Para realizar la Actividad estudie atentamente los materiales sobre 

Espacios flexibles
en una empresa que encontrará dentro del espacio de Caso de estudio de esta
misma aula.
En esta actividad deben reflexionar sobre diferentes aspectos relacionados con los
espacios flexibles en una organización, intentando responder a las siguientes
preguntas:

1. ¿Qué tipos de espacios diferentes podríamos encontrarnos y/o

habilitar en una estrategia de espacios flexibles?

Se trata de definir áreas de trabajo con un portafolio amplio de espacios

alternativos y funcionales, para realizar diferentes actividades:
concentrarse, socializar, colaborar y compartir. En ese sentido, se suma a
los espacios corporativos conceptos como flexibilidad y tecnología, para
convertir el lugar de trabajo en un ecosistema a la medida de la
productividad del trabajador.

Han sido reemplazados por áreas colaborativas, salas de proyectos de

múltiples configuraciones o para reuniones informales.

Dentro de los cuales podríamos nombras a los espacios asignados como

trabajo individual, trabajo colectivo, Open meeting, Focus y BeToBe.

Asimismo, se busca que al ser flexibles los colaboradores puedan trabajar

donde quieran, cuando quieran y manejen sus propios tiempos.

2. ¿Cuál sería la utilidad de cada uno de ellos?

 Inclusión y visibilidad

Ubicar a los colaboradores para que sean visibles y no estén aislados. El

objetivo es que se integren las diferentes áreas de la empresa, sin dejar de
lado a ningún profesional.

 Comunicación con otras áreas

Convertir los espacios de oficina en canales de comunicación con todas

áreas.

 Espacios libres

Minimizar las oficinas cerradas y fomentar el uso de escritorios sin dueño.

Es importante reservar zonas para el encuentro o las juntas informales, con
el objetivo de fomentar la innovación y la transparencia.

 Gestión de equipo y cohesión

 Promover el trabajo remoto preservando espacios para reuniones de
equipo. Si bien el teletrabajo será parte de la tendencia en el futuro,
también será clave no perder las reuniones cara a cara.

 Hacia la transformación digital

Fomentar el uso de las herramientas digitales para trabajar en movilidad y

en colaboración. Existen nuevas plataformas, como las redes sociales
internas, que permiten otras formas de interacción.

 Uso adecuado de la tecnología

Si bien es importante el uso de las herramientas digitales, se recomienda

evitar los excesos. En ese sentido, se deben reservar áreas para compartir
momentos, entablar nuevas y mejores relaciones para trabajar.

3. ¿Es sólo un tema de espacios ("mobiliario") o también de "equipos

técnicos, infraestructura y aplicaciones"?

En los espacios flexibles de trabajo, los dispositivos tecnológicos también

deben incentivar a la movilidad, utilizando al mismo tiempo plataformas de
comunicación y herramientas que faciliten la interacción entre los
trabajadores y la tecnología. De este modo, las computadoras fijas se
minimizan, como las impresoras, fotocopiadoras.

Una oficina flexible e inteligente debe contar con espacios como salas de
conferencias, lugares para llamadas y otros espacios informales. La idea
consiste en crear ambientes hogareños en los que el trabajador se sienta
“como en casa”, lo que supone también, jugar con el mobiliario y la
decoración.

Integración tecnológica en la plataforma de colaboración con los servicios

de red pública de telefonía e internet.

Mejorar la cobertura de la red inalámbrica, así como “medidas de

seguridad” doble factor de autenticación, etc.

4. ¿Qué dificultades de adopción podemos encontrarnos por parte de

los trabajadores ante el despliegue de este tipo de espacios?
  Rechazo de los trabajadores de usar los espacios flexibles.
 Relacionamiento con las otras áreas.
 Resistencia al cambio.
 Adecuación a la nueva ergonomía y distribución.
 Curva de aprendizaje en el uso de las nuevas plataformas de
seguridad y colaboración.
 Aumento del Estrés
 Manifestación del síndrome del burnout
 Apropiación o Auto asignación del espacio, dejando sin posibilidad
de uso a demás colaboradores.
 Mal uso de los espacios.

5. ¿Qué acciones podríamos poner en marcha para minimizar este

posible rechazo por parte de los trabajadores?

 Realizar capacitaciones sobre los Espacios Flexibles y cómo

impactaría de forma positiva la productividad de la empresa.
 Fomentar el uso de escritorio sin dueño y salas para reuniones.
 Fomentar el teletrabajo o el trabajo remoto
 Incentivar el uso de plataformas y dispositivos para trabajar con
movilidad y colaborativamente.
 Capacitar a los trabajadores para decidir dónde, cuándo y cómo
trabajan, y donde se les evalúe por los resultados que ofrecen en
lugar de por la hora de entrada y salida.
 Capacitación en las nuevas plataformas de seguridad y
colaboración.
 Revisión constante
 Fijar tiempos de uso de los espacios y horas laborales.
 Rotación constante de la ubicación de espacios.
 Crear un buzón de sugerencias y acciones para tener un control de
ideas/problemas que se puedan generar en la convivencia.
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