SEGUIMIENTO A LA

EJECUCIÓN DE PROYECTOS –
SEJPRO V 3.3

MANUAL DE USUARIO
DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LA
EJECUCIÓN DE PROYECTOS
– SEJPRO VERSIÓN 3.3 –

UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Abril – 2020

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EJECUCIÓN DE PROYECTOS –
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HISTORIAL DE REVISIONES

Ítem Fecha Versión Autor Descripción

Desarrollo del Manual de Usuario con
1 15/04/2020 1.0 Ing. Helene Paucar
nuevas funcionalidades

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ÍNDICE

MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS SEJPRO V

3.3 5
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 5
2. DEFINICIÓN DE USUARIOS ........................................................................................... 6
3. INGRESO A LA APLICACIÓN ......................................................................................... 6
3.1. INSTALACIÓN SEJPRO ............................................................................................... 6
3.2. INICIAR EL SEJPRO ..................................................................................................... 7
4. ACTUALIZACIÓN DE UNA BASE DE DATOS ........................................................... 10
4.1. ACTUALIZAR UNA BASE DE DATOS EXPORTADA............................................ 10
4.2. ACTUALIZAR UNA FICHA RÁPIDA DE SEGUIMIENTO ...................................... 13
A. NUEVA FICHA DE SEGUIMIENTO .............................................................................. 13

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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Definición de usuarios ................................................................................................ 6

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Iniciar SEJPRO – opciones ............................................................................... 7

Ilustración 2: Iniciar SEJPRO – generar una base de datos 1 ............................................ 8
Ilustración 3: Iniciar SEJPRO – generar una base de datos 2 ............................................ 8
Ilustración 4: Iniciar SEJPRO – generar una base de datos 3 ............................................ 9
Ilustración 5: Opción transmisión web .................................................................................. 10
Ilustración 6: Ventana transmisión con el SGP Web – Información del proyecto .......... 11
Ilustración 7: Ventana transmisión con el SGP Web – Información general .................. 11
Ilustración 8: Asignación de tecnologías validadas............................................................. 12
Ilustración 9: Nueva estructura de tecnologías .................................................................... 12
Ilustración 10: Actualización de fichas rápidas con nueva estructura de tecnologías ... 13
Ilustración 11: Nueva Ficha Rápida de Seguimiento Yachachiq ...................................... 15

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MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

SEJPRO V 3.3

1. INTRODUCCIÓN

Como parte de la implementación de los proyectos de FONCODES se viene

mejorando y desarrollando un conjunto de herramientas, en el marco de la
Resolución Jefatural N° 005-2020-MIDIS/SG/OGRH, que aprueba los
lineamientos Generales para el Trabajo Remoto durante la Emergencia
Sanitaria por el COVID -19, Directiva N° 001-2020-MIDIS/SG/OGRH, que les
permita a los gestores obtener información periódica, confiable, relevante y
oportuna de la gestión, desempeño, riesgos, avances, logros y aprendizajes
del proyecto, asegurando el mejoramiento y el cumplimento de sus objetivos
y estrategias en los hogares usuarios y su territorio de intervención.

Dentro de estas mejoras, FONCODES ha desarrollado el SEJPRO Versión

3.3., que incluye funcionalidades que permiten la exportación e importación
de base de datos, dependiendo del perfil del usuario y la aprobación en la
actualización de la información. Esta nueva versión del SEJPRO, se integra
al Sistema de Gestión de Proyectos – SGP, el cual a su vez integra diferentes
aplicativos y módulos; en múltiples arquitecturas.

El presente manual de usuario, describe las nuevas funcionalidades de los

módulos del SEJPRO, el cual contendrá temas orientados exclusivamente
para los proyectos Haku Wiñay y Noa Jayatai.

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2. DEFINICIÓN DE USUARIOS

Tabla 1: Definición de usuarios

Ítem Rol de Usuario Descripción

Personal de las UT que supervisa la fase de
Supervisor de la
1 ejecución de proyectos y verifica que los datos que
UT
se registren en el SEJPRO sean consistentes.
Personal de las UT que verifica y aprueba la
Liquidador de la información financiera de los proyectos,
2
UT correspondientes a la rendición de gastos, pre
liquidación y liquidación de proyectos.
Agente Externo, cuya función principal es elaborar el
expediente técnico de un proyecto, considerando la
3 Proyectista
información de presupuesto, cronogramas, usuarios
y tecnologías productivas.
Agente Externo, cuya función principal es gestionar
los proyectos del NEC encargado; para ello en estos
módulos podrá modificar los presupuestos,
Coordinador del cronogramas, registrar los avances logrados en cada
4
NEC uno de los productos, actividades o tareas
previamente planificadas, así como el registro de la
ejecución financiera del proyecto. Asimismo, podrá
realizar
Agente Externo, personal de apoyo al Coordinador
del NEC, considerando una de sus principales
Asistente
5 funciones, mantener actualizada la información
Administrativo
financiera de los proyectos que se encuentren a su
cargo.

3. INGRESO A LA APLICACIÓN

3.1. INSTALACIÓN SEJPRO

Para iniciar la aplicación SEJPRO en su versión 3.3, ejecutar Sejpro.exe,

del archivo descomprimido descargado desde la URL:
http://www.foncodes.gob.pe/sgp-sejpro

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3.2. INICIAR EL SEJPRO

Ejecutar la aplicación SEJPRO, la cual le presentará una ventana que le

permitirá ejecutar dos opciones:

OPCIÓN 1: Abrir una base de datos, para ello deberá seleccionar la base
de datos de su NEC, presionando el botón Seleccionar BD” y luego dar
clic en el botón Ingresar.
Ilustración 1: Iniciar SEJPRO – opciones

Opción 1

Opción 2

OPCIÓN 2: Exportar una base de datos, para ello deberá hacer clic en el
botón Generar nueva base de datos, y realizar los siguientes pasos:

(1) En la ventana Descarga de Proyectos, digitar el número de

expediente (Ejemplo: 1120190001) o número de convenio del NEC
(Ejemplo: 112019n001).
(2) Hacer clic en el botón Seleccionar el archivo de la BD.
(3) La acción anterior le mostrará la ventana Seleccionar destino, en la
que deberá seleccionar el destino del archivo a guardar y digitar el
nombre del archivo, para luego hacer clic en el botón “Guardar”

RECUERDE QUE: Para Generar nueva base de datos, debe tener

acceso a internet.

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Ilustración 2: Iniciar SEJPRO – generar una base de datos 1

1
2
1

3
(4) En la ventana Descarga de Proyectos, deberá ingresar su usuario y
contraseña y luego hacer clic en el botón Descargar. El sistema le
mostrará la validación del usuario y un mensaje de confirmación
indicando que se realizó la descarga del Proyecto/NEC, en el cual
deberá hacer clic en el botón Aceptar.

Ilustración 3: Iniciar SEJPRO – generar una base de datos 2

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NOTA: Si el agente externo no tiene permisos para acceder al SGP

Web, no podrá realizar la descarga del Proyecto/NEC.

(5) El sistema mostrará por defecto la base de datos exportada del

Proyecto o NEC. En la opción de Planificación, el sistema le mostrará
los datos generales del (los) proyecto(s) exportado(s).

NOTA: La información de datos generales, no contiene datos de

presupuesto, cronogramas, usuarios, tecnologías y avances físicos y
financieros, los cuales deben actualizarse según los pasos indicados
en el numeral 4.1.
Ilustración 4: Iniciar SEJPRO – generar una base de datos 3

NOTA: La interfaz de la presentación de los módulos del SEJPRO,

variarán dependiendo del estado del (los) proyecto(s) exportados en la
base de datos, es decir:
- El sistema mostrará los módulos de Datos del Proyecto y Planificación,
si el estado del proyecto se encuentra En elaboración de expediente
técnico - 0110 o Proyecto aprobado -0420. (Aplica para los estados
<=0420). (Interfaz similar a la visualizada en el MEET).
- El sistema mostrará los módulos de Datos del Proyecto, Planificación,
Ejecución física y Ejecución financiera, si el estado del proyecto se
encuentra En Ejecución -0530, Primer desembolso realizado-0510,
Paralizado – 0540, Terminado 0690, o en Proceso de liquidación -
>=700. (Aplica para los estados >0420). (Interfaz similar a la
visualizada en el SEJPRO versiones anteriores).

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4. ACTUALIZACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

4.1. ACTUALIZAR UNA BASE DE DATOS EXPORTADA

Para actualizar una base de datos exportada con el SEJPRO V3.3.,

deberá realizar los siguientes pasos:
RECUERDE QUE: Para realizar Transmisión Web, debe tener acceso
a internet.

(1) Ir a la opción Transmisión Web, de la barra de herramientas de la

ventana principal.

Ilustración 5: Opción transmisión web

1
(2) La acción anterior le mostrará la ventana Transmisión con el SGP
Web, en la que deberá ir a la pestaña Información del Proyecto para
actualizar la información de 4 grandes grupos de datos: datos
generales, planificación, ejecución física y ejecución financiera, los
cuales variarán de acuerdo al estado del proyecto. Para ello deberá
hacer un check en los recuadros en blanco de cada grupo de datos,
así como del (los) proyecto(s) a actualizar. Luego hacer clic en el botón
Descargar información del Proyecto.

NOTA: La interfaz de la presentación de la información a transmitir en la

pestaña Información del Proyecto, variará dependiendo del estado del
(los) proyecto(s) exportados en la base de datos, es decir:

- El sistema mostrará como información a transmitir a los grupos de

datos siguientes: Datos del Proyecto y Planificación; si el estado del
proyecto se encuentra En elaboración de expediente técnico - 0110 o
Proyecto aprobado -0420. (Aplica para los estados <=0420).
- El sistema mostrará como información a trasmitir a los grupos de datos
siguientes: Datos del Proyecto, Planificación, Ejecución física y
Ejecución financiera, si el estado del proyecto se encuentra En
Ejecución -0530, Primer desembolso realizado-0510, Paralizado –
0540, Terminado 0690, o en Proceso de liquidación - >=700. (Aplica
para los estados >0420).

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Ilustración 6: Ventana transmisión con el SGP Web – Información del proyecto

(3) En la misma ventana Transmisión con el SGP Web, deberá ir a la

pestaña Información General para actualizar información de insumos,
partidas, rubros, tecnologías, módulos y otros, haciendo clic en el
botón Descarga de información general.

Ilustración 7: Ventana transmisión con el SGP Web – Información general

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NOTA: La actualización de la información general permitirá incorporar a

la base de datos las nuevas denominaciones de las tecnologías validadas,
considerando lo siguiente:

1. Se podrá visualizar las tecnologías con las nuevas

denominaciones en el presupuesto, en caso se desee realizar
nuevas asignaciones.

Ilustración 8: Asignación de tecnologías validadas

2. Se mostrará de manera automática la nueva estructura de

tecnologías a nivel de fases, etapas y porcentajes de avances,
en las fichas rápidas de seguimiento.

Ilustración 9: Nueva estructura de tecnologías

3. Actualización automática de las fichas rápidas de seguimiento

registradas bajo las condiciones de la nueva estructura de
tecnologías.

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Ilustración 10: Actualización de fichas rápidas con nueva estructura de

tecnologías

4.2. ACTUALIZAR UNA FICHA RÁPIDA DE SEGUIMIENTO

A. NUEVA FICHA DE SEGUIMIENTO

Para registrar una nueva ficha de seguimiento debe hacer clic en la

opción “Nuevo” de la caja de herramientas, que mostrará la
ventana Ficha Rápida de Seguimiento – Yachachiq (Nuevo) y
luego realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar al Yachachiq, con ello el SEJPRO nos mostrará

una lista de tecnologías con las que cuenta cada uno de los
usuarios que tiene a cargo el Yachachiq seleccionado.

2. Ingresar la fecha de valorización y automáticamente el

sistema mostrará el periodo en años y meses. Asimismo, podrá
registrar (opcional) las observaciones generales sobre el
avance de las tecnologías del periodo reportado.

3. Hacer clic sobre una de las tecnologías de la lista mostrada, de

manera que se visualice debajo la información actualizada de
las fases, etapas, % de avances, # de asistencias técnicas
por fase, # hogares por fase y descripción por fase de la
tecnología seleccionada y hacia el lado derecho, se mostrará
la relación de usuarios que tiene la tecnología seleccionada.

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4. Registrar la información correspondiente a:

 Fase de Implementación, de acuerdo a la tecnología

seleccionada deberá registrar el número de la fase en la
que se encuentre el usuario evaluado. Como ayuda se
muestra una tabla con la información por tecnología y
fases, en la parte inferior izquierda de la ventana.

 Estado de la Implementación, corresponde a la

situación en la que se encuentra la fase de
implementación. Los estados que se utilizan son:
 Destacado
 Cumple
 No Cumple

 Observaciones, sobre la fase o el estado de

implementación.

Nota: Para registrar una observación, debe hacer doble

clic sobre la celda.

 Número de Asistencias Técnicas, las mismas que

corresponden a las visitas técnicas que haya realizado al
hogar durante el periodo reportado.

A medida que se va rellenando los cuadros de tecnologías de

cada usuario, el sistema hará la medición porcentual de los
avances ejecutados por etapa (datos de color amarillo).

5. Hacer clic en el botón “Grabar” parte lateral del formulario,

para guardar los cambios. Esta acción permitirá visualizar el %
avance por etapa de la tecnología reportada, en el cuadro del
listado de tecnologías.

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Ilustración 11: Nueva Ficha Rápida de Seguimiento Yachachiq

1
2
3

NOTA: Para la actualización de fichas rápidas de seguimiento de

tecnologías, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

- Las fichas rápidas de seguimiento se reportarán de forma

mensualizada, durante los 3 años de ejecución, siempre y cuando
el hogar evaluado continúe desarrollando la tecnología luego de la
implementación (etapa 1).
- El número de etapas variará de acuerdo a la tecnología
seleccionada, la cual contempla una proyección para el recojo de
información durante los 3 años de ejecución de los proyectos
productivos.
Ejemplo: La tecnología de cultivo de hortalizas en campo abierto,
contempla 3 etapas, las cuales recogerán información de
mínimamente 3 campañas del cultivo durante los 3 años de
ejecución, siempre y cuando el hogar evaluado continúe
desarrollando la tecnología.
- Los porcentajes de avance por fase a nivel de etapa suman un
100%. Ejemplo: los porcentajes de avance por fase de la etapa 1
de la tecnología Cultivo de pastos asociados suman 100% y las de
la etapa 2 suman otro 100%, por tanto el avance porcentual por
etapa de dicha tecnología es 200%.
- Para los reportes de los avances físicos por mes (información
consolidada por el Coordinador del NEC), el sistema tomará como
válido el porcentaje de avance a nivel de fases de la ETAPA 1
de cada una de las tecnologías, considerándose como tecnología
implementada al alcanzar el 100% de avance de la ETAPA 1.

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