente de alimentación equivale al menos al 90% de la cantidad necesaria
➢ Debido a los distintos tipos y calidades del papel, este puede enrollarse en el tambor o quedar
atascado
 ➢ Si se mancha las manos con tinta, evite el contacto prolongado o repetido de la tinta con la piel
➢ Limpie perfectamente la piel después del contacto, antes de los descansos y las comidas y al fina de
la jornada de trabajo
➢ Para retirar la tinta de la piel, use un limpiador de manos sin agua y después lávese con agua y jabón.
➢ Tenga cuidado para evitar que la tinta manche su ropa al vaciar la unidad de expulsión del máster o
colocar un nuevo cartucho de tinta
➢ La densidad de la imagen baría en función de la velocidad de impresión y la temperatura de la
habitación. Ajuste la velocidad de impresión o aumente la temperatura de la habitación.
➢ Si obtiene muchas copias de una imagen pequeña, la tinta puede extenderse fuera de los bordes del
máster, especialmente si la temperatura es elevada o cuando se copia a dos o mas tintas. Si esto
ocurre, obtenga un nuevo máster
➢ Use la tinta antes de un año. La tinta guardada durante mas de este tiempo tiende a secarse y produce
imágenes con menor densidad
➢ Al realizar un máster, no deje abierta la cubierra de la platina o del alimentador de documentos
opcional
➢ Si usa originales con letras muy finas, es posible que se omitan letras en las copias. Si esto ocurre,
aumente la densidad de la imagen o use el modo Texto
➢ Es posible apilar hasta 1.000 copias en la bandeja de salida del papel. Sin embargo cuando se apulan
mas de 500 copias, puede mancharse el borde anterior de las copias
➢ Si se usa la máquina a temperaturas bajas, se puede reducir el área de impresión
➢ Si usa papel no estándar, es posible que no se copien partes de la imagen
➢ Si el papel está ondulado, es posible que se enrolle en el tambor o que aparezcan manchas; para evitar
que esto ocurra, apílelo con el lado curvado hacia abajo
➢ Las tarjetas y el papel de este tipo no absorben bien la tinta. Pueden aparecer imágenes desplazadas
en el reverso de las siguientes copias. Los originales con imágenes sólidas pueden producir copias
con la imagen desplazada
➢ Si el original no tiene margen o tiene una imagen sólida cerca del borde anterior, obtenga una copia
con un margen de al menos 10mm en el borde anterior; en caso contrario, es posible que el papel se
enrolle en el tambor o que se ensucie al salir, produciendo líneas negras en las copias
➢ Si usa originales con negritas o imágenes sólidas en el borde anterior, el borde de las copias puede
aparecer sucio. Si esto ocurre, inserte el margen más ancho primero o aumente la velocidad de
impresión
➢ Si imprime un área sólida grande en papel A3, 1” x 17”, los lados de la copia tienden a curvarse
cuando se deposita la copia en la bandeja de salida del papel. La siguiente copia choca contra la hoja
curvada y al no poder salir, se atasca. Si esto sucede, reduzca la velocidad de impresión (ajuste 1 o 2)
1.5.EL ESCANER: Dispositivo periférico que permite convertir la información que contiene un
documento en papel en un archivo digital. En la administración pública es cada vez mayor el uso de esta máquina,
ya que permite la copia de documentos que se pueden introducir en un circuito de gestión documental en red sin
necesidad de imprimirlos. Con el escáner es posible digitalizar documentos e incorporarlos al trámite
administrativo propio en un entorno de gestión electrónico, o aportarlos a otros departamentos como adjuntos en
un correo electrónico.
1.5.1.FUNCIONAMIENTO: El funcionamiento es similar al de una fotocopiadora. Se coloca una hoja de papel
que contiene una imagen sobre el cristal de copia, bajo el cristal existe una lente especial que hace un barrido de la
imagen existente en el papel. El proceso de captación de una imagen, prácticamente idéntico para cualquier
escáner es el siguiente:
1. Se ilumina la imagen con un foco de luz
2. Se conduce mediante espejos la luz reflejada hacia un dispositivo denominado CCD (Dispositivo de
cargas acopladas) que transforma la luz en señales eléctricas
3. Se transforman dichas señales eléctricas a formato digital en un DAC (conversor analógico-digital)
4. Se transmite el caudal de bits resultante
La escritura de los documentos textuales que son escaneados puede reconocerse mediante un programa específico
de reconocimiento óptico de caractéres, comúnmente conocido como OCR (Optical Character Recognition), que
permite convertir el contenido escaneado en un archivo de texto editable. Las copias de documentos realizadas por
el escáner también se pueden imprimir desde el ordenador, siempre que esté conectado a una impresora. En
algunas máquinas fotocopiadoras multifunción tienen incorporados la de escáner y de impresora.
1.5.2.TIPOS DE ESCÁNERES: Los escáneres pueden ser de alguno de los siguientes tipos:
➔ De rodillo: Como el escáner de un fax. El documento pasa por una rendija, arrastrado por un rodillo de
goma motorizado, donde está situado el elemento capturador de imagen. No permite escaneado de libros
 sin desencuadernar, ya que por la rendija solo puede pasar cada vez una hoja suelta. Alcanzan una
resolución de 480x800ppp
➔ De mano: De muy baja calidad. Prácticamente extintos. Proporcionan una resolución máxima hasta
400ppp y un área de escaneado de 9x12cm, ideal para copiar pequeñas imágenes como firmas o logotipos
➔ Cenitales: Para escanear elementos frágiles
➔ De tambor o rotativo: El sistema de tambor hace girar el original a través de los sensores de un “tubo
fotomultiplicador” (Photo Miltiplying Tube o PMT) repetidamente y a altas velocidades. Es el sistema de
más calidad de escaneo y resolución sobre todo para la realización de ampliaciones (pueden alcanzar
hasta 4000ppp); pero son bastante lentos
➔ Planos o de cama plana: Como el de las fotocopiadoras. Son los mas usados y pueden ser:
• Escáneres de sobremesa: tienen un área de lectura de dimensiones 22x28cm (DIN-A4) y una
resolución real de escaneado de 300a 400ppp. No obstante, por interpolación pueden llegar a
resoluciones de hasta 1600ppp
• Equipos multifunción: con un área de lectura de 30x42cm (DIN-A3)
1.5.3.MANEJO DEL ESCÁNER: Para escanear un documento se procederá de la siguiente manera:
1. Seleccionar el tipo de imagen:
➢ Foto color: Detectan los colores de la imagen. Esto lo hacen mediante varias pasadas del cabezal.
Pueden ser de 8bits, ofreciendo un máximo de 256 colores, de color verdadero (24bits), 16 millones
de colores y hasta de 32 o 36bits
➢ Foto escala de grises: Transforman los colores en distintos tonos de grises. Los documentos son
digitalizados con 256 gradaciones de negro a blanco; envían 8bits por cada punto.
➢ Foto blanco y negro: Solo distinguen dos tonos: claro y oscuro. El escáner envía solo un bit por
punto al ordenador.
2. Seleccionar la resolución a la que va a hacerse el proceso. Según el uso que se dará a la imagen resultante
necesitaremos mas o menos resolución. Cuanta mayor resolución tenga, el fichero gráfico que la
almacene tendrá mas tamaño.
3. Ordenar el escaneado del documento
4. Almacenar o enviar el archivo resultante, ya sea en carpeta, enviándolo por correo electrónico o en
USB/tarjeta SD.
1.5.4.FORMATOS DE IMÁGENES DIGITALIZADAS: Las imágenes digitalizadas se pueden guardar en
diferentes formatos: GIF, TIF, BMP, JPG, PNG, PDF. Las principales características de estos formatos son:
➢ BMP (Bitmap=Mapa de bits)
 Ha sido muy utilizado porque fue desarrollado para aplicaciones Windows
 La imagen se forma mediante una parrilla de píxeles
 El formato BMP no sufre pérdidas de calidad y por tanto resulta adecuado para guardar imágenes
que se desean manipular posteriormente
 Ventaja: Guarda gran cantidad de información de la imagen
 Inconveniente: El archivo tiene un tamaño muy grande
➢ GIF (Graphics Interchange Format=Formato de intercambio gráfico)
 Ha sido diseñado específicamente para comprimir imágenes digitales
 Reduce la paleta de colores a 256 colores como máximo (profundidad de color de 8bits)
 Admite gamas de menor número de colores y esto permite optimizar el tamaño del archivo que
contiene la imagen
 Ventaja: Es un formato idóneo para publicar dibujos en la web
 Inconveniente: No es recomendable para fotografías de cierta calidad ni progonales ya que el
color realo verdadeso usa una paleta de más de 256 colores.
➢ JPG-JPEG (Joint Photographic Experts Group=Grupo de Expertos Fotográficos Unidos)
 A diferencia del formato GIF, admite una paleta de hasta 16 millones de colores
 Es el formato mas común junto con el GIF para publicar imágenes en la web
 La compresión JPEG puede suponer cierta pérdida de calidad en la imagen. En la mayoría de los
casos esta pérdida se puede asumir porque permite reducir el tamaño del archivo y su
visualización es aceptable. Es recomendable usar una calidad del 60-90% del original.
 Cada vez que se modifica y guarda un archivo JPEG, se puede perder algo de su calidad si se
define cierto factor de compresión
 Ventaja: Es ideal para publicar fotografías en la web siempre y cuando se configuren
adecuadamente dimensiones y compresión.
  Inconveniente: Si se define un factor de compresión se pierde calidad. Por este motivo no es
recomendable para archivar originales
➢ TIF-TIFF (Tagged Image File Format=Formato de Archivo de Imagen Etiquetada)
 Almacena imágenes de una calidad excelente
 Usa cualquier profundidad de color de 1 a 32bits
 Es el formato ideal para editar o imprimir una imagen
 Ventaja: es ideal para archivar archivos originales
 Inconveniente: Produce archivos muy grandes
➢ PNG (Portable Network Graphic=Gráfico portable para la red)
 Es un formato de reciente difusión alternativo al GIF
 Tiene una tasa de compresión superior al formato GIF (+10%)
 Admite la posibilidad de emplear un número de colores superior a los 256 que impone el GIF
 Debido a su reciente aparición solo es soportado en navegadores modernos como IE 4 o superior.
1.5.5.RESOLUCIÓN: Indica la cantidad de puntos que el escáner puede explorar en cada pulgada de una
imagen. La resolución se mide en ppp (puntos por pulgada) o en inglés dpi (dots per inch). La resolución de un
escáner depende de los siguientes factores:
➢ Tipo de escáner
➢ Tipo de sensor del CCD y alineación del mismo
➢ Interpolación
➢ Sistema óptico (longitud del foco, profundidad de campo de las lentes, calidad, estabilidad, cambios de
temperatura, humedad..)
➢ Ruido superfluo de los circuitos electrónicos y del CCD
➢ Escala de resolución
➢ Respuesta de frecuencia de los circuitos electrónicos
En un escáner podemos considerar dos tipos de resolución:
a) Resolución óptica o real: es el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de captar el
CCD. Es la resolución mas importante, ya que define los límites físicos del escáner, y se expresa dando
los puntos horizontales y verticales que hay en una pulgada lineal. Por ejemplo, un escáner con una
resolución de 400x600ppp es capaz de captar 400 puntos individuales en una línea horizontal de una
pulgada y 600 puntos individuales en una línea vertical de una pulgada.
b) Resolución interpolada: Es una resolución artificial, que crea el software del escáner o del ordenador
que procesa la imagen interpolando puntos entre los puntos captados en la resolución real. Estos nuevos
puntos deben sus características a los puntos reales que tengan al lado.
Podemos hablar también de una resolución configurable, definida por el usuario. Puede ir desde un mínimo de
75ppp hasta el máximo que pueda alcanzar el escáner con la definición interpolada.
1.6.LA IMPRESORA: Es el periférico que el ordenador usa para presentar información impresa en
papel u otro medio. Las primeras impresoras nacieron muchos años antes que los ordenadores. Entre sus
características principales se encuentra:
➔ La velocidad (se mide en ppm, páginas por minuto)
➔ La calidad de impresión (se mide en ppp, puntos por pulgada)
➔ La memoria (se mide en kilobytes)
➔ La interfaz o conector (el puerto paralelo y USB son las dos conexiones mas comunes)
➔ El color (impresión en negro o en color)
Se clasifican en:
A) Impresoras de impacto: recurren principalmente a procesos mecánicos para imprimir en papel, al
estilo de las antiguas máquinas de escribir. Pueden ser de 3 tipos:
➢ De línea: Constan de un tambor o una cadena con caracteres los cuales se mueven delante de una
cinta y al golpear contra esta marcan el carácter en la hoja.
➢ De margarita: Contienen una esfera (la margarita) con varios caracteres que gira hasta posicionar el
carácter pretendido en frente de un pequeño martillo. El martillo, al empujar dicho carácter, lo hace
golpear en la cinta impregnada en tinta y seguidamente en el papel.
➢ Matricial (o de agujas): Tienen un cabezal compuesto por una o mas líneas verticales de agujas,
que, al golpear con una cinta impregnada con tinta, imprimen un punto por aguja. Así, el
desplazamiento horizontal del cabezal de la impresora combinado con el accionamiento de una o mas
agujas, produce caracteres configurados como una matriz de puntos.
B) Impresoras de no impacto: usan técnicas basadas en fenómenos químicos (tinta líquida y rayo laser),
 térmicos y electrostáticos
➢ Inyección de tinta (Ink Jet)
➢ Láser
➢ LED
➢ Multifunción
1.6.1.IMPRESORAS DE INYECCIÓN DE TINTA: La impresión de inyección de tinta es un método de no-
impacto. La tinta es emitida por boquillas que se encuentran en el cabezal de impresión. El cabezal de impresión
recorre la página en franjas horizontales, usando un motor para moverse lateralmente, y otro para pasar el papel en
pasos verticales. Una franja de papel es impresa, entonces el papel se mueve, listo para una nueva franja. Para
acelerar las operaciones, la cabeza impresora no imprime solo una simple línea de píxeles en cada pasada, sino
también una línea vertical de píxeles a la vez. Los cartuchos de tinta para este tipo de impresoras suelen venir por
separado, es decir, el negro por un lado y los tres colores por otro. Modernamente, algunas impresoras separan
también los cartuchos de color.
1.6.2.IMPRESORAS LÁSER: Producen texto en blanco y negro de calidad superior a las de inyección de tinta,
tienen un ciclo de trabajo de más páginas por mes y un costo mas bajo pro página. Así que, si una oficina necesita
una impresora para una carga de trabajo importante, las impresoras láser son la mejor opción. Cuando la imagen a
ser impresa es comunicada a través de un lenguaje de descripción de página, el primer trabajo de la impresora es
convertir las instrucciones en un mapa de bits. Esto es hecho por el procesador interno de la impresora y el
resultado es una imagen (en memoria) de cada punto que será ubicado en el papel. El tóner está específicamente
diseñado para derretirse muy rápidamente, y un fusionador aplica calor y presión al papel para hacer que el tóner
se adhiera permanentemente. Por esto es que el papel sale de una impresora láser caliente al tacto. La etapa final
es limpiar el tambor de algún remanente de tóner, para poder comenzar el ciclo de nuevo. Las impresoras láser son
usualmente dispositivos monocromáticos (en blanco y negro) pero pueden ser adaptadas al color. Cualquier color
puede ser hecho por una combinación de cian, magenta y amarillo, realizando cuatro pasadas a través del proceso
electrográfijo, generalmente ubicando los tóneres en la página uno a la vez, o construyendo la imagen a cuatro
colores en una superficie intermedia de transferencia.
1.6.3.IMPRESORAS MULTIFUNCIÓN: Son las que combinan capacidades de impresión, escaneo, copiado y,
a menudo, de fax en una sola máquina. Esta área es actualmente la de mas crecimiento en el mercado. Son
atractivas porque combinan todas las tareas de oficina necesarias en un solo dispositivo eficiente en costos y que
ahorra espacio, ideal para una oficina casera o una compañía pequeña que no tenga infraestructura de aparatos
para oficina.
2.ENCUADERNADORAS, GRAPADORAS, DESTRUCTORAS,
CIZALLAS, GUILLOTINAS Y PLASTIFICADORAS:
Entre las tareas cotidianas que a diario realizan los subalternos y los ordenanzas está el manejo de la maquinaria
de oficina, fundamental para el normal desenvolvimiento de la actividad administrativa. Aparte de la función
esencial de reproducción de documentos hay otra serie de tareas complementarias, que podemos llamar trabajos
de oficina, que tienen que ver con el tratamiento tanto de los originales como de los documentos reproducidos,
como pueden ser: ensobrado, etiquetado, guillotinado, grapado, taladrado, plastificado, encuadernado, plegado y
destrucción de documentos. En este aspecto, existe una gran diversidad de máquinas que requieren en algunos
casos algún tipo de especialización.
2.1.ENCUADERNADORAS: Proceso en el que hojas sueltas o dobladas, normalmente de papel
impreso, se juntan en un volumen. Se trata de unir páginas para formar un todo que puede ser un libro, un
cuaderno o una publicación en general. Al subalterno no se le pedirá que encuaderne un libro pero si puede
encontrarse dentro de sus tareas la agrupación de hojas para formar un cuadernillo o folleto. Existen varios
métodos para este tipo de encuadernación: en general consiste en realizar orificios a las hojas que deben
encuadernarse, las cuales vendrán unidas a través de diversos accesorios como rosetas, tornillos, varillas, etc.
Cada vez con mas frecuencia es normal ver informes, copias de expedientes, circulares, listas de oposiciones y
una gran variedad de documentos perfectamente encuadernados por el personal de la propia administración,
sirviéndose para ello de las máquinas conocidas como encuadernadoras. Existen varios tipos:
➔ Termoencuadernadoras y encuadernadoras con cola caliente: Funcionan incorporando en un borde
del conjunto de hojas una sustancia plástica similar a la cola que, mediante el calor que les proporciona
dicha máquina, se funde quedandose adherido a dichas hojas y provocando la unión de las mismas.
Ventaja: rapidez y perfecto acabado Inconveniente: Cuando se deshojan, el documento encuadernado
suele acabar finalmente totalmente desencuadernado y destrozado. Tampoco se puede desencuadernar
para añadir documentos.
➔ Las fresadoras: Hacen un fresado de los bordes del papel por el lomo del documento, apretándolo con
fuerza. La rapidez y el acabado es su principal ventaja. Algunas fresadoras además conjugan las
características propias y las de las termoencuadernadoras, ya que pueden incorporar cola caliente tal y
 como se describió anteriormente
➔ Las encuadernadoras de “canutillo”: Máquinas provistas de un elemento que realiza unos taladros en
el papel por los que después se introducen unos aparatos denominados canutillos, que pueden ser tanto de
plástico como metálicos. A pesar de la ventaja que tienen en cuanto a su acabado, la durabilidad y lo poco
práctico de su uso, sobre todo en grandes volúmenes, hacen que su uso esté en retroceso.
➔ Las encuadernadoras de “espiral o gusanillo”: Máquinas muy similares a las anteriores, también
taladradoras pero que en lugar de usar plástico o metal para unir las páginas, usan espirales al estilo de los
cuadernos que todos hemos utilizado de pequeños y que hoy aún seguimos utilizando con la utilidad de
los mismos por todos conocida.
En todos los sistemasd e encuadernación, existen portadas rígidas de diversos olores y transparentes que hacen
que los documentos tengan una muy buena presentación
2.2.GRAPADORAS: El grapado consiste en sujetar un conjunto de hojas, generalmente con una grapa
de hierro u otro metal. Existen grapadoras manuales y eléctricas. La grapadora manual tiene un sencillo
mecanismo, un cargador de grapas y una cabeza que por presión cierra sobre una base aplicando al tiempo la
grapa al papel. La grapadora eléctrica realiza la misma función pero de forma automática, con ella unimos un
conjunto de hojas incorporándole una o mas grapas automáticamente. Una grapa es una pieza metálica en la que
sus extremos se clavan en el papel y se doblan para unir las hojas del documento. La grapadora eléctrica sirve para
coser con gran rapidez volúmenes de hasta 50 hojas. Su ventaja estriba en el automatismo de la misma, dado que,
con solo introducir el documento a coser, la máquina se activa sola.
2.3.DESTRUCTORAS: Cuando un documento carece de valor o no necesita ser archivado se
destruye, evitándose la gran acumulación de papel y que documentos que puedan contener datos de carácter
personal o confidencial puedan llegar a otras manos. Son máquinas eléctricas de oficina cuya función única es la
destrucción de documentos en papel, de modo que estos quedan absolutamente inservibles e ilegibles. Tienen un
sencillo manejo, basta con colocar el papel en la boca de entrada y pulsar el botón de funcionamiento para que la
máquina se “trague” el papel y lo convierta en finas tiras que se irán depositando en una bolsa o recipiente
colocado en su parte inferior. Algunas cuentan con una célula fotoeléctrica que al detectar la existencia de papel en
su parte superior ponen en funcionamiento el proceso sin necesidad de pulsar el botón de inicio. Las destructoras
que encontramos en las oficinas pueden admitir, indistintamente papel continuo o discontinuo. Funcionan a
velocidades que oscilan, generalmente, entre los 6 y 15 metros por minuto, con una potencia que va de 150 a 900
vatios. Algunas de estas máquinas tienen indicadores para avisar que la bolsa está llena o que la puerta está
abierta. Algunos modelos tienen también retromarcha automática, de modo que se pueda rescatar un documento
que está entrando por la boca de entrada. El personal de servicios responsable de usar la máquina debe estar
pendiente del vaciado de la bolsa para evitar que esta se llene en exceso y dificulte la entrada de mas papel. La
mayoría de las destructoras tienen bolsas o recipientes con una capacidad entre 30 y 160 litros.
2.4.GUILLOTINAS Y CIZALLAS: Consiste en cortar papel con una guillotina. Su uso está
vinculado a la presentación de documentos en diversos formatos, como las memorias, los informes y los folletos
internos, entre otros. Existen muchos tipos de guillotina para papel, desde las mas sencillas, completamente
manuales, hasta las mas sofisticadas y automáticas. Las manuales usan una cuchilla descendente accionada por un
mango. Las automáticas poseen una carcasa y una ranura donde se introduce el material que se quiere cortar.
Cualquiera de esos aparatos posee diversas marcas de medidas para ajustar y normalizar las dimensiones de los
materiales tratados.
2.4.1.GUILLOTINA: Máquina que se usa para cortar pilas de papel de hasta 500 folios de una vez. Al accionar
la palanca, lo primero que se activa es un pisón que sujeta con gran firmeza el papel a cortar. Después una cuchilla
corta perfectamente el papel para diversos usos.
2.4.2.CIZALLA DE RODILLO: Máquina que se utiliza para cortar planos
2.4.3.CIZALLA DE PALANCA: Las prestaciones son parecidas a las de la guillotina, con la diferencia de que en
una cizalla de palanca el número máximo de hojas a cortar es de aproximadamente 15 (dependiendo del modelo)
2.5.PLASTIFICADORAS: Se usa para plastificar documentos, con objeto de preservarlos de
manchas o del deterioro. Hay de 2 tipos:
➔ Plastificado térmico: El plástico se adhiere al documento por efecto del calor
➔ Plastificado en frío: El plástico lleva una parte adherente que se pega al contacto con el papel y con
presión.
El sistema de la plastificadora térmica es muy simple: es una máquina con dos rodillos que aprisionan el papel.
Estos rodillos alcanzan una alta temperatura, de manera que funden la cola que hay en las hojas de plastificado
(una especie de sobre donde se introduce el papel a plastificar) quedando pegado por ambas caras a dicho
documento adquiriendo el mismo una consistencia plástica muy difícil de deteriorar
3.FORMATOS DE PAPEL PARA IMPRESIÓN: FORMATOS DE PAPEL
DE LA NORMA DIN
3.1.¿QUÉ ES EL PAPEL?: Estructura obtenida sobre la base de fibras vegetales de celulosa, las
cuales se entrecruzan formando una hoja resistente y flexible. Estas fibras provienen del árbol y, según su
longitud, se habla de fibras largas (aprox 3mm, generalmente de pino insigne u otras coníferas) o de fibras cortas
(de 1 a 2 mm, principalmente del eucalipto). Según el proceso de elaboración de la pulpa de celulosa, esta se
clasifica en mecánica o química, cada una de las cuales da origen a diferentes tipos de papel en cuanto a rigidez y
blancura. Dependiendo del uso final que se le dará al papel, en su fabricación se utiliza una mezcla de los
diferentes tipos de fibras, las que aportarán sus características específicas al producto final.
3.2.PROPIEDADES DEL PAPEL: Las propiedades se pueden agrupar en: mecánicas (o de
resistencia) y visuales (de presentación)
a) Una de las principales propiedades mecánicas es la rigidez. Esta depende de las fibras que forman el
papel, ya que un papel producido con mayor contenido en fibra larga será mas rígido que el fabricado con
mayoría de fibra corta. También el tipo de pulpa de celulosa usado afecta a la rigidez del papel. La pulpa
mecánica aporta mas rigidez que la química. Otras propiedades mecánicas son la resistencia al rasgado,
resistencia superficial y resistencia a la absorción de agua.
b) Respecto a las propiedades visuales, se distinguen principalmente la blancura, brillo, tersura y opacidad
del papel.
c) Por último, otras propiedades importantes son:
➢ El gramaje, que indica el peso en gramos por metro cuadrado de papel
➢ La estabilidad dimensional, que es la capacidad del papel de mantener sus dimensiones originales al
variar las condiciones ambientales o al verse sometido a esfuerzos
➢ La humedad, que es el contenido de agua como porcentaje del peso total del papel
3.3.TIPOS DE PAPEL: SUS USOS: El papel está siempre presente en nuestra vida diaria. Se
dice que cada ser humano consumirá 100 árboles en toda su vida por los distintos productos que necesita: el pañal
del recién nacido, el papel higiénico, los cuadernos para estudiar, blocks para dibujar, agendas para anotar, libros
para leer, periódicos... A continuación, se detallan distintos tipos de papel de acuerdo con su uso o sus
características.
➔ Papeles para corrugar: Se usan para fabricar las típicas cajas de color café con que se embalan
televisores, electrodomésticos y productos para el hogar, que usualmente se pueden ver en los
supermercados. Es el que se usa para los cartones de docenas de huevos.
➔ Papeles de impresión y escritura: De uso diario en colegios y oficinas; su color usualmente es blanco.
El papel típico es el de los cuadernos escolares.
➔ Cartulinas: Se usan para fabricar los envases de pasta dental, perfumes, detergentes, de los cereales para
el desayuno, de la leche líquida de larga vida, etc.
➔ Papel periódico: En estos papeles se imprimen los diversos periódicos que circulan a diario por todo el
país
➔ Papel tisú: De uso común en los baños y cocinas de nuestas casas: papel higiénico, servilletas de papel,
toallas absorbentes y pañuelos desechables.
➔ Papel para envolver: Todo tipo de papeles usado en el embalaje de paquetes, encomiendas, en comercio,
etc.
➔ Papel verjurado: El que al trasluz deja ver a modo de filigrana unas rayas producidas por los hilos
metálicos de la forma. Es un papel fuerte. Se llama también listado.
➔ Papel vitela: Resistente, liso, satinado y sin grano, que se presta magníficamente para la impresión de
viñetas
➔ Papel Whatman: inventado por el ingles Whatman hacia finales del S.XVII, similar al llamado papel
Ingres. Tiene gran duración y resistencia. Cuando es de grano grueso se usa para pintar a la acuarela. Si el
gran es fino, se usa para ediciones de lujo. Las dimensiones de este papel son variables y cada una tiene
una denominación: demy, medium, royal, creswick, harding, etc. Los mayores alcanzan hasta 1,20m
3.4.FORMATOS: Tamaño de la hoja, tomando como medidas la longitud y la anchura en centímetros o
milímetros.
3.4.1.FORMATO ISO/DIN: Los formatos usados en la actualidad en la mayoría de los países son los
establecidos por la Organización Internacional para la Estandarización (International Organization for
Standardization, ISO) concretamente por la norma ISO-216, la cual se basa en una anterior norma de 1922
aprobada por el Instituto Alemán de Normalización (Deutsches Institut für Normung, en alemán) la DIN 476, La
versión oficial vigente en España de la Norma Internacional y de la Norma Europea de la ISO 216 es la UNE-EN-
ISO 216:2008. Estos tamaños estandarizados, llámese DIN o mas recientemente ISO, están divididos en “series”,
cada una de las cuales está pensada para un uso concreto que determina sus proporciones. Para actividades propias
de oficina existen en la actualidad varias series ISO utilizadas en actividades propias de oficina:
➔ Series A y B: son el núcleo del sistema ISO.
La serie A de los formatos de papel estandarizados está pensada para uso general como papel de escritorio
(fotocopias, escritura, dibujo, etc.). Es la serie básica de tamaños finales de papel (es decir, los tamaños
que el usuario final recibe)
La serie B se introdujo para dar solución a algunos requisitos que los tamaños de papel de la serie A no
satisfacían
➔ Serie C y otros: Formatos de sobres ideados para usar con papeles de las series A y B, y con otros sobres.
La serie C fue establecida principalmente para formatos de sobres, siendo cada sobre en formato de la
serie C adecuado para introducir dentro del mismo el formato del mismo número de la serie A.
TAMAÑOS DE LA SERIE A
➔ La longitud dividida por el ancho es de 1,4142
➔ El tamaño A0 tiene una superficie de 1 metro cuadrado
➔ Cada tamaño posterior A(n) se define como A(n-1)reducido a la mitad en paralelo por sus lados mas
cortos
➔ La longitud estándar y el ancho de cada tamaño se redondea al milímetro mas cercano.
Estas características se sintetizan en una propiedad muy valiosa: Cada formato equivale a la mitad del tamaño
superior o al doble del tamaño inferior. Así, por ejemplo, si doblamos por la mitad mas larga un A4, obtenemos un
A5.

Nom Tamaño Superfi Comentario

bre cie
A40 2.378x1.682 4m2
mm
2A0 1.682x1.189 2m2
mm
A0 1.189x841m 1m2 Se suele usar para dibujos técnicos, planos o pósteres
m
A1 841x594mm 0,5m2 Se suele usar para dibujos de todo tipo (incluidos técnicos), planos, pósteres,
diagramas o similares.
A2 594x420mm 0,25m2 Se suele usar para dibujos, pósteres, diagramas o similares
A3 420x297mm 0,12m2 Se usa para dibujos, pequeños pósteres, diagramas, tablas explicativas, organigramas
A4 297x210mm 0,06m2 Algo mas corto que el folio tradicional. ha llegado a sustituirlo como el tamaño de uso
mas común
A5 210x148mm 0,03m2 Tamaño similar a la cuartilla tradicional También se usa para libros
A6 148x105mm 0,015m2 Se usa para tarjetas postales o libros de bolsillo
A7 105x74mm 0,007m2
A8 75x52mm 0,003m2 Similar a una tarjeta de visita o de crédito pero algo mas corto
A9 52x37mm 0,0019
m2
A10 37x26mm 0,0009
m2

TAMAÑOS DE LA SERIE B
El tamaño B(n) es la media geométrica del tamaño de A(n) y el de A(n-1). Así, el tamaño B4 es la medida
geométrica del tamaño de A4 y el de A3. La media geométrica de dos números es la raíz cuadrada del producto de
esos dos números. Por ejemplo, la medida geométrica de 6 y 4 es la raíz (6x4) o la raíz cuadrada de 24.
Calculadas de este modo, se obtienen las siguientes medidas estándar para la serie B:
Tamaño Ancho x Alto (mm)
B0 1000x1414 mm
B1 707x1000mm
 B2 500x707mm
B3 353x500mm
B4 250x353mm
B5 176x250mm
B6 125x176mm
B7 88x125mm
B8 62x88mm
B9 44x62mm
B10 31x44mm
TAMAÑOS DE LA SERIE C
Los tamaños de la serie C se introdujeron para definir y estandarizar el tamaño de los sobres conveniente para los
tamaños de papel de las series A y B. El tamaño de un sobre C(n) se define como la media geométrica de los
tamaños de papel A(n) y B(n). Este tamaño también tiene algunas propiedades interesantes. Un sobre C4 puede
contener una hoja de papel A4 sin desdoblar, un sobre C5 contendrá una hoja de papel A4 doblada por la mitad
una vez, en paralelo a sus lados mas cortos, y un sobre C6 contener el mismo pedazo de papel doblado en cuatro.
Las medidas de los sobres de la serie C son:
Tamaño Ancho x Alto (mm)
C0 917x1297mm
C1 648x917mm
C2 458x648mm
C3 324x458mm
C4 229x324mm
C5 162x229mm
C6 114x162mm
C7 81x114mm
C8 57x81mm
C9 40x57mm
C10 28x40mm
3.4.2.OTROS FORMATOS: Además de los tamaños normalizados tratados anteriormente, aún se pueden
encontrar en las imprentas y tiendas especializadas tamaños de papel que se han venido usando tradicionalmente,
que en caso de España serían:
Nombre Medidas (cm)
Gran Cícero 77x110 y 77x55
Cícero 70x100 y 70x50
Doble Marca 64x88 y 65x90
Mayor
Marca Mayor 64x44 y 65x45
Doble Coquille 56x88
Coquille 56x44
Cartulina 50x65
Águila Mayor 74x105
Águila Menor 60x94
Jesús 37,5x55
Raisin 33,5x49 y 50x65
Oficio 22,5x33
Agenda 14x32
Doblando el Marca Mayor o el Coquille (según el caso) sucesivamente se obtienen los siguientes tamaños o
formatos que tienen la siguiente nomenclatura:
Folio 22x32 (mitad Marca Mayor)
Cuarto folio 16x22
(cuartilla)
Octavo español 11x16
 Holandés 22x28 (mitad del Coquille)
comercial
Medio holandés 11x22

3.5.LAS RESMAS: La resma es una unidad de medida tradicional para contar hojas de papel. El
diccionario de la RAE define resma como Veinte manos de papel. La palabra resma proviene del árabe hispano
Rízma, y este del árabe clásico rizmah, que significa paquete. Antiguamente, las hojas se contabilizaban a mano.
Las hojas que se cortaban de una bobina solían separarse en cuadernillos de cinco hojas. Cada cinco cuadernillos,
a su vez se creaba una mano. Puede decirse, por lo tanto, que una mano de papel constaba de 25 hojas (5 por cada
uno de los 5 cuadernillos). Al agrupar veinte manos, finalmente se formaba un resma. Si cada mano tiene 25
hojas, una resma de 20 manos de papel contaba con 500 hojas. El término no ha sido homogéneo a lo largo de la
historia, y por tanto también han existido manos de 24 hojas de papel que daban origen a resmas de 480 hojas de
papel.
3.6.GRAMAJE: El peso de papel en países que usan tamaños estandarizados ISO es definido en términos
de gramaje (grammage). El estándar ISO define gramaje como los gramos por metro cuadrado (g/ m2) de papel. Ya
que la superficie de una hoja de papel de A0 es 1 metro cuadrado, el peso de esa hoja determinará el gramaje de ese
papel. Así, si hablamos de un papel cuyo gramaje es 80gramos, nos estamos refiriendo a que una hoja de ese papel con
un formato A0, pesa 80 gramos.
3.7.ALMACENAJE: El papel es un material sensible a diversos factores ambientales que pueden
deteriorarlo, por ejemplo, la luz actúa sobre la lignina de los papeles fabricados con pasta de madera y los
oscurece, la humedad es un catalizador químico que provoca reacciones indeseadas etc. Para garantizar una vida
mas larga del papel conviene almacenarlo en un lugar que mantenga las siguientes condiciones ambientales:
➔ Temperatura 18-21º
➔ Humedad relativa 45-60%
➔ Lux: <100 preferentemente, implica que no haya demasiada luz donde sea utilizado una vez que se le
retira el envoltorio protector. No debe exponerse directamente al sol.
➔ Ausencia de contaminación ambiental. No debe exponerse al polvo.
El paquete de papel no debe abrirse hasta que se vaya a usar, hasta entonces se conservará con su envoltorio en un
lugar adecuado. Hay que tener presente que una buena gestión del uso del papel desde la oficina hasta llegar a su
fase de archivo definitivo permitirá una mejor conservación del patrimonio documental de la Administración
Pública.