Av. Domingo Cueto N° 120 .

.. ···:-,·
Jesús María - Lima Perú
T.: 2656000 12657000
/~'
www.essalud.gob.pe

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 1602 -GG~ESSALUD-201 O

Lima, 29 de diciembre del 2010

VISTA:

La Carta N° 3609 -GCL-OGA-ESSALUD-2010 de la Gerencia Central de Logística de

la Oficina General de Administración, mediante la cual remite el proyecto de Directiva
"Procedimiento para la Programación de Bienes Estratégicos para su Compra a través
de Suministro Centralizado", y;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva No 012-PE-ESSALUD-2007, se

aprobó la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones del Seguro
Social de Salud (ESSALUD);

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 366-PE-ESSALUD-201 O se

aprobó la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones de la
Oficina General de Administración, en cuyo artículo 6° se considera a la GerenCia Central
de Logística como unidad orgánica de línea;

Que, el literal e) del artículo 46° del citado Reglamento de Organización y Funciones
establece que la Gerencia Central de Logística tiene entre sus funciones, la de normar,
dirigir y controlar las actividades de abastecimiento, administración patrimonial y seguros
patrimoniales, servicios generales, transporte, almacenamiento y distribución en el
ámbito nacional, en el marco de los contratos que suscriba la Institución en el ámbito de
su competencia;

Que, con Resolución de Gerencia General N° 1511-GG-ESSALUD-2007 se aprobó la

Directiva N° 015-GG-ESSALUD-2007 "Directiva de Programación de Requerimientos
para el Abastecimiento Oportuno de Bienes Estratégicos del Suministro Centralizado", la
cual establece los procesos y procedimientos que permitan obtener el Requerimiento
Consolidado de acuerdo a las necesidades de Bienes Estratégicos en cada
Centro/Instituto/Red Asistencial a Nivel Institucional, para su posterior programación de
compras y abastecimiento oportuno;

EsSalud
 Av. Domingo Gueto N° 120
Jesus Marra - Lima Perú
T.: 2656000 12657000
www.essalud.gob.pe

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 1602 -GG-ESSALUD-2010

Que, el literal b} del artículo go de la Ley No 27056, Ley de Creación del Seguro Social de
Salud (ESSALUD), establece que le compete al Gerente General dirigir el
funcionamiento de la Institución, emitir las directivas y los procedimientos internos
necesarios, en concordancia con las políticas, lineamientos y demás disposiciones del
Consejo Directivo y del Presidente Ejecutivo;

Estando a lo expuesto y en uso de las atribuciones conferidas;

SE RESUELVE:

1.- APROBAR la Directiva N° 016 -GG-ESSALUD-2010 "Procedimiento para la

Programación de Bienes Estratégicos para su Compra a través de Suministro
Centralizado".

2. ENCARGAR a la Gerencia Central de Logística y a las Gerencias o Direcciones de

las Redes Asistenciales y Centros o Institutos Especializados, la conducción,
organización, supervisión y control de las acciones requeridas para la
implementación y el logro de los objetivos y fines de la Directiva aprobada por la
presente Resolución.

3. DEJAR SIN EFECTO la Directiva N° 015-GG-ESSALUD-2007 "Directiva de

Programación de Requerimientos para el Abastecimiento Oportuno de Bienes
Estratégicos del Suministro Centralizado" aprobada por Resolución de Gerencia
General N° 1511-GG-ESSALUD-2007, y todo aquello que se oponga a lo dispuesto
en la presente Resolución.

·EsSalud
·.
DIRECTIVA No 016 - GG- ESSALUD- 2010

PROCEDIMIENTO PARA lA PROGRAMACIÓN DE BIENES ESTRATÉGICOS

PARA SU COMPRA A TRAVES DE SUMINISTRO CENTRALIZADO

GERENCIA GENERAl
... DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

IN DICE

1) OBJETIVO

2) FINALIDAD

3) BASE LEGAL

4) ALCANCE

5) RESPONSABILIDAD

6) CONCEPTOS DE REFERENCIA

7) DISPOSICIONES GENERALES

8) PROCEDIMIENTOS

9) FLUJOGRAMA

~·

\
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

1. OBJETIVO
Optimizar el uso de los recursos y la oportunidad de los procesos destinados a
permitir la disponibilidad de los bienes estratégicos (medicamentos, material
médico y material radiológico) en los Almacenes de los Órganos Desconcentrados
y Centros Asistenciales de Salud necesarios para brindar la atención de salud a los
asegurados y derechohabientes.

2. FINALIDAD
Establecer los lineamientos de políticas y procedimientos técnico administrativo
para la programación de bienes estratégicos de Suministro Centralizado.

3. BASE LEGAL
ley N° 27056, ley de Creación del Seguro Social de Salud (ESSALUD) y su
Reglamento aprobado mediante D.S. N° 002-99-TR y modificado por D.S. N°
002-2004-TR.
ley N° 29459, Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios.
Decreto Supremo N° 008-2010-SA, Aprueba Reglamento de la Ley N° 29344,
Ley Marco de Aseguramiento Universal en Salud
Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 012-PE-ESSALUD-2007, que aprueba
la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones del
Seguro Social de Salud- ESSALUD.
Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 366'-PE-ESSALUD-201 O, que aprueba
las Estructuras Orgánicas y los Reglamentos de Organización de Funciones de
la Gerencia Central de Prestaciones de Salud y de la Oficina General de
Administración.
Resolución de Gerencía General No 602-GG-ESSALUD-2009, que aprueba la
Directiva W 003-PE-ESSALU0-2009, "Normas de Austeridad y Racionalidad
en el Gasto de del Seguro Social de Salud- ESSALUD para el ejercicio 2010".
Resolución de Gerencia General Na 798-GG-ESSALUD-2010, Norma
"Metodología para la estimación de necesidades de medicamentos, productos
biológicos y galénicos".

4. ALCANCE
Esta Directiva es de aplicación en Jos Órganos Desconcentrados de ESSALUD
(Redes Asistenciales, Instituto Nacional Cardiovascular, Centro Nacional de Salud
Renal (CNSR), Gerencia de Oferta Flexible), Gerencia Central de Finanzas,
Gerencia Central de Logística y Gerencia Central de Prestaciones de Salud.

RESPONSABILIDAD
La difusión y control de la presente Directiva, es de responsabilidad de la Gerencia
de
 .· _ ·_. ..
: ·:- .·

DIRECTIVAJ:)E GERENCIA GENERAL N° 016 ·. - GG- ESSALUD- 2010

..
.-· '· ·
. · <.'

-· Gerenci~ Central de Finanzas

Gerencia Central de Logística
. Gerencia Central de Ptestaciones de Salud
<3erencia y/o Dirección del órgano Desconcentrado: .Red Asistencial, Instituto
Nacional Cardiovascular, Centro Nacional de Salud Renal (CNSR), Gerencia
de Oferta Flexible.
Oficina de: ·Admini_stración de los órganos Desconcentradós: Oficina de
Finanzas y Oficina de Logística .
.Oficina-de Planificación de los órganos Desconcentrados.
Unidad de Evaluación de Recursos Médicos y Oficina de.Gestión y Desarrollo
del Órgano Desconcentrado o quien haga sus veces.
¡ . .

Director de Centro
. Asistencial de . Salud. .

Jefe de Departamento yServicio de Centro -Asistencial .

6. CONCEPTOS DE REFERENCIA

• Almacén Central: Es el lugar ffsico de_la sede central donde se almacenan los
bienes
..
estratégicos
.. .
adquiridos por la sede centraL
~ . .
.. . ~

·• Almacén de . Red Asistencial: Es ·el lugar físico localizado en la Red

- Asistencial donde ingresan y almacenan los bienes estratégicos adquiridos
mediante compra local ~ centralizada. El almacén de Red Asistencial distribuye
a _los almacenes de Centros Asistenciales u Hospitales.

• Almacén de Centro Asistencial u Hospital: Es el lugar físico localizado en el

Centro Asistencial, donde ingresan y almacenan los bienes estratégicos que
son posteriormente
.
distribuidos. a las farmacias
.
de los Centros Asistenciales.
.. .. ·.
. . .

.• Cartilla · de Suministro Centralizado: Relación de ítems aprobada por la

Gerencia · Central de Prestaciones ·- de Salud que sirve como marco de
__referencia a la Gerencia Central de Logística para las compras centralizadas de
. bienes estratégicos.
·. . . .
• Cobertura: Es el periodo de tiempo (en meses) que cubre el stock de un
· almacén o Centro Asistelicial de Salud en relación a la demanda o consumo de
un determinado bien. Se obtiene de dividir el stock con el consumo promedio
mensual ajustado . .-· · · · ·

• Consumo Histórico: Es ·el ton sumo reflejado en el sistema SAP R/3 y/o SGH
que se utiliza para el análisis de las tendencias de consumo y determinación de
_.· la estimación de necesidades y en la determinación del cPnsumo promedio
mensual para los cálculos de cobertorade productos.
. .

• Órgano Desconcentrado: Entidad de ESSALUD responsable de articular y

brindar las prestaciones de salud a través de centros asistenciales de_ salud u
otras modalidades . _alternativas -· al ámbito hospitalario. Los Órganos
Desconcentrados son: las Redes Asistenciales, _ · el · Instituto Nacional
DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

Cardiovascular, el Centro Nacional de Salud Renal (CNSR) y la Gerencia de

Oferta Flexible.

• Material Médico: Rubro que hace referencia a los materiales médicos

fungibles y no fungibles, los cuales se encuentran dentro de los bienes
estratégicos y que forma parte de una cartilla a planificar.

• Material Radiológico: Rubro que hace referencia a los materiales

radiográficos, los cuales se encuentran dentro de los bienes estratégicos y que
forma parte de una cartilla a planificar.

• Medicamentos: Rubro que hace referencia a los fármacos de uso médico, el

cual se encuentra dentro los bienes estratégicos y que forma parte de una
cartilla a planificar.

• Estimación de Necesidades: Procedimiento por el cual se determinan las

cantidades de los bienes estratégicos que los Centros Asistenciales de Salud
de una Red Asistencial, proyectan consumir en un periodo determinado (01
año). La estimación de necesidades es presentada de manera calendarizada
(mensualmente) y tiene validez para el periodo estimado.

• Programación: Proceso por el cual se definen y precisan las cantidades

aprobadas para ser adquiridas por la Gerencia Central de Logística para cada
Órgano Des concentrado y que permitirá cubrir la demanda de bienes
estratégicos de Suministro Centralizado, para la atención de los asegurados y
derechohabientes generalmente para un periodo de 01 año. En dicho proceso
se toma en consideración los saldos existentes en los almacenes.

• SAP: Iniciales de Systems Aplications and Products. Sistema que integra las
funciones logísticas, financieras, presupuestales, contables, de recursos
humanos, etc. de ESSALUD.

• Stock: Saldo o cantidad de libre disponibilidad con que cuenta un almacén

central y/o farmacia de un Centro Asistencial en una fecha determinada.

• SGH: Sistema de Gestión Hospitalaria .

• Stock de Seguridad: Cantidad de producto equivalente a 2.0 meses de

cobertura que deberán disponer los Almacenes de los Órganos
Desconcentrados y 1.0 mes de cobertura en los Centros Asistenciales de Salud
como stock mínimo y que permitirá hacer frente ante fluctuaciones de la
demanda de los bienes estratégicos.

• Carta de Compromiso Presupuesta!: Documento en el cual la Red

Asistencial ingresa el compromiso de gasto proyectado de un rubro específico
para un periodo de tiempo determinado.

Planificación Presupuesta!: Proyección de gasto efectuada como resultado

de la planificación de necesidades.

Presupuesto: Asignación de recursos monetarios necesarios para conseguir

objetivos determinados previamente, o para llevar a cabo la actividad de la
organización.
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD - 2010

• Precio Unitario Histórico: Es el valor unitario asignado a cada ítem de la

Cartilla de Suministro Centralizado el cual permitirá efectuar una valorización
de las necesidades a ser adquiridas.

7. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 Los procesos de suministro de bienes estratégicos se rigen bajo los principios
de eficiencia, eficacia, oportunidad, racionalidad, economía y vigencia
tecnológica. Permite asegurar el suministro de estos bienes inclusive en las
regiones del país con problemas de oferta en el mercado.

7.2 Toda estimación de necesidades genera un requerimiento de abastecimiento,

por lo que es de responsabilidad de cada Red Asistencial, que las
necesidades requeridas por cada dependencia y/o unidad orgánica sea
consumida, salvo en aquellos casos en que la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud suspenda el uso de determinados productos
(medicamentos, material médico y/o material radiológico) basados en la
correspondiente evidencia científica que contradiga su seguridad y eficacia.

7.3 Corresponde a la Gerencia Central de Prestaciones de Salud, evaluar y

validar la estimación de necesidades de bienes estratégicos solicitados por
los Órganos Desconcentrados y remitirla a la Gerencia Central de Logística.

7.4 La Gerencia Central de Logística es el órgano encargado de realizar la

planificación; programación de la adquisición y del plan de distribución de los
bienes estratégicos de Suministro Centralizado.

7.5 En el proceso de programación de la adquisición de los bienes estratégicos

se toma en consideración la estimación de necesidades remitida por la
Gerencia Central de Prestaciones de Salud, los contratos que se encuentran
vigentes y su cobertura de acuerdo a la programación, los saldos en stock en
los Almacenes y Centros Asistenciales de Salud de los Órganos
Desconcentrados y el stock de seguridad.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA ESTIMACIÓN DE NECESIDADES

Y PROGRAMACION

7.6 El cronograma de actividades para la estimación de necesidades y

programación lo establece la Gerencia Central de Prestaciones de Salud en
coordinación con la Gerencia Central de Logística.

7. 7 La Gerencia Central de Logística y la Gerencia Central de Prestaciones de

Salud establecerán, comunicarán y asegurarán el cumplimiento del
cronograma de actividades para el proceso de estimación de necesidades y
programación de la adquisición de los bienes estratégicos.

El cronograma de actividades indica el periodo en el cual se desarrolla las

siguientes actividades principales:
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG""" ESSALUD- 2010

7.8.1.1 Estimación de necesidades a cargo de los Órganos

Desconcentrados.

7.8.2 Evaluación y validación de la estimación de necesidades de los

Órganos Desconcentrados a cargo de la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud.

7.8.3 Programación de la adquisición y gestión del Presupuesto a cargo

de la Gerencia Central de Logística.

ESTABLECIMIENTO Y DIFUSION DE LA CARTILLA DE SUMINISTRO

CENTRALIZADO Y SUS ESPECIFICACIONES TECNICAS

7.9 La Oficina de Recursos Médicos, previa verificación del Petitorio

Farmacológico, definirá la Cartilla de Suministro Centralizado de los
medicamentos, y a través de la Gerencia Central de Prestaciones de Salud,

• las remitirá a la Gerencia Central de Logística. Asimismo, para el caso de

aquellos medicamentos que cuenten con ficha técnica aprobada por el
Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado - OSCE, éstos deberán
ser validados con relación al Petitorio Farmacológico de la institución.

7.10 La Oficina de Recursos Médicos previa verificación de las especificaciones

técnicas, definirá la Cartilla de Suministro Centralizado de los materiales
médicos y materiales radiológicos, y a través de la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud, las remitirá a la Gerencia Central de Logística.
Asimismo, deberá remitir adjunto las especificaciones técnicas de cada uno
de los ítems incluidos en la cartilla.

7.11 La Gerencia Central de Logística analiza la cartilla y las especificaciones

técnicas remitidas, y realiza las consultas y/o observaciones que considere
pertinente.

7.12 Absueltas las consultas y/u observaciones, la Gerencia Central de Logística

procede a realizar las adecuaciones que correspondan en el Maestro de
Materiales en el SAP.

7.13 La Gerencia Central Logística en coordinación con la Gerencia Central de

Prestaciones de Salud comunicará mediante carta circular y correo
electrónico a los Órganos Desconcentrados la cartilla y especificaciones
técnicas (cuando corresponda) para el inicio de la estimación de necesidades
de los bienes estratégicos de Suministro Centralizado.

ESTIMACION DE NECESIDADES EN LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS

7.14 La Estimación de necesidades en los Órganos Desconcentrados, se

realizarán de acuerdo a los lineamientos definidos por la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud y teniendo en consideración la cartilla de suministro
centralizado y especificaciones técnicas (cuando corresponda) difundidas por
la Gerencia Central de Logística.
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

VALIDACIÓN DE LA ESTIMACIÓN DE NECESIDADES DE BIENES DE

SUMINISTRO CENTRALIZADO DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

7.15 La Gerencia Central de Prestaciones de Salud evalúa y valida la estimación

de necesidades remitidas por los Órganos Desconcentrados.

7.16 La Gerencia Central de Prestaciones de Salud remite a la Gerencia Central

de Logística el consolidado de la estimación de necesidades a nivel nacional
debidamente validadas.

PROGRAMACION Y GESTION DEL PRESUPUESTO

7.17 La Gerencia Central de Logística analiza la estimación de necesidades

validada y remitida por la Gerencia Central de Prestaciones de Salud y
comunicará las observaciones que hubiera lugar para su corrección y/o
confirmación.

7.18 La Gerencia Central de Logística, en razón al consolidado de estimación de

necesidades a nivel nacional remitida por la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud, los contratos que se encuentran vigentes y sus
coberturas de acuerdo a la programación realizada, los saldos en stock en
los Almacenes de los órganos Desconcentrados y Centros Asistenciales de
Salud y el stock de seguridad, programará las cantidades de los bienes
estratégicos que serán adquiridos por ESSALUD.

7.19 La Gerencia Central de Logística gestiona ante la Gerencia Central de

Finanzas el presupuesto para la adquisición de los bienes estratégicos
programados por Suministro Centralizado para el periodo planificado.

7.20 La Gerencia Central de Finanzas aprueba el Presupuesto para la adquisición

de los bienes estratégicos programados y solicitados por la Gerencia Central
de Logística.

7.21 La Gerencia Central de Logística procede a organizar y estructurar sus

procesos de selección.

8. PROCEDIMIENTOS DE LA PLANIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

8.1. Planificación inicial de estimación de necesidades para la previsión del

abastecimiento (compras) de las Redes Asistenciales.

8.2. Otros procedimientos para la continuidad del abastecimiento.

8.2.1. Solicitudes de Incrementos.

8.2.2. Pedido Excepcional de Urgencia.
8.2.3. Re programaciones de Requerimientos.
8.2.4: Pedidos de Traslados.
8.2.4. Delegación a Compra Local.

8.3. Procedimientos_ Guía de Usuario del Sistema SAP.

 016
... DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° - GG- ESSALUD- 2010

8.1. PROCEDIMIENTO

sSalud
rt.~ M A ~~ f1t·:RO MH':J
PLANIFICACION INICIAL DE
REQUERIMIENTO PARA LA PREVISION
GERENCIA
DEL A~ASTECIMIENTO (COMPRAS) DE
GEN ERAL LOSORGANOSDESCONCENTRADOS

Solicitud de cartilla y Presupuesto Proyectado

La Gerencia Central de Logística solicita a la Gerencia Central de GCL
Prestaciones de Salud, la elaboración de las cartillas Gerencia de
(medicamentos, material médico y material radiológico), indicando Programación
en el documento el periodo de cobertura de la planificación del
Suministro Centralizado.

La Gerencia Central de Logística solicita a la Gerencia Central de

Finanzas, el presupuesto proyectado para cubrir el período de la
planificación de Suministro Centralizado.

02 Elaboración y remisión de Cartilla

Recibida la solicitud de la Gerencia Central de Logística, la Gerencia
Central de Prestaciones de Salud procede a elaborar las Cartillas de
Suministro Centralizado.
GCPS
Concluida la elaboración de las cartillas de suministro centralizado, Oficina de
la Gerencia Central de Prestaciones de Salud remite las cartillas Recursos
visadas y firmadas a la Gerencia Central de Logística, adjuntado la Médicos
misma en medio magnético.

03 Revisión y Correcciones a la Cartilla de Suministro Centralizado

Recibida la cartilla de suministro centralizado, esta es derivada al
Área de Catalogación del Maestro de Materiales Institucional de la
Sub-Gerencia de Programación la cual revisa la cartilla impresa y GCUGP
visada contra el archivo magnético y luego contra la descripción Sub Gerencia de
actual con que constan los ítems en el Maestro de Materiales en el Programación
sistema SAP.

De existir alguna diferencia se informa a la Oficina de Recursos

Médicos con respecto a la confirmación o modificación de las GCPS
mismas con el fin que esta última proceda con la. actualización Oficina de
respectiva. Recursos
Médicos
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERALN° 016 - GG- ESSALUD- 2010

8.1. PROCEDIMIENTO

alud
M t ,& : -A !. 1)0 fA?, ;., M!I. S r' f. i'!U ~\ N(i !:
PLANIFICACION INICIAL DE
REQUERIMIENTO PARA LA PREVISION
GERENCIA DEL ABASTECIMIENTO (COMPRAS) DE
GENERAL LOSÓRGANOSDESCONCENTRADOS

Ingreso de ítems de la Cartilla Centralizada al sistema SAP

Una vez revisada la Cartilla de Suministro Centralizado, se ingresan
al sistema SAP los Ítems de la misma, asignándose la categoría de
Clase de Cartilla.

Se fijan parámetros en SAP con los ítems de la cartilla para todos GCL/GP
los centros, actualizando las vistas de datos básicos, compras, Sub Gerencia de
pronósticos, planificación y contabilidad. Programación

Difusión de la Cartilla de Suministro Centralizado y sus Especificaciones

Técnicas
La Sub Gerencia de Programación de la Gerencia de Programación,
comunicará con carta circular y correo electrónico, a los Órganos GCLIGP
Ái'~ Oesconcentrados a nivel nacional la Cartilla de Suministro Sub-Gerencia
/v'v""
fs
·¡oso o0-\Fit
~\
Centralizado y Especificaciones Técnicas. Programación
\*
tu
. ¡,;: . t:iiii"" 6'
\(~
...

GEF<NTECENTAALJ¡,"/ 06 Estimación de necesidades del Centro Asistencial

-~~_~.~y 1---~--'-
- Las Oficinas de Gestión y Desarrollo, Oficinas de Planificación Redes
Operativa, Unidad de Recursos Médicos o quien haga sus veces en Asistenciales
la Red Asistencial, coordinará con sus Centros Asistenciales con la
Oficinas Gestión
finalidad de estimar las necesidades de acuerdo a los lineamientos
y Desarrollo
definidos por la Gerencia Central de Prestaciones de Salud y
teniendo en consideración la Cartilla de Suministro Centralizado y Oficinas de
Especificaciones Técnicas difundidas por la Gerencia Central de Planificación
Logística. Operativa
Unidad de
Recursos
Médicos o quien
haga sus veces
Centro
Asistencial
Jefaturas de
Servicios
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

8.1. PROCEDIMIENTO

PLANIFICACION INICIAL DE
REQUERIMIENTO PARA LAPREVISION
GERENCIA DEL ABASTECIMIENTO (COMPRAS) DE
GENERAL LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

.07 Estimación de necesidades del Órgano Desconcentrado

Cada Centro Asistencial remitirá a las Oficina de Gestión y Organo
Desarrollo, Oficina de Planificación Operativa, Unidad de Recursos Desconcentrado
Médicos o quien haga sus veces, su estimación de necesidades, los Oficinas de
cuales procederán a consolidar la estimación de necesidades de Gestión y
todos sus Centros Asistenciales, de acuerdo a los lineamientos Desarrollo
definidos por la Gerencia Central de Prestaciones de Salud.
Oficina de
Planificación
Se procederá a evaluar la disponibilidad presupuesta! proyectada
Operativa
para el período a planificar, la cual debe ser validada conjuntamente
con la Oficina de Finanzas de la Red, de existir incongruencias o no Unidad de
adecuaciones al presupuesto, se deben realizar las revisiones de Recursos
necesidades a nivel de Centro Asistencial y realizar las correcciones Médicos o quien
del caso, para así determinar finalmente el consolidado de haga sus veces
estimación de necesidades de la. Red. Oficina Logística
Local
Oficina Finanzas
Local
08 Consolidación y validación de la estimación de necesidades a nivel
nacional
El cuadro de estimación de necesidades de cada rgano
Desconcentrado debe ser remitido a la Gerencia Central de · Órgano
Prestaciones de Salud. Desconcentrado

La Gerencia Central de Prestaciones de Salud consolidará la

estimación de necesidades de las Redes Asistenciales, generando
Gerencia Central
el consolidado de estimación de necesidades a nivel nacional
de Prestaciones
debidamente validado, el cual será remitido la Gerencia Central de
de Salud
Log ística.

GCL
Esta programación para el abastecimiento se debe realizar tomando
Gerencia de
en cuenta lo siguiente: Programación
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

8.1. PROCEDIMIENTO

~-Salud
~L'\ ,S. ~ AUi D I"MU\ MAS Pt:IW.<'<Nt1S
PLANIFICACION INICIAL OE
REQUERIMIENTO PARA LA PREVISION
GERENCIA DEL A!3ASTECIMIENTO (COMPRAS} DE
GENERAL LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS

- saldos de stocks de los Almacenes de los Organos

Desconcentrados y Centros Asistenciales de Salud, el stock de
seguridad; y
- estimación de necesidades remitida por los Órganos
Desconcentrados y validada por la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud.

Asimismo; la Gerencia Central de Logística remitirá la programación

a nivel nacional valorizada a la Gerencia Central·de Finanzas, para
su revisión , validación y visado, para su aprobación, de no tener GCLyGCF
observación alguna.

De existir observaciones se realizarán las coordinaciones con la

Gerencia Central de Prestaciones de Salud para las modificaciones
GCLyGCPS
y/o adecuaciones respectivas.

De no existir observaciones, la Gerencia Central de Finanzas deberá

remitir los cuadros con los vistos buenos respectivos aprobando los
GCL
montos solicitados.
.. DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

alu_d 8.2. PROCEDIMIENTO

~As ~", , ,., " !>''" ._,_,s r'"""'os I----0--=
T-R_O_S~P-R---::'O_,C-E_D_I_M_
IE-N-,-,T-0-S_P_
A_R
_A--lA-----1

GERENCIA CONTINUIDAD
GENERAL DEL ABASTECIMIENTO

A. Definición:
La-Solicitud de Incremento es una necesidad de atención adicional a la Planificación
Inicial que solicita la Red Asistencial, Instituto Especializado y/o Centro, la cual se
realiza en base a los requerimientos surgidos producto de algún incremento de
demanda no planificada.

B. Consideraciones:
Se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
• La Gerencia Central de Logística a través de la Gerencia de Programación
comunicará con oportunidad un calendario de solicitudes de incremento con el cual
los Órganos Desconcentrados podrán mensualmente realizar los incrementos a su
programación.
• La atención de los incrementos se encuentran sujetos a la disponibilidad de
atención que brinde el proveedor adjudicado del Suministro Centralizado. ·
• Las solicitudes de incrementos no serán referidos a deficiencias en la estimación de
necesidades.
C. Procedimientos:
Los pasos a seguir son los siguientes:
• El Órgano Desconcentrado _ debe revisar el calendario de
solicitud de incrementos, con la finalidad de programar su
incremento con anticipación a la fecha de corte requerido en el
mismo.
• Esta programación debe realizarse con responsabilidad,
tomando en cuenta sus _ necesidades reales aplicando los Oficina de
principios de eficiencia, eficacia, racionalidad y economía. Gestión y
• Antes de generar algún tipo de solicitud de incremento, los Desarrollo
Órganos Desconcentrados deberán verificar obligatoriamente la Oficina de
existencia en stocks de los items requeridos de acuerdo al Planificación
siguiente orden: Operativa
e:> Almacenes Centrales de la Red Asistencial Unidad de
r:::> Almacenes Centrales de los Centros Asistenciales Recursos o
r:::> Almacén Central de la Sede Central. quien haga sus
e> Almacenes Centrales de Otras Dependencias, evaluando veces en la Red
cobertura del material de la Red Origen, cercanía Asistencial y
geográfica, etc. Oficina Logística
Esto con la finalidad de priorizar los traslados de stocks sobre los de la Red
pedidos de adquisición, que como es de conocimiento generan Asistencial
compromisos presupuestales de la Entidad hacia clientes
externos.
• De no existir saldos de stocks, proceder a crear en el Sistema
SAP, la solicitud de pedido con los ítems requeridos para el
incremento de sus atenciones inmediatas.
• Elaborar carta del Gerente del Órgano Desconcentrado a la
1 de Prestaciones de Salud solicitando el
 DIRECTIVA DE GERENCIA GENERAL N° 016 - GG- ESSALUD- 2010

incremento para el mes, indicando relación de ítems (la cual

debe ser visada por la Oficina de Gestión y Desarrollo, Oficina
de Planificación Operativa, Unidad de Recursos Médicos o quien
haga sus veces, así como por la Oficina de Logística), así como
el número de la solicitud de pedido con el presupuesto necesario
para su atención.

r----.~L-
a -G
=-e-
re_n_c~ia~C~e-n~t--
ra~l-d~e~P~r-e-st~a-c~
io_n_e_
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d -d~e'b-e--re-v'i-sa_r__
e~l ~------------i
requerimiento, en caso estar conforme, lo derivará visado a la Gerencia Central
Gerencia Central de Logística, de existir alguna incongruencia de Prestaciones
será devuelto a la Red Asistencial para su verificación. de Salud

• La Sub Gerencia de Programación de la Gerencia Central de

Logística, se encargará de realizar la consolidación y
verificaciones que se ameritan con la finalidad de remitir el Gerencia Central
consolidado de incrementos a la Gerencia de Adquisición para de Logística
su atención.
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8.2. PROCEDIMIENTO

OTROS PROCEDIMÍ-ENTOS PARA LA

GERENCIA CONTINUIDAD DEL ABASTECIMIENTO
GENERAL

A. Definición:
El Pedido Excepcional de Urgencia es una necesidad de atención excepcional a la
planificación inicial que realiza la Red Asistencial, Instituto Especializado y/o Centro, la
cual se realiza en base a los requerimientos surgidos por alguna situación de
emergencia, contingencia o eventualidad no prevista.

B. Consideraciones:
Se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
La solicitud a realizar es excepcional y la atención se encuentra sujeta a la
disponibilidad de atención que brinde el proveedor adjudicado del Suministro
Centralizado.

C. Procedimientos:
Los pasos a seguir son los siguientes:
• Surgida la contingencia, antes de generar algún tipo de
solicitud de urgencia, el Órgano Desconcentrado deberá
verificar obligatoriamente la existencia en stocks del ítem
requerido de acuerdo al siguiente orden:
e¿ Almacenes Centrales de la Red Asistencial.
e:> Almacenes Centrales de los Centros Asistenciales Oficina de
e> Almacén Central de la Sede Central. Gestión y
<=> Almacenes Centrales de Otras Dependencias, Desarrollo
evaluando cobertura del material de la Red Origen, Oficina de
cercanía geográfica, etc. Planificación
Esto con la finalidad _de priorizar los traslados de stocks Operativa
sobre los pedidos de adquisición, -que como es de Unidad de
conocimiento generan compromisos presupuestales de la Recursos
Entidad hacia clientes externos. o quien haga
sus veces en la
• De no existir saldos de stocks, proceder a crear en el Red Asistencial
Sistema SAP, la solicitud de pedido con el ítem requerido y
para mitigar la urgencia. Oficina Logística
• Elaborar carta del Órgano Desconcentrado a la Gerencia de la Red
Central de Prestaciones de Salud solicitando el Pedido Asistencial
Excepcional de Urgencia, indicando el hem (la cual debe
ser visada por la Oficina de Gestión y Desarrollo, Oficina de
Planificación Operativa, Unidad de Recursos Médicos o
quien haga sus veces, así como por la Oficina de
Logística), así como el número de la solicitud de pedido
con el presupuesto necesario para su atención.
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• La Gerencia Central de Prestaciones de Salud debe revisar

el requerimiento, en caso estar conforme, Jo derivará
visado a la Gerencia Central de Logística, de existir alguna
GCPS
.
incongruencia será devuelto a la Red Asistencial para su
verificación ,

• La Sub Gerencia de Programación de la Gerencia Central

de Logística, se encargará de realizar la consolidación y
verificaciones que se ameritan con la finalidad de remitir el
GCL
Consolidado de Incrementos a la Gerencia de
Adquisiciones para su atención ..
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8.2. PROCEDIMIENTO
OTROS PROCEDIMIENTOS PARA LA
GERENCIA CONTINUIDAD DEL ABASTECIMIENTO
GENERAL

A. Definición:
La Reprogramación de Requerimientos viene a ser la reformulación de las
necesidades planificadas inicialmente con la finalidad de realizar los reajustes a
la programación que realizó la Red Asistencial, Instituto Especializado y/o Centro.

B. Consideraciones:
Se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
• La Gerencia Central de Logística comunicará con oportunidad las fechas en
que se realizarán las reprogramaciones de requerimientos en los Órganos
Desconcentrados.
• Las modificaciones a las cantidades programadas solo pueden variar en un
+/- 30% de la programación inicial determinada (por lo cual se insta a los
Órganos Desconcentrados que estimen sus necesidades con
responsabilidad).
• Se evaluarán los contratos de compra vigentes y las coberturas de los
mismos a fin de atender el nuevo requerimiento del Órgano Desconcentrado.
• Cabe precisar que excepcionalmente podrán solicitar reprogramaciones que
excedan el +/- 30% en su modificación, previo sustento técnico por escrito, lo
cual no exime al Órgano Desconcentrado que si al término del contrato
centralizado, la Entidad no ha cumplido con la ejecución contractual al 100%,
la Gerencia de Adquisiciones procederá a girar las órdenes de compra para
aquellos ítems a los cuales se solicitaron la Reprogramación en Decremento
de manera excesiva.
C. Procedimientos: Oficina de
Los pasos a seguir son los siguientes: Gestión y
Desarrollo
• Comunicada la fecha de reprogramación, el Órgano Oficina de
Desconcentrado debe proceder a realizar los pasos No 06 y Planificación
07 del Procedimiento 8.1 - Planificación Inicial de Operativa
Requerimientos para la Previsión del Abastecimiento Unidad de
(Compras) del Órgano Desconcentrado, los cuales aplican Recursos
al presente procedimiento. o quien haga
• El Cuadro de Reprogramación de Necesidades del Órgano sus veces en la
Desconcentrado debe ser remitido a la Gerencia Central de Red Asistencial
Logística la cual consolidará los requerimientos de las y
Redes Asistenciales, generando el Consolidado de Oficina Logística
Reprogramación de Requerimiento Nacional, que será de la Red
remitido a ncia Central de Prestaciones de Salud Asistencial
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SalUd 8.2. PROCEDIMIENTO

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E=N-=T=o:-::S:-:P::-A=-::R=:-A:-:-LA-:-------1
GERENCIA CONTINUIDAD DEL ABASTECIMIENTO
GENERAL

Descripción de acciones Responsable

para su revisión, validación y visado para aprobación, de
no tener observación alguna.
• Asimismo, la Gerencia Central de Logística remitirá el
Consolidado de Requerimiento Nacional Valorizado a la
Gerencia Central de Finanzas, para su revisión, validación

• y visado para aprobación, de no tener observación alguna .

• De existir observaciones la Sub Gerencia de Programación
realizará las coordinaciones con las Redes Asistenciales
para las modificaciones y/o adecuaciones respectivas.
• De no existir observaciones, la Gerencia Central de
Prestaciones de Salud y la Gerencia Central de Finanzas
deben remitir los cuadros con los vistos buenos respectivos
aprobando finalmente la Programación de las Redes
Asistenciales (GCPS - cantidades, GCF - montos).
• Los documentos producto de la Reprogramación de
Necesidades de los Órganos Desconcentrados, deben ser
remitidos a la Gerencia Central de Logística visados y
sellados por el Jefe de Logística, Jefe de Oficina de
Gestión y Desarrollo, Oficina de Planificación de
Operaciones, Unidad de Recursos Médicos o quien haga
sus veces, Jefe de Finanzas, Jefe de la Oficina de
Administración y Gerente de la Red (o Instituto
Especializado), estos documentos conforman el
Requerimiento Aprobado de la Red/Centro.
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8.2. PROCEDIMIENTO
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GERENCIA CONTINUIDAD DEL ABASTECIMIENTO
GENERAL

A. Definición:
Los pedidos de traslado son documentos de aprovisionamiento interno entre dos
centros; es decir, se generan para ser atendidos mediante traslados yfo
movimientos de stocks.
B. Tipos de Pedidos de Traslados:
A través de los Pedidos de Traslado se atenderán los GCL-GP

• siguientes tipos de abastecimiento: redistribución de Sub Gerencia de

almacenes, separación de almacenes, traslado por préstamo Almacenamiento
entre órganos Desconcentrados y traslados relativos a
programas de salud.
e:> Pedido de Traslado por redistribución:
y Distribución.

• Es un procedimiento realizado por la Sede Central

(cuando se realizan procesos de redistribución
centralizados) o directamente por cada Red Asistencial Oficina de
de manera autónoma e independiente. Gestión y
• Se deben revisar los saldos y coberturas de stocks de Desarrollo,
los almacenes centrales de las Redes Asistenciales. Oficina de
• Se procede a generar el Pedido de Traslado con Planificación
referencia a las solicitudes de pedido generadas en el Operativa,
sistema SAP R/3 producto de la Planificación de Bienes Unidad de
Estratégicos de Suministro Centralizado. Recursos
• El costo del traslado será asumido por la Red Médicos o quien
Asistencial que generó el sobre stock. haga sus veces
• Las redes receptoras bajo responsabilidad deberán y
recibir los bienes atendidos por las redes emisoras, Oficina de
cumpliendo estas con los parámetros establecidos para Logística
el proceso, como fecha de vencimiento y buen estado Local
del material. Asimismo, las notas de salida deben
corresponder a las solicitudes de pedido generadas.
• El tipo de documento generado es un pedido de tipo
IRS.

e:> Pedido de Traslado por transferencia o préstamo entre

redes:
• Es un procedimiento realizado directamente por cada
Red Asistencial de manera autónoma e independiente.
• La Oficina de Logística local es la responsable de
proporcionar la información de coberturas debiendo
analizar y verificar a través de las transacciones
ZMMP263 y ZMMP259 los saldos y coberturas de stock
en los almacenes a nivel nacional, con el propósito de
generar pedidos de traslado entre los Órganos
Desconce el ab iento de bienes
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estratégicos. La Oficina de Gestión y Desarrollo, Oficina

de Planificación Operativa y Unidad de Recursos
Médicos, son las responsables de verificar la
variabilidad de la programación con la finalidad que el
cálculo de la cobertura sea el más cercano a la realidad,
con el fin de prever la carencia de algún producto. Este
es un trabajo de responsabilidad conjunta.
• Se deberá tener como primera consideración, la
cercanía geográfica del Órgano Desconcentrado que
suministrará el material.
• El costo del traslado ·será asumido por la Red
Asistencial solicitante.
• El tipo de documento generado es un pedido de tipo UB.

•
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EsSaiud 8.2. PROCEDIMIENTO

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GERENCIA CONTINUIDAD DEL ABASTECIMIENTO

GENERAL

A. Definición:
La Delegación a Compra Local es un procedimiento contingente que autoriza a
las Redes Asistenciales a adquirir localmente aquellos materiales que se
encuentran bajo la modalidad de compra centralizada, pero que por motivos
ajenos a la Entidad no han podido ser atendidos por la Sede Central. En tal
sentido, cuando se agotan todas las posibilidades de abastecimiento centralizado,
se autoriza a las Redes Asistenciales a efectuar sus compras como si estas se
realizaran localmente.

B. Consideraciones:
Los bienes que están sujetos a delegación son los siguientes:
• Materiales que han sido declarados desiertos o que se encuentran
impugnados en los procesos de adquisición llevados a cabo por fa Sede
Central.
• Materiales que no han sido atendidos por el proveedor adjudicado en el
Suministro Centralizado por diversos motivos (incumplimiento en la entrega,
rescisión de contrato, etc.}
• Solicitudes de Pedido que no podrá atender el proveedor (por negativa
expresa a atender ped idos de incrementos, pedidos de urgencia, etc.).
• Resolución de contrato de los proveedores inicialmente adjudicados
centralizada mente y otros motivos debidamente justificados.
• Los ítems delegados, deben ser tratados inmediatamente. Por lo que de
haberse tomado la acción de adquisición local con retraso y el Suministro
Centralizado se haya normalizado, la prioridad de atención será centralizada;
por lo que la Red debe dejar sin efecto el proceso local por encontrarse el ítem
adjudicado.
Los procesos de Delegación a Compra Local sólo son autorizados por el período
delegado, siendo responsables administrativos el Jefe de la Oficina de
Administración y el Jefe de la Oficina de Adquisiciones o quien haga sus veces,
ante la inobservancia de esta disposición.
La ejecución de . las compras debe efectuarse dentro del plazo de 30 días
calendarios contados a rtir del días efectiva fa dele n.
C. GCL·GP
Los pasos a seguir son los siguientes: . Sub Gerencia de
• La Sede Central modificará el grupo de compras en las Programación
solicitudes de pedido correspondiente en el sistema SAP
R/3.
• Difusión a nivel nacional de los ítems que serán delegados Oficina de
a compra local, indicando además su situación actual. Gestión y
• Una vez recibida la comunicación de los ítems delegados a Desarrollo,
compra local, la Red Asistencial deberá efectuar el análisis Oficina de
de 1 stocks situación actual del ítem Planificación de
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procesos de compra local en camino, entre otras variables Operaciones,

con el propósito de dar inicio a los actos preparatorios para Unidad de
la adquisición de dichos ítems, cuyo procedimiento debe Recursos
estar enmarcado dentro de la normatividad vigente interna Médicos o quien
así como dentro del marco de la Ley de Contrataciones del haga sus veces
Estado. y
• En los ítems delegados es obligatorio indicar el número de Oficina de
necesidad en la posición de la solicitud de pedido, el cual Logística
referencia al proceso de selección local con el cual se ha
previsto cubrir el ítem.
• Se debe tomar en cuenta lo manifestado en el Instructivo
de Determinación de Valores Referenciales de la Gerencia
Central de Logística vigente a la fecha, a fin que los precios
sean los mejores del mercado.
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8.3. PROCEDIMIENTO Gerencia de

~-----------=c::-=-=-------=-=---l Programación
PROCEDIMIENTOS Y GUIAS DE Sub-Gerencia
GERENCIA USUARIO DEL SISTEMA SAP - de
GENERAL MODULO LOGISTICO Programación

q MANUALES DE PROCEDIMIENTOS:
Para mayor detalle respecto a los procedimientos del Sistema SAP R/3,
verifique los siguientes manuales del Módulo Logístico:
• Manual de Procedimientos de Planificación.
• Manual de Procedimientos de Almacenes.

e> GUIAS DE USUARIO:

Para mayor detallo respecto a las interacciones a realizar en el Sistema
SAP R/3, verifique las siguientes guías de usuario del Módulo Logístico:
o Planificación:
GU_MMPL_PL 1 Datos Maestro de Materiales
GU_MMPL_PL3 Pronóstico
GU MMPL PL4 Planificación General
GU=MMPL=PL5 Solicitud de Pedido y Reserva de Materiales
GU_MMPL_PL6 Planificación Central
GU_MMPL_PL7 Seguimiento de Programación

o Almacenes:
GU_MMSE_GA2 Traslado- Traspaso

9) FLUJOGRAMA:

/
 RES.No- 1602 GG-ESSALUD-2010
-···-· ,.,.,J
DIRECT.()l6

Elabora y define las de necesidades

Cartillas de Solicita las Solicita Presupuesto
Suministro Cartillas Presupuesto Proyectado
Centralizado Evalúa consumos
históricos y otros
Prepara el factores técnicos
Verifica Códigos y proceso de asistenciales
descripción de ítems planificación

Consolida y
Elabora y define las Comunica a las determina las
Cartillas de Si Redes el inicio necesidades de la
Suministro del Proceso RP.ti A .~i..:tP.nc.i:1l

Centralizado

Cartillas, Ajuste
Ingresa los items al
Presupuesta!
sistema de clases cronograma e
SAP, incluyendo Instructivo
precios de referencia
Consolida y valida Planificación de
la Planificación Necesidades
Nacional de Aprobada
Necesidades

Planificación Realiza la
Nacional de programación del
Necesidades abastecimiento
Aprobada nacional

Programación del Revisión, validación

Abastecimiento y visto bueno
Nacional

Programa las
Contrataciones