Preguntas frecuentes de documento soporte electrónico

1. ¿Qué es el documento soporte?

El Documento soporte se expide como soporte de las compras de
bienes y servicios realizadas a proveedores no obligados a
facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En
otras palabras, es un documento creado por el comprador que está
obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones
con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica
o un documento equivalente. 
2. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte?
El documento soporte es uno de los requisitos para soportar
fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar
electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o
impuestos descontables.
3. ¿Quién debe transmitir electrónicamente este comprobante?
Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a
facturar electrónicamente y que necesiten respaldar una transacción
de compra con un proveedor que no está obligado a expedir factura de
venta.
4. ¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?
De acuerdo a la resolución DIAN 488 emitida el 29 de Abril de 2022,
menciona en su artículo 6 que el documento soporte para sujetos no
obligados a facturar, deberá adoptarse a partir del 01 de agosto del
2022 de manera electrónica.
5. ¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar
resolución? ¿Qué pasos se deben seguir?

Entre los requisitos para expedir el documento soporte, está la

solicitud de la resolución de numeración autorizada ante la
Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN. Cuando
se solicite, se debe vincular al proveedor tecnológico para poder
generar el documento soporte. 
6. ¿Cómo y cuándo podré emitir el documento soporte?
A partir del 1 de Agosto (aunque la DIAN ha indicado de manera
informal que se puede invocar fallas tecnológicas durante los primeros
días en caso de no ser posible la transmisión, pero para esto debemos
recolectar las pruebas debidas).
7. ¿Si no facturo electrónicamente debo transmitir el documento
soporte o documento equivalente electrónico?
Los usuarios que no están obligadas a llevar factura electrónica
podrán seguir haciendo el documento soporte o documento
equivalente físico.
8. ¿Qué requisitos debe tener el documento soporte electrónico?
Llamarse “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no
obligados a facturar”.
Fecha de operación: corresponde a la fecha de generación del
documento.
Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta
el servicio.
Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o
servicios.
Número consecutivo incluyendo rango y vigencia autorizada por la
DIAN.
Descripción específica del bien o servicio prestado
Valor total de la operación, discriminando el IVA en caso de que dé a
lugar.
Firma del emisor del documento soporte al momento de su
generación, de acuerdo a lo estipulado por la DIAN.
Formato electrónico de generación que establezca la DIAN
El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a
sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente- CUDS.

9. ¿Cuál es el plazo para emitir el documento soporte electrónico?

Es necesario transmitir el documento a la DIAN con la misma fecha en
la que se realizó la compra.
10. ¿Cuál es monto mínimo o máximo para poder transmitir el
documento doporte electrónico?
Puedes transmitir el documento desde cualquier monto y tampoco
cuenta con un valor máximo.
11. ¿Para qué productos o servicios aplica la transmisión el
documento soporte electrónico?
Aplica para cualquier producto o servicio.
12. ¿Es obligatorio enviar copia del documento electrónico por e-mail
al proveedor?
Definitivamente no es obligatorio enviarlo por mail al proveedor.

Se pueden resumir las operaciones de hasta una semana por cada

proveedor, quien en todos los casos debe suministrar el RUT.

1. Este documento se emite para soportar las compras de bienes o servicios con
proveedores que no sean responsables de IVA, ni del Impuesto Nacional al Consumo y
que vendan menos de 3.500 UVT.

2. Es un requisito para “soportar costos y gastos” y para soportar el IVA descontable.

Por ello, este “Documento Soporte” no lo deben expedir los “no contribuyentes” de
Renta, como los municipios o los ministerios, la Cruz Roja, las copropiedades
exclusivamente residenciales, los fondos de empleados ni las Junta de Acción Comunal,
ni las demás personas jurídicas de los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario Nacional,
salvo que uno de estos “no contribuyentes de renta” fuere responsable de IVA, en cuyo
caso se requiere para para la aceptación fiscal de los impuestos descontables.

3. Deber ser generado y transmitido electrónicamente desde el 1 de agosto de 2022 e

incluirá “notas de ajuste” o “notas crédito” electrónicas para devoluciones, descuentos,
rebajas y similares correcciones de valor (Resolución DIAN 000488 del 29 de abril de
2022).

4. Se pueden resumir las operaciones de hasta una semana por cada proveedor, quien
en todos los casos debe suministrar el RUT.

5. Aplica servicios del exterior, se tenga o no se tenga una factura emitida por el
proveedor del extranjero (como en el caso de licencias, Google o Facebook Adds,
servicios en la nube, ZOOM, etc.).

En esos casos se debe incluir la autorretención del IVA “local”, no sobre el IVA que
eventualmente se incluya en una factura del exterior (Decreto 723 de 2021) y este
mismo valor se descuenta si el servicio se consume en Colombia y si el destinatario del
servicio es residente fiscal (Concepto 089 de 2022 y art. 420 E.T.).

Además, se debe incluir el “número id” del exterior y no con el genérico 444444
(Concepto 907280, de Julio 22 de 2021).

6. NO es necesario hacer “Documento Soporte” para costos o gastos ya incluidos en

extractos bancarios ni para otros “Documentos Equivalentes a la Factura” legalmente
establecidos que son los recibos de peaje, los tiquetes de transporte de pasajeros
aéreo, terrestre o fluvial, los gastos bancarios incluidos en el extracto de las entidades
financieras, los recibos de Servicios Públicos, el documento de operaciones de la bolsa
agropecuaria y de otros commodities, la boleta de ingreso al cine o a espectáculos
públicos y la boleta, fracción o formulario de juegos localizados.  (Concepto DIAN 373
de 2021).
7. Se requiere siempre que las compras a proveedores siempre estén soportadas en:

i. Factura electrónica, o

ii. “Documento Equivalente” (los arriba mencionados), o,

iii. Documento Soporte para no obligados a facturar.

iv. “Documento Soporte de Nomina Electrónica” (basado en el devengo y no solamente

en el pago, al menos desde enero de 2022, dadas las múltiples interpretaciones).

Los únicos costos y gastos que no requieren de alguno de estos soportes son las
depreciaciones, las amortizaciones, el costo de ventas (que provenga del movimiento
crédito de los inventarios), las importaciones, ni las operaciones que no sean una
“venta” por parte de un proveedor nacional (como pueden ser las provisiones pasivas,
que en todo caso no son deducibles),
8. NO se puede hacer el “Documento Soporte a Nombre del Trabajador” porque los
gastos de caja menor, los gastos de transporte público de los los mensajeros, los de
viáticos y los pagos de gasolina, entre otros, son gastos de la empresa y no incrementan
el patrimonio del trabajador.

Por ello, la Sentencia de la Corte Suprema de Justicia SL5146 de 2020, la UGPP y la

DIAN han conceptuado que NO pueden girarse gastos de manuntencón, viáticos,
gasolina, etc. a la cuenta bancaria del trabajador, ni contabilizarlos como “anticipo de
nómina”, ni hacerse el documento soporte a nombre del trabajador, porque en realidad
son gastos que son en realidad de la empresa.

Las consecuencias negativas de registrar gastos de la empresa a nombre del trabajador

son:

1. Tener que pagar prestaciones sociales y seguridad social si el trabajador se va

y demanda diciendo que eso era una “comisión”, pues aunque no sea cierto,
le creerán porque es su palabra contra la del trabajador y la Ley es garantista,
según dicha Sentencia de la Corte Suprema de Justicia.
2. Está prohibido incluir gastos de la empresa en los acuerdos de
“desalarización” porque en estos sólo pueden incluirse pagos que “SÍ
aumentan el patrimonio del trabajador”.
3. No se pueden contabilizar dichos conceptos como “anticipo” al trabajador
porque NO es de su patrimonio (puede tener un control administrativo si se
quiere, pero no cargarlo a nombre del trabajador).
4. Hace declarar este empleado si sumado a su salario supera los 1.400
UVT en “Movimientos” (artS. 592 y 593 E.T.)
5. El trabajador tendría que pagar Renta sobre el 50% de TODO lo recibido si
no soporta las “salidas” en un contrato de mandato con su exógena o si no
tuvieron pagos de seguridad social (Artículo 755-3 ET).

Los únicos pagos que pueden hacerse con acuerdos de desalarización son los que
cumplan requisitos como:

a. Que sí aumente el patrimonio del trabajador (cosa que no sucede con los viáticos y
similares porque son gastos realmente de la empresa) .

b.  Que sean fijos, porque si son pagos variables se entiende como si fueran
“comisiones” y por lo tanto serían realmente un salario, y

Buenas tardes