UD3.

TRATAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN
Y LA DOCUMENTACIÓN

Rodolfo MAROÑAS GASCO

IES DUQUES DE NAJERA

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1. GESTIÓN DE DATOS
1.1. CONCEPTO DE DATOS
1.2. RECOLECCIÓN DE DATOS
1.3. CODIFICACIÓN
1.4. REGISTRO Y ARCHIVO
1.4.1. HOJAS DE CÁLCULO
1.4.2. BASES DE DATOS
2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
2.1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
2.2. ENTORNOS DIGITALES
2.2.1. MOTORES DE BÚSQUEDA
2.2.2. CURACIÓN DE CONTENIDOS
2.2.3. ALMACENAMIENTO DE DATOS EN LA NUBE
2.3. SISTEMAS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
3. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
3.1. CONCEPTO DE DOCUMENTO
3.2. PARTES DE UN DOCUMENTO
3.3. CRITERIOS Y CONDICIONES DE CUMPLIMENTACIÓN
3.4. TIPOS DE DOCUMENTOS
3.5. GESTIÓN DOCUMENTAL
3.6. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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UNIDAD DE SALUD AMBIENTAL

1. GESTIÓN DE DATOS
1.1. CONCEPTOS
Un dato es una porción de representada a través de una secuencia de
s que pueden ser números ( ) o letras ( ).
1.2. RECOLECCIÓN DE DATOS
La recolección de datos consiste en acerca de un determinado
tema que es objeto de estudio. Algunas de las principales técnicas de recogida de datos son:
 Observación: consiste en que el investigador
mano en el lugar donde ocurre la situación. Durante el proceso, pueden ser utilizados
a oi que le permitan al investigador captar
información pertinente a su labor de conocimiento del objeto y del problema. Algunos
de los instrumentos de observación son el cuaderno de notas, el diario de campo,
dispositivos mecánicos como grabadoras de audio y/o vídeo, máquinas de foto, etc.
Ej. Contar el número de personas que entran en un centro comercial, cantidad de
fangos generados en una depuradora, etc.
 Entrevista: consiste en una entre el investigador que formula una serie de
preguntas sobre el tema en el que se está investigando al individuo objeto
de estudio. Puede ser mediante una guía de entrevista
que incluye los puntos a tratar durante la misma, aunque no tienen por qué seguir un
orden determinado. Normalmente son presenciales o por vía telefónica.
Ej. Entrevista a una muestra de españoles sobre cómo separan los residuos.
 Encuesta: consiste en la realización de una serie de que pueden ser
abiertas o cerradas (la pregunta viene acompañada de las posibles respuestas) que se
formulan en un orden definido. El principal instrumento para llevar a cabo una
encuesta es el c en formato escrito que puede ser impreso o digital.
Ej. Cuestionario de satisfacción tras una visita a una reserva de la biosfera.
 Revisión documental: consiste en una de libros, artículos, periódicos,
etc.
Ej. Revisión de la aplicación de la política medioambiental.
En cualquiera de las técnicas es importante que el procedimiento asegure su
(capacidad del procedimiento de producir un dato correcto) y (grado en el
que la aplicación repetida del procedimiento al mismo individuo produce iguales resultados).
1.3. CODIFICACIÓN

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Codificar datos es asignar a las modalidades

de las variables que constituyen la base de datos. La mayoría de los programas estadísticos
requieren números para su procesamiento, además es más introducir
números que palabras y se cometen menos errores. Así que, en el caso de tener datos no
numéricos, debemos establecer alguna codificación numérica para representar el atributo
obtenido. Ej. Se ha realizado una encuesta para evaluar la presencia de dolor tras una
extracción dental. En lugar de procesar ausencia o presencia, considero “0” como ausencia de
dolor y “1” como presencia.
1.4. REGISTRO Y ARCHIVO
El registro de datos consiste en anotar los datos en un soporte de papel o informático de
manera que queden almacenados.
A la hora de almacenar los datos hay que tener en cuenta los siguientes conceptos:
 T : dentro de las bases de datos, existen diferentes conceptos sobre los cuáles
necesitaremos almacenar datos. Cada uno de estos conceptos tendrá su propia tabla.
Ej. En una tienda online tendremos diferentes tablas: productos, clientes, pedidos, etc.
 C : representa una variable que puede evaluarse en un individuo o unidad
experimental. Ej. En la tabla de clientes habrá diferentes campos: nombre, apellidos,
domicilio, etc.
 R : corresponde a cada individuo o elemento sobre el cual se registra el dato
que evalúa la variable identificada en cada campo. Ej. Cada registro represente a un
cliente.
Las dos principales formas de registrar, ordenar y presentar información son las
.
1.4.1. HOJAS DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es con columnas y filas. Puede ser en formato papel o digital
(Excel). La intersección entre una columna y una fila se llama y es allí donde se
registra cada dato.
La organización de la hoja de cálculo se puede realizar de dos maneras:
1) Registro de datos sobre una sola variable. El campo se pondría en la columna y el
registro en cada fila. Ej. Cantidad de lodos producidos por las depuradoras
municipales en 2010.

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Aunque esa variable podría también evaluarse en dos o más circunstancias o en

condiciones distintas. Ej. Resultado de la administración de diversos medicamentos
sobre la presión arterial. En estos casos, en cada fila se ingresan los registros y en
cada columna las circunstancias distintas.
Ej. recogida de las diferentes fracciones de residuos urbanos en toneladas durante los
años 2010-2019:

2) Recogida de datos para más de un campo para cada individuo. En esta hoja, cada
columna se reserva para cada campo y cada fila para incluir los registros.
Ej. Datos de rendimiento de las depuradoras para cada mes del año

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En las hojas de cálculo los datos se pueden ordenar de diversas formas según le interese al
investigador.
Las hojas de cálculo digitales permiten también procesar los datos ingresados, realizar
diversas operaciones matemáticas, realizar gráficos, et.
1.4.2. BASES DE DATOS
Una base de datos es un y según
sus características o tipología para ser utilizados o consultados posteriormente. Las bases de
datos también trabajan con tablas que contienen un determinado tipo de dato pero que puede
relacionarse fácilmente con el resto de tablas.
Además, también permiten almacenar . Son muy útiles cuando la cantidad de
datos y/o su complejidad ha crecido mucho ya que facilitan el registro y el manejo de los
datos.
Tipos de bases de datos:
 Según su formato:
o A : en papel o texto impreso. Ej. Guía de teléfonos.
o D : en un sistema informático. Las bases de datos digitales son más
frecuentes hoy en día ya que permiten ahorrar espacio, agilizar las consultas y
se puede almacenar mucha más información. Los programas informáticos de
almacenamiento de datos se llaman sistemas gestores de bases de datos
(SGBD) o, en inglés, Database Management System (DBMS) y permiten
recuperar la información cuando y como se la necesite.
 Según su flexibilidad de modificación:
o E : se trata de bases de datos cuyos datos no pueden ser modificados
por sus usuarios. Es por esto que se habla de bases de “sólo lectura”. Ej. Base
de datos del INE
o D : este modelo de base de datos sí le permite a su usuario
datos o incluso los ya introducidos. Ej. Historia clínica.
 Según el tipo de información que utiliza:
o B : muestran información relevante sobre una terminada
publicación: título, autor, año de publicación, editorial, etc. Ej. Consulta de
una biblioteca
o D : guardan y muestran todo el contenido de las
publicaciones. Ej. Revista digital.

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2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
2.1. INFORMACIÓN
Es un conjunto de datos, . Es el material básico fundamental de los
conocimientos y de las comunicaciones
2.2. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Por seguridad de la información se entiende el conjunto de y
reactivas que permiten resguardar y proteger la .
Las cuatro claves y propiedades que presenta la seguridad de la información:
 C : parámetro que lleva a que una información determinada solo
llegue a las manos y conocimiento de quien está destinado o autorizado a conocerla.
 I : la información debe mantenerse a como fue concebida en su
momento salvo autorización expresa para su modificación
 D : se refiere a la necesidad de que la información, los archivos o
programas se mantengan disponibles en todo momento pase lo que pase.
 A : se ocupa de asegurar que las partes implicadas en el proceso de
intercambio de datos y de otros elementos son las correctas
2.2.1. LEGISLACIÓN VIGENTE EN PROTECCIÓN DE DATOS
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) (Reglamento 2016/679) es un
reglamento por el que el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión
Europea tienen la intención de de datos para todos los
individuos dentro de la Unión Europea (UE). También se ocupa de la exportación de datos
personales fuera de la UE. El principal del GDPR es dar y
residentes sobre sus datos personales y simplificar el entorno regulador de los negocios
internacionales unificando la regulación dentro de la UE.
Las razones detrás del GDPR son dos.
1) La UE quiere dar a las personas más sobre cómo se utilizan sus datos
personales, teniendo en cuenta que muchas empresas como Facebook y Google
intercambian el acceso a los datos de las personas para el uso de sus servicios. La
legislación actual fue promulgada antes de que Internet y la tecnología de la nube
crearan nuevas formas de explotar los datos, y el GDPR busca abordar eso. Al
reforzar la sobre protección de datos e introducir medidas de aplicación
más estrictas, la UE espera mejorar la en la economía digital emergente.

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2) La UE quiere dar a las empresas un entorno jurídico más y más

para operar, haciendo que la ley de protección de datos sea idéntica en todo el
mercado único
Las tres claves de GDPR:
 C : ara el tratamiento de cierto tipo de datos será necesario obtener
el consentimiento del afectado, que deberá ser e ,i ,i
y, en algunos casos, e . El consentimiento no será necesario cuando el
tratamiento de los datos por parte de la empresa obedezca a un interés legítimo. Por
ejemplo, actividades de marketing directo, para la mejora de actividad, o la
prevención de fraude.
 T : como novedad, establece el
derecho a la portabilidad y el derecho al olvido. De esta forma, un consumidor puede
pedir a una empresa que le personales de los que esta
compañía dispone sobre él/ella. Estos datos deben transmitirse en un formato
estructurado, de uso común y legible por máquina, directamente a las otras empresas
(a petición del consumidor) cuando sea técnicamente factible. En cuanto al derecho al
olvido, es el derecho del titular de un dato personal a borrarlo, eliminarlo o
bloquearlo.
 S : para determinados procesos de datos, deben crearse
mecanismos de certificación definidos por ley, dirigidos a disminuir el riesgo legal e
incrementar la confianza de los clientes.
La adaptación de la normativa española al reglamento europeo sobre protección de datos
(RGPD) es la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales
(LOPDGDD). El objetivo de esta ley es proporcionar una base legal sólida y actualizada para
regular el tratamiento de los datos personales de las personas físicas, así como la libre
circulación de los mismos. Además, pretende garantizar el respeto a los derechos digitales.
El artículo 6 de la LOPDGDD 3/2018 se refiere a la obligación de obtener
para poder , y con cualquier fin los datos del
interesado. Además, siguiendo las indicaciones del RGPD, ahora este consentimiento debe
ser inequívoco. Se considera consentimiento aquella manifestación libre,
voluntaria, informada y activa por parte del interesado, mediante la cual acepta de forma
explícita el tratamiento de sus datos.

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Para aceptar el tratamiento de forma expresa, debe realizar alguna acción afirmativa, ya sea
una firma, rellenar un formulario, o marcar una casilla de aceptación.
En caso de que se quiera obtener datos para su tratamiento con varias finalidades, el afectado
deberá otorgar consentimiento para todas ellas por separado.
No se podrá los datos para otra distinta para la que el interesado prestó su
consentimiento.
2.2.2. SECRETO PROFESIONAL
El secreto profesional es la legal que tienen ciertas de mantener en
secreto la información que han recibido de sus clientes.
Existen normas y/o que obligan a los profesionales a mantener la
confidencialidad de la información y el secreto profesional dentro y fuera de una
organización y a a en beneficio propio o de terceros, mientras
mantenga una relación profesional con la organización o por el periodo de tiempo que ésta
hubiera establecido.
 Por cuenta propia: deberá mantener la y de la ,
guardando el secreto profesional y aconsejando de forma honesta ante las consultas
realizadas. 
2.3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN ENTORNOS DIGITALES
2.3.1. MOTORES DE BÚSQUEDA
Un buscador, o motor de búsqueda, es un sistema que localiza
. relacionados con el término del que queremos recopilar información. Funciona a través de
rastreadores web, también llamados arañas. Estos programas se dedican a .
automáticamente páginas de Internet, haciendo copia de todas las páginas visitadas.
Posteriormente, son procesadas por un “motor” que las permitiendo un sistema
rápido de búsqueda.
Una herramienta interesante que nos ofrece Google, es la B , la
cual te permite configurar búsquedas para sitios web específicos de forma más precisa dentro
de los dominios indicados. Para crear un motor de búsqueda accederemos a la página de
Búsqueda personalizada de Google, y pulsaremos en Crear un motor de búsqueda
personalizado. Escribiremos aquellos sitios que queramos incluir en los resultados de la
búsqueda. Puede ser cualquier sitio de Internet, aunque no sea tuyo. Añadiremos el nombre al
motor y finalmente pulsaremos Crear. Una vez creado, te permitirá añadirlo a tu sitio
copiando el código, verlo en la web mediante una URL pública o entrar al panel de control

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donde podremos modificar aspectos como el diseño de la caja de búsqueda, añadir búsquedas
restringidas y otras opciones.
Los RSS o ( ) son un sistema basado en XML que permite
distribuir contenidos en la , difundiendo información actualizada a los usuarios
suscritos. Son muy útiles ya que nos permiten mantenernos informados sobre noticias y
contenidos de nuestro interés, almacenando toda la información en un solo lugar que se
actualiza automáticamente. Para acceder deberemos entrar en un agregador de RSS como
Feedly, QuiteRSS u otro a nuestra elección, e indicar aquellas páginas a las que queremos
suscribirnos.

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