MEMORANDO

PARA: DIRECTORES(AS) LOCALES DE EDUCACIÓN

DE: ROCÍO OLARTE TAPÍA

Directora de Relaciones con el Sector Educativo Privado

ASUNTO: Auditoría del Ministerio de Educación Nacional sobre la calidad de la

información reportada en el SIMAT vigencia 2020.

Respetados(as) Directores(as) Locales de Educación, reciban un cordial saludo.

El Ministerio de Educación Nacional (MEN), en el marco de las competencias

establecidas en la Ley 715 de 2001 y los Decretos Reglamentarios 5012 de 2009 y
1075 de 2015, notificó a la Secretaria de Educación del Distrito (SED) el inicio del
proceso de auditoría a la calidad de la información reportada en el Sistema de
Integrado de Matrícula (SIMAT), el cual incluirá, por primera vez, a las Instituciones
Educativas Privadas, con el fin de contar con información sectorial confiable,
integral, oportuna y veraz.

Dicho proceso se realizará teniendo en cuenta como insumo base, el informe sobre
la calidad de los registros reportados en el SIMAT, con corte
al mes de agosto de 2020, de conformidad con las cinco (5) reglas de validación de
consistencia y correlación lógica entre las variables de información, según
metodología anexa, las cuales son:

 Regla 1 (Duplicados). Identificación de los alumnos con posible duplicidad en

el registro de matrícula
 Regla 2 (Grados). Verificación de las inconsistencias en grados entre dos
vigencias.
 Regla 3 (Edad). Revisión de las inconsistencias en la edad del alumno en la
base de datos de una vigencia.
 Regla 4 (Departamento de residencia distante del departamento institución
escolar). Identificación de los alumnos matriculados en las instituciones
educativas y su lugar de residencia en un departamento distante al colegio
donde está matriculado.
 Regla 5 (Eficiencia). Revisión de los casos de los estudiantes reprobados en
2019 y matriculados en 2020 en un grado superior o estudiantes promovidos

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
 en 2019 matriculados en 2020 en un grado igual o inferior (no se consideran
ciclos de adultos).

Así las cosas y con el propósito que el proceso auditor se realice de manera exitosa
y eficiente, a continuación, se socializan las actividades, responsables y tiempos
estimados para el desarrollo de cada una de las acciones contempladas con los
colegios privados de la ciudad:

Tabla 1. Actividades, responsables y tiempos del proceso auditor para los

colegios privados.

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPOS

Socialización Direcciones de Cobertura y de

proceso de Relaciones con el Sector Educativo 5 de noviembre
Auditoría MEN Privado

Remisión de
información a las
instituciones Dirección de Cobertura 10 de noviembre
educativas
privadas R1
Ejecución del
proceso Regla 1
(R1)

Validación de
información

Fase 1

Ajuste de Del 10 al 17 de
Instituciones Educativas Privadas
novedades en el noviembre
SIMAT

Remisión de
documentos de
subsanación

Remisión de
información a
Hasta el 17 de
instituciones Dirección Local de Educación
noviembre
educativas
privadas R2 a R5

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
 ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPOS

Ejecución del
proceso Regla 2 a
5 (R2 a R5)

Validación de
información

Del 17 al 20 de
Ajuste de noviembre
novedades en el
SIMAT

Instituciones Educativas Privadas

Remisión de
documentos de
subsanación

Validación y
verificación de Direcciones de Cobertura y Locales de
Permanente
información en el Educación
SIMAT

Envío de registro y
Dirección de Cobertura 27 de noviembre
soportes al MEN

Cruce de Informe
FASE 2 de Calidad de MEN Diciembre de 2020
agosto y noviembre

Notificación de
hallazgos finales a MEN Enero de 2021*
la ETC.

Subsanación de
hallazgos finales
Dirección de Cobertura Febrero de 2021*
FASE 3 notificados a la
ETC.

Notificación de
informe final de
MEN Abril de 2021*
resultados a la
ETC.

(*) Fechas preliminares, pendientes de confirmar por el MEN

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
Con lo anterior, amablemente me permito solicitarles su apoyo para informar a los
colegios privados sobre la realización e importancia del proceso de auditoría que
adelanta el MEN, pues se hace necesario recordar a todos los rectores y rectoras
de los establecimientos educativos privados que, de acuerdo con la Resolución
7797 de 2015, tienen la obligación de reportar la totalidad de la matrícula,
desagregada a nivel de estudiantes, en el SIMAT; así como también, actualizar la
información reportada cuando se presenten novedades.

De igual manera, es de suma importancia que los equipos de profesionales de los

sistemas de información de las Direcciones Locales de Educación apoyen el envío
de novedades de la regla 2 a la 5, adjunto a esta comunicación, a las instituciones
educativas privadas, así como también, la verificación de las modificaciones que
estas realicen, respecto a las solicitudes que se desarrollen en el marco de este
proceso, con el fin de dar respuesta efectivamente al proceso de auditoría del MEN.

Finalmente, y en aras de fortalecer los procesos al interior de la SED, requerimos

de su participación y colaboración conjunta entre el nivel central, local e institucional
para el desarrollo exitoso de la auditoría. Cualquier duda o inquietud por favor
comunicarla al profesional Hernán Darío Domínguez de la Dirección de Cobertura
a los siguientes correos electrónicos: mpgarcia@educacionbogota.gov.co,
verificacion1@educacionbogota.gov.co y hdominguez@educacionbogota.gov.co.

Agradezco su atención y orientación.

Cordialmente,

ROCÍO OLARTE TAPIA

Directora de Relaciones con el Sector Educativo Privado

Revisó: Hernán Darío Domínguez – Contratista DC.

Proyectó: Dora Edith Galindo – Contratista DRSEP.
Jorge Luis Bonilla Silva – Contratista DRSEP.

Anexo: Carpeta digital que contiene: metodología auditoría del MEN, presentación del proceso y base de datos
R2 a R5.

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
Copia a: Olga León Rodríguez – Directora de Cobertura.

Hernán Trujillo Tovar – Director de Inspección y Vigilancia.

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195